Содержание

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Подготовка основного документа


Шаг 2. Настройка списка рассылки


Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.


Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.


Шаг 3. Связывание списка рассылки с сообщениями



Шаг 4. Добавление персонализированного содержимого в сообщение

  1. Выберите Рассылки > Строка приветствия.

  2. Выберите нужный формат.

  3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

  4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.

Если часть адреса или другие поля отсутствуют, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.


Шаг 5. Предварительный просмотр и завершение слияния

  1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее или Назад , чтобы просмотреть имена и адреса в тексте письма.

  2. Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.

  3. В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.

    Примечание: 
    Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить получателей копии и скрытой копии невозможно. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения в сообщение электронной почты.

  4. В поле Тема введите тему сообщения.

  5. В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.

  6. В группе Отправить записи используйте один из следующих параметров:


    • Все записи (по умолчанию).


    • Текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.


    • С и По, чтобы отправить только диапазон записей.

  7. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.


Шаг 6. Сохранение персонализированного сообщения

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

См. также


Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Создание основного документа в Word


  1. Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

  2. В Word введите текст сообщения, которое нужно отправить.

Шаг 2. Настройка списка рассылки


Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.


Советы

  • Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

  • Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

  • Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.


Шаг 3. Связывание списка рассылки с сообщениями



Шаг 4. Добавление и форматирование полей слияния

  1. Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.

  2. В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.

  3. Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.


Шаг 5. Просмотр и отправка сообщений электронной почты

  1. Выберите Рассылки > Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.

    Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.

  2. Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.

  3. После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.


    Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

  4. Выберите поле слияния Кому, тему и формат отправки (в виде текста, HTML или вложения). При отправке в виде вложения в сообщении не будет основного текста, но оно отправляется в виде вложенного документа.

  5. Нажмите кнопку Выполнить слияние и поместить в «Исходящие».

Отправьте рассылку | SendPulse

В статье расскажем, как создать и отправить рассылку всего за несколько минут.

В разделе «Рассылки» кликните кнопку «Создать рассылку».

Добавьте информацию о рассылке

Адресная книга выбирается среди адресных книг, которые вы создали в сервисе. Если список получателей еще не загружен, вы можете создать новую адресную книгу на этом этапе.

После выбора адресной книги станет активна опция сегментации списка рассылки. Используйте сегментацию рассылки, чтобы повысить ее эффективность.

Адрес отправителя выбирается из списка активных адресов отправителя. Поле «Имя отправителя» заполняется автоматически именем, которое соответствует выбранному email адресу.

Тема сообщения — интересная тема письма с призывом к действию послужит стимулом для получателей открыть и прочитать рассылку.

Дополнительным стимулом к открытию может выступать имя подписчика в теме или другая его личная информация. Этот прием называется «персонализация».

В тему письма можно вставить эмодзи. Для этого кликните по смайлику в поле «Тема сообщения» и выберите эмодзи.

В тему письма можно вставить эмодзи — для этого кликните по смайлику.

Выберите шаблон и напишите текст сообщения

Сервис предоставляет несколько вариантов выбора шаблона для рассылки. Вы можете:

  • выбрать готовый шаблон, который вы создали ранее;
  • создать новый шаблон в блочном конструкторе шаблонов;
  • выбрать готовый шаблон из предложенных в сервисе;
  • загрузить шаблон из файла, по ссылке или вставкой собственного HTML-кода;
  • создать новый шаблон в HTML редакторе.

Сообщение, как и тему письма, можно персонализировать, добавив в него личные данные клиента.

Используйте простую или умную персонализацию в своих рассылках, чтобы способствовать развитию лояльности подписчиков.

Настройте дополнительные опции рассылки

Сбор статистики — опции для настройки сбора статистики по действиям адресатов.

Страница отписки и язык формы отписки — привяжите к письму кастомную страницу отписки или страницу по умолчанию и устанавливайте язык формы отписки, в зависимости от языка вашей целевой аудитории.

Категория рассылки — установите категорию для рассылки и предоставьте возможность клиентам, которые подписаны на несколько рассылок, отписаться от одной из них, а не от всех сразу.

Архивация рассылки — выберите опцию «Добавить рассылку в архив» и получите доступ к рассылке даже после удаления данных из аккаунта.

Запуск авторассылки по триггерному событию — как только ваши адресаты откроют письмо или перейдут по ссылке из письма, им автоматически будут отправляться последующие письма, настроенной вами цепочки. Опция активна только в случае, если вы создаете рассылку по адресной книге, для которой уже создана авторассылка.

Проверьте правильность данных и отправьте рассылку


Перед тем, как отправить рассылку клиентам, проверьте все введенные данные.

Если необходимо внести изменения в какой-то части письма, кликните «Изменить», внесите правки и вернитесь на шаг «Предпросмотр и отправка».

Когда все готово, кликните «Начать рассылку», чтобы отправить рассылку.

Планирование отправки

Вы можете запланировать отправку рассылки в будущем. Для этого в пункте «Время отправки» выберите «Начать отправку» и установите нужную дату и время. Сервис автоматически отправит вашу рассылку по указанному вами расписанию.

Переотправка по непрочитанным

Вы можете настроить переотправку письма подписчикам, которые не откроют его в первый раз. Выберите опцию «Переотправить рассылку по непрочитанным», укажите новую тему письма по желанию и задайте время отправки.

В установленное время сервис повторно отправит письмо подписчикам, которые на тот момент не открыли рассылку.

Тестовая отправка рассылки

Перед тем, как разослать готовое сообщение клиентам, вы можете отправить тестовое письмо  — кнопка «Тестовая отправка».

Во время тестовой отправки письмо отправляется на email адрес, который вы зарегистрировали в сервисе как адрес отправителя.
Если вы активировали несколько адресов отправителя, то можете выбрать тот, на который хотите отправить письмо.

Учтите, что переменные для персонализации не отображаются в тестовых рассылках. Если вы хотите увидеть, как будут отображаться переменные у ваших подписчиков, отправьте рассылку на тестовую адресную книгу, в которой есть ваши email адреса.

Отправка рассылки по API

Кроме отправки писем непосредственно из личного кабинета в сервисе SendPulse, вы можете отправлять массовые маркетинговые и транзакционные письма по API.

Внимание! В целях безопасности, существуют ограничения отправки рассылок:

  • максимум 4 маркетинговых рассылки в час по API;
  • 1 рассылка в 15 минут на один и тот же список получателей из личного кабинета.

Обновлено: 04.08.2021

Лучшие сервисы email-рассылок в 2021 году

Бизнесы используют email-рассылки для разных задач: рассказать новости, предложить товар или услугу по специальной цене, собрать обратную связь, напомнить о себе. С личной или корпоративной почты отправлять массовые рассылки незаконно, собирать и отправлять данные можно только с определенных серверов. Поэтому предприниматели используют сервисы рассылок (ESP) — они позволяют безопасно отправлять письма и анализировать взаимодействие с подписчиками.

По результатам 2020 года email-маркетинг показал себя, как очень перспективное направление. К примеру, около 84% электронных писем открывают пользователи iPhone и еще 4,5% — владельцы iPad. Искали платежеспособную аудиторию — так вот же она! А также в России самый высокий click rate, по сравнению с другими регионами. Скорее всего, это связано с тем, что пользователи активно интересуются компаниями, а значит рассылки могут эффективно продавать и собирать отзывы.

В статье мы разберемся, как выбрать подходящий сервис email-рассылок, который закроет все задачи вашего бизнеса. Акцент сделаем на инструментах персонализации, так как согласно отчету Litmus — это главный приоритет маркетологов в 2021 году.

Лимиты бесплатной версии: до 100 подписчиков, до 1500 писем в месяц.

Преимущества:

  • Простой и понятный интерфейс, легко разобраться в работе даже новичкам. 
  • Русскоязычный интерфейс и техподдержка.
  • 48 интеграций с CMS, CRM и другими сервисами сервисами, подключение Google Analytics и Яндекс.Метрики, уникальная интеграция с Facebook Lead Ads и по API. 
  • Доступно шесть сценариев автоматизации рассылки.
  • Аккаунтом могут управлять несколько пользователей. 
  • Можно настроить SMS и Viber-рассылки.
  • Сотня бесплатных шаблонов для разных категорий: e-commerce, туризм, рестораны, блоги и новости, универсальные.
  • DKMI на бесплатном тарифе — это метод email-аутентификации, который гарантирует почтовым сервисам, что письмо отправлено с вашего домена.

Недостатки:

  • Небольшое количество подписчиков в бесплатной версии.
  • Ограниченные возможности для настройки автоматизации. 

UniSender — простой и удобный сервис с понятными инструментами и сегментацией аудитории, который подойдет большинству предпринимателей. Здесь можно собирать базу пользователей, проводить A/B-тесты и смотреть аналитику. А за небольшую плату можно почистить базу от неактивных контактов с помощью email-валидатора — это улучшит доставляемость рассылок. 

Если вы не хотите разбираться в инструментах email-маркетинга или у вас что-то не получается, UniSender предоставит консультацию маркетолога или обучение. Дополнительно можно приобрести помощь с работой аккаунта и настройку автоматической рассылки. Также у сервиса обширная база знаний с бесплатными уроками и блог о маркетинге, который регулярно обновляется.

Лимиты бесплатной версии: до 500 подписчиков, до 15 000 писем в месяц.

Преимущества: 

  • Легко зарегистрироваться и начать работу, подойдет даже новичкам.
  • Русскоязычный интерфейс и техподдержка.
  • Интеграции с Яндекс.Кассой, Bitrix, AmoCRM, Zapier и другими CRM и CMS, через API.
  • Адаптивность, предпросмотр писем на мобильных устройствах.
  • Можно запустить рассылку по SMS и базе контактов в Viber, а еще настроить чат-ботов в Телеграме, Вотсапе, Фейсбуке и Вконтакте.
  • 130 шаблонов для разных тематик: ресторан, образование, праздники, общие, бизнес, интернет-магазин, туризм.
  • Есть готовые сценарии email-рассылок, которые можно использовать бесплатно.
  • На бесплатном тарифе можно попробовать авторассылки, push-уведомления или провести A/B тестирование.

