Помощник кто такой: помощник — это… Что такое помощник?

помощник — это… Что такое помощник?

Личный помощник: кто он?

Новая страница 2

От секретаря к личному помощнику

Тем не менее почти никто из
девушек не может вразумительно объяснить, чем же одна должность отличается от
другой. В лучшем случае говорят о личных поручениях и планировании рабочего дня
руководителя.

Особенно умилительно прозвучал ответ 20-летней Ирочки В., у которой не
было ни одного дня опыта работы: «Я ведь буду личным помощником! Я буду ему во
всем, во всем помогать!» При этом среди двух зданий с большим трудом нашла
корпус 1 и при заполнении анкеты упорно писала слово «помощник» через «ш»…

К нам в Клуб профессиональных
секретарей ежедневно приходят такие бездумные последователи моды. «Личным
помощником, только личным помощником…» – слышим мы все чаще и чаще уже не только
от юных девушек, но и от опытных секретарей. Если так и дальше пойдет, то
профессия секретаря исчезнет с лица земли, останутся одни помощники. Но ведь, по
сути, помощник – это вершина секретарской профессии, в своем роде лидер. А
лидеров, как известно, не может быть большинство. Это единицы, и причем
талантливые!

Мы решили разобраться в
сложившейся ситуации. 14 марта в Клубе профессиональных секретарей прошел
круглый стол на тему «Личный помощник: кто он?» Мы намерено не превращали нашу
встречу в большую научную конференцию. Нам хотелось узким кругом профессионалов,
давних членов Клуба, в приватной беседе за чашечкой кофе обсудить волнующие нас
вопросы. Независимым экспертом в нашем разговоре выступила издатель журнала
«Секретарь-референт», генеральный директор ООО «Профессиональное издательство»
Ольга Афанасьевна Иванова.

Парадоксальность ситуации
обнаружилась с первых моментов обсуждения. Оказывается, что последние изменения,
внесенные в 2003 году в Единый квалификационный справочник должностей (ЕКСД),
по-прежнему игнорировали позицию личного помощника, т.е. реально она существует
уже много лет, а в официальных документах отсутствует.

Участники «круглого стола»

Ольга Иванова, генеральный
директор ООО «Профессиональное издательство»

Татьяна Полякова, 26 лет,
секретарь Совета директоров, личный помощник двух акционеров, опыт работы в
профессии 8 лет

Светлана Свирина, 37 лет,
начальник аппарата управления с функциями личного помощника генерального
директора крупной коммерческой структуры, опыт работы более 15 лет

Ирина Гетманская, 30 лет,
личный помощник генерального директора холдинга, начальник секретариата, опыт
работы около 10 лет

Юлия Овчаренко, 32 года,
руководитель департамента делопроизводства, начальник секретариата, помощник
президента крупной строительной компании, опыт работы 12 лет

Вера Безрукова, 29 лет,
помощник президента компании, опыт более 7 лет.

Галина Припорова, 30 лет,
личный помощник, опыт работы около 8 лет

Анастасия Терехова, 25 лет,
личный помощник руководителя бизнес– единицы крупной компании, опыт работы 6 лет

Елена Авдонина, 39 лет,
помощник директора ЗАО, опыт работы более 17 лет.

Наталья Гребнева,
руководитель турфирмы, автор книги стихов «Монолог женского сердца»

Кто он?

Мы попросили участниц круглого
стола дать краткие характеристики этой профессии, и они со свойственной им
точностью, чувством юмора и глубинным пониманием профессии набросали несколько
штрихов.

– Личный помощник – это
когда становишься тенью руководителя и живешь его жизнью, – Татьяна Полякова

– …Когда руководитель не
может остаться без своего секретаря ни минуты, – Светлана Свирина

– Личный помощник – это не
лицо фирмы, а лицо руководителя, главное лицо свиты. А как известно, короля
делает свита, – Ирина Гетманская.

– Да-да. Руководителя
оценивают по тому, какая у него мебель, посуда и референт,– внесла свою
лепту Юлия Овчаренко.

Эксклюзив для шефа

Разговор пошел легко и
непринужденно. Мы спросили девушек, чем им приходится в основном заниматься. Все
сказали, что основное – это обслуживание руководителя и его семьи.
Как все просто! Неопытные секретари даже представить не могут, что за этим
стоит.

– Вчера отправила шефа в
командировку. Как всегда, дала листок, где расписано все поминутно. В этой
стране не была никогда, но узнала все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы,
пересадки, переезды, встречи, проводы – это все мелочи. А есть еще цвет машины,
количество посадочных мест (обязательно +2!), отдельная машина для багажа,
качество кухни в самолете и отеле и т.д. и т.п. – Вера Безрукова.

– А я однажды выбирала
ресторан для важной деловой встречи. Тут надо было организовать все на самом
высоком уровне. Сама я по ресторанам не хожу, поэтому пришлось довольно туго.
Есть ресторанный рейтинг, но всегда нужно все проверить самой: интерьеры,
безопасность, качество облуживания. За один день пришлось объездить сразу шесть
или восемь мест. А это была суббота – законный выходной! – Галина Припорова.

– Я тоже провела прошлую
субботу на боевом посту. Готовила день рождения 6-летнего сына шефа, каталась по
Рублевке. Напрягла всю свою фантазию, хотя фирм, которые могут организовать
детский праздник, масса, но в результате, я знаю, что все до мелочей нужно
проверять самой. Место, программа, артисты, подарки гостям… Бюджет не ограничен!
– это рядовое задание Ирины.

– Да, с подарками вообще курьез. Через два дня работы шеф поручил мне
купить подарки жене и детям, которых я в глаза не видела и ничего о них не
знала. Вопросы-то напрямую задавать нельзя, пришлось выкручиваться, –
Анастасия Терехова.

Все девушки с улыбкой
подтвердили, что действительно надо знать «красивую жизнь», разбираться в
дорогих и престижных вещах.

– А вообще, сейчас в тех
кругах модно все самое лучшее и подешевле! – вставила Светлана, все
засмеялись и согласились. – Только это очень усложняет дело.

Оказалось, чтобы справиться с
любой из этих задач, необходимо много знать, помнить, уметь найти и
договориться, убедить и заставить, и главное – взять ответственность за все и за
всех на себя.

Груз ответственности

И Света, и Таня, и Ирина, да и
все девушки умеют для выполнения поставленной задачи задействовать финансовый,
транспортный и административно-хозяйственный отделы, менеджеров и курьеров, но
они знают, что в конечном итоге ответственность за принятие решения лежит только
на них. О мере ответственности личного помощника мало кто задумывается из
новичков. Если в далекой стране машина не придет вовремя или повар
фешенебельного ресторана подаст невкусное блюдо, то виновата в итоге будет она –
личный помощник.

