Правильное планирование времени: Планирование времени как способ самоорганизации

Планирование времени как способ самоорганизации

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.Джим Рон

Если понаблюдать за разными людьми в течение хотя бы одного рабочего дня или недели, станет заметно, насколько важно планирование времени как способ самоорганизации. Имея в сутках те же 24 часа, кто-то успевает совмещать работу, учебу, спорт и личную жизнь, а кто-то даже с одной работой справляется неудовлетворительно. Одни строят карьеру, учат иностранный язык, получают второе высшее образование, а другие уже год не могут заставить себя заняться английским или начать бегать по утрам. Виновата всегда нехватка времени: даже если вы ничего не делаете, вам все равно его не хватает. Знакомо?

Давайте посмотрим правде в глаза: в нехватке времени виновато не количество часов в сутках, а человек, который не умеет правильно ими пользоваться или не хочет.

Что же именно мешает многим из нас успевать делать все задуманное? Как правило, это одна из двух основных проблем или обе сразу:

1. Психологический фактор. Пассивность, уныние, лень, низкий уровень мотивации или страх провала – все это заставляет нас раз за разом откладывать важные дела и искать оправдания. Самое удобное оправдание – нехватка времени.
2. Неорганизованность. Целеустремленный человек тоже может хронически не успевать. Виной тому неумение планировать и упорядочивать дела, а также оценивать ресурсы и возможности.

Почему важно планировать свое время

В первую очередь поймите главное: времени никогда не станет больше, в сутках всегда будет 24 часа, а в неделе – 7 суток. Если вам кажется, что сейчас вы слишком загружены, и чтобы подступиться к бесконечному списку несделанного, следует подождать более свободных дней, не обманывайте себя. И через месяц, и через год вы будете загружены точно так же, только другими делами, ведь жизнь не дает передышек, у нее всегда будет чем вас занять. Откажитесь от выжидающей тактики сразу, ваш единственный вариант – действие. Если вы не верите, что сможете совмещать работу, учебу и спорт, посмотрите на людей, которые это делают.

Главное отличие успешных людей от неуспевающих – грамотное планирование дня для максимального использования времени.

Люди, которые все успевают, не супермены. Они так же ограничены во времени и вынуждены спать по 6–8 часов в сутки, так же устают, так же имеют семьи, друзей, увлечения и т. д. Все, что их отличает от вас, – они точно знают, когда и что сделают, и сколько времени у них это займет. Дисциплинированный человек всегда имеет:

#1

Режим дня. Вовремя вставать, значит, вовремя ложиться. Многие нерационально расходуют ночное время, из-за чего страдает их организованность и продуктивность днем.

#2

Распорядок дня. Чтобы что-то успеть, нужно хорошо знать, что именно нужно успеть, и как конкретно это сделать. Такую информацию нельзя хранить в голове, т. к. память ненадежна, и нельзя формировать по ходу дня, т. к. невозможно учесть все.

#3

Упорядоченный список дел. Список важных дел на день сам по себе ничего не дает. Нужно расположить эти дела в оптимальном порядке друг за другом и определить временной интервал для выполнения. Чем точнее и подробнее список, тем меньше времени вы тратите впустую.

5 советов по эффективному планированию времени

Тайм-менеджмент – очень популярное направление всевозможных курсов, тренингов и авторских методик по саморазвитию и повышению личной эффективности. Его востребованность хорошо показывает, насколько актуальна проблема самоорганизации для современного человека. Подходы к решению этой проблемы разнятся между собой, как правило, только в деталях. Основные же направления развития всегда одни и те же – это дисциплина и планирование. Простые принципы и правила правильного планирования времени из нашей подборки помогут вам освоить азы тайм-менеджмента без обучения на специализированных курсах.

Стройте планы на бумаге

Американские социологи провели интересный многолетний эксперимент с участием студентов колледжей. Среди учащихся был проведен опрос на тему планирования и организации времени, по результатам которого опрошенные были разделены на три группы (от самой малочисленной к самой обширной):

1. Студенты, которые ведут органайзер или каким-либо другим способом записывают свои планы и цели.
2. Студенты, которые ничего не записывают, но точно знают, чего хотят.
3. Студенты, не знающие, чего они хотят, не строящие планов и не записывающие их на бумагу.

Спустя целых 10 лет социологи разыскали и повторно опросили участников эксперимента. По результатам опроса выяснилось, что самые низкие доходы имеет третья группа участников, доходы второй группы оказались выше в два-три раза, доходы первой группы – в десятки раз.

Простая привычка вести ежедневник может изменить вашу жизнь до неузнаваемости.

Однако к этому тоже следует подходить с умом:

• составляя список дел, делите их по срочности: безотлагательные, средней срочности, несрочные;
• разбивайте крупные задачи на составные части, иначе есть риск не успеть;
• в первую очередь делайте самые трудные дела; когда сделано самое трудное, список дел уже не выглядит таким пугающим;
• вычеркивайте дела из списка – видеть, как длинный список тает на глазах, – отличная мотивация;
• не ограничивайтесь одним рабочим днем, составляйте планы на неделю, на месяц, на год и даже больше.

Чего я хочу и что я делаю

Лень и неуверенность в себе – коварные враги, их очень сложно победить именно потому, что они действуют окольными путями. Вы ведь никогда не скажете себе: «Мне лень и я боюсь провалиться, поэтому я отложу это дело». Вы скажете: «Я всего на минутку загляну в одноклассники» или «Я давно не звонил другу/подруге, только узнаю, как у него дела, и сразу обратно». Дьявол живет в мелочах: каждый раз, когда вы отвлекаетесь на внешне невинную мелочь, тратите несколько драгоценных минут. А когда возвращаетесь к делу, с ужасом обнаруживаете, что оно не стало привлекательнее ни на йоту, и тогда появляется новая мелочь, на которую так приятно отвлечься. Это забирает не только время, но и энергию, поэтому скоро вы обнаружите, что устали, так ничего и не сделав. Кстати, прекрасный повод отложить дело до завтра, не правда ли?

Даже в пустой комнате с железными стенами ленивый человек найдет, чем отвлечься от работы.

Если вы неуверенный в себе человек, и причина вашей лени – страх провала, вам помогут методы эффективного планирования личного времени. Контролировать себя вы можете самостоятельно. Для этого возьмите в привычку задавать себе два вопроса:

1. Чего я хочу?
2. Что я делаю?

Эта практика выявляет и наглядно демонстрирует все предательские ухищрения вашей лени: как только ответ на второй вопрос перестает соответствовать ответу на первый, пора бить тревогу.

Будьте педантичны

Все сталкивались с сильным раздражением и даже гневом занятого человека, когда кто-то что-то переставил местами на его столе или навел небольшой беспорядок в его личных вещах. Таких людей обычно упрекают в том, что они делают из мухи слона и нервничают из-за ерунды. На самом же деле один из эффективных способов экономии времени – привычка держать личные вещи в идеальном порядке, и это совсем не ерунда.

Лучше один раз навести порядок в вещах, чем десять раз потратить время на поиск нужной вещи.

Убирая вещь со своего места, вы вынуждаете хозяина тратить время на ее поиск, сбиваться с рабочего ритма и испытывать раздражение по этому поводу. Неудивительно, что он в бешенстве, – вы воруете его время и нервы. Пусть это кажется мелочью неорганизованным людям, не стоит равняться на них. Держите вещи так, чтобы все нужное всегда было у вас под рукой, придавайте этому значение, это действительно важно.

Выработайте рабочий ритм

Человек, который дает волю лени, большую часть дня, недели или месяца работает очень медленно, затем обнаруживает, что не укладывается в сроки, и начинает работать неестественно быстро. Качество такой работы всегда страдает: в гонках со временем, в ажиотаже и стремлении не завалить сроки любой ценой исполнитель может недоглядеть и упустить очень многое. Кроме того, «завалы» вредны для здоровья – они чреваты как физическими нагрузками, так и нервным напряжением.

Очень часто нехватка времени возникает из-за того, что мы не спешили, когда времени было много.

Этого можно избежать, если выработать оптимальные техники планирования времени и подходящий ритм работы, при котором процесс не будет приводить к чрезмерной усталости и нервным перегрузкам, а результат будет готов к назначенному времени. Спокойная и планомерная работа позволит уделять больше внимания мелочам и положительно скажется на качестве, а самое главное – вы забудете про завалы навсегда.

Разгружайте себя

Народная мудрость гласит: «хочешь сделать хорошо – сделай сам». Но если дел, которые нужно сделать хорошо, слишком много, у вас быстро возникнет дефицит времени, с которым не справится никакой тайм-менеджмент. В основе эффективного планирования времени лежит адекватная оценка возможностей. Лучше не пытаться использовать себя более чем на 100%, это сработает на короткой дистанции, но в перспективе сулит массу проблем.

Тайм-менеджмент учит не растягивать на неделю работу, на которую хватит одного дня, но он никогда не научит вас делать за день недельный объем работы.

Многие задачи можно делегировать коллегам и подчиненным. Возможно, многие из них компетентнее вас в определенных вопросах и быстрее справятся с поручением. Не исключено, что вы сможете выполнять больше дел первостепенной важности, если перепоручите менее важные дела другим людям. Ищите способы разгрузить свое время, не теряя в результате, – это тоже часть искусства грамотного управления временем.

Узнать подробнее о курсах

10 основных правил планирования времени. — Успех в голове!

Для успешного бизнеса умение управлять своим временем на менее важно, чем грамотное управление финансами. Ведь, как известно, Время – деньги! И чтобы уметь правильно распоряжаться этим ценным ресурсом, можно воспользоваться некоторыми несложными правилами.

1. Целеполагание.

Создайте список долгосрочных целей. Запишите все, чего бы вам хотелось достичь, на несколько лет вперед, или вообще в жизни. Самое главное – именно записать… на бумаге! Записывая цель — вы ее материализуете! Записанные цели с гораздо большей вероятностью будут достигнуты.

2. Среднесрочное планирование.

Согласно записанным долгосрочным целям составьте план на ближайшее время: месяц, квартал, год. Среднесрочный план должен содержать достаточно подробный план действий по достижению основных целей.

3. Ежедневное планирование.

Планирование своего дня лучше всего осуществлять накануне вечером, закрывая свой прошедший рабочий день. Составив список необходимых дел, вы наглядно рисуете картину своего завтрашнего дня. Кроме того, за ночь подсознание лучше усвоит составленный план, и рабочее утро начнется не с хаоса, а с четкой и ясной  картины предстоящего дня.

4. Установление сроков.

Все цели должны иметь четко поставленные сроки их исполнения. Цель, не имеющая сроков, сама по себе размыта, и, следовательно, труднодостижима. Кроме того, установка сроков способствует самодисциплине. 

5. Расстановка приоритетов.

Для приближения  к поставленной глобальной цели важно уметь правильно расставлять приоритеты текущим делам.

Согласно закону Парето, лишь 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

Для грамотного распределения приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.

6. Резервирование времени. Соотношение 60:40

При выполнении запланированных приоритетных задач резервируйте на них 60% своего рабочего времени. Как показывает практика, остальные 40% времени лучше оставлять на непредвиденные и спонтанные дела.

7. Делегирование.

Порой, некоторые руководители (и не только) считают, что некоторые задачи они смогут решить быстрее и эффективнее, нежели доверить их исполнение подчиненным. Однако такой подход может иметь серьезные последствия для достижения глобальных целей компании. Для понимания того, какие задачи лучше выполнять самому, а какие можно делегировать, опять же, воспользуйтесь матрицей  Эйзенхауэра. После того как вы определитесь со списком делегируемых задач – решите, кому можно их доверить. Четко сформулируйте цели и определите сроки исполнения.