Недостатки:

  • Многие автоматические сценарии нужно настраивать с помощью разработчика.
  • Интеграция с Google Analytics есть только в платной версии сервиса.
  • Иногда пользователи жалуются, что Sendpulse периодически блокирует email-рассылки без объяснения причин.

SendPulse — это удобный сервис для отправки персонализированных писем, SMS и создания чат-ботов. Рассылка идет через их SMTP сервер, который помогает повысить безопасность рассылки и ее доставляемость. Здесь много функций для омниканального маркетинга, есть даже конструктор лендингов и своя CRM.

Дополнительные возможности — это опции мониторинга и анализа массовых рассылок, многопоточный режим, настройки прокси и ротаций текстов. В базе знаний большое количество бесплатных материалов, а если что-то не получается, то поддержка работает круглосуточно.

Ограничения бесплатной версии: до 2000 подписчиков, до 10 000 писем в месяц.

Преимущества:

  • Полноценный веб-сервис с мобильным приложением.
  • Интеграция с внешними сервисами: Tilda, Google, Facebook, Shopify, а также через API.
  • Предпросмотр писем для мобильных устройств.
  • Интеграция с Google Analytics.
  • Подробные отчеты, в том числе в мобильном приложении.
  • В бесплатной версии есть DKIM.
  • Управление списками рассылки.
  • Стильные шаблоны для разных тематик.
  • Удобный блочный email-редактор.
  • Сравнительные отчеты по разным отраслям.
  • Эффектная анимация на сайте сервиса, которая помогает и вызывает эмпатию.

Недостатки:

  • Интерфейс и техподдержка на английском языке.
  • Пользователи отмечают, что техподдержка отвечает только по почте и часто это шаблонные письма, которые не помогают.
  • Ограниченные возможности для автоматизации.
  • Один из самых дорогих сервисов рассылки.

 

MailChimp — один из самых популярных веб-сервисов в мире, который поможет вам управлять списками, добавлять новых абонентов, создавать кампаний, а также просматривать отчеты. Удобно, что можно создать кампанию на компьютере и запустить её рассылку в смартфоне через приложение. 

В бесплатном тарифе много полезных инструментов для email-маркетинга. Например, создавайте посадочные страницы, формы подписки и посты для соцсетей. Или смотрите статистику и сегментируйте аудиторию по поведению — кто бросил корзину, просмотрел, но не купил или не прочитал статью до конца.

Пользователи MailChimp отмечают, что сервис идеально подходит для сбора аудитории, потому что у компании жесткий подход к чистоте базы. При загрузке своих списков часто возникают ошибки, если контакты не собирали через форму подписки с двойным подтверждением. Для этого пользователю нужно ввести свой email в форму подписки, нажать кнопку «Подписаться», а после этого ему отправляется письмо, где нужно перейти по ссылке. Только после клика по этой ссылке его адрес попадет в базу рассылки.

Тестовый период: 30 дней, можно попробовать все инструменты любого тарифа без привязки банковской карты.

Преимущества:

  • Много шаблонов для разных отраслей: более 500 для email, более 100 для лендингов.
  • Разнообразные интеграции, в том числе через API.
  • Сервис сам определяет наиболее удачное время для отправки письма с учетом часовых поясов. 
  • Больше 30 готовых сценариев автоматизации, которые можно сортировать по задачам.
  • Баллы и теги для продвинутой сегментации.
  • Аналитика и отчеты в реальном времени.

Недостатки:

  • Нет бесплатного тарифа.
  • Высокая цена.
  • Требуется время, чтобы разобраться в интерфейсе.
  • Жалобы пользователей на сервис.

GetResponse — это комплексная платформа интернет-маркетинга, которая включает email-маркетинг, автоматизацию, воронки конверсий, лендинги и CRM. Инструменты сервиса помогают бизнесам разного размера собирать базу контактов, создавать эффективные рассылки, настраивать автоматические письма и триггеры, подогревать лидов, строить автоворонки и проводить вебинары.

GetResponse подойдет для автоматизации маркетинга и настройки платной рекламы. Если вы только начинаете работу, стоит выбрать сервис попроще.

Тестовый период: вы получите пакет из 2500 писем и 10 SMS, а еще шаблон письма в корпоративном стиле вашей компании. 

Преимущества:

  • Скорость доставки — более 1 млн писем за 5 минут.
  • Удобно, что на главной странице личного кабинета виден текущий баланс email.
  • Пользователи отмечают качественную техподдержку на всех этапах создания рассылки.
  • Можно запустить email, SMS, Web-Push, Mobile-Push и Viber-рассылки.
  • Бесплатная помощь с переносом данных при переходе с другого сервиса.
  • Многозадачный автоматизированный редактор адаптивных писем.
  • Легкая настройка продающих триггеров: брошенная корзина, брошенные просмотры и другие.
  • Гибкая сегментация базы по данным контакта, его активностям, данным из внешних источников.
  • Интеграции с сотнями сервисов и через API, настраиваемые формы подписки.
  • Подробная отчетность по каждой рассылке.

Недостатки:

  • Настройку некоторых автоматических функций необходимо докупать.
  • Нужно время, чтобы во всем разобраться во всех возможностях сервиса.

eSputnik — это сервис автоматизации маркетинга, который помогает запустить омниканальные рекламные кампании: Email, SMS, Web-push и Viber. Система объединяет все эти каналы в одном сценарии и помогает предпринимателям управлять всем маркетингом в одном интерфейсе.

Сервис предлагает набор инструментов для малого и для бизнеса, а также услуги агентства email-маркетинга. Самостоятельно можно настроить простую автоматизацию по пяти готовым сценариям, среди которых брошенные корзины и просмотренные товары.

Ограничения бесплатной версии: до 2000 подписчиков, до 12 000 писем в месяц.

Преимущества:

  • Интеграции c Dropbox, Shopify, Flickr, другими сервисами Zoho, а также по API.
  • Понятный и удобный интерфейс. 
  • Быстрая премодерация рассылок. 
  • Удобный редактор писем, можно загружать свои шаблоны.
  • Богатый функционал — A/B тестирование, анализ списков, цели кампании, социальная статистика, персонализированные приветствия, синхронизация с Zoho CRM, планирование писем.
  • В бесплатном тарифе можно добавить в аккаунт до 5 админов.

Недостатки:

  • Интерфейс, поддержка и страница отписки на английском.
  • Нет форм для подписки.
  • Нет сегментации и карты кликов.

Zoho Campaigns — это сервис email-маркетинга для малого и среднего бизнеса. Он помогает автоматизировать весь процесс маркетинга — от управления кампанией по электронной почте до поддержания списков рассылки. Благодаря интеграции с Zoho CRM и соцсетями можно быстро сортировать всю информацию о клиентах. 

С Zoho Campaigns легко сосредоточиться на создании писем. Сервис проведет A/B тесты и подскажет, какой дизайн работает лучше, а управление списком рассылки улучшит доставку. Система отслеживает, что происходит после вашей рассылки и, что важно, есть проверка на спам и высокий уровень доставляемости в папку «входящие». Из других приятных бонусов — встроенный менеджер отложенных публикаций в социальных сетях.

Тестовый период: 14 дней, можно попробовать базовый тариф без привязки банковской карты.

Преимущества:

  • Всего два тарифа — базовый и премиум, легко выбрать.
  • Встроенный редактор писем.
  • Просмотр аналитики и данных об отправленных письмах.
  • Настройка автоворонок.
  • Экспорт данных в CSV.
  • Проведение A/B-тестирования.
  • Отслеживание жизненного цикла клиента.
  • Сегментация и автоматизация рассылок.
  • Сбор данных об активности пользователей.

Недостатки:

  • Интерфейс и поддержка на английском.
  • Нет готовых шаблонов.
  • Импорт и экспорт данных только в cvs.
  • Минимум интеграций.

Customer.io — это cервис, который использует информацию о ваших клиентах, чтобы отправлять им эффективные сообщения. Работайте с электронными письмами, push-уведомления и SMS, чтобы снизить отток пользователей, увеличить продажи и лояльность. Для работы вам потребуется подключить свой продукт к 

Customer.io с помощью API или использовать интеграцию с сервисом для сбора информации о пользователях, например, Segment. А также можно загрузить данные из CSV файла.

Интеграция с Customer.io поможет узнать максимум о ваших клиентах: что они делали, на каких страницах сайта, какая у них история заказов и подписок. На основе этой информации отправляйте персонализированные сообщения и увеличивайте продажи.

Выбор сервисов email-рассылок огромен, поэтому для старта рекомендуем выбирать те, что попроще. Используйте бесплатную версию или тестовый период, чтобы протестировать возможности платформы. А после того, как разберетесь с базовыми настройками, попробуйте платные возможности или тарифы по подписке. Не стоит сразу оплачивать множество функций, если вы не уверены наверняка, что будете ими пользоваться.

сколько стоят услуги специалиста по email рассылке

Выгодную стоимость email-рассылки предлагают специалисты Юду. Заказать услуги маркетинга на youdo.com можно круглосуточно. Доверяя работу удаленным фрилансерам, вы можете рассчитывать на получение полноценной помощи по решению всех задач, касающихся почтовой отправки сообщений.

Возможности маркетинга от исполнителей Юду

Качественная e-mail-рассылка, цена на которую у исполнителей Юду невысока, позволит в короткие сроки найти новых клиентов и покупателей рекламируемых товаров и услуг. На Юду вы можете заказать рассылку по электронной почте писем любых типов и сложности.

Специалисты, предлагающие услуги на Юду, выполняют массовую рассылку по требуемой базе адресов, грамотно составляя письма, чтобы сделать емейл-маркетинг максимально эффективным. Отправка сообщений потенциальным клиентам по электронной почте от мастеров Юду – это:

  • возможность настройки и изменения рассылки при необходимости
  • эффективная реклама с оплатой за результат
  • регулярная поддержка интереса потенциальных клиентов к профессиональной деятельности вашей компании

Заказывая рассылку по почте на Юду, вы сможете в короткие сроки недорого отправить потенциальным заказчикам информацию о поступлении новых товаров, скидках и акциях.

