Планирование времени тайм менеджмент: управление временем + основы (31 лайфхак)

Тайм-менеджмент: лучшие методы управления временем

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей. Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим. Питер Друкер

Тайм-менеджмент входит в ТОП-10 навыков, которые ценят работодатели в сотрудниках больше всего. Почему работодателю важно, чтобы сотрудник имел навыки управления временем? Руководители хотят работать с подчиненными, которые вовремя приходят на работу, умеют точно рассчитать время на выполнение поставленной задачи, соблюдают дедлайн, умеют правильно расставлять приоритеты и планировать свой рабочий день.

Перед тем, как перейти к методам тайм-менеджмента, необходимо разобраться, какие факторы мешают эффективно использовать свое время.

Сделайте экспресс-диагностику: Определите барьеры, которые мешают вам оптимально использовать свое время.

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный,  несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель —  дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет —  все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем и пройти

онлайн-тест  «Как вы расходуете свое время?»

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами:

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем

6 лучших методов тайм-менеджмента

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

 Матрица Эйзенхауэра

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты  или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

• эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
• мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации
• за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
• проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование
• управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
• разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм
• генерация новых идей, творчество;
• коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений
• четкое видение всех «за» и «против»;
• более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Как использовать метод SMART в работе?

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello — это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве.  Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote — веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

3. Держите свою жизнь под контролем с Wunderlist. Выполнять повседневные задачи стало проще, чем когда-либо. Планируете ли вы отпуск, хотите ли поделиться списком покупок с партнером или управляете одновременно несколькими проектами, — вам поможет Wunderlist, в котором вы можете планировать выполнение, как личных, так и профессиональных задач.

Рекомендуемые книги для прочтения:

1. Джулия Моргенстрен «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью».
2. Брайн Трейси «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку».
3. Алан Лэйкин «Искусство успевать».
4. Тони Бьюзен «Научите себя думать».
5. Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

Карьерный эксперт, копирайтер по резюме и деловому письму, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Похожее

менеджмент — что это такое » Навыки управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

I. Тайм менеджмент — что это
II. Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента
1. Планируйте
2. Ставьте четкие цели
3. Не распыляйтесь
4. Расставляйте приоритеты
5. Отдыхайте и расслабляйтесь
6. Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами
7. Ставьте дедлайны 
8. Разберитесь, куда уходит время
9. Грамотно делегируйте задачи сотрудникам
III. Вместо заключения: рекомендуем почитать

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

• позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
• помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
• не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента 

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Назад к содержанию

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Источник: https://media.giphy.com

Назад к содержанию 

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Как правильно сгруппировать дела?

• Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
• Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Назад к содержанию

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

• занимайтесь текущей задачей 25 минут;
• сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
• после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.

На создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидора
Источник: flickr.com/photos

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.

SalesapCRM — простая облачная CRM-система для повышения вашей прибыли:

• захват заявок с сайта, почты и соцсетей
• быстрая техподдержка online
• бесплатный тариф
• гибкие настройки под каждый бизнес

• автоматизация без блок-схем
• наглядные отчеты и аналитика
• изменение настроек без программиста
• IP-телефония, sms-рассылки и другие интеграции

Начните зарабатывать больше прямо сейчас!

Ставьте дедлайны 

Если у задачи нет четкого срока завершения, ее можно выполнять неделями или забросить вовсе. Дедлайн же заставляет вас быть более собранным и не откладывать дела слишком сильно. Если все же не получается успеть к назначенному себе сроку, его всегда можно чуть перенести.

Разберитесь, куда уходит время

По опросу salary.com, 89% американцев признаются, что отвлекаются на рабочем месте каждый день. Больше всего времени отнимает Интернет (26%), на втором месте бесполезные рабочие собрания и болтовня с коллегами (по 24%).

Зайти в соцсеть или включить игру на минуточку, а потом очнуться через пару часов? Такое знакомо многим. Попробуйте в течение недели поминутно фиксировать свой рабочий день в таблицу. Затем проанализируйте отчет и решите, от каких бесполезных дел можно отказаться полностью, а какие — ограничить.

Шаблон таблицы для фиксирования сделанного

Назад к содержанию

Грамотно делегируйте задачи сотрудникам

Знаете, каково главное правило любого руководителя? Как только появляется новая задача, надо придумать, кому ее передать. И это не лень, это единственный способ сохранить время на решение стратегических вопросов, которые никто кроме вас не осилит.

Стивен Кови, консультант по управлению и руководству, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»:
— Правильное делегирование другим является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Кови рекомендует как можно реже «делегировать исполнение» — когда вы указываете сотруднику, что ему надо сделать на каждом этапе выполнения задачи. Этот метод требует пристального контроля с вашей стороны и не экономит время. Куда продуктивнее «делегирование руководства» — когда вы требуете от сотрудника получить определенный результат, а способы его достижения он выбирает сам. Кажется сложным, но гуру тайм-менеджмента утверждают, что такое управление временем куда эффективнее, ведь во-первых, вам не придется контролировать каждый шаг сотрудника, а во-вторых, он научится самостоятельному мышлению и креативу.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Автор: Любовь Аброськина

582

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем

Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

Содержание

1. Многообразие форм тайм-менеджмента
2. Определение целей управления временем
3. Этапы управления временем: прежде чем начать
4. Проверочный тест

Многообразие форм тайм-менеджмента

Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.

Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.

Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.

Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.

И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.

Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.

Таблица 1 — Типы управления временем

Примечание: Содержание таблицы изменено автором таким образом, чтобы сместить акценты с профессионального и корпоративного тайм-менеджмента на исходные, более общие типы — ролевой и социальный тайм-менеджмент.

В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.

Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.

Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.

Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.

Концепция включает в себя следующие элементы:

• причину и повод управления временем;
• цель управления временем;
• ценности и принципы управления временем;
• философию управления временем.

Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.

В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.

Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.

Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Этапы управления временем: прежде чем начать

Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:

1. регистрация времени;
2. управление временем;
3. укрупнение времени».

Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:

Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.

Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:

ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)

Луцилия приветствует Сенека!

Одно лишь время следует беречь.

Не дай его украсть минутам неги,

Пустым мгновеньям бесполезных встреч.

Всю жизнь свою в делах проводим, но не

Полезных, большей частью, а дурных…

Затем — безделье, а, на остальное —

Годами не выкраиваем миг.

Ты назовешь кого-то из знакомых,

Кто б знал, что умирает каждый час?

Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,

А — в каждом, ежедневно и сейчас.

Всё нам — чужое, только время — наше!

А мы его совсем не бережём:

Любой знакомый подставляет чашу,

И мы ему — «по краешек» нальём.

Стараюсь избегать подробных писем

(Зачем перемывать в них дребедень):

Тем менее от «завтра» ты зависим,

Чем лучше контролируешь свой день.

Я удивляюсь: сколь же люди глупы,

И как ничтожна тщетность их пути…

Дают в кредит — считают каждый рубль,

А время — им никто не возвратит…

Те, на кого ты целый день потратил,

Не ощущают, что они — в долгу!

Попробуй-ка призвать их всех к расплате:

Один ответ: Простите, не могу!

Я — расточитель, тщательный в подсчётах.

Я знаю: с кем и сколько потерял…

Ведь время больше требует учёта,

Чем популярный жёлтый минерал.

Богат — лишь тот, кто малостью доволен,

Кто не зовет на помощь докторов,

Не понимая, отчего он болен…

Не забывай про время.

Будь здоров.

Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:

• Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
• Оценка степени наполненности прожитого времени.

Упражнение 1.2.

Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.

Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.

Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.

Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время»):

1. Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
2. Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
3. Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?

Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.

Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 1)

Существует множество техник тайм-менеджмента, разбросанных по десяткам книг различных гуру саморазвития и личной эффективности. Мы решили отобрать для вас наиболее эффективные, на наш взгляд, методики. И вот что у нас получилось.

1

Соотносите свой график с пиками продуктивности

В соответствии с индивидуальными особенностями суточных биоритмов, у каждого человека есть пики активности, плато и периоды упадка сил. Итак, на то время, когда вы чувствуете максимальный прилив энергии, планируйте самую сложную и ответственную работу. Оставшееся время посвятите более простым и незначительным делам, вроде наведения порядка, проверки электронной почты и т.д.

То же самое касается и недельного расписания. К примеру, считается что вторник – это самый продуктивный день для большинства людей. У вас это может выглядеть несколько по-иному.
Понаблюдайте за собой и отмечайте в течение нескольких недель часы и дни с наивысшей и наименьшей продуктивностью, а затем планируйте свои дела в соответствии с выявленными закономерностями.

2

Планируйте свой день накануне

Перед сном потратьте 5 минут на написание списка задач на следующий день. Эти дела должны помочь вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям. Планируя заранее накануне вечером, вы будете лучше подготовлены морально к предстоящим вызовам. В результате, утром будет значительно легче приступить к делу, зная, что именно вы планируете осуществить. Кроме того, вам не придется тратить время на выбор следующей задачи. Вы уже будете знать, чем заняться дальше.

3

Начните день с самой важной работы

Марк Твен как-то сказал: «Если ваша работа – есть лягушку, то лучше сделать это первым делом с утра. И если ваша работа – съесть двух лягушек, то начните с самой большой».
Это один из лучших методов управления временем. Составляя план на день, выделите самую сложную, существенную или неприятную задачу и поставьте ее на утро. Решив эту задачу первым делом, вы получите чувство выполненного долга и заряд мотивации в самом начале дня, что не сможет не сказаться на ваших дальнейших результатах. Такой подход куда более эффективен и приятен, чем оттягивание ненавистного дела до вечера, когда вы уже устали и утратили мотивацию к работе.
Следуя этой методике, вы всегда будете уверены, что по крайней мере самые важные дела для достижения своих целей вы уже сделали.

