Содержание

Бизнес на госзакупках и тендерах: 5-ть реальных моделей

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Тема госзакупок и тендеров в настоящее время настолько популярна, что притягивает к себе внимание огромного количества людей. Кто-то видит в закупках источник быстрого обогащения, кто-то видит в них лишь дополнительный инструмент для расширения рынка сбыта своих товаров (работ, услуг), а кто-то платформу для реализации своих знаний и опыта.

И все эти люди, словно мотыльки летящие на свет, начинают крутиться в этой сфере. Каждый из них пытается получить то, зачем, собственно говоря, он сюда и пришел. И ни для кого не секрет, что все приходят в эту сферу… за деньгами. Ведь они действительно здесь есть. Весь вопрос заключается лишь в том, как построить бизнес на госзакупках и заработать на них?

Поэтому в этой статье я подробно расскажу вам о том, какие модели бизнеса на госзакупках и тендерах существуют и на чем действительно можно заработать. А вы уже сами для себя решите, какая модель подходит лично вам. Ну что, вы согласны? Тогда начнем… (Примечание: настоящая статья актуализирована 03.02.2019 г.)

Содержание:

1. Почему госзакупки так популярны?
2. Модели бизнеса на госзакупках и тендерах
2.1 Модель №1 — “Участник”
2.2 Модель №2 — “Посредник”
2.3 Модель №3 — “Инструменты и сервисы для поставщиков”
2.4 Модель №4 — “Обучение госзакупкам и коммерческим тендерам”
2.5 Модель №5 — “Партнер”
3. Выводы и рекомендации

1. Почему госзакупки так популярны?

Прежде чем приступить непосредственно к рассмотрению существующих моделей бизнеса в сфере госзакупок, давайте с вами разберемся, почему же они (т.е. госзакупки) пользуются такой популярностью.

А для этого предлагаю вам остановиться на минутку и попробовать представить себе наше с вами государство. Это такой огромный “организм”, для поддержания деятельности которого, постоянно требуются различные товары, работы и услуги. Причем в очень больших объемах.

То есть наше государство было, есть и будет самым крупным, постоянным, и платежеспособным потребителем. Невзирая на кризисы, нестабильную мировую ситуацию, колебания валют оно постоянно нуждается в различных товарах, работах и услугах. Государство нуждается практически во всем, начиная от карандашей и ручек, заканчивая детскими садами, школами и крупными промышленными объектами. Именно по этой причине участие в госзакупках так популярно среди представителей малого, среднего и крупного бизнеса.

Ежедневно на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) — www.zakupki.gov.ru размещаются тысячи госзаказов. По состоянию на 03.02.2019 г. на сайте ЕИС зарегистрировано более 290 тысяч заказчиков, работающих в рамках 44-ФЗ, и более 100 тысяч заказчиков, работающих по 223-ФЗ.

Как вы знаете, спрос рождает предложение. Поэтому в настоящее время на “рынке госзакупок” так много посредников и сопутствующих сервисов, которые предлагают представителям бизнеса, да и всем желающим, сделать участие в торгах максимально простым и результативным.

2. Модели бизнеса на госзакупках и тендерах

Ниже в этой статье вы найдете информацию о 5-ти реальных моделях бизнеса, которые существуют в настоящее время, и на которых можно заработать.

2.1 Модель №1 — “Участник”

Это самая популярная и очевидная модель бизнеса на госзакупках. Согласно п.4 ст.3 44-ФЗ участником закупки может быть любое юридическое лицо или любое физическое лицо, в том числе зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя (за исключением зарегистрированных в офшорных зонах). То есть если вы являетесь физическим лицом, либо если у вас уже есть действующий бизнес, то вы можете начать участвовать в госзакупках и поставлять государству свои товары, оказывать услуги, выполнять работы.

Однако имейте в виду, что это не так легко сделать, как многие любят об этом говорить.

Во-первых, вам понадобятся теоретические знания и практические навыки для участия в торгах. И тут у вас есть несколько вариантов. Либо вы будете самостоятельно разбираться в теме госзакупок, либо наймете в штат специалиста с опытом работы, либо отдадите участие в торгах на аутсорсинг (тендерное сопровождение).

Во-вторых, вам необходимо разбираться в товарах, работах или услугах, которые вы планируете поставлять государству. Для чего это нужно? А для того, чтобы правильно подготовить свою заявку и установить ценовое предложение. Помимо этого вам необходимо располагать информацией о поставщиках и производителях, работающих на этом рынке, знать оптовые и розничные цены и т.д. О том, как работать с поставщиками, где и как их искать, а также как их правильно проверять, рассказано здесь.

Например, если вы работали менеджером по продаже строительных материалов, то вам будет гораздо проще участвовать в торгах на поставку строительных материалов и выполнение ремонтных работ, нежели человеку, который работал в сфере общепита. Думаю, смысл вам понятен.

В-третьих, у вас должны быть свободные денежные средства, которые могут потребоваться для обеспечения заявки, обеспечения исполнения контракта, а также для выполнения условий самого контракта, т. к. в большинстве случаев авансирование по контракту не предусмотрено. То есть участник получает деньги только после исполнения условий контракта.

В-четвертых, для участия в электронных торгах на электронных площадках вам потребуется электронная подпись, а также регистрация в ЕИС и аккредитация на этих площадках.

В-пятых, у вас должны быть соответствующие лицензии и  допуски к работам, если ваша деятельность подлежит обязательному лицензированию или требует наличия допуска СРО.

Несколько слов хочется сказать тем потенциальным участникам, кто видит в госзакупках и тендерах источник быстрой наживы. Коллеги, быстрых и легких денег здесь нет и никогда не будет! Могу это вам заявить с полной уверенностью. Если в госзакупках и

Главное правило работы с поставщиками [Личный опыт] Бизнес на госзакупках / Тендеры

Бизнес это всегда риски.
Что можно сделать, чтобы каждый Ваш шаг или решение было максимально безрисковым?

Конечно, иметь запасной план, не повторять чужих ошибок (=знать о них как минимум!), иметь резерв на случай краха и потери заработка, исключить ситуацию, когда Вы:
+ останетесь без денег
+ останетесь без товара
+ останетесь без вариантов (!)

Смотрите внимательно! В этом видео даю несколько лайфхаков «между строк».

Это видео ОБЯЗАТЕЛЬНО к просмотру для всех, кто:
+ строит бизнес с нуля / ищет бизнес идею
+ настраивает продажи в новом секторе (не только через тендеры!)
+ делает первый раз большую закупку у новой компании
+ боится сделать перевод непонятно куда/кому
+ начинаете работать с другим регионом, где у Вас нет представителя

___________________
Подпишитесь на канал, если Вам интересно:
+ как построить бизнес с нуля на тендерах — без расходов на маркетинг, рекламу, упаковку и штат сотрудников
+ как начать зарабатывать параллельно с текущей работой/бизнесом в другой нише
+ как начать получать доп.заказы в существующем бизнесе

Другие полезные видео на моем канале:

+ Выбор ниши для стартапа с помощью тендерных технологий [вебинар!] https://youtu.be/9Pz_gagGQhg
+ Как создать тендерный отдел с нуля: основные ошибки [вебинар!] https://www.youtube.com/watch?v=UAJITAdWy_o&feature=youtu.be&t=1s
+ Стартап на тендерах с нуля (часть 1) [вебинар!] https://youtu. be/ZnViDXuST5o

+ Кто может открыть бизнес на госзакупках с нуля и кто это уже сделал: https://youtu.be/p0YNnrtLsKM
+ Сколько времени нужно потратить на этот бизнес https://youtu.be/t-ytC6bgP-s
+ Сколько денег нужно для бизнеса с нуля https://youtu.be/t-ytC6bgP-s
+ Неплатежи в госзакупках (вебинар) https://www.youtube.com/watch?v=qx2rKBGGhFs

+ 20 причин запустить бизнес на тендерах https://youtu.be/32duDdY06Cc
+ 20 дебильных ошибок начинающих участников тендеров https://youtu.be/1ZD3Lg-I6Mg
+ Заточка ТЗ в тендерах https://youtu.be/p_SeDZvEHK4

Как участвовать в госзакупках и выиграть тендер

Электронные торговые площадки позволяют получать крайне выгодные предложения от организаций в самых различных отраслях. Они работают по принципу аукционов – заказ получает компания с самым заманчивым предложением. Принять участие в них может любая организация, однако для того, чтобы одержать победу, необходимо знать правила и алгоритмы работы.