Цены на услуги

Если вы обратитесь за помощью к специалисту Юду, он по приемлемой цене найдет решения, выгодные в адресном продвижении бизнеса. Мастера онлайн-маркетинга, предлагающие услуги на youdo.com:

  • тщательно обдумают стратегию массовой отправки писем и общения с потенциальными клиентами
  • креативно подойдут к созданию сообщений
  • недорого напишут качественный рекламный текст и придумают новые акции

Узнать стоимость емайл-рассылки вы можете в профиле специалиста на сайте Юду. Изучив размещенные в прайсе тарифы на отправку сообщений, определите приемлемый размер оплаты и укажите его при оформлении заявки. На Юду обязательно найдется исполнитель, готовый сделать рассылку сообщений по почте на ваших условиях.

На стоимость email-рассылки влияют следующие факторы:

  • срочность выполнения задания
  • необходимость написания рекламных сообщений с нуля
  • объем работы
  • индивидуальные требования заказчика

На Юду вы быстро найдете опытного специалиста по онлайн-маркетингу по выгодному тарифу. Стоимость email-рассылки будет рассчитана с учетом ваших возможностей.

Рассылки как средство привлечения персонала

Рассылки как средство привлечения персонала

Достаточно эффективным методом привлечения сотрудников является использование для этих целей рекламных рассылок, которые называются спамом. Конечно, здесь можно рассуждать о моральной стороне вопроса (кто из нас не испытывал сильное чувство раздражения, вызванное очередной порцией спама), однако преимущества данного метода заставляют закрыть глаза на некоторые его недостатки.

Итак, в первую очередь вспомним, что же представляет собой спам?

Спам – это вид навязчивой рекламы, распространяемой через электронную почту путем массовых рассылок электронных писем рекламного содержания. Характерной особенностью спама является то, что он проникает в личную сферу деятельности человека – в электронную почту, и не просто проникает, а специально придуман и разработан именно для этого, поэтому отгородиться от него достаточно сложно.

Рассылкой спама занимаются конкретные люди, именуемые спамерами. За определенное вознаграждение они рассылают информацию, которую предоставил заказчик (в нашем случае это будет информация об имеющихся вакансиях), по миллионам электронных адресов.


Итак, чтобы информация о вакансиях на предприятии дошла до миллионов пользователей электронной почты, достаточно составить текст объявления о вакансии и обратиться к соответствующему специалисту (спамеру). Где же можно найти такого специалиста?

В настоящее время это не проблема. Во-первых, спамеры рассылают собственную рекламу также в виде спама, поэтому иногда достаточно просмотреть полученный спам – возможно, там будут координаты специалистов-спамеров. Во-вторых, можно просто обратиться за помощью к знакомым либо к сотрудникам собственного предприятия. В любом случае, найти квалифицированного спамера большой проблемы в настоящее время не составляет.

Каким же образом составить спамерское объявление о наличии вакантной должности? В данном случае следует руководствоваться теми же правилами и рекомендациями, которые предназначены для составления обычных объявлений о вакансии (наиболее важные из этих правил и рекомендаций были рассмотрены выше, в разделах «Правила размещения вакансий» и «Размещение вакансий на собственном сайте»). При этом можно, не указывая конкретное название предприятия, открыто расписать все его преимущества (и зарплату в 1000 долларов, и годовой доход в 10 млн. долларов, и т. д.). Возникает закономерный вопрос: почему же в спамерской рассылке можно пренебречь правилами конфиденциальности? А потому, что при публикации объявления о вакансии, например, на собственном сайте, всем его посетителям сразу понятно, о какой конкретно организации идет речь. А в спамерской рассылке можно не указывать название предприятия; достаточно оставить какую-либо контактную информацию (например, электронный адрес и мобильный телефон).

После того, как вы отдали текст своего объявления спамеру, можно ожидать откликов на него. Отметим, что в данном случае информация о вакансии может дойти только до тех потенциальных кандидатов, которые являются пользователями электронной почты.

Однако спамерская рассылка имеет серьезный недостаток – это достаточно дорогое удовольствие. В некоторых случаях бывает дешевле обратиться в кадровое агентство, нежели заниматься спамерской рассылкой объявлений. Вместе с этим, при заказе нескольких рассылок спамеры предлагают довольно существенные скидки (например, три рассылки по цене двух; либо при заказе двух рассылок вторая оплачивается в размере только 50 %, и т. д.).

Спамерская рассылка может дать хороший результат при поиске сотрудников среднего и высшего звена (менеджеров, офисных работников, руководителей разных уровней), но, как правило, от нее мало пользы при поиске работников неквалифицированных специальностей, обслуживающего персонала, и других работников низшего звена.

Кроме спама, для поиска персонала можно использовать еще один вид рассылок. Но здесь имеются в виду совершенно другие рассылки, ничего общего со спамом не имеющие. И в данном случае работодатель будет выступать не в качестве отправителя электронных писем, а в качестве их получателя.

Речь идет о тематических рассылках, подписку на которые можно оформить практически на любом более-менее популярном сайте по трудоустройству. Каждая такая рассылка включает в себя перечень резюме, отобранные в соответствии с критериями, которые были указаны при оформлении подписки на рассылку. Отметим, что порядок оформления подписки прост и понятен – достаточно следовать указаниям и вводить информацию в предложенные поля. После оформления подписки на указанный при этом почтовый ящик регулярно будут поступать списки более-менее подходящих резюме. К недостаткам такого метода следует отнести то, что большинство поступивших резюме, как правило, не будут представлять никакого интереса – это обусловлено некоторым несовершенством систем отбора кандидатов, а также иными причинами объективного характера. Основные достоинства подписок по рассылке – это то, что в большинстве случаев данная услуга является бесплатной, а информация поступает регулярно и оперативно.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

как быстро организовать массовую рассылку любых писем сотрудникам

Как быстро организовать массовую рассылку любых писем сотрудникам (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версия 3.1.13.

 

В программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 добавлена специальная форма Оформление переводов на удаленную работу, которая доступна в меню Кадры – Сервис – Оформление переводов на удаленную работу.

О работе с формой Оформление переводов на удаленную работу см. здесь.

В версии 3.1.13.151 эта форма предоставляется в формате Расширения.

О том, как подключить Расширение для формирования документов см. здесь.

Но в ближайшее время эта функция войдет в саму программу и станет доступна даже пользователям базовых версий.

Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов и заявлений.

Кнопкой Изменить можно внести изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленный Параметры макета, выделенные в тексте символами « {…} »:

· Работодатель:

  • ПолноеНаименованиеОрганизации;

  • ОрганизацияВРодительномПадеже;

  • АдресОрганизации;

  • ТелефонОрганизации;

  • АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;

  • ДолжностьРуководителя;

  • ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;

  • ФамилияИнициалыРуководителя;

  • ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;

  • ФИОРуководителяВРодительномПадеже.

· Работник:

  • ФамилияИнициалы;

  • ФИОВРодительномПадеже;

  • ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;

  • НомерТрудовогоДоговораСтрокой;

  • ПаспортныеДанные;

  • АдресФактический;

  • Телефон;

  • АдресЭлектроннойПочты.

· Даты:

  • ДатаЗаявления;

  • ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;

  • o ДатаДополнительногоСоглашения.

Весь остальной текст может быть произвольным. Учтите, что в макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.

Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появляется зеленая отметка и установится Дата отправки.

Google Workspace – условия использования

Правила допустимого использования Google Workspace и Cloud Identity

Последнее изменение: 25 августа 2021 г.

Работа с Сервисами регулируется настоящими Правилами допустимого использования
(далее – Правила).

Если в Правилах не указано иное, термины, написанные с заглавной буквы, имеют значение,
установленное в соответствующем соглашении (далее – Соглашение) между клиентом, реселлером или другим авторизованным
пользователем (далее – вы) и Google.

Вы обязуетесь не использовать Сервисы и не допускать их использование третьими лицами и
вашими Конечными пользователями в следующих целях:

  • Организация или помощь в организации массовой коммерческой рассылки электронных
    писем без согласия получателей.
  • Нарушение или подстрекательство к нарушению законных прав других пользователей.
  • Нарушение закона, вмешательство в личную жизнь, нарушение авторских прав, клевета
    или мошенничество.
  • Намеренное распространение вирусов, программ-червей, троянских программ,
    поврежденных файлов, вирусного обмана или других вредоносных объектов.
  • Вмешательство в работу Сервисов или оборудования, обеспечивающего их работу.
  • Изменение или отключение компонентов Сервисов, вмешательство в их работу, а также
    обход связанных с ними ограничений.
  • Тестирование или обратное проектирование Сервисов с целью поиска ограничений,
    уязвимых мест в защите или обхода фильтров.
  • Предоставление нескольким лицам доступа к одному аккаунту Конечного пользователя
    без использования функций делегирования, реализованных в Сервисах.
  • Создание аккаунтов Конечных пользователей для бизнес-подразделений, а не для людей,
    в целях совместной работы с файлами в пределах домена или за его пределами.
  • Перепродажа нескольких или всех аккаунтов Конечных пользователей с целью
    предоставления доступа к коммерческому продукту третьим лицам.
  • Запись аудио и видео без согласия записываемых, если такое согласие требуется
    действующими законами и нормами. Вы несете единоличную ответственность за соблюдение
    применимого законодательства.

Если вы используете Google Workspace for Education, то Сервисы и Дополнительные
сервисы, предоставленные Конечным пользователям для образовательных целей, должны
использоваться только с разрешения и в соответствии с правилами вашего учебного
заведения. Прежде чем предоставлять Дополнительные сервисы Конечным пользователям
младше 18 лет, ваше учебное заведение обязано получить согласие их родителей на сбор и
использование их личных данных в Дополнительных сервисах, с
которыми будут работать эти Конечные пользователи.

Нарушение Правил допустимого использования может привести к приостановке и/или
прекращению доступа к Сервисам, на которые распространяется действие Соглашения.

Как работает электронная почта — обзор

Как работает электронная почта

Когда вы отправляете электронное письмо кому-то, в серверной части выполняется много операций, прежде чем электронное письмо достигнет получателя. Ниже приводится краткое описание процессов: 

  1. Вы составляете и отправляете электронное письмо с помощью почтового клиента .
  2. Клиент электронной почты подключается к исходящему SMTP-серверу и передает электронную почту в формате MIME .
  3. Исходящий SMTP проверяет отправителя детали и обрабатывает сообщение для отправки и помещает его в Исходящую очередь .
  4. SMTP-сервер на основе сведений о домене в адресе получателя ищет DNS-сервер домена и извлекает информацию о сервере получателя (записи MX/записи A в случае, если запись MX не найдена ) домена получателя.
  5. Затем SMTP-сервер подключается к получателю   серверу электронной почты и отправляет электронное письмо по протоколу SMTP.
  6. Сервер получателя , , в свою очередь, проверяет учетную запись получателя и доставляет электронное письмо на почтовый аккаунт пользователя.
  7. Пользователь просматривает полученное электронное письмо с помощью своего почтового клиента.

Возвраты электронной почты/ недоставленные сообщения (ошибки 554.x.x/ошибки 5xx):

После отправки сообщения электронной почты от клиента оно может быть возвращено как недоставленное по любой из перечисленных ниже причин. Эти ошибки являются постоянными ошибками, и, следовательно, электронные письма не будут повторяться SMTP-серверами.

Неверный домен: 

Когда вы отправляете электронное письмо на недопустимый домен, SMTP-сервер не может найти информацию DNS для определенного домена.В этом случае электронная почта отбрасывается как недоставленная самим SMTP-сервером.

Пример : Вы отправляете электронное письмо на адрес [email protected] вместо [email protected] В этом случае, когда нет действительного домена yordomain.com, DNS-поиск завершается ошибкой, и домен считается недействительным доменом.

Решение: Проверьте правильность написания введенного доменного имени.

Записи MX не найдены:

Когда вы отправляете электронное письмо на действительный домен, но для домена нет записей MX/действительных записей A (серверы DNS ничего не возвращают), электронная почта возвращается как недоставленная Сам SMTP-сервер.

Решение: Обратитесь к получателю или администратору получателя, если это известная проблема. Найдите альтернативный адрес электронной почты и отправьте письмо на него в случае чрезвычайной ситуации. Это чисто проблема в домене получателя и может быть решена администратором получателей.

Invalid Recipients/ User unknown:

Когда вы отправляете электронное письмо, но неправильно вводите адрес электронной почты или отправляете электронное письмо сотруднику, покинувшему организацию, вы можете получить такие ошибки.

Пример: Вы отправляете электронное письмо на адрес [email protected] вместо [email protected]  Электронное письмо доставляется в записи MX yourdomain.com. Но на сервере нет действительной учетной записи, такой как [email protected] , сервер-получатель возвращает электронное письмо как недоставленное.

Решение: В некоторых случаях может помочь проверка адреса электронной почты на наличие опечаток.

Нарушение политики электронной почты:

Сервер электронной почты получателя может иметь некоторые ограничения или политики электронной почты, применимые к входящей электронной почте.Если электронная почта, которую вы отправляете, нарушает такие политики, ваша электронная почта может быть отклонена сервером получателя.

Пример: Вы отправляете электронное письмо на адрес [email protected] с вложенным файлом .mov. Если сервер-получатель имеет политику электронной почты, запрещающую принимать файлы .mov, сервер-получатель может отклонить электронную почту на основе политики.

Другие причины:

Помимо перечисленных выше общих причин, серверы электронной почты получателя могут отклонять или возвращать электронные письма по различным причинам и ошибкам.В большинстве случаев отказное электронное письмо будет содержать причину, по которой электронное письмо было отклонено.

Временные сбои электронной почты/ошибки повтора (ошибки 451.x.x/ошибки 4xx):

Иногда, когда SMTP-сервер подключается к серверу электронной почты получателя, сервер получателя возвращает временные ошибки. В этом случае электронное письмо будет помещено в очередь повторных попыток, а SMTP-сервер попытается доставить электронное письмо на сервер получателя через заданные интервалы времени. В основном электронные письма могут быть доставлены при последующих повторных попытках.Если электронное письмо не принимается сервером-получателем после заданного количества попыток, электронное письмо возвращается отправителю как постоянный сбой.

Сервер занят:

Если сервер получателя занят, электронное письмо будет помещено в очередь повторных попыток и будет повторено через некоторое время.

Внесение в серый список:

Некоторые серверы-получатели при первом получении сообщений электронной почты с определенных доменов помещают сообщения в серый список, выдавая временные ошибки. В основном эти электронные письма будут доставлены при последующих попытках.

Слишком много писем/политик электронной почты:

Некоторые серверы заносят электронные письма в серый список на случай, если они заметят внезапный всплеск количества писем, полученных с определенного домена или определенного IP-адреса. Этот временный отказ основан на политике электронной почты сервера-получателя.

Другие причины:

Некоторые серверы получателей выдают ошибки 4xx, когда почтовый ящик получателя заполнен, или на основе настроек защиты от спама домена/сервера и т. д. В случае Zoho Mail не найденные записи MX рассматриваются как временные ошибка, и электронное письмо помещается в очередь повторных попыток.

Как работает электронная почта?

Во-первых, вы используете почтовый пользовательский агент или MUA для чтения и отправки электронной почты с вашего устройства (например, Gmail или почтовое приложение на устройствах Apple). Эти программы активны только тогда, когда вы их используете.

Как правило, они взаимодействуют с агентом передачи почты или MTA (также известным как почтовый сервер, хост MX и почтовый обменник), который служит для получения и хранения ваших электронных писем.

Электронные письма хранятся удаленно до тех пор, пока вы не откроете MUA, чтобы проверить свою электронную почту.Электронные письма доставляются агентами доставки почты (MDA), которые обычно поставляются вместе с MTA.

Почта раньше отправлялась на почтовый сервер с использованием SMTP или простого протокола передачи почты. SMTP — это протокол связи для электронной почты.

Даже сейчас, хотя многие проприетарные системы, такие как Microsoft Exchange и программы веб-почты, такие как Gmail, используют свои собственные протоколы внутри, они используют SMTP для передачи сообщений за пределы своих систем (например, если пользователь Gmail хочет отправить электронное письмо клиенту Outlook). .

Затем почта будет загружаться с сервера с использованием почтового протокола (POP3) POP3 — это протокол прикладного уровня, который обеспечивает доступ через сеть интернет-протокола (IP) для пользовательского приложения для связи с почтовым ящиком на почтовом сервере. Он может подключаться, извлекать сообщения, сохранять их на клиентском компьютере и удалять или сохранять их на сервере.

Он был разработан, чтобы иметь возможность управлять временными подключениями к Интернету, такими как коммутируемое соединение (чтобы он просто подключался и получал электронную почту при подключении и позволял просматривать сообщения, когда вы были в автономном режиме).Это было более популярно, когда коммутируемый доступ был более широко распространен.

Теперь IMAP, протокол доступа к сообщениям в Интернете, в основном заменил POP3. IMAP может позволить нескольким клиентам управлять одним и тем же почтовым ящиком (таким образом, вы можете читать свою электронную почту со своего настольного компьютера, ноутбука, телефона и т. д., и все ваши сообщения будут там организованы таким же образом).

В конце концов веб-почта заменила оба. Веб-почта позволяет вам заходить на веб-сайт и получать сообщения из любого места и с любого устройства (ура!), однако при ее использовании вам необходимо подключение к Интернету.Если веб-сайт (например, gmail) является вашим MUA, вам не нужно знать настройки сервера SMTP или IMAP.

Как защищена электронная почта?

К сожалению, безопасность почтовых протоколов с самого начала не была встроена (как и большинство начинающих интернет-протоколов). Серверы просто ожидали получить любое сообщение от кого-либо и передать его любому другому серверу, который мог бы помочь направить сообщение к его конечному пункту назначения (получателю в поле «Кому:»).

Неудивительно, что это стало проблемой, когда Интернет расширился от нескольких правительственных и исследовательских групп до того, что большая часть мира использует практически для всего.Довольно скоро спам и фишинговые письма стали (и остаются) огромной проблемой для всех.

В ответ мы коллективно попытались реализовать несколько мер, которые не позволяют людям читать чужие сообщения (шифрование) и подтверждают, что сообщения действительно пришли от предполагаемого отправителя (аутентификация).

В большинстве мест используется TLS (безопасность транспортного уровня, замена SSL, уровень защищенных сокетов), криптографический протокол, обеспечивающий шифрование при передаче. Он обеспечивает защиту, когда сообщение передается, но не когда данные находятся в состоянии покоя (например, хранятся на вашем компьютере).

Это гарантирует, что сообщение не будет изменено или перехвачено во время его перемещения от MTA к MTA. Однако это не подтверждает, что сообщение не было изменено во время поездки.

Например, если электронная почта проходит через несколько почтовых серверов, прежде чем достигнет конечного пункта назначения, использование TLS обеспечит ее шифрование между серверами, но каждый сервер может изменить содержимое сообщения. Чтобы решить эту проблему, мы создали SPF, DKIM и DMARC.

SPF (Sender Policy Framework)

SPF позволяет владельцу домена (например, google.com), чтобы установить запись TXT в своем DNS, в которой указано, каким серверам разрешено отправлять почту с этого домена (инструкции о том, как это сделать для различных хостинг-провайдеров, см. на этом сайте).

Как это работает?

