Как себя организовать во времени и все успевать: 10 правил, которые помогут организовать свое время

Как все успевать: 12 лайфхаков по оптимизации времени

Следуйте целям

Занимайтесь только теми занятиями, которые помогают выполнить ваши бизнес-цели — как краткосрочные, так и долгосрочные. Берегите свое время и перестаньте тратить его на бессмысленные вещи. Например, посещение мероприятий по нетворкингу может быть полезным, только если там вы будете устанавливать связи, искать новых перспективных клиентов, собирать лиды и открывать для себя новых поставщиков услуг и сервисов. В противном случае от них лучше отказаться.

Пользуйтесь списками

Не усложняйте себе жизнь и составляйте списки только следующих четырех типов:

• Расписание дня — составляйте планы на день круглый год и придерживайтесь их.
• Список задач — базовый список, в котором должны быть три-четыре самых важных и срочных задания.
• Список контактов — запишите, кому вам надо позвонить или отправить письмо. Имена лучше указывать в алфавитном порядке.
• План встречи — укажите, что следует обсудить на совещании или в деловой беседе.

Каждый из этих списков можно адаптировать под свои нужды. Главное приучить себя к режиму.

Фото: Unsplash

Соблюдайте правило 80/20

Это правило еще называют Законом Парето. Его придумал итальянский экономист Вильфредо Парето. Если применить это правило к тайм-менеджменту, то по нему следует действовать так, чтобы 20% ваших действий приносили 80% результата.

Например, у вас есть список задач, из которого нужно вычеркнуть 10 пунктов. По правилу 80/20 вы в первую очередь займетесь первыми двумя, потому что эти задачи принесут вам большую пользу.

Все, что вам нужно, чтобы следовать правилу, — это уделять больше всего времени самым важным вещам.

«Съешьте лягушку»

«Марк Твен как-то сказал, что если бы вы каждое утро съедали живую лягушку, остаток дня вы бы провели с чувством, что худшее уже позади», — пишет мотивационный спикер Брайан Трейси.

Что для вас является той самой «лягушкой»? Скорее всего, это самая большая и важная задача, которую вы всячески стараетесь откладывать на потом.

Вот что предлагает Трейси, чтобы вам было легче съесть свою лягушку::

• Если вам нужно сделать два важных дела, начинайте с самого большого и сложного.
• Заведите привычку выполнять самую главную задачу с утра, когда у вас больше всего энергии и концентрации.
• Беритесь за дело сразу и приучайте себя доводить его до конца.
• Выполняйте еще больше важных задач. Так вы спровоцируете выработку эндорфинов, а те помогут вам вызвать «положительное привыкание» к делу
• Отрабатывайте эту технику, пока не доведете ее до совершенства.

Фото: Unsplash

Научитесь отказывать

На ранних этапах карьеры некоторые готовы взяться за любой проект, который им предложат. В итоге страдает продуктивность, а вы выгораете, потому что у вас нет времени, чтобы разобраться со всеми задачами. Так происходит, когда человек не умеет сказать «нет» клиенту, потому что думает, что в таком случае к нему больше никогда не обратятся.

Поймите, что иногда вам просто придется отказывать. Занимайтесь только теми делами, на которые у вас есть время и которые вам интересны. Если вы честно об этом скажете, ваши клиенты, коллеги и друзья вас поймут и будут рады поработать с вами.

Боритесь с отвлекающими факторами

Попробуйте посчитать, сколько раз вы в среднем отвлекаетесь за день. Сколько раз кто-нибудь из коллег или родственников отрывает вас от работы? Как часто вы отвлекаетесь на телефон, почту и социальные сети?

Исследователи обнаружили, что подобные перерывы в среднем отнимают у вас по шесть часов в день. А на то, чтобы полноценно вернуться к работе, у людей обычно уходит около 23 минут.

Фото: Unsplash

Вы должны избавиться от отвлекающих факторов. Для начала закройте дверь в кабинет, где вы будете «есть свою лягушку». Отключите назойливые уведомления на телефоне и выделите специальное время, когда вы будете отвечать на почту и звонки.

Посещайте меньше собраний

Ежемесячно человек тратит в среднем 31 час на непродуктивные собрания. Да, иногда без совещания не обойтись, но лучше посещать их по минимуму. Попробуйте обойтись электронной почтой или мессенджерами — обсуждайте вопросы там. Так вы сможете уделить больше времени более важной работе.

Используйте свободное время с умом

Если вы проанализируете, как тратите свое время на протяжении недели, то заметите, что довольно много его уходит впустую. Например, вы ничего не делаете, когда едете на работу, стоите в очереди в магазине, сидите в приемной или занимаетесь на тренажере. Попробуйте параллельно обдумывать что-либо важное, читать или слушать подкасты.

Автор детективных романов Скотт Тероу написал свои книги именно таким образом. Каждое утро, когда он ехал по работе в Нью-Йорк, он писал в метро. Даже если у вас есть всего 10 минут свободного времени, используйте его с толком.

Применяйте метод УДОД

Очень полезный способ, который помогает избавиться от отвлекающих факторов и правильно расставлять приоритеты:

• Удаляйте (избавляйтесь). Проверьте свою почту на предмет бесполезных писем. Не нужно тратить свое время на то, чтобы их открывать — простой удаляйте их. Этот совет особенно пригодится тем, кто вернулся на работу после отпуска или командировки.
• Делегируйте. Если задачу можно перепоручить кому-то другому, сделайте это. Попросите сотрудника назначить встречу, позаботиться о вашей поездке и так далее. Суть в том, чтобы избавиться от мелких задач и уделить больше времени серьезным делам.
• Откладывайте. Некоторые задачи всегда можно выполнить позже. Например, вас пригласили в другой город на свадьбу. Не нужно тут же бежать бронировать отель — это дело может подождать до тех пор, пока у вас появится свободное время.
• Делайте. Иногда нужно просто собраться и сделать нужное. Открыть почту и ответить на срочное и важное сообщение клиента, а не отложить это дело на потом. Главное знать приоритеты.

Фото: Animal Corner

Разбивайте время на блоки

Такой метод пригодится для выработки утренних привычек. Выделите четкие промежутки времени, в которые вы будете делать разминку, собираться на работу и отвечать на письма. Для непрерывной работы можно выбрать, например, период с восьми часов до полудня. Распланируйте таким же образом остаток дня — в какое время у вас будет короткий сон, ответы на звонки и письма и проведение встреч.

Группируйте связанные задачи

Вы можете работать над несколькими делами одновременно, если они связаны между собой. Например, вместо того чтобы отвечать на письма в течение дня, вы можете заниматься этим в конкретное время. Таким образом вы не будете отвлекаться от работы.

Дело в том, что выполнение разных задач требует разного мышления. Если вы не будете то и дело между ними переключаться, вы будете работать более сосредоточенно.

Заботьтесь о своем здоровье

Ученые доказали, что хороший сон, упражнения и здоровое питание дают вам энергию, концентрацию и запас сил на весь день. Не забывайте о себе.

Источник.

Материалы по теме:

10 лайфхаков от топ-менеджеров, которые все успевают

10 способов работать продуктивно

5 советов о том, как перестать забывать важную информацию

Почему календари эффективнее списков дел

Три способа всё успевать и при этом высыпаться

«Ты высыпаешься? – Куда высыпаюсь?» Эта шутка мгновенно обрела популярность в социальных сетях, а все потому, что актуальна для 99% людей. Бешеный ритм жизни, высокая конкуренция, все усложняющиеся задачи, непрекращающийся информационный поток – частенько всё это приводит не к успехам и достижениям, а к усталости и неврозу.

Избежать этого можно, если научиться эффективно управлять своим временем. Как говорится в бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент» на портале «Универсариум», овладение секретами управления временем позволяет нам быть успешными и достигать своих целей, сохраняя силы, здоровье и радость жизни. Проверим?

Секрет первый.
Определите свои приоритеты.

Для того, чтобы эффективно вкладывать свое время и силы, нужно научиться распределять нагрузку и переносить внимание из одной сферы в другую в соответствии с тем, какая из них является более важной и актуальной именно для вас. Выстроить приоритеты поможет Колесо Жизненного Баланса.

Чтобы создать свое собственное Колесо, возьмите список самых распространенных сфер жизни. Это могут быть друзья, работа, творчество, хобби, здоровье, путешествия, семья и дети, саморазвитие и так далее. Выберете из этого списка восемь сфер, которые наиболее важны именно для вас, в которых вы хотите совершенствоваться и достичь успеха.

Теперь проанализируйте ваше Колесо Жизненного Баланса, оцените ситуацию в каждой сфере. Ориентируйтесь на внутренние ощущения: насколько вы удовлетворены положением в этой сфере? Хотели бы вы его улучшить? Чем меньше вы довольны развитием той или иной сферы, тем больше внимания она требует.

Секрет второй.
Определите, какие дела являются важными, а какие нет.

В этом может помочь матрица Дуайта Эйзенхауэра: таблица, куда вы заносите список дел в соответствии с их важностью и срочностью.

В левый верхний квадрат попадают дела, которые невозможно отложить на завтра и задачи, требующие немедленного реагирования. Заблаговременное планирование помогает уменьшить количество таких дел, но избавиться от них полностью удается редко. Их мы делаем в первую очередь.

Важные и несрочные дела из верхнего правого квадрата мы, напротив, склонны откладывать на потом. А ведь, как правило, именно эти дела приближают нас к нашим долгосрочным целям. Именно в этом квадрате находятся задачи, заблаговременное решение которых поможет избежать аврала. Их необходимо выполнять во вторую очередь, как только все срочные вопросы разрешены. Вы обязательно должны делать в течение дня хотя бы одно дело из верхнего правого квадрата.

Планируя свой день, распишите все текущие вопросы в соответствии с их важностью и срочностью и оцените, какие из них вы можете делегировать, какие отложить, а за какие необходимо взяться немедленно. Это поможет сэкономить время и силы. И еще один важный момент: когда вы составляете расписание на день, обязательно оставляйте в нем свободные «окна» для неожиданно возникших задач и выделяйте время на отдых, обед, прогулку, спорт. Это поможет все успевать, не загоняя себя.

Секрет третий.
Избегайте «поглотителей времени».

Есть несколько самых распространенных типов хронофагов, или поглотителей времени.

• Прерывающие события (телефонные звонки, визиты, электронные письма или сообщения в мессенджер, на которые нужно срочно ответить).Справиться с ними поможет, во-первых, тренировка воли, а во-вторых, четкая организация работы. Приучите себя не отвлекаться на случайные раздражители, продолжайте решать текущую задачу. Отключи звук в телефоне, не проверяйте почту, поставьте на столе значок «я занят».

• Пустая трата времени (в очереди, на совещании, где вы обязаны присутствовать по долгу службы). Постарайтесь договориться, чтобы вас приглашали лишь на ту часть совещания, где вы действительно нужны. Берите с собой ноутбук в присутственные места, чтобы поработать во время ожидания вашей очереди.

• Времяпровождение и разговоры. Чтобы не тратить рабочее время на общение с коллегами, друзьями или в соцсетях, выделите для этого специальное время в течение дня.

Помимо всего вышеперечисленного, наше время крадут неспособность четко ставить задачи, неэффективное планирование дня, отсутствие приоритетов и нереалистичная оценка собственных возможностей. Другими словами, главный поглотитель времени – неумение этим самым временем управлять. Начав применять на практике секреты тайм-менеджмента, вы обнаружите, что 24 часов в сутки хватает на всё: на работу, на отдых, на решение текущих бытовых проблем и на то, чтобы шаг за шагом двигаться к достижению ваших глобальных жизненных целей.

