Выполнение задач: Как контролировать выполнение задач — Карьера на vc.ru

Два верных способа обеспечить контроль выполнения задач – Digital Enterprise

Любой руководитель знает, что для того, чтобы задача была выполнена, совершенно недостаточно просто о ней сообщить сотруднику. Необходимо задачу как можно более чётко сформулировать, описать требуемый результат, желательно упомянуть зачем, кому и почему всё это надо, определить сроки и, самое главное — обеспечить контроль.

Раньше я думал, что контроль важен только для тех сотрудников, которых можно условно отнести к исполнителям. То есть тех, у кого нет своих подчинённых, и чей круг задач ограничен известным словосочетанием «manage self». Например, когда я руководил технической поддержкой, то вопрос необходимости контроля даже не поднимался — необходимость была очевидна. Не менее очевидны были применяемые инструменты, как то: учёт всех заявок и обращений, инцидентов, графиков профилактических работ, посещения территориальных отделений компании и подобного.

Sorry boss!Потом жизнь научила, что нужен контроль не только исполнителей, но и менеджеров. Даже не так: упомянутая жизнь с помощью множества наглядных примеров показала, что совершенно неважно — исполнитель или менеджер, «manage self» или «manage others» или даже «manage managers». Поставленная задача может не быть выполнена (совсем, или в срок, или с нужным результатом) по множеству причин: сотрудник о ней забыл, или забыл поручить своему подчинённому, или не счёл важной, или вообще иначе понимает слово «приоритет»…

Получается, что контроль необходим.

Вот, к примеру, что говорит в своём свежем интервью новый глава АВТОВАЗа Бу Андерссон (удивительный и очень интересный человек, кстати!):

«Каждое утро в 7 утра я со всеми топ-менеджерами провожу рабочее совещание на конвейере и жестко контролирую три показателя: объем производства (дневной план и факт), качество и себестоимость».

Или:

«Каждый день в 7 часов вечера я сажусь с четырьмя топ-менеджерами и начинаю изучать их отчеты».

И ещё:

«На АВТОВАЗе у меня пять главных задач. … Пятое, что мне необходимо делать, — контролировать выполнение всех задач. И здесь необходим контроль в десятки раз сильнее, чем в США. Неуважительно ставить перед людьми задачи и не контролировать их выполнение».

И, наконец:

«В сентябре следующего года мы запускаем Lada Vesta. … Главное — чтобы мы не опоздали с запуском ее производства. Именно поэтому, начиная с этого понедельника, я проверяю состояние проекта ежедневно. Опаздывают не поздно, опаздывать начинают всегда рано».

Заметьте, это всё было сказано в ходе одного-единственного интервью, совершенно на другую тему. Просто топ-менеджер с хорошим образованием и серьёзным опытом поработал в России. Он знает, о чём говорит.

Итак, если контроль настолько важен, то как его обеспечить минимальными усилиями? Я знаю два способа, оба реально работают.

1. Используйте удобную и простую систему учёта и отслеживания всех важных задач

Удивительно, как много идей, инициатив, полезных поручений и заданий пропадает надолго, а то и навсегда, только потому, что они нигде не записаны. Или записаны на клочке бумаги, который потерялся через пять минут. Или записаны в середине толстого делового блокнота в кожаном переплёте, на странице, которую никогда больше не откроют.

Я пробовал вести задачи и поручения в текстовых файлах. А ещё в Excel. В Outlook. В Evernote. В специализированных программах вроде Basecamp, Asana, DoIt и подобных. Нигде не нашёл я идеала. Нет его.

Поэтому я использую самописную, а потому очень простую программу для учёта задач и поручений. Она выглядит вот так:

Мы ввели практику все принятые решения на всех совещаниях руководителей компании оформлять простыми протоколами со списком задач. С ответственными и сроками. Больше в небольшой компании ничего особо и не требуется, нечего бюрократию разводить. Но такой минимум является необходимым.

2. Расставьте по календарю контрольные точки, которые нельзя пропустить ни при каких условиях

• Регулярные и заранее запланированные совещания (не обязательно очные, можно и скайпом всё обсудить).
• Чётко зафиксированные в календаре отчётные встречи по итогам месяцев.
• Контрольные обсуждения достижений отдельных сотрудников.
• Еженедельные оперативки в заранее заданные даты (в идеале — в один и тот же день недели) для тех подразделений, где такой быстрый ритм оптимален.
• Наоборот, ежеквартальные контрольные совещания по задачам и планам, которые носят среднесрочный характер.

В контрольных точках важно то, что а) они есть, б) они заранее назначены и привязаны к датам, в) их нельзя пропустить.

Внимательный читатель заметит, что вести список задач и расставить контрольные точки недостаточно, нужно ещё и кнут с пряником использовать. Это совершенно верная мысль, но она уже не про обеспечение контроля (law & order), а про обеспечение исполнения (law enforcement), и о ней мы поговорим как-нибудь в следующий раз.

PS.

Важное замечание: из вводной части этой заметки может сложиться впечатление, что контроль необходимо применять ко всем без исключения сотрудникам, так как каждый из них стремится поскорее забыть поставленные задачи. Это, конечно же, не так. Мне встречались очень ответственные сотрудники, которым можно буквально «сказать и забыть» — всё будет сделано, напоминаний не потребуется, результат будет в срок и ровно тот, что нужен. Такие сотрудники очень ценны, и усилий по контролю требуют минимальных.

Таск-менеджер: как контролировать выполнение задач?

Перед каждым руководителем стоит три главных вопроса: что делать, кому делать и когда нужен результат. Пока команда небольшая, достаточно вести переписку в мессенджерах, ставить задачи и контролировать процесс работы – там же. По мере активного развития проекта появляется острая необходимость в полноценном таск-менеджере, то есть в полноценной системе для управления проектами.

Контроль поручений – программное решение, направленное на организацию эффективной работы с проектными задачами. Следите за результативностью и дисциплиной, не тратя время на сбор и систематизацию данных – автоматика всё выполнит за вас, а вы, в свою очередь, сможете заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.

Содержание:

1. Таск-менеджер – что это?
2. Какие вопросы решает, какие функции выполняет
3. Преимущества таск-менеджера
4. Как выбрать таск-менеджер
5. Как внедрить и использовать таск-менеджер

Таск-менеджер – что это?

Таск-менеджер представляет собой программный инструмент, призванный централизованно управлять проектами, оптимизируя рабочий процесс и отслеживая своевременное выполнение. Автоматика решает рутинные задачи, позволяет держать под контролем все вопросы, связанные с проектом.

Мессенджеры быстро «засоряются», информация не структурированная, не наглядная. Фиксируя всё в таск-менеджере, вы оптимизируете работу. Пробежавшись глазами по структурированным данным, руководитель четко понимает, насколько сейчас загружен исполнитель, что он успел сделать, с чем есть сложности, и стоит ли поручать ему другие задачи прямо сейчас. Исполнителю же удобно обращаться ко всей необходимой информации в одном месте, а также четко видеть реальную картину работы, грамотно планировать время и силы.

Какие вопросы решает, какие функции выполняет

Почему компании используют таск-менеджер? Грамотная автоматизация бизнес-процессов выводит проект на новый уровень, освобождает драгоценное время на более важные задачи, разгружает менеджеров, исключает ошибки, связанные с человеческим фактором и многое другое. Таск-менеджер, в свою очередь, закрывает следующие задачи:

• Систематизация процессов. Крупные задачи разделены на более мелкие, структурированы. По мере выполнения отмечаются закрытые подзадачи, выстраивается workflow;
• Автоматическое формирование протоколов и иных документов – четко, точно, вовремя, без ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Планирование работы. Удобно ориентироваться по канбан-доскам, диаграмме Ганта или просто по календарю;
• Автоматическое уведомление – ни сотрудники, ни вы не упускаете ничего важного;
• Отслеживание результатов. Таск-менеджер формирует отчетность. Учитывая рабочее время, сервис рассчитывает, сколько ресурсов потрачено на проект;
• Управляете загруженностью. Рабочий ресурс стоит использовать эффективно, давать поручения с умом – не должно быть как перегруженных, так и скучающих без дела работников;
• Хранение файлов и сбор информации. Удобно иметь доступ к необходимым документам в одном месте, легко делиться;
• Объединение каналов связи. Рабочее общение происходит в единой среде, что существенно упрощает коммуникацию. Вся информация, включая переговоры, решения записывается в одну систему;
• База знаний. Позвольте работникам развиваться, расти личностно и профессионально;
• Возможность экспортировать документы в различных форматах;
• Объединение проектного менеджера и команды с клиентом.

Некоторые сервисы обращаются к геймификации – это прекрасно мотивирует большинство людей, причем совершенно разного возраста.

Как выбрать таск -менеджер?

Любой классический таск-менеджер базово выполняет как минимум две функции – постановка задач, отметка и учет закрытых задач. Впрочем, большинство разработчиков предлагают более широкие возможности. Это и канбан-доски, и интеграция с IP-телефонией, и проч. Выбор основывается на реальных потребностях вашего проекта. Рекомендуем опираться на следующие универсальные критерии, не за бывая и о специфических потребностях собственного бизнеса:

• Удобство использования.
• Каким образом ставятся задачи.
• Как учитывается время.
• Какие интеграции предлагает сервис.
• Есть ли качественная, понятная отчетность.
• Техническая поддержка.
• Есть ли мобильная версия или полноценное мобильное приложение.

Начинают в первую очередь с оценки удобства сервиса. Обратите внимание, как быстро ваша команда адаптируется к новому софту, и возникает ли желание пользоваться. Если вы постоянно заглядываете в FAQ, гуглите мануалы, вынуждены затрачивать больше времени и внимания, чтобы разобраться – таск-менеджер просто не подходит вам, выбирайте что-то более интуитивно понятное, продуманное в плане интерфейса.

Учитывайте специфику задач, особенности вносимой информации, и выбирайте те сервисы, что предлагают удобную постановку именно ваших задач. Ориентируйтесь на то, как сервис отображает, компонует информацию – списками, по людям, канбан и проч.

Обратите внимание, как программа учитывает время. При помощи учета времени очень удобно оценивать стоимость проекта и рассчитывать зарплату сотрудников компаниям с почасовой системой оплаты. Также учет времени незаменим в тех случаях, когда руководителю необходимо четкое понимание, насколько загружены сотрудники, сколько времени занимают те или иные задачи.

Если в работе вам необходимо постоянно пользоваться мессенджерами и календарем, выбирайте таск-менеджер, предполагающий интеграции с необходимыми вам приложениями. Благодаря интеграциям все дедлайны автоматически попадут, например, в Google Календарь, а обсуждение можно вести в Slack. Пользуйтесь встроенными чатами – многие программы предлагают такое решение для каждой задачи. Освежайте память по поручению, заглядывая в историю переписок, имея как на ладони все документы.

Контролируйте удаленных сотрудников не менее эффективно, чем офисных. Сравнивайте личную статистику каждого работника, включая количество выполненных и просроченных поручений, скорость выполнения, коэффициент продуктивности и прочее. Будьте в курсе, опаздывает ли подчиненный, оканчивает ли работу преждевременно, сколько работает вне графика.

Если вам необходимо подсчитывать ROI, маржу, прогнозировать загруженность сотрудников, оценивать эффективность, получать объективную, сухую статистическую информацию о работе, обращайтесь к таск-менеджерам, поддерживающим функцию отчетов.

Наличие адекватной технической поддержки – критерий, который мы ставим на одно из последних мест в нашем чек-листе. Однако в тех случаях, когда, для примера, необходимо интегрировать стороннее приложение, вам необходимо общаться с оперативными, участливыми специалистами со стороны сервиса.

В некоторых случаях ключевой момент – наличие мобильного приложения. Так, вам и вашим сотрудникам не придется быть все время привязанными к ПК. Ставьте, корректируйте, снимайте задачи на ходу, общайтесь, добавляйте файлы прямо со смартфона.

Отлично, если программа предполагает элемент поощрения. Так, некоторые сервисы начисляют дополнительные баллы, очки, «карму» и другие условные единицы за быстро и успешно выполненную и закрытую задачу. Это ощутимо стимулирует сотрудников, усиливает естественную, здоровую конкуренцию.