8. Контролирование и анализ

Регулярно проводите анализ выполненных дел и времени, потраченному на их выполнение. Можно это делать раз в месяц, а можно в конце каждого дня, вычеркивая все сделанные за день запланированные задачи. Если в списке дел остались незавершенные – перенесите их на следующий день. Для более эффективного контролирования потраченного времени на поставленные задачи можно использовать различные электронные планировщики с таймерами, где можно фиксировать необходимую информацию о проделанной работе. Так в конце дня вы получите четкую картину, насколько эффективно вы потратили свое время.

9. Отдых

Не забывайте отдыхать! Это касается и отпуска, и активных выходных в конце недели, и отдыха в течение рабочего дня. Хорошо бы делать пару 5-минутных перерывов каждый час. В 80-х годах даже был придуман оригинальный метод «помидора». Суть метода заключается в делении задач на 25-минутные интервалы (помидоры). За это время необходимо сконцентрировано, не отвлекаясь,  выполнить какую-то четкую задачу. А в качестве таймера используется механический помидор. После этого можно сделать 5-минутный перерыв. После 4 «помидоров» сделайте большой 15-20-минутный перерыв.

Не забывайте хвалить себя и подчиненных при завершении какого-то проекта! Отпразднуйте это событие! Можно хвалить себя и в конце каждого рабочего дня, хотя бы за то, что все записанные накануне вечером задачи вычеркнуты из списка. Можно смело браться за написание нового плана на следующий день!

С правильным планированием своего времени Вы обязательно достигните всех своих поставленных целей!

Планирование рабочего времени: секреты и советы

Опубликовано: 2020-06-19 15:50:06

Фото с сайта: pixabay.com

Следование рабочему графику — неотъемлемая часть трудового процесса любой компании. Специалисты должны ценить рабочее время и уметь грамотно им распоряжаться. В этом работникам помогут следующие советы.

Планирование рабочего времени предусматривает обсуждение поставленных задач

Не бойтесь обсуждать сложные или непонятные задания с начальством. Лучше изначально уделить внимание этим вопросам, чем искать оправдания своим ошибкам. Например, если нужно снять отель для деловой поездки, спросите о количестве номеров, в каком районе города его искать, есть ли финансовые ограничения.

Когда вы не можете справиться с работой в одиночку, смело обращайтесь за помощью к коллегам. Если вам дали слишком большое поручение, попробуйте распределить работу над ним среди сотрудников. Например, если вас обязали полностью сверстать веб-сайт, поручите коллегам работу над некоторыми страницами. Так вы не только избавитесь от переутомления, но и с большей вероятностью выполните задачу.

Рациональное использование рабочего времени невозможно без усердного труда

Чтобы не случилось — выполняйте свои обязанности. Не бейте баклуши как только начальства нет поблизости. Также не стоит бесцельно бродить по офису и докучать коллегам бессмысленными разговорами. Советуем разработать подробный рабочий план, чтобы вам было проще трудиться.

Старайтесь не отвлекаться от работы. Нет ничего плохого в том, чтобы поговорить с родными и близкими по телефону. Важно, чтобы общение не было слишком долгим. Частые сообщения и звонки — одни из самых распространенных отвлекающих факторов. За рабочим столом также не стоит есть. Это понижает концентрацию и вызывает сонливость.

Организуйте рабочее пространство

 Рациональное использование рабочего времени невозможно, если на вашем рабочем столе вещи лежат в перемешку. Особенно бережно нужно относиться к документам. Убедитесь в том, что они находятся там, где им следует. Советуем записывать поручения в блокнот или в отдельный цифровой документ. В противном случае вы можете о них забыть.

Сохраняйте пунктуальность

Старайтесь ежедневно приходить на работу и уходить с неё в назначенное время. Также не стоит брать слишком частые отгулы без уважительной причины или не спросив разрешения у начальства. Если вы хотите отпроситься пораньше, обсудите этот вопрос с руководством.

Не заставляйте коллег ждать, пока вы выполните свою часть работы. Особенно если речь идет о работе над крупным проектом. Своей медлительностью вы можете нарушить планирование рабочего времени

Планирование времени: как все успеть

Добрый вечер, всем читателям WPnew.ru! Сегодня я бы снова поговорить о Тайм-менеджменте. Вообще, понятие Тайм-менеджмента для меня стало чем-то очень нужным, так как в одно время, я просто-напросто перестал успевать совершать что-то делать. Помню, раньше для меня тяжело было справиться даже с одним сайтом. Но с каждым днем все больше и больше я начал успевать.

Тайм-менеджменту я еще на своем блоге уделю ни один урок, так как всем вам, друзья, придется столкнуться с этим понятием. А еще лучше, если Вы начнете уделять этому понятие немного времени уже сейчас, так как все это потраченное время на “приедание” новых привычек окупится в несколько сотен раз. Поверьте, если Вы попробуете хотя бы немного приручить себя делать некоторые вещи, Вы в жизни начнете успевать больше, следовательно, достигнете своих целей намного быстрее, чем просто, когда живете.

Сегодня я хотел бы поговорить про планирование времени. Скажу честно, моя память, ну, очень плохая. Приведу пример: если я смотрю какой-то фильм, а через год-два снова его пересмотрю, я буду смотреть его почти с тем же интересом, так как почти не помню его. К примеру, сериал “Бригада” я пересмотрел 9-10 раз. Практически каждый год я смотрел его, но все равно много вещей не помню.

Именно моя плохая память заставила меня что-то придумать, чтобы не забывать основное. К примеру, элементарное понятие, как “купить домой батон” я мог забыть.  Еще в школьные годы меня мама постоянно ругала за это: как это можно забыть сделать всего одно действие, которое поручила мне она сделать за целый день. Да и в школе у меня были проблемы с заучиванием стихов.

Как же можно было забыть про “купить батон” и, к примеру, “пропылесосить дома”? Все дело в том, что я забивал свою голову другой информацией: компьютерные игры, дела с друзьями и т.п. И я подумал, что срочно нужно что-то делать. Конечно, мне было лень тренировать память, и я решил все это дело записывать, т.е. я стал записывать то, что нужно сделать. Но “листочки” бумаги с моими корявыми записями у меня не прижились: эти клочки бумажек постоянно терялись в моих карманах или бумажку с надписью “купить батон” находил уже после того, как я оказался дома, когда уже прошел мимо магазина. А обратно выходить, блин, лень же. Решил, что нужно что-то менять.

Нужно записывать все это туда, что постоянно перед глазами. Идеальным решением для меня оказался, как вы, наверное, догадались – телефон. Но на моем стареньком “Nokia 5300” это было делать жутко не удобно. К примеру, задаче “купить батон” я не мог присвоить точное время напоминания, потому что я точно не знал, во сколько пойду домой. Поэтому на некоторые вещи я начал просто ставить “наобум” будильники.

Потом у меня появился Nokia 5800 – это был уже более продвинутый смартфон (эх, где же те времена, когда я доставал телефон с дисплеем, который похож на калькулятор, вытаскивал антенну, длинною почти полметра, потом Motorola T190, LG G1600, Siemens m55 🙂 ). На Nokia 5800 можно было прям на рабочий стол вывести календарь с событиями на “Сегодня”.  И я просто начал записывать то, что нужно сделать сегодня, завтра. Когда телефон достаешь чуть ли не каждый час, чтобы написать кому-то смс или позвонить, четко видишь все планы на день. К примеру, запись “Купить батон” во время учебы видишь раз 20 точно.

Таким образом, я начал успевать многое, а главное не забывать. Но совсем недавно, благодаря активным читателям блога, в частности спасибо Megaherz (он оставил комментарий к этой статье), я прочел следующее:

Однажды эксперт по эффективности Айви Ли беседовал с Чарльзом Швабом – президентом сталелитейной компании «Вифлеем». Ли обрисовал Швабу услуги организации и закончил словами:

— Наша служба поможет вам лучше управлять.

— Черт, — сказал Шваб, — я и теперь управляю не хуже, чем хотелось бы. Нам нужно не «знать», а «уметь»; не знание, — а дело! Если бы вы могли заставить нас делать дела так, как мы должны их делать, то я с удовольствием выслушаю вас и заплачу вам столько, сколько попросите!

— Отлично! — ответил Ли. – За двадцать минут я могу рассказать вам о том, что повысит эффективность ваших действий по крайней мере на 50%.

— О’кей, — согласился Шваб, — валяйте. У меня как раз столько осталось до отхода поезда.

Ли вручил мистеру Швабу чистый лист из блокнота и сказал:

— Напишите здесь шесть ваших самых важных дел на завтра.

На это ушло около трёх минут.

— Теперь, — сказал Ли, — пронумеруйте их по мере их значимости.

На это ушло пять минут.

— Теперь , — сказал Ли, — положите листок в карман и завтра утром первым делом посмотрите на первый пункт и работайте над ним до тех пор, пока не выполните. Потом точно так же займитесь вторым пунктом, а потом третьим и так далее. Занимайтесь этим до конца рабочего дня. Не волнуйтесь, если выполните только одно или два задания. Ведь вы будете заниматься самыми важными из них. Остальные могут подождать. Если вы не сможете расправиться со всеми делами по этой методике, то не сможете и ни по какой другой. А без системы вы бы и не определили, какое из них – самое важное дело.

Делайте так каждый день. После того как убедитесь в правильности этой системы, заставьте подчинённых попробовать её. Пробуйте, пока не надоест, а потом пришлите мне чек на сумму, которую сочтёте нужной.

Вся беседа длилась около тридцати минут. Через несколько недель Шваб послал Ли чек на 25 тысяч долларов с письмом, в котором сообщал, что это был самый прибыльный урок в денежном отношении за всю его жизнь! Через пять лет этот план во многом помог превратиться неизвестной сталелитейной компании «Вифлеем» в крупнейшего независимого производителя стали в мире! И он помог Чарльзу Швабу заработать сто миллионов долларов и стать самым известным сталепромышленником мира!

Именно с этого комментария у меня началась так сказать “новая эра”. Да еще нужно было выжимать все полезное из новенького iPhone 4.  Я начал искать программы по планированию задач. После того, как перепробовал кучу программ, я остановился на одной, под названием 2Do: Tasks Done in Style (счастливым обладателям “Айфонов” настоятельно рекомендую попробовать данное приложение).

И я начал делать все так, как в мини-рассказе чуть выше: перед сном я ложусь и вспоминаю, что нужно сделать завтра, также, если мне нужно что-то сделать через 3-4 дня, то я сразу все заношу в данное приложение. Потом, составив список дел на завтра, я ставлю рейтинг каждой задаче. И на следующий день я начинаю дела именно с самых важных, которые имеют наивысший рейтинг, а уже потом перехожу на остальные. Тут просыпается спортивный интерес, и я уже волей-неволей выполняю ВСЕ запланированные задачи в течение уже недели. Таким образом, благодаря этим простым действиям моя производительность выросла в раза 2 (!) точно.

Гляньте на элементарные вещи: на прошлой неделе посты были каждый день и вы увидите, что это на самом деле работает. Спасибо еще раз Megaherz, очень признателен за такой урок. Не обязательно для таких вещей иметь какой-то iPhone, можно все то же самое записать в ежедневник (обычный такой – бумажный 🙂 и приучить себя к нему), но на телефонах все это проще и удобнее, так как можно настроить всякие напоминания, однотипные задачи можно ставить на разные дни и др. полезные фишки. К примеру, когда я выполняю задачу “Написать пост на WPnew.ru”, отмечаю его, как “сделано” и она уже автоматически переносится на следующий будний день. То есть однотипные задачи моментально переносятся по расписанию.

И вот слушайте рекомендации, попробуйте так прожить хотя бы неделю и Вы удивитесь сами, что оказывается в сутках не 24 часа, а все 48 (!).