В этой записи перечислены разрешенные устройства (обычно по IP-адресу), которые могут заканчиваться одним из следующих вариантов:

-all = Если проверка не удалась (источник электронной почты не является одним из перечисленных устройств), результат является HardFail. Большинство почтовых систем помечают такие сообщения как спам.

?all == Если проверка не удалась (источник электронной почты не является одним из перечисленных устройств), результат будет нейтральным. Обычно это используется для тестирования, а не для рабочих доменов.

~all =  Если проверка не удалась (источник электронной почты не является одним из перечисленных устройств), результатом будет SoftFail. Это означает, что это сообщение подозрительно, но не обязательно является заведомо плохим. Некоторые почтовые системы помечают такие сообщения как спам, но большинство — нет.

Заголовки SPF могут быть полезны для самих серверов, поскольку они обрабатывают сообщения.Например, если сервер находится на границе сети, он знает, что получаемые им сообщения должны поступать с серверов, указанных в записи SPF отправителя. Это помогает серверам быстрее избавляться от спама. Звучит здорово, но, к сожалению, с SPF есть несколько серьезных проблем.

  1. SPF не указывает почтовому серверу, что делать с сообщением — это означает, что сообщение может не пройти проверку SPF и все же быть доставлено.
  2. Запись SPF не смотрит на адрес «от», который видит пользователь, она смотрит на «возвратный путь».По сути, это эквивалент обратного адреса, который вы пишете в письме. Он сообщает почтовым серверам, которые обрабатывают письмо, куда вернуть сообщение (и оно хранится в заголовках электронной почты — по сути, техническая информация, которую серверы используют для обработки электронной почты).
    Это означает, что я могу поместить в адрес from: все, что захочу, и это не повлияет на проверку SPF. Фактически, оба этих адреса электронной почты могут быть относительно подделаны хакером. Поскольку шифрование не используется, заголовки SPF нельзя полностью доверять.
  3. Записи SPF необходимо постоянно обновлять, что может быть затруднительно в больших, постоянно меняющихся организациях.
  4. Пересылка прерывает SPF. Это связано с тем, что если электронное письмо, скажем, с google.com пересылается на [email protected], отправитель конверта остается неизменным (в адресе отправителя по-прежнему указано google.com). Принимающий почтовый сервер думает, что он якобы отправлен с google.com, но приходит с bobsburgers.com, поэтому он не проходит проверку SPF (хотя на самом деле почта приходит с google.ком).

Чтобы узнать больше об SPF, ознакомьтесь с этими статьями. Здесь вы можете проверить, настроены ли для конкретного домена записи SPF и DMARC.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM аналогичен SPF. Он также использует записи TXT в DNS отправляющего домена и обеспечивает некоторую аутентификацию самого сообщения. Он пытается обеспечить проверку того, что сообщения не были изменены при передаче.

Как это работает?

Домен-отправитель создает пару открытого/закрытого ключа и помещает открытый ключ в TXT-запись DNS домена (если вы не знаете, что такое пара открытый/закрытый ключ, ознакомьтесь с этой статьей о криптографии).

Затем почтовые серверы домена (на внешней границе — серверы, отправляющие почту за пределы домена (например, с gmail.com на outlook.com)) используют закрытый ключ для создания подписи всего тела сообщения. , включая заголовки.

Для создания подписи обычно требуется хеширование и шифрование текста (подробнее об этом процессе читайте в этой статье).

Получающие почтовые серверы используют открытый ключ в записи DNS TXT для расшифровки подписи, а затем хешируют сообщение и соответствующие заголовки (любые заголовки, которые были созданы, пока почта находилась внутри инфраструктуры отправителя, например, если несколько серверов Gmail обрабатывали электронную почту прежде чем он был отправлен извне в Outlook.ком).

Затем сервер проверит совпадение двух хэшей. Если они это сделают, сообщение, скорее всего, не будет изменено (если только кто-то не скомпрометировал закрытый ключ отправителя) и законно отправлено предполагаемым отправителем. Если хэши не совпадают, сообщение либо было отправлено не предполагаемым отправителем, либо оно было изменено каким-либо другим сервером при передаче, либо и то, и другое.

DKIM очень хорошо справляется с одной очень специфической задачей — отвечает на вопрос «было ли это электронное письмо изменено в пути или нет от предполагаемого отправителя?».Однако это все, что он делает. Он не говорит вам, как поступать с электронными письмами, не прошедшими этот тест, какой сервер мог изменить сообщение или какие изменения были внесены.

DKIM также используется некоторыми интернет-провайдерами или интернет-провайдерами для определения репутации вашего домена (рассылаете ли вы много спама? У вас низкая активность? Как часто ваши электронные письма возвращаются?).

Чтобы узнать больше о DKIM, ознакомьтесь с этой статьей. Вы можете проверить запись DKIM здесь.

DMARC (Аутентификация сообщений на основе домена, отчетность и соответствие)

DMARC — это, по сути, инструкции для почтовых серверов по обработке записей SPF и DKIM.Он не выполняет никаких собственных тестов, но сообщает почтовым серверам, как обрабатывать проверки, выполняемые SPF и DKIM.

Участвующие интернет-провайдеры будут просматривать опубликованные записи DMARC и использовать их, чтобы определить, что делать со сбоями DKIM или SPF. Так, например, часто подделываемый бренд может опубликовать запись DMARC, в которой говорится, что в случае сбоя DKIM или SPF сообщение удаляется.

Часто интернет-провайдеры также отправляют вам отчеты об активности вашего домена с указанием источника электронной почты и того, прошел ли он проверку DKIM/SPF.Это означает, что вы сможете увидеть, когда люди подделывают (подразумевают отправку) вашего домена или изменяют ваши сообщения.

Чтобы внедрить DMARC, вам необходимо создать запись DMARC в соответствии с вашими потребностями (от мониторинга вашего почтового трафика, чтобы выяснить, какие у вас источники электронной почты, до запроса действий, таких как отклонение любых электронных писем, которые не соответствуют DKIM или SPF). ). Вы можете узнать больше об этом здесь и здесь.

Чтобы узнать больше о DMARC, ознакомьтесь с этой статьей. Здесь вы можете проверить, настроены ли для конкретного домена записи SPF и DMARC.

Подведение итогов

Ни одна из этих мер безопасности не идеальна, но вместе они делают достойную работу, помогая нам повышать безопасность систем электронной почты по всему миру.

Чем больше организаций примут эти меры (используя реализации с открытым исходным кодом или платя за продукт), тем лучше будет для всех. Безопасность, добавленная после разработки протокола или продукта, обычно дороже, менее эффективна и сложнее в реализации, чем безопасность, встроенная в продукт.

Однако большинство протоколов, на которые опирается современный Интернет, были разработаны для раннего Интернета — для небольшой группы энтузиастов, ученых и государственных деятелей — а не для всемирной сети, в которой мы управляем зданиями, интеллектуальными устройствами, общественным транспортом, атомные станции(!), и так далее.

Таким образом, поскольку Интернет продолжает расширяться, нам необходимо продолжать адаптировать и разрабатывать новые способы защиты систем, на которые мы полагаемся.

Как работает электронная почта — Runbox

Электронная почта, или электронная почта, является наиболее распространенным методом обмена цифровыми сообщениями и остается одной из самых популярных услуг, доступных в настоящее время через Интернет: более 90% пользователей Интернета в США активно используют электронную почту.Здесь вы найдете обзор современной системы и инфраструктуры электронной почты, а также ее происхождения и использования.

Более короткий и менее технический обзор см. в разделе Вы запутались в технических деталях?

Система электронной почты

Инфраструктура электронной почты упрощена. Источник: Википедия

Системы электронной почты состоят из компьютерных серверов, которые обрабатывают и хранят сообщения от имени пользователей, которые подключаются к инфраструктуре электронной почты через клиент электронной почты или веб-интерфейс.

Когда кто-то отправляет электронное письмо, сообщение передается с его или ее компьютера на сервер, связанный с адресом получателя, обычно через ряд других серверов.

Подробнее (см. рисунок справа):

  1. Пользователь (Алиса) отправляет сообщение электронной почты и подключается к SMTP-серверу (Simple Mail Transfer Protocol), как настроено в ее почтовом клиенте или почтовом агенте пользователя (MUA).
  2. На SMTP-сервере агент пересылки почты (MTA) просматривает адрес получателя и ищет доменную часть адреса, чтобы определить пункт назначения.
  3. После запроса на сервер системы доменных имен (DNS) имени почтового обменника (MX) для доменного имени получателя…
  4. … SMTP-сервер отправит сообщение на этот сервер по протоколу SMTP.
  5. Принимающий сервер сохранит сообщение и сделает его доступным для получателя (Боба), который сможет получить к нему доступ через Интернет, POP или IMAP.

Происхождение

Электронная почта была изобретена еще до появления самого Интернета и была важнейшим инструментом в развитии интероперабельной компьютерной сети. Считается, что электронная почта возникла в Массачусетском технологическом институте (MIT) в 1965 году, чтобы позволить пользователям локального мэйнфрейма с разделением времени общаться друг с другом.

Это быстро превратилось в системы, которые могли взаимодействовать с другими, совместимыми системами, и с 1969 года компьютерная сеть ARPANET Министерства обороны США экспериментировала с межсистемной передачей электронной почты с использованием уже знакомого знака «@», чтобы отделить имена пользователей от имен машин. . С начала 1980-х персональные компьютеры, объединенные в локальные сети, также начали поддерживать простые системы электронной почты.

Когда позже ARPANET превратилась в то, что мы сейчас знаем как Интернет, электронная почта уже была стандартным методом связи.

почтовых серверов

Серверы электронной почты отвечают за прием, хранение, пересылку и доставку сообщений пользователям электронной почты и от них. Обмен сообщениями между серверами осуществляется по протоколу SMTP с различными MTA (агентами пересылки почты), такими как Sendmail, Postfix, qmail или Exim. Сообщения могут храниться на сервере для доступа пользователя, их можно загружать и сохранять в почтовом клиенте для использования в автономном режиме или хранить в обоих местах.