Принцип работы системы госзакупок

Если рассматривать государство с точки зрения коммерческой структуры, то, как и любая организация, оно нуждается в оказании определенного рода услуг. Поскольку масштаб работы государства огромен и затрагивает абсолютно все сферы жизни, то и перечень необходимых услуг практически неограничен.

Каждое направление развития экономики или государственный институт – образование, космонавтика, сельское хозяйство и пр., периодически нуждается в работниках извне.

При этом, поскольку оплата этих услуг производится из бюджета, состоящего, в том числе, из налоговых отчислений, процесс выбора подрядчика должен быть максимально прозрачным. Поэтому распределение заказов происходит с помощью тендеров.

Выполнив требования, любая организация может предложить свои условия выполнения заказа и назначить собственную цену. Если эта цена окажется самой выгодной среди прочих предложений, компания получит заказ.

Несмотря на первоначальную простоту системы, многие организации часто прибегают к законным хитростям, с помощью которых оказывают влияние на выбор подрядчика. Чтобы не стать жертвой обстоятельств и грамотно построить бизнес на госзакупках, важно хорошо изучить работу системы.

Виды торгов

В России законодательно утверждено несколько разновидностей торгов, с помощью которых обеспечивается максимально честное и не предвзятое распределение заказов.

Открытый конкурс

Это наиболее распространенный способ организации госзаказов. Информация о заказе размещается в СМИ, в том числе печатных, на тематических сайтах – используются все каналы, чтобы найти оптимального заказчика.

Для того, чтобы провести полноценный открытый конкурс, необходимо подготовить большой объем материалов, все условия должны быть документально зафиксированы. В течение месяца собираются заявки, после чего происходит процедура вскрытия и учрежденная комиссия решает, кому доверить выполнение заказа.

Закрытый конкурс

Закрытый конкурс отличается тем, что заказчик сам устанавливает круг исполнителей, которые могли бы справиться с заказом. Это может быть связано с конфиденциальностью информации или узкой направленностью работы. Также закрытый конкурс может проводиться в случае, если ознакомление с многочисленными заявками является нерентабельным, а расходы на него превышают стоимость выполнения работ.

Аукцион

Для закрытого аукциона характерно то, что все процедуры проходят с максимальной степенью конфиденциальности. Это необходимо для того, чтобы обезопасить заказчика от возможного сговора.

Аукционы, как и конкурсы, могут также быть и открытыми, и закрытыми. Исполнитель выбирается по принципу самой низкой стоимости оказания услуги. Понижать ставки на аукционе можно по строго установленным параметрам, регламентируемым законодательно.

Электронный аукцион

Электронный аукцион проходит исключительно на электронных торговых площадках, аккредитованных контролирующим органом.

Подать заявку можно только через интернет, отслеживать информацию о проведении аукциона также следует на специальном сайте.

С 2011 года все субъекты РФ законодательно принуждены устраивать открытые электронные аукционы. Современные технологии позволяют снизить риск преступного сговора и делают процесс выбора исполнителя для госзакупок предельно честным.

Запрос котировок

Способ применяется тогда, когда речь идет о производстве линейной продукции для неограниченного круга лиц. Запрос котировок является самой быстрой процедурой оформления заказов на госзакупках.

Кто может принимать участие

Предприниматели часто обращаются к юристам с вопросом о том, может ли ИП участвовать в госзакупках: в открытых конкурсах и аукционах могут участвовать и ИП, и ЮЛ. ИП не могут принимать участие только в заказах в тех отраслях, которые требуют учреждения юридического лица (ООО, ЗАО или ОАО).

Для принятия участия в закрытых аукционах и конкурсах необходимо полностью соответствовать требованиям заказчика и иметь успешный опыт работы в выбранной категории бизнеса. ИП или ЮЛ никак не может повлиять на включение его в список потенциальных исполнителей кроме как отличной репутацией и привлекательными ценами.

Чтобы подавать заявки на участие в тендерах, необходимо получить электронную цифровую подпись и пройти процесс регистрации на одной из аккредитованных площадок госзакупок.

Как заработать на госзакупках: пошаговая инструкция

В настоящее время работать с госзакупками удобнее всего через электронные аукционы: все организации и субъекты РФ законодательно обязаны выставлять заказы на аккредитованных порталах. Разобраться, как работать с госзакупками в электронном виде, намного проще, чем с традиционным аналогом. К тому же, отслеживать появление новых тендеров в режиме онлайн гораздо удобнее. Чтобы выиграть тендер, предварительно следует выполнить следующие действия.

  • Получение ЭЦП

Электронная цифровая подпись необходима каждому предпринимателю или юридическому лицу.

Она полностью эквивалентна стандартной подписи и позволяет осуществлять все операции с помощью интернета. Кроме того, для осуществления некоторых отдельных видов бизнеса наличие такой подписи необходимо для электронной отчетности.

Получить ЭЦП можно в специальном удостоверяющем центре, который прошел проверку и имеет сертификат на предоставление таких услуг.

Для получения понадобятся паспорт, СНИЛС, свидетельство о присвоении статуса ИП или ООО. После того, как документы будут оформлены и ключ готов, заявитель получает ключ, записанный на флеш-карту. Процесс оформления занимает от 2-3 до 10 рабочих дней.

  • Выбор площадки

После того, как ключ будет готов, потенциальному исполнителю необходимо выбрать площадку. На сегодняшний день официальную аккредитацию в России прошли следующие порталы:

Единая информационная система в сфере закупок;

  1. Сбербанк-АСТ;
  2. РТС-тендер;
  3. ОАО «Госзакупки»;
  4. Агентство по госзаказам, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Татарстана.
  • Прохождение аккредитации

Чтобы участвовать в тендерах на одном из этих ресурсов, необходимо пройти процедуру аккредитации, причем для каждого портала отдельно. Для того, чтобы пройти аккредитацию, необходимо заполнить форму регистрации и приложить все учредительные документы: выписку из госреестров, свидетельство, устав, доверенность на участие в торгах (если в них принимает участие не сам руководитель организации) и пр.

В течение 5 дней администраторы портала рассмотрят заявку, проверят действительность всех представленных документов. После этого последует либо подтверждение с последующим доступом ко всем действующим заказам, либо отказ с подробным объяснением причин.

Комментарии, как правило, бывают связаны с отсутствием какого-либо документа.

  • Перевод денег на счет

Следующий шаг к тому, как участвовать в госзакупках, выиграть тендер и получить высокодоходный заказ заключается в том, чтобы разместить средства на собственном счете в рамках выбранной площадки.

При подаче заявки на счете будет удерживаться от 2% до 5% от стоимости заказа. После того, как аукцион будет завершен, сумма вернется обладателю и ее можно будет при необходимости беспрепятственно вернуть.  Без наличия средств на счете поставщик не имеет права отправить заявку на выполнение заказа.

Таким образом, это обязательное условие для работы на госзакупках.

  • Составление заявки

Формирование заявки – немаловажный этап в работе с госзакупками. От того, насколько корректно будет сформирован ее текст, зависит успех потенциального исполнителя. Она состоит из двух частей: анонимной и информационной.

В анонимной части содержится информация о согласии на проведение работ, подробное описание услуги и процесса ее выполнения. Во второй части заявки содержатся сведения об участнике, необходимая документация.

Заказчик получает информацию из первой части и передает ответ оператору портала, который, в свою очередь, имея полную информацию об исполнителе, связывается с ним и сообщает ответ: отрицательный или положительный.

Госзакупки: как начать работать и зарабатывать

Существует несколько правил, при соблюдении которых вероятность получить выгодный заказ существенно возрастает. Заинтересовавший заказ необходимо отслеживать до конца – заказчик в любой момент может изменить условия, сославшись на ошибку, и таким образом подыгрывать определенному исполнителю. При этом осуществление госзакупок должно быть полностью прозрачным и конкурентным.

Опасность представляют заказы, на которых цена установлена в несколько раз ниже рыночной. Как правило, это свидетельствует о недобросовестном заказчике.

Чтобы не сталкиваться с обманом, необходимо составлять собственный черный список и избегать работы с такими работодателями.

