Содержание

3 простых шага / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

  • 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

  • 3 менее важные задачи;

  • 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

  • карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

  • индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

  • ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

  • ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

  • коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

  • важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

  • несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

  • срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

  • несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

  • в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

  • если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

  • удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

  • «Таргет салон красоты»;

  • «Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

  • перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

  • отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

  • задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

  • нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

  • усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

  • отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

  • соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

  • вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;

  • автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

  • ложиться и вставать в одно и то же время;

  • ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

  • не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

  • записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

  • выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

  • выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

  1. Для планирования задач и проектов:

  2. Для контроля времени:

  3. Для работы по технике Pomodoro:

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

«Я ничего не успеваю!» Как с этим бороться?

Очень полезно изучить свои биоритмы, подъемы и спады активности в течение дня. Дело, которое на пике активности может быть сделано за 15 минут, в минимуме активности будет выполняться в несколько раз дольше. Поэтому в активные периоды планируем самые сложные и креативные задачи, а на спаде активности делаем рутинные необходимые дела.

Наши внутренние часы работают по-разному, некоторые ошибаются в оценке прошедшего времени в несколько раз. Можно себя протестировать, замерить ощущение времени на каком-нибудь небольшом деле, а потом сравнить с показаниями часов. Если же мы замечаем, что постоянно делаем все дела несколько дольше, чем предварительно было записано в графике, то при составлении плана стоит внести индивидуальные поправки.

Установить приоритеты

«Никакой продвинутый тайм-менедж­мент, никакие инструменты планирования не сработают, если у нас нет достаточной мотивации», — говорит эксперт. Любое дело делается быстро и азартно, если нами руководит стремление его сделать и получить результат. А когда мы тормозим и отвлекаемся от выполнения дела, это означает, что в глубине души мы не хотим его делать.

Не хотим, но вроде бы должны, а почему должны — непонятно. Это внутреннее противоречие отнимает массу энергии, ломает все планы. Но как разобраться в собственной мотивации? Не задаваться же вопросом «А зачем мне это нужно?» каждый раз перед мытьем посуды. Система обучения тайм-менеджменту Всехсвятской начинается с курса «Порядок в голове».

Сначала нужно определиться с личными ценностями и выяснить, что для нас действительно важно. Отделить и выкинуть чужие ценности, которые навязаны воспитанием и общественным мнением, обнаружить бессмысленные ограничения «никто так не делает, не положено», прилипшие страхи «я не смогу», — и избавиться от них.

По своим правилам

Привычка и навык слушать интуицию поможет выявить настоящие мечты, научиться фантазировать и превращать фантазии в осмысленные цели. Дорогие нашей душе ценности и мечты мы учимся защищать от критики других, а также от «внутреннего критика». Осознание наших стремлений укрепляет внутренний стержень личности, и возникает четкое понимание, куда мы хотим двигаться и зачем все это нужно.

На фундаменте осознанности можно возводить здание тайм-менеджмента — ставить цели, распределять приоритеты… И тогда выбор работы, партнера, хобби, мест отдыха уже будет не случайным или навязанным, а собственным и любимым.

Нет единых «правильных» приемов планирования, подходящих для всех, ведь мы очень отличаемся друг от друга, живем разными жизнями, в разных городах и в разном климате. Но тот, кто научился учитывать свои обстоятельства, может попробовать создать собственную систему тайм-менеджмента. Его планы на день, на месяц и на любой срок будут гармоничными и эффективными, потому что подстроены точно под него, будто бы скроены по его мерке.

Как себя организовать и что этому мешает

Приветствую вас,

дорогие читатели и гости моего блога! 

Всегда ли вы успеваете сделать все дела вовремя?

Всегда ли у вас найдется  минутка-другая, чтобы остановиться, легко отвлечься от дел и забот.

И, например, спокойно полюбоваться красотами природы, уделить час-другой близким и друзьям.

Не переживая за потерянное время, посвятить его чтению хорошей книги или просмотру кинофильма?

Думаю, что нет. Этой минутки или часа всегда и не хватает! Мы просто не знаем, как себя организовать! 


Сейчас модно не успевать. В тренде куча дел, упакованных в вечный цейтнот!  Ничего не успеваю!  — самый распространенный возглас человека нашего времени. 

 

В чем проблема?

 

Вроде все планируем, не забываем о законах и принципах управления временем. Тайм-менеджмент – штука очень нужная и незаменимая. Но… все равно не успеваем!

Я обсуждал эту проблему со многими людьми: со своими клиентами, друзьями, студентами, коллегами.

 Задавал один вопрос:

почему, даже при верном текущем и стратегическом планировании, с наличием правильно организованного ежедневника, с учетом многих других нюансов управления временем, мы остаемся с кучей невыполненных дел, задач, не достигнутых целей, повязанных хроническим нервным напряжением?

В итоге, я даже написал об этом статью. 

А в этой публикации представляю еще 8 ошибок, которые мы допускаем в своей жизни, и которые является причиной указанных проблем.  

Вот список этих злостных вредителей.   

 

Как себя организовать

или 8 ошибок, мешающих успевать больше 

  1. Стремление все успеть 

Да, именно так. Как видите, эта ошибка вкралась даже в название этой публикации.

Человек с установкой «надо все успеть», как правило, мало что успевает.