Советы

1. Вечером (именно тогда я остаюсь наедине с мыслями в тишине) составьте список или дополните уже готовый задачами на следующий день. Вспомните практически все, что вам нужно сделать (вплоть до “позвонить тому-то”).
2. Теперь каждой задаче дайте некий рейтинг, пронумеруйте их по важности.
3. И, как сказал Айви Ли в рассказе выше, выполняйте задачи, начиная с самых приоритетных и шаг за шагом выполняйте все то, что вам нужно сделать.
4. В конце дня Вы получите столько удовлетворения только оттого, что Вы выполнили/зачеркнули ВСЕ задачи. Представьте, к началу дня у меня в делах около 20-30 задач, кажется все это нереально выполнить за 1 день, но в конце доказываешь, во-первых, самому себе, что со всем этим справился Я. Именно Я смог все это сделать и можно заняться чем угодно: просмотр фильмов, даже поиграть, блин (правда я уже давно не играю в компьютерные игры). А, иногда, когда возникает некое вдохновение, выполняю задачи уже на завтра, послезавтра.

Да, иногда во все это вклиниваются другие задачи в течение дня, которые все “портят”. Но опять же в целом, эффективность возрастает в несколько раз. Именно так я приручил себя отжиматься, качать пресс, ходить в бассейн по 3 раза в неделю, просто все это стоит в задачах.

Надеюсь данный урок изменит вашу жизнь к лучшему. До встречи в будущих уроках!

Планирование: виды, методы, примеры | РБК Тренды

Для достижения глобальных и повседневных целей важно грамотно планировать свое время и правильно распределять задачи. Разберем, как сделать это максимально эффективно, не потеряться в рутине и не бояться объемной работы

Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.

Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.

Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.

Основные виды планирования

Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.

Планирование по необходимости

Этот вид в свою очередь делится на:

• Директивное, при котором выполнение поставленных задач является обязательным. Подразумеваются детализация и лицо, которому направляется готовый план. Чаще применяется в государственном планировании или на предприятии.
• Индикативное, не подразумевающее обязательного исполнения сроков и задач. Является скорее рекомендательным и применяется в микроэкономических процессах.

По времени исполнения задач

Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.

• Краткосрочное планирование — рассчитывается на период до года.

Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.

• Среднесрочное планирование — применяется в государственных учреждениях, на предприятии и в фирмах.

Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.

• Долгосрочное планирование — здесь расчет идет на срок от пяти лет и больше.

Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.

По содержанию плана

Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.

• Стратегия — это долгосрочный план, который определяет основной вектор действий фирмы. Сюда входит изучение рынка, целевой аудитории, оптимизация рабочего процесса и так далее.
• Тактика — это планирование, при котором создаются условия для решения задач, поставленных при стратегическом планировании.
• Календарное планирование — подразумевает распределение стратегических и тактических шагов по конкретным датам и другим показателям.
• Бизнес-планирование — как один из видов, необходим для оценки эффективности планируемых мероприятий. Это детально проработанный план, куда включены все основные показатели организации и бизнеса.

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

Матрица Эйзенхауэра

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

• Важно и срочно — сделать.

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

• Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста.

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.

• Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер.

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

• Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна.

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

• определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR. Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
• декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
• для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра. Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

• Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
• Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
• Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
• Параллельно выполнять несколько дел
• Увеличить свое материальное благополучие
• Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
• Минимизировать влияние стрессов
• Обладать свободой в поступках и выборе
• Иметь четкий план на будущее
• Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

• Первоначальный анализ целей
• Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
• Точное планирование
• Формирование и распределение приоритетов
• Реализация
• Контроль, управление
• Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

• Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
• Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
• Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
• Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
• Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
• Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
• Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
• Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
• Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
• Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

• «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
• «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

Запись вебинара Александра Фридмана О точности управления. О подходах к делегированию и контролю

Запись вебинара Александра Фридмана Внедрение хаос-менеджмента

Поделиться в социальных сетях:

Зарегистрироваться

на год, на месяц, на неделю, на день – ДеньгоДел.com

«Человек, который осмелился потратить час времени впустую, еще не осознал ценность жизни» — слова Чарльза Дарвина. Сегодня с ним невозможно не согласиться, ведь каждая минута на счету. Умение управлять своим временем – это не просто важная вещь. Это нужно людям, которые хотят успевать всё – и эффективно работать, и отдыхать, и уделять внимание своему саморазвитию.

Вопрос времени и планирования для многих сейчас является острой проблемой: каждый день мы должны выполнять множество задач, которые перетекают одна в другую. Довольно сложно понять, которая из них является более приоритетной, а какая может подождать; которой нужно посвятить много времени, а с какой вы справитесь очень быстро. Если научитесь всем этим управлять, то сможете жить так, как вы хотите – в плане карьеры и личной жизни.

Книг о планировании и тайм-менеджменте много. И, если быть до конца честными, большинство из них бесполезны, так как не дают практических советов. Недавно мы наткнулись на книгу Эрика Бертрана Ларссена «На пределе». Эта книга замечательна тем, что действительно дает понимание того, как использовать свои возможности на максимум. Планированию своего времени в этой книге посвящено несколько разделов. Мы выделили лишь несколько основных принципов.

Почему планирование так важно

Управлять временем – значит, научиться правильно распределять свои задачи. Если хотите стать успешным в том деле, которым вы занимаетесь – вы должны планировать. Вы можете просто хорошо делать свою работу, выкладываться на полную и демонстрировать отличные результаты своего труда. Но если вы хотите прогрессировать, быть лучше с каждым днем – нужно серьезно относиться к планированию.

Правильно спланировав свои действия и поставив перед собой ясные цели, вы почувствуете внутреннее спокойствие, так как будете знать: вы верно расставили приоритеты и готовы к продуктивной работе. Каждый вычеркнутый пункт из списка дел будет приносить удовлетворение, а уровень стресса стремительно пойдет на спад.
Планировать свои задачи и цели нужно на год, на месяц, на неделю и на день.

Планирование на год

Каждый декабрь составляйте свой план на будущий год. Раньше это делать бессмысленно, а если будете составлять годичный план в январе, то потеряете время, так как год уже начнется. Планирование на год – это фиксация наиболее значимых целей и событий на этот период времени. Запишите в свой план те виды деятельности, которыми вы уже занимаетесь и только собираетесь заняться. Обозначьте важные для вас даты, и не только в карьере и работе, но и личной жизни.

Зафиксируйте также все большие события, которые будут играть для вас важную роль – путешествие по Европе, 5-летие вашего ребенка, запуск нового проекта. Обозначьте даты начала и окончания всех подобных событий. Свои мечты и ценности тоже внесите в годичный план. Вовсе не значит, что после составления планов на год, вы не должны их менять, когда год уже начнется. Как минимум один раз в месяц нужно просматривать список, который вы составили, чтобы дополнять его или корректировать. А может просто напоминать себе о чем-то, что могло быть упущено из виду.

Планы на месяц

Их нужно писать в один из последних дней предыдущего месяца. Обычно это занимает не более 2 часов. Используйте тот же подход, что и в годичном планировании, однако, планы на месяц должны быть уже более четкими.

О тех ваших планах, которые каким-либо образом касаются других людей, нужно сообщать им примерно за неделю до события. Чтобы ничего и никого не забыть, используйте календарь – верного помощника в любом планировании.

При составлении ежемесячного плана нужно учитывать время для планирования на следующий месяц. Кажется, что это совсем не долго и вы в любом случае найдете время, но это только кажется. Вас поглотят другие задачи и планирование будет откладываться, так как время на него не было изначально заложено в план.

планировании на месяц обозначьте свои основные задачи, распределите, чем будете заниматься на выходных. Возможно, одни выходные вы хотите посвятить творческой работе над своим проектом, в другие – поехать с семьей за город. Распланируйте, на какой неделе месяца чем хотите заниматься. Очень эффективный прием – каждую неделю концентрироваться на разных сферах своей жизни. Например, первая неделя – семья, вторая – работа, третья – спорт, четвертая – творчество. Нужно именно концентрироваться на какой-то одной сфере, а не исключать все остальные полностью. Не нужно на неделе, посвященной спорту, забывать, что у вас есть семья и дети. Всё хорошо в меру.

Не держите свои планы только в голове. Даже если у вас отличная память, записывайте все планы в календарь. Вероятность решения задач, зафиксированных в календаре, намного выше по сравнению с незафиксированными – и это факт.

Планы на неделю

Составляются в воскресенье вечером. Если вам комфортнее планировать утром, то делайте это в понедельник перед началом рабочего дня.

То, что записано в вашем еженедельнике, должно приближать вас к глобальным целям – тем, которые вы описали в годичном плане. Поэтому смело вычеркивайте из недельного плана все то, что не принесет вам никакой пользы. Особенно важно записывать в недельный план то, что вы никак не решаетесь сделать или ленитесь. Хотите три раза в неделю бегать по утрам? Запишите в план конкретные дни и время, когда вы будете это делать. Боитесь серьезного разговора с коллегой, провести который всё же придется? Обозначьте дату, когда вы наконец это сделаете. Вносите в свой недельный план любые задачи, которые отнимут у вас время (даже небольшое) и затратят ваши внутренние ресурсы.

Планирование на день

Планировать свой день лучше всего вечером предыдущего дня. Засыпать зная, что у вас всё под контролем, намного приятнее.

Планирование на день – самое сложное из всех четырех типов планирования. Здесь нет места каким-то абстрактным или не до конца определенным задачам. Поэтому большинство людей терпят поражение в планировании на день.

Список ваших дел на день должен всегда быть у вас под рукой. Неважно, будете ли вы писать их ручкой в блокнот или записывать в приложение на смартфоне, главное, чтобы вы могли заглянуть туда в любой момент.

Задачи в списке располагайте в порядке приоритетности и делайте сначала то, что нужно в первую очередь. Этот простейший, но гениальный подход к планированию использовал писатель Джек Кенфилд. Еще он советует разделять задачи на рабочие и личные. Все контакты с людьми, которые вам предстоят в течение дня, тоже следует группировать. Можно это делать по разным критериям – по срочности, по приоритетности, по сложности, по продолжительности.

Эффективный прием – выделять пять самых важных и сложных задач, которые вы должны сделать в течение дня. Помещайте их в начало списка и выполняйте в первую очередь. Откладывание сложных дел на конец дня будет заставлять вас погружаться в состояние стресса. Поэтому, чем быстрее вы их выполните, тем скорее вы выдохните и проведете остаток дня более легко.

Старайтесь не делать несколько дел сразу. Фокусируйтесь только на чем-то одном. Многозадачность – это подход тех, кто хочет сделать много, но не заботится о качестве выполненного. Только выполняя одно дело за раз, вы сможете быть эффективны.

После выполнения каждой задачи из вашего списка, она должна быть вычеркнута. Если в конце дня все пункты из списка оказались вычеркнутыми, значит, вы провели день наиболее продуктивно.

Еще больше о тайм-менеджменте, планировании, росте продуктивности и улучшении своих возможностей читайте в книге Эрика Бертрана Ларссена «На пределе».

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне ночью. Перед тем, как уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это значит, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания глупо легко разделить между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон, без причины.
• Вы пробуете новую программу тренировок, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону вы думаете о папке входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда полностью не заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то это очевидно потому, что вы хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем рад помочь вам в этом. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Дистанционная работа.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ снова разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе

Время чтения: около 9 минут

Автор: Lucid Content Team

Мы все испытали трудности, связанные с тайм-менеджментом на работе.Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и подходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас подряд встречи до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Наконец, вы уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом.У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.

Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по управлению рабочим временем, которые помогут вам начать работу.

1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время.Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. Этот аудит поможет вам:

• Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
• Определите временные отстойники.
• Сосредоточьтесь на деятельности, которая приносит наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы ​​получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем).Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — так вы будете знать, когда работать над проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

2. Составьте ежедневный график и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этот шаг абсолютно необходим для обучения тому, как управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день.Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

Если вы все изложите на бумаге, вы не сможете спать по ночам, ворочаясь и перекладывая дела, которые крутятся у вас в голове. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список утром. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

Узнать больше

3. Разумно расставляйте приоритеты.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности.Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей. Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, который можно найти в книге Стивена Кови Первые дела в первую очередь . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих идей важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Рассмотрим подробнее каждый из этих квадрантов:

• Важное и срочное: У этих задач есть важные сроки с высокой срочностью — выполняйте их сразу.
• Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать разработку стратегии долгосрочного развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
• Срочно, но не важно: Это срочно, но неважно.Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
• Не срочно и неважно: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют какое-либо значение, и от них следует по возможности отказаться.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время.Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему.Например, выделите отдельные отрезки времени для ответа на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, поскольку это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

5. Избегайте тяги к многозадачности.

