Как организовать работу: Как организовать удаленную работу, если вы безнадежный трудоголик

Содержание

Как организовать удаленную работу, если вы безнадежный трудоголик

После 8 лет работы «офисным» руководителем проектов, вот уже почти год как я работаю удаленно. Плюсов в этом много, но есть и существенный минус — проблемы с самоорганизацией. Эти проблемы могут колебаться от «лень работать» до «полный завал, уже три дня никуда не выходил» (причем второе логически вытекает из первого).

У меня довольно высокий уровень ответственности, и срывать сроки работ я не люблю. Но при этом ни одна популярная система тайм-менеджмента мне не подошла полностью: в первые же дни из-за разных «внезапных» дел, которые никогда нельзя предсказать, пока они не появятся, я сбивалась и переставала контролировать время. Хотя какие-то отдельные вещи из каждой системы все же почерпнула.

В итоге методом проб и ошибок я, наконец, пришла к идеальной для себя схеме организации времени и распределения задач, по которой живу и комфортно работаю.

Шаг 1: Понедельник начинается в воскресенье

Я долго работала без остановки и без отдыха, неделями могла никуда не выходить. Когда я поняла, что долго так не протяну — стала работать «на опережение».

Конкурс Дикси для digital-агентств

Разработайте классную идею в одной из 18 номинаций онлайн-конкурса – и получите возможность реализовать ее с Дикси, выиграть отличные призы от Коссы/Руварда – и получить заслуженное признание рынка.

Идеи и концепции агентств принимаются на конкурс до 7 декабря,
поторопитесь!

Понедельник традиционно самый тяжелый день недели: появляются новые задачи и стартуют проекты, назначаются переговоры или всплывают ошибки, которые срочно нужно исправить. Поэтому часто приходится делать либо двойной объем работы (текучка + оперативные или новые задачи), либо переносить «не срочное» на завтра. А завтра появляются новые срочные задачи и, в итоге, образуется снежный ком из работы, который сбивает тебя с ног.

Но если в воскресенье сделать текущие задачи, которые были запланированы на понедельник, освобождается время на обработку новых дел. Если объем этих «внезапных» задач не очень большой, то делаем задачи на вторник, во вторник — на среду, в среду — на четверг, а в четверг — на пятницу.

При среднем уровне текущей загрузки и обработке новых запросов, мы получаем таким образом выходные в пятницу и субботу. В пятницу, как правило, клиенты не такие активные, как в остальные дни, потому что сами уже расслаблены перед выходными. Хотя случаются и запросы типа «сделать к понедельнику» — но это уже другая история.

Шаг 2: Хватит спать с ноутбуком

Не так страшно заснуть с ноутбуком, как с ним проснуться — вы просто теряете утро, потому что сразу открываете почту, начинаете общаться в мессенджерах и включаетесь в рабочий процесс через 2 секунды после пробуждения. А если там какое-нибудь гневное или неадекватное сообщение, то всё — считай, день и рабочий настрой испорчен.

Что я сделала? Купила проектор и поставила его в спальне. На проекторе я смотрю перед сном 1–2 серии какого-нибудь «Аббатства Даунтон» — раньше я это делала с помощью ноута. Компьютер остается в рабочей зоне и потребность таскать его в кровать резко пропала.

Утром я открываю список писем в телефоне, просматриваю (не открываю!) их на срочность, потом минут 10 туплю в «Фейсбуке» и иду в душ. Затем кофе, пончик и потом уже вступает в дело ноутбук. Начинается работа.

Шаг 3: Перезагрузка

В моей работе есть два типа задач. Первые, как правило, не требуют много времени на выполнение и часто делаются «механически». Например, что-то найти, поставить ТЗ дизайнеру или подготовить документы. Вторые, наоборот, требуют больше внимания, усиленной работы мозга, концентрации: сделать аудит, написать текст, проработать концепцию.

Голова у меня лучше соображает во второй половине дня и это логично сказалось на моем графике: «шоты» решаются в официальное рабочее время, т. е. до 18–19 часов, когда можно выйти в быстрый контакт с менеджерами заказчика; а смарт-задачи остаются на вечер. Между этими блоками нужно делать небольшой перерыв, чтобы мозг перестроился на другой темп и обработку другой информации.

У офисных работников роль перезагрузки играет дорога с работы, смена обстановки. На «удаленке», в общем, тоже можно пойти в кафе и там писать статьи. Раньше я так и делала, но потом переехала в область и выбираться стало особо некуда, да и долго.

В домашних условиях для перезагрузки можно запустить стирку, приготовить ужин, починить шкаф, принять ванну. Но лучше всего мне помогает час сна — вечером как раз прекращаются все звонки и письма, поэтому можно на час уйти в «офлайн». К тому же сон дает +100500 к бодрости для ночной работы.

Шаг 4: Прочь из дома!

Я заставляю себя выходить из дома. Чем дольше ты сидишь взаперти, тем меньше хочется вообще куда-то ходить. В итоге это заканчивается жиром на жопе, синяками под глазами, серым лицом и вообще депрессивным состоянием.

Раньше я сводила к минимуму все возможности выбраться на улицу — заменяла встречи скайп-коллами, чатами, телефонными звонками. Или просто отменяла. То, что нельзя отменить, упаковывалось в режим «одного дня». И тогда я могла 6 дней «давить диван» и только 1 день тратить на офлайн-общение.

Теперь я наоборот, «размазываю» встречи по неделе (и, кстати, тогда не теряется целый день из графика!). Если таких встреч нет, я их придумываю сама — вызываю знакомых, с которыми не виделась много месяцев, езжу в магазины на другой конец города и так далее. Это полезно не только для здоровья, но и для головы — смена обстановки и прогулка хорошо проветривают и упорядочивают мысли, работать потом гораздо продуктивнее.

Вот такие 4 правила помогли мне организовать свой домашний офис. Правда, внимательный читатель может сказать: «Тут столько всего написано о том, как не перерабатывать. А что делать, если работать не хочется?». У меня, честно признаюсь, бывает и такое. Но тогда я просто представляю, что у меня от этой лени пропали все заказы и нужно снова идти и работать в офис — и сразу бегу к ноутбуку. Я лучше буду перерабатывать!

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.

Как организовать работу дома: советы психолога

Как правильно организовать рабочий процесс дома и настроиться на удаленку, «МИР 24» спросил у психолога Александры Копецкой.

— В связи с ухудшением эпидемиологической ситуации с этой недели московские организации по просьбе властей обязаны перевести на дистанционную работу не менее 30% сотрудников, по возможности – 50%. Какие сложности могут возникнуть у тех, кто впервые начнет работать не в офисе, а дома?

Александра Копецкая: Главные сложности – это, наверное, технические: далеко не все пользуются мессенджерами или средствами видеоконференции. Есть неуверенные пользователи таких продуктов. Второе – это недопонимание друг друга. Когда мы общаемся, коммуникация очная, вживую, – это нечто большее, чем просто переписка. Ведь в понятии общения включены не только текстовые сообщения, слова, но и жесты, мимика, поза, настроение, тон голоса. Это главное: как выразить дистанционно свое состояние, свое отношение к тому, что происходит. На другой стороне экрана, соответственно – как понять? Дистанционка сложна приписыванием значений: то есть я могу иметь в виду одно, а тот, кто смотрит, понимает другое.

— Как правильно организовать свое рабочее пространство дома?

Александра Копецкая: В первую очередь должно быть удобно – так же, как на любом рабочем месте. Больше скажут врачи, скажем, офтальмологи, которые смогут рассказать про освещение, яркость. Врачи-ортопеды скажут, какое должно быть положение на стуле. Но психолог скажет, что рабочее пространство может быть и под пледом на диване, если так человеку продуктивнее, если это положение создает достаточный эмоциональный комфорт, при котором можно очень качественно осуществлять рабочую деятельность.

Полную версию интервью смотрите в видео.

Как управлять производством — улучшаем работу предприятия

Приветствую всех на блоге, на связи с вами Андрей Ноак. В своей работе на производстве я прошел несколько ступенек от мастера цеха до главного технолога одного из самых продвинутых деревообрабатывающих производств Сибири. Поэтому имею право рассуждать о управлении, чем и займусь в данной статье. Итак сегодня я расскажу как управлять производством.

Организация работы очень сложное и интересное занятие. Вообще этому словосочетанию может принадлежать несколько определений. Давайте посмотрим что понимают люди под организацией производства:

Первый вариант данного определения это когда происходит только строительство или так сказать только становление цеха. Здесь необходимо организовать подбор нужного оборудования, произвести пусконаладочные работы.
Второе значение словосочетания организация производства может означать расстановку персонала, разработка штатного расписания, отработка технологического процесса. В общем это действия которые наводят порядок на предприятии.
Третье значение объединяет первое и второе. Это комплекс мероприятий направленных на введение в эксплуатацию и оптимизация работы предприятия.

Основная нагрузка при организации производства ложится на плечи руководителя, именно он должен быть главным и первым специалистом организатором. Руководитель не должен вникать в каждый процесс, но должен видеть полную картину происходящего на его участке.

Именно он направляет всю работу в необходимое русло. Как правило у него в подчинении находится штат инженерно технических работников или кратко ИТР. Для ИТР руководитель как бы является мозгом, он дает задания каждому своему заместителю и затем от заместителей задания как бы растекаются до исполнителей.

Это можно сравнить с большим и толстым деревом, ствол это директор (руководитель), толстые ветки это его заместители по каждому направлению, тонкие ветки это средние звенья в управлении, листва это работники.

Для всего предприятия инженерно технические работники являются головным мозгом.

Каждый инженер курирует свою область, давайте посмотрим подробнее задачи инженерно технических работников:

обеспечение выполнения плановых показателей
повышение производительности оборудования
получение качественной продукции
постоянное предупреждение поломок оборудования
модернизация производства связанная с улучшением качества и / или снижением себестоимости продукции

Одной из главных задач руководителя это оптимизация штатного расписания как инженерно технических работников, так и работников. Хорошая статья на эту тему есть здесь. Одно можно сказать с уверенностью, здесь нужно почувствовать и очень правильно распределить обязанности.

Если сотрудников будет больше чем нужно, ими будет труднее управлять, увеличится фонд заработной платы или снизится средняя з.пл., аппарат управления будет неповоротливый. Если сотрудников будет меньше чем нужно вы столкнетесь с невыполнением заданий, возможно будет текучка и беспорядок.

Для того чтобы весь процесс распределения оптимизировать и созданы должностные инструкции, в которых кроме общих фраз должны быть расписаны до мелочей все обязанности.

Кроме распределения обязанностей необходимо заниматься и оптимизацией режима рабочего времени, сделать так чтобы при распределении рабочего времени была максимальная отдача. Для этого делают разрывные, двухсменные, четырех сменные, пятидневные, шестидневные графики работы.

Одним из важных инструментов оптимизации штатного расписания является модернизация и автоматизация рабочих мест. Это позволяет облегчить работу, снизить число задействованных работников на участке и соответственно повысить им заработную плату.

Еще одной из задач перед руководством это оплата труда. Если брать конкретное предприятие то еще с советских времен повелось устанавливать заработную плату в зависимости от выполнения плана, сдельную оплату труда. При правильном подходе весь коллектив будет сам делать все чтобы выполнить план и получить максимальную оплату труда.

До скорых встреч!

Организация работы персонала

Сотрудники и организация работы персонала – ключевой фактор успешности любой компании, организация работы происходит постоянно, но в цикле менеджмента её принято осуществлять после этапа планирования. При этом само по себе наличие высококлассных сотрудников не даст Вам максимальной отдачи. Крайне важно эффективно организовать работу Вашей команды, использовать возможности и компетенции работников по максимуму, создав условия, в которых каждый сотрудник сможет проявить себя в лучшем свете. Как эффективно организовать работу штатных специалистов, и, что особенно сложно, но актуально на старте бизнеса, внештатных сотрудников. Как выстроить работу с сотрудниками на удалёнке и с теми, кто работает на условиях неполного рабочего дня? Правильная организация работы сотрудников решит много проблем.

Что нужно для организации работы персонала

Итак, давайте разберём что должен уметь делать менеджер для того чтобы эффективно организовывать работу персонала:

Ставить цели и задачи. Без этого совсем никак, правильно поставленная задача это 90% успеха. Прочитайте статью про постановку целей по SMART
Быть лидером. Это отдельная наука и мы об этом говорили во многих статьях, начать нужно с прочтения статьи про лидерство, так же рекомендую прочитать о ситуативном менеджменте.
Командообразование, сейчас это блинное слово часто заменяют английским тимбилдинг.

Спросите любого венчурного капиталиста о том, что главное в начале работы предпринимателя, и он скажет: самое главное — собрать команду! При этом, чтобы привлечь перспективных или уже высококлассных специалистов нужно суметь создать каждому из них конкурентные, мотивирующие условия работы. Это не для зарождающегося бизнеса, на организацию таких условий нет бюджета? А он далеко не всегда нужен – важнее бюджет времени на выстраивание рабочего процесса и управленческая воля, помноженная на предпринимательскую гибкость. Статьи на тему тимбилдинга: верёвочный курс, командообразование в офисе, хака и как проводить планёрку.

Создание системы организации работы персонала

Отличным примером гениального построения организации работы является Макдональдс. Все рестораны работают по единой бизнес модели, и она показывает свою эффективность по всему миру. При этом не важно кто управляет конкретным рестораном, организация работы настолько проста и эффективна, что даже в управлении молодых и неопытных сотрудников бизнес успешен.

Система организации труда – это четкий алгоритм действий каждого операционного сотрудника. Данные действия прописываются в регламентах и бизнес процессах. Мир постоянно меняется, в продажах изменения происходят по несколько раз в год, это связано как сезонными колебаниями так и с колебаниями рынка. Любая система нуждается в постоянном контроле и настройке, это задача стратегического менеджмента.

Важны не только профессиональные навыки и опыт работы каждого нового члена команды. Не последнюю роль играет характер человека, а также его желание трудиться в развивающейся компании, готовность к финансовым рискам и нестабильности, которые присущи такой работе. А Вам необходимо защитить себя: подробно оговорите все условия работы с каждым сотрудником и составьте письменный договор/соглашение.

Специфика организации работы с сотрудниками принципиально зависит от того, о каком виде оформления сотрудника идёт речь – штатном или внештатном. В связи с желание экономить деньги, работодатели всё чаще используют удалённых сотрудников, фрилансеров или трудоустройство по договору ГПХ.

Организация работа персонала, как и другие методы управления персоналом имеет огромное значение в цикле менеджмента так и для достижения результатов в целом. В следующих статьях речь пойдет о мотивации и стимулирование персонала.

Литература

Сам себе офис: как организовать эффективную работу удалённой команды

Многие компании практикуют сотрудничество с удалёнными специалистами, работающими из дома или любой удобной точки мира. Как правило, это фрилансеры, получающие сдельное вознаграждение за свою работу. В компании «Корада» пошли по иному пути: здесь половина сотрудников — распределённая команда, все члены которой оформлены в штат и получают фиксированный оклад. О том, как организовать эффективную работу специалистов, которые работают вне офиса, и как контролировать их рабочее время, в своей авторской колонке рассказал основатель компании «Корада» Алексей Бояршинов.

Досье

Алексей Бояршинов, 40 лет, основатель и владелец компании
«Корада». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл оттуда в 2010 году и основал собственную компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.

Что такое распределённая команда

У нашей компании «Корада» есть офис в Москве, где работают руководители проектов и направлений, администрация, все, кто связан с маркетингом и продажами, а также бизнес-аналитики и управленческие консультанты. Кроме того у нас есть распределённая команда, в которую входят методологи, программисты 1С и «Битрикс», консультанты 1С, а также внедренцы.

Распределённая команда — это штатные сотрудники, работающие фултайм, оформленные официально и имеющие 100% загрузку. Мы для них – основное место работы. Работой с фрилансерами сложно кого-то удивить, всем понятны основные плюсы и минусы такого сотрудничества. А мы с фрилансерами не работаем.

Больше половины сотрудников у нас живут и работают вне московского офиса — по всей территории России. География обширная: от Чебоксар до Абакана и от Севастополя до Сургута. Есть люди, живущие в Беларуси и в Алжире.

У нас вся распределённая команда оформлена в штат, сотрудники работают с фиксированным окладом (никакой «почасовки-повремёнки»), и работают эффективно.

«Оклад? Как так, оклад, вы не ошиблись?» – может спросить меня искушённый читатель. Действительно, все удалённые сотрудники у нас работают только на окладе. Никаких хитрых схем расчёта, никакой оплаты по закрытым часам и окладно-премиальных систем. Удалённый сотрудник опасается своего работодателя, находящегося за сотни, а то и тысячи километров. Стабильность очень важна для тех удалёнщиков, которые не фрилансеры.

Типы удалённых сотрудников

Неофиты, которые раньше не работали удалённо вообще, и не знают, каково это. Может оказаться проблемой то, что они не смогут самостоятельно организовать себя и своё рабочее время, не смогут сконцентрироваться на работе, сидя дома. Их могут постоянно отвлекать от работы жена/муж/дети.

Опытные удалёнщики — уже работали в этом формате, и ищут именно такую работу. Проблема – в их социализации. Кто бы что ни говорил про «замкнутых программистов» и прочих интровертов-айтишников, на самом деле людям необходимо общение. Они и другие сотрудники приходят на работу не только задачи выполнять, но и на людей посмотреть, почувствовать себя в социуме.

Гибкие сотрудники — могут работать и в офисе, но по определённым причинам ищут удалённую работу. Это отличные сотрудники, если их причины удалённой работы не мешают вам с ними сотрудничать. Из таких людей может получиться классная команда. Бывает, что у них дома есть дети, бабушки-дедушки, домашние животные. И они в принципе могут работать в офисе. Но им нужно быть рядом со своими домашними «на всякий случай». Или же таким сотрудникам очень далеко ехать на работу, они не хотят, например, тратить каждый день на дорогу 3-4 часа своего времени.

Подрядчики/аутсорсеры. Вы для них только временный источник дохода. И скорее всего — один из многих. В таком сотрудничестве таятся все риски работы с фрилансерами (срыв оговоренных сроков, не отвечают на телефонные звонки и письма, и т.д.). Мы принципиально не работаем с ними из-за возможных проблем.

Как контролировать сотрудников вне офиса

Как сделать так, чтобы удалённый персонал за оклад не «просиживал штаны»? Никак. Если «стояние за спиной» помогает вам понимать, чем занимаются люди, и «управлять их результативностью», лучше не делать как мы. Самое важное для нас в организации распределённой команды, это не организация контроля, а поиск и найм людей, которых не нужно контролировать.

Итак, переместите фокус с вопроса «как контролировать, что он делает в каждый момент времени», на вопрос «как нанять людей, которые хотят хорошо работать, и предоставить им такую возможность».

Подумайте об этом. Поиск и найм людей – это технология, требующая отдельной статьи. Расскажу только об основных тезисах.

Выпишите личные качества, характеристики, опыт людей, которые вам нужны. Не говорю про технические навыки и их проверку, с этим всё понятно (каждый понимает, надеюсь, как проверить программиста). Подскажу, какие качества важны для работы удалённых сотрудников:

Умение самостоятельно организовать свой рабочий день: расставить приоритеты, погрузиться в работу, не отвлекаться.

Умение обращаться за помощью
(сотруднику необходимо понимать границу, где стоит прекратить копаться в задаче самому и прийти к коллегам).

Абсолютная пунктуальность.

Умение адекватно оценивать объём работы и попадать в свои оценки.

Внутренняя мотивация на качественную работу.

Необходимо максимально чётко описать вакансию, чтобы «правильный» кандидат узнал в ней себя. К каждому личному качеству, характеристике нужно придумать способы проверки. Это могут быть ситуационные вопросы (кейсы), вопросы открытого типа или что-то ещё. Только, пожалуйста, не спрашивайте: «А вы умеете работать самостоятельно?» Любой нормальный человек даст «социально-приемлемый» ответ.

Как проверить пунктуальность будущего сотрудника? Внимательно следите, звонит ли кандидат вам ровно тогда, когда договорились, появляется ли на собеседованиях в скайпе в назначенное время или опаздывает. Если опаздывает – предупреждает ли заранее? И никаких вопросов-ответов уже не потребуется.

И всё-таки, как проверить…

Иногда очень хочется проверить, всё ли в порядке у команды. Такое бывает даже у нас, как правило, с новыми сотрудниками, в которых мы пока не уверены.

Звонок с утра или отправленное сообщение позволяют ненавязчиво проверить, находится ли человек на рабочем месте. Поскольку вся команда у нас в штате и все работают полный рабочий день, мы предполагаем, что в 9:05, например, можно позвонить на рабочий телефон, чтобы пожелать доброго утра, и найти нашего коллегу на рабочем месте.

Начало/завершение работы в сеансе RDP – если сотрудники работают на вашем сервере, можно посмотреть, во сколько они подключились. Так же можно посмотреть, когда они начали работать в «Битрикс24», например, или в другой учётной системе.

Как вы понимаете, такой контроль-менеджмент не очень эффективен, не злоупотребляйте им. Все эти «контрольные схемы» легко обмануть, лучше сконцентрируйтесь на том, как найти хороших людей и организовать их работу. Единственное важное, что мы действительно контролируем, это план-факт трудозатрат по всем задачам за период в целом.

У каждого человека есть проекты и задачи, в которых он работает. У каждой задачи есть плановые трудозатраты, которые в итоге складываются в бюджет расходов проекта. При том, что возможны различные отклонения по отдельным задачам, в целом за период (неделю, месяц) план-факт трудозатрат должен соответствовать квалификации специалиста. Если появляется существенное превышение трудозатрат (вместо 100 часов потрачено 150) или никуда не отнесённое время (за неделю сотрудник отметил 20 часов из 40), это темы для анализа, разговора с руководителем проекта, а затем и с сотрудником.

Организация труда

Опишу, на что следует обращать внимание при выстраивании работы удалённых сотрудников.

Постановка задач и отчётность. У вас должна быть система, где каждый видит задачи, которые ему поставлены, и может отмечать прогресс по ним. Мы в своей компании используем «Внутреннюю учётную систему», которую разработали своими силами на платформе 1С.

Общение по работе и не только. Необходимо создать внутреннюю среду для коммуникации. Всячески поддерживать и организовывать не только рабочее общение, но и обсуждения около-рабочих вопросов. Например, можно выкладывать фотографии «за окном». Когда сотрудники находятся в разных регионах России, может получиться интересный «коллаж» погоды сегодня. Можно постить даже котиков и анекдоты, если это не мешает работе.

В нашем «Битрикс-24» создано несколько групп для неформального общения. Например «Программонстры» — группа, где тусуются разработчики. «1Сное» — группа новостей о платформе 1С, а так же для обсуждения различных 1С-вопросов. «Тусовочная» — группа для анекдотов, картинок и так далее. «Московский чат» — здесь все сотрудники московского офиса и области обсуждают локальные мероприятия, например, просмотр кино вечером или настольные игры.

Начинающему сотруднику даётся краткое описание групп. Но в целом каждому доступна история всех сообщений, поэтому сориентироваться, в какой группе что происходит, достаточно легко.

Понимание, к кому прийти за советом. В офисе решить этот вопрос довольно легко, в крайнем случае, можно спросить коллегу. Если ты сидишь дома, ты должен понимать, что тоже можешь обратиться за советом и помощью к членам своей команды, и знать, к кому идти в той или иной ситуации.

Чем больше порядка в организации, тем проще удалённому сотруднику. Если в компании бардак, удалённые сотрудники придут в ужас и разбегутся. Чем больше порядка, тем спокойнее им работать.

Управлять удалёнными сотрудниками должны те, кто умеет говорить с людьми, чувствовать их и понимать.

Вместо резюме

Нам нравится осознавать, что благодаря нашей компании классный разработчик может работать на проектах федерального масштаба, живя в крохотном посёлке где-нибудь за Уралом. И ему для получения достойной зарплаты не обязательно переезжать в мегаполис, перевозить семью и бросать малую родину.

Как правильно наладить работу коллектива, советы для руководителей

Грамотным руководителем считается тот, кто умеет правильно организовывать деятельность подчинённых, а также управлять рабочим процессом. Вот правила руководства от опытных начальников.

Личный пример

Глава компании или директор государственного учреждения должен всегда на шаг опережать сотрудников, высоко держать профессиональную планку, быть заинтересованным в рабочем процессе. Он обязан разбираться во всех тонкостях рабочих вопросов и уметь предвидеть развитие любой ситуации. Это подстегнёт работников идти вперёд, чтобы соответствовать грамотному начальнику. Также для многих сотрудников это станет стимулом, чтобы повышать свой профессиональный рост. Ведь давно известно, что лучший способ научить кого-то работать — это собственный пример.

Создание комфортных условий для труда

Главное — это соблюдение правил санитарных норм. Также необходимо обеспечить необходимое освещение, температурный режим, удобное рабочее место. График трудового дня сотрудников должен сочетать время работы и отдыха. Такие условия организации рабочего процесса способствуют повышению производительности труда.

Грамотная организация работы

Идеи, нововведения необходимо доносить до подчинённых не стихийно, а планово. Для этого требуется ввести правила работы коллектива, зафиксировать письменно. Прописать поощрения и наказания, чётко сформулировать требования. Это поможет избежать недоразумений, неоднозначных ситуаций.

Создание правильного микроклимата

Хороший руководитель выбирает демократический стиль управления, когда сотрудники не боятся высказывать своё мнение или идеи по улучшению рабочего процесса.

Нежелательно хвалить или ругать работников прилюдно. Это вызовет соперничество между коллегами, а ещё приведёт к разладу.

Опытный начальник знает сотрудников поимённо, уважительно относится к каждому, стремится сгладить межличностные конфликты, соблюдает дистанцию с подчинёнными.

Уважения заслуживает тот руководитель, который честен по отношению ко всем. Он умеет признавать ошибки, а также аргументировать решения.

Умение раскрыть потенциал каждого работника

Задача начальника — организовать работу всего коллектива и каждого сотрудника отдельно. Поэтому нужно уметь замечать, какой фронт работы поручить определённому человеку. Кто-то будет генерировать идеи, а кто-то тихо и добросовестно выполнять свои служебные обязанности.

Соблюдение этих правил поможет продуктивно организовать рабочий процесс.

Как организовать работу

Для многих выяснение того, как организовать работу, может быть повседневной проблемой. Бумаги накапливаются, липкие заметки множатся, а электронные письма заполняют ваш почтовый ящик быстрее, чем вы можете их разобрать. Это особенно верно, когда вы сосредоточены на своем ОДНОМ Вещи. Когда мы направляем большую часть своей энергии на самую важную работу, мы иногда можем позволить чистоте ускользнуть.

Организация — ключевой компонент производительности. Когда накапливается беспорядок, наше внимание снижается, и в результате может пострадать производительность.Когда ваш мозг, время, рабочее пространство и проекты организованы, становится легче упорядочить свои действия и мысли. Мы рассмотрели некоторые из наиболее эффективных способов организации во всех смыслах этого слова, чтобы продуктивность была естественной.

Следуйте приведенным ниже советам, чтобы сформировать правильное мышление, чтобы организация стала второй натурой в офисе.

Вы также можете послушать выпуск подкаста The ONE Thing о том, как организовать работу. (Подпишитесь на подкаст на выбранном вами проигрывателе подкастов).

Организуйте свой мозг

Get Enough Sleep — Недостаток сна влияет на наше серое вещество. Любой, кто пережил беспокойную ночь, может сказать вам, что острота ума снижается с каждым часом сна, который мы теряем. Старайтесь спать около семи часов каждую ночь и подумайте о том, чтобы поработать во второй половине дня, чтобы восстановить энергию в конце рабочего дня.

Постарайтесь не работать в многозадачном режиме — Переход между различными задачами только замедляет работу нашего мозга и затуманивает наши суждения.Попытки сделать два или более дел одновременно могут даже вызвать выброс гормона стресса кортизола в мозгу, что может повлиять на вашу способность концентрироваться и принимать решения.

Делайте перерывы — Дэвид Левитин, нейробиолог и автор книги Организованный разум, предлагает людям делать перерывы на работе, чтобы позволить мозгу мечтать. Именно в эти периоды наш мозг наиболее креативен, и это помогает нам повысить продуктивность.

Организуйте свое время

Начните с целей — При организации своего времени первое, что вы должны сделать, это определить свои цели. Цели помогают нам сосредоточить нашу энергию и служат отправной точкой для определения того, что нам нужно сделать. Загрузите нашу бесплатную таблицу долгосрочных целей, чтобы определить свои главные цели на следующий год и далее.

Определите ваш приоритет — Как только цели будут определены, ваш приоритет станет ясен. Ваш приоритет — это самая важная задача, которую вам нужно выполнить, чтобы достичь своей самой важной цели и двигаться вперед.

Блокировка времени каждый день — Много внимания уделяется блокировке времени в The ONE Thing, потому что это работает.Идея проста — составьте расписание на каждый день, выделяя время для каждой задачи, которую нужно выполнить. Это устанавливает крайние сроки и устанавливает временные ограничения для задач, что делает его автоматическим организатором времени.

По теме: Хотите узнать больше о блокировке времени? Присоединяйтесь к нашему бесплатному онлайн-обучению.

Организуйте свое рабочее пространство

Все, что вам нужно, всегда под рукой — Проведите тщательную инвентаризацию всего, что вы используете на регулярной основе, чтобы выполнять работу в офисе. Хранение этих предметов на вашем столе или на вашем компьютере максимизирует производительность и упростит организацию.

Избавьтесь от несущественного — Беспорядок — это отвлечение. Мы не говорим, что ваш рабочий стол должен быть зоной, свободной от развлечений, но исключение ненужного сделает рабочее пространство более функциональным и продуктивным. Если вы не использовали что-либо в течение последних шести месяцев, избавьтесь от этого или храните где-нибудь подальше от стола и вне поля зрения.

Положите документы на свое место — Груды бумажной работы — одна из самых больших ошибок организации.Вместо того, чтобы скучивать с документами, создайте файловую систему, основанную на методе одного касания. Создавайте разные файлы для каждого проекта или клиента, и когда документ попадет к вам на стол, либо действуйте с ним, выбросьте его, либо отправьте. После завершения проекта вернитесь к файлу и избавьтесь от всего, что не является существенным.

Организуйте свое виртуальное рабочее пространство — Ваша электронная почта — это отдельная рабочая станция. Организуйте его так же, как и ваши документы — файлы и систему в одно касание.Примените файловую систему к своим электронным файлам. Еще одна стратегия, которую следует рассмотреть, — разработать временной блок для проверки электронной почты только два или три раза в день, чтобы это не отвлекало от лишнего времени.

Организуйте свои проекты

Выбросьте список дел — Списки дел заставляют людей думать, что они организованы и продуктивны. Хотя записывание вещей на бумаге может помочь в организации, списки дел часто утомляют нас множеством несущественных вещей и не помогают нам сосредоточиться на расстановке приоритетов.Вместо этого создавайте упрощенные и целенаправленные списки успеха. Рабочий лист 411 — это шаблон для составления еженедельных, ежемесячных и ежегодных списков успеха.

Держите текущие проекты впереди и по центру — Выделение всех ваших текущих проектов на передний план может помочь вам сосредоточиться на задачах, которые сейчас наиболее важны.

Составьте план вехи — Когда вам передают проект, одной из ваших первых задач должна быть работа в обратном направлении от желаемой конечной точки для создания вех.Подобно высокоуровневой временной блокировке, это поможет вам получить видение и чувство приоритета в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

The ONE Thing — это универсальный ресурс, который поможет организовать и сфокусировать каждую область вашей жизни. От того, чтобы задавать правильные вопросы до привлечения других членов команды, — это план, позволяющий максимально эффективно использовать то, что вы делаете в офисе.

10 способов оставаться организованными для руководителей проектов The Work Smarter Guide — Redbooth

Как руководитель проекта, вы несете полную ответственность за то, чтобы проект шел в нужном направлении, особенно когда давление продолжается.

Чтобы быть успешным менеджером проекта, вам нужно уметь сбалансировать сроки, бюджет и качество работы. Это может быть очень напряженным даже для самых простых проектов, и именно здесь в игру вступают организационные навыки. Отсутствие организации пагубно сказывается на любом проекте, но есть много способов добиться того, что вы намеревались сделать.

Вот десять советов, которые помогут вам организовать работу с самого начала.

1. Ранняя установка ожиданий

С самого начала вы должны сообщить своей команде или сотрудникам, что вы ожидаете от проекта.Они должны включать качество работы, на которую вы рассчитываете, кто за какие задачи отвечает и как ваша команда должна общаться друг с другом. Чем раньше вы объясните членам своей команды, чего от них ждут, тем легче будет убедиться, что все работают для достижения общей цели, и с самого начала искоренить любую путаницу и предположения.

2. Определите область действия

Как руководитель проекта, первым шагом в процессе планирования проекта является определение его объема. Нажмите, чтобы твитнуть

Как руководитель проекта, первым шагом в процессе планирования проекта является определение его объема. Чтобы сделать это эффективно, вы должны понимать:

Результаты: Каковы ожидаемые промежуточные и конечные результаты?
Стоимость: Есть ли установленный бюджет?
Срок: Сколько времени у вас есть на реализацию проекта?
Доступные ресурсы: Какие физические, человеческие и финансовые ресурсы есть в вашем распоряжении?
Заинтересованные стороны: Кто участвует в проекте? Кто такие влиятельные лица, лица, принимающие решения, и получатели?

3.Следуйте шаблону

При управлении проектом не нужно изобретать велосипед. Нажмите, чтобы твитнуть

При управлении проектом не нужно изобретать велосипед. Если это ваш первый проект, шаблоны исходных документов можно использовать в качестве надежной отправной точки. Это значительно упростит вашу работу и означает, что у вас будет набор рабочих шаблонов для использования в будущем. Также неплохо иметь журнал или дневник своей работы и вести подробные записи о том, как вы справлялись с определенными проблемами. Если тогда возникнет аналогичная проблема, вам будет на что сослаться.

4. Проверка хода выполнения плана проекта

План проекта — это, по сути, дорожная карта для вашего проекта и должна содержать подробную информацию об утвержденных масштабах проекта, стоимости и графике. Чтобы проверить свой прогресс, задайте следующие вопросы:

Эффективно ли выполняются задачи?
По-прежнему ли реалистичны первоначальные сроки по сравнению с тем, насколько быстро продвигается работа? Если нет, то есть ли задачи, которым следует уделять больше внимания?
У вас все еще есть ресурсы, необходимые для завершения проекта?

Важно регулярно проверять прогресс, используя обновления и отзывы вашей команды.Сделайте это приоритетом во время встреч команды, чтобы вы могли решать проблемы по мере их возникновения и при необходимости корректировать план.

5. Установить временные рамки

Нет лучшего способа убедиться, что что-то будет сделано вовремя, чем установить достижимые сроки для конкретных задач проекта. Исследование Массачусетского технологического института показало, что студенты действительно будут работать более эффективно, когда большая часть работы будет разбита на более мелкие задачи с установленными вехами. Вы должны убедиться, что тот, кому вы назначаете каждую задачу, обладает набором навыков и способностями, чтобы выполнить ее вовремя.Установление нереалистичных сроков может вызвать чрезмерную нагрузку на ресурсы проекта, что приведет к низкому качеству работы и выгоранию членов команды.

6. Встречайтесь часто

Как менеджеру проекта, очень важно регулярно встречаться со своей командой, чтобы контактировать с базой и сообщать обновления проекта, включая успехи и проблемы.

Исследование более 500 000 встреч показало, что

Как организовать свою работу, дом и жизнь

В целом, организация предполагает работу с вещами, а управление временем предполагает работу со временем.Но эти два понятия тесно связаны, и иногда их трудно различить. В этой книге обсуждаются и те, и другие, с акцентом на организацию вашего офиса, дома и своей жизни таким образом, чтобы оптимизировать использование времени.

Обсуждая необходимость и преимущества организованности, автор дает пошаговые инструкции по избавлению от невыполненных работ и беспорядка, а также по настройке систем, инструментов и процедур, которые позволят вам повысить личную эффективность Ė как на месте, так и вне его. с работы.
Он также включает в себя информацию для пожилых людей, независимо от того, вышли ли они на пенсию или все еще работают.

Как организовать свою работу, дом и жизнь.

Об авторе

Гарольд Тейлор, CSP, президент Harold Taylor Time Consultants Ltd., ныне действующий как Taylor In Time, был преподавателем в Хамберском колледже прикладных искусств и технологий в Торонто, Канада, в течение восьми лет до запуска в консалтинговый бизнес. Он уже более 35 лет говорит, пишет и проводит обучающие программы на тему эффективного управления временем.Он написал более 20 книг, в том числе канадский бестселлер «Заставить время работать на вас». Он разработал более 50 продуктов для управления временем, в том числе популярный Taylor Planner, который продается в 38 странах по всему миру.