4

Расставляйте правильные приоритеты

Умение правильно обозначить приоритет в своих делах является одним из наиболее важных навыков тайм-менеджмента. Вы должны научиться выделять те задачи, от которых в наибольшей степени зависит достижение ваших целей.
Для этого воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, которая позволяет быстро найти срочные и важные дела. Просто выполните следующие шаги:

1. Составьте список дел. Не задумывайтесь о каком-либо порядке или приоритетности, просто запишите их.
2. Подумайте, что срочно, а что важно. Возле каждого дела поставьте отметку “В” (важное) и “С” (срочное). При этом каждое дело может получить две отметки, одну, или вообще никакой.
3. Теперь остается определить каждое дело в одну из четырех категорий: “важные и срочные”, “важные, но не срочные”, “срочные, но неважные”, “не срочные и не важные”. Для удобства вы можете разделить лист на 4 части и записывать задачи в соответствующие прямоугольники.
4. Далее выполняйте задачи в соответствии с получившимися приоритетами:

• важные и срочные – занимайтесь ими в первую очередь;
• срочные, но не важные – по возможности делегируйте их;
• важные, но не срочные – дела второй очереди. Запланируйте их выполнение;
• не срочные и не важные – отложите их до лучших времен.

5

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра обнаружит пул не очень важных (для достижения ваших целей), но все же необходимых и срочных дел. Лучшее, что вы можете с ними сделать – это поручить их выполнение кому-нибудь другому. Это позволит сосредоточиться на том, что действительно приближает вас к цели.
Следующие советы помогут вам делегировать максимально эффективно:

• Найдите подходящего человека: тот, кому вы делегируете задачи, должен обладать всеми необходимыми навыками для выполнения этой работы;
• Обеспечьте ясные инструкции. Сделайте так, чтобы сотрудник совершенно точно знал, что он должен делать и для чего это необходимо. Напишите пошаговое руководство, дайте сотруднику возможность задать вопросы и уточнить неясные моменты.
• Определите критерии достижения результата и точные сроки выполнения задачи;

6

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.

Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:

• Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
• Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
• Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
• Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
• Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
• Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.

Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.

7

Устанавливайте временные ограничения

Люди работают лучше, если они имеют ограничения по времени. Вы и сами наверняка замечали ускорение от волшебного пинка дедлайна. Закон Паркинсона гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения». Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить свой мозг сосредоточиться и включиться на полную.

Поэтому всегда, при любой возможности устанавливайте сроки, даже если в этом нет насущной необходимости. Каждый раз старайтесь сокращать их и выполнять задачу быстрее. К примеру, если вы обычно тратите на просмотр почты и написание писем 20 минут, поставьте таймер на 15 и попытайтесь уложиться в это время.

Это также помогает избавиться от ненужных отвлечений. Вы не будете заглядывать в Facebook, если будете знать, что времени хватает впритык.

8

Устранение отвлекающих факторов

Если вы один раз отвлеклись на проверку уведомлений в смартфоне, вам потребуется в среднем 23 минуты 15 секунд, чтобы вновь сконцентрироваться на выполняемой ранее задаче. По крайней мере так утверждает исследование Калифорнийского университета. Мы теряем многие часы жизни на секундные посматривания в смартфон или пустые разговоры с коллегами.
Следующие советы помогут избежать отвлекающих факторов и полностью сосредоточится на деле:

• Отключите все уведомления на телефоне, компьютере и планшете;
• Также отключайте Wi-Fi, если интернет не нужен непосредственно для работы;
• Спрячьте телефон в таком месте, куда вам будет трудно добираться от рабочего стола;
• Наденьте наушники – другие люди с меньшей вероятностью подойдут, чтобы побеспокоить вас;
• Выйдите из аккаунтов социальных сетей и не просматривайте их во время работы. Если уж это так необходимо, выделите для этого специальное время.
• Если у вас есть кабинет, просто закройтесь в нем.

9

Принимайте быстрые решения для незначительных вещей

90% решений, которые мы принимаем в течение дня, не обладают каким-то существенным влиянием на нашу жизнь. Сюда относится выбор места обеда или покупки стандартного предмета одежды. Поэтому вы не должны тратить слишком много времени на поиск информации и обдумывание таких вещей. Заставляйте себя быстро, в течение нескольких секунд расправляться с ними. Тогда у вас останется больше времени для действительно важных вопросов, таких, как поиск новой работы, к примеру.
Чтобы понять, что для вас действительно имеет значение, воспользуйтесь правилом “10-10-10-” и  ответьте на следующие вопросы:

• Как я буду относиться к этому решению через 10 минут?
• Как я буду себя чувствовать через 10 месяцев?
• А через 10 лет?

10

Отслеживайте свое время

Чтобы управлять чем-то, нужно хорошо знать, как это работает. Это же справедливо и для времени. Задайтесь целью понять, на что вы тратите свое время, и какие результаты это в конечном итоге приносит. Если вы проводите много времени за компьютером, воспользуйтесь программой  RescueTime. Она позволяет точно отследить все действия на компьютере и таким образом понять, куда вы действительно тратите свое время.

Для всего остального используйте блокнот или электронную записную книжку. Отмечайте время начала и окончания каждого дела. Через неделю-две таких наблюдений вы уже сможете понять, какие утечки времени вы следует закрыть, и за счет чего действительно реально повысить продуктивность.

По сути, это то же самое, что вы делаете с деньгами – отслеживаете расходы, чтобы понять, на чем можно сэкономить. Время – это такая же ваша валюта, ресурс. Считайте его и тратьте с умом.

11

Правило 2-х минут

Это правило состоит из 2-х частей.

Часть 1.  Если что-то можно сделать за две минуты, просто сделайте это. Не добавляйте в список дел, не откладывайте на потом его и не делегируйте кому-то другому. Просто сделайте это. Например, ответьте на письмо босса или поставьте тарелку в посудомоечную машину сразу после еды. Или же черкните план на день за чашкой утреннего кофе.

Часть 2. Если что-то требует больше времени, скажите себе, что вы будете делать его в течение 2-х минут. Всего 2 минуты – это совсем немного. Однако проработав их, вы скорее всего продолжите дальше.
Этот нехитрый трюк тем не менее позволяет безболезненно победить инерцию покоя и наконец взяться за дело, которое так долго откладывалось.

Резюме

Ищите пики продуктивности и назначайте на них самые важные дела. Планируйте день заранее, чтобы быть готовым сразу приступить к делу. Делайте наиболее важные, но неприятные дела в первой половине дня, чтобы зарядиться мотивацией на все оставшееся время. Распределяйте дела по приоритетам с помощью матрицы Эйзенхауэра. Делегируйте неважные, но срочные задачи. Автоматизируйте рутину. Устанавливайте временные ограничения для всех дел. Избавьтесь от всего, что отвлекает. Не тратьте время на обдумывание несущественных решений. Отслеживайте то, как вы тратите время и ищите возможность сэкономить. Преодолевайте прокрастинацию с помощью правила 2-х минут.

Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Хабр

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам. Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться. Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн

Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день…

Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас. У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием. И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться. Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи. Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

• Карьера
• Саморазвитие
• Общество
• Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:
— Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков. Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.
— Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.
— Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
— Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже. Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективность\продуктивность по дням недели:

Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе. Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо. Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть. Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное. На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности. Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”. Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории. С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время. Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее. Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного. Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве. Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день. Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе. Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя. Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню. Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой. Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете. Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким. Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы. Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете. Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

Урок 5. Инструменты для управления временем и повышения личной эффективности

А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок 3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Содержание

1. Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента
2. 7 сервисов и программ для планирования и управления временем
3. Отдельные рекомендации и приёмы
4. Проверочный тест

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно, лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него – элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги «7 навыков высокоэффективных людей», посвящённого 3 навыку – определению приоритетов.

1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, мы уже писали. Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации – организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция – напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель списка дел. Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, откладывание дел, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

• Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
• Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
• Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
• Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и удержать внимание сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» – ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» – главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

• Sort – сортируйте дела и вещи вокруг себя.
• Purge – очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
• Assign – назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу – своё время.
• Containerize – определяйте параметры каждой значимой деятельности.
• Equalize – время от времени переоценивайте свою систему.

Отдельные рекомендации и приёмы

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он – плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области – неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими – настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими биологическими ритмами определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

1

Google Keep

Google Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

2

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

3

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

4

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

5

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов.

6

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации.

7

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Сергей Крутько

10 книг, которые научат правильно распоряжаться временем

Универсального рецепта продуктивности не существует. У всех нас разные приоритеты в работе и занятиях, свои особенности циркадных ритмов и уникальный склад психики. Поэтому то, что работает для одного, может не подойти другому.

Мы собрали популярные книги по тайм-менеджменту, в которых представлены различные подходы к планированию. Некоторые из них содержат практические советы по самодисциплине, другие предлагают для начала расслабиться и понять, почему вы не успеваете сделать всё, что собирались.

1. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен

Одна из самых известных в мире книг по тайм-менеджменту и личной эффективности, переведённая на 30 языков. Её автор — Дэвид Аллен, консультант по вопросам продуктивности, который обязан своей популярностью придуманной им методике Getting Things Done. Она и излагается в этой книге.

Суть GTD состоит в том, чтобы освободить ресурсы, которые мы тратим на запоминание текущих дел. Для этого нужно однократно и как следует спланировать всё заранее, а сами задачи перенести на внешний носитель. Книга была издана в 2001 году, так что папки и скоросшиватели упоминаются в ней наравне с программным обеспечением. Сегодня мы сказали бы, что электронные носители уверенно вытесняют бумажные планировщики (хотя кому-то подходит, например, рукописный bullet journal).

В управлении рабочим процессом Аллен выделяет пять основных этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия. Разложить по такой схеме можно что угодно: текущие дела, проекты, обязанности, планы на ближайшие годы, личные перспективы и целую жизнь. Главное — начать с составления списка задач и закончить созданием простой системы для совершения необходимых действий.

Купить книгу

2. «Не откладывай на завтра», Тимоти Пичил

На страдания о том, почему мы не приступаем к актуальным задачам, тратится так много энергии, что с лихвой хватило бы на их выполнение. Тем более что аппетит приходит во время еды, а работа затягивает. Тогда как мысли о том, как вам не хочется её делать, только тратят ресурсы и приносят неприятные эмоции. Главное, за дело потом всё равно придётся браться — только уже измученным и в условиях дефицита времени.