Создание команды / отдела закупок — полное руководство

Вам поручено создать команду по закупкам в вашей организации и не знаете, с чего начать?

Независимо от того, являетесь ли вы опытным специалистом по закупкам или только что вам передали эту функцию, это руководство послужит пошаговым процессом создания команды по закупкам с нуля.

В этом руководстве мы рассмотрим

  • Роли и обязанности группы снабжения.
  • Как построить функцию закупок и сформировать команду.
  • Типичная структура группы закупок
  • Как определить ожидания различных заинтересованных сторон
  • Какие навыки следует искать при приеме на работу в отдел закупок

Перед тем, как начать, загрузите Построитель группы закупок

Затем следуйте инструкциям, чтобы выяснить, какая структура группы закупок лучше всего подходит для вас.

Закупки играют решающую роль в оказании помощи организации в достижении целей экономии средств. Будь то поиск способного поставщика или партнеров, которые могут помочь в создании конкурентоспособного продукта, или снижение затрат и увеличение денежного потока для бизнеса.

Любому бизнесу необходимы определенные базовые функции для работы, например, расчет заработной платы и льгот, чтобы сотрудники могли получать оплату вовремя. Закупки являются одним из них и обычно объединяются во многие административные функции.

Но если компании рассматривают закупки как источник инноваций и экономии затрат, то это не просто административная функция, и, следовательно, вам необходимо стратегически подумать о создании вашей команды по закупкам.

Итак, кому следует читать это руководство?

Это руководство представляет собой пошаговый процесс обдумывания процесса разработки группы закупок, способной поддерживать бизнес-цели. Так что это для всех, кто хочет использовать закупки как стратегический рычаг для снижения затрат или стимулирования инноваций.Но это руководство будет наиболее полезным для следующей аудитории.

  • Вы — главный административный сотрудник или главный юрист и хотите упростить закупочные операции в своей компании.
  • Вас наняли, чтобы создать команду снабжения с нуля.
  • Вы новичок в закупках, но вам было поручено создать группу снабжения,

Независимо от вашей ситуации, мы надеемся, что это руководство окажется для вас полезным.

Как читать это руководство

Это руководство разбито по главам. Если глава к вам не подходит, можете пропустить ее.

1. Роли и обязанности группы закупок

Итак, какова роль группы закупок и каковы должны быть ее основные цели?

Это должен быть первый вопрос, который вам следует задать, когда вы приступаете к созданию команды по закупкам.

Давайте сначала рассмотрим некоторые ключевые преимущества, которые может предоставить функция закупок, а затем посмотрим, как ее следует адаптировать к конкретным потребностям организации

Ниже приведены некоторые из основных функций группы закупок

Централизация закупочной деятельности

Когда организация небольшая, очень немногие сотрудники покупают продукты и услуги.По мере роста организации закупки становятся децентрализованными в разных отделах.

Например, если вы производите продукт, сырье (часто называемое прямыми расходами) закупает производственный отдел.

Закупки на расходы, связанные с ИТ, осуществляются ИТ-отделом и так далее. Обычные вещи, такие как канцелярские товары, которые обычно покупают офис-менеджеры, и так далее.

По мере роста организации этот подход создает больше разрозненных позиций с точки зрения закупок, и каждый отдел начинает развивать отношения со своими собственными поставщиками.

Наличие централизованной группы закупок гарантирует, что закупки будут централизованы в одном месте, и вы сможете повысить производительность, имея один отдел, выполняющий всю закупочную деятельность.

Чем раньше вы подумаете о централизации закупок, тем лучше. Если вы будете ждать слишком долго, это станет кошмаром для управления изменениями.

Чем дольше люди делали свои покупки, тем больше времени потребуется команде закупок для стандартизации и централизации процесса.

Даже если у вас несколько офисов, наличие общей функции для каждого из них может повысить эффективность и производительность. Вы можете подумать о централизованной функции закупок, но достаточно децентрализованной, чтобы каждое место могло принимать решения, полезные для бизнеса.

При формировании группы закупок вам также следует подумать, какие технологии могут позволить этой команде принести больше пользы вашей организации. Система закупок обеспечивает фундаментальную структуру для вашей команды, чтобы создавать ценность и продолжать приносить пользу вашей организации.

Экономия и контроль затрат

Очевидным преимуществом централизации закупок является экономия и контроль затрат.

Когда у вас нет отдела закупок, нет стандартизированного процесса закупок или процесса утверждения.

Нередко можно увидеть, что покупки часто совершаются по телефону без надлежащего заказа на покупку, и финансовые службы узнают о расходах только тогда, когда появляется счет-фактура .

К тому времени для организации уже слишком поздно контролировать расходы.

Роль функции централизованных закупок заключается в обеспечении стандартизации процесса закупок и реализации базовых средств контроля затрат, таких как утверждения перед совершением покупки. Это позволяет руководству проверить расходы до того, как они произойдут, и сократить расходы, которых можно избежать.

Согласно исследованию SpendMatters, компании могут легко сэкономить 2–3% за счет снижения затрат за счет внедрения основных средств контроля закупок и систем закупок.

После того, как основные элементы управления закупками введены в действие, команда может начать извлекать выгоду из понимания синергии покупки, что приводит к экономии затрат.

Экономия затрат — это отдельная тема, о которой мы говорили ранее. Но в основном есть два типа экономии затрат, которую может обеспечить команда по закупкам

Мягкая экономия — также называемая сокращением затрат. Эта экономия объясняется более жестким контролем над закупками и снижением затрат поставщика в годовом исчислении. Хотя это не уменьшает бюджет, но помогает организации эффективно распределять капитал и избегать любых бюджетных сюрпризов.

Жесткая экономия — это ощутимая экономия, и результат можно измерить как сокращение бюджета. Например, компания покупает виджет сырья по цене X долларов за единицу, а новая сниженная стоимость составляет X-1 долларов за единицу. Затем, если объем останется прежним, вы можете увидеть влияние снижения затрат на позицию строки себестоимости проданных товаров (COGS). Это должно улучшить вашу юнит-экономику.

Соответствие

По мере роста вашей организации соблюдение требований при закупках становится важной проблемой. Соблюдение правил закупок происходит на разных уровнях, но на самом базовом уровне вам необходимо иметь надлежащий контроль закупок.

Цель контроля закупок — предотвратить мошенничества при закупках. Сотрудник легко может совершить мошенничество при закупках, если отсутствует контроль и разделение обязанностей. Например, одно и то же лицо может создать заказ на поставку, ввести счет и произвести платеж поставщику.

Другим преимуществом более жесткого контроля является то, что это ключевое требование для соответствия закону Сарбейнса-Оксли (SOX), и если вы думаете о сборе денег или выходе на биржу, то эти базовые средства контроля являются обязательными для вашей организации.

Централизованное управление контрактами

В зависимости от того, как структурирована ваша группа закупок, функция управления контрактами должна быть централизована с закупками.

Без группы закупок контракты обычно управляются внутри каждого отдела, и с этим есть несколько проблем.

• Без центральной функции управления контрактами нет стандартов для контрактов, что может подвергнуть вашу компанию нежелательному риску.

• Если контракты управляются разными отделами, то невозможно гарантировать наличие контрактов там, где это необходимо.

• Не существует единого места, где можно было бы найти все контракты, обычно они заключаются с сотрудниками, которые вели переговоры, и часто бывает трудно найти эти контракты, если сотрудников больше нет в организации.

Наличие группы закупок позволяет централизованно управлять контрактами и обеспечивать соблюдение стандартных руководящих принципов контрактов, согласовывая их с юридическим отделом.

Управление рисками

Другой ключевой функцией отдела снабжения является управление рисками. Существуют разные виды риска, и в зависимости от характера бизнеса это может быть важно для вас, а может и не иметь.

Существует множество типов рисков, которым подвержена цепочка поставок, но давайте рассмотрим некоторые из общих рисков

Доступность продукта

Заключение контракта с поставщиком бесполезно, если поставщик не может доставить товар или доставить товар вовремя.

Группа закупок может снизить этот риск, выполнив тщательную оценку поставщика, которая включает посещение завода, обследования качества и беседы с референтными клиентами.

Обеспечение поставок также включает обеспечение того, чтобы в контракте были предусмотрены штрафы для поставщиков, если они не могут уложиться в установленные сроки.