У нас возник вполне резонный
вопрос: «А не потакаете ли вы все капризам своих шефов? И как можно работать
в таких условиях?»

—  
Мы также
вправе выбирать себе руководителей, как и они нас. Конечно, лелеем их прихоти,
но если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему
уважаешь. Если этого нет, то никакой большой опыт, знания и чувство юмора не
спасут от желания уйти, хлопнув дверью, –
с чувством высказалась Юля.

—  
Если человек
неприятен, нет личного контакта и взаимопонимания, то работать невозможно,–
поддержали Светлана
и Ирина.

– Я считаю, что мне очень
повезло. Мой директор – человек незаурядный: он болеет за дело, хочет вывести
наш завода на мировой уровень, хочет, чтобы мы все ели качественные продукты. Я
его очень уважаю. С ним можно работать, потому что мы все занимаемся нужным
делом, – все мы с удовольствием выслушали Елену Авдонину.

Делопроизводство плюс…

Конечно, не вся работа личного
помощника сводится только к выполнению личных поручений. Все девушки прекрасно
знают основы профессии. В своем сегодняшнем статусе единицы из них в полном
объеме ведут делопроизводство своей организации. В крупных компаниях со сложной
разветвленной структурой существуют для этого целые отделы. Но каждый личный
помощник готовит различные документы сам и работает с документами, поступающими
из отделов и сторонних организаций.

– Я просматриваю все
документы для руководителя. Ему не справиться с таким объемом. Отбираю только
самые важные и спорные – для его личного рассмотрения, а обычные визирую сама.
Он их только подписывает. Если считаю, что документы не готовы, возвращаю на
доработку, – безо всякого пафоса Светлана коснулась довольно
серьезного аспекта своей профессиональной деятельности.

Реальность такова, что личный
помощник может быть только профессионалом высокого уровня, и в каких-то
вопросах, например вопросах документационного обеспечения процесса управления,
она должна быть даже компетентнее своего руководителя.

– Бывает, что шеф вызовет и задушевным голосом скажет: «Я бы хотел с Вами
посоветоваться о…» В душе у тебя все холодеет, но сказать «не знаю» – нельзя.
Реагировать можно только, как солдат: «Дайте час для сбора информации», –
затронула следующую
проблему Настя.

Информационно-аналитическая
работа, т.е. сбор и
обработка первичной информации, – существенный аспект работы личного помощника.

– Личный помощник всегда
должен знать, где можно посмотреть и найти любую информацию. Я должна не просто
предоставить информацию, а рассмотреть проблему со всех сторон и предложить
несколько путей ее решения, – продолжила Татьяна.

Выполнение любого поручения
иногда осложняется еще одним моментом: руководители, особенно высокого ранга, не
утруждают себя тем, чтобы четко сформулировать задания. Обычно на ходу бросается
две-три фразы без конкретных указаний. Опытный личный помощник знает, что
переспрашивать и задавать много уточняющих вопросов нельзя. В этот момент
обостряется все: знания, опыт, память, ассоциативное мышление, женская интуиция.
В голове проплывают кадры из фильмов и видеоклипов, вспоминаются случаи из жизни
все родных и знакомых.

– Иногда просто удивляешься,
как это я такое вспомнила. Как хорошо, что все записывала, – подтвердила
Вера.

Все, что рассказали девушки,
прозвучало очень впечатляюще, а ведь большинство из них совмещает нескольких
должностей.

Лена занимается составлением
всей организационно-распорядительной документации огромной организации. Она даже
в Учебном центре Клуба секретарей прошла специальный курс повышения
квалификации.

Светлана помимо основных
функций является еще и завканцелярией.

Юля занимается вопросами
разработки и внедрения автоматизированных систем документооборота.

Галина курирует кадровые
вопросы.

Требовательность к подчиненным

У специалистов такого уровня,
конечно, есть и технические помощники – это рядовые секретари. Поскольку многие
девушки сами начинали с нижних секретарских позиций, нам стало интересно узнать,
как они относятся к своим младшим коллегам. Наш многолетний опыт утвердил нас в
мнении, что секретари, сделавшие карьеру, достаточно жестко и требовательно
относятся к новичкам. Неопытным девушкам-секретарям не приходится очень
рассчитывать на снисходительность своих старших наставников. К сожалению, и наши
собеседницы оказались не исключением. Свою требовательность к подчиненным они
объясняли тем, что невозможно работать в полсилы, без отдачи.

—  
Если ты
печатаешь документ, то вычитай его.

—  
 Не уверена –
перепроверь. Дали задание дозвониться – дозвонись.

—  
Если просидела в ночном клубе до утра, то как сможешь работать целый
день?

 Все эти замечания были
продиктованы, как мы понимаем, их собственной беззаветной преданностью делу и
фантастической работоспособностью.

График работы – круглосуточно

Подчас рабочий день личного
помощника длится 24 часа в сутки 7 дней в неделю! Большинство из них
высказались: «Своей жизни нет, живешь жизнью шефа…»

—  
Вырвалась на 3
дня в дом отдыха. В результате просидела возле бассейна с мобильным телефоном.
Не отдохнула, зато поняла свою незаменимость, –
с известной долей иронии
говорит Татьяна.

—  
 Я тоже
несколько лет не могла расстаться с мобильными телефонами. Шеф звонил в любое
время суток, в отпуск меня не отпускали – было трудно. Но настал переломный
момент. Он, видимо, научился мне доверять и уважать мое право на отдых. Теперь у
меня по выходным редко раздаются требовательные звонки, –
спокойно и уверенно
прокомментировала Светлана.

Чай-кофе

Бытует мнение, что личные
помощники уже не занимаются такими пустяками, как «чай-кофе». Эти пресловутые
«чай-кофе» до обморока пугают начинающих секретарей и вызывают полное неприятие
у многих работающих секретарей. Часто нам приходится слышать : «Так
надоели эти чашки, хочу работать только личным помощником!».

А вот мнение настоящих личных
помощников:

– Когда я подаю шефу и его
гостям чай или кофе, то я всегда знаю, что это обязательная пауза в деловых
встречах, которая дает возможность шефу сосредоточиться и передохнуть перед
следующим раундом переговоров. Я стараюсь сделать все красиво, иногда немного
тяну время… В общем, в этом деле тоже есть своя стратегия, –
с лукавой улыбкой вставила
Настя.

– У меня шеф – гурман. В моей
приемной хранится несколько десятков сортов чая. Я уже научилась угадывать,
какой сорт чая нужно заваривать в зависимости от настроения и самочувствия шефа.
Это же истинный профессионализм, вершина мастерства! –
похвасталась Татьяна.

– Подача чая-кофе – это самый
высокий уровень доверия. Руководитель очень щепетилен и брезглив, и кто угодно
ему подавать чай не может, только личный помощник, который знает его вкусы и
требования, –
отстранено сказала Светлана, но мы поняли, что речь шла о ней самой.