Тимоти Пичил, профессор психологии из Карлтонского университета, изучает проблему прокрастинации с 1995 года. По его мнению, откладывание на завтра — это одна из вредных привычек, в основе которой лежат подсознательные мотивы. А значит, её можно бросить. Книга Пичила рассказывает, как именно это сделать. Но сперва придётся признать, что никто, кроме нас самих, не мешает нам следовать собственным планам и заканчивать все дела вовремя.

Купить книгу

3. «Тайм-менеджмент», Брайан Трейси

Брайан Трейси — канадско-американский мотивационный оратор и автор множества книг о саморазвитии. В «Тайм-менеджменте» он предлагает 21 конкретную технику управления временем, а также рассказывает, как справиться с отвлекающими факторами, побороть прокрастинацию и научиться делегировать задачи.

Здесь описаны принципы, на базе которых можно построить управление рабочими процессами. Например, согласно правилу Парето, реализация 20% объёма задач обеспечит выполнение работы на 80%. Поэтому каждое утро, приступая к делам, нужно оценить, какие из них позволят получить наибольшую отдачу и достичь самых важных целей.

А для того чтобы добиться максимальной продуктивности и мобилизовать ресурсы, Трейси советует придумать мотивацию. Например, представить, что вам предложили отправиться в оплачиваемый отпуск, если за один день вы сумеете сделать все самые важные вещи, запланированные на целую неделю.

Купить книгу

4. «Делай меньше. Как избавиться от желания всё успеть», Фергус О’Коннел

Фергус О’Коннел предлагает проиграть битву, чтобы выиграть войну, и признать: все дела не переделаешь. Принятие этого факта парадоксальным образом освобождает и дарит новые возможности.

Улучив для себя немного времени, например не засиживаясь допоздна на работе, вы в конечном счёте обретёте больше энергии и творческих сил. Для этого потребуется вычеркнуть из списка дел какие-то вещи. Но проблема в том, что обычно в первую очередь люди удаляют из него то, чем им действительно хочется и нравится заниматься. Так теряется баланс между работой и личной жизнью. Чтобы восстановить его, автор рекомендует научиться делать меньше.

Правила планирования, которые содержатся в книге, помогут ранжировать задачи по степени важности и понять, в каком порядке к ним приступать.

Купить книгу

5. «Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели», Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза

Ещё одна книга с парадоксальным названием, авторы которой предлагают отказаться от суетливых действий и научиться входить в состояние потока. Кроме практических советов о распределении времени, здесь есть стремление философски осмыслить саму концепцию деятельности. Так что «Быстрая черепаха» подойдёт тем, для кого жизненно важно не только знать, как что-то делать, но и понимать, зачем и почему. Авторы уверены, что одно без другого не существует.

Нельзя сказать, что эта работа о тайм-менеджменте как таковом. Скорее, речь идёт о целеполагании и эффективных способах достижения результатов. Однако, освоив авторскую методику неделания и научившись быть здесь и сейчас, можно куда более успешно справляться с рутинными задачами. Правда, нужно быть готовым, что на этом пути придётся разбираться с когнитивными искажениями и эмоциями, которые мешают ясно мыслить. «Оставьте свой разум в покое, и он заработает для вас и вместе с вами», — советуют авторы.

Купить книгу

6. «Книга о потерянном времени», Лора Вандеркам

Постоянные размышления об экономии времени не путь к эффективному тайм-менеджменту, а невроз, считает Лора Вандеркам. Тратя на это энергию, мы мешаем себе сконцентрироваться на действительно важных вещах. Вместо того чтобы беспокоиться, нужно отдавать силы занятиям, которые приносят позитивные эмоции. Для определения приоритетов автор рекомендует сформулировать свои ключевые компетенции — области их приложения и будут делами, которые у вас получаются лучше всего и на которые стоит обратить внимание в первую очередь.

Одна из сквозных тем «Книги о потерянном времени» — совмещение работы и семьи, поэтому она в особенности будет полезна работающим матерям. У самой Лоры есть сын, так что тема ей близка. Однако она не пытается предстать в качестве гуру счастливой жизни и не сводит всё к собственному опыту. Вандеркам в первую очередь журналист, поэтому книга во многом основывается на интервью с разными успешными людьми — теми, кому удалось устроить жизнь в согласии с собственными желаниями, не обладая при этом известностью и богатством.

Купить книгу

7. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове», Реджина Лидс

Реджина Лидс предлагает комплексный метод, который можно применять к чему угодно. Суть его в следующем: если вы один раз устранили хаос в своих вещах и документах, привыкли совершать некие действия в определённом порядке и научились быстро и чётко доносить до других свои мысли, на всё будет уходить куда меньше времени. И в книге есть годовой план действий, который поможет достичь этих и многих других целей.

В качестве инструментов, которые научат читателя организованности и помогут победить окружающий хаос, выступают диета, упражнения, ведение рабочего дневника, создание дримборда (доски визуализации с целями), навыки распределения времени, формирование полезных привычек и режима. Чтобы всё это не казалось слишком унылым и не напоминало самодрессировку, в системе есть место и для способов себя порадовать, которые станут наградой за старания.

Купить книгу

8. «Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успеть всё», Дэйв Креншоу

Способность браться за несколько дел одновременно считается добродетелью успешного человека со времён Гая Юлия Цезаря. Дэйв Креншоу с помощью конкретных кейсов разоблачает этот миф и доказывает: погнавшись за всеми зайцами сразу, вы просто сорвёте дедлайн. Вместо того чтобы пытаться сделать всё одновременно, автор советует научиться переключению между задачами. Делать это проще всего, тренируя внимание.

Книга будет полезна тем, кто хочет изменить свои рабочие привычки или просто проверить, действительно ли многозадачность так хороша, как о ней говорят.

Купить книгу

9. «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей», Дональд Рос

Творческую работу обычно связывают с вдохновением. А вдохновения принято ждать, как у моря погоды. Однако его можно вызвать, если научиться сосредотачиваться и входить в состояние потока.

Ещё одна популярная проблема творческих работников — обилие идей и проектов, которые существуют только в воображении. Такие люди способны ставить самим себе интереснейшие задачи, но вот времени и сил на их выполнение часто не хватает.

В своей книге Дональд Рос рассказывает о том, как достичь концентрации и научиться грамотно отделять вещи первостепенной значимости от того, что менее важно. Он предлагает не составлять список дел, а идти от противного — начать отказываться от некоторых амбиций, чтобы сконцентрироваться на самом главном. Это помогает спокойно переходить от одной задачи к другой, не зависая над ними и не паникуя из-за широты возможностей. Если верить автору, его метод позволяет успешно совместить творчество и самодисциплину.

Купить книгу

10. «Муза и чудовище. Как организовать творческий труд», Яна Франк

Ещё одна книга о менеджменте в креативной сфере от художницы и блогера Яны Франк. «Муза и чудовище» рассказывает о том, как творчеству (музе) примириться с порядком (чудовищем, которое, согласно общему мнению, пугает всех творческих людей). Книга рекомендуется всем, чья работа предполагает полёт фантазии: дизайнерам, художникам, журналистам, руководителям в креативных областях.

По мнению Яны Франк, хаос и свобода совершенно разные вещи. Если свобода — необходимое условие для творческого самовыражения, то хаос это самовыражение душит, не оставляя для него пространства и ресурсов. Так что пора браться за дело и упорядочивать свои рабочие процессы. Кстати, кроме теоретической части книга содержит 150 страниц ежедневника, размеченного по авторскому методу.

Купить книгу

Эту рубрику мы делаем вместе с сервисом заказа такси «Ситимобил». Для читателей Лайфхакера действует скидка на первые пять поездок — 10% по промокоду СИТИХАКЕР*.

Цена:
Бесплатно

Цена:
Бесплатно

*Акция действует по Москве, МО, Ярославлю только при заказе через мобильное приложение. Организатор — ООО «Сити-Мобил». Местонахождение — 117997, г. Москва, ул. Архитектора Власова, д. 55. ОГРН — 1097746203785. Срок проведения акции — с 7.03.2019 по 31.12.2019. Подробности об организаторе акции, о правилах её проведения можно узнать на сайте организатора по адресу www.city-mobil.ru.

Читайте также
⏱🤔☝

Руководство по планированию рабочего времени

В «Совете молодому торговцу, написанном старым» Бенджамин Франклин написал:

«Помните, что время — деньги. Тот, кто может заработать десять шиллингов в день своим трудом и уезжает за границу или сидит без дела половину этого дня, хотя он тратит всего шесть пенсов во время своего развлечения или праздности, это не следует считать единственными расходами [sic]; он действительно потратил или выбросил еще пять шиллингов ».

Используя больше слов, чем необходимо, Франклин говорит, что пропустить половину рабочего дня — это то же самое, что выбросить половину заработной платы.Точно так же, потратить целый день на выполнение четырехчасовой работы — это то же самое, что ваш работодатель выбрасывает половину дневной заработной платы, которую вы платите за работу, которую вы не выполняли.

Умение составлять график и эффективно управлять своим временем может сэкономить вашей компании тысячи долларов, поскольку вы эффективно переходите от одного проекта к другому.

В этой статье мы обсудим, как создать расписание управления временем, которое будет работать с помощью легко доступных и интуитивно понятных инструментов.

Ежедневный график (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

Как создать успешный график

В сутках 24 часа.В идеальном мире восемь из этих часов можно было бы проводить каждую ночь во сне, а еще восемь часов — на работу. Если вы проводите на работе более восьми часов каждый день, вы делаете это неправильно. В конце концов, чтобы жить, нужно работать, а не жить, чтобы работать.

Но научиться эффективно планировать свое время, чтобы работа могла быть завершена в отведенное время, может быть настоящей проблемой. Если вы создаете расписание, которому будете следовать только вы, это может быть немного проще, чем создать расписание, которое будет работать для всех.Если у вас есть члены команды, которые участвуют в нескольких командах, это может быть еще сложнее.

В следующих разделах мы представим шаги, которые повысят ваши шансы на успех в бизнесе и планирование личного времени, чтобы вы могли выполнить свою работу и у вас было время для того, что вы хотите сделать.