Это один из простейших советов по управлению временем на работе, но может оказаться одним из самых трудных для выполнения. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь.Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но когда вы пытаетесь это сделать, вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайтесь списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки задачам.

Составление расписания должно включать в себя установление временных рамок для задач, а не просто работу, пока они не будут выполнены.Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может показаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более продолжительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени.Используйте журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Если у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

Пример Timeboxing (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

7. Создайте буферы.

Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть.Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то короткая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы.Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, он может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена.Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, как сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными.Ключом к управлению личным временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

Делайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы сразу же будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт.

10 способов улучшить свои навыки управления временем

Овладение навыками управления временем позволяет профессионалу быстро и эффективно выполнять свои повседневные обязанности. Если вы профессионал, которому сложно управлять временем, будет полезно узнать о различных методах, которые можно использовать для развития навыков управления временем.В этой статье мы обсудим 10 способов более эффективно управлять своим временем.

Почему важны навыки управления временем?

Навыки управления временем — это широкий набор навыков, которые помогут вам управлять временем, которое вы тратите в течение рабочего дня, и обеспечить его максимально эффективное использование. Несколько важных навыков управления временем включают:

Приоритизация

Это акт присвоения уровня важности различным задачам и обеспечение того, чтобы задачи более высокой важности выполнялись перед задачами более низкой важности.Эффективное определение приоритетов ваших задач требует, чтобы вы четко понимали, сколько времени у вас уйдет на выполнение каждой имеющейся у вас работы. Если вы научитесь расставлять приоритеты в своих обязанностях, это также позволит вам более эффективно выполнять важные задачи.

Планирование

Очень важно уметь анализировать задачу или набор задач и составлять график их выполнения. Эффективное управление временем требует от вас сильных навыков планирования, чтобы вы могли развить и применить организованное понимание своих обязанностей при построении расписания задач.

Управление стрессом

Способность распознавать личный уровень стресса и адаптировать его к работе может снизить уровень стресса. Вознаграждая себя, делегируя свои задачи и делая перерывы, когда это необходимо, вы можете оставаться сосредоточенными и мотивированными при выполнении каждой из ежедневных задач по своему расписанию. Понимание вашего уровня стресса также поможет вам эффективно использовать перерывы в течение дня и знать, когда отказываться от задач, которые вас перегрузят.

Постановка целей

Постановка перед собой определенных целей на протяжении всей работы, таких как выполнение определенной задачи или сегмента работы, является важной частью управления временем. Постановка ряда реалистичных и оптимальных целей позволяет вам ощущать каждое достижение в течение дня как источник мотивации и поддержки. Постановка целей может работать в тандеме с управлением стрессом, помогая вам повысить свою эффективность на почасовой и ежедневной основе.

Общение

Этот навык отражает вашу способность выражать свои цели, планы и потребности в устной и письменной формах. Хорошо развитые коммуникативные навыки позволяют разрабатывать эффективные графики и планы. Это также помогает вам более эффективно выполнять свои задачи за счет делегирования полномочий и совместной работы.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Как улучшить навыки управления временем

Попробуйте некоторые из этих 10 методов, чтобы улучшить управление временем:

1. Начните свои задачи как можно раньше.
2. Установите пределы того, на что вы скажете «да».
3. Сделайте перерыв.
4. Расставьте приоритеты для ваших задач.
5. Планируйте свои задачи и сроки.
6. Организуйте свое рабочее место.
7. Изучите свои модели продуктивности.
8. Используйте технологии, чтобы держать вас под контролем.
9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
10. Закрепите свои хорошие привычки.

1. Раннее начало задач

Если у вас есть возможность, запуск задачи до того, как вы запланировали начать работу над ней, может помочь вам преодолеть начальные подготовительные этапы задания.Это позволяет вам начать разработку вашей стратегии превентивно, что также может помочь преодолеть прокрастинацию.

2. Установите пределы того, что вы скажете «да» на номер

Многие люди берут на себя столько обязанностей, сколько их просят другие, чтобы произвести положительное впечатление и продемонстрировать свою преданность своей работе. Однако принятие на себя слишком большого количества обязанностей может затруднить разработку расписания, учитывающего все ваши задачи. Установка ограничений на количество активных рабочих мест, которые вы готовы принять от других, может помочь вам избежать огромного количества обязанностей.

3. Делайте перерывы

Выделение времени в течение дня для кратковременных отключений от работы позволит вам расслабиться и вернуться к своим активным задачам с новой точки зрения. Знание того, когда делать специальные перерывы в течение дня, также поможет вам выработать эффективные привычки управления стрессом.

4. Расставьте приоритеты для ваших задач

Определите, насколько важны каждая из ваших задач друг для друга. Присвоение приоритета конкретным задачам может помочь вам сосредоточить свои усилия на том, что больше всего требует вашего времени.Практика определения приоритетов ваших задач позволяет вам понять, как лучше построить свое расписание и определить, какие задачи стоит делегировать.

5. Планируйте свои задачи и их крайние сроки

Найдите время, чтобы составить подробное расписание для каждой из ваших активных задач и установить для них твердые сроки. Это поможет вам представить себе, какие задачи требуют дополнительных усилий, и поможет лучше понять, с какой скоростью вы способны выполнять свою работу. Возьмите за привычку поддерживать свое расписание в актуальном состоянии, поскольку подробное расписание может служить основой для развития ваших навыков планирования и определения приоритетов.

6. Организуйте свое рабочее пространство

Организованное рабочее пространство может помочь вам сэкономить время в течение дня, избавляя вас от необходимости искать материалы, необходимые для выполнения каждой задачи. Кроме того, развитие организационных навыков поможет вам укрепить свои способности планирования. Отсутствие необходимости беспокоиться о поиске определенных документов или материалов для задач поможет снизить повседневный стресс.

7. Изучите свои модели продуктивности

У всех разные модели того, насколько они продуктивны в течение дня.Некоторые люди работают намного эффективнее в первые часы дня, тогда как другие могут достичь пика продуктивности только после обеда. Определив, какое время дня для вас наиболее продуктивно, вы сможете более эффективно использовать каждую часть дня. Планируя более быстрые или простые задачи в менее продуктивное время, вы гарантируете, что ваша пиковая производительность будет посвящена более длительным задачам с более высоким приоритетом.

8. Используйте технологии для подотчетности

Программное обеспечение для учета рабочего времени и ежедневного управления с каждым годом все чаще интегрируется в рабочие места.Программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет рассчитать время, необходимое для выполнения отдельных задач, а программное обеспечение для ежедневного управления интегрирует результаты учета рабочего времени в ваше расписание. Вместе эти инструменты позволят вам создавать более реалистичные и точные графики и могут помочь вам поймать себя, прежде чем отвлекаться или откладывать слишком долго.

9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Многозадачность может показаться эффективной стратегией для более быстрого выполнения нескольких задач.Однако те, кто сосредоточен на выполнении двух заданий по одному, обычно выполняют каждую задачу быстрее и качественнее, чем те, кто выполняет несколько задач одновременно. Сосредоточение времени на выполнении одной задачи за раз также поможет снизить вероятность отвлекающих факторов.

10. Укрепляйте свои хорошие привычки

Когда вы завершаете задачи или замечаете, что изменили свою продуктивность, развивая свои навыки управления временем с помощью некоторых из этих методов, вы можете закрепить свой успех с помощью небольшая награда.Если вы найдете для себя приятное вознаграждение, которое не умаляет вашу повседневную продуктивность, это может снизить стресс и побудить вас продолжать развивать свои навыки управления временем.

Работайте умнее, а не усерднее: 15 советов по тайм-менеджменту, которые изменят вашу жизнь | by ProofHub

Управление временем — один из самых полезных навыков, который поможет вам далеко продвинуться в жизни — как в личной, так и в профессиональной сфере. Если вы не управляете своим временем эффективно, рано или поздно вы войдете в состояние столпотворения.Время, будучи столь важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения. Только если мы научимся владеть искусством управления временем, наша жизнь изменится к лучшему.

Чтобы уловить каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективное управление временем и как управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это координация задач и действий для максимизации эффективности индивидуальных усилий.По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Почему важен тайм-менеджмент?

Изучение искусства управления временем может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеют уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

• Лучшее управление задачами
• Более высокая производительность
• Отсутствие уровней стресса
• Лучший баланс между работой и личной жизнью

Напротив, если вы не можете управлять своим временем эффективно, вы можете столкнуться с такими нежелательными последствиями, как:

• Пропущенные сроки
• Низкое качество работы
• Высокий уровень стресса
• Рабочий дисбаланс
• Привести к выгоранию

При эффективном управлении временем сотрудники могут легко управлять своим временем лучший эффект.Когда дела идут по плану, сотрудники становятся более креативными, счастливыми и менее склонными к выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время на то, чтобы узнать о советах и ​​методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.

«Новый способ управления работой. Попробуйте ProofHub! »

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Есть некоторые люди, у которых кажется достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу.Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, более эффективно использует свое время и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это различные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают в себя:

• Сохранение организованности
• Определение приоритетов того, что вам нужно сделать
• Четкая постановка целей
• Хорошие коммуникативные навыки
• Эффективное планирование дня
• Практика делегирования задач
• Преодоление стресса в позитивный путь

Как я могу улучшить свои навыки управления временем?

Теперь, когда вы знаете о важности управления временем, вам также необходимо применить эти полезные советы, чтобы разумно управлять своим временем.Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Просыпайтесь рано — сделайте свой день длиннее

У всех нас 24 часа в сутки. Хотя изменить количество часов в день невозможно, но вы определенно можете попробовать проснуться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему организму требуется 6–8 часов сна, чтобы достичь оптимального уровня энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время, чтобы заниматься спортом, медитировать, расставлять приоритеты или даже заниматься хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную продуктивность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте УМНЫЕ цели — не просто желайте, а делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ ставить цели? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или чего-то не хватает.В то время как если вы правильно ставите цели, ваша продуктивность может взлететь до небес.

Ставьте цели, которые ставит S.M.A.R.T. — Конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и привязанный ко времени. Эти цели внесут прочную структуру в вашу рабочую жизнь и подготовят вас к тому, что вас ждет сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затраченного на задачи, и ведения учета каждой минуты, которую вы тратите, работая над задачами.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программа для отслеживания времени, которая объединит все ваши временные данные в одном месте. Что все вы умеете?

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, так как вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкая индикация, если затраченное время превышает расчетное время.

Вы можете ввести данные о выполненной работе и вручную отслеживать время, потраченное на оплачиваемые или не оплачиваемые часы.

• Отслеживайте время с помощью нескольких таймеров

Запускайте и приостанавливайте таймеры, когда вы переключаетесь между тем, что вы работаете, и сохраняете их в табелях учета рабочего времени.

• С помощью табелей учета рабочего времени

Ознакомьтесь с точным отслеживанием своего времени, используйте табели учета рабочего времени в своих интересах и воспользуйтесь всеми различными информативными отчетами, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

Экспортируйте табели учета рабочего времени и используйте их для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

Архивируйте табели учета рабочего времени из временного раздела, чтобы использовать их позже.

Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания, чтобы увидеть зарегистрированные часы.

«С помощью программного обеспечения для управления временем лучше планировать и расставлять приоритеты. Попробуйте ProofHub ».

4. Сохраняйте утро для MIT — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если вам нужно съесть двух или более лягушек, сначала съешьте самую большую.

Управление временем и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Дело в том, чтобы взять на себя трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, заметили, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность резко возрастает. Это случается, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями.Некоторые называют это «потоком», а другие — своей «зоной».

Обнаружение вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете себя и делаете все возможное.