Отношения с коллегами

Личный помощник – доверенное
лицо руководителя. А как относятся к нему коллеги?

Общее мнение: «Ненавидят, боятся, завидуют…»

– Вообще положение двойственное: ты между шефом и коллективом.

– Конечно, пытаются использовать меня в своих личных корыстных целях.

– Часто стараются выведать у меня нужную для них информацию.

– Важно не злоупотреблять своим положением и пытаться установить со всеми
ровные отношения, хотя это очень трудно. Я ведь тоже человек.

У Ирины иной опыт:

– Свое место я поняла по количеству подарков ко дню рождения от
сотрудников фирмы. «Так-с, количество подарков возросло, значит, и положение мое
упрочилось».

– Отношение ко мне сотрудников достаточно подобострастное, ведь я подаю
руководителю списки на премирование, –
открыла секрет Светлана.

Денежный вопрос

Кстати, о зарплатах личных
помощников ходят легенды. Называются баснословные цифры, которые и манят
непосвященных. Этот вопрос мы напрямую задали нашим девушкам. Но опытные
профессионалы не назвали конкретных сумм, может быть, чтобы не развеивать миф,
или наоборот, не притягивать завистливое око. Все подтвердили, что заоблачных
цифр нет, но иногда бывают приятные поощрения.

—  
Иногда делаешь
невозможное, самолеты сажаешь, а он воспринимает это как должное. А иногда
сделаешь пустяк, а он тебя озолотит. Одно слово – Фортуна!

М.А. Домникова, Е.Ю. Привалова, руководители Клуба профессиональных секретарей

Профессия личный помощник руководителя: обязанности и навыки

Привет, дорогие читатели. На связи Василий Блинов.

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться чем-нибудь другим.

Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:

1. Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).
2. Сколько зарабатывает личный помощник?
3. Как стать, с чего начать новичку без опыта?
4. Несколько советов по поиску работы и составлению резюме.

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Если до этого момента вы читали книгу «7 профессий для быстрого заработка в интернете» и смотрели по ссылке из неё видео, то вам уже должно быть более менее понятно в чём суть профессии личного помощника предпринимателя.

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

• Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
• Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
• В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

1. Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
2. Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера возьму такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
3. Блоггеры, создатели контентных проектов — мой личный пример. Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
4. Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники. Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
5. Оффлайн-предприниматели, чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

1. Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
2. Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
3. Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Автор книги Александр Редькин, с 2009 года путешествует по миру и с 2012 года живет на Бали.

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

• Работа с информацией и офисными программами.
• Грамотный русский язык.
• Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
• Работа в социальных сетях.
• Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
• Навыки копирайтинга и продаж.
• Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

• Формирование и настройка рассылок.
• Умение монтировать несложные видео.
• Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
• Умение делать лендинги.
• Работа в вебинарных комнатах.
• Работа с трафиком и рекламными сервисами.
• Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

1. Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
2. Структурированность.
3. Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
4. Целеустремлённость.
5. Гибкость — умение перестраиваться.
6. Коммуникабельность.
7. Ответственность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.

1. Мамы в декрете.
2. Работницы офиса.
3. Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:

1. Постоянное развитие. Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт — это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.

2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.

3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.

4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

В заключении скажу, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.

На этом у меня сегодня всё.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

P. S. Если вы думаете работать личным помощником руководителя, то напишите в комментариях свой отзыв об этой статье, с чем вы согласны, а с чем — нет.

Подбор помощника руководителя, кто такой помощник руководителя

Помощником руководителя или секретарем называют работника с почти необъятным списком обязанностей. Он должен обладать высоким уровнем исполнительности, ответственности, уметь работать с персональным компьютером, офисной техникой, знать иностранные языки и многое другое. Помощник руководителя часто перерабатывает, всегда должен находиться на связи, быть в боевой готовности, чтобы приступить к работе тогда, когда это нужно руководству, а не расписано по графику. Найти действительно хорошего секретаря очень трудно. Такие сотрудники у крупных руководителей на вес золота.

Основные требования

Самый популярный список обязанностей помощника босса включает следующие пункты:

• планирование рабочего дня руководителя;
• взаимодействие со всеми подразделениями, передача, контроль различных поручений или приказов;
• протоколирование совещаний, переговоров;
• организация деловых поездок, командировок;
• ведение деловой переписки, распределение корреспонденции;
• выполнение личных поручений.

Исходя из этого списка, набор требований к кандидату довольно обширный. В первую очередь, опыт работы. Секретаря выбирают с опытом в аналогичной должности от 2-3 лет. Человеку, который не работал секретарем вообще, очень сложно влиться в темп, заданный руководителем. Наличие высшего образования также является необходимым, оно как минимум подтверждает грамотную устную и письменную речь. Владение основными офисными программами, высокая скорость печати — необходимый навык для секретаря.

Во многих случаях требуется наличие грамотной устной и письменной речи на иностранном языке. Также необходим навык ведения деловой переписки, т. к. это одна из основных обязанностей секретаря-референта. Правильно составленное и оформленное деловое письмо — лицо компании, которое формирует ее репутацию.

Для плодотворного сотрудничества важно, чтобы между начальником и его помощником было установлено доверие и взаимопонимание. Только тогда гармоничные профессиональные отношения будут продуктивными. Поэтому к выбору сотрудника необходимо подходить со всей ответственностью. Для собеседования можно подбирать различные методики: бизнес-кейсы, стресс-интервью, ситуационные собеседования. Важно сразу определить психологические черты человека, его поведение в разных ситуациях.

Как искать?

Чтобы поиск такого персонала увенчался успехом, необходимо как можно тщательнее изучить резюме кандидата. Помимо подробного интервью с выделением черт характера, важно узнать, по какой причине человек покинул предыдущее место работы. Можно спросить по поводу рекомендаций и проследить за реакцией человека. Эта информация важна для установления надежности соискателя, а также его мотивации в работе.

Другим важным моментом является тестирование кандидата. Можно проверить не только уровень интеллекта, но и умение ранжировать задачи, навыки деловой переписки, грамотность, внимательность, знание языка. При этом важно понимать, что большинству руководителей не важна внешность кандидата или его умение варить кофе. Они ценят более полезные качества в человеке.

Прежде, чем начать поиск, стоит составить хотя бы примерный список требований к кандидату. Чем он подробнее, тем лучше. Затем можно переходить к рассматриванию резюме, отбору, собеседованиям. Статистика утверждает, что правильный помощник способен сэкономить до 50% рабочего времени.

Должностные обязанности помощника генерального директора

Содержание страницы

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Что такое текучесть кадров?

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

• Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
• Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
• Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Какие квалификационные требования предъявляются к делопроизводителю?