Если ваш проект предполагает большое число нюансов, а задачи многоступенчатые, стоит выбирать сервис, наглядно отображающий приоритеты, подзадачи, промежуточные результаты, комментарии и метки.

Тех, кто желает управлять финансами прямо в сервисе по контролю задач, порадует автоматическая загрузка платежей из банка, возможность работать с расходами по расчетным счетам и проч.

Сервис может включать непосредственно целую систему управления отношениями с клиентами – CRM. Не теряйте клиентов, удерживайте, а также привлекайте новых. Одна из самых распространенных ошибок руководителей – не рассматривать взаимодействие с уже «отработанными» клиентами как одно из приоритетных направлений для специалистов отдела продаж. Система собирает и упорядочивает заявки, сделки, полностью отражает историю взаимодействия – история общения, оплата, документы, встречи. Позвонил клиент? Достаточно взглянуть на карточку, пройтись по истории взаимодействия с ним от и до – вы сориентированы и уверенно обращаетесь к позвонившему по имени-отчеству в готовности ответить на любой вопрос.

Большинство таск-менеджеров доступны по платной подписке. Пробуйте работать с разными программами – разработчики предлагают тестовый период. Не останавливайтесь на одном варианте, не жалейте времени на тестирование как минимум трех программ. Анализируйте, какие варианты легче приспособить под ваш проект и ваших сотрудников, ориентируйтесь, соответствует ли стоимость предложению.

Кстати, некоторые таск-менеджеры предлагают расширенный блок возможностей – например, возможность создать сайт, в том числе интернет-магазин, при помощи конструктора. Если нет необходимости в таких опциях, то переплачивать не стоит – найти что-то попроще, даже если предложение очень выгодное.

Как внедрить и использовать таск-менеджер

Преимущества такого рода программ не всегда очевидны для сотрудников. Имплементируйте систему грамотно, чтобы не натолкнуться на непонимание со стороны менеджеров. Рассмотрим две основные проблемы и пути решения:

1. Сотрудники не видят смысла в переходе на неизвестную им программу. Не все открыты цифровым технологиям, «по-старому привычней». Соберите совещание, подробно и понятно расскажите, почему решено ввести новый инструмент. Отвечайте на вопросы, показывайте наглядно, демонстрируйте статистику. Отмечайте, что использование программы поспособствует профессиональному росту каждого. Демонстрируйте личный пример, обращайтесь к помощи инноваторов, подхватывающих и несущих идеи.
2. Отсутствует контроль за процессом внедрения. Руководитель не всегда имеет возможность уделять активное внимание внедрению. Делегируйте, назначайте координаторов, курирующих процесс обучения и имплементации. Не пускайте освоение нового программного решения на самотек. Если разработчик предлагает корпоративное обучение, не отказывайтесь, чтобы затем не тратить время, не терпеть простои в работе от растерянных сотрудников.

В качестве дополнения к сказанному оставляем несколько основных принципов – простых, но важных для эффективной работы:

1. Фиксируйте все задачи без исключения – проговоренное устно, но не прописанное становится очередной просроченной задачей.
2. Устанавливайте приоритетность – работать одновременно над несколькими вопросами исполнитель не в состоянии, а потому стоит ориентировать сотрудника, какую срочность и важность присвоить поручению.
3. Не прибегайте к тотальному делегированию задач – будьте уверены, что сотрудник правильно понял задачу и приступил к исполнению. Не забывайте задавать уточняющие вопросы, поясняйте непонятные моменты. Необходим контакт с сотрудником, не полагайтесь целиком на таск-менеджер. Прежде чем дать задачу постарайтесь проговорить ее лично, в ходе планерки или совещания, по телефону. Если же исполнитель задает вопросы, а постановщик задачи не идет на контакт, ничего хорошего не выйдет.
4. Отслеживайте промежуточные результаты – ориентируйтесь, в правильном ли направлении двигается исполнитель, и при необходимости – направляйте.
5. Обращайтесь к персональным настройкам. Регулярно мониторьте работу, автоматизировав этот процесс.

Также рекомендуем проверить себя по короткому чек-листу – стоит ли вам обращаться к сервису по контролю поставленных задач:

1. Стало больше времени уходить на выполнение задач. На том этапе, когда бизнес выходит на новый уровень, необходимы и новые программные решения.
2. Поручения пропадают, не выполняются, остаются забытыми. Работники распыляются, плохо придерживаются приоритетов.
3. Исполнители не справляются, хотя ранее справлялись со всеми задачами.
4. У вас преимущественно удаленная работа, а также есть сотрудники, работающие удаленно. Важно оценивать в единой системе всех, вне зависимости от формата работы.
5. Уходит немало времени на контроль, сбор отчетности.

Если хотя бы пара пунктов – ваша история, пора задуматься о внедрении сервиса для контроля выполнения задач сотрудниками. Вам, как руководителю, это поможет не только контролировать работников, но и держать у себя в голове более полную, структурированную картину работы проекта.

Контроль работы не менее важен, чем ее выполнение, а потому стоит иметь под рукой хорошие программные инструменты для автоматизации.

Выполнение задач по обслуживанию тома (Windows 10) — Windows security

• 
  11/03/2021
• Чтение занимает 2 мин

Были ли сведения на этой странице полезными?

Оцените свои впечатления

Да



Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

Спасибо!

В этой статье

Относится к:

Описывает лучшие практики, расположение, значения, управление политикой и соображения безопасности для параметра политики безопасности выполнения задач технического обслуживания.

Справочники

Этот параметр политики определяет, какие пользователи могут выполнять задачи по управлению объемом или диском, такие как defragmenting existing volume, creating or removing volumes, and running the Disk Cleanup tool.

При назначении этого права пользователя используйте осторожность. Пользователи с этим правом пользователя могут исследовать диски и распространять файлы в память, содержаную другие данные. При открываемом расширенном файле пользователь может считыть и изменять приобретенные данные.

Constant: SeManageVolumePrivilege

Возможные значения

• Определяемый пользователей список учетных записей
• Не определено

Рекомендации

• Убедитесь, что только локальной группе администраторов назначено право пользователя выполнять задачи по обслуживанию тома.

Location

Computer Configuration\Windows Settings\Security Settings\Local Policies\User Rights Assignment

Значения по умолчанию

По умолчанию этот параметр — администраторы на контроллерах домена и на автономных серверах.

В следующей таблице приведены фактические и действующие значения по умолчанию для этой политики. Значения по умолчанию также можно найти на странице свойств политики.

Управление политикой

В этом разделе описаны компоненты, средства и рекомендации, которые помогут в управлении этой политикой.

Перезагрузка устройства не требуется для того, чтобы этот параметр политики был эффективным.

Изменения прав пользователя вступают в силу при его следующем входе в учетную запись.

Групповая политика

Параметры применяются в следующем порядке с помощью объекта групповой политики (GPO), который перезаписывал параметры на локальном компьютере при следующем обновлении групповой политики:

1. Параметры локальной политики
2. Параметры политики сайта
3. Параметры политики домена
4. Параметры политики подразделения

Когда локальный параметр серый, он указывает, что GPO в настоящее время контролирует этот параметр.

Вопросы безопасности

В этом разделе описывается, каким образом злоумышленник может использовать компонент или его конфигурацию, как реализовать меры противодействия, а также рассматриваются возможные отрицательные последствия их реализации.

Уязвимость

Пользователь, которому назначено **** право пользователя выполнять задачи технического обслуживания, может удалить том, что может привести к потере данных или к отказу в обслуживании. Кроме того, для изменения данных на диске можно использовать задачи обслуживания диска, например назначения прав пользователей, которые могут привести к эскалации привилегий.

Противодействие

Убедитесь, что только локальной группе администраторов назначено право пользователя выполнять задачи по обслуживанию тома.

Возможное влияние

Нет. Ограничение права пользователя выполнять задачи технического обслуживания тома в локальной группе администраторов — это конфигурация по умолчанию.

Статьи по теме

Пример работы с задачами

Ежегодно компания проводит собрание по итогам работы. Директор и руководители отделов, выступают с докладом о достигнутых целях и рассказывают о планах на следующий год.

Как руководитель Отдела продаж добавляет задачу

Добавьте новую задачу и укажите ее название и описание.

Укажите, что задача является важной.

Перечислите всех ответственных, которым будет поставлена своя отдельная копия задачи. А также добавьте в наблюдатели директора компании, чтобы он получал информацию о выполнении задачи.

Установите сроки выполнения задачи.

Нажмите на ссылку Еще.

Выберите опцию Принять работу после завершения задачи для того, чтобы при завершении задачи сотрудником она не закрывалась, а ждала контроля постановщика.

Добавьте к задаче Теги. Создайте их с помощью ссылки Добавить и формы тегов.

Перечислите все необходимые теги и добавьте их к задаче.

После ввода всех настроек нажмите кнопку Поставить задачу.

Задача будет выглядеть следующим образом.

Как сотрудник работает с задачей

После постановки задачи она появится в списке задач ответственного сотрудника.

При просмотре она будет иметь следующий вид.

Также сотрудник получит уведомление, оповещающее о новой задаче.

Ответственный сотрудник составит Чек-лист. По мере исполнения задачи пункты чек-листа можно будет вычеркивать.

Чтобы запустить задачу, сотрудник нажимает кнопку Начать выполнение.

С помощью ссылки Добавить комментарий добавит сообщение о проделанной работе. К комментарию также прикрепит файл, который будет доступен для скачиваний всем участникам исполнения задачи.

С помощью кнопки Завершить закроет задачу.

Как руководитель Отдела продаж принимает выполненную работу

Когда сотрудник завершит выполнение, руководителю придет уведомление об этом.

Руководитель может оценить работу сотрудника, отправить на доработку или же принять ее.

Для чего в «1С:Документообороте» придуман механизм «Выполнение задач по почте»

Одна из возможностей «1С:Документооборота» — организовывать работу сотрудников, контролировать исполнение задач. При этом работать с задачами «1С:Документооборота» могут сотрудники, не использующие программу постоянно, для этого предназначен механизм «Выполнение задач по почте». Благодаря данному механизму задания, выполненные вне «1С:Документооборота», становятся частью процессов программы.

Для примера рассмотрим такую ситуацию: на общую корпоративную почту приходит запрос от клиента, которому требуется коммерческое предложение. С клиентом необходимо связаться, задать уточняющие вопросы, после этого подготовить и направить предложение. Обычно такие письма пересылаются в отдел продаж или одному из менеджеров по продажам. 

При работе через электронную почту письмо легко пропустить в потоке входящих, запрос может остаться без ответа. Этого не случится, если контроль над подобным запросом осуществлять в «правильной» системе, в которой уже прописаны необходимые регламенты бизнес-процессов, — в системе электронного документооборота. В «1С:Документообороте» для этого создан механизм выполнения задач по почте.

Как организовать работу

1. Задача сотруднику ставится в «1С:Документообороте». Это может сделать, например, секретарь.

2. Выставленная в «1С:Документообороте» задача приходит на почту исполнителя, он получает обыкновенное электронное письмо, но от СЭД.

В письмо вставлены ссылки  (в нашем примере это ссылка «Исполнено»), соответствующие кнопкам задач в «1С:Документообороте».

3. Менеджер, получивший письмо, выполняет необходимые действия: общается с клиентом, готовит и отправляет ему коммерческое предложение. Когда предложение отправлено, нужно положить его копию в «1С:Документооборот» и сообщить программе, что задача выполнена. Это позволит программе автоматически совершить последующие действия по процессу и инициировать связанные задачи.

4. Для этого достаточно нажать на ссылку ответа в письме с задачей. По ссылке сформируется ответное письмо для отправки в 1С: Документооборот. К этому письму необходимо приложить файл коммерческого предложения и сопроводительные файлы, если они появились в процессе работы: уточненная версия запроса, спецификации, отзывы о продукте, реквизиты клиента.

Также в письме можно написать любой произвольный комментарий к выполненной задаче. 

5. Письмо-ответ обработает специальная процедура в «1С:Документообороте». Эта процедура автоматически приложит к выставленной задаче коммерческое предложение и дополнит ее комментарием менеджера. После этого программа самостоятельно поставит отметку об исполнении и закрытии задачи.