6. Блокируйте отвлекающие факторы — уберите их из своей жизни

Электронная почта, телефонные звонки и сообщения в социальных сетях — одни из самых распространенных, но самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов каждый год, отвлекаясь на рабочем месте.Все благодаря этим отвлечениям, задача, требующая 60 минут, занимает более 3 часов.

Когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переведите телефон в беззвучный режим и отключите передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и поднимете уровень эффективности на ступень выше.

7. Никакой многозадачности — качество важнее количества

Если вы гордитесь тем, что решаете слишком много задач одновременно, вот вам новость. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно выполнять несколько задач одновременно.Для остальных 98% людей многозадачность тратит впустую время и снижает общую продуктивность.

Вместо того, чтобы разделять ваше внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на чем-то одном и восхищаться этим. Чтобы сделать его более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к процессу выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и восстановите силы

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий управления временем.Как? Предположим, два сценария. В первом сценарии представьте, что член команды работает над задачей в течение 5–7 часов подряд. Другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Умное управление временем — это не всегда что-то другое. Он также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы через час или около того могут поднять вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным.Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы. Вместо того, чтобы тратить время на что-то непродуктивное, используйте его, чтобы вдохновить себя.

Прикрепите эти штампованные цитаты к своему рабочему столу. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто прогуляйтесь.

Нам знакомы явления прокрастинации, при которых вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью.Хронические прокрастинаторы необычно высоко откладывают важные дела на потом, а когда уже слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации захватить вашу жизнь и позволить ей стать частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить свою работу на несколько задач. Это не только делает ее выполнимой, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные временные рамки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые мгновенно принимают меры и достигают поставленных целей, вы автоматически усваиваете такие привычки и становитесь более активными в работе.

10. Спите не менее 7–8 часов

Сон — пагубный фактор, который может повлиять на многие вещи как положительно, так и отрицательно. Когда вы получаете крепкий сон в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствует здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск заболеваний, таких как диабет, синдром обструктивного апноэ во сне, ожирение и многое другое.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули.Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Составьте график своего сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться одновременно. Есть много приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам крепко спать и пробуждают вас как более сосредоточенного человека.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете выдержать. Успевающие и отличные исполнители во всем мире делают меньше, но лучше.Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, так что вы можете начать работать над вещами, сэкономить время и стать более продуктивными.

В следующий раз, когда вам будет сложно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмитесь за одну задачу, выполните ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов по управлению временем для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались в качестве основного инструмента для управления временем.С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, настраивать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает способ управления расписанием, планирования мероприятий и отслеживания важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережайте сроки.

Другие функции календаря ProofHub:

• Добавление повторяющихся событий и задач — Если задача должна выполняться на регулярной основе, вы можете настроить повторяющееся событие или задачу, не создавая ее вручную снова.
• Установить автоматические напоминания — Установить автоматические напоминания для событий или задач.
• Несколько представлений — Установите вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
• Создавайте личные вехи и события — Ограничьте видимость задач или событий для себя, установив частный режим.
• Загрузить календарь — Загрузить календари в форматах PDF, CSV или iCal.

13. Группируйте похожие задачи вместе

Такие мелочи, как объединение похожих задач, также могут сэкономить вам значительное количество времени. Все мы знаем, что разные задачи требуют разного мышления и решения. Вместо того, чтобы бездумно переходить от одной задачи к другой, было бы разумно сгруппировать их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время для ответа на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать это время от времени в течение дня.Это поможет вам структурированно расставить приоритеты в работе и времени. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстро выполнять их из списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не нужно делать все это, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших вещей в делегировании полномочий и аутсорсинге — это то, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку.Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда разумно научиться делегировать задачи другим и позволить другим людям делить с вами некоторую нагрузку.

Pro-tip: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Rev.com, чтобы расшифровывать записи встреч и телефонные звонки . Это не только полезно для записи разговора, но и является отличным способом получить больше информации из разговоров и быстро поделиться резюме с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.

Если вам сложно делегировать работу или найти время для обучения других выполнению определенных задач, вы всегда можете передать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, и делегирование, и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Отслеживайте свое время

Вы должны знать, как и где каждый час тратится на работе, чтобы лучше управлять временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента учета времени. Люди, которым нравится следить за своими делами, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы.Они не только отслеживают и отслеживают часы работы, но также учитывают количество выполняемых действий, задач и проектов, с которыми они работают, а также клиентов, для которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для отслеживания времени, используемое такими организациями, как NASA, Taco Bell, Disney, чтобы отслеживать часы и оставаться в курсе событий. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, потраченное на задачи, получать поминутную информацию, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя временные данные.

Совет для профессионалов: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Email Analytics для отслеживания и визуализации активности электронной почты и производительности. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

С приведенными выше советами по тайм-менеджменту на работе настало время для удивительных техник тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом в тайм-менеджменте. Использование методов управления временем заключается не в том, чтобы хвататься за множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать вещи лучше.Приняв на вооружение хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени заниматься любимым делом. Потому что мы следуем концепции: не работайте усердно, работайте умнее, тайм-менеджмент — необходимость.

«Управление временем — это не второстепенная деятельность или навык. Это основной навык, от которого зависит все остальное в жизни ». — Брайан Трейси

Давайте взглянем на некоторые популярные и широко используемые техники тайм-менеджмента:

1. Принцип 80/20

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето, который предлагает что 80% результатов приходят из 20% действий или усилий.

Согласно Investopedia, это означает, что:

• 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке продуктов.
• 80 процентов доходов компании поступает от 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов продукции компании обеспечивается 20 процентами ее сотрудников.

Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на наиболее важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не имеют большого значения.

Например, лучше просмотреть 10 статей за час (бегло просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие в следующий час, чем тратить два часа на детальное чтение трех статей.

Поначалу это может быть немного сложно, но вы к этому привыкли, вы заметите рост своей продуктивности и сможете лучше управлять временем и усилиями.

2. Метод ABCDE

Если вы не можете эффективно управлять своим временем и тратить его, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE.Вот как использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем на работе и в личных целях.

В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, в которых:

• A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполняйте эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
• B означает менее важные задачи: Такие задачи следует выполнять, но они не повлияют так сильно, как те, которые попадают в указанную выше категорию.
• C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо, но для которых нет никаких последствий, независимо от того, выполняете вы это или нет.
• D означает задачи для делегата: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуационным, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
• E означает задачи, которые вы можете устранить: Задача E — это то, что совершенно неактуально и может быть устранено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

3. Система 4D

Слышали ли вы о четырех направлениях управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Давайте кратко их обсудим:

• Удалить (Удалить): Всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто удалены из вашего списка.
• Делегат: Если кто-то может сделать что-то даже на 75% так же хорошо, как вы, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете начать его обучать или даже передать задачу на аутсорсинг.
• Отсрочка: Не все сразу нужно делать. Если есть что-то, что можно сделать позже и не имеет серьезных последствий, отложите это.
• Do: Если нужно сделать что-то важное и у вас есть время, сделайте это сразу же.

4. 18 минут

18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора глобальной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам перемещаться по электронной почте, телефонным звонкам, текстовым сообщениям и бесконечным встречам, которые предотвращают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

Пять минут утром: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем удалите эти дела из своего списка дел и внесите их в свой календарь (попробуйте календарь ProofHub).

Одна минута в час: Перефокусировка. Установите будильник каждый час, и когда он издаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.

В целом, 18-минутный подход позволяет легко понять, как управлять своим днем, и получить момент, чтобы восстановить свою жизнь от отвлекающих факторов.

Заключение

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по управлению временем может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее зря на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Пользуетесь ли вы советами по тайм-менеджменту? Если да, расскажите о них в комментариях.

«Подарите себе решение всех рабочих проблем. Начните использовать ProofHub ».

10 практических способов улучшить навыки управления временем

Часто ли вы испытываете стресс из-за слишком большого количества работы или слишком большого количества обязанностей? Со временем чувствуете ли вы, что у вас под рукой больше задач, чем времени на их выполнение?

Уловка состоит в том, чтобы организовать свои задачи и эффективно использовать свое время, чтобы делать больше дел каждый день. Это поможет снизить уровень стресса и повысить продуктивность как на работе, так и дома.

Навыки тайм-менеджмента требуют времени, чтобы развить их, и они будут выглядеть по-разному для каждого человека. Ключевым моментом здесь является поиск того, что лучше всего подходит для вас и вашего плотного графика.

Для начала вот 10 способов улучшить свои навыки управления временем и повысить производительность.

1. Делегирование задач

Для всех нас характерно брать на себя больше задач, чем мы способны выполнить. Это часто может привести к стрессу и выгоранию.

Делегирование не означает, что вы убегаете от своих обязанностей, а вместо этого учитесь правильному управлению своими задачами.Изучите искусство делегирования работы своим подчиненным в соответствии с их навыками и способностями и добивайтесь большего. Это не только высвободит для вас время, но и поможет членам вашей команды почувствовать себя неотъемлемой частью рабочей головоломки.

2. Расставьте приоритеты в работе

Перед началом дня составьте список задач, которые требуют вашего немедленного внимания. Несущественные задачи могут отнять у вас много вашего драгоценного времени, и мы склонны уделять им слишком много энергии, потому что они легче или менее стрессовые.

Однако определение срочных задач, которые необходимо выполнить в этот день, имеет решающее значение для вашей производительности. Как только вы узнаете, куда направить свою энергию, вы начнете выполнять дела в порядке, который подходит вам и вашему графику.

Короче говоря, расставьте по приоритетам важные задачи, чтобы сосредоточиться.

3. Составьте расписание

Носите с собой ежедневник или записную книжку и перечисляйте все задачи, которые приходят вам в голову. Возможность отмечать пункты по мере их выполнения даст вам чувство выполненного долга и сохранит мотивацию.

Составьте простой список дел перед началом дня, расставьте приоритеты задач и сосредоточьтесь на главном. Убедитесь, что и эти задачи достижимы. Если вам нужно выполнить большую задачу, сделайте ее единственной в своем списке. Вы можете подтолкнуть остальных к следующему дню.

Чтобы лучше управлять своими навыками управления временем, вы можете составить 3 списка: рабочий, домашний и личный.

4. Установите крайние сроки

Когда у вас есть задача, установите реалистичный крайний срок и придерживайтесь его.После того, как вы установите крайний срок, может быть полезно записать его на стикере и положить рядом с рабочим местом. Это даст вам визуальную подсказку, чтобы не отвлекаться от задачи.

Постарайтесь установить крайний срок за несколько дней до срока выполнения задачи, чтобы вы могли выполнить все задачи, которые могут помешать. Испытайте себя и уложитесь в срок; вознаградите себя за решение трудной задачи.

5. Преодолейте промедление

Промедление — одно из факторов, негативно влияющих на производительность.Это может привести к потере существенного времени и энергии. Это может стать серьезной проблемой как в вашей карьере, так и в личной жизни.

Многим бывает трудно избежать откладывания на потом. Мы склонны откладывать дела на потом, когда нам скучно или нам скучно. Попробуйте запланировать небольшие веселые занятия в течение дня, чтобы разбить более сложные задачи. Это может помочь вам не сбиться с пути.

6. Справляйтесь со стрессом с умом

Стресс часто возникает, когда мы принимаем на себя больше работы, чем можем выполнить.В результате наше тело начинает чувствовать усталость, что может повлиять на нашу продуктивность.

У разных людей стресс проявляется в разных формах, но некоторые продуктивные способы справиться со стрессом могут включать:

1. Выход на улицу
2. упражнения
3. Практика медитации
4. Звонок другу
5. Заниматься любимым хобби
6. Прослушивание музыки или подкастов

Главное — найти то, что работает для вас, когда речь идет о снижении стрессовой реакции.Если у вас нет времени ни на что другое, попробуйте пару дыхательных техник. Это можно сделать за считанные минуты, и было доказано, что они снижают уровень гормонов, вызывающих стресс.