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

• Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
• Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

ВАЖНО! Образец трудового договора с помощником руководителя от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

• Методическими рекомендациями.
• Уставом.
• Трудовым соглашением.
• Приказами руководителя.
• Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

• Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
• Право на получение необходимых сведений.
• Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

• Невыполнение должностных инструкций.
• Действия, нарушающие законы РФ.
• Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

• Проактивность, работа на опережение.
• Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
• Предотвращение сложностей.
• Универсальность.
• Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
• Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
• Способность работать с информационными потоками.
• Умение соблюдать конфиденциальность.
• Способность системного анализа ситуации.
• Способность предложить сразу нескольких решений.
• Владение ПК на среднем и высоком уровне.
• Знание основ тайм-менеджмента.
• Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
• Дипломатичность.
• Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
• Оперативная работа с большими объемами информации.
• Хорошая память.
• Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Как найти бизнес-ассистента, который будет делать за вас 90% рутинной работы

Пару лет назад я был уверен, что бизнес-ассистент — это то же самое, что и личный помощник. Его задача — организовывать работу шефа, договариваться о встречах, заказывать билеты, бронировать гостиницы и приносить кофе. Но оказалось, всё намного круче. Грамотный ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.

Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.

Что делает мой бизнес-ассистент?

Маршрутизирует задачи

С появлением ассистента я уменьшил количество людей, с которыми необходимо коммуницировать. Теперь, если я не хочу тратить время на какую-то задачу, просто зову ассистента. Это может быть подготовка презентации или сбор данных о конкуренте — неважно. Он сам примет решение, как будет её выполнять: самостоятельно, наймёт подрядчиков или передаст другому сотруднику.

Трекает время

Благодаря ассистенту я контролирую каждую секунду своего времени. Наши телефоны синхронизированы, он видит, где я нахожусь и что делаю. Моё время трекается по блокам: проекты, планирование, регулярный менеджмент, SMM, образование, здоровье, рутина (в том числе отдых — эта категория приватная, ассистент видит только потраченное время без детализации), бизнес-рутина, встреча. Таким образом, у меня есть понимание, сколько времени я провожу на работе, сколько — на встречах, сколько сплю и т. д. Отчёты тоже анализирует ассистент. В конце недели он просто говорит мне: «Вот на это и это время было потрачено зря». А я уже принимаю решения.

Готовит меня ко встречам

На какую бы встречу я ни ехал, мой бизнес-ассистент уже знает всех участников. И на каждого из них уже готово личное дело: в нём около 20 составленных мною вопросов — от бизнес-показателей до имени мужа или жены. Есть даже люди, которые по поручению ассистента смотрят интервью и рейтингуют их, чтобы в такси перед встречей я мог быстро посмотреть самые важные моменты. Обычно на встречах я гораздо лучше осведомлён о человеке, нежели он обо мне. А когда располагаешь информацией о человеке, найти с ним контакт намного проще. На бизнес-конференциях то же самое — я всегда знаю всех спикеров и VIP-гостей.

Ещё пример. Недавно вместе с партнёром мы летали на конференцию в Китай, и нам было необходимо свежее исследование местного рынка образования. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойдёшься. Нужно отобрать компании, найти их финансовые отчёты, узнать инвесторов, сопоставить цифры. Очевидно, что значительная часть информации на китайском языке. Обычный секретарь с подобной задачей бы не справился, а просить аналитиков компании в данном случае неэффективно. Во-первых, у них уже есть утверждённый план работ, достаточно плотный, отрывать их от него слишком дорого для компании. Во-вторых, часто мне нужна какая-то детальная информация очень срочно, и никто, кроме моего ассистента, не сможет её подготовить. Конечно, ассистент не робот, а потому, если задача большая, он может самостоятельно нанять сторонних аналитиков или любых других специалистов для решения.

Организовывает публичные выступления

Раньше мне приходилось самому искать тренеров, дизайнеров и заниматься подготовкой выступлений. Эти люди часто менялись, поэтому надо было вводить в курс дела новых исполнителей. Это отнимает кучу времени. Всю эту работу забрал бизнес-ассистент. Он уже знает, как и о чём я хочу рассказать на конференции, понимает, каких исполнителей нужно привлечь и в какие сроки сделать. Я вообще не думаю о том, кто рисует презентацию или откуда появляется тренер. Для меня это происходит незаметно.

Повышает эффективность моей работы

Я давно хотел заставить себя выполнять чек-листы по каждой задаче и оценивать качество её выполнения. Но на это нужно время. Благодаря бизнес-ассистенту у меня теперь есть метрика регулярного менеджмента.

Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.

Как я искал ассистента

Мой бизнес-ассистент — Лера, ей 27 лет. У неё хороший опыт работы в проектном менеджменте: Лера была помощницей руководителя в небольших компаниях, а потому ей приходилось решать много задач, таких как закупки, логистика или даже открытие франшизы. В среднем бизнес-ассистенты на рынке получают от 80 000 до 150 000 в зависимости от опыта и от компании, в которой они работают.

Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?

Умение искать и упаковывать информацию

Для этого в тестовом задании я просил составить список конференций (как российских, так и зарубежных), которые могут быть мне интересны. На выходе мне нужно было два списка: что посетить и где выступить. Причём в идеале данные нужно было расположить по дате, чтобы мне не пришлось сортировать их самостоятельно. Но этих условий я в задаче не ставил — ждал, что кандидат сам догадается.

Умение выходить на нужных людей

Здесь я просил связаться с моим партнёром и узнать у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Надо понимать, что дописаться ему очень сложно даже для сотрудников Skyeng. А уж кому-то со стороны — это вообще нонсенс. Я был уверен, что задание никто не выполнит, но хотел понять, на каком моменте люди сольются. Была одна девушка, которая сказала: «Я не обязана искать его номер телефона». Мой нынешний ассистент это задание выполнил.

Умение планировать

Мне важно, насколько человек организован. Я просил всех на собеседовании открыть ноутбук или смартфон и показать свой Google-календарь. А дальше детально изучал записи. На этом этапе сливались 60–70% соискателей.

Умение анализировать

Важно понимать, как человек мыслит, может ли увидеть потребность клиента (в данном случае — мою) и решить её. Проще всего проверить это вопросом: «А что бы ты сам делал на моём месте?» Обычно, если человек об этом думал, он достаточно быстро начинает говорить. А если нет, либо ответит какую-нибудь ерунду, либо начнёт анализировать вслух. Все три варианта для меня показательны.

Знание компании

Если человек устраивается на работу бизнес-ассистентом, но не знает компанию, с ним явно что-то не так. Он будет плотно работать с руководителем, поэтому в некотором смысле от него зависит вектор развития бизнеса на ближайшие несколько лет. Так что он просто обязан послушать все интервью своего будущего начальника и почитать информацию о компании перед тем, как идти на собеседование.