Отдел снабжения также может снизить этот риск путем проведения регулярных бизнес-обзоров для отслеживания непрерывной работы и выявления любых потенциальных проблем и их планов по снижению рисков.

Риск ответственности

В идеальном мире все идет по плану, но мы не живем в идеальном мире!

Вы должны убедиться, что ваш бизнес не берет на себя чрезмерную ответственность из-за заключения контракта или его отсутствия.

Рассмотрим пример. Допустим, вы наняли подрядчика для ремонта потолочного освещения в холле компании. Подрядчик отправляет одного из своих технических специалистов починить свет.

Пока он работал над этим, он роняет светильник, и тот падает на одного из посетителей.Посетитель, в свою очередь, предъявляет иск компании за халатность и расходы, связанные с госпитализацией.

Кто несет ответственность за ущерб: компания, нанявшая подрядчика, или подрядчик, который был нанят для выполнения работы?

Группа закупок может помочь снизить этот риск, обеспечив наличие установленного контракта со сторонним подрядчиком, а ограничение ответственности четко определяет, кто несет риск потенциального ущерба.

Репутационный риск

Все мы слышали о проблемах детского труда в компании Foxconn, одном из основных поставщиков Apple.Но риск репутации существует не только для крупных компаний.

Хотите ли вы, как компания, участвовать в таком бизнесе?

Я думаю, никто не знает.

Мы не говорим, что Apple не заботится о подобных вещах, но это может случиться с любой компанией. Независимо от того, имеете ли вы дело с международным поставщиком или с местными поставщиками, вы хотите обеспечить неприкосновенность репутации вашей компании, особенно в сообществе, в котором вы работаете.

Риск увеличения затрат

Ни один покупатель не хочет, чтобы стоимость его сырья увеличивалась, конечно, поставщикам любого продукта или услуги это понравится.

Но увеличение затрат является частью обычного цикла покупки. Например, стоимость сырья может увеличиваться, что увеличивает затраты поставщика на производство продукта для вас. Теперь, конечно, вы не контролируете эти вещи.

Группы снабжения, однако, могут структурировать контракт таким образом, чтобы поставщик не увеличивал затраты на фиксированное количество лет или месяцев.

В некоторых случаях существует язык взаимности, который позволяет покупателям и поставщикам разделить риск и вознаграждение.Например, если стоимость увеличивается, покупатель и поставщик разделяют фиксированный процент от общего увеличения стоимости. В случае снижения затрат и покупатель, и поставщик разделят выгоду от снижения затрат.

Когда дело доходит до снижения риска увеличения затрат, вам необходимо применить практический подход. Контракт с фиксированной стоимостью будет бесполезен, если он приведет поставщика к банкротству.

Финансовый риск

Отделы снабжения не только помогают снизить риск ответственности, но также могут помочь в отслеживании финансовых показателей поставщика, особенно для ваших критически важных поставщиков.

Существует много общедоступной информации, которую можно использовать для отслеживания финансового состояния ваших поставщиков. Это требует дисциплинированного подхода и особого внимания со стороны отделов закупок.

2. Какую роль команда по закупкам должна играть в вашей организации?

Итак, теперь вы знаете, какие преимущества дает отдел закупок, но какую роль закупки должны играть в вашей организации.

Если вы еще этого не сделали. Загрузите конструктор группы закупок

. Затем следуйте инструкциям, чтобы выяснить, какая структура группы закупок лучше всего подходит для вас.

Это очень важный шаг по двум причинам

• Вам необходимо согласовать цели закупок с целями организации. Постановка четких целей для нового отдела закупок — первый шаг к этому.

• Вы можете использовать этот базовый уровень для определения навыков, которыми должна обладать ваша команда, чтобы соответствовать

Политика закупок, включен шаблон политики закупок

Бонусные материалы: Шаблон политики бесплатных закупок

Нужна ли вам политика закупок, которая помогает вы контролируете расходы и получаете лучшую прозрачность?

В этом пошаговом руководстве мы расскажем вам о ключевых элементах политики закупок и о том, как написать высокоэффективную политику.

Это руководство предназначено для руководителей, которые стремятся контролировать расходы с помощью эффективного процесса закупок.

Прежде чем мы начнем, загрузите наш шаблон политики закупок, перейдя по ссылке ниже.

Тогда следуйте этому руководству о том, как заполнить его и разработать политику закупок для вашего бизнеса.

Преимущества политики закупок

Какова роль политики закупок?

Поработав с сотнями компаний, мы заметили следующие преимущества для компаний.

Стандартные руководящие принципы

Политика закупок устраняет двусмысленность при покупке продуктов и услуг у ваших поставщиков.

В небольшой компании закупочная деятельность осуществляется очень небольшим количеством сотрудников. Итак, у вас уже есть общие нормы, и вам, вероятно, не нужна письменная политика.

Однако по мере роста компании от нескольких сотрудников до большого числа сотрудников или нескольких офисов, этот подход не работает.

Если вы не задумываетесь о настройке политики закупок с самого начала, каждое место развивается со своим собственным набором процессов.

По мере того, как компания продолжает расти, эти отдельные политики становятся новой нормой, и становится трудно, если не невозможно, объединить их в одну целостную политику.

Наличие политики закупок с самого начала дает вам возможность установить стандартный набор руководящих принципов для разных мест.

По мере масштабирования операций вы можете обновить политику закупок, чтобы учесть любые конкретные требования для местоположения.

Приемлемое поведение

Это ваши заповеди о закупках для ваших сотрудников.

Давайте рассмотрим несколько примеров.

Пример 1 — конфликт интересов

Если у вас нет политики закупок, также возможно, что у вас нет специального отдела закупок.Это означает, что закупка осуществляется в рамках отдельных отделов.

Если лицо, принимающее решение в этом отделе, решает совершить покупку у родственника, приемлемо ли это для вашей компании или считается ли это конфликтом интересов?

Пример 2 — Личные стимулы для покупателя

Продавцы нередко развлекают лиц, принимающих решения, в процессе оценки или после того, как они выбраны в качестве поставщика.

Вопрос в какой степени?

Предположим, продавец отправляет лицо, принимающее решение, в Лас-Вегас в поездку непосредственно перед принятием решения.

Вы не должны удивляться тому, что поставщик выбран для этого продукта или услуги.

Является ли такое поведение приемлемым в вашей компании?

Мы только что привели два примера, но суть в том, что независимо от того, что приемлемо, а что нет, наличие единого стандарта для всех сотрудников помогает сотрудникам принимать повседневные решения о покупке.

Вы можете реализовать процесс утверждения покупки, чтобы уменьшить вероятность несанкционированных покупок или покупок у нежелательных поставщиков.Щелкните здесь, чтобы подписаться на демонстрацию, и мы покажем вам, как реализовать эффективный процесс утверждения покупок для регистрации покупок, не соответствующих требованиям.

Роль закупщиков

Если у вас есть отдел закупок, политика закупок поможет вам повысить ценность отдела закупок.

Простое определение роли закупок не поможет в расширении взаимодействия закупок с заинтересованными сторонами.

Хотелось бы, чтобы все было так просто!

Однако, настраивая политику закупок, вы сообщаете сотрудникам о роли закупок и о том, как участвовать в закупках.

Политика закупок также помогает вам установить и сообщить о стандартном процессе закупок для компании.

Если вы используете систему закупок, политика закупок может способствовать внедрению этой системы.

Взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами

Политика закупок предназначена не только для ваших сотрудников, но и содержит стандартные рекомендации для ваших поставщиков о том, как взаимодействовать с вашей компанией.

Если нет политики закупок, нет и руководящих принципов для ваших поставщиков.

Ниже приведены некоторые области, в которых политика закупок может помочь.

1. Как взаимодействовать с вашей компанией. Если потенциальные поставщики хотят поговорить о своих возможностях, как им следует взаимодействовать?

2. Что допустимо, а что нет. Мы говорили о том, как вендоры могут попытаться повлиять на решение, допуская неприемлемое поведение. Теперь вы можете контролировать это, гарантируя, что лица, принимающие решения, ведут себя этично.

Альтернативой может быть определение этого в вашей политике закупок для ваших поставщиков.Например, вы можете определить приемлемую политику в отношении подарков, указав, какие подарки можно использовать, или указать, нельзя ли приносить какие-либо подарки поставщикам.