Тайм-менеджмент: как правильно планировать свое время, чтобы успевать все — Блог

Славное время было – средневековье. Сонные феодалы неспешно потягивали вино в своих замках, крестьяне работали на благо своих хозяев, а рыцари с нетерпением ждали новых походов. В целом – это было время, когда всё было просто. Завтра было почти таким же, как и вчера.

Сегодня же, 90% всех людей выглядят как пассажиры поезда, который только что уехал. Они спешат неизвестно зачем и неведомо куда. Если вы узнали в этом описании себя, то знакомьтесь, ваш лучший друг – тайм-менеджмент.

Все люди делают это

Можете откинуться на спинку стула – все люди делают это: откладывают дела на потом, ленятся, ищут оправдания. Бывают и более интересные случаи, когда человек умудряется обижаться на всех и вся за то, что у него что-то не ладится. Ленивые и брюзжащие старики – это как раз такие люди, не познакомившиеся вовремя с искусством управления временем. Сейчас вы вряд ли знаете, чего хотите. Однако ознакомившись с основными принципами управления временем, вы сможете буквально творить чудеса.

Если вы не знаете с чего начать – начните с начала. Этот банальный совет также примитивен, как и отговорки, которые люди используют, чтобы бездельничать подольше. К слову, безделье – самый страшный враг всех серьёзных начинаний. Лучший способ закопать миллион в землю – каждый день откладывать на завтра работу, теряя одну тысячу. Кто-то может назвать это красивым словом «прокрастинация», но это лишь отлынивание и безделье.

Второй уровень низшей лиги – отсутствие веры в успех. Вы что-то делаете, но ваши усилия подобны песчинке на пляже, из которой требуется построить песчаный замок. Вам нужен результат. Как его добиться – читайте ниже.

Обратите также внимание на то, что нижеприведённые методики бесполезны, если ваше дело или проект вам неинтересны. Тайм-менеджмент основан на умении расставлять приоритеты правильно – такое умение необходимо не только на работе, но и в жизни.

Почему миллионеры ходят в бейсболках?

Если вы думали, что миллионеры лишь хвастаются богатством, то вы ошибаетесь. Те из них, кто честно заработал свои кровные – скромные и незаметные люди. От вас их отличает лишь счёт с кучей нулей и умение управлять временем и деньгами, которые это умение приносит.

Не стоит думать, что тайм-менеджмент придумали богатенькие боссы, которым нечего было делать. Это универсальный механизм, который работает в любой сфере жизни как часы. ТМ – инструмент, с помощью которого вы сможете добиться успеха в любой сфере. Достигается всё примитивно просто – вы учитесь распоряжаться своим временем и тратить его с умом, получая максимум эффекта от каждой минуты.

Сначала – о приятном

Наглядный пример пользы от ТМ – представьте себе себя. Только у вас сегодня нет дел. Вы сделали их три года назад. У вас уже совершенно другая жизнь, хорошая машина, на работе все с вами здороваются… Что же произошло?

А всё началось с того, как вы прочитали в сети о странной вещи – тайм-менеджменте. Удалили мусор из корзины компьютера, с дисков, убрали его из своей комнаты, квартиры и в конце концов – из головы. Вы стали больше времени уделять работе, семье и у вас никогда не бывает депрессии из-за дел. Разве такое бывает? Да!

Прокрастинация – тяжёлый труд. Основы тайм-менеджмента

Приехали!

Не нужно себя ругать за безделье. Вы выполняете тяжёлую работу. Да нет – вы почти в рабстве у своих собственных привычек. Но вот вам задачка – представьте, что завтра конец света. Всё, приехали! Поздно бегать по банкам, соседям, возвращать долги, прибивать полочку на стену – разве есть смысл делать всё это в последний день? Нет! Славно. Теперь вы можете догнать выпрыгнувшее сердце и вернуть его на место, собраться с мыслями. Поздравляем – теперь вы сделали первый шаг!

Начинайте каждое утро с мысли о том, каким бы был этот день, если бы он стал последним. Это простое упражнение позволит вам поставить цели. Лучше всего – возьмите листок и потратьте 15-20 минут на перечисление важных дел, чтобы не потратить ближайшие 15-20 часов на их частичную реализацию.

Один план хорошо, а два – лучше!

Любой успех не приходит случайно. И даже благодаря тяжёлой работе бывает трудно его достичь. Причина кроется в отсутствии чёткого плана действий. Спросите себя о том, почему у вас до сих пор нет такого плана – внятного ответа вы себе не дадите.

Половина всех ваших неудач в жизни связана с тем, что вы не знаете ответа на два вопроса всех прославленных полководцев:

• Где мы в данный момент?
• Куда наступать?

Составив чёткий план действий, вы сможете знать, что и когда вам выполнять. У вас на руках будет карта с чёткими стрелочками, указывающими на то место, где зарыт настоящий клад! Очень важно именно писать план. Если вы не запишете цель, то с лёгкостью откажитесь от неё под любым предлогом. Когда же она записана – отвертеться не удастся.

Пожиратели – прочь!

Имён у таких дел множество, но суть одна – высосать из вас энергию. Выбросить ноутбук или отписаться от полезных рассылок – не самая лучшая идея. Никто также не запретит вам посмотреть любимый фильм. Но во время важных дел возьмите за правило концентрироваться на работе. Как только вы начнёте поддаваться магии социальных сетей или пейзажа за окном – вы пропали.

Приоритеты

Если вы хотите быть успешным – вы просто обязаны уметь присваивать делам цифры. Основному делу – масса времени. Побочным – немного. А вот на развлечение вы можете оставить час-другой. Через некоторое время этот мизерный отрезок времени станет бездной, которая отделяет вас от заветного нового дня и новой работы.

Разделяй и властвуй!

Такая трактовка Цезаря является самой гуманной и самой практичной в нашем мире. Разделять вам придётся потоки информации – на нужную и ненужную. От вас требуется уметь быстро ориентироваться в потоке информации и не тратить своё время на то, что вам не нужно. Беспощадно отсеивайте любителей пожаловаться на жизнь и ничего при этом не делать, кто пытается вам что-то навязать.

Учитесь у французов

Принцип придумал отнюдь не француз. Но уважаемый Брайан Трейси призывает готовить привычное именно для них блюдо – лягушку. Похоже, что дядюшка Трейси совсем не разделяет безграничную любовь французов к этому блюду. К тому же – он предлагает есть её целиком, а не только лапки. Всё становится на свои места, когда вы поймёте, что лягушка – это ваше самое неприятное дело, которое вы постоянно откладываете. Просто съешьте её утром и ходите с довольной улыбкой весь день!

Чистота – залог здоровья!

Чистота на вашем столе позволит оптимизировать рабочий процесс на 30%. Именно такое количество времени, по мнению учёных, тратится на то, чтобы впопыхах найти нужную бумагу или вещь. Творческий беспорядок – лишь удобная отговорка, не так ли?

От звонка до звонка

Героически перевыполнять недовыполненный план – не лучшая идея. Вы можете выбиться из сил в погоне за ежеминутным результатом, но настоящая сила – в системности. Научитесь каждый день уделять время важному для вас делу, и вы добьётесь гораздо большего, нежели попытками наскоков и набегов. Лучший способ разбогатеть – работать усердно, но лишь в определённое время. Эта привычка поможет вам отучиться брать работу домой, постоянно думая о ней.

Помните также, что тайм-менеджмент, как и любую другую методику следует использовать с умом. Как уже говорилось выше – избегайте наскоков и набегов. Лениться тоже можно и даже нужно! Тем не менее, стремитесь к состояниям потока и умиротворения. На работе раскручивайте маховик интеллекта и не давайте себе спуску, пока не начнёте решать проблемы, будто щёлкая орешки. Дома научитесь выполнять домашние дела и отдыхать. Главное правило тайм-менеджмента: хорошо поработал – хорошо отдохни.

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

AdMe.ru собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2. Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

Как планировать свой день, чтобы все успевать: 10 лучших советов

Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.

Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.

Тайм-менеджмент – что это и зачем

Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.

Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:

• матрица Эйзенхауэра;
• метод Парето;
• метод «Помидора»;
• техника «Хронометраж»;
• АВС-анализ.

Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Не пропустите: Как выучить французский язык с нуля?

Техника Бенджамина Франклина

История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».

Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.

В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.

Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:

1. Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
2. Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
3. Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
4. Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
5. Ежедневное и еженедельное планирование.

В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.

Техника Стивена Кови

Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

1. Постоянное самосовершенствование.
2. Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
3. Проактивность.
4. Умение слышать и стремление быть услышанным.
5. Четко представление цели любого действия.
6. Мышление победителя.
7. Умение правильно расставлять приоритеты в делах.

Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.

Техника Тима Ферриса

Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:

1. Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
2. Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.

Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.

Техника Глеба Архангельского

Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:

• утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
• большие задачи необходимо дробить на мелкие;
• важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
• работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
• важно научиться делегировать не самые важные задачи.

Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.

Техника Франческо Чирилло

Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.

При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.

Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов

Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.

1. Поймите, куда уходит время

Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.

2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.

3. Займитесь индивидуальным планированием

Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».

4. Научитесь расстановке приоритетов

Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.

5. Следуйте составленному плану

Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.

6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел

Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.

Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.

7. Отдыхайте и развлекайтесь

Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.

8. Создайте условия для повышения персональной эффективности

Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.

8. Научитесь говорить «нет»

Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.

9. Создайте комфортную обстановку

Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.

5 лучших приложений для тайм-менеджмента

Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:

1. TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
2. Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
3. TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
4. Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
5. aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.

Где научиться работе в Excel: ТОП-7 онлайн курсов по Excel для начинающих

Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.

Резюме

Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину. Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.

Автор статьи

Редактор портала Info-Profi, преподаватель истории и обществознания со стажем 22 года. По второму образованию юрист.

Написано статей

10 cпособов как все успевать

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов.

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела.

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени.

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно.

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Как все успевать и распределять время: 5 правил успешных людей

Многим из нас, чтобы все успеть, надо больше времени. Часто 24 часов в сутки попросту не хватает. Все дело в продуктивности, говорят психологи. Важно не сколько часов в день вы работаете, а конкретный результат этой работы. Оказывается, научиться все успевать можно, главное — правильно организовать свой день, Поймите как распределить время на работу, на домашние дела, на общение с близкими, на отдых, и вы больше не задумаетесь над тем как успевать делать все дела за день.

Как научиться распределять время:  метод временных блоков

Илон Маск, пожалуй, самый занятой человек на Земле (а, возможно, скоро будет самым занятым и на Марсе). Но шутки в сторону. Основатель и глава Tesla и SpaceX на рабочие задачи в двух компаниях тратит 100 часов в неделю. 100 часов! При том, что среднестатистический человек работает по 40 часов в неделю. При этом Маск успевает проводить время с пятью детьми, заниматься хобби, читать и расслабляться. Как ему удается все успевать?

После изучения биографии Маска предприниматель Майо Ошин выяснил, что Илон пользуется методом временных блоков. То есть он не записывает список дел, которые нужно сделать за день. Он разделяет свое время на блоки, которые забиты какими-то делами. Например, утром после пробуждения он тратит определенное время на завтрак, отвечает на письма, проводит рабочие встречи, читает книги. Получаются временные блоки, в которые вы можете делать только одну задачу. Когда время заканчивается, нужно отвлечься и приступить к следующей задаче из другого временного блока. По такому методу так же работает Билл Гейтс.