Profit

У меня в подчинении есть команда высокопрофессиональных топ-менеджеров, которым я не могу делегировать свои мелкие задачи. Поэтому раньше мне приходилось выполнять их самому: к примеру, готовить презентации, составлять планы и резюме встреч, заниматься документооборотом. Я считаю, что это не моя работа как генерального директора: моя задача — принимать стратегические решения, собирать крутую команду и обеспечивать её необходимыми ресурсами.

Бизнес-ассистент снял с меня всю мелкую работу, поэтому теперь я могу сфокусироваться на основных задачах. Если приводить конкретный пример, то с приходом бизнес-ассистента у меня на 40% сократилось количество отменённых встреч, что очень важно для наших бизнес-процессов. До 100% дошла оцифровка моего времени: я анализирую каждую прошедшую неделю и понимаю, какие процессы идут медленно, как можно их менять, чтобы развитие компании было ещё эффективнее.

Подписывайтесь на «Секрет фирмы» в «Яндекс.Дзене».

Фотография на обложке: Oliver Burston / Alamy

«ПомоЩник» или «помоШник», как правильно пишется?

Слово «помощ­ник» сле­ду­ет пра­виль­но писать с бук­вой «щ» в корне как про­из­вод­ное от одно­ко­рен­но­го суще­стви­тель­но­го «помощь».

В живой раз­го­вор­ной речи сло­во «помощ­ник» соглас­но орфо­эпи­че­ской нор­ме рус­ско­го лите­ра­тур­но­го язы­ка зву­чит с шипя­щим соглас­ным [ш]:

помо́щник [п а м о ш н’ и к]

Видимо, по этой при­чине воз­ни­ка­ет спра­вед­ли­вый вопрос:

как пра­виль­но пишет­ся сло­во «помощ­ник» или «помош­ник«, с бук­вой «щ» или «ш»?

Чтобы выяс­нить это, име­ем в виду, что в рус­ском язы­ке мно­гие сло­ва пишут­ся не так, как про­из­но­сят­ся. Ярким при­ме­ром могут слу­жить лек­се­мы, в кото­рых пишет­ся бук­во­со­че­та­ние «чн», а вме­сто него про­из­но­сят­ся зву­ки [шн].

Понаблюдаем:

• яичница [шн];
• перечница [шн];
• нарочно [шн];
• конечно [шн];
• девичник [шн];
• под­свечник [шн].

Некоторые жен­ские отче­ства име­ют такое же произношение:

• Наталья Ильинична;
• Вера Кузьминична;
• Надежда Лукинична;
• Дарья Никитична.

В напи­са­нии сло­ва «помо́щник» не сто­ит пола­гать­ся на его про­из­но­ше­ние, а выяс­ним, как обра­зо­ва­но это суще­стви­тель­ное и уста­но­вим его мор­фем­ный состав.

Правописание слова «помощник»

В выбо­ре напи­са­ния бук­вы «ш» или «щ» в ана­ли­зи­ру­е­мом сло­ве не суще­ству­ет орфо­гра­фи­че­ско­го пра­ви­ла. Чтобы узнать, как пра­виль­но пишет­ся это оду­шев­лен­ное суще­стви­тель­ное муж­ско­го рода, обра­тим­ся к  его образованию.

От одно­ко­рен­но­го сло­ва «помощь» суф­фик­саль­ным спо­со­бом полу­че­но новое слово:

помощь →  помо́щник.

Суффикс -ник- явля­ет­ся очень про­дук­тив­ной мор­фе­мой в обра­зо­ва­нии слов, обо­зна­ча­ю­щих лицо опре­де­лён­ной про­фес­сии или чело­ве­ка, зани­ма­ю­ще­го­ся каким-либо видом деятельности:

• лес →  лесник;
• поляр­ный → полярник;
• гриб → грибник;
• двор → дворник.

Интересующее нас сло­во име­ет сле­ду­ю­щий мор­фем­ный состав:

помощник   — приставка/корень/суффикс/окончание.

Основа про­из­во­дя­ще­го сло­ва «помощь» закан­чи­ва­ет­ся соглас­ным «щ»:

помощь    — основа/окончание

Производное сло­во «помощ­ник» сохра­ня­ет конеч­ный соглас­ный осно­вы, так как в рус­ском язы­ке шипя­щие соглас­ные [ш] и [щ] нико­гда не чере­ду­ют­ся в словах.

Несмотря на про­из­но­ше­ние это­го сло­ва с соглас­ным [ш], как ука­зы­ва­ет нор­ма рус­ской орфо­эпии, в сло­ве «помощ­ник» напи­шем бук­ву «щ», как и в одно­ко­рен­ных словах:

• помощница
• бес­помощный
• бес­помощность

Обратим вни­ма­ние, что в соче­та­нии соглас­ных, обо­зна­чен­ных бук­ва­ми «щн», не пишет­ся мяг­кий знак соглас­но пра­ви­лу орфо­гра­фии.

Чтобы усво­ить пра­виль­ное напи­са­ние иссле­ду­е­мо­го сло­ва, про­чтём при­ме­ры предложений.

Примеры

Бабушка не нара­ду­ет­ся, какой хоро­ший помо́щник её семи­лет­ний внук Игорь.

Скажи, это твой помо́щник?

Чтобы спра­вить­ся с этим делом до тем­но­ты, нам нужен помо́щник.

Витя — насто­я­щий помо́щник дедушки-пчеловода.

Мне тре­бу­ет­ся помо́щник, что­бы при­не­сти дро­ва из сарая и рас­то­пить печку.

Скачать ста­тью: PDF

Как написать личный помощник Описание работы

Обязанности и ответственность личного помощника

Персональный помощник обычно является первым контактным лицом для человека, которому он помогает. Чтобы персональный помощник преуспел в работе, он должен будет выполнять следующие обязанности и ответственность:

• Обработка и ответ на всю корреспонденцию, включая телефонные звонки, электронные письма и письма
• Назначение встреч и организация дневниковых записей
• Установка напоминаний о встречах, встречах и других важных задачах
• Организация поездок и гостиниц
• Планирование конференций, семинаров, семинаров и других мероприятий
• Ведение записей на собраниях, подготовка протоколов и последующее распространение среди всех участников
• Поддержание связи с другими сотрудниками и внешними сторонами, такими как клиенты и пресса
• Подготовка отчетов о расходах и ведение файловой системы

Навыки и квалификация личного помощника

Успешный личный помощник должен обладать следующими необходимыми навыками и квалификацией:

• Превосходное внимание к деталям
• Отличные навыки организации и управления людьми
• Сильное владение английским языком
• Способность расставлять приоритеты и эффективно выполнять несколько задач одновременно
• Сильные коммуникативные навыки
• Практическое знание стандартных текстовых редакторов, электронных таблиц и других программных инструментов для повышения производительности
• Сдержанность и тактичность

Требования к опыту работы с личным помощником

Личному помощнику обычно требуется не менее одного года предыдущего опыта работы на той же должности или в аналогичных ролях административной поддержки.Им необходим подтвержденный опыт работы с корреспонденцией, включая конфиденциальную информацию, и реагирования на нее. Персональные помощники также извлекут пользу из опыта организации небольших мероприятий, таких как мастер-классы и семинары, и совместной работы с другими сторонами над их объединением.