6. Таким образом, задача не только выполнена, но и включена в процессы отдела продаж. Например, если настроен типовой процесс работы с запросом, который предусматривает, что коммерческое предложение перед отправкой следует согласовать с руководителем, а через день после его отправки менеджеру следует созвониться с клиентом, то программа последовательно инициирует все эти задачи.

История работы с запросом клиента, все данные по нему, связанные с ним файлы при таком подходе сохранятся в системе, в ней будет формироваться единый список клиентских запросов.

Таким образом, механизм «Выполнение задач по почте» позволяет полноценно задействовать функциональность задач в «1С:Документообороте» при  работе в любом  почтовом клиенте.  Чем привлекательна эта возможность:

• 
  сотрудников, не работающих в «1С:Документообороте» постоянно, легко подключить к процессу, организованному в программе. Это значимо для компаний, которые используют СЭД не во всех подразделениях, например — только в секретариате;
• 
  задачи можно выполнять в любом месте;
• 
  во многих случаях работать с почтой — привычно и понятно для пользователей. Чем мягче и понятнее будут изменения в работе для сотрудников, тем быстрее и увереннее они будут эти изменения принимать.

Подробные инструкции по настройке исполнения задач по почте читайте на портале ИТС.

Управление задачами | СБИС Помощь

Управление задачами

В СБИС «Задача» — это стандартная операция, с помощью которой можно организовать планирование и текущую работу: автор оформляет задание и контролирует его выполнение, а когда задача решена — оценивает результат.

С чего начать

Чтобы приступить к работе с задачами, настройка не требуется. Создавать и выполнять задачи могут все пользователи с типовыми ролями.

Лицензия

Тариф «Внутренний документооборот» сервиса «Электронный документооборот».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Выполнение задач в документообороте на базе 1С

Корпоративные процессы создают задачи исполнителям в момент выполнения их точек с типом «Действие». Сотрудники, являющиеся исполнителями процессов получают задачи, созданные корпоративными процессами.  Все задачи сотрудника попадают на его рабочий стол. В левой части рабочего стола существует два списка данных. В верхнем списке находятся полученные сотрудником задания, в нижнем списке – выданные текущим сотрудником задания.

Верхний список полученных задач может иметь три группы: группа «Новые задачи», группа «Задачи в работе» и группа «Выполненные задачи». В случае, если задач в какой-либо группе нет, то эта группа не показывается на рабочем столе.

Пользователь может самостоятельно применить дополнительные группировки – группировка по автору задачи и группировка по дате выполнения.
Нижний список выданных задач также может быть сгруппирован с использованием различных видов группировок: группировка по исполнителю и группировка по состоянию.

Задачи, формируемые корпоративными бизнес-процессами, бывают двух типов – задачи для исполнителей и задачи для контроля результатов исполнения.

Задачи исполнителей

Форма задачи содержит ряд стандартных элементов таких как наименование, текст задания и других. В форме задачи также доступны ссылки на присоединенные к корпоративному процессу объекты. В случае, если присоединен один объект, то на форму задачи выводится прямая гиперссылка на него (наименование гиперссылки содержит наименование объекта). Если присоединенных объектов больше одного, то выводится их список.

В форме задачи часть элементов формируется в зависимости от указанного в точке «Действие» требуемого от исполнителя результата. Элементы требуемых результатов находятся в разделе «Результаты выполнения». Наименования элементов этого раздела, а также наименование самого раздела определяются в форме справочника «Требуемые отчеты исполнителей».

В случае, если в маршрутной точке «Действие» на закладке «Настройка формы» указан список реквизитов, который доступен для просмотра или редактирования в форме задачи, то в форму задачи будет добавлен раздел «Реквизиты процесса» и созданы элементы которые соответствуют реквизитам бизнес-процесса.
Наименования кнопок и других элементов формы задачи могут быть изменены на закладке «Настройка формы» маршрутной точки «Действие» в настройке вида процесса.

Результаты выполнения формы могут быть заполнены с использованием заранее созданных шаблонов выполнения задач. Для выбора шаблона нажмите кнопку «Шаблон» и выберите нужный шаблон из списка (в форме списка автоматически устанавливаются отборы по виду процесса и виду требуемого отчета).

В случае, если задача выдана исполнителю повторно (если предыдущий результат выполнения не удовлетворил контролера), то в форме задачи появляется пункт «Рецензия контролера». В данном пункте выводится список рецензий контролера по предыдущему выполнению исполнителем задачи в этой же точке маршрута процесса.

На рисунке ниже приведен пример показа рецензии контролера в задаче исполнителя.

При сохранении промежуточных результатов выполнения задачи, пользователи могут указать текущий процент выполнения и нажать кнопку «Записать». Для фиксации факта полного выполнения задачи необходимо установить процент выполнения равным 100% и указать дату фактического выполнения. Данные реквизиты заполняются автоматически при нажатии на кнопку «Подтвердить выполнение» (название этой кнопки может быть изменено при настройке формы в виде процесса).

Смотрите также:

Как максимально эффективно выполнить любую задачу

От современных технологий до общения с друзьями, семьей и коллегами — отвлечения практически неизбежны. Из-за этого очень трудно сосредоточиться, особенно в течение длительного периода времени, на конкретной задаче. Таким образом, умение не отвлекаться — важный навык, которому нужно научиться, если мы хотим быть по-настоящему продуктивными.

Отвлекающие факторы не уменьшатся в ближайшее время с развитием технологий. Поэтому нет лучшего времени, чем сейчас, чтобы изучить лучшие стратегии, которые помогут вам сразу же избавиться от отвлекающих факторов.Помните, что многие отвлекающие факторы могут выходить из-под вашего контроля, но вы можете научиться брать на себя ответственность за то, берут ли они вас под контроль.

Из этой статьи вы узнаете не только, почему отвлекающие факторы настолько разрушительны, но и почему они вообще существуют, а также узнаете мощную технику, которая поможет вам избавиться от них навсегда.

Что такое отвлечение?

Отвлечение — это все, что отвлекает внимание от того, что вы делаете в данный момент. Примеры: смотреть на свой телефон каждый раз, когда появляется уведомление, болтать с людьми, которые останавливаются у вас в офисе, пока вы работаете, или проверять социальные сети или электронную почту, пытаясь завершить большой проект.

Отвлечение внимания может вызвать проблемы более чем на несколько секунд. Когда вы переключаете свое внимание, вы создаете остаток внимания, который может задерживаться на продолжительное время, мешая вашей концентрации.

Если вы действительно хотите перестать отвлекаться, вам нужно преодолеть все отвлекающие факторы, которые встречаются на вашем пути.

Тяга: противоположность отвлечению

Мы пришли к выводу, что отвлекающие факторы — это плохо, и мы не хотим, чтобы они мешали тому, что нам нужно сделать.Мы хотим добиться противоположного: тяги. Официальных антонимов отвлечения не существует. Однако я предлагаю это, так как по определению тяга — это любое действие, которое движет нас к тому, чего мы действительно хотим.

Traction — это действие, в котором вы полностью участвуете с намерением — выполняя то, что обещали сделать.

Как определить, что вас отвлекли

Большинство людей часто отвлекаются. Суета повседневной жизни, усиленная социальными сетями и другими средствами бегства от реальности в чужую реальность, предложила каждому занятие по душе.

Сегодня отвлечение внимания приводит к потере значительного количества времени в течение дня. Тем не менее, к нему не относятся так серьезно, как следовало бы. Если вы можете заметить признаки отвлечения внимания, вы сможете вовремя решить проблему и жить той жизнью, которой хотите.

«Большинство людей не хотят признавать неприятную правду о том, что отвлечение — всегда нездоровый побег от реальности».

Мы настолько привыкли отвлекаться, что больше не воспринимаем это как нечто плохое.У разных людей отвлечение может выглядеть по-разному. Однако, если вы хотите перестать отвлекаться, вот признаки, на которые следует обратить внимание, чтобы проверить, не отвлекаетесь ли вы, чтобы вовремя решить проблему.

• Вы часто хотите проверять свой телефон: Часто проверяйте свой телефон или чувствуете необходимость постоянно быть активным в социальных сетях в рабочее время или когда вы выполняете какое-либо задание — один из самых больших признаков отвлечения внимания.
• Вы долгое время смотрите на объект и не можете понять, что с ним делать: Несмотря на то, что у вас есть чем заняться и какие материалы для этого нужны, вам трудно понять, как выполнить задачу.
• То, над чем вы работаете, кажется вам настолько скучным, что вы хотите заняться чем-нибудь веселым: Это происходит из-за неудовлетворенности работой, которую вы делаете.Это неудовлетворение приводит к тому, что вам становится скучно выполнять свою задачу, и вы ищете внешнего утешения в чем-то «веселом».
• Когда вы делаете что-то обыденное, вы думаете о том, чтобы делать то, что вам нравится: Постоянно думать о вещах, которые вам нравятся, — это то, что делает большинство людей, когда они не могут справиться с работой, стоящей перед ними. Обычно это происходит, когда они думают о занятиях, которых ждут с нетерпением, когда задача будет выполнена.
• Аудиовизуальные стимулы вокруг вас мешают сосредоточиться на текущей задаче: Несмотря на то, что вы работаете над задачей, каждый голос или проходящий визуальный сигнал привлекает ваше внимание.Это может привести к тому, что вы забудете о работе и вместо этого прислушаетесь к разговору поблизости.

Причины отвлечения внимания

Когда мы говорим о отвлекающих факторах, мы говорим о человеческом поведении и реакциях на сами отвлекающие факторы. И все человеческое поведение отмечено внешними или внутренними триггерами.

Внешние триггеры

Внешние триггеры

— это сигналы, которые мы получаем из нашей среды, которые говорят нам, что делать, например, пинги с нашего телефона или компьютера, которые побуждают нас посмотреть то, что объявляет предупреждение: обновление Instagram, электронное письмо, сообщение от старого друга.Эти внешние триггеры конкурируют за наше внимание с любой задачей, на которой мы в конечном итоге пытаемся сосредоточиться. Иногда простое присутствие объекта, например наличие рядом телефона, может побудить вас обратить на него внимание.

Внутренние триггеры

Есть также внутренние триггеры, которые представляют собой просто сигналы, исходящие изнутри, такие как голод, беспокойство по поводу предстоящего события или чувство холода.

Все человеческое поведение определяется внешними или внутренними триггерами; следовательно, притяжение и отвлечение происходят из одного и того же источника.

Как не отвлекаться и перестать отвлекаться

Отвлекающие факторы могут легко захватить вашу жизнь, но ниже я описываю 4 простых тактики, которые помогут вам вернуть контроль и стать неотвратимым. Эта концепция, которой я делюсь с вами сейчас, взята из моей книги «Непоколебимый: как контролировать свое внимание и выбирать свою жизнь» .

1. Главный внутренний триггер

Чтобы преодолеть отвлекающие факторы и погрузиться в глубокую работу, вам сначала нужно понять причину, в которой они отвлекаются.У людей есть естественная склонность избегать дискомфорта. Даже в тех случаях, когда мы стремимся к удовольствиям и позитивным событиям, наше стремление часто вращается вокруг освобождения себя от дискомфорта желания.

По правде говоря, мы обратимся к социальным сетям, электронной почте, видеоиграм и Netflix не обязательно ради удовольствия, которое они доставляют, а потому, что они освобождают нас от внутреннего психологического дискомфорта. Хотя это дает временное облегчение, это нездоровый способ справиться с вашей жизнью.Даже если вы не можете контролировать все внешние ситуации и события, вы можете контролировать свою реакцию на эти обстоятельства.

Различные исследования показывают, что когда люди не поддаются побуждению, страсти или побуждению, это может вызвать размышления и сделать желание еще сильнее. Итак, когда вы в конце концов сдаетесь, ваша награда увеличивается, что может быстро превратиться в нежелательную привычку.

Определите чувства или мысли, стоящие за вашим позывом

Когда вы обнаружите, что хотите отвлечься, остановитесь и ознакомьтесь с внутренним триггером.Вы чувствуете беспокойство, переутомление или, может быть, вы недостаточно подготовлены к текущей задаче?

Запишите свои чувства

Используйте журнал и записывайте время дня и то, что вы делали, а также ощущения, которые это сопровождают. Это поможет вам связать собственное поведение со своими внутренними триггерами, что поможет вам лучше замечать мысли и чувства, предшествующие определенному поведению, и лучше управлять ими.