Шаг 1. Составьте список всех ваших задач и назначений

Запись ваших задач и заданий помогает вам подумать о том, что нужно сделать. Это полезное упражнение, которое поможет вам убедиться, что ничего не упущено из виду.

Если какая-либо из ваших задач является частью более крупного проекта, который зависит от работы, выполняемой другими, вы захотите проконсультироваться с ними, чтобы убедиться, что все записано. Убедитесь, что вы включили всех, кто будет участвовать.

Во время консультаций с командой и профильными экспертами не забывайте о масштабах проекта. Вы не хотите включать какие-либо задачи, которые могут сорвать проект. Также полезно оценить ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения задач.

Шаг 2: Определите свои приоритеты

На этом этапе вам необходимо определить, какие задачи являются наиболее важными. Чтобы определить свои приоритеты, вы можете использовать следующие критерии, определенные в матрице Эйзенхауэра:

• Важное и срочное: Это задачи, которые выполняются немедленно и лично. В крайнем сроке нет отсрочки.
• Важно, но не срочно: Это задачи, которые вы обязались выполнить и у которых есть твердый срок выполнения, но их не нужно выполнять сегодня.По-прежнему важно запланировать время для выполнения этих задач, иначе они будут перемещены в квадрант «Важное / Срочное».
• Не важно, но срочно: Обычно это задачи, которые необходимо выполнить немедленно, но не обязательно вам. Постарайтесь делегировать как можно больше.
• Не важно и не срочно: Эти задачи можно определить как «занятая работа». Задачи такого типа не имеют ценности или не имеют никакой ценности, и их следует по возможности исключить.

Матрица Эйзенхауэра взята из цитаты, приписываемой президенту Дуайту Д.Эйзенхауэр: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Пример матричной диаграммы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Шаг 3: Оцените время, необходимое для выполнения каждой приоритетной задачи

Если вы работаете над проектом, в котором участвует группа, вы можете проконсультироваться с членами группы, чтобы помочь вам определить, сколько времени потребуется для выполнения отдельных задач. Вы можете попробовать один из следующих методов оценки:

Экспертная оценка

Общайтесь с людьми, знакомыми или имеющими опыт работы с аналогичной задачей.Их опыт поможет вам определить разумные сроки для выполнения задачи.

Аналогичная оценка

Посмотрите на похожие прошлые проекты, чтобы оценить, сколько времени займет этот проект. Например, если вам потребовалось 30 минут для обновления информации на веб-странице, вы можете разумно оценить, что для обновления веб-страницы аналогичной длины потребуется 30 минут.

Параметрическая оценка

Эта стратегия аналогична аналогичной оценке, за исключением того, что она допускает масштабируемость.Например, если вам требуется два часа, чтобы косить лужайку площадью один акр, вы можете оценить, что вам понадобится четыре часа, чтобы косить газон площадью два акра.

Оценка PERT

Этот метод использует средневзвешенное значение трех чисел для определения окончательной оценки: наиболее оптимистичный (O), наиболее пессимистичный (P) и наиболее вероятный (M). Оценка рассчитывается по следующей формуле:

(O + P + 4 × M) / 6

Например, вы оцениваете, что задача, скорее всего, займет 10 часов.Самая оптимистичная оценка, когда все идет хорошо, — шесть часов. Самая пессимистическая оценка, когда все идет не так, как надо, — 20 часов. Если вы хотите, чтобы ваш расчет больше соответствовал вашей наиболее вероятной оценке, ваш расчет будет выглядеть так:

(6 + 20 + 4 x 10) / 6 = 66/6 = 11 часов

Используйте Lucidchart для создания диаграммы PERT, которая поможет вам определить ваши зависимости и минимальное время, необходимое для завершения проекта.

Пример диаграммы PERT (щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Вам нужно немного пустого места в вашем расписании.У вас может возникнуть соблазн заполнить это пустое пространство дополнительными проектами. Будьте осторожны, чтобы не совершить больше, чем вы реально можете выдержать.

Что-то происходит, и вам нужно запланировать свободное пространство на случай непредвиденных и аварийных ситуаций. Возможно, вы изначально не знаете, сколько дополнительного времени вам нужно будет запланировать, но опыт, консультации с другими и простые методы проб и ошибок помогут вам определить, сколько времени нужно добавить. Чем более непредсказуемым является проект, тем больше времени вам может понадобиться.

По мере того как вы научитесь более эффективно справляться с прерываниями, вам не нужно будет планировать столько времени на случай непредвиденных обстоятельств.

Шаг 5: Запланировать свободное время

Если у вас есть время, это ваше дискреционное время или время, не назначенное для конкретной задачи или действия. Это личное время для чтения электронных писем, пересмотра своего расписания, подготовки к встрече, работы над важными, но не срочными делами и т. Д.

Шаг 6. Создайте визуальное представление вашего расписания

При настройке расписания необходимо создать визуальное представление, такое как временная шкала или календарь.Использование визуального расписания позволяет быстро увидеть, что нужно сделать. Вы можете использовать цветовое кодирование, чтобы легко различать высокие и низкие приоритеты.

Важной частью создания календаря является частое обращение к нему. Если вы не просматриваете свой календарь часто, задачи могут быть забыты, а важная работа может остаться незавершенной.

Пример диаграммы PERT (щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Шаг 7. Проанализируйте свое расписание и действия

Скорее всего, ваш график тайм-менеджмента не будет идеальным с первой попытки.Графики меняются по мере развития проектов. Вам нужно часто просматривать и анализировать свое расписание, чтобы видеть, что работает, а что требует изменений.

Например, если вы обнаружите, что у вас недостаточно свободного времени, и вы продолжаете переносить задачи в календарь на следующую неделю, вам нужно вернуться назад и просмотреть предыдущие шаги. Все ли добавленные вами задачи абсолютно необходимы? Является ли разумным расчетное время, отведенное на выполнение задач? Есть ли другие сотрудники, которым можно делегировать задачи? При внесении изменений в расписание убедитесь, что существует четкая связь.

Если у вас все еще недостаточно свободного времени, возможно, вам придется пересмотреть свою рабочую нагрузку, поискать решения для автоматизации или, возможно, передать некоторую работу на аутсорсинг.

Позвольте Lucidchart быть вашим партнером

Действия, описанные в этой статье, не являются окончательными. Они представлены здесь исключительно в качестве руководства. По мере того, как вы работаете над процессом управления временем, который имеет для вас смысл, обязательно работайте с Lucidchart, чтобы разработать блок-схемы, интеллектуальные карты, расписания и любую другую документацию, которая может вам понадобиться.Доступ к документам Lucidchart можно получить из любой точки мира, что обеспечивает совместную работу в режиме реального времени и межгрупповое планирование.

Посмотрите наши советы о том, как с помощью Lucidchart лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).

Зацени

.

Управление временем проекта — как оптимизировать расписание проекта

Управление расписанием проекта или более известное как Управление временем проекта, является одним из основных столпов структуры управления проектами. Поскольку проект — это ограниченный по времени объект, для менеджера проекта очень важно оптимизировать каждый бит доступного времени. В этой статье об управлении временем проекта я дам вам полное представление о том, как планировать проект и какие различные процессы в нем задействованы.

Ниже приведены темы, которые я буду обсуждать в этой статье об управлении временем проекта:

Вы также можете пройти через запись управления временем проекта, где объяснили наши сертифицированные эксперты PMP ^® Exam Training концепции в глубине.

Управление сроками проекта | Управление расписанием проекта | Edureka

Это видео даст вам представление о различных процессах и действиях, которые используются для поддержания и управления графиком проекта.

Давайте начнем с этой статьи.

Что такое управление временем проекта?

Управление временем проекта — одна из 10 областей знаний структуры управления проектами. В PMBOK ^® Guide — Edition Sixth , выпущенном в сентябре 2017 года, он был переименован в управление расписанием проекта. Проект будет предоставлять продукты, услуги и результаты, определенные в рамках проекта, и служит инструментом для общения, управления ожиданиями заинтересованных сторон и основой для отчетности о производительности.

Управление временем проекта — это область знаний, которая помогает руководителю проекта в общем управлении проектом. Это помогает в составлении хорошо проанализированного графика, который помогает всей команде своевременно предоставлять результаты проекта. Он тесно связан с двумя другими областями знаний, Управлением стоимостью проекта и Управлением содержанием проекта, и требует участия различных других команд, имеющих собственный процесс управления временем. Все эти входные данные затем объединяются вместе через их взаимозависимые компоненты для получения окончательного результата.Результатом этих интегрированных усилий является план управления временем или расписанием, который технически является частью общего процесса управления проектом.

Но зачем нам управлять временем, потраченным на проект?

Ну, это потому, что проект в основном является временным мероприятием, у которого есть официальная дата начала и окончания. Чтобы проект считался успешным, он должен завершиться не позднее указанной даты, иначе это может стоить вам денег, времени, ресурсов и т. Д.Чтобы обеспечить хорошее управление проектом и выполнение заданий участвующими командами, менеджер проекта использует график проекта.

В этом расписании проекта показаны предполагаемые сроки реализации проекта от его начала до его окончательной реализации. Он указывает, какие задачи / действия необходимо выполнить, какие ресурсы следует использовать и когда проект следует завершить. Другими словами, это временная шкала, в которой указаны даты начала и окончания каждого из мероприятий проекта, а также основные этапы, которые необходимо выполнить, чтобы сдать проект вовремя.

График проекта составляет руководитель проекта. Чтобы составить эффективный график проекта, он должен иметь четкое представление о деятельности по проекту, а также набор навыков, необходимых для эффективного планирования, составления расписания и контроля графика проекта. Не только они, но и менеджер проекта должен хорошо владеть различными инструментами управления временем, такими как Scoro, Asana, Trello и т. Д. Они помогают в дальнейшем анализе, измерении и оценке применяемых методов управления временем в проекте.

Надеюсь, это дало вам четкое представление о том, что такое управление временем проекта. Теперь, чтобы глубже погрузиться в него и узнать, как он работает изнутри, вы должны понять его преимущества.