Планирование каждого промежутка времени позволяет создать расписание, где каждая свободная минута отведена под конкретное дело (обед и отдых тоже входят в этот список). Таким образом у вас будет не только список дел, но и конкретный план действий. В нем вы можете потратить на одну задачу только определенное количество времени. Имея дедлайны, вы перестанете отвлекаться на ненужные дела, хвататься за все подряд и нестись, сломя голову, чтобы все успеть. Дедлайны действительно помогают работать эффективнее и продуктивнее.

Как распределить время: подъем на час раньше

Даже если вы не идентифицируете себя как «жаворонка», вы все равно можете стать им. Установив будильник на час раньше, чем обычно (и не нажимая кнопку повтора!), вы сможете получить дополнительный час для выполнения важных задач. Майк Тайсон не раз упоминал, что ранний подъем помог ему добиться таких успехов в профессиональном спорте.

«Я встаю в 4 утра и иду на пробежку, потому что знаю, что мой противник в это время еще спит. Это дает мне преимущество», — говорил Тайсон в интервью.

Несколько исследований связывают раннее пробуждение с продуктивностью и успехом. У ранних пташек есть преимущество — у них есть дополнительное время на выполнение задач, и в целом они более оптимистичны. А еще, согласно науке, утром наш мозг работает лучше, поэтому концентрация внимания и когнитивные функции в это время будут выше, чем вечером или в обед.

Оптимизация времени: не отвлекайся ни на что

Джастин Розенштейн, программист и интернет-предприниматель, приложивший свою руку к созданию таких проектов, как Gmail, Facebook и Asana, раскрыл свой секрет продуктивности. Чтобы все успевать, он рекомендует не отвлекаться на прокрастинацию и посторонние дела, даже важные. Мультизадачность, по мнению Розенштейна, вредит рабочему процессу и вашей производительности. При одновременной работе над несколькими задачами нам кажется, что мы гении, обманувшие Хроноса. Но по факту ни одно дело не будет доведено до ума.

Многочисленные научные исследования доказывают утверждение программиста. Розенштейн советует на время выполнения важных задач выйти из всех чатов, закрыть посторонние вкладки браузера, которые не связаны с текущей задачей, и выключить уведомления о новых письмах. Только выполнив задачу, можно вновь включить почту и приступить к выполнению следующей задачи.

Способ Розенштейна действует как метод часовых блоков Маска, правда в нем вы не ставите перед собой дедлайн на выполнение конкретной задачи.

читайте также

Увеличение продуктивности: съешьте лягушку

Если вы хотите быть более продуктивным в течение дня, воспользуйтесь советом Марка Твена. Писатель как-то сказал: «Если с утра съесть живую лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Конечно, не нужно в буквальном смысле съедать лягушку (мы не живодеры, если что). Просто важно поставить самые сложные задачи (или малоприятные дела) в начале списка дел. Согласно исследованиям люди стараются отложить самые важные и трудоемкие задачи «на потом». В итоге такие задачи остаются без выполнения.

Что для вас является твеновской «лягушкой»? Скорее всего, это самая неприятная задача, которую хочется откладывать на потом вечно. Вот ее и нужно выполнить в первую очередь. А дальше день пойдет как по маслу.

Как все успевать по дому: посвящайте утро семье

Чтобы не переживать в разгар рабочего дня о том, что вовсе не уделили время себе или семье, утро посвятите общению в кругу родных, саморазвитию и тренировкам.

Риз Уизерспун, которая является не только актрисой, но и продюсером, основательницей компании Hello Sunshine и мамой троих детей, говорит, что важно утром уделить время семье и саморазвитию. Это залог успешной карьеры и нормального психологического самочувствия.

«Каждое утро с 6 до 7 мои дети завтракают, а мы с мужем пьем кофе. Мы разговариваем, читаем друг другу новости. Мой супруг Джим любит слушать, а мне очень нравится рассказывать. Затем я уделяю час на тренировку, и только после этих ритуалов иду на работу», — говорит Уизерспун.

Делайте с утра то, что позволит вам расслабиться. Это может быть медитация, чтение, занятия спортом,приготовление завтрака и пищи на день. В общем, делайте то, что улучшает настроение и отвлекает от работы. Так вы с большей охотой приступите к делам и вас не будет мучить совесть за упущенные моменты с семьей (или собой).

Подписывайтесь на наш Instagram и не пропускайте самые полезные материалы от Beauty HUB!

читайте также

Как организовать свою жизнь — одну неделю за раз

Ведение домашнего хозяйства помимо работы и заботы о семье может быть невероятно трудным. Вот шесть советов по планированию недели заранее, чтобы сбалансировать эти ежедневные задачи.

Вам когда-нибудь казалось, что в неделе просто не хватает времени? Когда работа, семья и работа по дому сбалансированы, иногда кажется невозможным заниматься хобби или даже просто расслабиться. Хотя это может показаться нелогичным, если вы потратите время на то, чтобы заранее спланировать свою неделю, это поможет вам гораздо легче справляться с жизненными обязанностями.Это может даже освободить время для забавных вещей из вашего списка.

Итак, если вам интересно, как организовать свою жизнь, сегодня мы поделимся несколькими простыми советами, которые помогут вам эффективно управлять своим расписанием, каждую неделю, и получать от своего дня максимум удовольствия. Что вы будете делать со свободным временем, которое вы создадите на своей неделе?

Совет №1. Планировщик — ваш лучший друг.

Визуальное планирование недели — необходимость, чтобы быть в курсе дел. Найдите планировщик, который вам подходит. Это может быть бесплатный календарь для печати, расположенный в центре дома, симпатичный планировщик из вашего любимого магазина или календарь с электронной синхронизацией, который просматривают и изменяют несколько членов семьи и устройства.

Если онлайн-календарь наиболее удобен для вашей семьи, попробуйте присвоить цветовой код каждому члену семьи. Каждый человек может добавлять свои занятия через свой компьютер или телефоны. В жизни происходят неожиданные изменения (например, дополнительная тренировка в футболе, неожиданные встречи с врачом или после рабочих событий), и если один человек добавит это в календарь, то все в племени могут быть мгновенно обновлены. Это поможет упростить общение по расписанию и избежать путаницы. Установка напоминаний или предупреждений также может быть очень полезной.

Совет № 2: Ставьте цели и составляйте списки.

Воскресенье — прекрасное время, чтобы спланировать предстоящую неделю и разработать несколько целей, которые вы хотите сделать. Ваш еженедельный план должен включать семейные мероприятия, дни рождения и встречи, питание, работу по дому и все остальное, что предстоит.

Из этого главного списка вы сможете создавать управляемые мини-списки: планирование меню и список покупок, список поручений, список дел на день и так далее. По прошествии нескольких недель вы создадите основу для планирования.После этого процесс должен занять не более двадцати минут в воскресенье вечером.

Полезно использовать более одного наглядного пособия. Начните с основного ежемесячного календаря, а затем используйте блокнот или контрольный список для каждого дня недели, чтобы наметить свои ежедневные цели. Каждую неделю следует включать не более трех запланированных целей (в дополнение к вашим обычным обязанностям), поскольку вы не хотите настраивать себя на провал. Мини-достижения и возможность отмечать пункты из списка — это подкрепление, необходимое для начала продуктивной жизни.Включая время от времени такие рутинные дела, как «заправить постель» и «постирать», вы сможете вычеркнуть из своего списка простые вещи. Эти небольшие победы помогут вам получить мотивацию. К тому же всегда веселее отмечать что-то по списку!

Совет № 3: Подготовьте то, что вы можете накануне вечером.

Избавьтесь от утренней суеты, приготовив то, что можно было накануне вечером. Обеды должны быть готовы к выходу из холодильника. Школьные документы и домашние задания следует положить в рюкзаки и подготовить к работе.Наряды также можно выбрать накануне вечером. Вы можете даже подумать о том, чтобы спланировать наряды на целую неделю в воскресенье вечером, разумеется, обратившись к своему еженедельнику и погодному приложению.

Совет №4: Начните рано.

У вас есть списки, и вы готовы начать неделю. Что теперь? Как вы можете получить от своего дня максимум удовольствия?

Попробуйте установить утренний будильник так, чтобы он просыпался на тридцать минут раньше обычного, чтобы воспользоваться спокойными утренними часами. Примечание: это не дополнительное время, чтобы проверять электронную почту и уведомления на телефоне.Он предназначен для того, чтобы дать вам столь необходимое «вам» время. Это также прекрасная возможность начать день без стресса. Попробуйте заняться йогой, растяжкой или даже пробежаться на беговой дорожке.

Совет № 5: Планируйте питание заранее.

Завтрак. Обед. Обед. Повторить. Звучит знакомо?

Планируя свою неделю, имеет смысл продумать и питание на следующие семь дней. Используйте рецепты, которые требуют тех же основных ингредиентов, которые вы можете немного изменить для нового блюда.Из переработанных остатков тоже можно приготовить отличные блюда!

Завтрак

Нельзя упускать из виду самую важную еду дня. Спланируйте и приготовьте вещи накануне вечером (овсянка на ночь, парфе, яйца вкрутую) или приготовьте большие партии продуктов, которые можно заморозить и доставить при необходимости (вафли, буррито на завтрак, блины).

Обед

Из остатков можно приготовить отличный обед. Но если вы сомневаетесь, вот восемь креативных идей упакованного ланча, которые требуют очень небольшой подготовительной работы.

Ужин

Несмотря на то, что свежие и новые рецепты интересны, большинство вечеров должны включать простые основные блюда, которые вы с нетерпением ждете. Например, подумайте о Taco Tuesday и Pizza Friday! Каждый член семьи должен выбрать вариант меню, а участие в приготовлении — бонус. Если вы любите приключения, добавьте в ротацию новый пункт меню!

Бонусный совет. Обычно вы покупаете в магазине одни и те же предметы каждую неделю. В этом случае просто создайте список на компьютере и сделайте копии, чтобы сэкономить время, настраивая заранее составленный список покупок.

Совет № 6: Чистите понемногу каждый день.

Все мы знаем, что убирать в доме — неинтересно (для большинства), но это не обязательно должно быть рутинной работой. Используйте контрольный список чистки и делайте понемногу каждый день, чтобы облегчить подход «все или ничего». Эти контрольные списки уборки комнаты помогут вам расставить приоритеты в ежедневной, еженедельной и ежемесячной уборке. Ежедневно тратить хотя бы двадцать минут — отличный способ справиться с делом, не перегружая себя длинным списком дел.Распределение задач по всему дому также поможет облегчить нагрузку.

Не забываем о прачечной! (Но как мы могли?) Чтобы избежать ощущения, что белье заслуживает отдельного дня в ваши драгоценные выходные, не лучше ли стирать его по 15 минут в день? Вот наши советы по стирке (плюс планировщик для печати), которые помогут вам сохранить эту растущую кучу.

Помните: мелкие детали могут иметь решающее значение в том, чтобы оставаться организованным в течение недели.

• Командные пункты для рюкзаков, сумок для обеда, курток и вашей сумочки — отличный способ организовать беспорядок в будние дни.Также помогают корзины и проволочные корзины для папок!
• Сотовые телефоны сильно отвлекают. Назначение времени дня, в которое можно положить телефон и электронные устройства, на удивление повысит эффективность вашего дня.
• Не волнуйтесь, если что-то не будет сделано сегодня. Всегда есть завтра! Просто добавьте в свой список дел на следующий день.

Если вы научитесь составлять свой распорядок дня и будете придерживаться его ежедневно, это поможет вам достичь поставленных на неделю целей. Ставьте перед собой реалистичные цели и вознаграждайте себя за всю свою тяжелую работу! Удачи!