Проявите любопытство и исследуйте свои чувства и ощущения

Проявляйте любопытство по отношению к своим чувствам.Обратите внимание, есть ли у вас бабочки в животе или напряжение в мышцах.

2. Найдите время для тяги

Планирование имеет решающее значение для устранения отвлекающих факторов, потому что, если вы не планируете свой день, наверняка это сделает кто-то другой! Когда вы не знаете, как распоряжаться своим временем и вниманием, все и вся становится потенциальным отвлечением.

Во-первых, вам нужно превратить свои ценности во время. Конечно, многие из нас хотят проводить больше времени с самыми важными для нас вещами: семьей, друзьями и хобби.Но мы часто не делаем этого, потому что не уделяем им времени в наши дни.

Итак, вы должны приобрести атрибуты и ценности человека, которым хотите стать.

Примеры могут включать в себя участие в команде, качественное времяпрепровождение со своими детьми, переход на непрерывное образование, улучшение физической формы или отдачу своему сообществу. Многие из нас хотят присоединиться к этим ценностям, но, не находя времени на действия по их воплощению, это просто пустые устремления.

График вашего расписания

Я считаю, что таймбоксинг — наиболее эффективный способ обеспечить время для ваших ценностей. Тайм-бокс — это процесс принятия решения о том, что вы собираетесь делать и когда именно вы собираетесь это делать, помогая вам стать неотвратимыми.

Вы просто создаете шаблон ежедневного календаря, чтобы узнать, как проводить свое время, чтобы в вашем дне не было пустого места. Неважно, что вы запланировали сделать, если вы его придерживаетесь. Если вы чувствуете необходимость пролистать социальные сети, просто убедитесь, что вы правильно спланировали это.

Не забудьте выделить 15 минут в неделю, чтобы размышлять и уточнять свой календарь, улучшая его неделя за неделей. Вы можете спросить себя: Когда я сделал то, что обещал, и когда отвлекся?

Время от времени, когда вы отвлекались, отметьте, что это вызвало, и придумайте стратегию, которую вы будете использовать в следующий раз, когда возникнет отвлечение или побуждение. Также спросите: Могу ли я внести в свой календарь изменения, которые позволят мне лучше выразить свои ценности?

Синхронизируйте свое расписание с другими

После того, как ваша идеальная неделя будет спланирована, обязательно сообщите другим, что важно в вашей жизни.Четко сформулируйте намерение придерживаться своих планов и привлекать тех, кто имеет наибольшее значение. Это может быть связано с разделением домашних обязанностей, предупреждением начальника о ваших планах на работе или даже назначением свидания с партнером.

3. Борьба с внешними техническими триггерами

Технологические компании умеют использовать внешние триггеры, чтобы привлечь наше внимание. Есть бесчисленное множество способов сделать это, но многие из этих триггеров подпитывают наши смартфоны.

Исследования показывают, что игнорирование звонка или сообщения может отвлекать так же, как и ответ на звонок! Однако при правильном использовании вы можете взять на себя управление и положиться на эти внешние триггеры, которые напоминают вам, что вы должны выполнить то, что вы запланировали.

Для этого просто спросите, служит ли вам внешний триггер или вы его обслуживаете. Если спусковой крючок приводит вас к натяжению, держите его; если он отвлекает вас, избавьтесь от него. Несколько вещей, которые следует учитывать:

1. Удалите все приложения, которые вам больше не нужны.
2. Удалите все приложения, которые вам нравятся, но вместо этого вы можете использовать их на своем компьютере.
3. Уменьшите беспорядок на главном экране, изменив порядок приложений на телефоне.
4. Удалите настройки уведомлений для каждого приложения, обновления которого вам не нужны (социальные сети и т. Д.)).

4. Сделайте договор, чтобы не отвлекаться

Предусмотрительность — это противоядие от импульсивности и ключ к тому, чтобы перестать отвлекаться. Поэтому полезно заранее сосредоточиться на чем-то, чтобы не отвлекаться.

Мы закрепляем эти решения задолго до любых соблазнов и отвлекающих факторов, которые могут встретиться на нашем пути. Это следует делать только после того, как вы выполните три других шага и научитесь управлять внутренними триггерами, выделять время для поддержки и сокращать внешние триггеры.

Вот три типа пактов:

Пакт об усилиях

Это своего рода предварительное обязательство, которое требует, чтобы вы приложили больше усилий к тому, чего вы бы предпочли не делать. Увеличение ваших усилий заставляет вас принять решение, стоит ли отвлекаться на самом деле или нет. В этом вам могут помочь отличные приложения: SelfControl, Forest и Freedom.

Прайс-пак

Этот пакт ставит деньги на карту, где вы можете сохранить свои деньги, если вы будете следовать своему намеченному поведению, а если вы отвлечетесь, вы потеряете свои средства.

Я заключил договор о цене, когда закончил первый черновик моей книги, пообещав партнеру по подотчетности 10 000 долларов, если я не закончу свой черновик к установленному сроку. Для меня это был стимул закончить писать книгу и оставить себе деньги.

Пакт о личности

Это метод использования вашей самооценки, чтобы повлиять на ваше поведение и стать неотвратимым. Приняв решение и взяв на себя новую личность, вы дадите себе возможность принимать решения, основываясь на том, кем вы себя представляете.Подумайте о вегетарианцах: им не нужно тратить много силы воли, чтобы не есть мясо, потому что они взяли на себя это обязательство как часть своей личности.

Чтобы стать человеком, которого невозможно отвлечь, перестаньте говорить себе, что вы человек с «непродолжительной концентрацией внимания» или «склонной к зависимости». Лучше скажите себе: «Я неотвратим». Если вы говорите себе, что легко отвлекаетесь, это мгновенно становится правдой. Тем не менее, если вы решите поверить в то, что вас невозможно отвлечь, вы немедленно начнете применять эти стратегии, которые дадут вам возможность преодолеть любые отвлекающие факторы, которые встречаются на вашем пути.

Технологии не обязательно должны быть врагом, если вы хотите сосредоточиться и избегать отвлекающих факторов. Некоторые инструменты и приложения, не позволяющие отвлечься, помогают вам сосредоточиться, блокируя возможные причины отвлечения.

Вы можете относиться к тем людям, которые отвлекаются на работе, или вы просто не можете заставить себя сесть за стол и приступить к работе, но надежда есть всегда. Вот некоторые из лучших инструментов, которые устраняют отвлекающие факторы и раскрывают ваш лучший потенциал.

1.Dewo

Это приложение автоматически блокирует все отвлекающие приложения социальных сетей, избавляя вас от уведомлений и постоянного освещения экрана. Лучшее в Dewo заключается в том, что он привыкает к вашим шаблонам фокусировки и даже может перейти за вас в «автоматический» режим.

Вы можете попросить приложение назначить встречи и встречи для людей из ваших контактов, и оно просто выберет для вас наиболее удобное время, которое не будет мешать вашему расписанию.

2. Свобода

Приложение Freedom, вопреки своему названию, ограничивает веб-сайты и блокирует доступ в Интернет в часы работы.После того, как вы решили заблокировать приложения, вы не сможете получить к ним доступ, независимо от того, как вы себя чувствуете позже.

Для тех, кто отвлекается даже на своем ноутбуке, это приложение будет работать и на компьютере. Большинство людей может счесть эти методы безжалостными, но они невероятно эффективны.

3. Focusme

Читатели, которые ищут приложение, которое помогает им создавать здоровые схемы работы, сводить к минимуму отвлекающие факторы, блокировать привлекательные сайты и многое другое — FocusMe — идеальное приложение для вас.Это приложение помогает блокировать определенные приложения и сайты на определенные периоды.

Он также привыкает к трудовой этике владельца и дает полезные советы и предложения о том, какие приложения блокировать и когда делать перерывы. Это увеличивает продуктивность и снижает вероятность неудовлетворенности и скуки.

Итог

Чтобы не отвлекаться, не нужно обладать сверхспособностями. Это действительно так же просто, как выполнить несколько шагов, упомянутых выше. Когда вы овладеете внутренними триггерами, найдете время для тяги, устраните любые посторонние внешние триггеры и предотвратите отвлекающие факторы путем заключения договоров, вы измените всю свою жизнь.

Однако важно понимать, что для того, чтобы что-то изменить, нужно действовать прямо сейчас. Нет лучшего времени для восстановления контроля над своей жизнью, чем настоящее. Пошаговые инструкции помогут вам стабильно добиваться поставленных целей. Вы хотите, чтобы вас не отвлекали всю оставшуюся жизнь, а не только неделю.

Если у вас есть способность видеть задачи до конца после их выполнения, ничто в жизни не сможет сбить вас с пути. Вот почему так важна неотвратимость, она дисциплинирует вас, чтобы справляться с суровыми жизненными реалиями.

Вот несколько советов о том, как работать над сцеплением сразу после прочтения этой статьи.

• Просмотрите свои приложения и удалите абсолютно ненужные для вашей жизни и цели. Вы можете оставить только два, которые используете для игр или отдыха.
• Практикуйте внимательность, ведя дневник, делая наблюдения за своим днем, составляя список дел и многое другое.
• Каждый раз, когда вы обнаруживаете, что отвлекаетесь, переоцените место этого отвлечения в вашей жизни и то, как оно влияет на ваши жизненные цели.

Больше, чтобы помочь вам оставаться в фокусе

Кредит на фотографию: Остин Дистел через unsplash.com

Как максимально эффективно выполнить любую задачу

От современных технологий до общения с друзьями, семьей и коллегами — отвлечения практически неизбежны. Из-за этого очень трудно сосредоточиться, особенно в течение длительного периода времени, на конкретной задаче. Таким образом, умение не отвлекаться — важный навык, которому нужно научиться, если мы хотим быть по-настоящему продуктивными.

Отвлекающие факторы не уменьшатся в ближайшее время с развитием технологий. Поэтому нет лучшего времени, чем сейчас, чтобы изучить лучшие стратегии, которые помогут вам сразу же избавиться от отвлекающих факторов. Помните, что многие отвлекающие факторы могут выходить из-под вашего контроля, но вы можете научиться брать на себя ответственность за то, берут ли они вас под контроль.

Из этой статьи вы узнаете не только, почему отвлекающие факторы настолько разрушительны, но и почему они вообще существуют, а также узнаете мощную технику, которая поможет вам избавиться от них навсегда.

Что такое отвлечение?

Отвлечение — это все, что отвлекает внимание от того, что вы делаете в данный момент. Примеры: смотреть на свой телефон каждый раз, когда появляется уведомление, болтать с людьми, которые останавливаются у вас в офисе, пока вы работаете, или проверять социальные сети или электронную почту, пытаясь завершить большой проект.

Отвлечение внимания может вызвать проблемы более чем на несколько секунд. Когда вы переключаете свое внимание, вы создаете остаток внимания, который может задерживаться на продолжительное время, мешая вашей концентрации.

Если вы действительно хотите перестать отвлекаться, вам нужно преодолеть все отвлекающие факторы, которые встречаются на вашем пути.

Тяга: противоположность отвлечению

Мы пришли к выводу, что отвлекающие факторы — это плохо, и мы не хотим, чтобы они мешали тому, что нам нужно сделать. Мы хотим добиться противоположного: тяги. Официальных антонимов отвлечения не существует. Однако я предлагаю это, так как по определению тяга — это любое действие, которое движет нас к тому, чего мы действительно хотим.

Traction — это действие, в котором вы полностью участвуете с намерением — выполняя то, что обещали сделать.

Как определить, что вас отвлекли

Большинство людей часто отвлекаются. Суета повседневной жизни, усиленная социальными сетями и другими средствами бегства от реальности в чужую реальность, предложила каждому занятие по душе.

Сегодня отвлечение внимания приводит к потере значительного количества времени в течение дня. Тем не менее, к нему не относятся так серьезно, как следовало бы.Если вы можете заметить признаки отвлечения внимания, вы сможете вовремя решить проблему и жить той жизнью, которой хотите.

«Большинство людей не хотят признавать неприятную правду о том, что отвлечение — всегда нездоровый побег от реальности».