Преимущества управления временем

Ниже я перечислил различные преимущества систематического управления расписанием проекта:

1. Лучшая организация: Проекты обычно состоят из различных команд, отделов, поставщиков, местоположений, ресурсов и т. Д.Эффективный план управления расписанием поможет вам эффективно организовать все аспекты проекта и завершить проект в установленные сроки.
2. Улучшенное принятие решений: При правильном распределении времени у вас будет достаточно времени для вашей проектной деятельности и, таким образом, вы сможете принимать решения после надлежащих исследований и размышлений.
3. Лучшая оценка: При правильном управлении расписанием вы можете легко предвидеть последствия / результаты различных действий.Кроме того, вы можете оптимизировать свой график для сценариев «что, если», которые помогут вам найти решение или заранее поднять вопрос перед соответствующими заинтересованными сторонами.
4. Поддерживает проект в рабочем состоянии: График проекта подобен дорожной карте, по которой вы можете отслеживать, каков был исходный план и насколько вы отклонились от него. Таким образом, вы можете приложить усилия, чтобы вернуть свой проект в нужное русло и избежать неудач или потерь.
5. Снижает стресс: Будучи менеджером проекта, если вы успешно придерживаетесь своего плана управления расписанием, вы сможете выполнять задачи и действия по проекту в установленные сроки, не беспокоясь об этом.
6. Улучшает коммуникацию: Как только график проекта определен, он передается всей команде, информируя их об их сроках. Таким образом, ваши команды будут знать, какие действия должны быть выполнены, кем и когда, не оставляя места для путаницы или двусмысленности.
7. Снижает стоимость и время доставки: Управление расписанием проекта помогает привязать даты к продолжительности задач, что создает ощущение срочности. Таким образом, проект должен быть завершен в срок без дополнительных затрат времени или бюджета.
8. Повышает производительность: С помощью управления расписанием у вас есть обзор всего проекта с высоты птичьего полета, что помогает анализировать недостаточно используемые ресурсы и соответственно расставлять приоритеты задач, чтобы каждый ресурс использовался оптимальным образом.

Процессы управления временем проекта

Управление временем или графиком проекта состоит из шести процессов, а именно:

1. Планирование управления расписанием
2. Определение операций
3. Последовательность операций
4. Оценка продолжительности операций
5. Разработка расписания
6. График управления

1.Планирование управления расписанием

Планирование управления расписанием — это начальный процесс в этой области знаний, где устанавливаются различные политики и процедуры, а также курируется документация с мельчайшими деталями расписания проекта. Эти сведения могут включать информацию о том, как график проекта будет планироваться, разрабатываться, управляться, выполняться и контролироваться. Он действует как руководство и часто дает руководителю проекта указания относительно того, как управлять проектом от его запуска до его доставки.На протяжении всего жизненного цикла управления проектом этот процесс выполняется один раз или в нескольких определенных точках, которые часто предопределены.

Я перечислил различные входы, инструменты, методы и выходы, которые задействованы в процессе управления расписанием:

2.Определить действия

Следующим процессом в области знаний по управлению временем проекта является Определение мероприятий. В этом процессе выявляются и документируются различные действия, необходимые для разработки конечного результата. Этот процесс помогает разбить рабочие пакеты на более мелкие и запланированные задачи. Эти более мелкие задачи выступают в качестве основы для оценки, планирования, выполнения, мониторинга и контроля всей работы по проекту.

Процесс определения действий выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта и включает в себя входы, инструменты, методы и выходы, такие как:

3.Последовательность действий

В процессе последовательных действий взаимосвязь между различными действиями проекта определяется и документируется. Учитывая все ограничения, этот процесс также помогает достичь максимальной эффективности за счет определения логической последовательности работы. Для этого процесс последовательных действий выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В таблице ниже я перечислил все входы, инструменты, методы и выходы, задействованные в этом процессе управления временем проекта.

4.Оценка продолжительности действий

Как следует из названия, в этом процессе количество рабочих периодов, необходимых для завершения каждой отдельной операции в расписании проекта, оценивается вместе с достаточными ресурсами. Этот процесс обычно выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает рассчитать примерное время, необходимое для выполнения отдельных действий.

В таблице ниже показаны различные входные данные, инструменты и методы, а также выходы, задействованные в процессе оценки продолжительности деятельности:

5.Разработка расписания

Разработка расписания — это процесс области знаний по управлению временем, в котором создается модель расписания для выполнения, мониторинга и управления проектом. Здесь анализируются протоколы проектной деятельности, такие как ее последовательность, продолжительность, потребность в ресурсах, задействованные ограничения. Процесс разработки расписания выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта и создает типовое расписание, в котором указываются даты завершения различных мероприятий проекта.

Этот процесс включает в себя различные входы, инструменты, методы и выходы, которые перечислены в таблице ниже:

6.Контрольный график

Контрольный график — это последний процесс управления временем проекта, который выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта. В этом процессе расписание проекта обновляется в зависимости от статуса проекта, и, соответственно, изменения вносятся в базовый план расписания. Этот процесс помогает поддерживать базовый план расписания на протяжении всей разработки проекта.

Этот процесс включает в себя различные входы, инструменты, методы и выходы, которые я перечислил в таблице ниже:

На этом мы подошли к концу этой статьи об управлении временем проекта, которая охватывала одну из 10 областей знаний об управлении проектом. рамки.Если вы хотите узнать больше о методологиях управления проектами или сертификации управления проектами, вы также можете проверить другие мои статьи.

Если вы нашли эту статью «Управление временем проекта» релевантной, ознакомьтесь с PMP ^® Certification Exam Training от Edureka, надежной компании онлайн-обучения с сетью из более чем 250 000 довольных учащихся по всему миру.

Есть к нам вопрос? Пожалуйста, укажите это в разделе комментариев этой статьи об управлении временем проекта, и мы свяжемся с вами.

.

10 лучших бесплатных приложений для управления временем в 2020 году

Изучите список лучших приложений для управления временем с подробным сравнением и функциями:

Управление временем — это навык, позволяющий эффективно использовать свое время для выполнения любой задачи.

Эффективное управление временем поможет вам соблюдать сроки, избежать стресса, повысить вашу продуктивность и эффективность и, что более важно, освободить для вас дополнительное время. Вы сможете поддерживать баланс между работой и личной жизнью, управляя временем.

Эффективное управление временем — это ваш абсолютный выбор.

Для идеального управления временем вы должны иметь возможность отслеживать свое время. Это поможет вам понять, на что вы тратите время. В этом вам поможет программа для учета рабочего времени.

БЫСТРОЕ ВИДЕО: Советы по лучшему тайм-менеджменту

Отслеживая время и сообщая вам о том, что вас отвлекает, эти системы помогут вам управлять временем.Такие приложения, как Asana, Slack или Evernote, помогут вам в управлении временем, управляя другими вашими задачами и упрощая процесс.

Рекомендуемое чтение => Лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени

Советы по эффективному управлению временем:

Управление временем — это процесс организации, оптимизации, расстановки приоритетов, экономии и участия. Приложения для управления временем позволят вам создавать списки дел и расставлять приоритеты задач, устанавливать предупреждения и напоминания, организовывать файлы и задачи и оптимизировать общение между членами команды.

Совет для профессионалов: Выбор приложения для управления временем полностью зависит от ваших требований, поскольку существуют различные типы приложений, которые помогают управлять временем. Некоторые приложения предназначены для организаций, некоторые — для создания списков дел, а некоторые — просто для учета рабочего времени.

Исходя из ваших требований, вам просто нужно выбрать категорию. Позже вы сможете учесть цену инструмента и его особенности.

= >> Свяжитесь с нами , чтобы предложить размещение здесь.

Лучшее приложение для управления временем в 2020 году

Ниже перечислены самые популярные программы для управления временем, доступные на рынке.

Сравнение лучших программ для управления временем

Давайте начнем !!

Сравните и выберите лучшие системы учета времени и сэкономьте время

Заполните эту короткую форму, чтобы получить конкретную БЕСПЛАТНУЮ рекомендацию для ваших нужд:

# 1) monday.com

Лучшее для малый и крупный бизнес.

Цена: monday.com предлагает четыре тарифных плана: базовый (17 долларов в месяц), стандартный (26 долларов в месяц), профессиональный (39 долларов в месяц) и Enterprise (узнайте ценовое предложение). Все эти цены указаны для 2 пользователей при ежегодной оплате. Он предлагает бесплатную пробную версию продукта. Вы можете выбрать количество пользователей в соответствии с вашими требованиями.

monday.com предоставляет платформу для управления временем. Вы сможете управлять временем и отслеживать его в одном инструменте. Вы можете легко включить или выключить таймер.Это позволит вам ввести время вручную. monday.com можно интегрировать с любым инструментом по вашему выбору. Это мобильное приложение для отслеживания времени в любом месте в любое время.

Функции:

• У вас есть возможность ввести время вручную.
• Его можно мгновенно интегрировать с вашим любимым инструментом.
• Вы сможете отслеживать время в любом месте в любое время с помощью мобильного приложения.
• Он предоставляет гибкую функцию отчетности, которая позволит вам получить разбивку времени по проектам, клиентам и задачам.

# 2) Nifty

Лучшее для человек и команд любого размера.

Nifty Pricing:

• Starter: 39 долларов в месяц
• Pro: 79 долларов в месяц
• Business: 124 долларов в месяц
• Enterprise: Свяжитесь с ними, чтобы узнать расценки.

Все планы включают:

• Неограниченное количество активных проектов
• Неограниченное количество гостей и клиентов
• Обсуждения
• Вехи
• Документы и файлы
• Групповой чат
• Портфолио
• Отслеживание рабочего времени
• Отслеживание рабочего времени
• отчеты
• Приложения для iOS, Android и ПК
• Единый вход в систему (SSO) Google
• Открытый API

Nifty — это центр управления проектами и совместной работы, который объединяет команды для совместной работы.Члены команды используют его, чтобы отслеживать свои рабочие нагрузки и оплачиваемые часы. С помощью счетчика рабочего времени Nifty (доступного в качестве дополнения к любому из планов Nifty) вы можете легко отслеживать зарегистрированные часы вашей команды по проектам и задачам с помощью подробных мгновенных отчетов.

Функции:

• Начните отслеживать свое время, нажав кнопку «Время начала» в своей задаче, остановите отслеживание, нажав кнопку «Стоп» или переключившись на другую задачу.
• Получите подробную разбивку зарегистрированного времени членов вашей команды по проектам и задачам.
• Получайте отчеты по настраиваемым диапазонам дат.
• Получайте мгновенные отчеты по проектам и задачам.
• Экспортируйте табели учета рабочего времени в виде файла .cvs или загрузите его в формате PDF.
• Интегрируйте Nifty с другими инструментами через Zapier для большей эффективности.

# 3) Paymo

Лучшее для Малый и крупный бизнес и фрилансеры

Paymo Цена: Paymo предлагает бесплатный план. Бесплатная пробная версия также доступна на 15 дней. Есть два тарифных плана: Small Office (8 долларов США.95 на пользователя в месяц) и Business (14,25 долларов США на пользователя в месяц). Все эти цены указаны для годовой оплаты.

Чтобы сделать проекты прибыльными, Paymo предоставляет функции отслеживания времени. Наряду с отслеживанием времени Paymo предоставляет функции составления бюджета, календаря ресурсов и преобразования времени в счет. Эти функции дадут вам представление о времени вашей команды. Paymo подробно расскажет о работе.

Функции

• Для всей вашей команды Paymo может предоставить подробную информацию, например, кто отслеживает время, когда и в каком формате, и т. Д.
• Позволяет настраивать параметры расписания.
• Активные таймеры позволят вам отслеживать все запущенные таймеры параллельно для членов вашей команды.
• Paymo предоставляет отчеты в реальном времени.

# 4) Buddy Punch

Лучше всего для малых и крупных предприятий.

Buddy Punch Цена: Buddy Punch предлагает бесплатную 30-дневную пробную версию. Существует два тарифных плана: «Время и посещаемость» (25 долларов в месяц) и «Время и посещаемость + планирование» (35 долларов в месяц).

Вы можете связаться с Buddy Punch, если вам требуется более 200 сотрудников. Все эти цены указаны для годового выставления счетов и для 1-4 количества сотрудников.

Buddy Punch обеспечивает идеальное решение для планирования работы сотрудников, управления и мониторинга удаленной команды. Это расширенная веб-программа для хронометража, которая поможет вам отслеживать сотрудников, а также их время. Он может отслеживать время на нескольких устройствах.

Особенности:

• Buddy Punch может автоматически разделить время на различные категории, такие как обычное время, сверхурочное время и двойное время.
• Это позволит вам войти в систему, используя различные параметры, такие как адрес электронной почты, имя пользователя и пароль, уникальный QR-код и распознавание лиц.
• Его можно интегрировать с продуктами для управления заработной платой.
• Обеспечивает GPS-слежение.
• Он может отслеживать время для проектов и кодов работы.
• Обеспечивает возможность отслеживания PTO, болезни и отпуска.

# 5) Clockify Time App

Лучшее для отслеживания времени как для отдельных лиц, так и для команд.
Цена: Это бесплатно навсегда для неограниченного числа пользователей.

Clockify предоставляет приложение для управления временем бесплатно. Это веб-приложение, которое можно использовать на настольных и мобильных устройствах для отслеживания времени. У него есть приложение для рабочего стола Windows и Mac. У него есть приложение для Android, iPhone и iPad.

Функции:

• Отчеты предоставят информацию о сотрудниках и их задачах. Это поможет вам рассчитать счет для клиентов, а также оплатить сотрудников.
• Вы можете экспортировать отчеты в форматах PDF, CSV и Excel.
• Это позволит вам добавлять неограниченное количество пользователей.
• Может быть несколько учетных записей или рабочих областей.
• Инструмент позволит вам установить разрешения.
• Это позволит вам сгруппировать людей для облегчения управления пользователями.
• Это поможет вам с отслеживанием проекта.

Веб-сайт: Clockify

# 6) Wrike

Лучшее для малых и крупных предприятий.

Wrike Цена: Wrike предлагает бесплатный тарифный план для 5 пользователей. Также доступны еще три плана: Professional (0 долларов США, специальное предложение), Business (24,80 долларов США за пользователя в месяц) и Enterprise (запросите расценки). Для продукта доступна бесплатная пробная версия.

Платформа управления проектами Wrike — это онлайн-решение, которое содержит функции учета рабочего времени. Wrike может отслеживать время с помощью таймера задач. Его легко использовать благодаря кнопкам воспроизведения и паузы.Он будет виден в верхней части вашего рабочего места.

Он будет работать, даже если браузер закрыт. За один раз он может отслеживать время на одну задачу.

Функции:

• Wrike имеет настраиваемые информационные панели, которые позволят вам организовать все, что вам нужно для завершения проекта.
• Wrike — это масштабируемое решение, которое можно использовать по всему миру для управления работой.
• Wrike может быть решением для нескольких команд, таких как маркетинг, креатив, управление проектами, разработка продуктов, бизнес-операции и профессиональные услуги.
• Его можно интегрировать с такими бизнес-инструментами, как Google, Microsoft, Salesforce, Slack и т.д. а также команды.

  Цена: Вы можете бесплатно зарегистрироваться и получить бесплатную учетную запись. Один план обновления также доступен за 39,99 долларов в год.

  

  Помните, что молоко — это онлайн-приложение для управления задачами.

  Это позволит вам управлять временем, создавая списки дел. Это поможет вам управлять временем с помощью множества функций, таких как добавление задач и подзадач, создание списков и получение напоминаний об этих задачах. Это приложение будет синхронизироваться со всеми вашими устройствами.

  Функции:

  • Вы можете создавать сколько угодно списков.
  • Можно создавать задачи и подзадачи.
  • Вы можете сделать списки дел намного ярче, используя теги.
  • Приложение позволит вам прикреплять файлы для задач из Dropbox и Google Drive.
  • Вы можете поделиться своими списками.
  • Он может работать в автономном режиме в веб-приложении.

  Веб-сайт: Remember the Milk

  ---

  # 8) Бесплатное приложение для управления временем Todoist

  Лучшее для функций управления временем.

  Цена: Todoist всегда бесплатен. Премиум-план доступен за 4 доллара в месяц. Он предлагает бизнес-план для команд, который будет стоить вам 5 долларов за пользователя в месяц. Бесплатная пробная версия бизнес-плана также доступна в течение 30 дней.

  

  Todoist поможет вам управлять всем из одного места. Работает на любом устройстве. Он предоставляет возможность ставить цели и визуализировать прогресс. С платным планом вы получите больше функций, таких как автоматические напоминания, создание шаблонов и автоматическое резервное копирование данных.

  Функции:

  • Вы можете установить дневные и еженедельные цели.
  • Вы можете визуализировать свой прогресс.
  • Это позволит вам просмотреть выполненные задачи.
  • Todoist может создавать автоматические резервные копии ваших данных.
  • Это позволит вам создавать собственные шаблоны для проектов.
  • Автоматические напоминания.

  Веб-сайт: Todoist

  ---

  # 9) RescueTime

  Лучше всего для учета рабочего времени для отдельных лиц и команд.

  Цена: RescueTime Lite навсегда бесплатен. RescueTime Premium стоит 9 долларов в месяц. Вы можете попробовать RescueTime Premium в течение 14 дней.

  

  RescueTime — это программа для управления временем, которая предоставит вам аналитические данные о вашей компьютерной деятельности, отслеживая время.Это поможет вам стать более продуктивным. Это позволит вам приостановить и возобновить учет времени. Он предлагает безопасность на уровне банка.

  Особенности:

  • Это позволит вам создавать оповещения для уведомлений.
  • Он может отслеживать офлайн-действия, такие как встречи и телефонные звонки.
  • Он может предоставить историю отчетов за три месяца с бесплатным планом и неограниченную историю отчетов с платным планом.
  • Это позволит вам блокировать веб-сайты, чтобы не отвлекаться и сосредоточиться на достижении ваших целей.

  Веб-сайт: RescueTime

  Также читайте => Top Time Tracking App for Freelancers

  ---

  # 10) Focus @ will

  Лучше всего для повышения производительности путем прослушивания музыки.

  Цена: Предоставляет бесплатную пробную версию на 28 дней. Для 2–5 пользователей стоимость составит 9,95 долларов США за пользователя в месяц. Для 6–50 пользователей это 8,95 долларов США за пользователя в месяц, от 51 до 150 пользователей — 6,95 долларов США за пользователя в месяц, для 151–250 пользователей — 4 доллара США.95 / пользователь / мес.

  Вы можете связаться с компанией по ценам для более чем 250 пользователей. Также доступны годовые планы.

  

  Focus @ предоставит вам музыку в соответствии с вашей индивидуальностью. Эта музыка поможет улучшить внимание и продуктивность. Он создан специально для вашей уникальной личности.

  Характеристики:

  • Это научно разработанная музыка для улучшения вашей концентрации, эффективности и продуктивности.
  • Предоставляет 50 музыкальных каналов.
  • Имеет встроенный трекер производительности и таймер.

  Веб-сайт: Focus @ will

  ---

  # 11) Моя жизнь организована

  Лучшее для управления задачами для частных лиц.

  Цена: MLO предоставляет бесплатную пробную версию на 45 дней. Ценовые планы разбиты на четыре части. MLO для Windows имеет два плана: стандартный (49,95 долларов США) и профессиональный (59,95 долларов США).

  За услугу Cloud Sync вы можете платить раз в полгода (6 месяцев: 9 долларов США.95) и ежегодно (год: 14,95 долларов США). У MLO для Android есть бесплатный профессиональный план (29,99 доллара США). MLO для iOS также имеет бесплатный и профессиональный план (29,99 доллара США).

  

  My Life Organized (MLO) — это программное обеспечение для управления задачами для частных лиц.

  Его можно использовать на настольных компьютерах Windows и Mac, iPhone, iPad, телефонах Android и планшетах Android. Он предоставляет простой интерфейс для создания списков дел. Используя списки и напоминания, MLO поможет вам управлять задачами и тем самым поможет в управлении временем.