Определив руководящие принципы для своих поставщиков, вы можете упростить процесс взаимодействия и взаимодействия с вашей компанией.

Создание политики закупок — пошаговый процесс

В этом разделе мы рассмотрим ключевые элементы, необходимые вам в вашей политике закупок. Сначала мы рассмотрим содержание, а затем перейдем к каждому разделу.

  1. Цель политики закупок.
  2. Роль покупателя.
  3. Процесс настройки и адаптации поставщика.
  4. Полномочия по подписанию контрактов
  5. Уровни полномочий по закупкам.
  6. Передача полномочий.
  7. Процесс закупок и принятые нормы
  8. Счета и принятые нормы
  9. Конкурсные торги
  10. Этические закупки и конфликт интересов
  11. Разнообразие поставщиков
  12. Сохранение записей

Давайте теперь рассмотрим каждый из них

Если вы еще не … Если это уже сделано, возьмите шаблон политики закупок, щелкнув ссылку ниже

Загрузить шаблон политики закупок

, а затем следуйте пошаговым инструкциям ниже, чтобы создать политику, которая соответствует вашим потребностям.

1. Цель политики закупок

Держите цель простой. Вы должны объяснить, почему и какова политика закупок.

Например —

«Роль политики закупок заключается в определении стандартных методов и процедур для Компании по закупке продуктов и услуг у различных поставщиков. Эта политика покрывает все расходы компании, включая такие статьи, как налоги, выплаты заработной платы и т. Д. Они определены как исключения в политике, и для управления этими платежами определены надлежащие процедуры.

Соблюдение этой политики обязательно для всех сотрудников. Несоблюдение этой политики может привести к действиям, включая увольнение. Отдел закупок несет ответственность за поддержание и внедрение процессов, определенных в этой политике. С любыми предложениями и отзывами обращайтесь по адресу [email protected] «

2. Роль отдела закупок

Политика закупок — не единственный документ, в котором вы должны говорить о роли отдела закупок или закупок.Но, конечно, не повредит поговорить о роли закупок в вашей компании.

Это зависит от каждой компании, поэтому настройте этот раздел в соответствии со своими потребностями.

Вы можете добавить что-нибудь простое, например

«Роль отдела закупок — помочь организации получить максимальную отдачу от продуктов и услуг, которые мы приобретаем, снизить затраты, снизить риск поставок и позволить заинтересованным сторонам достичь своих бизнес-целей».

Кроме того, вы можете добавить краткую информацию о роли отдела закупок в повседневной деятельности.

Что-то вроде

«Отдел закупок отвечает за выполнение процесса выбора поставщика, работая с различными заинтересованными сторонами. Отдел закупок будет основным контактным лицом для поставщиков в процессе оценки и выбора поставщиков.

Отдел закупок будет координировать деятельность, график и оценку ответов поставщиков, работая как с внутренними, так и с внешними заинтересованными сторонами ».

Используйте этот раздел, чтобы представить организации стоимость закупок.

Предостережение: не давайте в настоящее время слишком много предписаний относительно того, как закупка будет выполнять действия. Это должно осуществляться с помощью имеющегося у вас механизма контроля. Например, если у вас есть инструмент eSourcing, то этот инструмент позаботится о выставлении оценок, оценочных рейтингов и т. Д.

3. Настройка поставщика и процесс адаптации

Цель этого раздела — сообщить компании о процесс настройки и адаптации поставщика.

У этого двоякая цель.

1. Вы можете помочь своим сотрудникам понять новый процесс выбора поставщика.

2. Ваши сотрудники понимают, какие документы им нужны от поставщика для их настройки. Это позволяет сотрудникам устанавливать ожидания со своими поставщиками.

Что здесь должно быть описано?

Вы должны покрыть процесс и сопроводительные документы. Что-то вроде

«Все новые поставщики должны проверяться отделом закупок, чтобы убедиться, что они соответствуют различным заранее определенным критериям выбора поставщика.При необходимости оценку следует провести, пригласив несколько поставщиков принять участие в торгах, а затем выбрав наиболее подходящего поставщика для компании.

Обратите внимание, что этот процесс применим к стандартным поставщикам. Есть исключения, которые не рассматриваются отделом закупок. Эти исключения включают

1. Налоги

2. Проценты и банковские платежи

3. Государственные платежи.

Все остальные исключения здесь »

В следующем разделе описывается процесс настройки поставщика. Примером может быть

«Все запросы на настройку поставщика должны быть отправлены в отдел продаж и продаж вместе с подтверждающими документами (включая ссылку на подтверждающие документы). Все запросы должны быть одобрены непосредственным руководителем, и утверждение должно быть приложено к запросу на установку поставщика »

Если у вас есть система для управления процессом запроса поставщика, определите этот процесс здесь. Если это не так, вы, вероятно, можете принять запрос на установку по электронной почте. Обычно мы рекомендуем настроить общий почтовый ящик для получения запроса.Например, [email protected]

4. Орган подписания контрактов

Прежде чем мы перейдем к вопросу о том, кто может подписать контракт, важно определить, когда вам нужен контракт.

У некоторых компаний есть порог в долларах, например — требуется контракт только на сумму, превышающую 50 000 долларов в общей стоимости контракта (TCV).

В других случаях мы видели, что компании применяют более целостный подход к контрактам. Они сосредоточены на риске, а не на долларовой стоимости.Если есть риск, который необходимо уменьшить, они заключат контракт независимо от суммы в долларах.

Целью этого раздела является определение двух вещей

а) кто может подписать контракт и передать обязательства компании от имени организации.

b) Существуют ли разные уровни или лица, которые могут подписывать контракты на основе общей стоимости контракта (TCV). TCV рассчитывается как сумма годового обязательства X количество лет контракта. Например, если вы вкладываете 100,00 долларов в течение 3 лет, то общая стоимость контракта составляет 300 000 долларов.

Прежде чем вы это сделаете, небольшой вопрос.

Хотите, чтобы бизнес подписал договор?

Под бизнесом мы подразумеваем распорядителя бюджета или отдел, который обязуется тратить деньги.

Или Вы хотите, чтобы право подписи было централизовано в одном месте?

Мы настоятельно рекомендуем сосредоточить проверку и право подписи в одной группе. Мы видели, что эта функция находится в рамках закупок или юридических услуг.

Централизация полномочий на проверку и подписание дает два основных преимущества

1.Обеспечить соблюдение корпоративного стандарта несложно.

Стандартами могут быть юридические термины, такие как возмещение убытков, страхование или закон определенного города. Это могут быть коммерческие условия, такие как условия оплаты и т. Д.

2. Централизовав полномочия по проверке и подписанию, вы можете гарантировать, что все контракты хранятся в одном месте. Когда контракты хранятся в одном месте, становится намного проще отслеживать контракты и их продление.

Если вы занимаетесь покупкой, поговорите с юрисконсультом вашей компании, если у них есть предложения по организации процесса проверки.

Некоторые отделы закупок используют более практичный подход, когда они рассматривают и подписывают контракты до тех пор, пока контракт не будет соответствовать запасным вариантам, определенным юридической группой.

А в некоторых компаниях каждый контракт должен быть рассмотрен и подписан юристом.

Здесь нет правильного и неправильного ответа, чтобы определить, что более эффективно для вашей компании.

Подписывающий орган

После того, как вы установили, кто может подписывать контракты, следующим шагом будет определение различных уровней, на которых могут быть подписаны контракты.

Например — в случае подписания контрактов при закупке, вы можете настроить полномочия следующим образом:

00

Название Лимиты авторизации
Менеджер по закупкам До 100000 долл. США
. Менеджер по закупкам До 250 000 долл. США
Директор по закупкам До 500 000 долл. США
Финансовый директор (CFO) До 1 000 000 долл. США
Главный исполнительный директор (CEO) Более 15 000 000 долларов США

5. Уровни закупочного органа

Уровни закупочного органа определяют, какая сумма разрешена на каком уровне организации до того, как платеж может быть произведен поставщику. Это применимо как к заказам на покупку, так и к другим расходам / оплате счетов (без заказа на покупку).

Почему разные органы подписания контрактов и закупочные органы? Если вы централизовали закупочную организацию, скажем, закупочную или юридическую. В этом случае вы по-прежнему хотите, чтобы фактические покупки были одобрены бизнесом, чтобы они знали, на что они тратят свои деньги.