Когда почтовый сервер принимает сообщение, он обязан доставить его или иным образом вернуть отправителю сообщение об ошибке доставки.Это гарантирует, что сообщение электронной почты не может раствориться в воздухе, и подразумевает, что отправитель электронной почты может доверять целостности системы электронной почты.

Иногда сообщение не может быть ни доставлено, ни возвращено, обычно в результате рассылки спама несуществующему получателю с поддельного адреса отправителя (дополнительную информацию см. в разделе Что такое спам и как его избежать).

Существует 3 основных типа почтовых серверов:

  • SMTP-серверы: A S реализация M ail T передача P сервер rotocol может относиться либо к физическому компьютеру, либо к агенту передачи почты (MTA), который представляет собой программу, работающую на машине.MTA получает и доставляет сообщения на другие серверы электронной почты и от них, а также от пользователей электронной почты (также известный как «ретрансляция»).
  • POP-серверы: A P ost O ffice P сервер rotocol — это часть программного обеспечения, которое предоставляет пользователю электронной почты доступ к электронной почте, хранящейся в учетной записи пользователя на этом сервере. Пользователь может загружать сообщения с помощью MUA (клиент электронной почты) и сохранять электронную почту локально для последующего просмотра.
  • Серверы IMAP: I Интернет M essage A ccess P сервер rotocol — это программа, работающая на сервере, которая обеспечивает полный доступ ко всем папкам, созданным пользователем на сервере.Пользователь электронной почты может синхронизировать все папки и сообщения на сервере с данными, хранящимися локально, с помощью MUA с возможностями IMAP.

Почтовые клиенты

Скриншот Runbox 6.

Пользователь может получить доступ к сообщениям электронной почты, хранящимся на сервере электронной почты, с помощью почтового клиента или почтового агента пользователя (MUA), такого как Outlook, Thunderbird и Eudora.

MUA подключается к серверу электронной почты через POP для загрузки сообщений из папки или более продвинутый протокол IMAP для синхронизации всех сообщений в папках, существующих на сервере.Когда пользователь отправляет сообщение, клиент подключается к серверу по протоколу SMTP.

Веб-почта

Интерфейс веб-почты — это веб-служба электронной почты, доступная в веб-браузере, таком как Internet Explorer или Firefox. Большинство почтовых сервисов предлагают веб-интерфейсы для электронной почты, хранящейся на сервере.

Так называемые службы веб-почты часто работают быстрее, потому что они получают более прямой доступ к сохраненным данным через веб-браузер, и пользователю не нужно загружать часть программного обеспечения, которое необходимо устанавливать и настраивать локально.

Службы электронной почты

Огромная популярность электронной почты привела к появлению большого количества служб электронной почты, предлагающих различные типы и уровни функциональных возможностей электронной почты и сопутствующих услуг.

Хотя большинство интернет-провайдеров (интернет-провайдеров) включают простые службы электронной почты в свои учетные записи, многие люди предпочитают специализированные службы электронной почты, которые предоставляют больше места для хранения, больше функций, другие интегрированные службы связи и т. д.

Бесплатные услуги

В сегменте бесплатных услуг доминируют такие компании, как Google и Microsoft, которые зарабатывают деньги на рекламодателях, которые платят за показ рекламы пользователям электронной почты.GMail, например, показывает так называемую контекстную рекламу, которая относится к фактическому содержанию отображаемого сообщения. Это вызвало озабоченность у некоторых пользователей в отношении конфиденциальности, хотя многие пользователи вместо этого сосредотачиваются на таких преимуществах, как большой объем памяти и удобство для пользователя.

Платные услуги

Службы на основе подписки часто предоставляют более специализированные службы электронной почты, поскольку их существование зависит от лояльности клиентов. Как правило, они предлагают более профессиональные услуги с более расширенными функциями, интегрированными с электронной почтой и услугами веб-хостинга, и обычно они не содержат рекламы.Платные услуги часто обеспечивают лучшую поддержку клиентов, поскольку они должны быть более надежными, чем бесплатные альтернативы.

Электронное сообщение

Фактическое сообщение электронной почты содержит текст и символы, представляющие информацию о доставке и контент, и должно соответствовать определенным стандартам, определенным IETF (Целевая инженерная группа Интернета), чтобы гарантировать, что оно может быть правильно обработано различными компьютерными системами, которые будут его обрабатывать.

Сообщение электронной почты состоит из двух основных разделов: заголовка и тела.

Заголовок можно рассматривать как электронный эквивалент обычного конверта, он состоит из полей (строк), содержащих информацию об отправителе, получателе, теме, дате и т. д. сообщения. Он также содержит одну запись для каждого сервера, обработавшего сообщение на пути от отправителя к получателю, что очень полезно для отслеживания его происхождения, особенно если сообщение выглядит подозрительно (например, при попытках фишинга).

иконки сообщений RMM.

 В Runbox Webmail вы можете щелкнуть значок «Просмотреть полные заголовки» в правом верхнем углу в режиме просмотра сообщения, чтобы просмотреть все заголовки сообщения.

Дополнительная информация: IANA (Управление по присвоению номеров в Интернете) полный список возможных заголовков сообщений.

Корпус

Тело сообщения представляет собой содержимое сообщения и может включать несколько частей и вложений в различных форматах.

В первые дни электронная почта содержала только обычный текст в формате ASCII, но по мере развития использования электронной почты возникла необходимость поддержки как HTML, так и других типов содержимого.Сегодня сообщения электронной почты обычно кодируются стандартом MIME (многоцелевые расширения электронной почты), который позволяет электронной почте поддерживать текст с различными наборами символов, вложенные файлы, мультимедийный контент и т. д.

Поскольку такие сообщения могут содержать как информацию, так и небольшие фрагменты программного обеспечения, невидимые для пользователя, получатель должен проявлять осторожность при открытии HTML-сообщений или вложений в клиенте или использовать веб-почту, которая является более безопасной, поскольку возможное вредоносное ПО в сообщении не может быть легко запущен на локальном компьютере.

 Чтобы просмотреть весь источник сообщения электронной почты, нажмите значок «Просмотреть источник» в правом верхнем углу в режиме просмотра сообщения.

Использовать

В современном обществе люди все чаще используют электронную почту и другие формы цифрового общения для создания и поддержания социальных сетей. Электронная почта с самого начала была воспринята как эффективное средство асинхронного общения, особенно в академических учреждениях и в деловом мире — нечто среднее между телефоном и обычной почтой.

В связи с огромным увеличением количества сообщений электронной почты, отправляемых и получаемых по всему миру в последние годы, становится все более важным использовать фильтры, которые могут сортировать законную электронную почту, и удобные интерфейсы, упрощающие задачу обработки сообщений.

Злоупотребление электронной почтой и спам

Поскольку электронная почта является чрезвычайно экономичным средством связи, которое позволяет пользователю отправлять большое количество сообщений большому количеству получателей, она стала очень популярным инструментом для распространения нежелательной и/или вредоносной информации и программного обеспечения.

Существует несколько проблем, о которых должны знать как администраторы электронной почты, так и пользователи электронной почты:

Спам

Логотип SpamAssassin.

Спам — это отправка нежелательной коммерческой (или массовой) электронной почты, часто большому количеству получателей. Сегодня очень дешево отправить миллионы сообщений электронной почты, и только несколько положительных ответов на рекламу по электронной почте могут сделать спам выгодным для людей, которые рассылают спам.

Runbox включает в себя несколько мощных фильтров спама и вирусов для защиты наших пользователей от нежелательных или потенциально опасных сообщений, таких как SpamAssassin, Dspam и Clam AntiVirus.

 Информацию о том, как избежать спама, см. в разделе о защите от спама.

Почтовые черви

В последние годы спамеры все чаще объединяются с производителями вредоносного программного обеспечения, создавая так называемых почтовых червей, которые заражают уязвимые компьютеры через электронную почту, размножаются и распространяются на другие компьютеры (часто используя контакты из адресной книги зараженной системы), вызывая постоянный шквал Спам.

Всегда рекомендуется использовать обновленное антивирусное программное обеспечение на вашем компьютере, чтобы избежать заражения.

 Информацию о том, как защититься от червей и вирусов, см. в нашем антивирусном разделе.

Подмена электронной почты

Подмена электронной почты — это метод изменения информации в заголовке электронного письма, чтобы сообщение выглядело так, как будто оно пришло из известного или надежного источника. Спуфинг часто используется в так называемом фишинге, когда люди пытаются собрать личную информацию, чтобы получить доступ к банковским счетам или другим конфиденциальным службам.

Поскольку протокол SMTP был создан в то время, когда злоупотребления электронной почтой еще не существовали, довольно легко подделать содержимое сообщения и столь же сложно проверить его происхождение.Предпринимаются некоторые усилия по стандартизации проверки сообщений электронной почты, чтобы можно было выявить источники преступной деятельности по электронной почте.

Дополнительная информация

Мы надеемся, что эта статья помогла вам понять, что такое электронная почта и как она работает. Если у вас есть какие-либо вопросы об электронной почте, задайте их на форуме Runbox или воспользуйтесь Центром поддержки.

Дополнительная информация

Как работает электронная почта | HowStuffWorks

Каждый день жители Интернета отправляют друг другу миллиарды сообщений электронной почты.Если вы много находитесь в сети, вы сами можете отправлять дюжину или более электронных писем каждый день, даже не задумываясь об этом. Очевидно, что электронная почта стала чрезвычайно популярным средством коммуникации.

Вы когда-нибудь задумывались, как электронная почта попадает с вашего компьютера к другу, находящемуся на другом конце света? Что такое сервер POP3 и как он хранит вашу почту? Ответы могут вас удивить, ведь оказывается, что электронная почта — невероятно простая по своей сути система. В этой статье мы подробно рассмотрим электронную почту и то, как она работает.

Сообщение электронной почты

Согласно журналу Darwin Magazine: Prime Movers, первое электронное сообщение было отправлено в 1971 году инженером по имени Рэй Томлинсон. До этого вы могли отправлять сообщения только пользователям на одной машине. Прорывом Томлинсона стала возможность отправлять сообщения на другие машины в Интернете, используя знак @ для обозначения принимающей машины.

Сообщение электронной почты всегда было не чем иным, как простым текстовым сообщением — фрагментом текста, отправляемым получателю.В начале и даже сегодня сообщения электронной почты, как правило, представляют собой короткие фрагменты текста, хотя возможность добавления вложений теперь делает многие сообщения довольно длинными. Однако даже с вложениями сообщения электронной почты продолжают оставаться текстовыми сообщениями — мы поймем, почему, когда перейдем к разделу о вложениях.

Почтовые клиенты

Вероятно, сегодня вы уже получили несколько сообщений электронной почты. Чтобы посмотреть на них, вы используете какой-то почтовый клиент . Многие используют хорошо известные автономные клиенты, такие как Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora или Pegasus.Люди, подписавшиеся на бесплатные службы электронной почты, такие как Hotmail или Yahoo, используют почтовый клиент, который отображается на веб-странице. Если вы являетесь клиентом AOL, вы используете программу чтения электронной почты AOL. Независимо от того, какой тип клиента вы используете, он обычно выполняет четыре функции:

  • Показывает вам список всех сообщений в вашем почтовом ящике, отображая заголовки сообщений . Заголовок показывает вам, кто отправил письмо, тему письма, а также может отображать время и дату сообщения и размер сообщения.
  • Позволяет выбрать заголовок сообщения и прочитать текст сообщения электронной почты.
  • Позволяет создавать новые сообщения и отправлять их. Вы вводите адрес электронной почты получателя и тему сообщения, а затем вводите текст сообщения.
  • Позволяет добавлять вложения к отправляемым сообщениям и сохранять вложения из полученных сообщений.

У сложных почтовых клиентов могут быть всевозможные прибамбасы, но по сути это все, что делает почтовый клиент.

9 правил рабочего почтового этикета

Больше не считается сумасшествием носить джинсы на рабочем месте или пить напитки с боссом в нерабочее время, но когда дело доходит до использования смайликов в электронной почте, линии становятся немного более размытыми.

Может быть сложно разобраться во всех тонкостях профессионального этикета электронной почты. Но, скорее всего, это основной способ общения с начальником и коллегами (кроме того, лично). А это значит, что каждое отправленное вами сообщение — это шанс произвести хорошее впечатление…или плохой.

Вот девять правил работы с электронной почтой, которым вы должны следовать, если хотите сохранить свою репутацию в Интернете.

1. Начните с четкой темы

Если вы отправляете электронное письмо одному из своих начальников, имейте в виду, что у него, вероятно, есть сотни сообщений в папке «Входящие».

Так что твой босс делает с большинством из них? Либо нажмите «Удалить», либо пометьте их на потом (и никогда их не читайте). Это означает, что у вас есть только один шанс привлечь их внимание: привлекательная строка темы может помочь им действительно открыть ее.

Подробнее: Вот строки темы, которые будут открывать ваши электронные письма — каждый раз

2. Следите за своими словами

Вы когда-нибудь получали текстовое сообщение, которое заканчивалось точкой? Если это так, вы, вероятно, подумали, что человек, который отправил вам его, злится на вас (хотя на самом деле он просто пытался использовать правильную пунктуацию).

Это потому, что слова, которые вы используете, могут мгновенно успокоить или расстроить кого-то. Избегайте использования таких слов, как «привет» или «срочно», вместо этого используйте «ты» или «сегодня».(Запутался? Подробное объяснение ниже.)

Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строку темы письма (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)

3. Пишите как редактор

Возможно, вы не пишете документ колледжа, но это не значит, что вы не получаете оценок. Плохая грамматика, орфографические ошибки и даже отсутствие вступления, основной части и заключения создают впечатление, что вы пытаетесь избавиться от почтового ящика, а не быть ответственным сотрудником.

Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем

4.Будьте вежливы со временем человека

Если вы собираетесь отправить кому-то электронное письмо, объясните, почему вы его отправляете.

Если, например, вы прикрепляете презентацию, точно скажите им, какими вы хотите, чтобы они сделали следующие шаги (вам нужно их одобрение? Вы хотите, чтобы они добавили слайд?). Если вы собираетесь кого-то копировать, скажите им, почему они были включены.

Подробнее: 5 причин, по которым я почти ответил на ваше письмо, но не ответил

5.Используйте эмодзи с осторожностью

Что касается эмодзи: не все их любят. Даже если вы работаете в неформальной среде, все равно остается значительный процент работающего населения, который считает их непрофессиональными. Не рискуйте, если вы не уверены, как это будет воспринято.

Подробнее: Использование эмодзи на работе может повысить вашу репутацию или разрушить ее (вот как узнать, что именно)

6. Прикрепите вложение нарушение электронной почты более одного раза.

Проверьте, прежде чем нажимать «Отправить»: Вы прикрепили вложение, которое обещали прикрепить? (Скажите это в 10 раз быстрее.)

Подробнее: 3 основные ошибки в электронной почте, из-за которых вы выглядите непрофессионально свою электронную почту, подписавшись, но это не значит, что вы должны говорить «лучший» или «спасибо» в конце каждого сообщения (особенно если вам на самом деле не за что благодарить).

Вместо этого выберите профессиональное, но функциональное приветствие. Попробуйте «с уважением», «с уважением» или «я скоро с вами поговорю».

Подробнее: 70 различных подписей по электронной почте (если вам надоело говорить «лучший»)

8. Используйте профессиональную подпись (даже на своем телефоне)

Если вы только что создали профессиональное, хорошо написанное электронное письмо, почему вы хотите, чтобы оно заканчивалось фразой «Отправлено с моего iPhone»? Вместо этого выберите простую привлекательную подпись, которая включает в себя ваш заголовок, ваши профили в социальных сетях, ваш веб-сайт и, возможно, даже фотографию вашего лица.

Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) способов создать потрясающую электронную подпись сегодня

9. Знайте, когда не следует отправлять электронное письмо

Конечно, независимо от того, насколько хорошо вы владеете этикетом, все напрасно, если вы отправляете по электронной почте то, чего не должны.

Например, если вам нужен сверхбыстрый ответ от кого-то, позвоните ему. И если вы хотите попросить своего начальника о повышении, назначьте встречу (вы не хотите вести этот разговор по электронной почте).

Подробнее: 3 рабочих запроса, которые никогда не выполняются, если вы задаете их по электронной почте (так что перестаньте их делать)

Пока вы следуете этим девяти правилам, вы почти всегда будете читать свои электронные письма и отвечать на них к. И эй, вы просто можете произвести хорошее впечатление на своего босса, пока вы этим занимаетесь!

Как написать профессиональное электронное письмо

  1. Развитие карьеры
  2. Как написать профессиональное электронное письмо

Автор: редакционная команда Indeed

8 декабря 2021 г.

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами.Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной степени, независимо от вашей роли или отрасли. Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может понадобиться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важное обновление или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружественное, ясное, краткое и действенное сообщение. Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, может потребоваться практика.

Воспользуйтесь следующими советами и рекомендациями, которые помогут вам писать эффективные и профессиональные электронные письма: определите свою цель, примите во внимание свою аудиторию, будьте краткими, вычитывайте свое электронное письмо, соблюдайте правила этикета и не забывайте о дальнейших действиях.

изображение Описание

Профессиональный формат электронной почты

  1. Body

    0

  2. Закрытие

  3. Подпись

  4. Signature

Лучшие практики: Определите свою цель, рассмотрим вашу аудиторию, будьте краткими, проверяйте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте о дальнейших действиях.

Связано: Как закончить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессионального электронного письма

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов помогут вам составить профессиональное сообщение:

1. Определите свою цель

Перед тем, как написать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как прочитает его. После того, как вы определили цель своего электронного письма, вы можете убедиться, что все, что вы включаете в свое сообщение, поддерживает это действие. Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите ему, что это за отчет, почему вам нужно, чтобы он просмотрел его, какой отзыв вам нужен и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории. Например, если вы отправляете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы электронное письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных фраз. С другой стороны, если вы отправляете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный, более дружелюбный подход.

3. Будьте лаконичны

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать вашу электронную почту, поэтому сделайте ее как можно более краткой, не упуская ключевой информации.Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, трудным для чтения и трудным для принятия мер. При редактировании электронной почты удалите любую информацию, которая не имеет отношения к теме, к которой вы обращаетесь. Используйте короткие простые предложения, удалив слова-заполнители и лишнюю информацию. Это сделает вашу заметку короче и ее будет легче читать.

4. Проверьте свое электронное письмо

Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить его на наличие орфографических, грамматических или синтаксических ошибок.Кроме того, дважды проверьте, чтобы убедиться, что вы включили все вложения, на которые могли ссылаться в своем сообщении. Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте правила этикета

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы звучать дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени.Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу письмо с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забудьте связаться с

Большинство людей получают несколько электронных писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение. Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы связаться с ним по электронной почте.

Связано: 20 способов начать электронное письмо

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма необходимо учитывать пять элементов.Вот разбивка каждого из них:

1. Строка темы

Это короткая фраза, резюмирующая причину вашего сообщения или цель вашего сообщения. Важно указать строку темы при отправке профессионального электронного письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Последующие действия: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно действует как приветствие.Например:

«Здравствуйте, мистер Самсон»,

3. Тело

Как и в теле письма, здесь вы можете поделиться своим полным сообщением. Например:

«Спасибо за сегодня днем ​​на презентации нового продукта. Я прикрепил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы».

4. Завершение

Это последняя строка вашего электронного письма перед вашей подписью, и она должна завершать ваше сообщение.Здесь вы также можете повторить любые запросы, которые вы сделали в теле вашего сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в среду. Спасибо еще раз!»

5. Подпись

Под подписью вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, относящейся к вашим сообщениям. Большинство почтовых программ позволяют установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.