Успеть сделать можно только самое важное. Приоритетное и соответствующее вашим ключевым целям и задачам.

Часто стремление все успеть является симптомом трудоголизма — патологического трудолюбия или чрезвычайной зависимости от труда и количества выполненных дел.

Почему-то многие думают, что с количеством сделанных дел, человек становится счастливее (богаче, умнее, успешнее и т.д.).

Другими словами, многие зациклены на идее, что именно число сделанных дел является главным условием позитивных изменений в жизни.  

Но при этом получается, что уже не человек управляет делами, но дела человеком и его жизнью.

И он становится рабом необходимости.

Дело в том, что очень сильно мотивированное стремление все успеть и за всем угнаться по закону Йеркса-Додсона превращается в свою противоположность.

Трудоголик превращается в человека, страдающего синдромом Емели.  

Только избавление от этой ключевой ошибки позволит повысить свою эффективность.     

  1. Стремление делать несколько дел одновременно

Кажется, что так эффективнее, но, как правило, с увеличением количества, страдает качество. Потом приходиться переделывать, а от этого страдает количество. В общем, замкнутый круг, в итоге приводящий к снижению мотивации и упадку сил

Именно в таком состоянии вы начинаете жаловаться: «Ничего не успеваю! У меня куча дела! Вот, все брошу и уеду!»… 

  1. Неумение четко обозначать и согласовывать сроки

Например, «Давай встретимся, ну, скажем, где-нибудь, после обеда, часика в 3-4…» или «Пришлите, мне, пожалуйста, этот отчет к пятнице», или «Завтра, после семи утра, мы выезжаем».

То, что кажется очевидным говорящему, совсем не очевидно тому (тем) кому говорят. Эта ошибка часто является причиной конфликтов и ссор.

И она же содержит ответ на вопрос: как себя организовать правильно? — нужно четко обозначать сроки выполнения дел! 

  1. Ментальное планирование – хранение плана и всей стратегии ведения дел в голове

«Зачем мне ежедневник, зачем записывать, я и так все помню».

Это одна из самых тяжелых ошибок.

Хранение в голове – очень ненадежно (исключение – люди с феноменальной памятью). Всегда есть риск что-то забыть.

Рассчитывая только на память, мы сильно уменьшаем спектр видения ситуации. Суживаем восприятие. Многое попросту не замечаем.

Поэтому, крайне необходимо материализовывать свое планирование.

В электронном, бумажном либо в ином виде.

Составление простого списка задач на день уже намного увеличивает качество планирования. И позволяет повысить эффективность деятельности         

  1. Неумение расставлять приоритеты и согласовывать их со сроками выполнения дел 

Планомерное и целенаправленное ведение дел невозможно без определения и расстановки приоритетов, без отграничение главного от второстепенного.

Это кажется, банальным! Но тогда почему многие про это забывают? «Что сейчас, в данный конкретный промежуток времени самое главное? Как определить это?» — вот ключевые вопросы, позволяющие избавиться от этой ошибки и начать успевать больше.

И в этом вам помогут следующие публикации: 

Матрица Эйзенхауэра как метод управления временем.Часть 1

Управление рабочим временем по методу Эйзенхауэра.Часть 2

  1. Расчет на то, что ежедневник и записи в нем спасут от неорганизованности и не сделанных дел 

Звучит странно, не правда ли?

Кажется, что ежедневник и его помощь в планировании должны привести дела в порядок, с ними можно многое успевать! Действительно, что может быть проще: расписал дела, все распланировал, увязал задачи и сроки. Но, как бы ни так!

Сами дела делаться не будут. Ежедневник и планирование на день, на неделю, месяц и год – это всего лишь инструменты, сами по себе, они не избавят от цейтнота и кучи невыполненных задач.

Еще нужны: осознанность, воля и целеустремлённость. Именно с их помощью мы делаем наше планирование эффективным, что в итоге позволяет многое успевать.     

  1. Нежелание и неумение анализировать свои потери времени

Более того, многие считают, что это какая-то глупость, а потом удивляются: куда уходит время!?!

Многим просто лень проводить хронометраж и выявить личные поглотители времени. А ведь анализ и устранение поглотителей позволяет высвободить огромный резерв минут, часов и дней (а кому-то и лет). 

   8. Привычка затягивать с решением мелких и неприятных дел и задач, откладывая их на потом 

Этим создаётся куча «висяков», сначала просто отвлекающих внимание и мешающих сосредоточиться.

Но когда их накопится очень много, этот снежный ком надолго уведет человека от выполнения самых приоритетных задач и достижения ключевых целей.

Об этом в статье про Швейцарский сыр…   
     

Конечно, это не все ошибки, которые мешают нам управлять нашим временем, их еще много.

А какие знаете вы? И каков ваш ответ на вопрос: как себя организовать? И ка сделать  это правильно? 

Приглашаю поделиться ими в комментариях к этой статье? Давайте вместе обсудим эту проблему и найдем ответы на сокровенные вопросы: Как успевать больше? Как повысить свою эффективность? Как  повысить эффективность деятельности?

Или вы всерьез считаете, что моя статья настолько гениальна, что полностью исчерпала тему?  😀 


С нетерпением жду ваших откликов!

Удачи в делах!

Следите за обновлениями блога. Надеюсь, теперь вы перерастание восклицать:

Ничего не успеваю!