Более того, не для каждой покупки требуется контракт, поэтому необходимо определить отдельный орган по утверждению закупок.

Некоторые соображения при определении утверждающего органа.

1. Будьте проще. Если каждый раз вашим сотрудникам приходится просматривать политику, чтобы понять, откуда должно исходить одобрение, то это непросто!

2. Помните о цикле утверждения при настройке пределов полномочий утверждения. Например, если вы настроили полномочия по утверждению таким образом, что менеджеры могут утверждать только до 5000 долларов, тогда рассмотрите стоимость отправки каждой покупки на утверждение по цепочке.

Вам необходимо сбалансировать риск и ответственность. Мы предлагаем вам посмотреть на среднюю сумму вашего заказа. Если у вас нет заказов на покупку, посмотрите на среднюю сумму счета-фактуры для платежей поставщикам (без учета заработной платы, финансовых платежей и т. Д.)

В зависимости от суммы вы можете определить порог того, что необходимо утверждать на каждом уровне . Сохраняйте простоту процесса, потому что цикл утверждения увеличивает стоимость заказа на поставку

С учетом сказанного, самый простой способ определить уровень полномочий по закупке — это названия должностей или уровни должностей.Вот пример

Директор

до 10 000 долларов

баланс между риском и подотчетностью.Если культура вашей компании способствует подотчетности, то непременно установите более высокий лимит утверждения на каждом уровне.

Но если вы сосредоточены на контроле затрат, возможно, вы захотите определить более низкие лимиты, чтобы все покупки рассматривались на уровне директора и выше.

6. Делегирование полномочий y

Назначение делегирования полномочий состоит в том, чтобы определить процесс, с помощью которого утверждающий может делегировать свои уровни полномочий на утверждение кому-то другому.

Делегирование полномочий может быть временным — например, кто-то находится в отпуске, или это может быть постоянное делегирование полномочий, например, руководитель постоянно делегирует полномочия по утверждению своему исполнительному администратору.

Вы должны иметь как минимум две вещи при делегировании полномочий

1. Процесс делегирования полномочий

2. Уровни, на которые может быть выполнено делегирование

Процесс делегирования прост, это стандарт процесс, которому нужно следовать, чтобы делегировать полномочия. Если у вас есть система закупок, то в большинстве систем пользователи могут делегировать свои полномочия на утверждение кому-то другому.

Если это не так, используйте простую форму делегирования полномочий.

Второй аспект делегирования — определение уровней, на которые могут быть делегированы полномочия.

Например, человек может передать полномочия на один уровень выше или на один уровень ниже. Идея состоит в том, чтобы гарантировать, что даже если полномочия делегированы, они делегируются на уровне, на котором человек может использовать правильное суждение для утверждения расходов.

Это означает, что менеджер может делегировать старшему менеджеру или директору, но не может делегировать вниз. Точно так же директор может делегировать свои полномочия старшему менеджеру, но не менеджеру.

7. Процесс закупок и принятые нормы

В этом разделе вы можете определить стандартный процесс закупок, которому должны следовать ваши сотрудники.

Вещи, которые должны быть описаны в этом разделе

Процесс подачи заявки

В этом разделе рассказывается, как сотрудники должны подавать заявки. Если у вас есть система закупок, упомяните ее здесь. В некоторых случаях у компаний разные системы для разных типов покупок.Например, прямые заявки на материалы создаются в системе ERP, а косвенные материалы закупаются через другую систему.

Если у вас ручная система, определите требования для заявки. Например, обоснование покупки, подробные сведения о позициях, предпочтительные поставщики, связанные контракты и т. Д.

Процесс утверждения

В этом разделе рассказывается, как заявки будут утверждаться и кто должен их просматривать перед созданием заказа.

Если у вас есть автоматизированная система закупок, то вы можете просто указать, что полномочия на утверждение определены в системе, и система автоматически направит заявку на утверждение на основе политики закупок.

Если этот процесс не автоматизирован, вам следует проинструктировать своих сотрудников о том, что расходы разрешены на нужном уровне в соответствии с корпоративной политикой расходов.

Процесс заказа на поставку

В этом разделе описывается, как заказы на закупку будут генерироваться и отправляться поставщику.

Если процесс полностью автоматизирован, то вы можете просто указать, что система позаботится об отправке заказов на покупку поставщикам.

Если этот процесс выполняется вручную, вы можете определить здесь процесс создания заказа на поставку.

Большая автоматизация не только ведет к упрощению процесса, но и снижает транзакционные издержки обработки заказа на поставку.

Общие заказы на закупку

Как следует из названия, общие заказы на покупку представляют собой денежные средства, которые предварительно авторизованы для поставщика. Например, поставщик средств для уборки ежемесячно выставляет вам счет за оказанные услуги. Поскольку услуги не фиксированы, счет может меняться от месяца к месяцу.

Таким образом, вместо того, чтобы создавать заказ на покупку каждый месяц, общий заказ позволяет вам авторизовать приблизительную сумму (скажем, в течение года), и поставщик может продолжать выставлять счет по этому заказу до тех пор, пока сумма не будет исчерпана.

Если ваша компания разрешает заказы на закупку, то в этом разделе необходимо определить следующие

1.Кто может оформлять общие заказы и для какого типа покупок. Например, общие заказы обычно принимаются на услуги, а не на материалы.

2. Продолжительность бланкетного заказа — существует ли максимальная продолжительность бланкетного заказа. Мы рекомендуем максимум 6 месяцев.

3. Процесс утверждения бланков, если он отличается от стандартных заявок. Некоторые компании действительно устанавливают отдельный процесс, чтобы сделать одеяла более заметными.

8. Счета-фактуры и принятые нормы

В этом разделе определяется, как компания будет принимать счета-фактуры от поставщиков.

Процесс представления счетов-фактур

В этом разделе описывается процесс, которому должны следовать поставщики для представления счетов-фактур. То же самое применимо и к внутренним пользователям, если им нужно отправить запрос на оплату или другие счета, где заказ на покупку не применим.

Обычно существует два подхода к отправке счетов-фактур.

1. Отправьте его на адрес электронной почты, например, [email protected] Имея простой адрес электронной почты, каждый может легко запомнить его.Когда ваши сотрудники общаются с вашими поставщиками, они могут попросить их отправлять счета на этот адрес электронной почты.

2. Если у вас есть решение для электронного выставления счетов, вы хотите, чтобы ваши поставщики использовали решение для электронного выставления счетов для отправки счетов. Электронное выставление счетов дает множество преимуществ, некоторые из которых мы рассмотрели в различных сценариях использования закупок для оплаты.

Независимо от того, отправляют ли ваши поставщики счета-фактуры на электронный ящик или используют решение для электронного выставления счетов, вашей целью должно быть избежание бумажных счетов-фактур, чтобы вы тратили ресурсы на сканирование счетов.

Возможно, не удастся постоянно получать электронные счета, например — Коммунальные услуги.

Всегда ли вам нужен заказ на поставку?

У некоторых компаний есть политика «Нет заказа на поставку, нет оплаты» — это означает, что поставщику не будут платить, если счет-фактура не связан с действительным номером заказа на покупку.

Это, безусловно, лучшая практика, и мы рекомендуем вам использовать ее при настройке политики закупок.

Убедитесь, что вы доносите до конечных пользователей свои ожидания.Чтобы это работало, пользователям необходимо позвонить в службу

Служба государственных закупок

Обзор и процедуры

Обзор

В рамках централизованной системы закупок первой и главной целью внутренних закупок является обеспечение того, чтобы потребности правительства удовлетворялись рентабельным образом,
и помочь государственным учреждениям работать хорошо и эффективно управлять, своевременно поставляя качественную продукцию. Размер государственных расходов на закупки,
который ежегодно исчисляется миллиардами долларов, создает возможности для реализации выбранной национальной политики. Бюро закупок стремилось улучшить качество закупаемых товаров.
товаров и достигать социально-экономических целей в своих процедурах закупок. С этой целью большое внимание уделяется продвижению малых и средних предприятий, которые являются основой
национальной экономики и поддержки реализации национальной экологической политики.

После того, как мы стали участником Соглашения о государственных закупках (GPA), закупки на сумму выше порогового значения, указанного в Соглашении, были проведены в
международная конкурентоспособная основа с 1 января 1997 года.