Другие способы упорядочить и упростить жизнь:

Как оставаться организованным, когда вы очень заняты

Сохранение организованности на работе — это повседневная борьба.И иногда кажется, что хаос проникает в нашу голову и превращает все в беспорядок. Но когда вы перегружаете свой график и ваши дела накапливаются, вам необходимо найти ответ на вопрос «Как оставаться организованным на работе?». Потому что, если вы этого не сделаете, все станет еще более беспокойным, и вы начнете чувствовать излишний стресс.

Теперь, если вы часто бываете очень заняты и постоянно пытаетесь быть в курсе всего, этот пост для вас. По сути, мы перечислили несколько простых приемов и советов, которые не только помогут вам организовать работу, когда вы безумно заняты, но и помогут повысить вашу повседневную продуктивность.

Просто сделайте эти советы частью своей повседневной рутины, и вы можете стать тем редким примером в своей команде, который сохраняет четкий и беспорядочный график, даже когда их рабочее место превращается в трейлер Третьей мировой войны. Итак, без лишних слов, вот несколько советов о том, как оставаться сосредоточенным на работе, когда вы очень заняты в своем графике.

«Вы хотите, чтобы ваши проекты и команды были очень организованы? Начните управлять ими с ProofHub. Подпишитесь на бесплатную пробную версию! »

10 лучших способов сохранить продуктивность на работе, когда вы очень заняты:

1.Придерживайтесь своего списка дел

Никогда не переоценивайте количество задач, которые вы можете выполнить за день. Вместо того, чтобы добавлять слишком много дел в свой список и расстраиваться, когда вы не можете его закончить, попробуйте онлайн-приложение со списком дел, создайте свой список дел на день и, самое главное, придерживайтесь его. Вспомните, что однажды сказал Дэвид В. Баллард: « мы тратим много умственной энергии, пытаясь отслеживать все, что нам нужно запомнить. «

» 2. Изучите правило «один пришел — один вышел»

Правило «один пришел, один вышел» — это, по сути, метод, который используется для управления количеством вещей в одном месте или в одно конкретное время.Правило можно легко применить к вашему списку дел. Это просто означает, что для каждой новой задачи, которую вы планируете добавить в свой список, вы должны сначала выполнить одну задачу. Это простой прием, который неплохо помогает избавиться от беспорядка в повседневной жизни и снизить уровень стресса.

3. Разбейте пугающие задачи

Мы все потратили часть времени на проекты, которые слишком сложны, чтобы их можно было завершить вовремя. Разделение таких чрезмерно сложных проектов на более мелкие, управляемые задачи и подзадачи на этапе планирования проекта — один из лучших способов справиться с такой ситуацией.Когда ошеломляющая работа становится чем-то меньшим, на чем вы можете сосредоточиться, гораздо легче сосредоточить свой ум и выполнять ее быстро.

4. Никогда не позволяйте вещам скапливаться в кучу

Когда вы думаете обо всем, что вам нужно сделать, есть вероятность, что вы можете сложить вещи на своей тарелке вместо того, чтобы доводить их до конца. одним. Именно так большинство людей тратят время на работе. Но для вас так не должно быть. Просто осознайте срочность каждой задачи и деятельности, поставьте четкие цели и, прежде всего, оставайтесь продуктивными в течение дня.

5. Используйте время, которое у вас есть

Эффективное управление временем играет решающую роль в том, чтобы держать вещи на своих местах, когда вы очень заняты. Продуктивные люди очень хорошо понимают этот факт и разумно относятся к тому, как они проводят свое время, выполняя все поставленные задачи и действия. У вас 24 часа в сутки, убедитесь, что вы делаете то, что для вас наиболее важно.

6. Быстрое принятие разумных решений

Если вы действительно хотите завершить начатое, ускорите процесс принятия решений.Откажитесь от привычки откладывать работу на потом. Чем дольше вы будете ждать, чтобы что-то сделать, тем труднее будет это сделать. Если вы хотите, чтобы ваша рабочая жизнь была менее напряженной и более продуктивной, держите себя в курсе последних событий и как можно скорее делайте то, что необходимо.

7. Стремитесь к нулю входящих сообщений

Чтобы избежать сверхнагрузочного рабочего дня, вы должны выработать привычку убирать то, что вам нужно. Например, ненужные переписки по электронной почте.электронные письма, возможно, были продуктивным бизнес-инструментом в прошлом, но сегодня они просто сбивают вас с толку. Открывать каждое электронное письмо, которое появляется в вашем почтовом ящике, брать перерыв в рабочем графике, чтобы дважды в день проверять свой почтовый ящик, или отвечать на ненужные цепочки писем — иметь дело с электронными письмами не так уж и весело, верно? Тогда почему бы вам не свести его использование к минимуму в течение дня.

8. Поддерживайте календарь

Большинство людей боятся использовать календари, но как насчет онлайн-календарей.Поскольку мы живем в мире технологических достижений и автоматизации, использование облачного календарного приложения — это совершенно разумный выбор. К счастью, в деловом мире доступно множество мощных инструментов и приложений, которые упрощают управление вашими проектами, задачами, встречами, событиями и почти всем остальным, что вам нужно, чтобы сделать свой рабочий день успешным. Определите, какой инструмент лучше всего подойдет вам и вашей команде, и сразу же включите его в свою повседневную работу.

9. Убедитесь, что у всего есть свой дом

Когда вы очень заняты на работе и у вас не хватает сроков, держать все на месте — это, конечно, последнее, о чем вы думаете. Но если все вокруг вас находится на своих местах, у вас не будет причин возвращать их на место. Подумайте об этом — если вы не собираетесь содержать свой рабочий стол в порядке, сможете ли вы найти то, что вам нужно, не теряя времени? Ясно, что ответ отрицательный. Итак, убедитесь, что вы хорошо относитесь к своему рабочему месту, и все, что на вашем столе, находится в надлежащем месте.

10. Найдите подходящие инструменты для использования

Ключевым аспектом создания продуктивной рутины является наличие в вашем распоряжении правильных инструментов. Будь то инструмент для управления проектами, программа для планирования проектов, инструмент для учета рабочего времени или программное обеспечение для обмена файлами, у вас должен быть правильный инструмент для правильного выполнения своей работы. Кроме того, будьте в курсе всех последних тенденций и инструментов, чтобы вы могли использовать лучший из них для выполнения своей работы.

Инструменты и приложения, которые помогут вам организовать свою жизнь

Теперь, когда вы знаете несколько приемов, которые могут помочь вам организовать свою жизнь и двигаться в правильном направлении, пора изучить ресурсы, которые вам понадобятся. Ниже мы составили список инструментов и приложений, специально разработанных для того, чтобы помочь отдельным лицам и командам организовать работу и выполнять задачи быстрее и эффективнее.

# 1 ProofHub

ProofHub — это, по сути, инструмент, который помогает вам организовать ваши рабочие материалы.От проектов, задач, общих календарей, отчетов, расписаний до групповых обсуждений — ProofHub создает центральное место для всего и каждого на рабочем месте. Вот как ProofHub помогает упорядочить вашу жизнь (даже в очень напряженный день):

• ProofHub упрощает планирование и составление расписания в части процесса управления проектами. Это дает вам мгновенный доступ к необходимой информации, чтобы вы могли быстрее принимать разумные решения.
• ProofHub положит конец сюрпризам в последнюю минуту на работе.Он обеспечивает прозрачную временную шкалу, на которой вы можете видеть, как продвигаются ваши проекты в режиме реального времени.
• С ProofHub общение на рабочем месте доставляет массу удовольствия. Наконец, вам не придется иметь дело с бесчисленными беспорядочными переписками по электронной почте.
• ProofHub дает поминутную информацию о том, как вы проводите свое время на работе и что вы можете сделать, чтобы стать более продуктивным в течение дня.
• Функция управления файлами ProofHub позволяет хранить, систематизировать, получать доступ, обмениваться и проверять файлы в Интернете в одном центральном месте.Кроме того, он позволяет вам сотрудничать с внутренними командами и клиентами непосредственно в общем файле.

# 2 Agorapulse

Общеизвестно, что каналы социальных сетей приносят значительную пользу миру бизнеса. Тем не менее, слишком много времени на эти каналы или неспособность управлять ими на рабочем месте также может сильно снизить вашу продуктивность. Здесь вам на помощь приходят такие инструменты, как Agorapulse.

Agorapulse — это, по сути, инструмент управления социальными сетями, который позволяет вам экономить время и эффективно управлять своими учетными записями в различных социальных сетях.С помощью Agorapulse команды и агентства могут отслеживать и управлять своей социальной активностью в таких сетях, как Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram и Google+, используя единую панель управления.

# 3 Evernote

Если вы любите фиксировать и систематизировать свои идеи на работе, вам обязательно понравится Evernote. Evernote — это простое приложение для создания заметок, которое позволяет синхронизировать ваши творческие идеи, чтобы вы могли получить к ним доступ в любое время.

С Evernote вы можете создавать заметки (аудио и текст) на ходу и воплощать свои идеи в жизнь.Кроме того, вы можете устанавливать напоминания, загружать вложения, организовывать списки задач и сохранять интересные ссылки в своей учетной записи для последующего чтения с помощью Evernote. Инструмент доступен как для настольных, так и для мобильных устройств, что позволяет централизованно хранить свои заметки и идеи и экономить много времени.

# 4 Feedly

Feedly — это инструмент повышения производительности бизнеса, который помогает оптимизировать способ потребления контента. Мы все хотим преуспеть в выбранной нами карьере — поэтому чтение и обучение являются двумя наиболее важными аспектами нашей трудовой жизни.Однако у всех нас есть задачи и проекты в нашем списке дел, которые могут легко отнять часы времени, которые мы, вероятно, потратили на свое «саморазвитие».

К счастью, есть такие инструменты, как Feedly, которые дают нам единственный луч надежды. Feedly — это, по сути, приложение-агрегатор новостей, которое помогает вам организовывать, читать и делиться тем, что для вас важно. Приложение поддерживает различные веб-браузеры и мобильные устройства, позволяя собирать контент со всех ваших любимых сайтов и организовывать их в одном месте для чтения в более позднее время.

# 5 RescueTime

RescueTime — это инструмент, который научит вас поддерживать идеальный баланс между работой и личной жизнью. Это отличный инструмент для всех, кто ищет способы повысить свою продуктивность и сосредоточиться. Он дает вам точный обзор того, как вы тратите свое время на различные задачи и действия, выявляет недостатки в вашей текущей стратегии управления временем и что вы можете сделать, чтобы быстрее достичь своих целей.

С RescueTime вы можете быть уверены, что тратите меньше времени и больше вкладываете в самое важное.Инструмент также предоставляет еженедельный отчет по электронной почте, который позволяет вам контролировать свои цели и суммировать свою активность и еженедельные показатели производительности в одном месте для дальнейшего анализа.

Поначалу может показаться, что организоваться и держать все на вершине невозможно, но если вы будете придерживаться вышеуказанных привычек, вы определенно сможете поддерживать порядок. Это самые простые, самые маленькие шаги, которые в конечном итоге имеют самое большое значение.

«Вам нужны все важные даты и сроки в одном месте? Попробуйте Me-view ProofHub — специальное пространство для всех ваших задач, событий и вех.

Итог — , если вы будете организованы, вы добьетесь успеха.

Итак, вперед и добивайтесь успеха.

Вартика Кашьяп

Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub и была одним из лидеров LinkedIn в 2018 году. Ее статьи вдохновлены офисными ситуациями и рабочими событиями. Она любит писать о продуктивности, построении команды, культуре работы, лидерстве, предпринимательстве среди прочего, а также о том, что способствует улучшению рабочего места — вот что заставляет ее кликать.

Подпишитесь на ProofHub

Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.

Как стать более организованным

Избавьтесь от беспорядка, возьмите под свой контроль и добивайтесь большего на работе

Вы контролируете все, что вам нужно для работы? Всегда ли у вас под рукой нужная информация? У вас есть четкий план действий на каждый день?

Или, может быть, ваш стол выглядит так, как будто на него сбила бомба, и вы тонете в электронных письмах.Вы рискуете пропустить срок, ваши важные файлы никогда не окажутся там, где вы думали, и лотерея будет ли у вас даже чистая одежда для работы утром!

Ваша способность к самоорганизации имеет большое влияние на ваш успех, а также может иметь эффект домино для членов вашей команды и коллег.

В этой статье и в сопутствующем видео мы рассмотрим стратегии, позволяющие пожинать плоды спокойного, контролируемого, беспорядочного подхода — в вашей профессиональной жизни и во всем остальном, что вы делаете.Порядок и спокойствие создают платформу для продуктивности и защищают от стресса.

Используйте эти стратегии, чтобы заменить хаос и хаос в своей жизни чувством спокойствия.

Преимущества большей организованности

Вы можете потерять много времени на дезорганизацию. Минута здесь, чтобы найти свои ключи, еще одна минута, чтобы отследить электронную почту … Эти минуты быстро увеличиваются до часов потери продуктивности. И даже если вам удастся все сделать, вы, скорее всего, не добьетесь своей лучшей работы.

Основными преимуществами организации и работы в свободной от беспорядка среде являются повышенная производительность и улучшенная производительность. И с этим приходит большее чувство контроля, что является жизненно важной частью управления стрессом.

, устойчивость

, и общее благополучие

.

Хорошая организация также способствует лучшему мышлению. Принимать решение

и решение проблем

полагайтесь на ясную голову, а также на свободный доступ к нужной информации и инструментам.Лаконичный подход улучшает концентрацию

и вашу способность учиться, и это направит вас на верный путь к состоянию глубокой сосредоточенности, известному как «поток

. «

Успех на работе также во многом зависит от того, как вас видят другие. Если вы регулярно опаздываете на собрания, небрежно относитесь к своим обязанностям и не контролируете свою роль, ваша репутация

— и ваши шансы на карьерный рост — под угрозой.

Однако, если вы покажете себя тем, кто хорошо справляется со своей рабочей нагрузкой и на вас можно положиться, чтобы сделать работу вашей организации или команды более гладкой, ваша компетентность и ценность будут очевидны для всех, чтобы увидеть .

Организуйте свое рабочее место

Чтобы стать более организованным, лучше всего начать со своего рабочего места — или там, где вы выполняете большую часть своей работы.

Будьте честны: ваше рабочее место в настоящее время помогает вам организоваться или оно является источником многих ваших проблем? Лучше всего работать с небольшим беспорядком — в этом случае держите его там. Но, если состояние вашего стола ухудшает вашу производительность, пора внести некоторые изменения.

Что вам действительно нужно держать под рукой? Если вы заметили что-то, что уже бесполезно или просто мешает, либо храните его бережно.

в другом месте, или избавьтесь от него.

Постарайтесь создать «зону действия» на своем столе, где вы будете хранить вещи, необходимые для вашего текущего проекта или деятельности. Это поможет вам быстро приступить к работе, избежать отвлекающих факторов и сосредоточиться на текущей задаче. Когда один проект будет готов, уберите все, чтобы освободить место для следующего.

И, когда ваше рабочее место в хорошей форме, сохраняйте его таким! В конце каждого дня решайте, что должно оставаться на месте, и заставляйте все остальное исчезать.

Организуйте свое время

Лаконичный подход к работе не только сэкономит ваше время, но и поможет вам более эффективно использовать свое время.Хорошие организационные привычки имеют решающее значение для успешного тайм-менеджмента

.

Благодаря легкому доступу ко всему необходимому, вы можете быть уверены, сколько времени займет выполнение каждой задачи. У вас также будет четкое представление о том, когда это делать — чтобы соответствовать остальной работе и устраивать других людей.

Самое главное, со спокойным и контролируемым подходом к каждому дню вы сможете эффективно использовать все предлагаемые инструменты управления временем.

Начинайте каждый день так, как хотите.Дайте себе первые 15 минут, чтобы собраться. Если у вас есть программа действий

, перейдите прямо к списку «Следующие действия».

Или же составьте список дел

, с приоритетами дня

наверху. Это поможет вам увидеть лучший способ сформировать свой день. Вы будете знать, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить до полудня. Вы также сможете сопоставить свою самую важную — или самую сложную — работу с тем временем дня, когда вы в своих лучших проявлениях.Узнайте больше об этом, прочитав нашу статью «Утреннее задание?»

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Совет:

Оставайтесь гибкими.Даже самые продуманные планы могут ни к чему не привести, если произойдет непредвиденное, и важно реагировать на все, что происходит в течение дня. Убедитесь, что ваше расписание дает вам немного места для маневра, если вам нужно подготовить отчет в последний момент или дома кризис.

Однако чем более вы организованы, тем легче вам будет понять, как справляться с новыми ситуациями. Вы будете знать, какие задачи можно переложить, чтобы освободить место. Вы также, вероятно, станете более спокойным и контролируемым, когда будете планировать свой ответ.

Инструменты организации

В вашем распоряжении множество инструментов, которые помогут вам организовать работу. Воспользуйтесь приведенными ниже идеями, чтобы подумать, как сочетание традиционных инструментов и технологий может сработать для вас.

Традиционные инструменты

Для некоторых людей бумажный блокнот по-прежнему остается лучшим способом контролировать информацию, идеи, списки и планы. Вы можете персонализировать его, носить с собой куда угодно, и он никогда не требует подзарядки!

Рекомендуется каждый день начинать новую, датированную страницу, чтобы можно было легко вернуться назад и найти нужную информацию.

Вы можете использовать свой блокнот, чтобы записывать ключевые моменты разговоров и встреч. Если вам в голову приходит идея, когда вы заняты задачей, запишите ее на потом, чтобы не потерять поток. Составьте списки дел и напоминания, которые помогут вам контролировать свой рабочий день. Вы также можете добавлять заметки о своей деятельности вне работы, чтобы ваш день прошел более гладко.

Другие традиционные инструменты тоже могут помочь:

• Настенные или настольные календари отлично подходят для того, чтобы держать при себе расписание, и их легко обновлять.
• Бумажные дневники дают вам четкое представление о вашем дне, неделе или даже году и помогают координировать вашу работу со всем остальным, что происходит в вашей жизни.
• Липкие заметки позволяют оставлять себе быстрые напоминания в полезных местах, а также отмечать ключевые разделы в книгах, разделять стопки документов или помогать другим разобраться в ваших системах.

Примечание:

Организованность — это личная ответственность, но она также приносит пользу членам вашей команды и коллегам.

Например, следование соглашению об именах файлов экономит ваше время и стресс, а также делает систему эффективной для всех остальных. Своевременное посещение встреч повышает вашу репутацию и делает встречи более продуктивными.

.

Даже правильное выполнение простых «домашних» обязанностей, таких как, например, постоянное заполнение бумаги для принтера, может иметь большое влияние на настроение — и производительность — всей вашей команды. Подробнее о положительном влиянии организованного и добросовестного подхода к работе на рабочем месте читайте в наших статьях о хороших манерах в офисе.

, и здоровье и гигиена на работе

.

Технологии

Какую бы систему вы ни использовали для онлайн-общения, она, скорее всего, будет иметь множество организационных особенностей.

Например, изучите различные варианты маркировки или хранения электронных писем. Посмотрите, поможет ли цветовая кодировка вашего онлайн-календаря (может быть, красный для срочных, зеленый для продленных сроков и синий для низкоприоритетных задач). Убедитесь, что вы умеете устанавливать себе электронные напоминания.

На портативном или офисном компьютере электронные таблицы могут быть полезны для отслеживания вашего прогресса

.Вы можете разработать их так, чтобы дать вам наиболее четкое представление обо всех ваших обязанностях и сроках. Обладая небольшими знаниями, вы даже можете использовать условное форматирование, чтобы предупреждать вас о приближении ключевых дат. (Однако существует также множество программ планирования в виде электронных таблиц, которые сделают все это за вас и многое другое, например Monday.com и Wrike.)

В ваш сотовый телефон также встроено множество полезных инструментов. Помимо функций часов, будильника, календаря и напоминаний, вы можете использовать диктофон для записи своих идей.В других случаях простая фотография может быть лучшим способом собрать необходимую информацию.

Есть несколько отличных приложений для управления задачами, таких как Asana и Trello, которые работают как для отдельных лиц, так и для целых команд или компаний. Они информируют всех, кто связан с задачей или проектом, о его ходе в режиме реального времени и выдают напоминания о сроках для повышения эффективности.

И есть много приложений, направленных на развитие ваших личных организационных навыков. RescueTime, например, отслеживает всю вашу цифровую активность и предоставляет подробные отчеты о том, как вы проводите свое время.Things позволяет вам организовывать большие проекты в более мелкие списки с приоритетами. А 30/30 поможет вам разбить день на управляемые 30-минутные отрезки.

Пять привычек организованных людей

Чем больше вы сможете жить и работать организованно — даже если поначалу это не дается естественным путем — тем скорее вы измените свои привычки к лучшему. Вот пять ежедневных стратегий, которые стоит попробовать:

1. Отмечайте маленькие победы. Например, если вы выполните три задачи из списка дел, побалуйте себя чашкой кофе или дайте себе 10 минут свободного времени, чтобы проверить некоторые из ваших любимых веб-сайтов.

2. Используйте один календарь. Если вы записываете что-то в своем настольном планировщике, а другие в свой почтовый календарь, будет сложно все координировать. Вместо этого начните собирать все в одном месте. Если вы сделаете это в цифровом виде, вы обнаружите, что технология может объединить все за вас.

3. Планируйте небольшие задачи. Если задача или проект требуют действий заранее (например, собирать рогалики и кофе для собрания персонала), убедитесь, что вы также запланировали это на свой день.Отсутствие мелких работ может иметь серьезные последствия для всего остального.

4. Организуйтесь дома. Не ограничивайте свой организованный подход к работе только потому, что хаотичная семейная жизнь принесет свои проблемы. Избавьтесь от беспорядка в своем доме, чтобы по утрам было легче. Тщательно планируйте свой день. И поговорите с людьми, с которыми живете, чтобы они знали, чем могут помочь.

5. Цените свое время. Расставляете ли вы приоритеты для профессиональных задач на неделю или планируете семейные обязательства, подумайте о том, как учитывать каждую секунду.По словам американского изобретателя Томаса Эдисона, время — это «… на самом деле единственный капитал, который есть у человека, и единственное, что он не может позволить себе тратить».

Совет:

Если вам трудно избавиться от определенной привычки, не могли бы вы саботировать себя?

? Возможно, вы все время теряете ключи от машины, когда приходит время на работу. Это могло быть совпадением, но, может быть, здесь замешано что-то более глубокое. И если есть — возможно, часть вас, которая пытается уйти от работы в офисе — вам необходимо решить эту проблему, прежде чем какой-либо новый организационный подход сработает.

Примечание:

Сейчас очень «в тренде» уборка и расхламление. Некоторым они обещают ответы на многие жизненные проблемы. Однако можно довести организационное поведение до нездоровой крайности. Итак, остерегайтесь перфекционизма

, и не пытайтесь все контролировать.

Если окажется, что вы на самом деле увеличиваете свой стресс, раздражаете других и вкладываете в процесс больше, чем выкладываете, подумайте еще раз.