Куча дела! Все валится из рук! )))) 

© Денис Крюков

Автор сайта

https://formaetsensum. ru/

Психолог в Чите и психолог онлайн


Вместе с этой статье читайте: 

 

Как организовать свое время: полезные советы, тайм-менеджмент

У каждого из людей в сутках всего 24 часа, но одни успевают сделать все намеченное и даже больше, а другие еле справляются с самыми важными делами.

От правильной организации дня зависит многое: самочувствие, продуктивность и даже заработок.

Есть определенные правила тайм-менеджмента, помогающие забыть о просроченных задачах

Основные методики планирования времени

Есть несколько принципов и методик, которые давно доказали свою эффективность.

  1. Метод хронометража. Чтобы понять, куда уходит время, нужно несколько дней понаблюдать за самим собой. Потребуется записывать, сколько часов и минут на какое дело уходит. Здесь нужна честность. Если из 8 часов рабочего времени 3 ушло на просмотр сериалов, придется так и записать. Последующий анализ этих записей позволит выявить «черные дыры».
  2. Метод АВС-планирования. Все текущие дела нужно разделить на категории. Категория А – срочные задачи, не терпящие отлагательств. Категория В – задачи не срочные, но важные. Категория С – то, что нужно сделать когда-нибудь. Нужно расставить приоритеты и в соответствии с этим действовать.
  3. Правило Парето. Интересный принцип, утверждающий, что лишь 20% всех приложенных усилий дают 80% результата. Это не значит, что нужно выполнять лишь пятую часть задуманного. Идея состоит в том, чтобы вычислить те задачи, выполнение которых дает больше плодов, и именно их делать в первую очередь.

Планирование времени

На освоение систем тайм-менеджмента тоже уходит некоторое время. Но это хорошая идея: потратить несколько минут, чтобы затем сэкономить гораздо больше.

Общие правила планирования времени

Основные правила, которых следует придерживаться:

  1. Cвой день начинать рано утром. Многие люди утверждают, что они «совы», т.е. более продуктивны вечером, а не утром. Но если такая «сова» мало успевает и во второй половине дня, возможно, вопрос заключается в банальной лени. Иногда с 7 утра до полудня можно успеть больше, чем с полудня и до поздней ночи.
  2. Нужно научиться делегировать обязанности. Если времени в обрез, часть задач можно просто перепоручить кому-то компетентному. Простой пример: если женщина не успевает поддерживать порядок в доме из-за плотного рабочего графика, она просит о помощи детей и мужа.
  3. Степень усилий, выделенных на выполнение задачи, должна быть соразмерна ее важности. Нельзя тратить основную часть энергии на малозначимые дела.

Тайм-менеджмент

Самое важное правило, которое не обходит стороной любая система тайм-менеджмента: в первую очередь выполняются самые неприятные задачи. Это позволяет разгрузить мозг и сразу же почувствовать себя лучше в психологическом плане.

Этот принцип называется «съесть лягушку» — т. е. разделаться с чем-то обременительным

Как правильно составлять список дел

Составление списка дел на день – на первый взгляд простая задача. На самом деле, здесь есть свои нюансы:

  1. Начинать писать список нужно с вечера, чтобы ничего не забыть в утренней спешке.
  2. На один день стоит отводить не более 7 приоритетных задач. Выполнить больше вряд ли удастся, это лишняя причина для беспокойства.
  3. Задачи должны быть расписаны максимально подробно и понятно. Не просто «зайти в магазин за продуктами», а «купить хлеб, зелень, молочную продукцию».
  4. Желательно рядом с каждым пунктом пометить, сколько примерно времени это займет.

Составленный список всегда должен быть под рукой и перед глазами. Так будет легче контролировать себя. Выполненные пункты можно сразу же вычеркивать.

Составление списка дел

Можно написать список на 2-3 дня и даже на неделю вперед. Это будут черновые варианты, в них что-то будет добавляться, а что-то вычеркиваться, но в уме составится примерная «канва» из будущих задач и появится больше ясности. Будет легче ответить на вопрос, «освобожусь ли я к выходным».

Факторы, ворующие личное время

Целых 2-3 часа в сутки могут испариться в неизвестном направлении, если не начать контролировать свое времяпрепровождение. Что ворует время:

  • социальные сети – бездумное пролистывание ленты и общение с друзьями в мессенджерах «ни о чем и обо всем»;
  • просмотр телевизора – даже если есть немного времени на просмотр интересного фильма, телевизор украдет еще 30-40 минут за счет вставки рекламных блоков;
  • вредные привычки – привычка каждый час перекусывать и постоянно заглядывать в холодильник, курение, прием кофе за просмотром развлекательных роликов.

Потеря времени

Иногда приходится перебарывать лень и несобранность исключительно силой воли. Ведь никто не может заставить человека отложить смартфон в сторону и заняться, наконец, делами, кроме него самого.

Освоение тайм-менеджмента поможет сделать жизнь намного легче и приятнее. Жить без ощущения постоянной спешки и горящих сроков очень комфортно.

Дополнительную информацию о том, как правильно организовать свое время, вы узнаете, посмотрев видео:

Умение организовывать свое время — это тренируемый навык

Иногда кажется, что все успеть просто невозможно! Как организовать свое рабочее время и расставить необходимые приоритеты? Эти вопросы мы задали эксперту по тайм-менеджменту и создателю академии «Время в порядке» Анне Всехсвятской.