Основными товарами, попадающими в эту категорию, являются товарный бетон, стальные стержни, цемент, автомобили, оборудование открытого доступа и оборудование связи.

Описание каждого процесса

Внутренние товары, закупаемые для государственных нужд, подразделяются на две категории: контракты на общую сумму и контракты с единой ценой.Процедура закупки следующая :

A. Регистрация

Все участники торгов, желающие участвовать в торгах PPS на поставку товаров и услуг, должны зарегистрироваться в PPS как минимум за один рабочий день до даты открытия торгов. Отсутствие регистрации может привести к отклонению заявки.

B. Процедуры закупок

  • 01 Запрос на покупку (PR)

    При получении PR от государственного агентства PPS внимательно изучает его содержание и принимает решение о типе и методе контракта, а затем инициирует процесс приобретения.

  • 02 Подготовка тендерной документации

    PPS приобретает товары и услуги посредством полной и открытой конкуренции, если иное не предусмотрено законами или нормативными актами, касающимися государственных заказчиков, подготавливает и выдает тендерные документы, а также организует доступ к комплекту документов в Информационном центре PPS для проверки потенциальными клиентами. участники торгов.

  • 03 Публичное объявление

Как создать и внедрить план закупок

Обязанности менеджера по закупкам выходят далеко за рамки утверждения закупок.Для эффективного управления проектом вам потребуется хорошо спланированная стратегия, основанная на исчерпывающей информации.

Проще говоря, план управления закупками описывает и документирует требования к закупкам для удовлетворения потребностей проекта. План должен включать в себя цели плана и конкретные протоколы для метода закупок.

Вот требования для успешного планирования закупок:

  1. Группа закупок .

Перечислите всех, кто имеет право участвовать в процессе планирования закупок и принятия решений, с их контактной информацией.

  1. Требования к позиции.

Требования плана включают несколько уровней информации о каждом элементе, который необходимо приобрести.

Соберите информацию обо всех материалах, необходимых для проекта. В зависимости от типа проекта в этот список могут входить материальные активы, такие как строительные материалы или оборудование, и нематериальные активы, такие как лицензии на программное обеспечение.

Включите всю необходимую информацию о каждом элементе: размер, количество, технические требования и спецификации, любую информацию, которая гарантирует покупку подходящего инструмента или материала для работы.

Наряду с описанием товара укажите причину или обоснование покупки. Чтобы определить цель, ответьте на следующие вопросы:

  • Для чего используется предмет?
  • Кому нужен этот товар?
  • Почему этот предмет необходим для завершения проекта?

Установите график закупок. Покупка предметов до того, как они понадобятся, может затруднить хранение. Ваш план закупок должен включать дату, когда для каждого предмета нужна дата. Эффективный план закупок может предусматривать оптовые закупки в различных отделах, сезонные скидки, согласование минимальных объемов заказа в течение срока действия контракта и сокращение затрат на хранение и обработку за счет своевременной доставки.

Наконец, перечислите людей, уполномоченных запрашивать каждый элемент.

  1. Выбор поставщика

Если заявки требуются, опишите особенности процесса торгов, включая минимальное количество заявок, условия, которые должны быть выполнены перед рассмотрением заявки, и то, будут ли торги открытыми или проводимыми список предпочтительных поставщиков.

  1. Конкурсные предложения и прием

В типичном процессе отдел закупок выдает запрос предложений (RFP) с подробным описанием потребностей проекта.Поставщики отвечают на запрос предложения предложениями или предложениями, предоставляя такую ​​информацию, как стоимость, время доставки и особенности планирования.

В этом разделе укажите критерии, по которым будут отбираться поставщики и заключаться контракты, а также кто будет принимать окончательное решение (обычно это комитет по отбору). Хотя каждый проект индивидуален, вот типичная разбивка критериев выбора:

  • Способность поставщика доставлять материалы вовремя
  • Качество
  • Стоимость
  • График поставки
  • Сравнение затрат на аутсорсинг и инсорсинг
  • История поставщика с компанией

RFP будут рассмотрены отборочной комиссией.

Перечислите имена всех лиц, принимающих решения, и порядок проверки для создания рабочего процесса.

«Чтобы эффективно управлять закупками для проекта, вам понадобится хорошо спланированная стратегия, основанная на исчерпывающей информации».

  1. Типы контрактов

Поскольку для проекта могут потребоваться материальные товары, такие как произведенные детали с фиксированной стоимостью, а также работа подрядчика, план закупок может включать различные типы контрактов.Подробно укажите типы контрактов, которые будут использоваться в процессе закупки для каждой категории товаров. Некоторые (но не все) типы контрактов:

Заказ на поставку (ЗП) Используется для закупки товаров и материалов.

Твердо фиксированная цена — договорные цены на товары или услуги по контракту.

Фиксированная цена плюс поощрение — Цена договорная со встроенными стимулами, основанными на производительности, для более быстрой доставки или завершения.

Контракты с фиксированной ценой и экономичной корректировкой цен — для долгосрочных контрактов, по которым цены на материалы могут корректироваться с учетом инфляции.

Время и материалы (T&M) — включает ставки субподрядчиков на установку и стоимость материалов.

Контракт с возмещением затрат — Фиксированная стоимость плюс возмещение непредвиденных расходов или изменений контракта.

  1. Определение рисков и управление рисками

Работа с поставщиками всегда сопряжена с соответствующими рисками. В этом разделе перечислите примеры потенциальных рисков, связанных с закупками, и опишите стратегии управления рисками и их снижения при сохранении установленных отношений компании с предпочтительными поставщиками.

Потенциальные риски — это все, что вызывает сбой в цепочке поставок и, в свою очередь, задержки проекта и перерасход средств. Это может включать такие обстоятельства, как задержки доставки из-за непредвиденных событий, некачественная доставка продукции или конфликты с поставщиками.

Риск также может исходить изнутри компании. Внутренние риски включают нереалистичные бюджетные ограничения или ожидания от графика.

Опишите стратегии снижения рисков, в том числе, кто будет решать проблемы, кто утвердит план смягчения, а также конкретные решения, такие как альтернативные субподрядчики на случай, если один из них не сможет выполнить поставку.

  1. Процесс заказа на поставку

Перечислите шаги для заказов на закупку и политики закупок. Например, при использовании аутентификации с трехсторонним соответствием:

  1. Отдел закупок отправляет заказ на покупку (ЗП) для авторизации покупки.
  2. Счет-фактура возвращается поставщиком покупателю со ссылкой на ЗП.
  3. Товары прибывают с упаковочным листом, который сверяется с заказом на поставку и счетом, чтобы убедиться, что все доставлено в соответствии с заказом.

Все три документа сверены и зарегистрированы. Цифровые системы заказа закупок сравнивают данные и отмечают любые отклонения.

  1. Ограничения проекта

У каждого проекта есть лимит бюджета и временные рамки. Чтобы уменьшить смещение объема работ при соблюдении требований к закупкам, тщательно определите ограничения проекта в деталях, включая сроки, затраты и технические характеристики. Ограничения проекта следует рассматривать на каждом этапе процесса принятия решений и сравнивать с закупочной деятельностью.

  1. Управление поставщиками и отчетность

Отдел закупок служит связующим звеном между менеджером проекта, руководителями отделов и поставщиками. Запланируйте регулярные встречи, определите, как они будут проходить, и определите, какой информацией следует обмениваться во время каждой встречи. Убедитесь, что поставки идут по графику и будут поступать в соответствии с контрактом.

  1. Показатели поставщика

Отслеживайте данные о доставке и присваивайте рейтинг качества для оценки работы каждого поставщика.Обратите внимание на качество и количество товаров и услуг, время доставки и отслеживайте расходы по счетам. Используйте показатели для решения любых проблем, выявления моделей проблем и оценки поставщиков для дальнейшего рассмотрения.

Управляйте процессом закупки до оплаты централизованно с помощью PurchaseControl

Узнайте, как скачать PDF

Этапы процесса закупки

На первый взгляд процесс закупки может показаться простой базовой процедурой.

Найдите необходимые товары.Получите купленный товар. Оплатите товар. Выполнено.

Но, как и все критически важные бизнес-функции, закупки — это многоуровневый, гибкий бизнес-процесс, состоящий из нескольких этапов.

В этом руководстве мы опишем этапы процесса закупок и расскажем, как совершенствование процесса закупок может существенно повлиять на эффективность, результативность и прибыль вашей компании.