7. Избегайте многозадачности

Большинство из нас считает, что многозадачность — это эффективный способ решения задач, но правда в том, что мы добиваемся большего, когда сосредотачиваемся и концентрируемся на чем-то одном. Многозадачность снижает производительность, и ее следует избегать, чтобы улучшить навыки управления временем.

Используйте списки дел и дедлайны, чтобы сосредоточиться! Так вы сможете лучше делать то, что делаете.Подождите, пока вы закончите одно, прежде чем начинать другое. Вы будете удивлены, как много еще вы сможете сделать.

8. Начинайте рано

У большинства успешных людей есть одна общая черта — они начинают свой день рано, поскольку это дает им время сесть, подумать и спланировать свой день.

Когда вы встаете рано, вы более спокойны, креативны и рассудительны. С течением дня ваш уровень энергии начинает снижаться, что влияет на вашу продуктивность, мотивацию и концентрацию.

Если вы не жаворонок, попробуйте проснуться на тридцать минут раньше обычного.Вы будете поражены, как много вы сможете сделать за это время. Если вы не хотите использовать его для работы, используйте его, чтобы немного поупражняться или съесть полезный завтрак. Такой распорядок также будет способствовать вашей продуктивности в течение дня. Устанавливая цели, вы сокращаете время, необходимое для размышлений о том, куда вы движетесь.

9. Регулярно делайте перерывы

Каждый раз, когда вы чувствуете усталость и стресс, делайте перерыв на 10–15 минут. Слишком сильный стресс может сказаться на вашем теле и повлиять на вашу продуктивность.

А еще лучше запланируйте перерывы. Это поможет вам расслабиться и вернуться к работе с энергией позже. Если вы знаете, что приближается перерыв, вы, вероятно, сможете преодолеть скуку или недостаток мотивации для выполнения поставленной задачи.

Прогуляйтесь, послушайте музыку или сделайте небольшую растяжку. Лучшая идея — полностью отдохнуть от работы и провести время с друзьями и семьей.

10. Научитесь говорить №

Вежливо откажитесь принимать дополнительные задания, если считаете, что уже перегружены работой.Взгляните на свой список дел, прежде чем соглашаться взять на себя дополнительную работу.

Многие люди беспокоятся о том, что отказ заставит их выглядеть эгоистами, но правда в том, что отказ от них — один из лучших способов позаботиться о себе и своем времени. Когда вы позаботитесь об этом, вы обнаружите, что у вас есть больше энергии, чтобы посвятить ее важным вещам, что в конечном итоге оценят окружающие.

Последние мысли

Когда вы поймете, что у вас на тарелке, вы станете более сосредоточенными и сделаете больше за меньшее время.

Хорошее управление временем требует ежедневной практики определения приоритетов задач и их организации таким образом, чтобы можно было сэкономить время и достичь большего. Используйте описанные выше стратегии в течение нескольких недель и посмотрите, помогут ли они вам. Вы можете быть удивлены, насколько больше времени у вас, кажется, есть.

Дополнительные советы по навыкам тайм-менеджмента

Кредит на фотографию: Брэд Незери через unsplash.com

советов по повышению производительности

6 мин. Читать

1. Концентратор
2. Производительность
3. Важность управления временем: советы по повышению производительности

Малые предприятия и фрилансеры должны максимально использовать время, которое у них есть, чтобы развивать свой бизнес, и правильные навыки управления временем могут помочь в этом.Тайм-менеджмент важен для занятых компаний, так как они могут расставить приоритеты для всех своих рабочих задач и быстрее достичь своих целей. Когда вы лучше распорядитесь своим временем, вы сможете использовать новые возможности и устойчиво развивать свой бизнес.

В этих темах исследуется важность тайм-менеджмента и предлагаются советы по повышению вашей продуктивности на работе:

Что такое тайм-менеджмент?

Почему так важен тайм-менеджмент?

Основы тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно.Одним людям эффективное управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого управления временем ваша работа и благополучие могут пострадать, и это может привести к:

• Производство некачественной работы
• Несоблюдение сроков
• Повышение уровня стресса
• Нарушение баланса между работой и личной жизнью
• Нанесение вреда профессиональной репутации

Почему важен тайм-менеджмент?

Управление временем важно, потому что оно помогает вам контролировать свой рабочий день, чтобы вы могли строить свой бизнес без ущерба для баланса между работой и личной жизнью.Вот семь преимуществ правильного управления временем:

Повысьте эффективность своей работы

Когда вы научитесь выделять время для всех важных задач, у вас будет лучшее представление обо всем, что вам нужно выполнить, и о том, сколько времени должно занять каждая задача. Когда у вас есть график, которому нужно следовать, вы, вероятно, обнаружите, что тратите меньше времени на решение, над чем работать, или откладывая на потом, и больше времени уделяете важной работе. Тайм-менеджмент может помочь вам сосредоточиться только на важных задачах и избежать отвлекающих факторов, отнимающих много времени.

Производите лучшую работу

Когда вы не стремитесь уложиться в срок, вы можете приложить больше усилий и больше обдумать свою работу. Управление временем помогает вам расставить приоритеты для ваших задач, чтобы у вас было достаточно времени для завершения каждого проекта. Качество вашей работы повышается, если вы не торопитесь завершить ее раньше быстро приближающегося срока.

Выполнить работу вовремя

Правильное управление своим временем включает в себя назначение каждой задачи в вашем списке на определенные отрезки времени.Многие люди используют тайм-менеджмент, чтобы позволить себе несколько дней на завершение проекта, или завершить его раньше установленного срока, чтобы обеспечить буфер на случай любых проблем, которые могут возникнуть. Если вы правильно распределяете время, необходимое для завершения работы, вы всегда сможете уложиться в сроки.

Уменьшите стресс

Легко забеспокоиться, когда у вас есть полный список задач, которые нужно выполнить как по работе, так и в личной жизни. Грамотный тайм-менеджмент может помочь вам расставить приоритеты в списке дел и выделить время, необходимое для ваших самых важных задач, чтобы вы точно знали, что вам нужно сделать и сколько времени у вас есть для выполнения всего.Расстановка приоритетов для ваших задач и предоставление себе достаточно времени для их выполнения может помочь снизить уровень стресса.

Улучшение карьерных возможностей

Тайм-менеджмент поможет вам стать более надежным сотрудником, который всегда выполняет качественную работу в установленные сроки. Это, в свою очередь, повысит вашу ценность как работника и повысит вашу профессиональную репутацию, что поможет вам найти новые возможности для расширения вашей карьеры.

Повысьте уверенность в себе

Если вы правильно распоряжаетесь своим временем и успешно соблюдаете установленные сроки, вы почувствуете чувство выполненного долга и уверенность в своих силах.Последовательное завершение вашего ежедневного списка дел — это мощный мотиватор, который может побудить людей еще больше улучшать свои навыки управления временем и открывать новые возможности для работы.

Повышение эффективности

Когда вы поймете, как эффективно распоряжаться своим временем, вы станете более сосредоточенным на работе, что позволит вам добиться большего с меньшими затратами времени. Например, вместо того, чтобы пытаться работать над большим проектом, когда у вас есть пятнадцать свободных минут перед встречей, вы можете выполнить несколько небольших задач за это время и отложить более крупные задачи, требующие больше умственных способностей, на тот случай, когда у вас есть большой блок свободное время.Вы сможете работать более эффективно, добиваясь большего с меньшими затратами времени.

Основы тайм-менеджмента

Улучшение ваших навыков управления временем может сделать вас более продуктивным и менее напряженным. Вот пять простых шагов, которые помогут вам лучше управлять своим временем:

План впереди

Заблаговременное планирование времени — самый важный элемент хорошего тайм-менеджмента. Поймите, когда вы наиболее продуктивны: может быть, вы наиболее бодрствуете утром, или, возможно, лучше всего работаете ночью.Сохраните свои самые важные и сложные задачи на время максимальной продуктивности. Запланируйте более простые или мелкие задачи на время, когда вы менее внимательны. Прежде чем начинать каждый день, хорошо представляйте, сколько времени вы будете тратить на работу над всем, что входит в ваш список задач.

Расставить приоритеты задач

Оцените каждый проект, над которым вам нужно работать, чтобы определить, какие задачи являются наиболее срочными и важными, и сделайте их своим главным приоритетом на день. Оставьте менее важные задачи или проекты, которые еще не стали срочными, на потом, когда у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на менее важных проектах.

Устранение отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы — один из самых серьезных убийц производительности. Сайты социальных сетей, смартфоны и непослушные коллеги могут отвлечь вас от ваших приоритетов и сорвать ваш график. Согласно исследованию Think Money, треть сотрудников отвлекается на целых три часа рабочего дня. Если вы считаете, что определенные отвлекающие факторы являются слишком большим соблазном, подумайте о том, чтобы оставить свой смартфон запертым в ящике стола в течение дня или использовать расширение браузера, чтобы заблокировать веб-сайты, которые больше всего вас отвлекают.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Многозадачность может показаться хорошим способом выполнения дополнительной работы, но на самом деле она снижает вашу продуктивность. Вместо завершения нескольких проектов вы начинаете, но не завершаете ни один из них. Лучший способ управлять своим временем — сосредоточиться на одной задаче за раз и уделять ей все свое внимание, пока вы работаете над ней, чтобы избежать ошибок.

Вознаграждай себя за хорошую работу

Награды могут стать отличным мотиватором для хорошего тайм-менеджмента.Дайте себе небольшую награду за каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Например, вы можете отпраздновать завершение отчета, выйдя на улицу за 15 минут. Вознаграждения сохраняют мотивацию к работе и помогают достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Ищете более подробные советы о том, как улучшить свои навыки управления временем? Эта статья поможет вам стать экспертом в области тайм-менеджмента.

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Лучшие методы управления временем — Clockify

Что такое методы управления временем?

Само управление временем вращается вокруг выбора — вы решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

Если вы решите сделать ценные и целенаправленные задачи приоритетом, закончите их до установленного срока, но при этом оставите время для того, чтобы вести здоровый образ жизни, вы сможете сказать, что вы успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?

Что ж, используя правильные методы управления временем.

Методы управления временем — это набор правил и принципов, которым вы должны следовать, чтобы более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем, принимать более качественные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

Существует множество методов управления временем, основанных на утвержденных передовых методах управления временем:

• Запишите, что вам нужно сделать сегодня
• Работа над важными и неотложными задачами в первую очередь
• Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, но и перерывы
• Правильное управление стрессом
• Надлежащее управление командой
• Отслеживание прогресса проекта и выявление задержек

Большинство техник управления временем связаны с одним или несколькими из перечисленных пунктов, и вы можете сделать выбор в пользу своих методов управления временем, посмотрев, что вы хотите улучшить в своей повседневной жизни.

Кроме того, вам также необходимо принять во внимание навыки управления временем, которые вам необходимо улучшить, и ваш личный стиль управления временем.

Навыки тайм-менеджмента

Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

• Установка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени.
• Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
• Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и тактик снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
• Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает облегчить рабочую нагрузку и поделиться ею с компетентными коллегами и сотрудниками.
• Избегайте отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают время, когда вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вам следует научиться их избегать.
• Однозадачность — сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает добиться качественных конечных результатов намного лучше, чем при одновременном выполнении нескольких задач.
• Как сказать «Нет» — это маленькое двухбуквенное слово поможет вам сэкономить больше времени на собственные приоритеты.
• Расстановка приоритетов — Вложение времени в правильные задачи потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
• Как победить промедление — Определите причины вашего промедления и устраните их.

Чтобы улучшить свои усилия по управлению временем, вам необходимо практиковать эти навыки.