Анна, вы популярный эксперт по тайм-менеджменту. Какие главные ошибки можно совершить, когда хочешь успеть все?

Самая главная ошибка — пытаться запихнуть в один день огромный список дел. Потом расстроиться, что не смогла все выполнить и разочароваться в планировании. На курс ко мне часто приходят девушки именно с такой проблемой. Еще можно написать список и все важные, энергозатратные или длительные дела оставить на момент, когда сил уже нет — на вечер или ночь. Еще часто вижу план, которые не предусматривает форс-мажоры или даже минимальные опоздания. Все спланировано настолько плотно, как будто человек живет в лаборатории и там ничего не происходит. Ну и вишенка на торте — планировать, глядя на подруг, блогеров, успешных людей. «Ну они же все успевают» — значит и я смогу! При этом девушки не учитывают особенностей своего положения, состояния, ресурсов. Мама с месячным ребенком и успешная бизнес-леди без детей и двумя личными помощниками — два тотально разных человека. Пытаться скопировать ее «Успеваемость» — это выстрелить себе в ногу, поставить крест на самооценке и в итоге успевать гораздо меньше, чем могла бы. Планирование — это как платье индивидуального пошива. Невозможно составить хороший план без учета ресурсов, своей нагрузки, состояния и пиков активности.

Какие особенности у вашей системы «Успеваю все»?

Основное отличие моей системы от классического тайм-менеджмента в том, что помимо изучения, внедрения планирования, целеполагания, расстановки приоритетов и оптимизации времени мы работаем с корнем проблемы «неуспевания». По сути мы работаем с психологией, ценностями, уровнем энергии, внутренней мотивацией и уверенностью в себе.

Можно научиться идеально планировать свой распорядок, но если у тебя внутри возникает внутренний саботаж, то ты либо будешь себя насиловать и выполнять дела «на сжатых зубах», либо махнешь рукой и не будешь делать вовсе. Моя задача — помочь разрешить внутренние конфликты, увидеть причины саботажа, лени, прокрастинации, стресса и избавиться от них. «Успеваю все» — это не жесткий свод правил, а принципы, которые каждый встраивает в свою жизнь и получает индивидуальную систему личной эффективности.

Кому легче организовать свое время? Парням или девушкам? Есть ли вообще гендерные различия в этом вопросе?

Все очень индивидуально и зависит от предрасположенности к порядку и организации, а также от навыков. Все-таки умение организовывать время — это тренируемый навык. Чем больше тренируешься — тем лучше результат. Другое дело, что у девушек обычно больше сфер, которые нужно сочетать: дом, дети, покупки, уход за собой, работа, спорт, общение с подругами. Сейчас, вслед за Европой, у нас усиливается тенденция смешения привычных ролей. Мужчины начинают больше участвовать в бытовых делах, воспитании детей, интересоваться шоппингом и уходом за собой, но процент их пока небольшой. Поэтому девушкам может приходиться сложнее из-за большего количества важных сфер жизни. Все таки жонглировать тремя шарами легче, чем восьмью.

Как вы относитесь к популярным сейчас «марафонам желаний», где участникам предлагают не добиваться своих целей, просто их загадать?

Хорошо отношусь, если это сделано качественно, и люди получают долгоиграющий результат. Но важно понимать, что мечты — это не панацея и не волшебная палочка на все случаи жизни. Ты можешь «загадать» себе айфон или машину. Попросить мужа или взять кредит- и ап! Сбылось!

Но вряди ли получится «намечтать» накачанную попу, свой дом, построенный бизнес, новую профессию, написанную книгу и прочее. Придется прилагать усилия, придется как-то организовывать время, расставлять приоритеты, поддерживать мотивацию, когда сложно. Я за адекватный подход. В системе «Успеваю все» навык мечтаний — это только 1/7 системы. Важная составляющая, но не единственная.

Соцсети — это убийцы успеха и времени?

Все зависит от того, как вы их используете. В соц.сетях можно знакомиться, вдохновляться, учиться, находить ролевые модели, заряжаться мотивацией! А можно завидовать, жить чужими жизнями, ввязываться в бессмысленные дискуссии, страдать чувством собственной неполноценности. Во втором случае, конечно, больше вреда, чем пользы. Вне зависимости от подхода, времени на соц.сети тратится много, они затягивают, вызывают зависимость. У меня лично и у всех моих «успеваек» стоят лимиты на телефоне — не больше часа в день.

Сформулируйте 3 принципа успешной деятельности!

Любовь к тому что делаешь. Это главное! Если нет любви, нет интереса, ты занимаешься этим из-за денег, желания что-то кому-то доказать, статусности или просто потому что так сложилось, мотивация будет снижаться день ото дня. Я за то, чтобы реализовывать свои ценности, отталкиваться от того что важно для тебя, что тебя зажигает и заставляет подпрыгивать с постели.

Целеустремленность! Если ты не видишь, куда идти, то скорее всего никуда и не придешь. Цели однозначно должны быть азартными, стоять за зоной твоего комфорта, требовать развития в той или иной сфере. Только делая что-то новое, непривычное, ты сможешь получить лучший результат. Я время от времени утыкаюсь в «потолок» и каждый раз — это сигнал к тому, что нужно прокачивать навыки, расширять сознание, менять стратегию. В общем, расти! Ну а третье — это однозначно команда. Если говорить о бизнесе, то один в поле — не воин.