Связано: Руководство по написанию деловой электронной почты

Примеры профессиональных электронных писем

Вот три примера профессиональных электронных писем:

Амаль,

Надеюсь, это сообщение дойдет до вас. Я обращаюсь сегодня, потому что я руковожу проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу опытного подрядчика по исследованию UX, который поможет проанализировать несколько наборов данных тестирования удобства использования.

Это трехмесячный проект, который начинается 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю. Всю работу можно выполнять удаленно, но вы можете использовать наше рабочее пространство.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем назначить время для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Алан Гото
Директор по взаимодействию с пользователями
ABC Company, Inc.Электронное письмо группе

Тема: Встреча по маркетингу отменена

Привет, команда,

Встреча по стратегии маркетинга, запланированная на сегодня днем, была отменена.

Прошу прощения за запоздалое уведомление, но я знаю, что всем будет приятно получить дополнительное время в свое время. Мы снова соберемся в наше обычное запланированное время в следующую среду.

Спасибо,

Гретхен Ван Бурен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3.Последующее электронное письмо

Тема сообщения: Re: Доступность для ознакомительной встречи

Привет, Элизабет,

Я просто хотел проверить дату вашей встречи с г-ном Аль-Джамилем. Просто дайте мне знать, 5 июня или 6 июня лучше подходят для вашего графика.

Спасибо!

Адам Мур
Помощник руководителя
123 Компания

Независимо от того, начинаете ли вы работать впервые или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, умение писать профессиональные электронные письма является критически важным навыком.Используя приведенные выше советы и примеры, чтобы направлять свои усилия по электронной почте, вы будете составлять эффективные сообщения в кратчайшие сроки.

Связано: Как писать профессиональные электронные письма (с помощью шаблонов)

Как лучше писать электронные письма на работе

Где ваша работа встречается с вашей жизнью.Смотрите больше от Ascend здесь.

Плохое электронное письмо разрушит вашу карьеру? Нет. Но изучение негласных правил написания профессиональных электронных писем может повысить вашу компетентность в глазах коллег. В этом сотрудничестве HBR с создателем YouTube Джеффом Су вы узнаете, как лучше организовывать общение по электронной почте и избегать типичных ошибок новичков.

0:00  — Зачем беспокоиться об этикете электронной почты?
1:19 — Включить призыв к действию в строку темы
2:13 — Одна ветка электронной почты на тему
2:48 — Управление получателями
3:27 — Начать с главного
4:30 —
Подведите итоги в своем ответе
5:10 — Гиперссылка, если это возможно
5:38 — Изменить настройку по умолчанию на «Ответить» (не «Ответить всем»)
6:06 — Изменить отмену отправки опции 


Стенограмма 

ДЖЕФФ ВС: Хорошо, настоящий разговор.Ошибки этикета электронной почты на рабочем месте — это не разрушит вашу карьеру. Но изучение негласных правил написания профессиональных электронных писем повлияет на то, насколько вы компетентны в глазах своих коллег.

И поскольку для этого не существует стандартизированных учебных курсов, в этом видео я собираюсь сначала поделиться вполне реальными преимуществами получения хороших навыков работы с электронной почтой на рабочем месте, а затем погрузиться в мои лучшие восемь советов по профессиональному этикету электронной почты, многие из которых которые я усвоил на собственном горьком опыте во время моей первой работы на полную ставку в качестве консультанта по вопросам управления.Итак, давайте начнем.

Всем привет. Меня зовут Джефф, и я очень горжусь тем, что могу сотрудничать с Harvard Business Review для этого видео о моей занудной страсти: этикете электронной почты на рабочем месте. Вспомните, когда вы в последний раз получали плохо написанное электронное письмо. Возможно, вам пришлось бы перечитать ее несколько раз, чтобы уловить главное, а действия могли быть разбросаны повсюду.

В худшем случае это привело к излишне длинной цепочке писем туда и обратно, которой можно было бы избежать, если бы исходное письмо было правильно спланировано.В этом и заключается красота хорошо составленных электронных писем. Это не только поможет вам, отправителю, показаться более способным, демонстрируя сильные коммуникативные навыки, но и сэкономит читателю столько времени, поскольку будет показывать только актуальную для него информацию.

Итак, без лишних слов, мой первый шаг — добавить призыв к действию, когда это уместно, в строке темы электронного письма. Большинство из нас знакомы с общим «требуется действие» в строке темы, верно? Я рекомендую просто сделать еще один шаг и точно указать, что вам нужно, чтобы получатель сделал, и примерное время, которое им потребуется для этого.

Например, вместо того, чтобы писать «Требуется действие, обратная связь для проекта X», напишите «Пять минут — опрос, обратная связь для проекта X». Этот очень маленький трюк дает вам гораздо больше контекста. Это опрос для проекта X. Я могу сделать его очень быстро между двумя встречами, которые у меня есть. Или, если неуместно указывать расчетное время, конкретизируйте призыв к действию. Например, вместо «оценка расходов на четвертый квартал» напишите «Илон утвердить смету расходов на четвертый квартал». Так что Илон знает, чего от него ждут, еще до того, как откроет письмо.

Шаг номер два: придерживайтесь одной ветки электронной почты для одной и той же темы. Честно говоря, меня призвала к этому моя коллега, но я рад, что она мне рассказала. По сути, я отправлял отдельные электронные письма для одного и того же проекта всякий раз, когда у меня появлялась новая идея или дополнительный вопрос. Но если вы подумаете об этом с точки зрения получателя, ему не хватает контекста из исходной ветки электронной почты, а несколько новых писем на одну и ту же тему просто засоряют их почтовые ящики без необходимости.Таким образом, общее эмпирическое правило заключается в том, чтобы придерживаться исходной цепочки электронных писем для любой заданной темы, чтобы каждый мог ссылаться на одну и ту же информацию.

Совет по этикету электронной почты номер три: объясните, почему вы добавили или удалили получателей в цепочках электронной почты. Есть много ситуаций, когда вам нужно добавить кого-то в ветку электронной почты, чтобы получить их мнение, или убрать кого-то, чтобы освободить его почтовый ящик. Профессиональный и простой способ сделать это — добавить предложение в самом верху электронного письма, четко показывающее, кого вы добавили или удалили.Мне нравится добавлять круглые скобки и выделять шрифт курсивом, чтобы отделить его от основного текста письма. Таким образом, читатели сразу узнают, кто новые получатели.

Совет номер четыре на самом деле затрагивает мою очень большую мозоль, когда отправители включают много информации заранее, но то, что они действительно пытаются получить или попросить, находится в самом конце электронного письма. Чтобы избежать этого, всегда сначала указывайте основную мысль, а затем контекст. Просто сравните эти два письма:

.

«Привет, Джейн, меня зовут Джефф, и я работаю в отделе маркетинга продуктов.Мы готовим колоду прогнозов для большого босса, и он ищет цифры прогноза доходов для секретного электромобиля, который скоро будет запущен. Могу я побеспокоить вас, чтобы вы достали эти данные для меня?

«Здравствуйте, Джейн, могу ли я побеспокоить вас о прогнозируемых цифрах доходов от электромобилей? Контекст: команда по маркетингу продукта в настоящее время готовит колоду прогнозов для большого босса, и мы надеемся использовать прогнозы, чтобы бороться за больший бюджет. Было бы здорово получить цифры за 2025–2030 годы в формате Google Sheets.

Отодвигая контекст назад, мы даем другому человеку возможность прочитать не столь важную часть письма. Часто, когда мы отправляем электронное письмо кому-то более старшему, чем мы, мы чувствуем себя обязанными объяснить, почему мы пишем электронное письмо в самом начале, чтобы не казалось, что мы их беспокоим. Это на самом деле контрпродуктивно, потому что, если человек очень пожилой человек, он, вероятно, просто хочет знать, о чем вы пишете ему по электронной почте, чтобы он мог разобраться с этим, а затем перейти к своим собственным графикам.

Совет номер пять: если вы получили электронное письмо с большим количеством неорганизованного содержания, в своем ответе резюмируйте основные тезисы отправителя. Итак, если вы получили электронное письмо от кого-то, кто явно не смотрел это видео, и он прислал вам длинное, многословное, запутанное сообщение, которое вам нужно перечитать несколько раз, вы должны сделать две вещи.

Во-первых, отправьте им это видео. Во-вторых, потратьте несколько минут на то, чтобы определить и выделить общие темы из их электронной почты, а также резюмировать их сообщение в нескольких предложениях, прежде чем отвечать на то, о чем они вам пишут.Это не только поможет вам подтвердить правильность вашего понимания, но и другая сторона оценит дополнительные усилия, которые вы предприняли, чтобы помочь им организовать свои мысли.

Шестой совет по этикету электронной почты: используйте гиперссылки. Это еще одна моя любимая мозоль. Если вы делитесь ссылкой с кем-то по электронной почте, вам действительно следует потратить дополнительные несколько секунд, чтобы нажать Command K на Mac или Control K на Windows и гиперссылку на внешний веб-сайт или видео. Это не только выглядит намного чище для получателя, чем просто вставка большой неуклюжей ссылки, но и снижает вероятность того, что вы совершите ошибку, добавив или удалив лишнюю букву в исходном URL-адресе.

Совет номер семь: измените настройку по умолчанию на «ответить» вместо «ответить всем». Честно говоря, это моя не склонная к риску сторона разговора. Как я думаю об этом, скажем, ваш ответ на электронное письмо в спешке, и вы делаете ошибку, ущерб относится к этому одному получателю, потому что по умолчанию вы отвечаете одному человеку, а не отвечаете всем. Это стандартная настройка большинства популярных почтовых клиентов, обычно ее можно найти в разделе общих настроек.

Совет по этикету электронной почты номер восемь: измените параметр «Отменить отправку» на 30 секунд.Так что вы можете этого не знать, но закон Мерфи, когда дело доходит до электронной почты на рабочем месте, заключается в том, что вы всегда будете обнаруживать свои ошибки через 10 секунд после того, как электронное письмо уже отправлено.