Содержание

Что такое закупки?

Что такое процесс закупок?

Каковы этапы процесса закупок?

Схема процесса закупок

Как улучшить процесс закупок

Что такое закупки?

Закупки — это процесс поиска и приобретения всех товаров, услуг и работ, необходимых организации для работы и выполнения своей бизнес-модели.

Конечная цель

Procurement — снизить общие затраты за счет поиска наилучших возможных цен и обеспечения своевременного получения компаниями того, что им нужно.

Что такое процесс закупок?

Процесс закупок — это название всех шагов, которые компания должна предпринять для приобретения продуктов и услуг, необходимых для ведения бизнеса.

Обычно процесс закупки начинается с момента размещения запроса на закупку и включает такие шаги, как определение поставщиков, согласование цены, утверждение счета, вплоть до получения товаров.

Важно отметить, что не существует универсального формата для процесса закупок. Этапы процесса закупок компании будут зависеть от нескольких факторов, например:

  • Бизнес-модель
  • Размер компании
  • Место нахождения компании
  • Структура компании
  • Как распределяются бюджет и расходы
  • Человеческие ресурсы (например, есть ли в компании менеджер по закупкам или нет?)

Чтобы еще больше усложнить задачу, некоторые компании (например,грамм. в правительстве и образовании) часто подчиняются строгим законам и строгим отраслевым директивам, которые также могут влиять на этапы процесса закупок.

Каковы этапы процесса закупок?

Хотя верно то, что процесс закупок в каждой компании немного отличается, есть несколько ключевых шагов, которые используются в качестве строительных блоков для создания и совершенствования стратегии закупок компании с течением времени.

Вот основные этапы процесса закупки:

Шаг 1. Определите, что вам нужно

Прежде чем вы сможете что-то раздобыть, в этом должна быть потребность.Следовательно, первый этап процесса закупок — это признание потребности в продукте (совершенно новом предмете или том, что компания повторно заказывает) или услуге. Владельцы бизнеса, руководители, руководители отделов, сотрудники и менеджеры по закупкам — все могут справиться с этим шагом.

Шаг 2. Отправьте запрос на покупку

Лицо, нуждающееся в покупке, отправляет в компанию запрос на покупку, обычно через программное обеспечение компании для электронных закупок. Запросы на закупку обычно рассматриваются отделом закупок или финансовым контролером.Если запрос будет одобрен, он будет преобразован в заказ на поставку. Если запрос отклонен, он возвращается сотруднику с указанием причины, по которой запрос был отклонен.

Шаг 3. Оценка и выбор поставщиков

Каждому предприятию необходимо определить, где взять свои товары. Некоторые компании имеют каталог утвержденных поставщиков, который представляет собой список поставщиков, которые успешно прошли через критерии выбора покупателя и переговоры по контракту, в то время как другие компании все еще пытаются определить лучших поставщиков.После того, как поставщик выбран, компании должны развивать эти отношения с течением времени, чтобы установить оптимальную стоимость, получить лучшую цену и сэкономить время на своих будущих закупках.

Шаг 4. Согласование цены и условий

После того, как поставщик будет выбран, группа по закупкам обсудит лучшую цену и конкретные условия (например, сроки поставки) для покупки.

Шаг 5. Создайте заказ на поставку

Заказ на покупку — это официальный договор, используемый для покупки продукта.В заказе на поставку указываются цена, характеристики и условия продукта или услуги, а также любые другие дополнительные обязательства.

После согласования и подписания контракта заказ на поставку пересылается поставщику. Юридически обязательный контракт активируется сразу после того, как поставщик принимает и подтверждает заказ на покупку.

Шаг 6: Получите и осмотрите доставленные товары

После доставки компания-получатель несет ответственность за осмотр продукта и получение квитанции.Компания может отклонить получение доставки, если товар не соответствует стандартам (например, поврежден или отсутствует товар). Отказ почти всегда происходит из-за поврежденного продукта.

Шаг 7: Проведение трехстороннего согласования

На этом этапе процесса закупки группа закупок будет использовать трехстороннее сопоставление для согласования трех ключевых документов и обеспечения точности транзакции:

  1. Заказы на закупку
  2. Упаковочные листы (прибывают вместе с заказом)
  3. Счета-фактуры поставщика

Трехстороннее сопоставление может выявить и предотвратить несоответствия, которые приводят к огромным потерям дохода, поэтому в случае обнаружения несоответствия необходимо немедленно изучить его и устранить.

Шаг 8: Утвердите счет и организуйте платеж

При условии, что после завершения трехстороннего сопоставления все выглядит хорошо, счет-фактура утверждается и производится оплата.

Шаг 9: Ведение записей

Принимающая (покупающая) компания должна вести надлежащий учет для целей бухгалтерского учета. Это означает сохранение всех необходимых документов для каждой совершенной покупки. Компании, которые пропускают этот шаг, могут оказаться в затруднительном положении, если когда-либо будут подвергнуты налоговой проверке.

Схема процесса закупок

Иногда полезно увидеть процесс закупки в виде блок-схемы, особенно если вы визуально обучаетесь.

Как улучшить процесс закупок

Организация процесса закупок в вашей компании и внедрение более эффективных методов закупок могут иметь огромное влияние на эффективность, результативность и чистую прибыль вашей компании.

Вот несколько способов улучшить процесс закупок в вашей организации.

Использовать программное обеспечение для электронных закупок

Программное обеспечение для электронных закупок, такое как Procurify, может радикально улучшить то, как ваша компания обрабатывает закупки и процесс закупок. Например, вы можете использовать программное обеспечение для электронных закупок для:

  • Оптимизация процессов закупок и закупок
  • Ведение централизованного каталога предпочтительных и утвержденных поставщиков (который включает список товаров или услуг, предлагаемых каждым поставщиком)
  • Электронное создание, отправка и отслеживание заказов на покупку
  • Быстро выполнять трехстороннее сопоставление (поскольку ваши заказы на покупку и счета-фактуры хранятся в одном месте и легко доступны)
  • Избегайте превышения бюджета расходов
  • Ввести эффективные, прозрачные протоколы закупок и закупок
  • Избавьтесь от надоедливой бумажной работы
  • Каталогизировать каждую транзакцию и вести записи
  • Ведите электронный учет каждого этапа процесса закупок (полезно, если ваша компания когда-либо будет проверена)
  • Эффективное управление поставщиками
  • Упростите для сотрудников отправку запросов на покупку с помощью мобильных и настольных приложений

Если вы используете систему закупок на бумажных носителях, переход на закупку и приобретение программного обеспечения поначалу может быть пугающим, но возврат инвестиций для вашей компании делает это совершенно несложным.

Проведение периодических оценок

Периодическая оценка вашего процесса закупок и ваших поставщиков может гарантировать, что ваш процесс закупок полностью оптимизирован. Оценка таких вещей, как производительность поставщика, качество поставщика и требования к источникам, покажет вам, где есть возможности для улучшения, и поможет выявить красные флажки, прежде чем они превратятся в серьезные проблемы.

Скрытое преимущество этих оценок состоит в том, что проверка поставщиков, их идеи по созданию взаимовыгодных отношений и их потребности также могут помочь укрепить отношения вашей компании с поставщиками.

COVID-19: управление нарушениями закупок | Accenture

Перейти к основному содержанию
Перейти к нижнему колонтитулу

Insights

  • Голоса перемен
    Голоса перемен
  • Искусственный интеллект
  • Блокчейн
  • Облако
  • Соревновательная ловкость
  • COVID-19
  • Кибербезопасность
  • Системы будущего
  • Рабочая сила будущего
  • Промышленность X
  • Жилой бизнес

Сервисы

  • Службы приложений
  • Искусственный интеллект
  • Автоматика
  • Аутсорсинг бизнес-процессов
  • Бизнес-стратегия
  • Управление изменениями
  • Облако
  • Качество обслуживания клиентов
  • Данные и аналитика
  • Партнеры экосистемы
  • Финансовый консалтинг
  • Промышленность X

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Уровень должности Сумма
Менеджер До 5000 долларов США
Старший Менеджер До 10 000 долларов
Вице-президент До 500 000 долл. США
Финансовый директор До 1 000 000 долл. США
COO До 2 000 000 долл. США
Генеральный директор До 20 00067 000 долл. США