Мы настолько привыкли отвлекаться, что больше не воспринимаем это как нечто плохое. У разных людей отвлечение может выглядеть по-разному. Однако, если вы хотите перестать отвлекаться, вот признаки, на которые следует обратить внимание, чтобы проверить, не отвлекаетесь ли вы, чтобы вовремя решить проблему.

• Вы часто хотите проверять свой телефон: Часто проверяйте свой телефон или чувствуете необходимость постоянно быть активным в социальных сетях в рабочее время или когда вы выполняете какое-либо задание — один из самых больших признаков отвлечения внимания.
• Вы долгое время смотрите на объект и не можете понять, что с ним делать: Несмотря на то, что у вас есть чем заняться и какие материалы для этого нужны, вам трудно понять, как выполнить задачу.
• То, над чем вы работаете, кажется вам настолько скучным, что вы хотите заняться чем-нибудь веселым: Это происходит из-за неудовлетворенности работой, которую вы делаете.Это неудовлетворение приводит к тому, что вам становится скучно выполнять свою задачу, и вы ищете внешнего утешения в чем-то «веселом».
• Когда вы делаете что-то обыденное, вы думаете о том, чтобы делать то, что вам нравится: Постоянно думать о вещах, которые вам нравятся, — это то, что делает большинство людей, когда они не могут справиться с работой, стоящей перед ними. Обычно это происходит, когда они думают о занятиях, которых ждут с нетерпением, когда задача будет выполнена.
• Аудиовизуальные стимулы вокруг вас мешают сосредоточиться на текущей задаче: Несмотря на то, что вы работаете над задачей, каждый голос или проходящий визуальный сигнал привлекает ваше внимание.Это может привести к тому, что вы забудете о работе и вместо этого прислушаетесь к разговору поблизости.

Причины отвлечения внимания

Когда мы говорим о отвлекающих факторах, мы говорим о человеческом поведении и реакциях на сами отвлекающие факторы. И все человеческое поведение отмечено внешними или внутренними триггерами.

Внешние триггеры

Внешние триггеры

— это сигналы, которые мы получаем из нашей среды, которые говорят нам, что делать, например, пинги с нашего телефона или компьютера, которые побуждают нас посмотреть то, что объявляет предупреждение: обновление Instagram, электронное письмо, сообщение от старого друга.Эти внешние триггеры конкурируют за наше внимание с любой задачей, на которой мы в конечном итоге пытаемся сосредоточиться. Иногда простое присутствие объекта, например наличие рядом телефона, может побудить вас обратить на него внимание.

Внутренние триггеры

Есть также внутренние триггеры, которые представляют собой просто сигналы, исходящие изнутри, такие как голод, беспокойство по поводу предстоящего события или чувство холода.

Все человеческое поведение определяется внешними или внутренними триггерами; следовательно, притяжение и отвлечение происходят из одного и того же источника.

Как не отвлекаться и перестать отвлекаться

Отвлекающие факторы могут легко захватить вашу жизнь, но ниже я описываю 4 простых тактики, которые помогут вам вернуть контроль и стать неотвратимым. Эта концепция, которой я делюсь с вами сейчас, взята из моей книги «Непоколебимый: как контролировать свое внимание и выбирать свою жизнь» .

1. Главный внутренний триггер

Чтобы преодолеть отвлекающие факторы и погрузиться в глубокую работу, вам сначала нужно понять причину, в которой они отвлекаются.У людей есть естественная склонность избегать дискомфорта. Даже в тех случаях, когда мы стремимся к удовольствиям и позитивным событиям, наше стремление часто вращается вокруг освобождения себя от дискомфорта желания.

По правде говоря, мы обратимся к социальным сетям, электронной почте, видеоиграм и Netflix не обязательно ради удовольствия, которое они доставляют, а потому, что они освобождают нас от внутреннего психологического дискомфорта. Хотя это дает временное облегчение, это нездоровый способ справиться с вашей жизнью.Даже если вы не можете контролировать все внешние ситуации и события, вы можете контролировать свою реакцию на эти обстоятельства.

Различные исследования показывают, что когда люди не поддаются побуждению, страсти или побуждению, это может вызвать размышления и сделать желание еще сильнее. Итак, когда вы в конце концов сдаетесь, ваша награда увеличивается, что может быстро превратиться в нежелательную привычку.

Определите чувства или мысли, стоящие за вашим позывом

Когда вы обнаружите, что хотите отвлечься, остановитесь и ознакомьтесь с внутренним триггером.Вы чувствуете беспокойство, переутомление или, может быть, вы недостаточно подготовлены к текущей задаче?

Запишите свои чувства

Используйте журнал и записывайте время дня и то, что вы делали, а также ощущения, которые это сопровождают. Это поможет вам связать собственное поведение со своими внутренними триггерами, что поможет вам лучше замечать мысли и чувства, предшествующие определенному поведению, и лучше управлять ими.

Проявите любопытство и исследуйте свои чувства и ощущения

Проявляйте любопытство по отношению к своим чувствам.Обратите внимание, есть ли у вас бабочки в животе или напряжение в мышцах.

2. Найдите время для тяги

Планирование имеет решающее значение для устранения отвлекающих факторов, потому что, если вы не планируете свой день, наверняка это сделает кто-то другой! Когда вы не знаете, как распоряжаться своим временем и вниманием, все и вся становится потенциальным отвлечением.

Во-первых, вам нужно превратить свои ценности во время. Конечно, многие из нас хотят проводить больше времени с самыми важными для нас вещами: семьей, друзьями и хобби.Но мы часто не делаем этого, потому что не уделяем им времени в наши дни.

Итак, вы должны приобрести атрибуты и ценности человека, которым хотите стать.

Примеры могут включать в себя участие в команде, качественное времяпрепровождение со своими детьми, переход на непрерывное образование, улучшение физической формы или отдачу своему сообществу. Многие из нас хотят присоединиться к этим ценностям, но, не находя времени на действия по их воплощению, это просто пустые устремления.

График вашего расписания

Я считаю, что таймбоксинг — наиболее эффективный способ обеспечить время для ваших ценностей. Тайм-бокс — это процесс принятия решения о том, что вы собираетесь делать и когда именно вы собираетесь это делать, помогая вам стать неотвратимыми.

Вы просто создаете шаблон ежедневного календаря, чтобы узнать, как проводить свое время, чтобы в вашем дне не было пустого места. Неважно, что вы запланировали сделать, если вы его придерживаетесь. Если вы чувствуете необходимость пролистать социальные сети, просто убедитесь, что вы правильно спланировали это.

Не забудьте выделить 15 минут в неделю, чтобы размышлять и уточнять свой календарь, улучшая его неделя за неделей. Вы можете спросить себя: Когда я сделал то, что обещал, и когда отвлекся?

Время от времени, когда вы отвлекались, отметьте, что это вызвало, и придумайте стратегию, которую вы будете использовать в следующий раз, когда возникнет отвлечение или побуждение. Также спросите: Могу ли я внести в свой календарь изменения, которые позволят мне лучше выразить свои ценности?

Синхронизируйте свое расписание с другими

После того, как ваша идеальная неделя будет спланирована, обязательно сообщите другим, что важно в вашей жизни.Четко сформулируйте намерение придерживаться своих планов и привлекать тех, кто имеет наибольшее значение. Это может быть связано с разделением домашних обязанностей, предупреждением начальника о ваших планах на работе или даже назначением свидания с партнером.

3. Борьба с внешними техническими триггерами

Технологические компании умеют использовать внешние триггеры, чтобы привлечь наше внимание. Есть бесчисленное множество способов сделать это, но многие из этих триггеров подпитывают наши смартфоны.

Исследования показывают, что игнорирование звонка или сообщения может отвлекать так же, как и ответ на звонок! Однако при правильном использовании вы можете взять на себя управление и положиться на эти внешние триггеры, которые напоминают вам, что вы должны выполнить то, что вы запланировали.

Для этого просто спросите, служит ли вам внешний триггер или вы его обслуживаете. Если спусковой крючок приводит вас к натяжению, держите его; если он отвлекает вас, избавьтесь от него. Несколько вещей, которые следует учитывать:

1. Удалите все приложения, которые вам больше не нужны.
2. Удалите все приложения, которые вам нравятся, но вместо этого вы можете использовать их на своем компьютере.
3. Уменьшите беспорядок на главном экране, изменив порядок приложений на телефоне.
4. Удалите настройки уведомлений для каждого приложения, обновления которого вам не нужны (социальные сети и т. Д.)).

4. Сделайте договор, чтобы не отвлекаться

Предусмотрительность — это противоядие от импульсивности и ключ к тому, чтобы перестать отвлекаться. Поэтому полезно заранее сосредоточиться на чем-то, чтобы не отвлекаться.

Мы закрепляем эти решения задолго до любых соблазнов и отвлекающих факторов, которые могут встретиться на нашем пути. Это следует делать только после того, как вы выполните три других шага и научитесь управлять внутренними триггерами, выделять время для поддержки и сокращать внешние триггеры.

Вот три типа пактов:

Пакт об усилиях

Это своего рода предварительное обязательство, которое требует, чтобы вы приложили больше усилий к тому, чего вы бы предпочли не делать. Увеличение ваших усилий заставляет вас принять решение, стоит ли отвлекаться на самом деле или нет. В этом вам могут помочь отличные приложения: SelfControl, Forest и Freedom.

Прайс-пак

Этот пакт ставит деньги на карту, где вы можете сохранить свои деньги, если вы будете следовать своему намеченному поведению, а если вы отвлечетесь, вы потеряете свои средства.

Я заключил договор о цене, когда закончил первый черновик моей книги, пообещав партнеру по подотчетности 10 000 долларов, если я не закончу свой черновик к установленному сроку. Для меня это был стимул закончить писать книгу и оставить себе деньги.

Пакт о личности

Это метод использования вашей самооценки, чтобы повлиять на ваше поведение и стать неотвратимым. Приняв решение и взяв на себя новую личность, вы дадите себе возможность принимать решения, основываясь на том, кем вы себя представляете.Подумайте о вегетарианцах: им не нужно тратить много силы воли, чтобы не есть мясо, потому что они взяли на себя это обязательство как часть своей личности.

Чтобы стать человеком, которого невозможно отвлечь, перестаньте говорить себе, что вы человек с «непродолжительной концентрацией внимания» или «склонной к зависимости». Лучше скажите себе: «Я неотвратим». Если вы говорите себе, что легко отвлекаетесь, это мгновенно становится правдой. Тем не менее, если вы решите поверить в то, что вас невозможно отвлечь, вы немедленно начнете применять эти стратегии, которые дадут вам возможность преодолеть любые отвлекающие факторы, которые встречаются на вашем пути.

Технологии не обязательно должны быть врагом, если вы хотите сосредоточиться и избегать отвлекающих факторов. Некоторые инструменты и приложения, не позволяющие отвлечься, помогают вам сосредоточиться, блокируя возможные причины отвлечения.

Вы можете относиться к тем людям, которые отвлекаются на работе, или вы просто не можете заставить себя сесть за стол и приступить к работе, но надежда есть всегда. Вот некоторые из лучших инструментов, которые устраняют отвлекающие факторы и раскрывают ваш лучший потенциал.

1.Dewo

Это приложение автоматически блокирует все отвлекающие приложения социальных сетей, избавляя вас от уведомлений и постоянного освещения экрана. Лучшее в Dewo заключается в том, что он привыкает к вашим шаблонам фокусировки и даже может перейти за вас в «автоматический» режим.

Вы можете попросить приложение назначить встречи и встречи для людей из ваших контактов, и оно просто выберет для вас наиболее удобное время, которое не будет мешать вашему расписанию.

2. Свобода

Приложение Freedom, вопреки своему названию, ограничивает веб-сайты и блокирует доступ в Интернет в часы работы.После того, как вы решили заблокировать приложения, вы не сможете получить к ним доступ, независимо от того, как вы себя чувствуете позже.

Для тех, кто отвлекается даже на своем ноутбуке, это приложение будет работать и на компьютере. Большинство людей может счесть эти методы безжалостными, но они невероятно эффективны.

3. Focusme

Читатели, которые ищут приложение, которое помогает им создавать здоровые схемы работы, сводить к минимуму отвлекающие факторы, блокировать привлекательные сайты и многое другое — FocusMe — идеальное приложение для вас.Это приложение помогает блокировать определенные приложения и сайты на определенные периоды.

Он также привыкает к трудовой этике владельца и дает полезные советы и предложения о том, какие приложения блокировать и когда делать перерывы. Это увеличивает продуктивность и снижает вероятность неудовлетворенности и скуки.

Итог

Чтобы не отвлекаться, не нужно обладать сверхспособностями. Это действительно так же просто, как выполнить несколько шагов, упомянутых выше. Когда вы овладеете внутренними триггерами, найдете время для тяги, устраните любые посторонние внешние триггеры и предотвратите отвлекающие факторы путем заключения договоров, вы измените всю свою жизнь.

Однако важно понимать, что для того, чтобы что-то изменить, нужно действовать прямо сейчас. Нет лучшего времени для восстановления контроля над своей жизнью, чем настоящее. Пошаговые инструкции помогут вам стабильно добиваться поставленных целей. Вы хотите, чтобы вас не отвлекали всю оставшуюся жизнь, а не только неделю.

Если у вас есть способность видеть задачи до конца после их выполнения, ничто в жизни не сможет сбить вас с пути. Вот почему так важна неотвратимость, она дисциплинирует вас, чтобы справляться с суровыми жизненными реалиями.

Вот несколько советов о том, как работать над сцеплением сразу после прочтения этой статьи.

• Просмотрите свои приложения и удалите абсолютно ненужные для вашей жизни и цели. Вы можете оставить только два, которые используете для игр или отдыха.
• Практикуйте внимательность, ведя дневник, делая наблюдения за своим днем, составляя список дел и многое другое.
• Каждый раз, когда вы обнаруживаете, что отвлекаетесь, переоцените место этого отвлечения в вашей жизни и то, как оно влияет на ваши жизненные цели.

Больше, чтобы помочь вам оставаться в фокусе

Кредит на фотографию: Остин Дистел через unsplash.com

Почему нельзя ничего закончить и как это окончательно изменить

Закон инерции говорит нам, что движущееся тело остается в движении. То же самое касается проектов, творческих идей, повседневных задач, наполовину написанных писем и того, над чем вы перестали работать, чтобы прочитать эту статью. Когда вы прерываете задачу, может быть трудно снова ее поднять.

По словам Глории Марк, профессора информатики Калифорнийского университета в Ирвине, нас прерывают почти каждые три минуты.Показательно то, что примерно половина этих прерываний вызвана самим собой.

Результат: когда вы работаете над чем-то без четкого срока, довести это до конца может быть огромной проблемой.

Подумайте обо всех тех книгах, которые вы не могли дождаться, чтобы прочитать, но так и не закончили; проекты, которые вы легкомысленно начали, но затормозили; идеи, которые так и не воплотились в реальность. Не все предназначено для завершения, но у многих из нас есть куча проектов, книг, электронных писем и дел, которые превратились в своего рода чистилище незавершенности.

Почему это происходит? По данным исследования, проведенного Джозефом Феррари, профессором психологии Университета ДеПола и автором книги Все еще откладывая: Руководство без сожалений, как сделать это, почти четверть взрослых во всем мире являются хроническими прокрастинаторами.

Не все предназначено для завершения, но у многих из нас есть масса проектов, которые были низведены в своего рода чистилище незавершенности.

Но когда дело доходит до завершения того, что мы начали, почему мы часто попадаем в блок? «Для хронической прокрастинации это не вопрос тайм-менеджмента.Вы не можете управлять временем. Вы управляете собой », — говорит Феррари. Чтобы лучше управлять собой, вам нужно знать, почему вы не завершаете то, что начали. Феррари объясняет это сопротивление тремя конкретными причинами:

Почему вы не завершаете свои проекты

1. Страх не произвести впечатление.
Одна из причин, по которой люди не выполняют задания, — это страх быть оцененным. «Люди не хотят, чтобы их способности оценивали, они предпочитают, чтобы их усилия были оценены», — говорит Феррари.Затягивание выполнения задачи или проекта может быть одним из способов избежать страха жесткой оценки.

2. Страх установить слишком высокую планку.
Иногда не неудача, а успех заставляет людей замолчать и уклоняться от выполнения задачи или проекта. Это возвращается к ответственности, говорит Феррари. Сделайте слишком хорошую работу в первый раз, и вы можете установить себе невыполнимые стандарты на будущее. Что делать, если вы не можете дожить до этого успеха?

Вы не можете управлять временем.Вы управляете собой.

3. Не желая ставить крест на веселье.
Если вы хорошо проводите время, работая над проектом или задачей, перспектива завершения может вас разочаровать. Это может побудить людей усердно трудиться над тем, над чем они работают, просто чтобы не отказаться от этого.

Как преодолеть эти препятствия и завершить начатое?

1. Перестаньте размышлять о негативе.
Феррари однажды работал с аспирантом, который утверждал, что творческие люди не откладывают столько времени, сколько тратят необходимое время на завершение творческой работы.«Как и дрожжам, нам нужно время, чтобы подняться», — сказал его ученик. Справедливо. Но, приступая к творческой работе, о чем вы думаете, когда находите время, чтобы сосредоточиться? Вы размышляете о неудачах или наслаждаетесь хорошими временами? «Мы обнаружили, что они размышляли о неудачах», — говорит Феррари о своем исследовании моделей прокрастинации у творческих людей. Этот негатив был тем, что больше всего повредило их прогрессу.

2. Быть перфекционистом — не оправдание.
Каждый мастер прокрастинатора придумал способ оправдать эту задержку в завершении.Одна из самых распространенных — карта перфекциониста. Независимо от того, идентифицируете ли вы себя как перфекционист или нет, исследования показывают, что нет заметной разницы в том, как другие воспринимают вашу задержку. «Вы не вызовете сочувствия», — говорит Феррари. Другими словами, называние себя перфекционистом не избавит вас от того факта, что вы ничего не добиваетесь.

Если вы называете себя перфекционистом, это не избавит вас от того факта, что вы ничего не добиваетесь.

3. Работа под давлением на самом деле не дает лучших результатов.
Дело не в том, что прокрастинаторы ленивы. Скорее всего, они заняты делами, отличными от того, что должны делать. Утверждать, что вы лучше всего работаете под давлением — еще один излюбленный прием прокрастинаторов — просто неправда, — говорит Феррари. Когда на выполнение задания накладывались ограничения по времени, он обнаружил, что испытуемые, утверждающие, что лучше работают под давлением, на самом деле дают худшие результаты.

4. Перестаньте зацикливаться на общей картине.
Прокрастинаторы, уклоняющиеся от завершения того, что они начали, не пропускают лес за деревьями, как гласит эвфемизм — они скучают по деревьям за лес.«Люди, у которых возникают проблемы с завершением проекта, не имеют проблем с пониманием общей картины», — говорит Феррари. «Это как разбить это на управляемые задачи, которые могут парализовать». Его совет? «Просто сделай что-нибудь сейчас. Начни что-нибудь и приступай ».

Как эффективно управлять задачами? 10 советов по эффективному управлению задачами

Независимо от того, где вы находитесь в иерархии организации или какие личные достижения, этот блог для вас. Вот список тщательно подобранных советов по управлению задачами, с которыми вы можете работать сегодня, чтобы достичь поставленных целей, не взяв над вами верх.

Наша повседневная жизнь вращается вокруг определенного количества задач, которые мы определяем на пути к достижению наших амбиций и целей SMART. В борьбе за то, чтобы быть лидером в нашей игре и сохранить свое конкурентное преимущество, мы часто откусываем больше, чем можем прожевать.

Хотя все кажется приоритетным, что-то идет не так в этой гонке за выполнением дел и сохранением головы. Некоторые из нас составляют длинный список дел, которые нужно выполнить — до определенного периода времени или до определенного возраста.Другие тратят столько времени на совершенствование одной задачи, что к тому времени, когда она начинает сиять, она устаревает.

Навыки балансировки нагрузки и управления временем связаны не только с руководителями проектов или начальниками. Фактически, эти навыки необходимо применять на каждом уровне, особенно при работе в команде. В противном случае это может иметь ужасные последствия для проекта в целом.

Согласно исследованию Cornerstone, перегрузка снижает производительность на 68% у сотрудников, которые считают, что у них недостаточно часов в день для выполнения своих задач.Итак, каковы основные советы по управлению задачами, которые нам всем нужны, чтобы быть эффективными и действенными одновременно?

10 лучших советов по эффективному управлению задачами

1. Составьте списки дел

Списки дел — классические, но мощные и эффективные сегодня как никогда. Раньше люди вели рукописные заметки для идей и того, что нужно сделать. Они похожи на ваши повседневные предметы первой необходимости и дополняют ваши советы по эффективному управлению задачами.

Теперь у людей есть приложения для умных списков дел, которые выдают уведомления и напоминания до наступления срока выполнения задачи. Сейчас проще, чем когда-либо, записывать идеи в виде изображений, голосовых заметок, текста и многого другого.

Шивани Сироя — генеральный директор микрозаймового стартапа Tala. Сироя заявляет: «Я понял, как заставить все эти цифровые системы работать на меня, но, в конце концов, должен признать, что список на бумаге по-прежнему кажется наиболее полезным.”

Возьмите за привычку составлять список дел. Кроме того, воспользуйтесь множеством бесплатных и премиальных приложений со списком дел, которые помогут вам в этом.

2. Установить приоритет

Понятно, что не все в вашем списке дел нужно делать сразу. Да, есть несколько отличных идей, которые могут помочь вам поднять вашу игру на ступеньку выше. Однако важно определить, что важно в конкретном случае.

Майкл Манкинс — партнер Bain & Company и соавтор книги года по менеджменту CMI «Время, талант и энергия».По словам Мэнкинса, «чтобы освободить время, необходимо полностью исключить малоценные виды деятельности, а не просто занести их в список», — подчеркивает он.

Воспользуйтесь помощью матрицы BCG и поймите сильные и слабые стороны своих проектов, а также возможности и угрозы, с которыми они сталкиваются. После того, как вы поймете, что важно в данный момент, вы сможете лучше определить важность задач.

3. График

Планирование задач — отличный навык управления задачами, позволяющий сосредоточить команду на том, что есть под рукой, не сбиваясь с пути, беспокоясь о других задачах.Однако удержание на правильном пути само по себе является серьезной проблемой.

Знаете ли вы, что согласно исследованию, человек тратит около 21,8 часа в неделю? На профессионалов в большей или меньшей степени влияют отвлекающие факторы, которые в данный момент кажутся безобидными, но приводят к серьезным неудачам позже. Эти отвлекающие факторы включают использование телефона и светскую беседу.

Согласно исследованию Udemy, более трети миллениалов и поколения Z (36%) говорят, что тратят два или более часа на проверку своих смартфонов в течение рабочего дня.

Затем составьте расписание и назначьте даты начала и окончания. Назначая срок выполнения задачи, мы, как правило, лучше осознаем затраты, которые она несет, как в денежном, так и во времени.

Один из лучших способов — перейти на Agile. Создайте бэклоги и назначьте их на спринт. Это также дает лучшее представление о времени, необходимом для выполнения каждой задачи.

4. Будьте гибкими

Сохранение позиции — отличное качество, которое можно воплотить, если вы хотите достичь вех и сроков.Однако некоторые случаи и ситуации требуют пересмотра уже принятых решений. Гибкость — номер 4 в нашем списке лучших советов по управлению задачами.

Это может быть связано с внезапным изменением рыночных тенденций, изменением настроя клиентов или тем, что одна задача затмевает другие.

Любой из этих факторов, если его вовремя не принять во внимание, может лишить команду потенциальных шансов на успех и рост. Важно внимательно следить за возможными лазейками, если нам покажется, что другая возможность упускает нас из виду.При необходимости будьте гибкими с крайними сроками.

Как заявил Осман Хан, генеральный директор и соучредитель онлайн-аукционного дома Paddle8, в интервью Forbes: «В правильных ролях и с правильными людьми flex действительно предлагает огромное повышение производительности.

Это дает людям время для правильной работы и выводит их из офиса, поскольку они увязли в повседневных административных делах. Итак, на стол приходит больше идейного лидерства, и именно здесь проявляются ваши творческие способности и инновации.”

См. Также:

15 лучших оценок производительности от экспертов по продуктивности

5. Управление изменениями

Быть открытым для изменений важно, но не менее важно владеть практическими навыками. В большинстве случаев мы не можем внести изменения, необходимые для определенного проекта или нашей стратегии.

Однако этот навык может помочь увеличить шансы на то, что ваш проект достигнет своих целей в 6 раз больше, чем при плохом управлении изменениями.

Используя методологию Scrum, вы можете быть открыты и легко управлять изменениями на ежедневных встречах Scrum. Ежедневная схватка дает вам возможность не только получить представление о выполняемых задачах, но и об узких местах, с которыми они могут столкнуться. Таким образом, вы можете изменить невыполненные задания в соответствии с меняющимися требованиями.

6. Делегат

Перегрузка — это реальная проблема, и если ее не решить должным образом, это может значительно повлиять на производительность.К концу дня мы всего лишь люди, работающие с другими людьми. Каждый из нас обладает уникальным набором качеств, когда речь идет о терпении, стойкости, работе под давлением или выполнении задачи за минимальное время.

По словам Эли Брода, филантропа и основателя двух компаний из списка Fortune 500: «Неспособность делегировать полномочия — одна из самых больших проблем, с которыми я сталкиваюсь с менеджерами на всех уровнях». Следовательно, совершенно необходимо осознавать не только свои собственные сильные и слабые стороны, но и свою команду.

Если вы будете бдительны, вы сможете лучше проанализировать, кто может лучше помочь на определенном этапе. Один из лучших советов по управлению задачами — знать, как делегировать задачи нужному человеку.

Это открывает окна для другого человека, который тоже может экспериментировать и расти, что ведет к росту вашей команды.

7. Быть вовлеченным

После того, как команда помогла команде разобраться в их приоритетах и ​​делегировала важные задачи, покидать арену — полный запрет.Создание команды и расписания — это очень хорошо для успеха, но их также нужно постоянно придерживаться.

Если проект требует ежедневных совещаний по схватке, увеличение рабочей нагрузки или приближение сроков может заставить команды отойти на второй план. Это часто может привести к тому, что руководство будет держаться в стороне в надежде, что команды хватит самой по себе. На самом деле сейчас самое время быть более вовлеченным, чем когда-либо прежде.

Знаете ли вы, что согласно исследованию Университета Оттавы, 33% проектов терпят неудачу из-за недостаточного участия высшего руководства?

Вместо микроменеджмента будьте доступны и доступны, если вы нужны команде.Чтобы максимально использовать ваши планы, расстановку приоритетов и планирование, убедитесь, что все шаги выполняются всеми в команде. Сюда входят заинтересованные стороны и клиенты.

8. Будьте терпеливы

Иногда дела идут не так, как планировалось, что приводит к беспрецедентным неудачам. Согласно исследованию Веллингтона, только 37% команд в Великобритании чаще сообщали о своевременном завершении проектов. Только человек чувствует себя подавленным и испытывает падение морального духа в такие моменты.

Овладев искусством терпения, вы сможете справиться с трудными ситуациями и помочь своей команде быстрее встать на ноги.

Как говорит Джек Ма, предприниматель и основатель Alibaba: «Очень важно иметь терпение».

9. Общайтесь

На протяжении многих лет важность коммуникации неоднократно подчеркивалась по многочисленным каналам на самых разных уровнях. Однако статистика доказывает, что это та область, в которой профессионалы, даже менеджеры, не имеют навыков.

Аномалия здесь в том, что, несмотря на важность этого навыка, проверенного снова и снова, профессионалы предпочитают смотреть в другую сторону, когда дело доходит до общения. Будь то ваше личное управление задачами или основные этапы проекта, которые необходимо достичь в команде, люди редко решают высказать свое мнение. Именно здесь программное обеспечение для совместной работы играет жизненно важную роль в обеспечении бесперебойной связи между заинтересованными сторонами.

Боязнь показаться некомпетентным, недостаточная доступность менеджеров и попытка найти виноватых — вот некоторые из очевидных причин, по которым наиболее важная информация теряется.Это может привести к серьезным неудачам в долгосрочной и краткосрочной перспективе.

По словам Дэвида Гроссмана в статье «Стоимость плохих коммуникаций», опрос 400 компаний со 100 000 сотрудников в каждой показал, что средний убыток составляет 62,4 миллиона долларов в год (на компанию) из-за недостаточного взаимодействия между сотрудниками.

10. Используйте программное обеспечение для управления задачами

Правильная амуниция может победить на поле боя. То же самое касается борьбы с эффективным управлением задачами и отслеживанием времени.Благодаря технологиям многие стартапы стали гигантами рынка и стали миллиардерами.

Правильный инструмент в нужное время может творить чудеса в вашей личной и профессиональной жизни. Навыки управления задачами и проектами могут иметь прямое отношение к нашим личным качествам и качествам, но принятие правильного инструмента управления задачами может значительно повысить шансы на успех.

Обязательно исследуйте и выберите подходящие приложения для управления задачами для вас и вашей команды.

Некоторые из бесплатных инструментов управления проектами, которые вы можете рассмотреть сегодня, — это nTask, Asana, Trello, Wrike и другие. Однако будьте практичны и применяйте инструменты в соответствии с тем, что возможно, а не только с тем, что управляет рынком, учитывая финансы, кривую обучения и требования команды.

Вы можете начать с бесплатных приложений для управления задачами и повышения производительности и попутно обновлять их.

Какие советы по управлению задачами помогли вам управлять своей рабочей нагрузкой? Поделитесь своей историей и дайте нам несколько советов в комментариях ниже.

Причин, почему важно выполнять ваши задачи

Выполняете ли вы свои задачи ? Достигаете ли вы прогресса в своем списке задач? Недавно я понял, что мой список не становится короче, потому что я на самом деле не заполняю многие.

Я большой поклонник «понемногу и часто», потому что это помогает снизить сопротивление, связанное с большими задачами. Это также означает, что я не работаю над одной задачей, исключая другие задачи. Однако это означает, что я работаю над задачей, вычеркиваю ее и добавляю в конец списка.Так что список не становится короче.

Если я хочу уменьшить длину своего списка задач, мне нужно выполнить некоторые задачи. Две самые старые нерешенные задачи, которые я могу придумать, — это платье, которое я шила для свадьбы в 2006 году, и открытки с благодарностью, когда родилась моя дочь; ей сейчас 3 года и у меня родился второй ребенок!

Поразмыслив над этим в течение нескольких недель, я составил список причин, по которым важно выполнять ваши задачи. Я надеюсь, что это побудит меня подойти к моему списку по-другому.Я также надеюсь, что я не единственный человек, у которого есть невыполненные задачи, и этот список вдохновит вас на их выполнение.

Причин, почему важно выполнять ваши задачи:

Хорошо выполнять свои задачи, потому что

• Когда вы беретесь за задачу, вы не тратите время на то, чтобы понять, где вы попали к
• , вы не забываете свои идеи о том, что делать дальше, например то, что вы собирались написать в письме
• , вы получите чудесное сияние, когда знаете, что действительно выполнили задачу
• , если вы никогда не выполнили задачу, и она остается незавершенной, вы потеряли время, которое вы могли бы потратить на что-то еще
• уменьшает накопление негативных ощущений каждый раз, когда вы вспоминаете, что не выполнили задачу
• сокращает длину вашего списка задач, позволяя вам тратить больше времени на то, что вы действительно хотите сделать
• он снижает вероятность потери или потери вещей и, возможно, необходимости тратить время на повторение работы
• снижает вероятность притвориться, что вы добиваетесь прогресса в выполнении задачи, когда вы на самом деле просто откладываете выполнение напряженной работы
• помогает вам чувствовать себя лучше

Как выполнять свои задачи

Итак, теперь вы понимаете, как важно выполнять свои задачи, следующий шаг — решить, как вы можете начать их выполнять.Я собрал здесь несколько идей, но это всего лишь краткое введение. Я рекомендую вам начать с одного или двух и дополнительно прочитать, чтобы понять, сработает ли это для вас.

Есть один главный список

Упростите выполнение задач: достаточно взглянуть на одно место, чтобы увидеть их все. Не имеет значения, будет ли это список в бумажном или электронном виде, если вы используете его, чтобы фиксировать все.

Будьте избирательны

Будьте избирательны в том, что входит в ваш список.Не говорите больше (себе и другим) и вносите в свой список только то, что вы действительно хотите или планируете сделать.

Сделано лучше, чем идеально

Не тратьте на задачу больше времени, чем необходимо. Делайте то, что нужно, и двигайтесь дальше. Однажды мне сказали, что нельзя создавать лимузин, когда подойдет велосипед.

Создание списка дней и недель

Очень легко взглянуть на длинный список и отвлечься или отвлечься от того, что еще вы могли бы (или, что еще хуже, чувствовать, что должны) делать.Вместо этого в начале недели выберите элементы, которые вы хотите завершить, и создайте более короткий список только для них. А когда вы их выполнили, вы можете вернуться к своему полному списку и выполнить несколько бонусных заданий.

Оцените свое время

На неделю запишите, как вы проводите свое время, и определите любые препятствия, которые мешают вашим задачам. Например, ваше время заполнено встречами, что означает, что у вас нет времени на работу, или вы планируете время и в конечном итоге используете его для чего-то другого.Что можно изменить?

Проверьте свой список

Со временем некоторые задачи больше не понадобятся, и вы решите, что больше не хотите их выполнять. Обязательно просмотрите свой список и удалите их. Более короткий список не только улучшит ваше самочувствие, но и позволит легче определить приоритетные задачи.

Создание временных блоков, ориентированных на задачу

Выделите в календаре время для работы над определенными задачами. Вы можете углубиться в одну задачу или объединить несколько, например, выполнить задачи, которые необходимо выполнить в определенном программном обеспечении или в определенном месте.

Расставьте приоритеты для ваших задач

Существует множество различных методов определения приоритетов ваших задач, наиболее известный из которых — матрица «важно / срочно». Вы также можете разработать свой собственный подход, основанный на ваших рабочих целях. Как только ваш список будет расставлен по приоритетам, посмотрите на элементы с самым низким приоритетом и подумайте, можете ли вы полностью удалить их из своего списка.

Используйте подход к управлению задачами

Существует множество подходов, таких как GTD (Getting Things Done) и Do It Tomorrow.Выберите один для тестирования и посмотрите, поможет ли он вам. Но имейте в виду, что настройка системы — это не то же самое, что выполнение задач. Кроме того, ни одна из систем не является волшебной, и вам нужно следовать ей, иначе время настройки будет просто изменением.

Создать список отстающих

Backburner items — это задачи, которые

• вы, возможно, захотите сделать в будущем и захотите где-нибудь захватить, или
• вы не можете сделать сейчас, потому что сначала должно произойти что-то еще.

Удалите их из основного списка задач и сосредоточьтесь на задачах, которые вы можете выполнить сейчас.

Превратите задачи в действия

Когда вы добавляете элемент в свой список, убедитесь, что он начинается с глагола, чтобы, когда вы приступили к работе, вы знали, какое действие вам нужно сделать.

Работайте над одной задачей за раз

Работая над одной задачей за раз, вы добьетесь ее большего прогресса, чем если бы вы переключались между несколькими видами деятельности. Сосредоточьтесь.

Заключение

Таким образом, важно выполнять свои задачи, потому что это помогает вам чувствовать себя лучше, помогает определить, над чем вам следует работать, и вместе это означает, что вы выполняете больше задач.Это положительный возрастающий круг.

Помогли ли мне эти идеи в выполнении моих задач?

Не обязательно больше с точки зрения количества вещей, которые я вычеркиваю из своего списка, но я определенно выполняю больше важных задач, поэтому мне кажется, что я добиваюсь большего прогресса и добавляю больше ценности.

На работе я разработал подход, который начинается с моих ключевых областей работы, и я определяю приоритетные области для каждого квартала, месяца и недели, которые помогают мне выбирать задачи для моего ежедневного списка.Следующая область, которую я хотел бы улучшить, — это просмотреть свой список, чтобы удалить задачи, которые я больше не хочу выполнять или которые больше не актуальны. Я делаю быстрый обзор каждую неделю, но подозреваю, что там еще есть задачи, которые можно сократить.

Дополнительное чтение

Как выполнить все задачи

Как раз и навсегда завершить задачи и проекты

Как закончить то, что начали

Как закончить начатое

Вам сложно выполнять задания? Каковы ваши самые старые невыполненные задачи? Что помогает выполнять задачи? Как убедиться, что вы работаете над лучшими задачами?

Часто задаваемые вопросы

Как решить, что исключить из списка задач?

Рассмотрите возможность удаления любого из следующих пунктов из вашего списка задач, задач

• , которые больше не актуальны или не нужны
• вы не хотите делать
• вы можете попросить кого-нибудь сделать
• , которые имеют самый низкий приоритет — спросите себя, вероятно ли вы когда-нибудь дойдете до них
• вы можете ‘ В данный момент не работают — добавьте их в список отстающих

Как лучше всего провести свой день?

Это сводится к личному выбору и тому, что работает для вас.Однако часто бывает полезно запланировать вечер накануне, чтобы сразу приступить к работе над значимыми задачами. Также хорошо не перепланировать. Реалистично оценивайте, сколько вы можете выполнить за день, потому что вы хотите дойти до конца дня с чувством достижения, а не разочарования.

Как лучше всего отслеживать свои задачи?

Короткий ответ в одном месте. В более длинном ответе учитывается другая информация, которую вы можете включить в отслеживание, например сроки.Отслеживайте минимальный объем информации, который поможет вам определить приоритетные задачи, иначе вы можете потратить слишком много времени на поддержание своего списка в актуальном состоянии.

Как создать список задач на день?

Начните с просмотра календаря. Какие задачи нужно выполнить сегодня, завтра или на этой неделе? Убедитесь, что у вас есть время поработать над ними. Затем подумайте о крупных проектах, что вы можете сделать сейчас, что поможет вам добиться в них прогресса. Наконец, посмотрите в свой календарь, сколько времени у вас есть на работу над задачами сегодня, выберите небольшое количество задач, которые вы расставите по приоритетам.Помните, если вы выполните их, вы сможете определить некоторые бонусные задачи в своем основном списке.

Нужно ли мне использовать систему управления задачами?

Нет. Есть много систем, которые разные люди считают полезными, но важно, чтобы вы нашли подход, который работает для вас. Это может быть такая система, как GTD, и ее использование, как описывает Дэвид Аллен, это может быть несколько идей из этого поста или идеи из разных мест и создание своей собственной системы. Важно то, что у вас есть система, которую вы будете использовать.

Ваше желание довести дело до конца может подорвать вашу эффективность

У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным. — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Президент Эйзенхауэр был не одинок: в своей трудовой жизни люди постоянно чувствуют себя зажатыми между задачами, требующими немедленного внимания, и задачами, которые важны, которые приближают их к достижению их долгосрочных целей.К сожалению, наши и другие исследования показывают, что у людей есть естественная тенденция чрезмерно сосредотачиваться на первом (например, отвечать на обычные электронные письма) за счет второго.

Одна из основных причин этого заключается в том, что человеческий мозг настроен на поиск завершения и удовольствия, которое оно приносит, — тенденцию, которую мы называем «предвзятостью завершения». Выполнение простых задач, таких как ответы на электронные письма или публикация обновлений в вашей учетной записи Twitter, занимает мало времени и позволяет вам отмечать элементы в своем списке дел.Наше текущее исследование (еще не опубликованное) показало, что отметка пунктов психологически полезна: после того, как вы выполнили задачу, возможность буквально поставить отметку делает вас более счастливым, чем когда вам не дают отметку.

Усложняя дела, завершая сиюминутные, повседневные дела, на самом деле улучшает вашу способность решать более сложные и важные дела. Когда вы достигаете целей, ваш мозг выделяет дофамин. А поскольку дофамин улучшает внимание, память и мотивацию, даже достижение небольшой цели может привести к положительной обратной связи, которая побуждает вас работать усерднее в будущем.

В нашем исследовании мы попросили группу из более чем 500 сотрудников из самых разных отраслей потратить первые несколько минут своего рабочего дня на то, чтобы записать задачи, которые они хотели выполнить в течение дня, и выполнить их в том порядке, в котором они их записали. Две трети сотрудников также попросили отмечать свои задачи по мере их выполнения, а половине этой группы было поручено записать пару быстрых повседневных задач в верхней части своих списков (например, ответить на срочное электронное письмо). ).Все сотрудники следили за своей работой в течение двух недель.

Результаты? Те, кто сначала выполнили пару коротких заданий, а затем отметили другие по мере их выполнения, были наиболее удовлетворены своей работой, почувствовали высочайший уровень мотивации и, судя по их записям, достигли наибольших результатов за неделю. Кажется, быстрое выполнение первых нескольких задач дало им импульс, необходимый для выполнения остальной работы.

Кроме того, выполнение небольших задач высвобождает когнитивные ресурсы, необходимые людям для выполнения других действий.Фактически, исследование показало, что , а не , занимают ваш ум: кажется, вы не можете забыть задачи, которые начали, но еще не завершили, поэтому вам трудно полностью сосредоточить свое внимание на других делах.

Вы и ваша команда Серия

Больше работы сделано

В лабораторном исследовании, которое психолог Блюма Зейгарник провела в 1927 году, взрослые участники выполняли различные простые задания, такие как нанизывание бус и решение головоломок. Иногда участников прерывали, и они не могли выполнить задание; в других случаях им позволяли выполнить задание.После этого Зейгарник спросила участников, какие занятия им запомнились. Участники в два раза чаще запоминали задачи, которые они не выполнили.

В 2011 году психологи Э. Дж. Масикампо и Рой Ф. Баумейстер обнаружили, что люди хуже справляются с задачей мозгового штурма, когда они не могут завершить разминку, состоящую из физической и умственной работы. Поскольку они не вычеркнули задачу разминки из своего умственного списка дел, она помешала последующей работе.

Опасность, конечно, заключается в том, чтобы уделять слишком много времени повседневным и слишком мало важным проектам.

В неопубликованном исследовании с Diwas KC из Университета Эмори и Марьям Кучаки из Северо-Западного университета мы изучили предвзятость врачами отделения неотложной помощи (ED) больницы, куда пациенты прибывают вне графика. Используя данные примерно 43 000 отдельных встреч с пациентами, мы обнаружили, что врачи проявляют предвзятость к выполнению простых задач, когда сталкиваются с возросшей рабочей нагрузкой из-за увеличения числа прибывающих пациентов.

Простые задания в отделении неотложной помощи соответствуют лечению «слабовидящих» пациентов, то есть менее больных. Эта стратегия поначалу кажется полезной: сосредоточив внимание на них, врач повышает свою продуктивность, поскольку у этих пациентов более короткая продолжительность пребывания в больнице. Однако у этого подхода есть как минимум две проблемы. Во-первых, пациенты с более серьезными проблемами ждут дольше, что, очевидно, не очень хорошо. Во-вторых, с каждым дополнительным легким пациентом, которого лечит врач, она замедляется, поэтому существует риск того, что врач устанет и станет менее эффективно выполнять свою работу до того, как будет иметь дело с пациентами с более тяжелыми состояниями.

Как вы можете гарантировать, что не поддаетесь предвзятости к завершению, соблюдая баланс между более легкими краткосрочными усилиями и более жесткими долгосрочными целями? Один из способов — проверить, как вы структурировать свой рабочий день, и, при необходимости, изменить то, как вы планируете свои ежедневные задачи.

Важно знать свои приоритеты. Это может показаться очевидным, но удивительно, как много людей не определяют свои три-пять главных приоритетов или не меняют структуру своего рабочего дня при изменении приоритетов.Четкое определение приоритетов поможет вам уделять им достаточно времени. Вот пример того, как это сделала группа руководителей GE.

Как показывает исследование с группой из более чем 500 сотрудников, другая тактика заключается в использовании предвзятого отношения к завершению путем решения пары повседневных задач в начале рабочего дня, чтобы вы могли подготовить свой разум к тому, чтобы сразу же заняться более важными делами.

Более вдумчиво подходя к своему распорядку работы, вы можете быть уверены, что предвзятость к завершению работы приведет вас к большей, а не меньшей продуктивности и эффективности.

Завершение ваших задач | Университет Западной Флориды

Как выполнить задачи, связанные с обращением за финансовой помощью.

Завершение ваших задач

1. После входа в систему вы попадете прямо в список задач.
2. Выбор любого места в задаче расширяет задачу, чтобы предоставить вам дополнительную информацию.
3. В рамках каждой задачи вам будет предложен шаг или шаги, которые необходимо выполнить. Каждый шаг предоставит вам дополнительную информацию.Обратите внимание, что некоторые шаги могут содержать внешнюю ссылку для заполнения необходимой информации.

Типы задач

• Веб-формы: Документы, заполненные в электронном виде.
• Запросы (не запросы на апелляцию): Разрешить вам запросить электронную подпись родителя.
• Загрузки: Бланки, требующие подписи от руки.
• Загрузок: Любые дополнительные документы, которые могут быть запрошены.
• Ссылки: Доступно, если для выполнения задачи требуется внешний сайт (например,g., используя IRS-DRT через FAFSA).
• Шаги с опциями: Ваши ответы определяют последующие необходимые документы.
• Задачи отправки / редактирования: Отправляйте и редактируйте документы по мере необходимости, пока не выберете Готово .
• Дополнительная информация о задачах: Задачи можно выполнять в любом порядке.
  • Завершенные шаги отмечены галочкой.
  • Незаконченные ступени обведены открытым кругом.

Как студенты ставят электронную подпись (электронную подпись) на веб-форме

• Заполните все разделы веб-формы.
• Убедитесь, что на экране Просмотреть и подписать не требуется никаких исправлений.
  • Если требуется исправление (я), выберите ссылку (ссылки) на соответствующий раздел.
• Когда будете готовы к электронной подписи, используйте созданный PIN-код и введите его в поле E-Sign.
  • Если PIN-код не был создан, появится ссылка.
  • Затем вы создадите 5-значный PIN-код.
• Нажмите кнопку E-Sign.
  • Если вы откажетесь от электронной подписи, форму можно будет распечатать для подписи от руки.
• Появится поле Согласие на использование электронной подписи . Внимательно прочтите перед тем, как принять.
  • Это согласие появляется при первом использовании электронной подписи или если вы ранее отказались от нее.
  • Поле Успех появится после подтверждения.
• Студентам-иждивенцам будет предоставлена ​​возможность запросить электронную подпись родителей.
  • Из родителя (ей), указанного в FASFA, выберите, какого родителя использовать для электронной подписи.
  • Введите и подтвердите адрес электронной почты родителя (должен отличаться от адреса ученика).
  • Нажмите кнопку Отправить запрос .
  • При необходимости студенты могут отредактировать или отменить запрос. Вы бы отменили запрос на редактирование документа.

Как родитель подписывает электронную форму

• Применимо только к учащимся-иждивенцам и родителям, указанным в FAFSA.
• Как минимум один родитель должен пройти проверку SSA.
• Если родитель не имеет права на E-Sign, ученик автоматически уведомляется.
  • Форма будет автоматически преобразована в загружаемый формат.
  • Студент может распечатать для подписи от руки.
  • Затем учащийся может загрузить подписанный от руки документ.
• Учащийся должен инициировать запрос до электронной подписи родителя.
• После того, как запрос сделан, родитель получит уведомление по электронной почте.
• Родитель выберет кнопку Предварительный просмотр , чтобы просмотреть веб-форму, требующую электронной подписи.
  • Если форма требует исправлений, выберите Форма не утверждена для получения дополнительных сведений.
• Когда будете готовы к электронной подписи, введите пароль, созданный для вашей учетной записи, в поле E-Sign.
• Родитель возвращается на экран своей учетной записи.
  • Если не указаны дополнительные документы, никаких дальнейших действий.
  • Если указаны дополнительные документы, повторите те же шаги электронной подписи.
• Если родитель откажется от E-Sign, учащийся не сможет использовать E-Sign (учащийся получит уведомление).
• Родители имеют доступ только к формам, требующим их подписи.

Задач выполнено

Когда все задачи будут отмечены галочками (включая все последующие запросы документов), в вашем файле будет отображаться: «Поздравляем! Ваш файл был отправлен на рассмотрение в отдел финансовой помощи. В настоящее время никаких дальнейших действий не требуется ».

Дополнительные ресурсы и видеопомощь

Инструкции

Видео

.