Персональные помощники с большим опытом могут иметь право стать личными помощниками руководителей — исполнительными помощниками. Помимо административной поддержки, исполнительным помощникам также необходим некоторый опыт работы в той сфере, в которой они будут работать.

Требования к обучению и обучению личного помощника

Как правило, минимальные образовательные требования для личного помощника — это пять общих сертификатов о среднем образовании (GCSE), включая проходы по математике и английскому языку, которые позволят им пройти стажировку, прежде чем они смогут начать подавать заявку на роль личного помощника. Еще одна полезная сертификация — это IQ Professional PA и сертификат навыков администрирования, который предлагает Институт административного управления.Этот курс рассчитан на 30 часов и будет преподавать принципы письма для бизнеса, управления рабочей нагрузкой и бизнес-событиями, а также управления проектами. Также полезны курсы уровня колледжа, такие как диплом в области поддержки бизнеса или делового администрирования.

Ожидаемая заработная плата личного помощника

Согласно данным Indeed Salaries, средняя зарплата личного помощника в Соединенном Королевстве составляет 26 069 фунтов стерлингов в год. Это число зависит от опыта личного помощника в должности и географического положения.Он также будет отличаться в зависимости от отрасли, а также от того, работает ли помощник на человека в его личном или профессиональном качестве.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если персональный помощник — это не та должность, которую вы ищете, но вас интересуют похожие должности, вот еще несколько примеров описания должности, на которые вы можете взглянуть:

Должностная инструкция высококлассного личного помощника | Работа

У высокопоставленного человека, такого как правительственный руководитель, корпоративный титан или артист из первоклассных развлекательных программ, есть напряженная, динамичная профессиональная и частная жизнь.Чтобы все работало эффективно, он обычно нанимает одного или нескольких личных помощников, которым поручено оказывать необходимую поддержку, необходимую ему для выполнения всех обязательств, выполнения всех обязательств и запоминания каждой встречи.

Обязанности

Работа высокопоставленного личного помощника может включать в себя широкий круг обязанностей. В рамках структурированных рамок делового мира личный помощник председателя совета директоров Fortune 100 может выполнять традиционные административные обязанности, включая подготовку корреспонденции, ответ на телефонные звонки и ведение календаря босса.Однако помощнику, работающему независимо под эгидой рок-звезды, может быть поручено выполнение задач, которые никогда не были бы поставлены перед его современниками в корпоративной Америке. Fox News, например, сообщила, что певица Леди Гага, пытаясь избавиться от одиночества, попросила ассистентку койки в ее постели.

Industries

Высококлассные персональные помощники можно найти в любой отрасли. По данным Бюро статистики труда США, по всей стране работало 803 040 исполнительных секретарей и административных помощников.В то время как подавляющее большинство этих высокопоставленных специалистов работают в сфере высшего образования, поддерживая старших школьных администраторов, те, кто зарабатывает самые высокие зарплаты, находятся в различных секторах финансовых услуг.

Компенсация

BLS сообщает, что средняя заработная плата исполнительных секретарей и исполнительных административных помощников составляла 50 220 долларов в 2012 году. Из-за множества факторов, включая отрасль и размер компании, фактическая компенсация, выплачиваемая высокопоставленному личному помощнику, может сильно различаться. .Например, зарплата личного помощника высокопоставленного государственного чиновника определяется законами или постановлениями федерального правительства. Однако базовая заработная плата и дискреционный бонус, выплачиваемый личному помощнику генерального директора с Уолл-стрит, легко может достигать сотен тысяч долларов.

Перспективы работы

Хотя для получения должности высокопоставленного личного помощника руководителя высшего звена требуются опыт, связи и, возможно, немного удачи, перспективы трудоустройства секретарей не уступают другим профессиям.По оценкам BLS, в период с 2012 по 2020 год количество рабочих мест для исполнительных секретарей и исполнительных административных помощников увеличится на 13 процентов. Этот рост объясняется сокращением кадров в результате выхода на пенсию и смены профессии тех, кто в настоящее время работает на местах. Чтобы получить конкурентное преимущество, начинающий высокопрофессиональный помощник по административным вопросам должен обладать экспертными знаниями в области компьютерного программного обеспечения и иметь как минимум степень бакалавра.

Информация о заработной плате секретарей и помощников по административным вопросам за 2016 год

Секретари и помощники по административным вопросам получали среднюю годовую зарплату в размере 38 730 долларов США в 2016 году, согласно данным U.С. Бюро статистики труда. Что касается нижнего предела, то секретари и административные помощники получали зарплату 25-го процентиля в размере 30 500 долларов, то есть 75 процентов зарабатывали больше этой суммы. Заработная плата 75-го процентиля составляет 48 680 долларов, что означает, что 25 процентов зарабатывают больше. В 2016 году в США в качестве секретарей и административных помощников работало 3 990 400 человек.

Определение виртуального помощника

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальный помощник — это независимый подрядчик, который предоставляет административные услуги клиентам, работая за пределами офиса клиента.Виртуальный помощник обычно работает из домашнего офиса, но может получить доступ к необходимым документам планирования, таким как общие календари, удаленно.

Люди, работающие в качестве виртуальных помощников, часто имеют многолетний опыт работы в качестве административного помощника или офис-менеджера. Новые возможности открываются для виртуальных помощников, которые имеют опыт работы в социальных сетях, управлении контентом, написании сообщений в блогах, графическом дизайне и интернет-маркетинге. Поскольку работа на дому стала более приемлемой как для рабочих, так и для работодателей, ожидается, что спрос на квалифицированных виртуальных помощников будет расти.

Ключевые выводы

• Виртуальный помощник — это индивидуальный работник, который специализируется на предоставлении административных услуг клиентам из удаленных мест, обычно из домашнего офиса.
• Типичные задачи, которые может выполнять виртуальный помощник, включают планирование встреч, совершение телефонных звонков, организацию поездок и управление учетными записями электронной почты.
• Некоторые виртуальные помощники специализируются на графическом дизайне, написании блогов, ведении бухгалтерского учета, социальных сетях и маркетинговых услугах.
• Для работодателя одним из преимуществ найма виртуального помощника является гибкость при заключении контракта только на те услуги, которые им необходимы.

Как работает виртуальный помощник

Виртуальные помощники стали более заметными, поскольку малые предприятия и стартапы полагаются на виртуальные офисы для снижения затрат, а предприятия любого размера все чаще используют Интернет для повседневных операций. Поскольку виртуальный помощник является независимым подрядчиком, бизнес не должен предоставлять те же льготы или платить те же налоги, что и для штатного сотрудника.

Кроме того, поскольку виртуальный помощник работает вне офиса, в офисе компании нет необходимости в столе или другом рабочем месте. Ожидается, что виртуальный помощник оплатит и предоставит собственное компьютерное оборудование, широко используемые программы и услуги высокоскоростного Интернета.

При исследовании более 100 000 вакансий компания FlexJobs обнаружила, что виртуальное администрирование входит в пятерку самых быстрорастущих категорий удаленной карьеры.

Обязанности виртуального помощника

Конкретные обязанности виртуального помощника варьируются в зависимости от потребностей клиента и условий контракта.Некоторые виртуальные помощники выполняют канцелярские и бухгалтерские задачи, в то время как другие могут публиковать регулярные обновления в социальных сетях или писать статьи для блогов. Разносторонний виртуальный помощник также может заниматься организацией поездок, назначением встреч, вводом данных и хранением файлов в Интернете.

Квалификация виртуального помощника

Хотя для того, чтобы стать виртуальным помощником, не существует жестких образовательных требований, многие клиенты будут искать виртуальных помощников с высшим образованием или специальной подготовкой.Некоторые онлайн-компании и общественные колледжи предлагают курсы и сертификаты для навыков виртуального помощника.

Виртуальный помощник должен быть технически подкованным, обладать широким спектром компьютерных навыков и высоким уровнем владения широко используемым программным обеспечением и бизнес-программами. Виртуальный помощник, специализирующийся на бухгалтерском учете, должен хорошо разбираться в основных бухгалтерских задачах, таких как выверка счетов и двойная бухгалтерия.

Преимущества виртуального помощника

Для клиента одним из преимуществ найма виртуального помощника является гибкость заключения контракта только на те услуги, которые им необходимы.В зависимости от условий договора, некоторым виртуальным помощникам может быть оказана оплата не по часам, а по задачам. Напротив, в традиционном офисе сотрудники обычно должны получать определенное количество часов в день.

Для владельцев малого бизнеса наем виртуального помощника может помочь им высвободить ценные часы, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса и получении прибыли. Может быть проще и экономичнее передать на аутсорсинг утомительные и трудоемкие задачи тому, кто в них разбирается.

Как нанять виртуального помощника

С увеличением числа внештатных подрядчиков, работающих из дома, на рынке труда наблюдается рост веб-компаний, которые служат посредниками между потенциальными работодателями и подрядчиками. На некоторых сайтах фрилансеров есть огромные рабочие группы, состоящие из людей со всего мира с широким спектром опыта и знаний.

На этих сайтах клиенты могут публиковать подробную информацию о типах задач, которые им нужен виртуальный помощник для выполнения, и максимальной ставке, которую они готовы платить.После этого внештатные работники могут сделать ставку на эту работу и предоставить клиенту образцы своей работы для ознакомления. В некоторых случаях клиент может организовать видеоконференцию, чтобы провести собеседование с претендентами и более тщательно оценить их квалификацию.

Особые соображения

Перед тем, как нанять виртуального помощника, клиент может обеспечить более плавные рабочие отношения, создав подробные инструкции о задачах, которые ему необходимо выполнить. Письменное руководство снижает риск недоразумений, которые могут возникнуть при удаленных рабочих отношениях.

Секретарь или помощник по административным вопросам Профиль карьеры | Описание работы, заработная плата и рост

Секретари и административные помощники выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности. Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

Обязанности

Секретари и административные помощники обычно делают следующее:

• Ответить на телефонные звонки и принять сообщения или переадресовать вызовы
• Назначение встреч и обновление календарей событий
• Организация встреч персонала
• Обработка входящей и исходящей почты и факсов
• Подготовка служебных записок, счетов-фактур или других отчетов
• Редактировать документы
• Ведение баз данных и файловых систем, электронных или бумажных
• Выполнение основной бухгалтерской отчетности

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией.Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; и готовить презентации, отчеты и документы. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и административные помощники также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

Ниже приведены примеры типов секретарей и административных помощников:

Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации.Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как проверка входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

Юридические секретари выполняют работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают в юридических исследованиях — например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

Медицинские секретари расшифровывают диктант и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые выплаты. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями, а также с больничными или лабораторными процедурами.

Секретари и административные помощники, за исключением юридических, медицинских и исполнительных составляют самую большую подкатегорию секретарей и административных помощников.Они занимаются административной деятельностью офиса почти во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за большую часть коммуникаций между родителями, учениками, сообществом, учителями и школьными администраторами. Они назначают встречи, принимают посетителей и ведут записи учеников.

Врач Ассистент Карьера Профиль | Описание работы, заработная плата и рост

Помощникам врача обычно требуется степень магистра по аккредитованной образовательной программе.Для получения этой степени обычно требуется не менее 2 лет очного обучения в аспирантуре. Все штаты требуют, чтобы помощники врача имели лицензию. Поступающие в аспирантуру на ассистента врача обычно имеют опыт непосредственного ухода за пациентами.

Образование

Большинство соискателей программ обучения помощников врача уже имеют степень бакалавра и некоторый опыт работы по уходу за пациентами. Хотя требования к поступающим варьируются от программы к программе, для большинства программ требуется от 2 до 4 лет курсовой работы на бакалавриате с упором на естественные науки.Многие соискатели уже имеют опыт работы в качестве дипломированных медсестер, врачей скорой помощи или парамедиков до того, как они подадут заявку на участие в программе фельдшера.

Программы обучения помощников врача обычно занимают не менее 2 лет очного обучения. Более 200 образовательных программ были аккредитованы Комиссией по аккредитации в области образования для Physician Assistant, Inc. (ARC-PA) в 2017 году. Почти все эти аккредитованные программы предлагают степень магистра.

Обучение помощника врача включает аудиторные и лабораторные занятия по таким предметам, как патология, анатомия человека, физиология, клиническая медицина, фармакология, физическая диагностика и медицинская этика.Программы также включают контролируемую клиническую подготовку в нескольких областях, включая семейную медицину, внутреннюю медицину, неотложную медицину и педиатрию.

Иногда студенты проходят одну или несколько ротаций в этих областях под наблюдением врача, который хочет нанять помощника врача. Таким образом, клиническая ротация может привести к постоянной занятости.

Опыт работы по смежной специальности

Кандидатам на программы аспирантуры помощника врача обычно требуется опыт работы с пациентами для поступления или для того, чтобы быть конкурентоспособными при поступлении на программы.Работа в качестве медсестры или фельдшера, дипломированной медсестры, помощника медсестры или аналогичная должность по уходу обычно соответствует требованиям к опыту ухода за пациентами для допуска к академическим программам. Некоторые соискатели получают опыт работы в сфере здравоохранения, работая волонтером в больницах или клиниках, или работая с группами риска или особыми потребностями, такими как осиротевшая молодежь или бездомное население. По поводу особых требований обращайтесь к интересующей вас программе.

Лицензии, сертификаты и регистрации

Все штаты и округ Колумбия требуют, чтобы помощники врача имели лицензию.Чтобы получить лицензию, кандидаты должны сдать Национальный сертификационный экзамен помощника врача (PANCE) Национальной комиссии по сертификации помощников врача (NCCPA). Помощник врача, сдавший экзамен, может использовать учетные данные «Сертифицированный помощник врача (PA-C)».

Для сохранения своего сертификата фельдшеры должны проходить 100 часов непрерывного образования каждые 2 года. Повторный аттестационный экзамен требуется каждые 10 лет.

Кроме того, законы штата о лицензировании требуют, чтобы помощники врача имели договор с наблюдающим врачом.Хотя врачу не обязательно постоянно находиться на месте, для практики требуется сотрудничество между врачами и их помощниками.

Продвижение

Некоторые фельдшеры получают дополнительное образование по специальности. Программы последипломного образования доступны в таких областях, как неотложная медицина и психиатрия. Чтобы поступить на одну из этих программ, помощник врача должен быть выпускником аккредитованной программы и иметь сертификат NCCPA.

По мере накопления клинических знаний и опыта помощники врача могут получить новые обязанности и более высокую заработную плату.Например, опытные помощники врача могут руководить другими сотрудниками и студентами-помощниками врача, или они могут стать руководителями медицинской организации.

Итак, чем на самом деле * занимается помощник руководителя?

Если вы когда-нибудь задумывались о загадочной роли исполнительных помощников, это для вас. Исполнительные помощники — это другая порода, чем ПА (личные помощники), и, хотя их иногда называют исполнительными секретарями, они совсем не похожи на тех, кого вы привыкли видеть на стойке регистрации.

Исполнительные помощники — это, как правило, выпускники колледжей, имеющие некоторый опыт управления проектами и административных задач. Это человек, который тесно сотрудничает с высшим и старшим руководством компании, чтобы управлять своим календарем и расписаниями.

Как сказал один исполнительный помощник из Лос-Анджелеса, когда вы работаете правой рукой генерального директора или другого старшего сотрудника компании, вы несете ответственность за их «работу на наиболее оптимальном уровне». По сути, она говорит: «Ваша задача — держать их в движении и иметь все необходимое для полной эффективности на их быстром и загруженном уровне.”

Вот что вам нужно знать о помощниках руководителя

Давайте начнем с основ, а?

Каковы обязанности эксперта?

Должностная инструкция помощника руководителя всегда будет соответствовать той компании, в которой работает эксперт. Типичные обязанности, однако, включают планирование и обработку всего, что есть в календаре руководителя. Считайте помощников руководителей привратниками своего времени.

Они также несут ответственность за то, чтобы следить за любой корреспонденцией внутри и за пределами компании, которая относится к руководству.Обычно ожидается, что советники будут работать независимо над определенными задачами или проектами в течение определенного периода времени. Таким образом, способность выполнять несколько задач одновременно и не сбиваться с пути — вот ключевые критерии.

Для кого эта работа идеально подходит / не для кого?

Роль исполнительного помощника лучше всего подходит для тех, кто может переключаться с одного задания на другое без особого внимания. Обязательно наличие толстой кожи. «Никакого отношения и никакого эго», — так описывает это другой помощник. Если вы быстро соображаете и решаете проблемы, эта работа также для вас.

Невозможно предсказать, какими задачами вы должны будете управлять в данный день, поэтому творческое мышление и профессиональный подход, ориентированный на решения, лучше всего.

Как обычно проходит рабочий день помощника руководителя?

Если спросить, на что похож обычный день помощника руководителя, можно ответить: на самом деле типичного дня никогда не бывает. Поскольку исполнительным помощникам обычно поручаются задачи и проекты, то, над чем они работают, меняется изо дня в день.Они также часто ездят со своим руководителем на руководящие должности или выступают вместо них на собраниях в качестве представителей.

Работа может выполняться во время полета на конференцию так же легко, как и на заднем сиденье автомобиля по дороге в офис. Одно можно сказать наверняка: не ожидайте, что у вас будет девять-пять дней.

Каковы обычные требования к работе?

Работодатели будут благосклонно относиться к выпускникам колледжей и тем, кто имеет опыт управления проектами.Также необходимы отличные коммуникативные навыки. Помимо обработки корреспонденции для руководителя, советники обычно хорошо осведомлены о внутренней работе компании и доверяют конфиденциальную информацию .

Они могут быть осведомлены о предстоящих увольнениях, продвижении по службе или других, ожидающих переговоров компании. Таким образом, работодатели будут искать исполнительных помощников, обладающих необходимой дипломатией и большим тактом.

Какая средняя зарплата?

По данным PayScale, средняя зарплата помощника руководителя составляет 52 тысячи долларов в год.Однако в зависимости от вашего опыта и компании, с которой вы работаете, вы можете получить компенсационный пакет, превышающий 70 тысяч долларов в год.

Описание работы Server Assistant — Sirvo

Это примерное описание должности Server Assistant может помочь в создании заявки на вакансию, которая привлечет кандидатов на вакансию, которые соответствуют требованиям для работы. Не стесняйтесь пересматривать это описание должности, чтобы оно соответствовало вашим конкретным должностным обязанностям и должностным требованиям.

Введение / Описание работы

Серверные помощники, которых также называют серверами-помощниками, — это люди, которые помогают хостам и серверам в ресторанах и являются неотъемлемой частью персонала ресторана.

Работа ассистента сервера заключается в удалении грязной посуды, столового серебра и тарелок после использования гостями.

Все остальное, что гости оставили со стола, также должно быть убрано. После этого им придется переставить стол в соответствии с внутренними стандартами ресторана, установив тарелки, стаканы и любую новую посуду, оставшуюся там до того, как стол был использован.

Обязанности и ответственность

• Встречает всех гостей сразу после их входа и ухода
• Поблагодарить гостей и предложить вернуть
• Рассадите гостей соответствующим образом и подарите им меню
• Распределите гостевые места поочередно между серверами, чтобы обеспечить им равное количество столов
• Регулярно обновляйте напольную карту в течение смены
• Чистое меню по мере необходимости в течение всей смены
• Наблюдать за столами и обращать внимание на грязные, чистые и занятые столы
• Убедитесь, что передняя дверца поддерживается и очищается как внутри, так и снаружи.