Стремитесь к сбалансированному подходу, при котором ваши организационные стратегии будут полезными и управляемыми для вас и других.

Ключевые моменты

Повышение уровня организованности дает множество преимуществ, включая большую продуктивность, лучшую производительность и способность справляться со стрессом.

Ваша репутация зависит от того, насколько вы организованы. А ваша пунктуальность, надежность и добросовестность — все это может повлиять на людей, с которыми вы работаете, как хорошо, так и плохо.

Примите меры для организации вашей рабочей среды, чтобы вы могли быстро начать работу, найти все, что вам нужно, и эффективно сосредоточиться на выполнении всех своих задач.

Лаконичный подход к работе помогает вам управлять своим временем, что, в свою очередь, делает вас более продуктивным и продуктивным.

Найдите инструменты — традиционные или более высокотехнологичные — которые помогут вам чувствовать себя организованными и контролирующими как на работе, так и в жизни за ее пределами.

10 простых советов по продуктивности для организации вашей рабочей жизни

Мнения, высказанные предпринимателем. участника являются их собственными.

Производительность — это эффективность — делать больше, быстрее и с меньшими затратами.И с учетом растущих требований сегодняшнего дня в любое время и в любом месте, это как никогда важно. Чтобы получить максимальную отдачу от своего дня, вам нужно сосредоточиться на трех сегментах своей жизни: времени, пространстве и мышлении.

Связано: 5 способов оставаться продуктивным в дороге в качестве предпринимателя

Щелкните слайд-шоу, чтобы увидеть 10 простых советов по продуктивности, которые помогут вам организовать свою рабочую жизнь, организованную с учетом этих трех жизненно важных потребностей.

Время

Изображение предоставлено:
Сюжетные блоки

Общеизвестно, что люди плохо справляются с несколькими задачами, поэтому управление своим временем имеет решающее значение для повышения производительности.Самая большая потеря времени — это неожиданные (и обычно неважные) задачи. Все мы знаем, что побуждение прочитать только что пришедшее письмо или взглянуть на последнее всплывающее уведомление — это склонность психолога Дэниела Левитана, автора книги Организованный разум , называет это предвзятостью новизны. Это непреднамеренное переключение задач отнимает больше времени, чем вы думаете. Ученый из Калифорнийского университета в области информации Глория Марк обнаружила, что на восстановление после незначительных перерывов уходит в среднем 26 минут.Чтобы этого избежать, распланируйте свой день и разделите неожиданные прерывания:

Связано: одиночество может быть вашим самым мощным инструментом мышления

Используйте время в пути для выполнения координационных задач:

Изображение предоставлено:
Сюжетные блоки

Это безумие — не тратить время в пути на работу, чтобы отсеять трудоемкие задачи. Во время утренней поездки на работу я провожу обзор своих внешних консультантов — получаю последние новости об открытых проектах и ​​выясняю, нужна ли им помощь.К тому времени, как я прихожу в офис, у меня есть точное представление о статусе моих проектов.

Сократить время всех встреч на 25 процентов:

Изображение предоставлено:
Shutterstock

Вы получите такой же объем работы, потому что так много времени тратится на установку конференц-связи и бесполезное подшучивание. (См. Это юмористическое видео для демонстрации.) Если вы сократите одну встречу с пятью людьми в день с одного часа до 45 минут, вы получите 25 часов рабочего времени в месяц.Это примерно 300 часов в год — почти два месяца работы!

График регулярных перерывов в дневное время:

Изображение предоставлено:
Сюжетные блоки

Бегать от встреч подряд непродуктивно, потому что вы устаете и теряете концентрацию. Отметьте время в своем календаре и делайте перерывы. Сделав эти перерывы обычным делом, вы повысите предсказуемость, создав регулярное расписание, чтобы ваш ум был организован.Если вы можете себе это позволить, вздремните на 10-20 минут после обеда.

Космос

Изображение предоставлено:
Shutterstock

«Пространство» относится к вашей среде — вашему офису, а также к вашему виртуальному пространству. Рабочее пространство может быть не последней границей, но это важный элемент повышения производительности труда. Вот несколько советов, связанных с космосом:

Работа вне офиса, когда это имеет смысл:

Изображение предоставлено:
Сюжетные блоки

Когда вам нужно написать документ или исследовать тему, отсутствие перерывов в работе улучшит концентрацию.Некоторые компании обнаруживают, что разрешение сотрудникам работать из дома дает другие преимущества, включая сокращение времени в пути, более короткое время обеда и меньшее количество больничных. Посмотрите, как вы можете применить задокументированные стратегии с китайского туристического сайта Ctrip, AIIM и WordPress в своей рабочей среде.

Связано: 6 лучших практик для работы на дому

Суммируйте количество мест, куда вам нужно обратиться за информацией:

Изображение предоставлено:
Сюжетные блоки

Слишком много приложений для навигации — электронная почта, инструменты микроблогов, такие как Yammer, инструменты чата, такие как Lync, утилиты социальных сетей, такие как Twitter и LinkedIn, и операционные системы, такие как SAP, Oracle и Salesforce.Сделайте так, чтобы уведомления из каждого приложения отображались в одном месте.

Отключить всплывающие уведомления на мобильных устройствах и на рабочем столе:

Изображение предоставлено:
Shutterstock

Не позволяйте приложениям прерывать вашу концентрацию раздражающими всплывающими сообщениями. Выключи их. Теперь. И ограничьте проверку своей электронной почты определенным временем в течение дня. Вы не пожалеете.

Начните день со структурированным «моим временем»:

Изображение предоставлено:
Shutterstock

Просмотрите электронную почту и обновления в социальных сетях, которые накопились за ночь, и отсортируйте отставание.Выбирайте быстрые ответы и рекомендации, чтобы другие люди могли начать работать над задачами. Запланируйте более крупные задачи. И удалите то, что является информационным или неважным.

Образ мышления

Изображение предоставлено:
Shutterstock

Поставьте себя в положение, в котором вы можете сосредоточиться на выполнении правильной задачи на данный момент:

Converse, без электронной почты:

Изображение предоставлено:
Shutterstock

Поднимите трубку или пройдите по коридору и поговорите напрямую с коллегами.Для географически удаленных людей используйте чат. Вы можете дать точное направление и быстро устранить недоразумения. Количество времени, потраченного впустую на увековечение бесконечных цепочек писем, ошеломляет — и порождаются бессмысленные ошибки.

Нарезать большие проблемы на более мелкие куски:

Изображение предоставлено:
Shutterstock

Это уменьшит чувство перегрузки и откладывание на потом, связанных с выполнением большой работы.Один из практических способов сделать это — применить методы Agile для управления своими рабочими задачами. Рожденный в мире разработки программного обеспечения, Agile вносит большой вклад в управление задачами, разбивая большие работы на короткие спринты. Наличие решения на протяжении всего процесса снижает беспокойство при выполнении большой работы.

Используйте контрольные списки для повторяющихся задач, чтобы уменьшить количество ошибок:

Изображение предоставлено:
Сюжетные блоки

Контрольные списки помогут вам не сбиться с пути, особенно когда вы перегружены работой или работаете в условиях ограниченного времени.Чтобы получить отличное руководство по использованию контрольных списков, взгляните на Манифест Контрольного списка Атула Гаванде.

Связано: 6 способов лучше управлять своим вниманием и повышать производительность

Что можно и чего нельзя делать в управлении временем

Автор: Джейми Маккарти
Помощник резидента
Хамфрис-Холл

До

1. НЕОБХОДИМО планировать заранее! Have и используют какой-то инструмент планирования.Будь то приложение на телефоне или ежедневник, записывайте все, что вам нужно сделать, чтобы ничего не забыть. Как только вы узнали о мероприятии, получили задание или назначили новую встречу, добавьте это в свой календарь; даже если это так же просто, как свидание с другом за обедом в следующий четверг. Это поможет вам оставаться в курсе своей работы и напоминать о предстоящих событиях!
2. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО организовывайтесь! Отметьте цветом каждую область своей жизни.Используйте свой цвет для каждого урока, работы, внеклассных занятий, встреч и личной жизни, чтобы все вещи в вашем ежедневнике были разделены и ясны. Обозначьте свои папки, храните важные документы и сортируйте то, что вы делаете и в чем не нуждаетесь на регулярной основе.
3. ДОЛЖНЫ ставить цели! Ежедневно, еженедельно, ежемесячно — все, что держит вас в курсе! Перво-наперво ставьте достижимые цели. Будьте реалистичны с собой и с тем, что вы способны выполнить за определенное время.Запишите эти цели там, где вы будете часто их видеть, например, на зеркале в ванной или на холодильнике. Составьте список дел, расставьте приоритеты в том, что нужно сделать в первую очередь, и вычеркивайте вещи по мере их выполнения. Это поможет вам увидеть, сколько вы достигли за определенный период времени.
4. ДЕЙСТВИТЕЛЬНО оставайтесь сосредоточенными! Установите определенное время каждый день, отведенное для работы над заданиями. Избавьтесь от отвлекающих факторов, выключив телефон, выполняя домашнее задание, и работайте в месте, которое не отвлекает вас от мыслей.Найдите кого-нибудь, с кем можно поучиться, кто сможет привлечь вас к ответственности за выполнение ваших задач. Настройтесь на продуктивность и успех и посмотрите, сколько еще вы успеете сделать за более короткий промежуток времени!
5. Делайте перерывы! Дайте себе «мозговой перерыв», установив здоровое соотношение успеваемости и успеваемости. Это может быть, например, 45 минут занятий с 10-минутными перерывами между ними. Но найдите то, что вам подходит! Во время перерывов попробуйте заняться спортом, выйти на улицу, выпить воды, съесть здоровую закуску, поговорить с другом или вознаградить себя несколькими минутами разговора по телефону.Установите таймеры, чтобы не сбиться с пути! Хотя может показаться, что так часто делать перерывы не стоит, эти несколько минут могут помочь вам почувствовать себя вознагражденным, поскольку дофамин поступает в ваш мозг, чтобы вы чувствовали себя счастливыми и дарили вам чувство выполненного долга.

Не

1. НЕ откладывать на потом! Ожидание до последней минуты для выполнения задания только усиливает давление и стресс на вас. Как только вы узнаете о задании или проекте, начинайте его сразу, чтобы быть в курсе событий и не позволять им накапливаться! Это гарантирует, что вы сделаете все вовремя, возможно, даже раньше! Раннее начало выполнения заданий также позволяет вам проконсультироваться со своим профессором или коллегами о любых проблемах, с которыми вы можете столкнуться, прежде чем сдавать его.
2. НЕ изолируйтесь! Обязательно вознаграждайте за свои хорошие привычки в управлении своим временем, планируя свободное время для себя. По возможности проводите время с друзьями. Если это невозможно, запланируйте учебу с группой друзей или встретитесь в кафе, чтобы закончить все, что вам нужно сделать. Сочетание социализации и продуктивности может быть очень полезным.
3. НЕ вырезать нужных задач! Когда у вас много дел и вы чувствуете, что в сутках просто недостаточно часов, чтобы все сделать, вы иногда обнаруживаете, что вырезаете вещи, чтобы они соответствовали другим.Самые простые вещи, которые можно исключить, включают еду, упражнения и душ. Но это также некоторые из вещей, которые необходимы для нашего благополучия. Если вы откажетесь от ужина, может показаться, что у вас будут дополнительные тридцать минут на работу, но вашему мозгу также нужна эта энергия от еды для работы. Не забывайте, что ваше здоровье (и гигиена) так же важны, как и бумага, которую вы должны сдать в полночь.
4. НЕ ЗАБРОНИРОВАТЬ! Важно помнить, что говорить «нет» — это нормально! Иногда нужно ставить на первое место себя и свои приоритеты.Научитесь распознавать, когда у вас много дел, а когда — слишком много, чтобы взять на себя больше. Если кто-то просит вас помочь им, подумайте, сможете ли вы уложиться в срок вовремя. Это нормально — ставить на первое место вас и свои оценки.
5. НЕ недооценивайте! Не все будет хорошо, когда ты учишься. Это означает, что пора планировать неожиданное. Запланируйте перерывы, отвлекающие факторы, изменения в последнюю минуту, плохой интернет и плохих партнеров по лаборатории. Все это увеличит количество времени, необходимое для выполнения каждого задания.Таким образом, вы никогда не пропустите крайний срок до полуночи.

Когда у вас много дел и вы чувствуете, что не можете найти время для всего, обязательно подумайте и воспользуйтесь некоторыми из этих советов. Никогда не поздно развить свои навыки управления временем, и, надеюсь, этот блог дал вам несколько идей о том, как лучше организовать и подготовиться в будущем.

Просто помните: хороший тайм-менеджмент возможен только тогда, когда на самом деле все управляет. Так что будьте реалистами и научитесь понимать, что не все можно сделать за один день.

16 проверенных организационных стратегий для вашего малого бизнеса

Если вы хотите развивать свой бизнес, вам нужно правильно начать работу.

Чтобы добиться значительного роста, на который вы рассчитываете в ближайшие годы, вам следует убедиться, что ваш бизнес организован.

Это проще для крупного бизнеса с огромным бюджетом — и сотнями (или тысячами) сотрудников — плюс достаточно времени, чтобы оставаться организованным.

Но как вы можете убедиться, что ваш малый бизнес в порядке, если у вас мало денег и у вас всего несколько сотрудников?

Ну, я бывал там раньше.

Я знаю боль отчаянной борьбы с дезорганизацией, от которой страдает каждый малый бизнес.

И я знаю, что даже если вы используете лучшие инструменты для развития своего бизнеса , успех может замедлиться, если вы не сделаете все правильно, чтобы обеспечить рост.

1. Управляйте своим офисным пространством и складскими помещениями

Для начала вам нужно убедиться, что ваше физическое окружение аккуратное и организованное.

Это гарантирует, что вы сможете работать на высшем уровне.Во многом организация всей вашей компании определяется тем, как организован ваш рабочий стол.

Для начала убедитесь, что все имеет определенное место, даже если это место находится в стопке бумаг на вашем столе.

Чтобы максимально использовать это пространство, Bellevue Business Journal рекомендует использовать возможности вертикального хранения для улучшения рабочего процесса и повышения эффективности.

Поскольку оформление документов обычно занимает много времени и ресурсов у большинства современных офисных работников, вам следует подумать о хранении их вне офиса.

Это означает, что вы будете тратить меньше времени на управление своими документами и можете быть уверены, что они в безопасности и защищены лучше, чем вы могли бы сделать сами.

Однако, если это не совсем ваш стиль работы, я покажу вам другой метод, который поможет сократить объем бумажной работы за минуту.

2. Следите за поддержкой клиентов

Ваши постоянные клиенты — это сердце вашего бизнеса.

Хотя они отнимают у вас много времени и ресурсов, это время потрачено не зря, чтобы они были довольны услугами, которые вы предлагаете.

Чтобы убедиться, что вы эффективно обращаетесь к ним, рассмотрите возможность использования такой программы, как Groove , которая позволяет вам эффективно управлять заявками клиентов.

Это позволяет тратить меньше времени на управление клиентами и больше времени на улучшение продукта и бизнес-систем.

Важно автоматизировать вашу систему, но автоматизировать отношения с клиентами — плохая идея.

Используйте программное обеспечение, такое как Groove, которое позволяет вашим сотрудникам укрепить ваши отношения с клиентами , но не пытайтесь автоматизировать процесс.

Это вызовет у вас разочарование только тогда, когда клиенты оставят вас в пользу конкурентов, которые относятся к ним лучше.

Вместо этого упростите обслуживание своих клиентов с помощью услуг мирового класса, и они вознаградят вас постоянным бизнесом и рекомендациями.

3. Планируйте кампании в социальных сетях заранее

Если вы проводите маркетинговую кампанию в социальных сетях с бюджетом , вам нужно сократить время, которое вы тратите на то, чтобы держать вещи в сети.

Вместо того, чтобы тратить время на публикацию постов каждые несколько часов, вам следует запланировать дела заранее.

Этот простой метод организации сэкономит вам бесчисленное количество часов и поможет повысить эффективность и продуктивность.

Есть еще одна техника, которая может вывести вещи на новый уровень. Вместо того, чтобы просто писать сообщения в социальных сетях в течение следующих нескольких дней, почему бы не позволить инструменту опубликовать их для вас?

Знакомство с Эдгаром — отличный способ заранее управлять своим контентом. позволяет вам один раз писать обновления в социальных сетях, а затем отправлять их несколько раз.

Это отличный способ держать вещи в порядке, не повторяя себя, постоянно обновляя свои социальные сети.

4. Управляйте квитанциями о расходах

Если вы какое-то время занимались малым бизнесом, вы знаете, насколько неприятным может быть управление всеми отчетами о расходах.

Их сложно отслеживать и записывать, но ими нужно управлять, чтобы вы могли быть в курсе налоговых поступлений и обеспечивать свои финансы в порядке.

Но нельзя просто откладывать их, когда появляется более важная работа. Вы должны отслеживать каждую покупку и каждую транзакцию еженедельно .

Решение?

Используйте программное обеспечение, такое как Expensify, которое выполняет всю работу , систематизируя и фиксируя ваши расходы, чтобы вы могли сосредоточиться на действительно важных вещах.

И, говоря о том, чтобы позволить программному обеспечению обрабатывать ваши документы, вы можете распространить это на другие области вашего бизнеса для достижения звездных результатов.

5. Безбумажный

Если вы хотите уменьшить беспорядок и управление, которые связаны со всеми бумагами, с которыми вам нужно идти в ногу со временем, возможно, пришло время отказаться от бумажных документов.

Это означает, что вместо того, чтобы постоянно отслеживать десятки файлов и папок, вы просто сводите все к цифровому сканированию наиболее важных документов.

Если вы собираетесь попробовать это, вам нужен способ быстро сканировать документы на лету, чтобы не было проблем с выполнением рабочей нагрузки.

CamScanner — отличное приложение для быстрого и простого сканирования ваших счетов и других документов.

CamScanner позволяет сохранять файлы в приложении, но вы также можете передавать их на свой компьютер.

Если вам нужно поделиться этими файлами с группой людей, я рекомендую сохранить ваши заархивированные файлы в такой программе, как Dropbox .

Это гарантирует, что каждый в вашем малом бизнесе будет в курсе самых последних документов, но вам не придется беспокоиться об обширном управлении файлами в автономном режиме.

6. Организуйте свои пароли

Как и большинство людей, у вас есть одна из двух систем управления паролями.

Либо вы все время используете один и тот же пароль для разных веб-сайтов, либо постоянно забываете пароли, установленные для каждого сайта.

Вместо любого из них я рекомендую третью систему: позволить приложению обрабатывать ваши пароли за вас.

Да, вы можете сделать это автоматически в браузере, таком как Chrome. Но, к сожалению, это не совсем безопасно, так как любой, у кого есть доступ к вашему компьютеру, может использовать их.

Вместо этого я рекомендую использовать 1Password для управления паролями . Это программа, которая хранит ваши пароли вместе в мобильном и настольном приложениях.

Однако, в отличие от функции автозаполнения Chrome, вы должны ввести один пароль для доступа к другим паролям.

Это набор из нескольких слов, которые легко запомнить, но практически невозможно взломать.

Вот как это работает. Допустим, вам нужно войти в свою учетную запись на Stripe.Вы перейдете на страницу входа в полосу .

Вы можете либо щелкнуть значок 1Password в Chrome, либо ввести сочетание клавиш Command + \.

Откроется форма 1Password, где вы должны ввести пароль на основе слов, который дает вам доступ к другим паролям.

1Password затем автоматически заполняет Stripe вашей регистрационной информацией и сохраненными паролями. Он также выполняет автоматический вход в систему, поэтому вам нужно сделать на один клик меньше.

1Password будет хранить информацию для различных учетных записей.

Самое приятное то, что у каждого сайта может быть сложный уникальный пароль, но вы можете получить доступ ко всем ним с помощью одной фразы.

Фактически, 1Password даже сгенерирует случайный пароль с высокой степенью защиты, если вы этого захотите.

Это означает, что для паролей выделяется меньше памяти, и вы можете сделать больше, работая эффективно и упорядочивая логины.

7. Увеличьте рабочее пространство для повышения производительности

Если вы хотите добиться прогресса в своем бизнесе, вам необходимо создать среду, поддерживающую это видение.

Есть несколько проверенных методов, которые помогут вам получить больше от вашего рабочего места.

Вы не поверите, но добавив несколько растений вокруг вашего офиса, вы можете повысить производительность на 15% за счет улучшения концентрации.

Вы также получите дополнительный импульс, если воспользуетесь стоячим столом и почистите кабели.

Эти методы помогут вам оставаться энергичными и сосредоточенными, не отвлекаясь на перегруженное рабочее место.

Они могут занять всего несколько минут, но даже небольшие изменения, повышающие вашу продуктивность, могут существенно повлиять на то, насколько организован и продуктивен ваш малый бизнес.

8. Следите за заметками в облаке

Если вы пишете заметки, дела, идеи и контактную информацию на клочках бумаги или что-то еще, самое время стать более организованным.

Хотя вы, вероятно, уже знаете, что Evernote — отличный способ сделать это , вам следует немедленно приступить к его реализации.

Чтобы Evernote работал лучше всего, вам нужно решить, какую философию вы будете применять.

Будете ли вы записывать все туда, а затем использовать функцию поиска, чтобы найти свои заметки позже?

Или вы будете аккуратно размещать свои заметки по папкам и использовать теги и заголовки, чтобы быть уверенным, что вы знаете, что находится в программе?

Любой из этих вариантов допустим.Ключ в том, чтобы создать систему, которая работает для вас, а затем продолжать ее использовать.

9. Поддерживайте порядок на рабочем столе компьютера

Точно так же, как ваш физический стол должен быть чистым, а цифровой рабочий стол должен быть чистым и организованным, чтобы помогать вам оставаться организованным и выполнять работу.

Хорошее эмпирическое правило: если вы не видите фон рабочего стола, постарайтесь уменьшить количество элементов, загромождающих ваш компьютер, и удалить их.

После очистки главного экрана подумайте об удалении загруженных файлов и всех ссылок или других файлов, которые вы не используете.

Если хотите, вы можете даже вычистить мусор и сэкономить место на жестком диске.

Это отличный способ по-новому взглянуть на свои рабочие процессы, который поможет вам оставаться организованным.

10. Улучшите свою систему планирования

Если у вас частые встречи, видеочаты или окна, в которые другие могут планировать время для работы с вами, вам нужен способ эффективно управлять этими временными блоками.

Большинство людей, как правило, используют обратную электронную почту и приглашения в календаре, чтобы запланировать подобные мероприятия.

Но постоянная корректировка расписания может быть утомительной и пустой тратой времени. Вместо этого найдите идеальное время для встречи с помощью такой программы, как Calendly.

Calendly позволяет другим планировать время для работы с вами , поэтому вам совсем не нужно переписываться.