  Функции:

  • С помощью интерфейса перетаскивания легко создавать новые задачи и новые списки.
  • Поддерживает иерархические списки.
  • Умные напоминания: он может отправлять напоминания в зависимости от местоположения.
  • Синхронизация данных на всех ваших устройствах.

  Веб-сайт: My Life Organized

  ---

  # 12) Toggl

  Лучше всего для учета рабочего времени и может использоваться агентствами, малыми предприятиями и командами.

  Цена: У Toggl есть три тарифных плана: Starter (9 долларов США за пользователя в месяц), Premium (18 долларов США за пользователя в месяц) и Enterprise (индивидуальные цены). Он также предоставляет бесплатный базовый план.

  

  Toggl поможет вам в управлении временем, отслеживая время. Он обеспечивает простое отслеживание времени с гибкими функциями отчетности. Он может отслеживать время на всех ваших устройствах. Время, отслеживаемое с помощью мобильного приложения Toggl, настольного приложения или расширения Chrome, будет синхронизировано.

  Особенности:

  • Легко использовать.
  • Обладает гибкой и мощной системой отчетности.
  • Его можно использовать на любом устройстве.
  • Разбивка по времени по проекту, клиенту и задаче.

  Веб-сайт: Toggl

  ---

  # 13) Focus Booster

  Лучшее для Учет времени с сессиями управления временем для отдельных лиц и групп.

  Цена: Бесплатная пробная версия доступна в течение 30 дней для всех планов.Он предлагает три плана: Начальный (бесплатный), Индивидуальный (2,99 доллара в месяц) и Профессиональный (4,99 доллара в месяц).

  

  Focus Booster поможет вам улучшить вашу концентрацию и продуктивность, используя метод управления временем — технику Promodoro. Его можно использовать в Интернете, на Windows, Mac или на мобильных устройствах. Он поддерживает как ручную, так и автоматическую запись времени.

  Особенности:

  • Это поможет вам сохранить фокус.
  • Это поможет вам отвлечься.
  • Время автоматически записывается в табель учета рабочего времени.
  • Инструмент позволит вам создавать счета-фактуры.
  • Отчеты можно экспортировать в форматы CSV.

  Веб-сайт: Focus Booster

  ---

  # 14) Dropbox

  Лучшее для функций организации файлов для групп и отдельных лиц.

  Цена: Dropbox предлагает два плана для физических лиц: Plus (8,25 доллара США в месяц) и Professional (16,58 доллара США в месяц). Для команд также есть два плана: i.е. Стандартный (12,50 долларов США за пользователя в месяц) и Расширенный (20 долларов США за пользователя в месяц). Бесплатная пробная версия доступна для планов Professional, Standard и Advanced.

  

  Dropbox предоставляет рабочее пространство для хранения, доступа и обмена вашей работой. Это поможет вам управлять временем, организовав все ваши файлы в одном месте. Он доступен как с настольного компьютера, так и с мобильного телефона. Это упрощает вашу задачу управления временем.

  Особенности:

  • Это поможет вам организовать все ваши файлы в одном месте.
  • Отследить работу с Dropbox несложно.
  • Это позволит вам совместно работать над файлами любого типа, такими как презентации и дизайны.
  • Dropbox Paper поможет вам проявить больше творчества. Он может содержать изображения, видео, звук, код или что угодно.

  Веб-сайт: Dropbox

  ---

  # 15) Evernote

  Лучше всего для написания заметок для отдельных лиц и команд.
  Цена: Бесплатно

  

  Evernote поможет вам управлять временем, систематизируя заметки и синхронизируя их.Вы можете создавать списки дел в приложении Evernote. Он поддерживает Windows, Mac, Android, iOS, Windows Phone и BlackBerry. Функция веб-клиппера позволит вам сохранять веб-страницы, статьи и PDF-файлы.

  Особенности:

  • Вы можете создавать шаблоны для более быстрого создания заметок.
  • Для более быстрого доступа к информации или документу он позволит вам искать PDF и документы.
  • Это позволит вам сотрудничать с командами.
  • Он может читать ваш почерк.

  Веб-сайт: Evernote

  ---

  # 16) Slack

  Лучшее для функций совместной работы для команд.

  Цена: У Slack есть три тарифных плана: бесплатный (навсегда для небольших команд), стандартный (6,67 долларов США за пользователя в месяц) и Plus (12,50 долларов США за пользователя в месяц). Для приложения также доступна бесплатная пробная версия.

  

  Это поможет в управлении временем посредством совместной работы, общения, совместного использования файлов и интеграции инструментов с Slack.Он будет держать все в порядке, даже разговоры будут организованы и доступны для поиска.

  Функции:

  • Это позволит вам сотрудничать с компаниями и предприятиями, с которыми вы работаете.
  • Это позволит вам делать видео и голосовые звонки.
  • Предоставляет интерфейс перетаскивания для обмена файлами.
  • Его можно интегрировать с 1500 приложениями.

  Веб-сайт: Slack

  ---

  # 17) Asana

  Лучшее для управления проектами

  Цена: У Asana есть четыре тарифных плана i.е. Базовый, Премиум (9,99 долларов США за пользователя в месяц), Бизнес (19,99 долларов США за пользователя в месяц) и Корпоративный (узнайте ценовое предложение).

  

  Asana поможет вам в управлении временем, управляя вашими проектами, задачами и работой. Для управления временем это позволит вам ставить цели и расставлять приоритеты задач. Он отслеживает ход работы, чтобы повысить вашу продуктивность и сохранить концентрацию.

  Особенности:

  • Он предоставит вам обновления в реальном времени, отслеживая прогресс.
  • Это упростит общение.
  • Это позволит вам ставить цели.
  • Вы можете расставить приоритеты задач.

  Веб-сайт: Asana

  ---

  # 18) Monitask

  Лучшее для удаленных команд, малого бизнеса и фрилансеров.

  Стоимость: 4,99 за пользователя в месяц

  

  Monitask предоставляет приложение для отслеживания времени и управления задачами. Он имеет веб-систему отчетов, которую можно использовать на настольных и мобильных устройствах.У него есть приложение для рабочего стола Windows и Mac.

  Возможности:

  • Учет рабочего времени сотрудников и их задач.
  • Экспортируйте отчеты в CSV, чтобы получить больше информации и гибкость.
  • Это позволит вам добавлять неограниченное количество пользователей.
  • Затирка людей для облегчения управления пользователями.
  • Отслеживание задач

  ---

  Заключение

  В этой статье мы видели лучшие приложения для управления временем. monday.com будет лучшим выбором для предприятий любого размера.

  Clockify — это совершенно бесплатная программа для управления временем, которая поможет отдельным лицам и командам отслеживать время. Помните, что молоко — это приложение для управления задачами для отдельных лиц и команд. Это поможет вам управлять временем с помощью напоминаний на вашем мобильном телефоне.

  Todoist поможет вам управлять временем, предоставив единую платформу для постановки целей, напоминаний и визуализации прогресса. RescueTime предназначен как для групп, так и для отдельных лиц. Он предоставит вам подробную аналитику за время, проведенное за компьютером.

  Focus @ предоставит вам специально созданную музыку, которая поможет вам улучшить вашу концентрацию и стать более продуктивными. С улучшенной концентрацией и производительностью вы сможете делать больше и управлять временем. My Life Organized поможет вам управлять временем с помощью управления задачами. Он предоставляет функции управления задачами для отдельных лиц.

  Toggl — это программа для учета рабочего времени для агентств, малых предприятий и команд. Focus Booster отслеживает время и основан на методе тайм-менеджмента — методике Pomodoro, и обеспечивает для этого сеансы.Dropbox помогает управлять временем, собирая файлы в одном месте.

  Надеюсь, эта статья поможет вам в выборе правильного программного обеспечения для управления временем !!

  .

  5 методов ежедневного планирования, чтобы сосредоточить внимание на вашем дне

  Большинство людей хотят знать, как лучше всего распланировать свой день для максимальной продуктивности, и существует множество статей и книг, которые утверждают, что знают «идеальный график». Но на самом деле не существует идеального метода для всех. Поскольку у всех нас есть свои сильные и слабые стороны в отношении управления временем и продуктивности, то, что работает для одного человека, может стать полной катастрофой для другого.

  История показала, что наиболее продуктивные люди используют совершенно разные методы составления расписания в зависимости от их обстоятельств, характера и уровня энергии.Уинстон Черчилль, например, работал до поздней ночи и разбивал свой день виски и дремал. Тони Моррисон начала писать еще до рассвета. Не существует «единого графика, подходящего для всех» для максимальной производительности.

  Хотите улучшить свой распорядок дня? Узнайте, как некоторые из величайших умов мира организовали свои дни.
  Щелкните изображение, чтобы увидеть интерактивную версию (через Podio).

  Мы хотим помочь вам найти наиболее подходящий метод планирования для вас .Мы хотим, чтобы вы каждый день добивались максимальной производительности. Имея это в виду, вот пять различных методов ежедневного планирования, которые вы можете попробовать. Некоторые из этих методов довольно просты, в то время как другие безумны.

  Все дело в поиске подходящего.

  Метод блокировки времени

  Блокировка времени означает просто заранее спланировать свой день и выделить определенные часы для выполнения определенных задач. Для этого необходимо заранее определить, что вы будете делать и когда именно вы это сделаете.Как только вы их запомните, внесите их в свой календарь, а затем приступайте к работе над этими задачами в подходящее время в течение дня.

  При планировании задач важно заблокировать как упреждающие блоки , так и блоки реактивных . Проактивные блоки — это когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах, которые вы должны выполнить. Это когда вы продвигаетесь в важных проектах, составляете важные документы или делаете наброски прототипа вашего следующего замечательного продукта.Реактивные блоки — это когда вы даете время для запросов и прерываний, таких как электронная почта и импровизированные встречи.

  Например, вы можете запланировать свои самые сложные задачи на первые два часа дня и просмотреть свой почтовый ящик во второй половине дня. Это позволяет вам работать, не отвлекаясь, и при этом знать, что вы получите доступ к электронной почте и телефонным звонкам.

  Преимущество этого метода заключается в том, что он помогает вам точно знать, как вы собираетесь использовать свое время и когда именно вы собираетесь выполнять определенные задачи.Стандартные списки дел представляют собой список задач, которые нужно выполнить в удобное для вас время. Блокировка времени предоставляет вам список задач и с определенными временными рамками для выполнения каждой задачи.

  Заставляя себя работать в рамках жесткой структуры и выполнять задачи в заданное время, вы вынуждены уделять лазерное внимание каждой деятельности.

  Гуру производительности Кэл Ньюпорт клянется методом блокировки времени, говоря:

  Иногда люди спрашивают, почему я беспокоюсь о таком подробном уровне планирования.Мой ответ прост: это дает огромную продуктивность. По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени дает такой же результат, как и 60-часовая рабочая неделя, проводимая без структуры.

  Заранее спланировав свой день с помощью календаря, вы сможете сосредоточиться на наиболее важных задачах. «Независимо от того, как вы на это смотрите, — говорит писатель Art of Less Doing Ари Майзель, — задачи связаны со временем». (Его техника — использовать FollowUp.cc для получения напоминаний о задачах по электронной почте в нужное время.)

  Найдите лучшее приложение-календарь для работы: Помимо Календаря Google и Календаря Apple: лучшие приложения-календари для управления расписанием

  Метод наиболее важных задач (MIT)

  Метод MIT — это сосредоточение внимания на самом важном. Вместо того, чтобы составлять огромный список дел и пытаться все это сделать, определите 1-3 задачи, которые абсолютно необходимы, а затем неустанно сосредотачивайтесь на этих задачах в течение дня. Дело не в том, что вы никогда не выполняете более трех задач в день, а в том, что вы ничего не делаете, пока не выполните три основных задачи.

  Реальность такова, что в большинстве случаев есть только несколько важных вещей, которые необходимо выполнить . Да, тысячи голосов требуют нашего внимания, но большинство из них не являются решающими. Уведомления, взрывающие ваш телефон, и электронные письма, заполняющие ваш почтовый ящик, могут подождать. Если вы сможете выполнить 1-3 основных задания, все остальное станет второстепенным или даже ненужным.

  Это основная тема книги Гэри Келлера и Джея Папасана The ONE Thing : «Что вы можете сделать на этой неделе, чтобы все остальное было проще или ненужнее?»

  После того, как вы определите свои 1-3 наиболее важных задачи, они будут назначены на первые на ваш день.Затем вы продвигаетесь по основным предметам, прежде чем вас засыпают отвлекающими факторами. Вы можете использовать это вместе с методом блокировки по времени, чтобы сэкономить начальные часы для наиболее важных задач. Электронная почта, телефонные звонки и встречи приходят позже, когда вы выполнили свои основные задачи.

  Если вы одержимо концентрируетесь на самых важных задачах, каждый день будет продуктивным. У вас никогда не будет дня, когда вы тратите время на бессмысленные дела. Эксперт по производительности Джеймс Клир говорит об этом так:

  Если вы будете делать самое важное каждый день в первую очередь, то всегда будете делать что-то важное.Не знаю, как вы, но для меня это большое дело. Есть много дней, когда я трачу часы, вычеркивая 4-е, 5-е или 6-е самые важные задачи в моем списке дел, и никогда не успеваю заняться самым важным.

  Рекомендуемые приложения для управления задачами:

  Техника Помидора

  Техника Помидора — это работа короткими, массово продуктивными, интенсивно сфокусированными импульсами, а затем краткий перерыв. Это невероятно просто, поскольку все, что для этого требуется, — это таймер, и он позволяет разбивать большую задачу на управляемые интервалы.

  Вот как это работает:

  • Выберите задачу
  • Установите таймер на 25 минут
  • Работать над задачей до окончания таймера
  • Сделайте небольшой перерыв (около 5 минут)
  • Каждые 4 сеанса Pomodoro, делайте более продолжительный перерыв (15-30 минут)

  Этот метод позволяет вам выполнять значительную работу в течение дня, при этом делая адекватные перерывы. Относительно короткое время каждого сеанса также позволяет вам интенсивно сосредоточиться, не испытывая умственного утомления.

  Некоторые люди абсолютно верны Технике Помидора. Пол Клипп, президент польского отделения Lunar Logic, говорит об использовании Pomodoro:

  Вы можете подумать, что человек может сделать 16 таких циклов за день. Мне повезло, что я получаю больше двух в день без перерывов. Но за эти 50 минут я успеваю сделать больше, чем за остальные семь часов рабочего дня, по крайней мере, с точки зрения продвижения наиболее важных аспектов моих самых важных проектов.

  Несмотря на прекрасную простоту, у Техники Помидора есть некоторые недостатки.Сеансы Pomodoro должны быть непрерывными периодами концентрации внимания, что означает, что вы не можете делать паузу в середине сеанса, а затем возобновлять его позже. Если коллега заходит и просит немного вашего времени, вам нужно либо вежливо отказаться, либо полностью прекратить сеанс.

  Однако, как отметил Клипп выше, можно выполнить значительную работу всего за несколько сеансов.

  Рекомендуемые приложения Pomodoro:

  90-минутные сеансы фокусировки

  Человеческое тело работает по циклам, называемым «ультрадианными ритмами».»Во время каждого из этих циклов есть пик, когда мы наиболее возбуждены, и спад, когда мы истощены.

  С техникой 90-минутной фокусировки вы в полной мере пользуетесь пиками и спадами энергии, которые происходят в течение дня: работайте 90 минут, а затем отдыхайте в течение 20-30 минут. Обсуждая пиковую производительность в исследовании 1993 года, Андерс Эриксон указал, что периоды отдыха между интенсивными рабочими сессиями необходимы для улучшения.

  Большинство людей не обращают внимания на естественные ритмы своего тела и используют стимуляторы, такие как кофе, чтобы справиться с периодами низкой энергии.Это почти всегда приводит к полному сбою в районе 14:30, что соответствует провалу в вашем ультрадианальном ритме.

  Работа с 90-минутными пакетами позволяет вам соотносить ваш максимальный уровень энергии со списком задач, что значительно повышает вашу производительность. Вы работаете со своим телом, а не против него.

  Как выразился цифровой стратег Том Гибсон:

  Нам нужно начать думать о производительности и выпуске в циклических, а не линейных терминах.Многие уже осознают, что в течение дня у них бывают пиковые периоды, когда они лучше работают. В других случаях они думают лучше. В других случаях все, для чего они годны, — это Netflix.

  8-часовой рабочий день нас научил считать, что мы должны работать стабильно с 8 утра до 5 вечера с перерывом только на обед, чтобы работать с максимальной отдачей от начала до конца рабочего дня. И хотя этот метод, безусловно, позволяет менеджерам оставаться в курсе дел сотрудников, он снижает производительность.

  Конечно, у этой системы есть свои недостатки.Если ваш начальник заходит к вам в офис и обнаруживает, что вы дремлет на полу, он может быть недоволен, даже если вы объясните, что работаете в соответствии со своими ультрадиановыми ритмами (и, мы могли бы добавить, улучшая вашу память). И будут крайние сроки, которые не оставят вам выбора, кроме как приложить нос к точильному камню.

  Но когда вы не опаздываете на время, вы можете принять во внимание естественные ритмы своего тела при выборе метода планирования. Ваше тело может не соответствовать 90-минутным циклам, но следите за своим уровнем энергии в течение дня в течение нескольких недель, чтобы увидеть, сможете ли вы найти для себя шаблон.

  Метод полифазного сна

  Это несколько странный метод планирования, который работает только для нескольких избранных людей, но если он работает для вас, вы достигнете необычной производительности за один день.

  Большинство людей спят монофазно, то есть они засыпают за один день (или фазу). Бифазные люди спят двумя небольшими порциями, например, 4 часа утром и 4 часа поздно вечером. Люди с полифазным сном доводят этот метод до крайности, разбивая сон на несколько коротких фаз, что позволяет меньше спать в целом и значительно повысить продуктивность.Продолжительность сна в каждой фазе может быть разной: некоторые люди спят только 20-минутным сном, а другие засыпают более длительными периодами, а затем дополняют их дремотой.

  Евгений Дубовой — руководитель проекта из России, который ввел полифазный график сна по 3,5 часа каждую ночь, дополненный тремя 20-минутными дремотами в течение дня. В результате в его распоряжении гораздо больше времени и он делает гораздо больше, чем в противном случае. Как он сказал Business Insider: «Самым большим преимуществом является то, что у меня есть около двух месяцев дополнительного времени каждый год.Время — самый ценный ресурс в нашей жизни ».

  Крис Джеуб, еще один полифазный спящий, соглашается: «Мой полифазный режим сна заставляет меня чувствовать себя здоровым и бдительным, дает мне более приятный сон и помогает повысить мою продуктивность до 28 часов в неделю».

  У этого расписания есть очевидные недостатки. Стив Павлина отметил, что иметь такой распорядок дня сложно при сохранении нормального семейного распорядка. А если вы пропустите какой-либо из запланированных сеансов сна, это может значительно нарушить ваш график сна.

  Но у этого расписания есть и огромные преимущества, например, дополнительные часы каждый день. Если вы спите только четыре часа в день, вы добавите к своей неделе примерно 28 дополнительных часов (при нормальном сне 8 часов).

  В поисках идеального микса

  Создание наиболее продуктивного расписания может означать создание гибридов некоторых из этих методов. Метод MIT хорошо сочетается с методом блокировки времени. Три сеанса Pomodoro идеально вписываются в 90-минутное рабочее занятие. А полифазный метод… ну, может быть, вы здесь сами по себе.

  Но очень важно планировать свой день. Как говорит автор эссенциализма Грег Маккеун: «Если вы не ставите свою жизнь в приоритетном порядке, это сделает кто-то другой».

  Устанавливая ежедневный график, вы гарантируете, что ставите приоритет своей жизни на первое место.

  Продолжайте читать:

  Этот пост был первоначально опубликован в ноябре 2016 года и обновлен в марте 2019 года.

  Смотреть изображение Уила Стюарта с Unsplash. Фотография таймера Pomodoro от Дэвида Свенссона. Ультрадиановая иллюстрация ритма от Officevibe.Иллюстрация полифазного сна через Викимедиа.

  .