Стили тайм-менеджмента

Не все техники тайм-менеджмента подходят всем — мы не все работаем одинаково, поэтому не все сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У всех есть преобладающий метод управления временем в работе, т.е.е. стиль управления временем, который порождает свои собственные проблемы управления временем — если вы задумаетесь над этим, вы можете обнаружить, что вы:

Время мученика

Вы заполняете свое расписание запросами от других, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что для вас важно. Ваши собственные задачи кажутся вам слишком большой ответственностью, поэтому вы ухватываете шанс взять на себя что-нибудь еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые могут принести вам самоутверждение.

Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование, пропуск перерывов

Прокрастинатор

Time Martyrs хотя бы берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, что хоть как-то важно для кого-то.Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто сдерживаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование, многозадачность

Дистрактор

Ваше сердце в нужном месте, но вас легко отвлечь. Случайный запрос коллеги с такой же вероятностью привлечет ваше мимолетное внимание, как и 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

Проблемы : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

Заниженная оценка

По вашим оценкам, выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле — вы редко укладываетесь в оптимистичные сроки.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

Пожарный

Вы пытаетесь решить все самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево, и не чувствуете себя удовлетворенным, если не работаете над 10 задачами одновременно и не чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спрашиваете: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование

Перфекционист

Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего человека, но ваша неспособность завершить задачу имеет, по крайней мере, благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально.Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои силы в реализацию высококачественного проекта — но вы часто не знаете, как бросить работу, пока впереди, поэтому вы можете пропустить сроки и рискуете выгореть.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов

Все проблемы, перечисленные вместе с вашими стилями управления временем, могут быть решены, и все необходимые навыки управления временем могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы управления временем.

01.

Помидор

Обзор

Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (pomodoros) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов сделайте 20-минутный перерыв.

Разработанная Франческо Чирилло техника Pomodoro получила свое название в честь кухонного таймера в форме Pomodoro, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов, отказ от ответа

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропуск перерывов, многозадачность, пропущенные сроки

Как это работает

1. Установите таймер на 25 минут
2. Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут
3. Остановить, как только сработает сигнал тревоги
4. Сделайте перерыв на 5 минут
5. Возобновить работу еще через 25 минут после перерыва
6. После четырех 25/5 минутных циклов сделайте 20-минутный перерыв
7. Повторяйте процесс до тех пор, пока не закончите с задачей или проектом

Для этого вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.

Преимущества

• Более точная оценка времени для вашей работы
• Фиксированное время работы — у вас больше шансов сосредоточиться
• Регулярные перерывы помогают исключить выгорание и повысить производительность
• Помидоры — простой способ отслеживать прибыльность и производительность

Недостатки

Вы должны прекратить работу по истечении 25 минут — если у вас все хорошо, это контрпродуктивно.

После фиксированных интервалов — предписанные сеансы 25/5 минут могут не сработать для вас

02.

Канбан

Обзор

Визуальный метод управления временем, который помогает вам следить за ходом выполнения ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными обозначениями.

Этот метод был разработан в 1940-х годах в Японии Тайити Оно для компании Toyota Automotive с целью повышения производительности и эффективности производства.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, цели SMART, правильное делегирование задач, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропущенные сроки, неэффективное планирование

Как это работает

Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи в проекте по этим этапам:

• Backlog — вы проводите мозговой штурм и определяете здесь все свои задачи. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец To Do, а какие задачи могут ждать своей очереди.
• To Do — это задачи, над которыми вы будете работать
• In Progress — задачи, над которыми вы сейчас работаете
• Done — задачи, которые вы выполнили

Преимущества

• Не существует универсального шаблона, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями.
• Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: прямое представление вашего прогресса в проекте
• Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их прогресс по всем направлениям.
• Команда, скорее всего, сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово».

Недостатки

• Не существует универсального шаблона, а это значит, что создание доски Канбан может занять много времени, так как вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать
• Канбан не помогает напрямую выполнять задачи по заказу с точки зрения важности и срочности
• Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственный показатель прогресса — движение по столбцам; нет временной составляющей

03.

Как все сделано

Обзор

Пятиэтапный метод, позволяющий продумать задачи и превратить их в простой список дел.

Getting Things Done (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

1. Захват — отметьте каждую задачу, которая приходит на ум
2. Уточнение — определите, является ли задача выполнимой и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить.
3. Организовать — храните задачи под разными ярлыками и снабжайте их контекстом (например,дом, офис, просьба Тома)
4. Обдумывайте — время от времени пересматривайте свои задачи: каков следующий шаг для выполнения задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
5. Взаимодействие — после того, как вы отметили, определили как требующие действий, должным образом зарегистрировали и проанализировали свои задачи, просто начинайте работать над ними

Преимущества

• Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе
• Ты прояснишь свою голову, когда выложишь перед собой все задачи, которые только можешь придумать.
• Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной производительности

Недостатки

• Вы должны использовать свою силу воли, чтобы продвигаться в своей работе — GTD не дает рекомендаций по устранению отвлекающих факторов.
• Организация задач происходит по контексту, а не по проектам, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли анализировать задачи по отношению к своему проекту
• Слишком большое количество пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как у вас будет меньше шансов правильно структурировать свой день

04.

Съешь эту лягушку

Обзор

Эта техника тайм-менеджмента направлена ​​на приоритезацию задач. Вы выбираете самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и завтра решаете ее первым делом. Закончив со своей «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.

Это может быть задача, требующая всего вашего внимания (из-за ее важности или сложности), которую вы избегали (потому что она скучная, требовательная или трудная).

Идея «Съешь эту лягушку» была разработана Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку! 21 отличный способ перестать откладывать дела на потом и сделать больше за меньшее время».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность, пропущенные сроки

Как это работает

Вы должны идентифицировать задачи в зависимости от их приоритета и соответственно маркировать:

• Задача A — самая важная задача, которую вы должны решить в первую очередь, иначе вы столкнетесь с последствиями.
• Задача B — вторая по важности задача, которую вы должны решить после задачи A. Менее важная, но все же жизненно важная.
• Задача C — задача, которую вы могли бы выполнить, но не пострадали бы от последствий, если бы вы ее не выполнили.
• Задача D — задача, которую вы в идеале должны делегировать кому-то другому и выделить это время на задачу A.
• Задача E — задача, которую на самом деле не нужно выполнять, поэтому вы можете ее устранить.

Преимущества

• Выполнение самого важного или худшего дела утром первым делом гарантирует, что остальные пункты вашего ежедневного графика будет легче выполнить — это будет мотивировать и заряжать вас энергией.
• Расстановка приоритетов становится проще
• У вас будет остаток дня для более увлекательных задач

Недостатки

• Трудное и деморализующее начало дня
• Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня

05.

Таймбоксинг

Обзор

Вы назначаете периоды времени (временные рамки) действиям; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Timeboxing часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

Timeboxing работает как более общий подход к технике Pomodoro — вместо 25-минутных сессий (временных рамок) период времени в пределах timebox не так фиксирован.

Джеймс Мартин был первым, кто объяснил эту технику более подробно в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, расстановка приоритетов

Решаемые проблемы : несоблюдение сроков, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

1. Разместите все свои занятия и задачи в списке
2. Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
3. Если задача важна и требует особого внимания, выделите ей более длительный период времени (например, 1 или 2 часа)
4. Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) на ее части, чтобы упростить управление задачей
5. Начните с первой задачи и постепенно спускайтесь вниз
6. Когда отведенное для задачи время истекло, прекратить работу над ней
7. Сделайте перерыв
8. Просмотрите, чего вам удалось достичь
9. Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании

Преимущества

• Отлично подходит для большого количества небольших задач — будет легче отслеживать их и решать их, если вы разместите их в временных рамках
• Сроки — важный компонент, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок.
• У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется переходить к следующей задаче в расписании.
• Timeboxing не позволяет выполнять многозадачность, поэтому вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз.

Недостатки

• Вы должны прекратить работу над задачей, когда истечет время для ее выполнения, что контрпродуктивно, когда вы погружаетесь в задачу
• Может быть сложно придерживаться строгого графика, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонные звонки.
• Ваши расчеты тайм-бокса могут быть отключены.Слишком короткие временные рамки — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные временные рамки — вы можете потерять фокус или начать откладывать время, чтобы скоротать время до конца временного окна.

06.

Временная блокировка

Обзор

Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над этим в течение этого периода времени.

Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установление приоритетов, цели SMART

Решаемые проблемы : несоблюдение сроков, неэффективное планирование, многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

Блокировка времени делится на 4 этапа:

1. Этап планирования:
   • Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
2. Этап блокировки:
   • Назначьте каждой задаче определенный временной блок — количество минут или часов, с конкретными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре
   • Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или длиннее, например, 90 минут.Это зависит от уровня приоритета задачи

   .

   • Заблокируйте больше времени для приоритетных задач; также распределите эти задачи с тем временем суток, когда вы наиболее продуктивны.
   • Заблокируйте свое менее продуктивное время дня для менее важных задач
   • Отметить все в календаре: день, время начала и время окончания
3. Актерская сцена:
   • Начать работу над первой ежедневной задачей (обычно это ваша приоритетная задача)
   • Работайте по графику
   • Делайте перерывы между временными блоками и планируйте эти перерывы
   • Сохраняйте гибкое представление о своем графике блокировки времени: если вы получили срочную задачу, заблокируйте для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее
4. Этап доработки:
   • Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, измените расписание для других задач, которые вы запланировали на этот день

Преимущества

• Комплексный способ отслеживания рабочего дня
• Прекрасно сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, так как вам нужно придерживаться фиксированного графика, когда вы сосредоточитесь на задаче
• Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку

Недостатки

• Неожиданные перерывы могут нарушить ваш график
• Так же, как и в случае Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете откладывать дела на потом, ожидая завершения слишком длительного временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока.
• Трудоемкое планирование временных интервалов в календаре для всех ваших занятий каждый день

07.

Inbox-Zero

Обзор

Подход к управлению почтовым ящиком — вы стремитесь, чтобы почтовый ящик оставался пустым или почти пустым.

Подход был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности.

Навыки управления временем, которые он улучшает : избегание отвлекающих факторов, однозадачность, установка приоритетов, управление стрессом, эффективное планирование

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, многозадачность

Как это работает

Чтобы получить нулевой почтовый ящик, вам необходимо:

• Определите время дня, в которое вы будете работать над управлением своим почтовым ящиком — придерживайтесь этого времени
• Отключить уведомления и не оставлять вкладку электронной почты в браузере открытой
• Расставьте приоритеты для писем:
  • Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма, и на электронные письма, на которые вы можете быстро ответить
  • Переместите электронные письма, ответ на которые у вас займет больше времени, в папку «требуется ответ» (выделите на эти ответы часть своего времени «Управление входящими сообщениями»).
  • Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем отправьте их другим членам команды
  • Удалите и заархивируйте ненужные или старые сообщения

Преимущества

• Отличный метод управления почтовым ящиком с большим объемом трафика
• Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма
• Сосредоточен на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, чтобы вы не отвлекались на электронные письма в течение дня

Недостатки

• Требуется много времени, учитывая необходимость пересылки, архивирования и удаления большого количества сообщений
• занимается только управлением почтовыми ящиками, поэтому его нужно комбинировать с другими методами управления временем, которые ориентированы на управление задачами и проектами
• Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны

08.

У кого есть обезьяна

Обзор

Основное внимание в этом методе уделяется делегированию задач и в основном он нацелен на менеджеров проектов, хотя другие тоже могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справляться.

Есть 3 типа «обезьян» и управляемое время:

• Время, назначенное боссом: действия, необходимые боссу
• Системное время: запросы и вопросы коллег
• Самостоятельно установленное время: действия, которые вы решили предпринять.Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (свободное время) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, установленное подчиненным)

Вы стремитесь исключить время, наложенное подчиненными, систему контроля и время, установленное начальником, а также увеличить дискреционное время.

Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, правильное делегирование задач, установка приоритетов, SMART-цели, управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

1. Распознать и описать «обезьяну» — указать, что это за задача, и какие действия необходимы для ее выполнения
2. Назначьте «обезьяну» — назначьте «обезьяну» человеку
3. Застрахуйте «обезьяну» — убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
   • Если обезьяна важна и не допускает ошибок, вам следует порекомендовать, что следует делать, и действовать, если необходимо.
   • Если вы уверены, что человек, которому поручена обезьяна, справится с этим, действуйте, а затем дайте совет
4. Проверка «обезьяны» — укажите, когда вы будете обеспечивать наблюдение за обезьяной, чтобы убедиться, что все в порядке.

Преимущества

• Менеджеры могут эффективно использовать свое время
• Решать проблемы сотрудников становится проще
• Дает четкое представление о том, кому и что назначено.
• Простой способ делегирования задач

Недостатки

• Имеет дело только с управлением и делегированием задач — следует сочетать с другими методами управления временем для повышения общей производительности

09.

Метод действий

Обзор

Метод действий основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете и управляете ими соответственно. Таких проектов может быть:

• Управляйте своими финансами
• Административная работа
• Сеть
• Все, что угодно

Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART-цели, эффективное планирование

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

• Пометьте все свои повседневные дела как проекты и разбейте их на три этапа, чтобы сделать их более управляемыми:
• Action Steps: задачи в проекте, которые помогут вам продвигаться вперед — переработка предложения, отправка готового программного обеспечения, отладка вашего последнего приложения.
• Ссылки: заметки, список ссылок на соответствующие исследования, очерки. Все, что напрямую не способствует прогрессу, но служит ориентиром.
• Запасные предметы: все идеи и планы, над которыми вы в настоящее время не работаете, но могут когда-нибудь претвориться в жизнь

Преимущества

• Просмотр всех ваших повседневных действий как проектов означает, что у вас есть шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете быстрее и эффективнее

Недостатки

• Отнимает много времени и потенциально ошеломляет — рассматривать все как проект означает, что вы потратите много времени на планирование
• Нет расписания для проверки заданий — нет ясности, когда и нужно ли вам заниматься этими вопросами

10.

Матрица Эйзенхауэра

Обзор

Техника управления временем, при которой задачи распределяются по приоритетам, известна как матрица Эйзенхауэра — эта методика основана на маркировке каждой задачи как важной / не важной и срочной / несрочной.

Вы оцениваете задачи по их важности и срочности и решаете их в соответствии с этим.

Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в должности.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, однозадачность, отказ от отвлекающих факторов, SMART-цели, правильное делегирование задач

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, пропущенные сроки, многозадачность

Как это работает

Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:

• 1 квадрант — Задачи важные и срочные.Вы должны сделать это немедленно.
• 2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете их решать.
• 3-й квадрант — Задачи не важные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
• 4-й квадрант — Задачи, которые не важны и не срочны. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

Преимущества

• Простой принцип приоритизации задач
• Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или исключить.

Недостатки

• Могут возникнуть сложности с определением важности и уровня срочности задач
• Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете побуждение сосредоточиться на неотложных задачах, которые не обязательно важны

11.

Биологический прайм-тайм

Обзор

Ваше биологическое прайм-тайм — это время суток, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

Как только вы определите свое биологическое прайм-тайм, вы сможете распределить на это время свои самые важные, приоритетные задачи.

Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работа с системой»

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, избегание отвлекающих факторов, SMART-цели

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

• Вам придется поэкспериментировать с вашей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней
• Следите за своей концентрацией, энергией, мотивацией и объемом внимания в эти дни
• Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9 утра до 5 вечера каждый день
• График результатов каждый час и каждый день
• Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время суток выделяется как время, когда вы могли выполнить больше всего работы
• После того, как вы определили наиболее продуктивные часы дня за эти 20 дней, начните распределять на это время свои будущие приоритетные задачи
• Распределите менее важные задачи по периодам времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низкие

Преимущества

• Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени
• Вы определите, когда вы менее продуктивны, и сможете выделить менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки.

Недостатки

• Вам придется часто настраивать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свое биологическое прайм-тайм.
• Если вы кому-то подчинены и должны придерживаться дедлайнов, зная, что ваше пиковое биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с запросами и сроками начальства.

12.

Журнал производительности

Обзор

A 18 Journal чем-то похож на обычный дневник, только вы не отмечаете в нем свои личные мысли, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить, а затем обдумать.

Эта техника универсальна в действиях, которые вы отмечаете, поэтому вы можете:

• Запишите свои идеи и рабочие мысли — вы сможете воплотить их в жизнь позже
• Запишите все задачи, которые вы выполнили в течение дня — действия, которые вы выполнили, и вы можете размышлять над
• Перечислите все задачи, которые вам предстоит решить на следующий день — действия, которые вас ждут

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, расстановка приоритетов, SMART-цели

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование, несвоевременные сроки

Как это работает

1. Каждый день составляйте свой список дел в блокноте или в соответствующем программном обеспечении — делайте задачи простыми, понятными и доступными
2. Отслеживайте количество времени, которое у вас уходит на выполнение каждого элемента — вы можете использовать Clockify для этой цели и сохранять элементы из вашего списка дел как записи времени
3. Анализируйте свои временные результаты и соответствующим образом корректируйте свои будущие списки дел
4. Для получения более подробной информации вы также можете:
   • Самостоятельная оценка производительности для каждого элемента по шкале от 1 до 10
   • Составьте список, что вас отвлекает (социальные сети, YouTube, телефон), чтобы с большей вероятностью их избежать
   • Разбейте каждый элемент в вашем списке дел на более мелкие, более управляемые задачи
   • В дополнение к задачам установите цели, которые вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач
5. Размышляйте о своем дне, записывая комментарии к:
   • Какие задачи вы успешно выполнили
   • С какими проблемами вы столкнулись
   • Смогли ли вы их преодолеть

Преимущества

• Хранит всю вашу историю производительности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте
• Запишите свои проблемы, чтобы избавиться от стресса

Недостатки

• Журнал может стать неструктурированным — многое зависит от вашей способности структурировать журнал, так как для этого нет четких правил.
• Возможно, слишком подробный отчет о результатах вашей продуктивности — вам, возможно, придется потратить некоторое время на поиск, чтобы найти список прошлых дел, прокомментировать конкретную задачу и тому подобное в журнале.

13.

Метод Сайнфельда

Обзор

Особая календарная система, которая, как утверждается, была вдохновлена ​​цитатой Джерри Сайнфельда о продуктивности: «Не рвите цепочку».

Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным цветом и формируете цепочку «красных» дней. Если день не работаешь, красным не помечаешь, «цепочку рвешь».

Навыки управления временем, которые он улучшает : SMART цели

Решаемые проблемы : пропущенные сроки

Как это работает

Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

1. Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни в году
2. Каждый день, когда вы кодируете, даже на короткий период времени, вы отмечаете этот день красным маркером
3. Количество дней, отмеченных красным, продолжает увеличиваться по мере того, как вы продолжаете кодировать каждый день, и они образуют цепочку
4. Если вы пропустите день кодирования, вы не отметите этот день красным, и вы «разорвете цепь».
5. Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепь»

»

Преимущества

• Наблюдая за ростом цепочки дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать ее и каждый день совершенствовать свои навыки.
• Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов откладывать на потом, когда вы спешите поработать до конца дня

Недостатки

• Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего мастерства, но также достижима, что может быть непросто
• Иногда вам будет сложно найти время для работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепь».

14.

Правило 10 минут

Обзор

Вы говорите себе, что поработаете над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы определяете, останетесь ли вы или продолжите.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, расстановка приоритетов

Проблемы, которые он решает : многозадачность, пропуск перерывов

Как это работает

1. Выберите задачу
2. Немедленно приступить к работе
3. По прошествии десяти минут подумайте о своей сосредоточенности и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или вы хотите продолжить еще 10 минут?
4. Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока вы не захотите прекратить работу над этой задачей в течение дня

Преимущества

• Разбивка задачи на небольшие отрезки времени поможет вам получить импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз
• Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении больших задач
• Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать еще несколько 10-минутных сетов после первого.
• Начало работы сразу после выбора задачи означает, что у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы
• Меньше шансов откладывать дела на потом — у вас появится привычка сразу же погрузиться в работу
• С психологической точки зрения, 90-минутную задачу легче решить как 9×10-минутные блоки

Недостатки

• Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, не встанете ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы погрузились в задачу

15.

Список дел

Обзор

Вместо того, чтобы перечислять то, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы уже выполнили за определенный период времени.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

1. В конце каждой рабочей недели выделяйте 10-15 минут, чтобы записать все, что вы сделали
2. Рядом с каждым элементом укажите то, что вы узнали во время работы над ним
3. Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты

Преимущества

• Дает вам представление об объеме проделанной работы и объеме работы, которую вам осталось выполнить
• Это мотивирует видеть, сколько вы достигли за определенный период времени
• Простой способ отслеживать свой прогресс

Недостатки

• Знание того, что вы уже закончили, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — никаких установленных сроков, никакого конкретного количества задач и проектов

16.

Список запретов

Обзор

В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

Навыки управления временем, которые он улучшает : эффективное планирование, управление стрессом

Проблемы, которые он решает : неэффективное планирование

Как это работает

1. Вы составляете список перед каждым рабочим днем ​​
2. Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ стремитесь выполнять или думать о
3. Это могут быть отвлекающие факторы, чрезмерно амбициозные идеи, над которыми объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите отказаться.
4. Включите слово «Не делайте этого» перед каждым элементом в списке.
5. Перечеркните каждый предмет в конце дня, если вам удалось его избежать

Преимущества

• Перечислив все виды деятельности, на которых вы больше не сосредотачиваетесь, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел
• Контролирует ваши вредные привычки, например, времяпрепровождение в социальных сетях, когда вам следует работать
• Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого следует делегировать

Недостатки

• Не дает подробностей о задачах, которые вы должны выполнить

17.

Flowtime Technique

Обзор

Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментальных временных рамок для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после истечения периода времени, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Эта техника проистекает из техники Помидора, но она менее жесткая с точки зрения времени на рабочие сессии и перерывы. Это также похоже на технику Timeboxing, только вам предлагается подумать о том, продолжите ли вы работать по истечении времени, а не принудительно останавливаться.

Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моура в 2015 году.

Навыки управления временем, которые он улучшает : управление стрессом, однозадачность

Проблемы, которые он решает : многозадачность

Как это работает

С предварительно установленным количеством минут для начальной рабочей сессии:

Выберите задачу
1. Решите поработать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер
2. Вы работаете до остановки таймера
3. Затем вы думаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут.Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут
4. Когда истечут 10 минут, спросите себя, сможете ли вы сосредоточиться на больше времени
5. В любой момент, когда заданный период времени истекает (через 30 минут или после дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв

Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы узнать, сколько времени вы потратили на этот рабочий сеанс.Когда почувствуете, что вам нужен перерыв, прекратите работу

Преимущества

• Вы получаете преимущества рабочих сессий / перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов
• Если вы считаете, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком длинный, вы можете изменить его в следующий раз.
• Используя счетчик времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы можете сосредоточиться дольше всего

Недостатки

• Отсутствие установленного времени для продолжительности рабочих занятий может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете выгорать
• Задачи синтаксического анализа полностью зависят от вас — вам может не удастся разбить их на управляемые фрагменты
• Общее отсутствие правил

18.

Наибольшая цель

Обзор

Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

Грег МакКаун разъяснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

Навыки управления временем, которые он улучшает : цели SMART, эффективное планирование, управление стрессом, однозадачность, установка приоритетов

Проблемы, которые он решает : многозадачность, неэффективное планирование

Как это работает

1. Вы выбираете свою наивысшую цель
2. График работы 2 часа каждый день
3. Лучше всего запланировать эти 2 часа на раннее время дня, когда большинство людей спит, чтобы никто вас не отвлекал.
4. Придерживайтесь графика
5. Избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов в это время
6. Работайте только над своей главной целью в течение этих 2 часов
7. Оставить остаток дня для других дел

Преимущества

• Непрерывно работая над задачей в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе.