Ассистент руководителя это: Помощник руководителя

Что входит в обязанности помощника руководителя в 2020 году

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя

Кто такой помощник руководителя

Помощник — это лицо компании, ценный сотрудник, который держит под контролем все рабочие процессы, не упуская ничего из видимости, умеет оперативно разбираться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Трудовые обязанности помощник руководителя реализовывает под началом своего непосредственного шефа, являясь его правой рукой. Ассистент выполняет колоссальное количество поручений различного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в кампании.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция — это документ, который содержит несколько ключевых разделов: перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В инструкции, которую претендент на должность ассистента обязан внимательно изучить и подписать, подробно изложено, что входит в обязанности помощника руководителя.

Общие положения

Обычно на должность помощника назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы не менее одного года, знающие основы законодательства, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие работать на компьютере и печатать с высокой скоростью. Обязанности помощника директора предполагают наличие определенных личных качеств:

• исполнительность, ответственность;
• грамотность, аккуратность;
• стрессоустойчивость, инициативность;
• обучаемость, трудолюбие;
• позитивность, дипломатичность;
• выносливость, усидчивость;
• коммуникабельность;
• честность, преданность;
• дисциплинированность, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06. 05.2015 № 276н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

• образование — среднее специальное;
• дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих;
• требования к опыту — не предъявляются;
• особые условия допуска к работе — не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. Постановлением Минтруда № 37 от 21.08.1998 в Квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ней, должностные обязанности помощника руководителя сводятся к таким функциям:

• осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
• организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Обязанности

Что входит в обязанности ассистента директора организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации, функции менеджмента в целом одинаковые. Обязанности помощника сводятся к:

• выполнению личных поручений и просьб начальника;
• ведению документации;
• сопровождению начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
• координации и распределению телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
• организации звонков для руководителя;
• ведению переписки как на бумаге, так и в цифре;
• принятию быстрых решений в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению начальника всех информационной базой;
• организации рабочих мероприятий и поездок руководителя;
• осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний начальства;
• обеспечению руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией, техникой;
• участию по необходимости в переговорах;
• организации презентации компании.

Права

Какие обязанности есть у ассистента директора и какие права закреплены за ним, определяется локальным нормативным актом организации. Для более качественного выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл зафиксировать право:

• вносить предложения по улучшение своей работы и предоставлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
• требовать соблюдения своих прав, подписанных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для работы;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей.

Перечень прав иногда отличается в зависимости от рода деятельности.

Ответственность

Каждый работник обязан выполнять свою работу надлежащим образом. После того как в компании зафиксировали, какие обязанности у помощника руководителя, и закрепили их в должностной инструкции и иных ЛНА организации, сотрудник несет ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Уровень ответственности предусматривается ТК РФ и предполагает материальную, дисциплинарную и в ряде случаев уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Ответственность ассистента может наступить за:

• нанесение материального ущерба организации;
• халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
• занятие личными делами в рабочее время;
• невыполнение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и противопожарной безопасности;
• грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
• действия вне своей компетенции.

Обязанности и функции помощника руководителя

Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.

Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.

Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?

Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.

Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.

Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.

1. Менеджер по делопроизводству: отвечает за ведение документации, данный сотрудник может частично совмещать обязанности секретаря и архивариуса.
2. Офис-менеджер: такая должность актуальна для средних компаний или подразделений со штатом от тридцати человек.; офис-менеджер подчиняется главе предприятия/филиала и другим членам руководящего состава; сотрудник контролирует первичную документацию, выполняет часть секретарских функций (звонки, координирование встреч, помощь гостям), может выполнять роль «хозяйки офиса» — поддерживать материально-техническое обеспечение деятельности всех служб офиса (заказ расходников, организация мелкого текущего ремонта и т. п.).
3. Секретарь-референт: референты обычно занимаются «механической» работой: документооборот, обработка входящей/исходящей корреспонденции, телефонные звонки.
4. Секретарь-ассистент: сотрудник, замещающий вакансию секретаря-помощника, подчиняется только непосредственному руководителю, совмещает функции делопроизводителя с выполнением ряда несложных частных поручений.
5. Бизнес-ассистент: это буквально правая рука топ-менеджера, гендиректора или владельца бизнеса, а потому требования к данной должности очень высоки; личный помощник подчиняется только своему непосредственному руководителю, может считаться полноценным заместителем директора, способен и наделён полномочиями принимать самостоятельные решения по ряду вопросов.

Специфика профессии

Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.

Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.

Общие обязанности ассистента

Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:

1. обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
2. забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
3. работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
4. проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
5. забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.

В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.

Дополнительные функции помощника руководителя

Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.

Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить  стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.

Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя

Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.

Требования к опыту и образованию ассистента

Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.

Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:

• безукоризненная грамотность;
• поставленная речь;
• знание основ необходимых разделов законодательства, касающихся административной и производственной деятельности компании;
• владение всеми базовыми офисными программами;
• навыки работы с документооборотом;
• осуществление деловой переписки и переговоров в соответствии с нормативными, корпоративными и профессионально-этическими нормами;
• владение иностранным языком на разговорном (иногда техническом) уровне;
• если речь идёт о помощнике уровня заместителя директора, то обязательно полное понимание специфики организации и ключевых бизнес-процессов.

Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.

Личные качества, необходимые помощнику главы компании

Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.

Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:

• стрессоустойчивость, умение с одинаковым хладнокровием справляться с недовольством подчинённых и раздражением начальства;
• многозадачность: способность держать под контролем несколько дел одновременно — незаменимое качество личного ассистента;
• высокий уровень культуры: для ассистента гендиректора или владельца бизнеса представительские качества имеют первостепенное значение;
• позитивный настрой: деятельность личного помощника зачастую невозможно уместить в чёткие границы, поэтому без оптимистичного отношения к различного рода неожиданностям даже перспективный специалист быстро почувствует эмоциональное выгорание;
• высокая обучаемость: спектр интересов руководителя компании может предполагать самые неожиданные запросы, чтобы предоставить достоверные сведения, ассистент должен обладать способностью быстро разбираться в незнакомой информации, выделять из неё главное и структурировать суть в удобную форму.

Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.

Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника

Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).

Режим работы

Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.

Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.

Должностная инструкция

Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.

Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.

1. Общие положения — данный раздел содержит сведения о требованиях, предъявляемых к кандидату; указывает порядок заключения и расторжения трудового договора; определяет иерархию подчинения; регламентирует порядок замещения сотрудника на период его отсутствия.
2. Должностные обязанности — планирование рабочего дня; осуществление технического обеспечения деятельности руководителя; сопровождение директора на совещаниях, в поездках; ведение протоколов переговоров, совещаний, иных деловых встреч; урегулирование отдельных вопросов по поручению руководителя и другие задачи.
3. Права персонального ассистента руководителя — помощник имеет право получать информацию, включая конфиденциальную, в объёме, достаточном для исполнения своего функционала; подавать руководителю предложения по усовершенствованию своей деятельности; запрашивать от своего имени или по поручению директора документацию от подразделений и отделов предприятия; требовать от руководства обеспечения нормальных условий трудовой деятельности; принимать решения в рамках своей компетенции и полномочий.
4. Помощник руководителя несёт ответственность: за халатное отношение к своим обязанностям; несоблюдение нормативов, инструкций, устава, приказов и распоряжений директора; игнорирование правил внутреннего распорядка, техники безопасности, трудовой дисциплины.

Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.

Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора

Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.

Что написать в резюме

Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.

Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.

Примерные пункты резюме:

1. соискание вакансии: ассистент; личный помощник; секретарь-помощник;
2. личные данные: вносим свои имя, отчество, фамилию, дату рождения;
3. образование: перечисляем учебные заведения в обратном хронологическом порядке;
4. опыт работы: заполняем аналогично предыдущему пункту, желательно отметить причину увольнения; если нет опыта по специальности, можно отметить участие в социальных проектах, волонтёрских программах, учебную практику и т. п.;
5. семейное положение: очень важный для работодателя пункт, учитывая ненормированный рабочий график;
6. дополнительные навыки: укажите уровень владения иностранными языками, отметьте наличие водительских прав, перечислите оконченные курсы дополнительного образования;
7. личные качества: постарайтесь дать себе объективную оценку, добавьте индивидуальные черты к набившим оскомину характеристикам «коммуникабельный-стрессоустойчивый-обучаемый».

Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.

Карьерный рост личного помощника

Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.

Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.

Заключение

Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.

Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.

Кто такой, личный помощник руководителя?. InvestGo24

Личный помощник (ассистент) — востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат).

В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.

Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь читать мысли руководителя , уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют руководители к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей «правой руки». Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании.

Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. В их помощи нуждаются как топ-менеджеры мелких компаний, так и генеральные директора крупнейших холдингов. Профессионализм помощника в идеале должен позволить работодателю переложить на него существенную часть собственных обязанностей, не требующих личного участия.

Плюсы и минусы в работе помощника руководителя

     Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

• тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
• некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
• возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

Хороший ассистент — будущий руководитель — Work.ua

Статья полезна тем, кто хочет стать хорошим ассистентом, и руководителям, которые часто сами не понимают, что требовать от личного помощника.

Кто такой ассистент, что он должен делать и где грань между ассистентом-рабом и ассистентом-будущим руководителем Work.ua узнавал у Кристины Стецкой, автора широко обсуждаемой статьи «10 правил идеального подчиненного». В прошлом Кристина — ассистент руководителя банка, а сейчас сама растит профессиональных ассистентов в «Школе ассистентов и секретарей» (SAS), которой и руководит.

Рынок труда ассистентов

Число вакансий для ассистентов и секретарей растет. Сегодня вакансий помощника руководителя только на нашем сайте больше 400. Но кандидатов на эти должности стоит разделять по квалификации, будущим обязанностям и зарплате:

1. Ассистент-секретарь — занимается организацией документооборота, выполнением мелких поручений, составлением и контролем графика руководителя и только в строго рабочее время. За такую работу может получать до 6 тыс. грн, иногда 8-10 тысяч.

На эту работу ищут в основном молодых девушек (что противоречит законодательству, но здесь будем говорить о реальном положении на рынке труда). По наблюдениям Кристины Стецкой, качественные хорошие секретари — это взрослые и опытные женщины после 40.

2. Ассистент-помощник. Если мы говорим о профессионалах, то они помогают практически во всех вопросах руководителю 24/7, часто имеют образование смежное той области, которой руководит начальник.

Как раз о профессиональных ассистентах подробнее рассказывает Кристина Стецкая.

Что должен делать помощник

Помощник руководителя должен делать все, иногда может даже подписывать бумаги от имени руководителя. И здесь дело не в доверии руководителя к ассистенту, а в проверке и одобрении каждого его шага, настаивает Кристина:

«В нашем деле нет стандартных операций. Поэтому даже если кажется, что этот документ похож на вчерашний, нужно сообщить руководителю, в чем разница, а решение уже должен принять он».

Так что же конкретно должен делать помощник?

1. Вести все коммуникации

То есть ассистент принимает и обрабатывает все входящие звонки, письма, документы, просьбы, новости и прочее в режиме 24/7. Это не просто нормально, это правильно с точки зрения организации рабочего времени руководителя и статусного позиционирования.

Как без искажений и прочих модификаций обеспечить ее своевременное поступление руководителю? Это уже вопрос профессионализма самого ассистента, который должен построить систему обмена данными таким образом, чтобы все вопросы решались своевременно, чтобы босса не дергать ежеминутно с необходимостью подписать документ, чтобы руководитель в идеале видел своего ассистента не чаще 4-5 раз в день: когда приходит и уходит из офиса, и еще два раза когда ассистент приносит и забирает документы на подпись.

Если стоит задача об оперативном информировании — она решается технически и банально: при помощи смс. Ассистент должен заранее получить наставления на счет того, о чем информировать надо сразу же:

«Это, как правило, личные звонки, отчеты о выполнении задач, срочные запросы о встречах, сбои в процессах, оперативное информирование о текущих проектах», — уточняет Кристина.

Всю остальную информацию следует разделить на блоки и подавать ее в специально отведенные для этого периоды в рабочем графике. 

2. Идеально отчитываться

Работа с топом — это колоссальный объем информации, и чтобы не было ошибки неправильно понять друг друга, нужно общаться в форме, которую можно проверить:

Любая проделанная работа ассистента должна быть оформлена в письменном виде в заранее подготовленных формах отчетов и подана на согласование. Следует выстроить систему отчетности по мере выполнения задания, дабы руководитель не держал в голове все свои задания и работало золотое правило: если помощник еще не отчитался, значит еще не выполнил. 

Для такого формата работы от помощника требуется банальная организованность и дисциплинированность. А также психологическая подготовка — такой режим надо еще выдержать.

3. Контролировать происходящее и перестраховывать

Важная функция помощника — дополнительно перестраховывать руководителя, для этого важно быть также экспертом в нужной области, хорошо иметь за плечами юридическое образование:

«Прежде чем дать на подпись документ, нужно его прочитать, увидеть, можно подписывать или нет, помочь перестраховаться, возможно, отправить на доработку».

Ассистент должен быть максимально комфортным для руководителя. Давать ощущение полного контроля над ситуацией. Эмпатировать и подстраховывать. Помнить о том, что руководитель может забыть, и обеспечить такой режим работы, при котором ни люди, ни дела не отвлекают шефа от достижения стратегических целей.

4. Быть незаметным

Деловой дресс-код должен выполняться неукоснительно. Идея делового стиля в том, чтобы одежда не отвлекала от делового настроя и не мешала сосредотачиваться на решении деловых вопросов.

Не носите туфли на высоких платформах, яркий маникюр и макияж, более 5 украшений (к коим относятся, в том числе, пуговицы, броши, браслеты, заколки, пряжки на обуви или на ремне), если вы — ассистент руководителя.

Что НЕ должен делать помощник

1. Разглашать какую-либо информацию

Никогда, никому, ни при каких обстоятельствах не распространяйте информацию, полученную во время работы личным помощником. А если вы уже не работаете помощником, тогда забудьте все:

«Держать язык за зубами и быть информационной черной дырой — то, что отличает профессионала от дилетанта».

2. Принимать решения

Ассистент ни в коем случае не должен принимать никаких решений, но обязан их готовить руководителю. Отсюда твердый вывод, что профессиональные ассистенты — это и есть будущие руководители.

Где грань между ассистентом-рабом и ассистентом-будущим руководителем

Каждый раз, когда идем на новую должность — мы предельно не готовы. А грань у человека в голове и в его отношении к работе — уверена Кристина Стецкая:

«Если воспринимать работодателя как рабовладельца, не получать удовольствия от работы, работать только из-за мнимого отсутствия выбора — тогда это ассистент-раб. Если каждое новое задание воспринимать как вызов, рост, драйв, школу, радоваться тому, что каждый день справляешься с казалось бы непостижимой работой все быстрее, то такого человека рабом не назовешь».

История Украины такова, что нас постоянно угнетали, мы были под чьим-то управлением. Мы привыкли, что кто правит — тот и угнетает. Поэтому в нашем менталитете нет понятия руководителя-лидера. Work.ua хотелось бы, чтобы и подчиненные, и управленцы приходили к этому пониманию.

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях

Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?

Первое решение – нанять персонального помощника, который будет помогать справляться с рутиной. Это человек, который составит ваше расписание на день, напомнит коллеге о встрече, принесет кофе, когда вы устали, закажет цветы для мамы и найдет удобный фитнес-центр. Валерия Филатова, бизнес-ассистент и второй пилот Харитона Матвеева, основателя Skyeng, дает инструкцию, как нанять идеального помощника для руководителя.

Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях

Полина Константинова

Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.

Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.

Второй пилот может стать вашими руками, вашим голосом, а иногда и продолжением вашего мозга. Вы заявили о проблеме, а второй пилот додумался записать ее, развить, передать соответствующему сотруднику, принять результат и презентовать его.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря? 

Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.

Конечно, я занимаюсь и обычной рутиной, но даже здесь я могу проявлять больше инициативы и творчества, усиливая эффективность руководителя. 

Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.

Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:

Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.

Что делает Ассистент 2.0?

Когда вы будете искать бизнес-ассистента, вы в первую очередь составите список требований – личных пожеланий, критериев, диктуемых компанией и навыков, необходимых для этой работы.

Чтобы вам было проще, приведу для ориентира список требований, который был у Харитона, когда он искал меня.

Похож на руководителя

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?

«Мэтчинг» — близость по духу, общие интересы, ценности, установки и представления о жизни. 

Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, репетитора или дизайн для лендинга, важно, чтобы вкусы руководителя и ассистента совпадали или перекликались.

Комфорт – с бизнес-ассистентом вам придется проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не надоедало.

Справится с задачами

У бизнес-ассистента есть список задач. Под него вы можете составить список компетенций и личностных качеств, которые позволяют эти задачи выполнить. У Харитона получился вот такой список.

Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи.  

Внимание к мелочам. Чтобы добиваться исключительных результатов в бизнесе, вам необходимо фокусироваться на глобальных вещах. О мелочах может позаботиться бизнес-ассистент. 

Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и емкий индикатор профессионального опыта в данной сфере.

Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег. 

Английский. Безусловно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, вашему ассистенту важно знать английский.

Будет долго работать

Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество? 

Вот список критериев, которые снижают вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.

Отсутствие страха рутины. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого ассистента. Важно удостовериться в том, что потенциальный кандидат готов на это.

Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.

Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.

Где искать ассистента?

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.

Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.

Понять, как искать

• Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
• Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию

Скилл-сет и процедура отбора

Публичный поиск

• Написание и публикация текста вакансии на различных ресурсах вроде hh и friend work
• Съемка и публикация видео (кстати, очень крутой инструмент, так как видео набрало около 6,500 просмотров)

Подготовка к работе c BA

• Коуч-сессия: как эффективно использовать ассистента
• Проведение интервью

Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.

Ситуацию осложняет и то, что в российских реалиях сложно обозначить список задач ассистента и выделить основную цель, которой он будет следовать.

На мой взгляд, подобного человека лучше всего искать по рекомендациям, изучать опыт других топ-менеджеров и бизнес-ассистентов. Собирать референсы — лучшая стратегия при найме такого специалиста.

Как работать с ассистентом?

Нанять хорошего специалиста мало. Важно включить его в процесс, обозначить «правила игры», настроить коммуникацию. Итак, вы выбрали ассистента, подписали договор. Что дальше?

Вводим в курс дела 

1 день: посвятите время

На этапе онбординга не жалейте своего времени на ассистента, вводите его в курс дела как можно скорее.

1 неделя: познакомьте с командой

Зовите ассистента на командные встречи, шарьте все возможные доступы в общие каналы. Поверьте, уже на первой совместной встрече взгляд со стороны даст вам кучу инсайтов по вашему стилю менеджмента, по постановке задач и атмосфере на командной встрече в целом. Кстати, обратная связь от ассистента — отличный индикатор его реальных знаний и опыта.

1 месяц: познакомьте с бизнес-стратегией компании и с базовыми принципами принятия решений

Зная, на что ориентироваться при принятии решений, ассистент обретет больше самоходности и быстрее привыкнет к новым задачам.

Настраиваем процессы

Многие ассистенты просто тонут в потоке рутины, потому что не вырабатывают систему работы. Например, работая в одной известной российской компании, я часто сталкивалась с тем, что ассистенты c-level-менеджеров тратили больше 50 часов в неделю в предновогодние праздники, решая проблемы с подарками для партнеров.

Инициируйте работу над системными решениями, чтобы время вашего ассистента тратилось на действительно важные задачи: вводите чек-листы, анализируйте и редактируйте их, если это необходимо. 

В конце рабочей недели мы проводим встречу с Харитоном, на которой разбираем, какие процессы могли быть реализованы лучше. Если я что-то замечаю сама или руководитель дает обратную связь, я могу усовершенствовать свой чек-лист, внеся в него дополнительные пункты. 

Обсуждаем, если что-то пошло не так

Человеку проще развиваться, если понятно, над чем конкретно нужно работать. Постоянное подкрепление результатом вдохновляет, а вдохновленный ассистент — это вдохновленный руководитель. 

Но без конструктивных выводов, без четкого фокуса на развитие работа ассистента быстро превратится в ад и приведет к выгоранию. 

Именно поэтому очень важна обратная связь. Вот несколько подсказок, как сделать ее эффективной.

1. Регулярность и предсказуемость. Проводите встречи ежедневно или еженедельно — тут все зависит от специфики. Пусть ассистент заранее знает, что обратная связь — это нормальная часть рабочего процесса.
2. Говорите и о сильных, и о слабых сторонах сотрудника. Знание своих сильных сторон помогает спокойно принять критику и применять свои достоинства с умом.
3. Не переходите на личности. Обсуждайте действия, а не личность сотрудника. 
4. Подскажите решение. Если ассистенту требуется помощь с исправлением ошибки или с налаживанием сложного процесса, проконсультируйте его или подскажите, к кому обратиться за помощью. 
5. Убедительность. Чтобы подчеркнуть важность изменения, которое вы предлагаете, расскажите о профитах, которые оно принесет. 

Подведем итог

С определенного этапа для руководителя уже не стоит вопрос о том, необходим ли ему бизнес-ассистент. Но поиск и работа с таким сотрудником — это нетривиальная задача. Бизнес-ассистент — это тоже проект, которому стоит уделить серьезное внимание.

Если вы задумались о том, чтобы нанять бизнес-ассистента, то определите портрет вакансии, составьте стратегию поиска, подготовьтесь к онбордингу сотрудника, настройте процессы и организуйте базу знаний.

Материалы по теме:

Иллюстрации в материале и на обложке: архив компании

Семь и один принцип работы помощника руководителя

Автор: Koнcтaнтин Bиктopoвич Лaзapeв, действительный государственный советник РФ III класса, директор и пресс-секретарь Иpины Xaкaмaды.

Вспомните свой первый рабочий день на новом месте. С чего начать? За что взяться? Кто тут что делает? Как пробраться к начальству? О чем доложить? Как не помешать? Как, в конце концов, быстро стать эффективным и полезным? Должно пройти некоторое время, прежде чем станет более-менее понятно, что нужно руководителю стратегически, а что — в данный момент. При этом вам каждую минуту придется решать, как поступить: активно вмешиваться в процесс или пассивно контролировать его. Главное, чтобы был нужный руководителю результат; правильный результат.

В свое время мне дали совет-принцип, которым я часто пользуюсь на работе и не только. Если вы мучаетесь вопросами, делать или не делать, что делать, как делать, принцип такой: исходите из того, что вам необходимо прежде всего обеспечить комфорт руководителю. Комфорт не буквально физический, а в широком смысле полноценной подготовки любого мероприятия, обеспечения всех нужных материалов к нему, просчета всевозможных вариантов развития событий. При этом у вас автоматически выстроится последовательность действий.

В основу приведенных далее принципов положен мой 13-летний опыт сотрудничества с известным политиком и общественным деятелем Иpинoй Xaкaмaдoй. Они могут пригодиться как профессиональным помощникам или ассистентам руководителей, так и самим руководителям в качестве рекомендаций по организации деятельности своего аппарата. Они также помогут лучше понять мотивацию людей, работающих с вами. Вы узнаете, с чем им приходится сталкиваться и какой ценой с этим справляться.

Первый принцип: руководителю комфортно, если вам комфортно

Если вам некомфортно — действуйте.

Второй принцип: находитесь в режиме «онлайн» 24 часа в сутки

Конечно, все 24 часа работать не требуется, но очень важно, чтобы вы были морально к этому готовы.

У вас всегда должен быть включен мобильный телефон. На случай, если вы не сможете ответить, должна стоять переадресация на ваш автоответчик или на офис. На автоответчике должны быть записаны номера телефонов, куда можно перезвонить, или адрес электронной почты. Меня это однажды спасло.

Во время церемонии награждения Премией Муз-ТВ в спорткомплексе «Олимпийский», где было тысяч двадцать народу, я потерял свой мобильник. Он, видимо, вылетел из кармана пиджака в тот момент, когда я выходил из подъезда, чтобы встретить Ирину, и мне пришлось перепрыгнуть через какую-то конструкцию.

До ее приезда оставалась одна минута, а телефона нет. Водитель дозвониться не может, но главное — не может дозвониться редактор по VIP-гостям, курирующая выход Ирины на сцену. А выход через пять минут. Прямой эфир. Редактор догадалась набрать резервный номер, который был записан на автоответчике, дозвонилась до моей супруги, которая, моментально осознав все возможные последствия, скинула SMS с нужной информацией прямо на мобильный Ирины. Через пару минут Ирина была на сцене.

У вас дома должен быть полный офис: компьютер, Интернет, электронная почта (рабочая, корпоративная — хотя бы в удаленном доступе!), факс, принтер, ксерокс, сканер (удобнее и дешевле три в одном), все актуальные и неактуальные контакты, график. Это главное, что позволяет реализовывать принцип «включенности» круглые сутки.

Вы сможете по мере необходимости работать, находясь дома, в комфортных условиях и таким образом немного разгружать свой рабочий день. Тем более что сейчас все нужные функции умещаются в маленьком ноутбуке с мобильным Интернетом, который можно использовать даже в пробках. Что касается контактов — всю базу телефонов ваш руководитель носить с собой не будет, но связь с кем-то может потребоваться в любой момент. Часто за этим к вам как к помощнику и обращаются в так называемое нерабочее время.

Мне рассказывали, как один известный бизнесмен позвонил помощнику в четыре часа утра и попросил сделать что угодно, но разогнать собак, лающих перед его домом. На такой случай рекомендую заранее изучить все, что касается обеспечения личного пространства вашего руководителя, — от домашнего индекса до телефонов коммунальных служб. Просчитайте варианты: как вы доберетесь до руководителя в случае срочного вызова или кто из находящихся в более близком и доступном месте сможет прийти вам на помощь.

Этот принцип не означает, что вы должны работать без сна и отдыха. Не превращайтесь в машину: у вас есть личная жизнь и нужно добиться гармонии между нею и работой, даже если последняя не особенно к этому располагает.

Итак:

1. Мобильный телефон всегда включен.
2. Установлена переадресация звонков.
3. Дома создан полноценный офис.
4. Вы быстро реагируете на электронную почту — и личную, и корпоративную.
5. У вас всегда при себе база контактов либо обеспечен быстрый доступ к ней.

Третий принцип: «Все включено»

Как правило, при приеме на работу с вами оговаривают, что рабочий день будет ненормированным и что вы можете быть задействованы и ночью, и в выходные. Например, начальник вдруг вызывает вас на бизнес-переговоры — и пропали ваши билеты в театр, купленные месяц назад. Лично я дважды попадал в ситуацию, когда нужно было улетать на работу в Москву прямо со свадьбы друга, будучи при этом его свидетелем. Везло только в одном: уезжать приходилось не прямо из ЗАГСа, а на второй день после регистрации брака.

Но самое запоминающееся — это когда под угрозой празднование Нового года. У меня такой случай был, когда в конце 1999 года Б.Н. Ельцин подал в отставку с поста президента России. В восемь вечера политики еще вовсю делали заявления, я готовил предложения к заявлению Ирины, а потом рассылал его по информагентствам, которым также было не до встречи Нового года. Едва успел доехать: на улицах и в метро уже никого не было, все сидели по домам.

Еще один случай, более трагический: 11 сентября 2001 года, когда произошли теракты в Америке, я находился на каком-то совещании по очередной попытке объединения демократов. Кто-то из них принес новость: «Началась война», после чего совещание без заминки продолжилось (многие из демократов считали друг друга сумасшедшими, и, возможно, поэтому на новость никто не обратил внимания). Я рванул в Думу, помощники собрались у телевизора, никто не верил своим глазам. Вечером я был приглашен на день рождения, но мне пришлось сидеть на информационных лентах.

Лучше, если при приеме на работу вы договоритесь с будущим руководителем о том, что ваше месячное вознаграждение не будет зависеть от интенсивности работы. Но если вы хотите, чтобы вас поскорей уволили, — уходите с работы в 18.00, а в пятницу — не позже 16.45, не отвечайте на звонки мобильного телефона и не перезванивайте, тем более в выходные.

У нас в штате была сотрудница, которая умело «продала» себя, представив на собеседовании толстенную папку с результатами своей предыдущей работы и даже фотографии с известными политиками. Но со временем она стала умалчивать о приглашениях прессы на эфиры, если они мешали ее личным планам на вечер. Повторюсь, что правильнее всего будет:

1. Договориться «на берегу» об оплате вашей работы независимо от ее интенсивности.
2. Когда пункт 1 будет выполнен, беречь нервы и не вести учет своего рабочего времени, а просто работать, жить и получать удовольствие.
3. Когда работы мало, воспринимать это как возможность отдохнуть или как бонус в виде маленького отпуска. Будьте уверены, что ваш руководитель именно так это и воспринимает.
4. В тех случаях, когда приходится выбирать между работой и личной жизнью, если хочется продолжать работать — выбирать работу.

Четвертый принцип: реагировать мгновенно

В органах власти и в крупных компаниях принято устанавливать сроки рассмотрения документов. Это приводит к тому, что бумага 29 дней лежит в столе, а на 30-й день исполнитель наконец берет ее в руки. Это в лучшем случае. Затем пишется проект ответа, который еще месяц согласовывается. На переговорах с крупными корпорациями мне так прямо и говорили: «Давайте уберем такой-то пункт договора и напишем вот так-то. Иначе мы это у себя будем месяц согласовывать».

В вашем случае это не пройдет. Руководителю нужен человек, реагирующий мгновенно. Не заставляйте его дергать вас вопросами: «Ну что, сделали?», «Ну как там мое поручение? Доложите, что происходит». Вы должны опередить его в этом, быстро выполнив все, что необходимо, учитывая срочность и приоритетность, и доложить о результатах.

Бывает и так: вы могли сделать дело сразу, но оставили на потом, решив: «Мелочь, успею!» А потом у вас в доме вдруг вырубается электричество или отключают Интернет, и вы не успеваете.

Поэтому:

1. Выполняйте поручение сразу. Не дожидайтесь окончания отведенного времени.
2. Помните о том, что вы — помощник руководителя, а не руководитель — ваш помощник. Сами следите за данными вам поручениями и своевременно докладывайте об их выполнении.

Пятый принцип: вы должны быть неравнодушны к тому, что происходит с вашим руководителем

Хотя обратная ситуация — полнейшее равнодушие — довольно типична. Вам дается поручение сделать нечто и к определенному сроку. Вы начинаете делать, сталкиваетесь с препятствием, откладываете выполнение, но не сообщаете об этом начальству.

Например, вам поручили сделать шенгенскую визу. Вы готовите документы в посольство, но оказывается, что в справке с места работы начальника указана маленькая зарплата. Вы обращаетесь в бухгалтерию, но бухгалтер отказывается написать в справке большую сумму. И вы подаете документы в посольство, не сообщив руководителю о том, что столкнулись с проблемой. Ему отказывают в визе. Вам все равно. Вы не взяли на себя ответственность, а ответить в результате можете своей головой. Но ведь ваша голова никому не нужна! Нужна виза. Вы вызываете справедливое раздражение начальства.

Если вы не можете решить вопрос своими силами — найдите того, кто вам поможет. Например, можно представить справку из банка о состоянии счета, и проблема будет решена. Не забывайте, что должность секретаря или помощника — это, помимо всего прочего, ступенька в вашей карьере. Как сейчас принято говорить: «Включайте мозг!»

Главное качество хорошего помощника — умение креативно мыслить. Например, вам нужны билеты на самолет. Их можно заказать по телефону. А можно подойти к делу творчески — найти и предложить различные варианты. Спросить, какие существуют тарифы, каким можно сделать маршрут, чтобы резко снизить цену, в какие сроки купить билет, чтобы цена не поднялась и бронь не слетела.

Вот пример случая, когда синергетический эффект возник на стыке креатива и чистой случайности. Я долго вынашивал идею о том, что для Ирины было бы очень неплохо поучаствовать в каком-то проекте с Аллой Пугачевой. Я знал, что Алла Борисовна приглашала Ирину на «Рождественские встречи», но Ирина отказалась петь, так как считала, что не имеет достаточных голосовых данных. В 2005 году Ирина выпустила книгу «Sex в большой политике» — о нравах, царящих в коридорах власти. Я предложил подарить эту книгу Алле Борисовне на день рождения.

В день рождения Пугачевой, 15 апреля, я приехал к Алле Борисовне, передал подарок с цветами и забыл об этом. Через полгода Ирину пригласили в программу «Субботний вечер с Максимом Галкиным», целый блок в которой был отведен под общение Максима и Ирины на тему вышедшей книги. Получилось 15 минут бесплатной рекламы книги по Первому каналу, в новогодней программе с большим рейтингом, в которой участвовали Алла Пугачева и Пьер Ришар.

Подведем итоги:

1. Если вы столкнулись с проблемой, из-за которой никоим образом не можете выполнить поручение, — сообщите об этом руководителю. Но прежде все-таки перепробуйте все возможности.
2. Попытайтесь решить задачу разными способами. Со временем вы должны добиться того, чтобы руководитель знал: раз вы обратились к нему, значит, уже использовали все возможности решить вопрос самостоятельно.
3. Не бойтесь делать нестандартные вещи.

Шестой принцип: будьте профессиональны

Потратьте немного времени и усилий, чтобы быть готовыми к любой ситуации. Например, вы летите в командировку, вроде бы все в порядке. Но вы могли бы на всякий случай посмотреть, какие самолеты, кроме вашего, летят в нужный вам город. Вдруг так сложится, что вы попадете в пробку и опоздаете на рейс? Отменить поездку никак нельзя, так как у руководителя выступление, его ждут люди. Заглянув на сайт с расписанием самолетов, вы будете знать, что через пару часов из другого терминала летит следующий рейс. Так, потратив одну минуту, вы, в случае чего, спасете весь визит.

Например, еду однажды на своей машине по делам, до самолета еще пять часов. Погода снежная, мы договорились выехать заранее, с запасом. Регистрацию я оформил по Интернету, чтобы не терять времени на очереди в аэропорту. Слушаю радио, вещающее о пробках, и понимаю, что к Ирине я уже не успеваю. Разворачиваюсь в аэропорт. И снова все встало.

По радио сообщают, что впереди пробка 9 км, до самой кольцевой дороги. Получается, что и она не сможет проехать в аэропорт на машине. Я звоню Ирине и безапелляционно заявляю, что остается только один вариант — электропоезд «Аэроэкспресс». Бросаю машину, прыгаю в метро, звоню помощнице, прошу купить по Интернету два билета бизнес-класса на этот поезд и скинуть мне их на мобильник в электронном виде (чтобы опять же не стоять в очереди в кассу). Все успели, но минута в минуту!

Эта история — только один из множества примеров, но он показателен. Ведь самолет ждать не стал бы, а у нас была намечена напряженная программа в нескольких городах. Масштабы бедствия в случае, если бы мы опоздали, можете оценить сами: три массовых выступления в трех городах по 500 человек, купивших билеты, в каждом. Все это было бы отменено с большими убытками для организаторов и с имиджевыми потерями.

Все эти детали, которые помогли нам успеть (варианты проезда, как избежать очередей в аэропорту, как купить или зарегистрировать билет с помощью современных технологий и т.д.), нужно изучать и брать на вооружение, чтобы в экстренной ситуации вы могли бы легко ими оперировать.

Итак:

1. Потратьте минуту — спасите проект!
2. Окружите себя потоками информации.
3. Иногда полезно представить, что вы руководите страной: это вас как следует испугает.

Седьмой принцип: важен результат, а не процесс

Если продолжать предыдущий пример, то для вас результатом является своевременная «доставка» руководителя на мероприятие в другой город. Каким образом разрабатывалась программа его визита, кто — вы или водитель — неверно рассчитал время на дорогу до аэропорта, — все эти мелочи никого волновать не будут. Разбирайтесь с собой и своей командой сами. У руководителей существует правило: если есть возможность, чтобы конфликт разруливали подчиненные, — они и будут разруливать.

Берите ответственность на себя. Не загружайте руководителя ненужными и ничего не значащими подробностями. Неважно, каким образом вам не удалось достичь нужного результата, важен результат — а его нет. А нужно, чтобы был. Если вы пресс-секретарь судьи, логично ваше желание стать судьей. Если вы помощник бизнесмена, скорее всего вы также хотите стать лидером в бизнесе. Ответственность — одно из главных качеств лидера.

Восьмой принцип: автономность

Разобравшись в процессе, в требованиях руководителя к вашей работе, в критериях эффективности и в оценках, вы становитесь все более и более самостоятельны. Вы сами знаете о своих обязанностях и сами инициируете и выполняете поручения. Если руководитель подает налоговую декларацию каждый год, то вы, не дожидаясь его поручения, в начале года начинаете сбор необходимой информации и бухгалтерских справок, готовите декларацию и сдаете ее. Вы понимаете, что сами должны заботиться о работоспособности его мобильного телефона, а значит, следить за балансом средств, и тому подобное.

Высший пилотаж — это когда вы можете самостоятельно и объективно оценивать себя. Вы знаете, где не доработали, где выкрутились, где нанесли ущерб, а где принесли бонус. Самостоятельно поддерживаете баланс: сами себя милуете, сами себя казните.

Только практические современные знания и навыки. Учитесь только тому, что вам интересно и нужно по абонементу, со скидкой.

Как подобрать и развивать личного ассистента руководителя?

Малкольм Болдридж : «Хороший ассистент экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет»

Кто же он, персональный ассистент руководителя? Одно можем сказать – птица важная и редкая. Анализируя уровень з/п видим, что в этой категории оплата не падала, ни смотря на кризис, не смотря на другие «модные» профессии, скорее цифра растет. Так, например, по данным « КАУС-секретарь», с начала 2010 года заработные платы ассистентов отделов и персональных ассистентов выросли примерно на 15 — 20% по сравнению с прошлым годом. А на кадровом рынке сегодня наблюдается дефицит квалифицированных претендентов на эту позицию. «Персональные ассистенты первых лиц ведущих бизнес-структур, пользуются в своих организациях властными полномочиями, близкими к топ-менеджерским».

Ну а то, что редкая это птица, хороших персональный ассистент, видим по тому, что его долго ищут и по критериям поиска, которые озвучивает сам руководитель, картинка такого персонажа вообще не выстраивается.

Я общалась с несколькими рекрутерами, которые столкнулись с задачей поиска персонального ассистента, и вот что я слышала:

«Как только я нахожу кого-то и уже празднуя победу, торжественно веду на собеседование к боссу с торжествующей улыбкой, я вновь слышу этот предельно аргументированный ответ: «Ну это не то. Что-то мне не подходит. Ты знаешь, мне сложно объяснить. »

Итак, есть несколько сложностей в подборе ассистента.

Первое, это совместимость, если можно так сказать, с руководителем.

И это то, в чем руководитель с трудом формулирует свои пожелания, и затем, даже если вы найдете человека полностью подходящего под это описание, скорее всего услышите: «Нет, не то». И здесь практически нет другого инструмента кроме детального допроса и максимальное прояснения причин того, почему не подходит этот и внесение корректировок в следующий шаг поиска.

Но, все же, есть то, что объединяет, является обязательным в искомом ассистенте или в тех, которых уже нашли.

В стандартном списке работ мы чаще всего увидим:планирование рабочего времени босса, организация встреч, совещаний, поездок, прием телефонных звонков и работа с корреспонденцией, переводы и т.д.

Вот, например, выдержка из должностной инструкции личного ассистента руководителя крупной производственной компании:

• «Личный помощник руководителя может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи».
• «К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, предусматривающие полную ответственность за результаты, так и рассмотрения жалоб, решения конфликтных ситуаций или привлечения соответствующих служб (координационно-коммуникативная работа на предприятии)».
• «На личного помощника возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д».
• «В некоторых случаях личный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д».

Ну и попробуйте найти такого АССа (ассистента)!

Думаю, варианта здесь два: долго-долго искать, набравшись терпения и надежды, либо обучить потенциальных, развить до нужной кандиции.

Что будем развивать и чему учить? Мы видим, что описаниях работ, в требованиях руководителей, можно выделить 2 основных направления, в которых ассистент должен быть АССом.

Профессиональные качества:

• знать делопроизводство, первичная финансовая грамотность,
• соблюдать этикет телефонного общения,
• эффективно планировать рабочую жизнь руководителя,
• оберегать руководителя от ненужных посетителей и звонков,
• решать бытовые и административные вопросы,
• организовывать деловые встречи с учетом требования этикета и протокола),
• организовыватт поездки и мероприятия (логистика, процессы, обеспечение),
• знание иностранного языка

Личностные качества:

• коммуникабельность: умение понимать и взаимодействовать с руководителем, сотрудниками, партнерами, клиентамим,
• дипломатичность,
• умение хранить информацию,
• исполнительность, умение подчиняться,
• принятие решений в рамках своих компетенций,
• самомотивация,
• организаторские способности,
• стрессоустойчивость.

Начало пути любого развития начинается с оценки существующего положения и планирования желаемого уровня. Понимая из чего состоят профессиональные и личностные качества АССа, можем оценить свой уровень, если Вы ассистент или уровень другого ассистента.

В своей «Школе персональных ассистентов» мы разработали форму для оценки опыта ассистента. (с анкетой можно ознакомится по ссылке http://www.hrm.ua/article/sekret_idealnogo_assistenta_rukovoditelja_raskrit ).

После оценки можно обратить внимание на следующие моменты:

1. Уровня несовпадения с должностными требованиями.
2. Разрыв между оценкой самого ассистента и руководителя (различия более 3 баллов), стоит обратить внимание и разобраться в проблеме в существующей либо потенциальной проблеме.
3. Оценить реальный уровень развития по ключевым показателям на желаемый период. Запланировать развитие и отслеживать результаты.

Совершение самооценки уже само по себе является развивающим фактором т.к. дает возможность проанализировать, остаться чем-то недовольным и наметить желаемое направление развития.

Результаты оценки могут быть хорошим основанием для развивающей беседы. В беседе вопросы могут повторять опросник только в открытом варианте. Например, обнаружив высокую оценку в вопросе «Чувствую ли я себя после общения с «трудным» людьми как «выжатый лимон»? В беседе можно повторить его в следующем варианте: «С какими людьми тебе сложно общаться?»

Мало кто занимается практической подготовкой персонального ассистента к профессиональной деятельности. Чаще всего это самородки, которые пришли к своему профессионализму через опыт. Это профессия, о которой мы чаще чем о других можем услышать: «Мне просто повезло с ассистентом». Вообще приятно быть в чем-то незаменимым человеком. Пусть и нашим руководителям повезет.

С полным текстом статьи можно ознакомиться здесь:

http://planetahr.ru/publication/5870/26/108

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или от кого-то, кто использует вашу интернет-сеть.
Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время.
Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам
чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.
Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne.Вотре содержание
apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un
электронная почта à
pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem
Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir
überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt.
Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте:
.

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt.
Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn.
Als u deze melding blijft zien, электронная почта:
om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера
mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo
este mensaje, envía un correo electrónico
a para informarnos de
que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера
mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este
mensaje, envía un correo electrónico a
para hacernos saber que
estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede.Aguarde enquanto
confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta
mensagem, envie um email para
пункт нет
informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.
Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini
visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo
per informarci del
проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 630943e77c3fc281.

Шаблон описания должности помощника менеджера

Обязанности помощника менеджера:

• Помощь руководителю в организации, планировании и реализации стратегии
• Координация работы магазинов розничной торговли
• Обеспечение соблюдения расписания и целей магазина сотрудниками

Нанять помощника менеджера? Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы размещать вакансии и нанимать лучше и быстрее.

Краткое описание вакансии

Мы ищем ответственного помощника менеджера, который поможет организовать и управлять нашими розничными магазинами и при необходимости заменить менеджера магазина. Ваша работа будет иметь большое значение для обеспечения того, чтобы отдел продаж достиг своих целей по эффективности и удовлетворенности клиентов.

В обязанности помощника менеджера

входит наем и обучение торговых представителей, мониторинг запасов и заказ товаров по запросу. Вы также будете исследовать конкурентоспособные продукты и анализировать поведение потребителей, чтобы убедиться, что наш магазин соответствует ожиданиям клиентов и превосходит их.

Наш идеальный кандидат будет обладать навыками розничного менеджера с острым бизнес-мышлением. Вы также должны уметь организовывать и решать проблемы. Навыки межличностного общения и посредничества также будут очень полезны, поскольку вы часто будете выступать в качестве связующего звена между менеджерами, сотрудниками и клиентами.

В конечном итоге, в обязанности помощника менеджера входит обеспечение эффективной работы наших магазинов и удовлетворение потребностей наших клиентов.

Обязанности

• Помогать менеджеру розничного магазина в планировании и реализации стратегий по привлечению клиентов
• Координировать ежедневную работу по обслуживанию клиентов (например,грамм. процессы продаж, заказы и платежи)
• Отслеживайте выполнение еженедельных, ежемесячных, квартальных и годовых целей
• Контроль и поддержание запасов в магазине
• Оценить эффективность сотрудников и определить потребности в найме и обучении
• Контролировать и мотивировать сотрудников на максимальную работу
• Обучение и поддержка новых и существующих партнеров по продажам
• Мониторинг операционных затрат, бюджетов и ресурсов розничной торговли
• Предложите программы и методы обучения продажам
• Общайтесь с клиентами и оценивайте их потребности
• Анализировать поведение потребителей и корректировать позиционирование продукта
• Рассмотрение жалоб клиентов
• Изучите новые продукты и используйте информацию для обновления товаров в магазине
• Создание отчетов, анализ и интерпретация розничных данных, таких как доходы, расходы и конкуренция
• Проводить регулярные проверки для проверки работоспособности и презентабельности магазина
• Убедитесь, что все сотрудники соблюдают правила и нормы компании.
• Выступать в роли представителя нашего магазина и показывать пример нашим сотрудникам

Требования

• Подтвержденный опыт работы в качестве помощника менеджера по розничной торговле или аналогичной должности
• Опыт работы с процессами найма и оценки работы
• Знание финансовых принципов и принципов обслуживания клиентов
• Хорошие математические навыки с возможностью создавать и анализировать отчеты, таблицы и статистику продаж
• Опытный пользователь MS Office (в частности, MS Excel)
• Лидерские и организаторские способности
• Межличностные и коммуникативные навыки
• Решение проблем
• Возможность сменной работы
• BSc / BA в области делового администрирования или соответствующей области; MSc / MA — плюс

Описание должности помощника менеджера

Шаблон описания должности помощника менеджера

Мы ищем нового помощника менеджера, который присоединился бы к нашей команде, который заинтересован в помощи в найме и обучении других членов команды. Вы также поможете убедиться, что команда соблюдает политику компании, разрешая жалобы клиентов, руководя командой и составляя график работы команды.

Чтобы идеально подходить для этой роли, вы должны иметь постоянный опыт работы и предыдущий опыт в качестве старшего сотрудника или помощника менеджера. Страсть к обслуживанию клиентов и наставничество команды также является плюсом.

Обязанности помощника менеджера:

• Обеспечение соблюдения политик компании.
• Оптимизация прибыли за счет контроля затрат.
• Наем, обучение и развитие новых сотрудников.
• Решение проблем клиентов к их общему удовлетворению.
• Поддержание общего стиля управления, соответствующего лучшим практикам компании.
• Обеспечение лидерства и руководства для всех сотрудников.
• Обеспечение качества и доступности продукции.
• Подготовка и представление отзывов сотрудников.
• Тесное сотрудничество с менеджером магазина для руководства персоналом.
• Надзор за товарными запасами.
• Помощь клиентам при необходимости.
• Составление расписания сотрудников.
• Обеспечение соблюдения правил охраны труда и техники безопасности.
• Принятие дисциплинарных мер в случае необходимости.
• Обеспечение постоянного стандарта обслуживания клиентов.
• Мотивация сотрудников и ориентация на миссию.
• Ведение товаров и визуальный план.
• Поддержание магазинов в соответствии со стандартами, включая хранение и уборку.
• Четкое и эффективное выполнение задач, поставленных генеральным директором.
• При необходимости вспомогательный менеджер магазина.

Помощник менеджера Требования:

• Средняя школа или эквивалентный уровень образования.
• Стабильная история работы.
• Должен быть целеустремленным и иметь стремление к саморазвитию.
• Иметь возможность работать автономно при необходимости.
• Будьте командным игроком.
• Стремитесь к тому, чтобы клиенты были довольны и оставались на высоте.
• Опыт работы помощником менеджера магазина или менеджером розничного магазина.

Пять основных задач помощника менеджера | Работа

Автор: Джейн Томпсон Обновлено 24 сентября 2018 г.

Как следует из названия должности, помощник менеджера помогает поддерживать бесперебойную работу магазина, отдела или команды, выполняя некоторые управленческие задачи, такие как планирование рабочего времени и оценка производительности сотрудников. В зависимости от отрасли она также может отвечать за обработку растущих запросов клиентов, поскольку помощники менеджеров часто работают в роли, ориентированной на клиентов.Одна из главных задач — занять место менеджера в его отсутствие. Роль часто рассматривается как ступенька для тех, кто хочет продвинуться до руководящей должности.

Контролируйте команду

В большинстве организаций именно помощник менеджера, а не менеджер, контролирует и управляет сотрудниками. Ежедневно это может включать в себя составление расписания команды, разрешение на отпуск, обработку запросов персонала и принятие дисциплинарных мер. Заместители менеджеров также несут ответственность за оценку работы сотрудников и организацию программ обучения и развития персонала, чтобы восполнить пробелы в навыках.

Помогите недовольным клиентам

В розничной торговле и гостиничном бизнесе помощник менеджера будет первым руководителем, который поможет недовольному клиенту к их общему удовлетворению, например, в организации возврата и возврата денег. Помощник менеджера также будет первой точкой рассмотрения жалоб клиентов. Чтобы успешно выполнять эти обязанности, помощник менеджера должен обладать хорошими навыками межличностного общения и общения, а также уметь сохранять спокойствие и вежливость под давлением.

Заменить менеджеров

Помощники менеджеров работают бок о бок с генеральным менеджером и должны уметь «действовать» в его отсутствие. Это означает, что она должна быть знакома с основными аспектами работы менеджера и быть готовой выполнять эти обязанности, когда это необходимо, не обременяя высшее руководство. Как помощник менеджера, вы следующим в очереди на повышение до генерального директора. Приступить к этой роли, хотя и временно, — это хороший способ продемонстрировать свои способности.

Обработка жалоб сотрудников

В большинстве предприятий есть процесс, в соответствии с которым сотрудники сообщают о проблемах, независимо от того, связаны ли эти проблемы с конфликтом в расписании, несоответствием в оплате или проблемой с одним из их коллег. Часто процесс начинается с сообщения об этом помощнику менеджера. Чтобы преуспеть в этой роли, вам должно быть комфортно выслушивать жалобы и понимать правильные каналы для их быстрого и профессионального решения.

Успешно завершенные проекты

Помощники менеджеров часто возглавляют команды по различным инициативам, связанным с отделом, выступая в качестве менеджера проекта для обеспечения успешного завершения проекта.Эта роль включает в себя подзадачи, такие как определение объема проекта, организация человеческих и других ресурсов, разработка графиков, управление бюджетами и подготовка отчетов. Руководство командой является ключом к обязанностям помощника менеджера. Вы часто будете нести ответственность за открытое общение, чтобы все понимали свои цели и задачи.

Различий между помощником менеджера и помощником менеджера | Работа

Автор: Даниэль Смит Обновлено 18 июня 2020 г.

В сегодняшнем деловом мире управленческие иерархии и связанные с ними должности часто могут сбивать с толку — различия между генеральным директором и президентом полностью зависят от внутренних должностных инструкций, а не от какого-либо конкретного определения присущие именам.Таким образом, младшие менеджеры и помощники менеджеров действительно видят много совпадений, а также в некоторой степени взаимозаменяемы в отношении того, какой термин используется в каких условиях. Однако в среднем эти термины используются для обозначения двух немного разных позиций и в основном различаются уровнем автономии каждой из них.

Помощник менеджера Значение

Помощник менеджера обычно находится на ступень ниже уровня менеджера и обладает полномочиями, необходимыми для выполнения большинства вещей, которые менеджер может делать, когда менеджер недоступен.Те, у кого есть должности помощника менеджера, действуют, чтобы поддержать общего менеджера, и их можно отправлять для выполнения задач самостоятельно.

Помощник менеджера обычно имеет значительный опыт работы с должностью, рабочим местом и / или работодателем, и ему, вероятно, будет доверять любое высшее руководство, которое сможет успешно управлять в случае необходимости. Их работа состоит в том, чтобы удвоить или заменить главного менеджера, когда это необходимо.

Ассоциированный менеджер Значение

С другой стороны, ассоциированный менеджер часто используется для обозначения должности более низкого уровня, что эквивалентно руководителю группы.Они с большей вероятностью будут руководителями меньшего отдела или группы людей, и им часто необходимо проконсультироваться с более высоким уровнем управления, чтобы получить полномочия для определенных действий. Их обязанности часто меньше по сравнению с ними, хотя должность требует лидерских навыков.

Заместитель менеджера может нести ответственность за сотрудников отдела в более крупном магазине, например, в то время как помощник менеджера превосходит всех, кроме менеджера магазина. Младшие менеджеры часто имеют опыт работы, но необязательно иметь большой опыт.

Помощник менеджера и младший менеджер Заработная плата

Переход на любую управленческую должность, отличную от должности отдельного сотрудника, должен привести к значительному увеличению заработной платы. Поскольку за более ответственную работу обычно платят больше, помощники менеджеров в большинстве случаев зарабатывают больше, чем их помощники. Поскольку помощники менеджера не всегда выполняют управленческие обязанности, они все равно зарабатывают меньше, чем генеральный менеджер. Заработная плата младшего менеджера будет зависеть от объема возложенных на него обязанностей.

Имейте в виду, что эти термины в некоторой степени взаимозаменяемы, и в некоторых отраслях младшие менеджеры обладают большей властью (и более высокой зарплатой), чем помощники менеджеров. Ключ к пониманию разницы — это понимание ответственности должности. Помощник менеджера существует для оказания поддержки генеральному директору.

Indeed объясняет, что средний младший менеджер может рассчитывать на заработок $ 13,07 в час, но, опять же, это сильно зависит от компании и отрасли.Indeed также сообщает, что помощник бизнес-менеджера может зарабатывать в среднем 44 870 долларов в год, что ниже примерно 22 долларов в час.

Условия управления зависят от компании

В некоторых случаях должность заместителя менеджера может нести совместную ответственность с генеральным менеджером, таким образом имея власть над помощником менеджера. В других случаях применяется описанная выше иерархия.

Все зависит от отрасли, рассматриваемой компании и названий, которые они используют для обозначения работы, выполняемой их иерархией управления.Сегодня многие компании вообще не имеют в своей структуре заместителей менеджеров. В современную эпоху, когда в бизнес-структуре ведется такая большая эволюция, лучше понимать обязанности, связанные с любой потенциальной работой, а не полагаться на ее название.

Что такое помощник менеджера? — Определение | Значение

Определение: Помощник менеджера — это должность, предназначенная для поддержки ключевого менеджера данной организации. Это также руководящая должность, но она подчиняется руководящим принципам, установленным топ-менеджером, которому оказывается помощь.

Что означает помощник менеджера?

Эта профессия была создана для оказания помощи ключевым руководителям, чтобы работа и деятельность выполнялись в соответствии с ожиданиями. Эти помощники обладают авторитетом и руководят другими сотрудниками и обычно делегируют и следят за выполнением незавершенных задач в отделе, офисе или бизнесе.Обычно они замещают его, когда старший менеджер уезжает из города, болеет или просто физически недоступен. Поскольку эти люди часто проходят тщательную подготовку у старшего менеджера, их часто продвигают на более сложные должности в корпоративной структуре благодаря навыкам и обучению, полученным на их предыдущей должности.

Кандидаты, стремящиеся занять такие должности, должны обладать надлежащими навыками межличностного общения, они должны быть целеустремленными, высокопрофессиональными и должны иметь академическое образование и опыт, чтобы удовлетворить жесткие требования по временной замене менеджера.В США помощники менеджеров зарабатывают в среднем 35000 долларов в год, и эта должность часто включает стимулы для продаж, льготы для здоровья и другие неденежные льготы, предлагаемые компаниями.

Чем занимается помощник менеджера? — Пример

Мэри сейчас ищет работу на полный рабочий день, так как недавно окончила известную бизнес-школу. Она описывает себя как человека предприимчивого, и учителям очевидно, что она обладает лидерскими качествами.Ее наставник в колледже посоветовал ей продолжить карьеру в качестве руководителя бизнеса, но для этого ей необходимо начать обучение в области работы на подчиненной должности.

Она определила должность помощника менеджера как наиболее подходящую для этого пути. Она начала искать похожую работу и нашла ее на местной фабрике матрасов. Доступна должность помощника менеджера вице-президента по маркетингу. Поскольку у нее были отличные оценки, рекомендации колледжа и несколько лет опыта работы менеджером магазина, она смогла обеспечить себе эту должность. Сейчас Мэри изучает управленческие навыки в динамичной рабочей среде, и она развивает свои способности, чтобы стать высокоэффективным старшим менеджером.

Профиль карьеры в розничной торговле: Помощник менеджера магазина

В каждом магазине есть менеджер, и его помощник должен поддерживать его. Это хорошая позиция для сотрудников розничной торговли, которые имеют опыт и ищут возможности для продвижения по службе без необходимости получения высшего образования.

Как помощник менеджера, ваша работа будет наполнена как наградами, так и проблемами.Вам будут платить больше, чем другим сотрудникам магазина, и вам будет возложена большая ответственность, но вам также нужно будет принимать решения при общении с сотрудниками и покупателями. Для подходящего человека должность помощника менеджера может быть полезным выбором карьеры.

Чем занимается помощник менеджера?

Функция помощника менеджера магазина — поддерживать менеджера в повседневных операциях розничного магазина. Ваша роль — контролировать сотрудников, работать с клиентами и помогать выполнять указания менеджера и владельца.

• Вы позаботитесь о том, чтобы персонал магазина обеспечивал безупречное обслуживание клиентов. Это включает в себя ответы на вопросы и помощь в выборе продуктов, покупках и возвратах, а также в урегулировании любых споров.
• Вы поможете убедиться, что магазин чистый, хорошо организованный и продается должным образом.
• Вы несете ответственность за соблюдение всех политик, процедур и средств контроля магазина.
• Вы будете координировать и контролировать планирование, организацию и делегирование работы сотрудникам.

Крупные универмаги часто нанимают нескольких помощников менеджера, каждый из которых может отвечать за определенный отдел или сегмент магазина. Они часто выступают в качестве главного менеджера магазина и выполняют обязанности менеджера магазина, когда они недоступны.

В небольших магазинах может быть только один помощник менеджера. Их также часто просят быть «дежурным менеджером» в некоторые смены.

Вас также могут попросить составить графики работы сотрудников, отслеживать запасы и работать в тесном контакте с персоналом отдела предотвращения потерь и бухгалтерского учета.Некоторые магазины могут включать в свои обязанности закупки, составление бюджета и базовый бухгалтерский учет.

Это торговая позиция, поэтому вы должны быть готовы к работе по выходным и вечером. Вас также могут попросить поработать в большие праздники, особенно в дни, когда в году самые загруженные магазины.

Сводка опыта

Помощники менеджеров должны обладать сильными навыками межличностного общения и способностью решать проблемы по мере их возникновения. Умение быстро и рационально мыслить в постоянно меняющихся ситуациях поможет вам добиться успеха в работе.

Вам необходимо иметь опыт работы в розничной торговле, навыки мерчендайзинга и ориентироваться на продажи. Помощники менеджеров часто продвигаются по служебной лестнице в магазине, начиная с клерка, затем начальника отдела и занимая должность помощника менеджера.

Образование и продвижение

Как и в случае с большинством должностей в розничной торговле, единственным требованием к образованию является аттестат о среднем образовании или GED. Степень бакалавра в области бизнеса или тесно связанной области может заменить часть необходимого опыта.

Вы также можете рассматривать эту должность как работу начального уровня, если хотите продолжить карьеру в управлении магазином. Выпускники колледжей со степенью в области розничной торговли или бизнеса могут начать работу в качестве помощника менеджера, чтобы получить реальный опыт работы в отрасли.

Компенсация и льготы

Помощники менеджеров часто нанимаются на работу на полную ставку, и им может быть предложен полный пакет льгот компании. Небольшие розничные магазины могут требовать только неполный рабочий день и не предлагать никаких преимуществ.