Это простой способ оставаться на связи с другими людьми без путаницы, которая обычно сопровождает суеты при составлении расписания.

11. Эффективно отслеживайте свое время

Если вы фрилансер, то знаете, как важно отслеживать оплачиваемые часы.

Но даже если вам не нужно отслеживать часы, чтобы получать деньги, неплохо было бы начать использовать такую ​​программу, как Toggl.

Toggl — это быстрый и простой способ отслеживать ваше время , который может быть полезен любому владельцу малого бизнеса.

Создавая отдельные проекты и задачи в Toggl, вы можете легко отслеживать часы, которые вы тратите на достижение своих самых важных целей.

Вместо того, чтобы задаваться вопросом, почему вы не достигли установленных вами ранее критериев, вы можете использовать Toggl, чтобы оставаться организованным и отслеживать, как вы тратите свой самый ценный ресурс — свое время.

12. Отслеживайте счета и платежи

Каждому малому бизнесу необходимо управлять платежами, выставлением счетов и выставлением счетов. Это критически важный набор задач, который поддерживает бизнес, но поддерживать все в порядке может быть нелегко.

Вместо того, чтобы постоянно работать над тем, чтобы убедиться, что это эффективно для вас, подумайте об использовании такой программы, как FreshBooks, для обработки ваших счетов .

Помните, что подавляющая часть платежной информации, которой вы должны управлять, не влияет напрямую на качество вашей работы и не привлекает к вашей основной компетенции.

Для любого из этих типов административных задач поручите их программному обеспечению, чтобы сэкономить время.

Чем меньше задач вам нужно выполнить за день, тем больше вы сможете сосредоточиться на тех областях, которые вам действительно нравятся и которые помогут вам выполнить то, что вам нужно.

13. Планируйте уплату ежеквартальных налогов

Если ваш бизнес находится в Соединенных Штатах, вам нужно будет платить ежеквартальные налоги, которые подлежат уплате каждые несколько месяцев.

Даже если вы не из США.S., однако, вам необходимо быть в курсе налоговой политики вашей страны и региона.

Это не просто то, о чем вам следует подумать об организации.

Если вы не соблюдаете налоговые правила в стране вашего проживания, вы можете заплатить штраф или даже быть закрытым.

Чтобы убедиться, что вы не уплачиваете налоги и уплачиваете причитающиеся суммы в разное время, изучите службу , например inDinero .

Он поможет вам следить за уплатой налогов, не тратя слишком много времени на организацию работы в соответствии с требованиями вашей местности.

14. Укротите свой почтовый ящик

Если ваш почтовый ящик переполнен непрочитанными сообщениями, это может расстраивать и отнимать у вас слишком много времени.

Вы добьетесь большего успеха в своем малом бизнесе, если сократите это количество до небольшого количества важных электронных писем и регулярно очищаете свой почтовый ящик.

Эксперт по продуктивности Брайан Трейси рекомендует держать в чистоте почтовый ящик , удалять нежелательные письма и сохранять только те, которые вам снова понадобятся.

Если вам сложно эффективно управлять своим почтовым ящиком, вы можете попробовать Inbox от Gmail . Это приложение объединяет разные типы писем вместе.

Это означает, что вы можете быстро просматривать обновления в социальных сетях, квитанции о покупках или маршруты поездок, не просматривая важные личные и рабочие электронные письма.

Просматривая менее важные электронные письма, вы можете работать со своим почтовым ящиком еще быстрее.

Это один из множества различных инструментов, которые могут помочь сократить время, которое вы тратите на отправку и получение электронных писем, и сэкономит вам много часов, сохраняя при этом большую организованность.

15. Очистите список для чтения

Если вы, как и многие предприниматели, постоянно находите статьи, которые, как вы знаете, помогут вам в развитии вашего бизнеса и увеличении доходов и конверсий.

Если у вас нет времени читать статью, вы, вероятно, сохраните ее где-нибудь еще, например, в качестве закладки в браузере или отправив ее себе по электронной почте.

В таком случае вы захотите превратить этот громоздкий список статей в нечто, с чем вы легко сможете справиться.

Я рекомендую Pocket, который поможет вам отслеживать статей и видео, которые вы хотите прочитать или посмотреть позже. Это простая система, в которой хранятся интересные статьи.

Чтобы использовать его, вам нужно сначала найти интересную статью. Если вы устанавливаете расширение Pocket Chrome, вам нужно будет щелкнуть по нему в окне браузера.

В появившемся раскрывающемся меню вы можете добавить тег и просмотреть похожие статьи, которые другие сохранили для чтения позже.

Мгновенно новая статья, которую вы сохраняете, появится в вашем основном списке статей для чтения в Pocket.

Более того, статьи, которые вы сохраняете в Pocket, доступны для чтения на всех ваших устройствах. Это упрощает чтение на телефоне во время путешествия.

Наличие списка для чтения статей в Pocket позволяет быстро сохранять интересные статьи, не создавая беспорядочный список где-нибудь на вашем компьютере.

Если вы много читаете в Интернете, это отличный способ систематизировать материалы для чтения и сделать их доступными на всех ваших устройствах.

16. Уменьшите объем физического хранилища бумаги

Ранее я упоминал, что работа с документами — огромное разочарование для многих владельцев малого бизнеса.

Вы можете сократить время, которое вы тратите на управление документами, сначала создав организационную систему для своего рабочего места.

При желании вы можете превратить управление бумагами из внутренних задач в то, что за вас делает другая компания.

Если ни один из этих вариантов не кажется привлекательным, надежда еще не потеряна.Начните с организации ваших сохраненных документов в логическом порядке.

Обязательно держите самые важные бумаги под рукой, чтобы их было легко найти.

От любых бумаг, которые вам больше не нужны, следует избавиться от них. Чем больше бумаг вы избавитесь, тем меньше места вам понадобится.

Это единственный наиболее эффективный способ организовать ваши документы без использования обширных систем управления. Просто выбросьте то, что вам не нужно.

Если вы храните важные файлы и документы, которые нельзя выбросить, рассмотрите возможность использования такой службы, как Shred-It , для уничтожения ваших документов.

Это отличный способ обеспечить безопасность и снизить рабочую нагрузку и хлопоты, связанные с бумагами, с которыми вам нужно работать ежедневно.

Чем меньше элементов, о которых вам нужно беспокоиться в организационной системе вашего малого бизнеса, тем больше вы сможете сосредоточиться на том, что наиболее важно для вашего бизнеса.

Заключение

Если вы хотите развивать свой бизнес, вам нужно быть организованным, чтобы справиться с неизбежным ростом, которого вы должны ожидать.

Для этого вам нужно убедиться, что ваши финансы в порядке. Обязательно отслеживайте квитанции о расходах и транзакции.

Убедитесь, что вы готовы к уплате любых налогов в течение года.

Если ваши финансы организованы, вам необходимо также позаботиться о том, чтобы ваше офисное пространство было организовано. Используйте несколько проверенных методов повышения производительности за счет организации места для хранения.

И хотя это решение может быть не для всех, учитывая отказ от бумажных документов.Храните все свои документы в облаке и уничтожайте лишние документы, загромождающие рабочее пространство.

Ваше время — одна из самых ценных вещей для вас как владельца малого бизнеса, поэтому убедитесь, что оно организовано с учетом и планированием.

Постарайтесь сократить количество задач за счет улучшения рабочего процесса электронной почты, управления списком чтения и упорядочивания заметок, паролей и рабочего стола.

Наконец, автоматизируйте свои маркетинговые кампании и сохраните процесс взаимодействия с клиентами и поддержки.

Какие стратегии вы будете использовать для поддержания организованности своего малого бизнеса?

Узнайте, как мое агентство может привлечь огромное количество трафика на ваш веб-сайт

• SEO — разблокируйте огромное количество SEO-трафика. Смотрите реальные результаты.
• Контент-маркетинг — наша команда создает эпический контент, которым будут делиться, получать ссылки и привлекать трафик.
• Paid Media — эффективные платные стратегии с четким ROI.

Заказать звонок

советов по соблюдению установленных сроков

Если вы чувствуете, что на работе измотаетесь и напрягаетесь из-за того, что не успеваете выполнить свои задачи вовремя, вам нужно организовать свое время и лучше распорядиться своим временем.Даже если ваши рабочие дни никогда не будут одинаковыми, вы все равно можете организовать свои дни и управлять своими задачами таким образом, чтобы помочь вам выполнить все вовремя — и тщательно. Вот семь советов по тайм-менеджменту, которые значительно повысят вашу продуктивность и помогут уложиться в сроки.

1. Ставьте цели

Составьте список своих целей на неделю. Запишите любую цель, которую вы хотите достичь, независимо от того, связана она с работой или нет. Затем разделите свои рабочие цели на большие и маленькие.Например, «поиск информации для статьи» — это небольшая цель, а «написание окончательного варианта статьи» — большая цель. «Определить тему презентации PowerPoint» — небольшая цель. «Создание PowerPoint» — это большая цель. Как правило, большие цели отнимают у вас больше времени. Затем укажите среднее время выполнения рядом с каждой целью. Это поможет вам организовать вашу неделю.

2. Составьте контрольный список

Создайте ежедневный контрольный список, чтобы вычеркивать достигнутые цели.Контрольный список поможет вам в организации работы и повысит вашу продуктивность. Также будет приятно вычеркнуть цели, которые вы достигли за день, какими бы маленькими они ни были. И это позитивное чувство поможет вам продолжать работать над достижением всех ваших целей.

3. Выделите время без перерывов

Посещение собрания, затем работа над небольшой целью в течение 20 минут, затем работа над большой целью в течение 30 минут, затем переход на другое собрание оставит у вас чувство непродуктивности и стресса. .Вместо этого позвольте себе провести день в непрерывной работе, чтобы решить большую цель или выполнить несколько более мелких. Как только вы начнете работать над целью, не останавливайтесь, пока она не будет достигнута или пока не истекут ваши временные рамки. Перемещение между целями может помешать вам их достичь. Непрерывное время позволит вам работать более продуктивно.

4. Расставьте приоритеты

Не забудьте расставить приоритеты для своих целей. Вы должны работать в первую очередь над более крупными целями, которые должны быть выполнены раньше.Иногда люди откладывают большие цели, потому что они слишком пугающие. Но чем больше вы их откладываете, тем страшнее они будут. Попробуйте разбить свои более крупные цели на три или более меньших и работайте над ними последовательно. Психологически вы будете меньше нервничать, пытаясь достичь трех меньших целей вместо одной большой.

5. Внесите небольшие изменения

Если полная реорганизация вашего дня кажется слишком сложной задачей, попробуйте вносить пару небольших изменений каждые несколько дней.Если вы склонны пропускать обед, обязательно назначьте перерыв на обед в свой день. Вы не добьетесь больших успехов, если голодны или устали. Даже пара 15-минутных перерывов в работе в течение дня поможет вам сосредоточиться и оставаться на цели.

6. Проверяйте электронную почту только в определенное время

Укажите определенное время два или три раза в день для проверки своей электронной почты. Дайте себе время просмотреть свою электронную почту, но не хватит времени, чтобы сосредоточиться на одном письме или потеряться в электронных письмах, которые не имеют значения.Таким образом вы быстрее рассмотрите электронную почту и у вас будет больше времени для важной работы. Если вы ожидаете важного электронного письма, вы, конечно, будете проверять свою электронную почту чаще. Однако если вы ищете важное письмо, сделайте именно это. Откройте свое электронное письмо и, если важного электронного письма нет, и это не ваше назначенное время электронной почты, закройте его и возвращайтесь к своим целям.