Расскажите о своей семье. Помимо того, что вы успешный предприниматель, вы замужем и у вас трое детей. Бывают ли случаи, когда вам приходилось выбирать между семьей и работой?

Да, я мы с мужем вместе уже 10 лет и у нас трое детей: две девочки и мальчик. Семья — это самое важное для меня, приоритет номер один! Когда еще не было детей, я начала выстраивать свою жизнь и бизнес так, чтобы было свободное время. Сначала это свободное время я вкладывала в себя, обучение, отношения, путешествия. Когда родилась первая дочь, я поняла, что времени нужно в разы больше и это стало толчком для создания сильной команды в бизнесе. Сейчас вместе со мной работают более 30 человек и благодаря выстроенным процессам, четкой стратегии и постоянному обучению — они у меня все самостоятельные, Поэтому я могу работать в среднем 2-4 часа в день. Поэтому, глобально «выбор семья или работа» передо мной не стоит. Мне удается балансировать.

Какой вы руководитель? Сложно ли попасть к вам в команду?

Конечно, лучше бы спросить моих сотрудников. Но что могу сказать точно, что я абсолютно адекватная — никогда не повышаю голос, не выматываю, не требую невозможного, не впадаю в истерики или самодурство. Уважение и соблюдение субординации для меня — религия. Со мной точно не соскучишься — я всегда вижу, куда расти что можно улучшить, как внедрить какие-нибудь системы для оптимизации, совершенствования продукта, сервиса, мотивации. Я требовательна в плане качества и дедлайнов — мне важно, чтобы мы делали все на максимуме своих возможностей. В команду попасть реально, у нас каждый месяц открыты вакансии. Но! Мы уже давно не берем новичков, непрофессионалов, мамочек на 3 часа в день или людей без опыта. Команда сейчас состоит из супер-профи и нам легче заплатить больше денег, чем обучать с нуля. Поэтому, если вы профессионал, то заходите на сайт timeorder.pro в разделе вакансии выложено все актуальное.

Какими принципами воспитания детей вы руководствуетесь? Какие у вас есть секреты супермамочки?

Мои главные принципы — любить, создавать безопасное и наполняющее пространство для роста, давать все необходимые ресурсы, быть примером и не мешать. Я абсолютно уверена в том, что каждый ребенок талантлив и главное дать ему уверенность, что он классный и любимый по факту рождения. Что не нужно ничего доказывать своими успехами, добиваясь любви и внимания отметками или рекордами.

Если заложить правильные ценности, взрастить целеустремленность и крепкий внутренний стержень, то успех будет естественным следствием усердия, ежедневных действий и оттачивания мастерства. Я очень четко слежу, чтобы интеллектуальная нагрузка была сбалансирована с физической (балет, плавание, йога), отдыхом, играми, прогулками, участием в бытовых делах. Ну и конечно, воспитание просто на словах не работает, родитель должен подкреплять свои словами действиями, своим стилем жизни.

Есть ли у вас хобби? Как вы находите время на него в своем плотном графике?

Хобби — это обычно занятие в свободное от работы время. Любимое дело, за которое тебе не платят. А у меня хобби активно участвует в рабочих процессах и мне за него платят. Поэтому не знаю, можно ли это назвать хобби в чистом виде? Я очень люблю писать! Пишу ежедневно посты в соцсети, статьи для блога и журналов. Книгу написала в прошлом году. Это то, без чего я совсем не представляю свою жизнь!

Кажется, что у вас есть все, о чем только можно мечтать. Но все же, какая у вас мечта?

Глобальная мечта, она же миссия — дать женщинам всего мира возможность и инструменты, чтобы стать более цельными, уверенными в себе и расслабленными. Показать как можно распоряжаться ресурсами (временем, деньгами, силами), чтобы не выживать, не находиться в вечной гонке или прокрастинации, а воплощать свои мечты в реальность, без стресса! Получать удовольствие и от процесса, и от результата. Мечтаю о том, что моя книга «Время в порядке» станет мировым бестселлером.

Ссылка на источник: https://www.cosmo.ru/

7 советов, как уходить с работы вовремя и все успевать — Work.ua

Это знакомо большинству работников. Вы проводите на работе все больше времени, но кажется, успеваете все меньше. Не многие могут похвастать, что покидают рабочее место в пресловутые 18:00.

«Есть несколько причин, почему наш день так «раздулся», — говорит специалист по тайм-менеджменту Джули Моргенстерн. — В компаниях постоянно сокращают количество сотрудников. Мы живем во времена быстрых перемен, поэтому дела больше не «идут своим чередом». Когда вы осознаете, что задач у вас больше, чем времени на их исполнение, то научитесь концентрироваться только на самом необходимом».

Означает ли это, что, прочтя эту статью, вы станете максимально эффективным тайм-менеджером и никогда больше не задержитесь в офисе после 6 вечера? Вряд ли. Но кем бы вы ни были и чем бы ни занимались — несколько полезных советов о том, как распоряжаться временем, могут не только сократить количество часов, проводимых на работе, но и повысить их качество.

Выясните, на что уходит все ваше время. Результат вас наверняка удивит

Возможно, вы начали писать коммерческое предложение, но каждую минуту отвлекаетесь на бесконечный поток входящих сообщений в почте. Или начальник засыпает вас новыми заданиями, а вы еще не закончили уже начатые. Или вы честно стараетесь работать, но не можете устоять перед непобедимым желанием знать «все, что происходит в интернете».

Терять время можно по-разному, причины у каждого свои, но если вы делаете несколько дел одновременно, это может снизить качество работы и увеличить рабочий день на несколько часов. Если хотите оптимизировать время, проводимое на рабочем месте, прежде всего выясните, куда точно оно уходит.

Моргенстерн советует для начала завести дневник. Это поможет определить, куда уходит время. Вы сможете задать себе вопрос: «Почему я потратил столько времени на редактуру? Потому что понадобился перерыв или потому что я застопорился?»

«Определите, на каком этапе вы теряете драгоценные минуты, и поменяйте свой график, — советует эксперт. — А если вы не способны заниматься одним делом и разбрасываетесь, ваша задача для начала — хотя бы научиться задавать себе подобные вопросы».

Еще одна задача — понять, на что уходит ваше рабочее время. Моргенштерн предупреждает, что время, потраченное на различные способы коммуникации, — ответы на письма, «марафонские» собрания — не считается. Тут оценивается эффективность действий только в рамках ваших должностных инструкций.

Составьте короткий список самых важных заданий, а остальные — отложите

Самая большая ошибка, которую можно совершить на работе, — поместить все — большие и мелкие, важные и побочные — задания в один список. Не правильно, если у вас в списке дел идут подряд такие пункты: дозвониться до потенциального клиента, заказать бумагу для принтера, прошить папки с документами.

Практически невозможно выполнить все это сразу, но многие из нас не уйдут спокойно домой, не закончив дела: невыполненные задания словно взирают на нас с укором. Лучше послушаться совета Лауры Вандеркам, автора книги «168 часов: у вас гораздо больше времени, чем вы думаете». Она рекомендует выделить из всего списка не более трех или в крайнем случае пяти действительно важных и неотложных дел. И игнорировать остальные.

«Хорошенько подумайте, что является приоритетом на сегодняшний рабочий день, — говорит Вандеркам. — Нет смысла составлять длинный список, если не хватает времени на каждый его пункт».

И забудьте про новые приложения для смартфонов, которые якобы помогут составить список дел и выполнить каждый его пункт. И Моргенстерн и Вандеркам в один голос утверждают: когда вам действительно нужно засучить рукава и сосредоточиться, лучше пользоваться аналоговыми средствами.

«Список дел на обычной бумаге — пусть даже он распечатан на принтере — очень помогает большинству людей, даже молодым представителям цифрового поколения, — говорит Моргенстерн. — В этот список можно заглянуть в любой момент, и у вас не будет искушения проверить почту, зайти в социальную сеть и утонуть в болоте, которое больше всего мешает работе, — интернете».

Будильник нужен не только для того, чтобы будить по утрам

Не стоит недооценивать возможности одного из простейших инструментов смартфона — будильника. Моргестерн утверждает, что осознание дедлайна и неумолимости времени может помочь сосредоточиться, если вас легко отвлечь от дела или вы не знаете, когда считать работу завершенной: «Если вы перфекционист, то можете поставить себе цель: «Я потрачу на это 90 минут и не более», — и завести будильник. Или, например: «Я буду работать два часа и только потом проверю почту».

Что приводит нас к мысли о том, что…

Не пора ли завязать с почтой?

Когда вы в последний раз хотели, чтобы вам приходило больше писем? Наверное, в детстве, когда мечтали о переписке с любимым певцом.

Вам, наверное, кажется, что времена сложных отношений остались в студенческом прошлом. Но это не так. Наиболее разрушительные отношения у вас сложились с собственной почтой. Она требует постоянного внимания. Она заняла все ваше пространство — ваш рабочий компьютер, ноутбук, смартфон и планшет. Это как ревнивый партнер, который постоянно спрашивает: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?»

«Электронная почта доставляет много беспокойства, постоянно отвлекает», — говорит Моргенстерн, которая рекомендует исключить проверку почты в первый час после пробуждения и первый час каждого рабочего дня. — Это самый удобный способ прокрастинации, то есть откладывания дел на потом. Но этот процесс можно контролировать и выйти из почты. Если начинать день с ответов на письма, вы не сможете войти в проактивный режим».

Дело не в вас. Все дело в вашей почте. Надо просто выйти из почты. 

Планируйте рабочее время на три дня вперед, включая время выхода из офиса

Бесполезно пытаться планировать рабочее время в начале дня — к тому моменту вы уже, скорее всего, погрязли в рутине заданий.

Вместо этого выделите немного времени ближе к вечеру, чтобы спланировать завтрашний день и еще пару ближайших дней. Это не только поможет вам справиться с текущим днем, но и даст понять, какая у вас нагрузка сейчас — стоит ли браться за что-то еще, либо нужно сфокусироваться на том, что уже есть.

«Горизонт планирования в три дня — удачное решение. В этом случае вы можете спокойно решить, стоит ли браться за новые задачи, — говорит Моргенстерн. — Если вы планируете только на час вперед, у вас не будет возможности отказаться от чего-либо».

Таким образом, вместо того, чтобы морально готовиться к предстоящему дневному марафону, вы сможете отложить часть дел на завтра или послезавтра и провести отличный свободный вечер. Если же вы планируете оставаться на работе, пока все до одного дела не будут сделаны, то и не мечтайте о скором уходе домой. Или подумайте о ночевке на работе.

«Это очень важный момент, — отмечает Моргенштерн. — Дела и задачи у вас будут всегда, нужно уметь вовремя остановиться».

Когда ничто другое не помогает — сортируйте!

«Сортируйте», — хором советуют специалисты. Вы обычно уходите с работы вовремя, в определенное время, но вдруг после обеда появляется задание, которое требует вашего внимания, но не является вопросом жизни или смерти для компании. В этом случае вам нужно оценить его значимость и выполнить в течение оставшегося рабочего времени, а не оставлять на конец рабочего дня.

Вандеркам рекомендует иногда спрашивать себя: «Если бы свет в нашем здании отключали в 6 часов, что бы я постарался сделать прежде всего?» И затем браться за эти самые дела. Проблема в том, что многие не задают этого вопроса, пока не становится слишком поздно в буквальном смысле. Все разошлись, а они засиживаются допоздна.

Каждый сотрудник хочет, чтобы его сверхурочные усилия по вечерам были замечены. Но и в этом случае очень важно научиться определять, когда это действительно необходимо. Особенно потому, что…

Самое полезное, что можно сделать для вашей трудовой жизни, — это вести интересную личную жизнь

Какими бы ни были ваши приоритеты в связке «работа-личная жизнь», прислушайтесь к экспертам, которые единодушно утверждают: люди, наиболее успешные в карьере, ставят на первое место свою личную жизнь.

«Если в свое свободное от работы время вы не занимаетесь каким-то любимым делом, которое освежает и заряжает, — рассказывает Моргенштерн, — вы не сможете быть эффективным и вам будет сложнее принимать правильные решения на работе».

Эксперт советует отвлекаться от работы с помощью спорта, необычного хобби и полноценного общения с людьми, не связанными с работой.

«Работа стремится заполнять все свободные уголки вашей жизни, — говорит Вандеркам. — Поэтому относитесь к концу рабочего дня как к точке. У самых эффективных людей, которых я знала, всегда была причина уйти после 6 часов».

Статья по теме: Как правильно отдыхать, если вы — трудоголик



Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

«Ничего не успеваю!» | Harvard Business Review Russia

Управление временем

Ребекка Найт

Фото: TommL/Getty Images

Кончается рабочий день, а в вашем списке задач почти ничего не зачеркнуто. Вы чувствуете себя виноватым из-за того, что не сделали больше. Но эта эмоция неполезна и нездорова. Что вы можете с ней сделать? Как вам поступить с чувством, что вы подводите коллег, начальника, клиентов — и даже себя? Как вам научиться видеть, что вы выкладываетесь по полной? И есть ли стратегии, позволяющие разумнее обходиться с вашим бесконечным списком задач?

Что говорят эксперты

Стыд, который вы ощущаете в конце дня, из-за того, что не сделали запланированное, часто проистекает из нереалистичных ожиданий, считает Хайди Грант, директор по НИОКР в подразделении консалтинговой компании EY и автор нескольких книг (в том числе, книги «Никто меня не понимает»). «Большинство из нас слишком оптимистичны. Мы начинаем день с ожиданий и планируем переделать самые разные дела, — отмечает Грант. — Но проблема в том, что мы не вписываем наши ожидания в реальность своей повседневной работы». Поэтому в 6 часов вечера мы неизменно испытываем тревогу и чувство вины. «Когда вы смотрите на список несделанных дел, вам начинает казаться, что вы недостаточно хороши», — замечает Уитни Джонсон, коуч для руководителей и автор нескольких книг о саморазвитии (последняя из них — «Disrupt Yourself»). Джонсон, однако, подчеркивает, что вам не стоит считать себя неудачником.

Победить стыд из-за несделанной работы помогут три союзника. Первый — более разумное отношение к постепенному вычеркиванию пунктов из списка ваших дел. Второй — более умелое управление своими (и чужими) ожиданиями по поводу того, что вы на самом деле можете сделать за день. Третье — самоэмпатия на тот случай, когда вы не соответствуете этим ожиданиям. Итак, вот что нужно делать.

Переосмыслите ситуацию

Представьте, что ваш внутренний голос снова изводит вас, утверждая, что вы подводите коллег, а ваш руководитель раздосадован тем, что вы никак не можете закончить некоторые задачи. По словам Грант, в этом случае нужно распознать в этих негативных мыслях суть. Эти мысли — «история, которую вы рассказываете себе». По мнению Хайди, нет никаких предпосылок к тому, чтобы переживать из-за каких-то ситуаций. «Это не объективная истина, вы сами решаете, что виноваты в происходящем», — полагает Грант. Вместо этого вам нужно воспользоваться возможностью переосмыслить ситуацию. «Спросите себя: нельзя ли посмотреть на все это под другим углом?», — рекомендует эксперт. Вы можете, например, осознать следующее: «Сегодня я много работал(а) и делал(а) все возможное. Надеюсь, что завтра я сделаю больше, а мои коллеги, возможно, поймут меня, потому что и они тоже занятые люди».

Переоцените свою результативность

Размышления о том, какие факторы мешают вам выполнять намеченные дела, помогут признать, что временами обстоятельства бывают просто непреодолимы. «Если вы обдумаете, почему делаете не все задуманное, причиной в большинстве случаев окажется то, что вы удовлетворяли чужие потребности, — утверждает Джонсон. — Вашему клиенту, коллеге, начальнику — а может даже члену семьи — нужна была ваша помощь, и вы ее оказали». Джонсон рекомендует заменить вопрос «Чего я сегодня достиг?» вопросом «Какой вклад я сегодня внес?». Так вы сможете понять, что были более результативными, чем вам казалось раньше.

Признайте свои ограничения

По словам Грант, иногда вина из-за невыполненной работы включает в себя стыд за неспособность полностью реализовать свой потенциал. Его можно выразить словами «Если бы я работал усерднее и дольше, я добивался бы большего». Эта тревога может быть обусловлена, в частности, мифами об установке на личностный рост. Сегодня работодатели прививают сотрудникам мысль, что те всегда могут что-то делать лучше, если приложат больше усилий. Однако хотя улучшения всегда возможны, чтобы их добиться, нужна цель (не говоря уже о времени, энергии и ресурсах). Поэтому если вы почувствуете себя виноватым за то, что не достигли намеченного успеха, постарайтесь признать, что эта эмоция коренится в «нежелании признать свои ограничения», утверждает Джонсон. По ее словам, вам нужно отказаться от того, что менее важно для вас. «Никогда не объясняйте свой отказ от какого-либо дела тем, что вы не можете с ним справиться. Мотивируйте отказ тем, что оно не стоит того, чтобы вкладывать в него ваши время и энергию», — советует эксперт. Попросту говоря, не распыляйтесь по пустякам и отметайте лишнее.

Отнеситесь к своему списку дел прагматично

Вы можете не только устранить психологические последствия того, что не выполнили все дела из списка, но и научиться лучше распределять свое время. Есть много способов для этого, однако для начала попробуйте приручить ваш список дел.

советуем прочитать

Рой Бен-Йегуда,  Таня Луна

Томас Чаморро-Премузик

Дэвид Фридлингер,  Кейт Витасек,  Оливер Харт

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи

Недостаточно времени? 10 советов по тайм-менеджменту, чтобы каждая минута была на счету

Тайм-менеджмент — настолько неуловимый и востребованный навык, что целая индустрия была построена вокруг продажи его каждому достойному бизнесмену.

По сути, это искусство управлять часами бодрствования, а иногда и бессознательного, чтобы сделать вас максимально продуктивным, с ясными глазами и на вершине своей игры без помощи стимуляторов, путешествий во времени, или чудо.

Управление временем может показаться простой задачей, но у кого в сутках достаточно часов, чтобы все успеть?

Людей немного, это точно.Некоторым даже кажется, что на них не хватает времени в сутках.

Итак, если вы считаете, что отстаете в планировании своего дня, ознакомьтесь с этим руководством с полезными советами о том, как победить отстой современной жизни и стать эффективным и продуктивным человеком.

Это поможет вам преодолеть иллюзию нехватки времени.

1. Спите от семи до восьми часов каждую ночь

Это простой, но блестящий способ улучшить свои навыки управления временем: больше спать.

Исследования показали, что люди, которые спят в среднем от семи до восьми часов, более продуктивны, счастливы и работают более качественно, чем те, кто спит менее семи часов в сутки.

Достаточный сон также гарантирует, что вы будете в гораздо более позитивном настроении по утрам, что повысит ваши шансы выполнить больше работы.

Максимальное использование ваших 24 часов может показаться недостаточным для того, чтобы получить полные восемь часов, но многие знаменитые успешные люди, такие как Бетховен, Чайковский и Томас Манн, спали полноценным и здоровым сном.Это говорит о том, что тайм-менеджмент лучше всего достигается за счет хорошего ночного сна.

2. Вставайте рано утром, чтобы победить день

Один из самых эффективных способов улучшить управление своим временем — начать рано утром.

Ранний подъем имеет множество преимуществ, наиболее очевидным из которых является то, что он дает вам гораздо больше времени для выполнения дел. Использование большей части ваших 24 часов работает намного лучше, когда вы встаете раньше. Исследования показали, что ранние пташки более продуктивны и чувствуют себя более успешными в конце дня.

Работа на восходе солнца дает вам преимущество перед людьми, которые все еще находятся в постели, а также гарантирует, что ваш мозг, который, согласно исследованиям, лучше всего функционирует через два с половиной часа после вашего пробуждения, получает необходимую обработку.

Пословица «ранняя пташка поймает червяка» не зря сохранилась до наших дней.

3. Никогда не многозадачность

Многозадачность — обычное слово, когда речь идет о продуктивности и управлении временем.

Все считают, что многозадачность — это путь вперед, если вы хотите быть продуктивным членом общества, особенно благодаря многочисленным статьям и книгам на эту тему.

Однако в последние годы многозадачность все чаще игнорируется как метод повышения производительности из-за неврологических исследований, предполагающих, что многозадачность сама по себе невозможна.

Исследования показали, что переключение с одной задачи на другую, а затем обратно в течение короткого промежутка времени (например, многозадачность) фактически сокращает продолжительность концентрации внимания и влияет на качество работы.

Вместо этого работайте над одной задачей за раз и вовлекайтесь в «поток» — состояние сознания, в котором вы полностью поглощены и заняты одним делом. Это будет иметь удивительный побочный эффект, улучшая вашу концентрацию внимания и позволяя вам сделать гораздо больше и в более короткие сроки за ваши драгоценные 24 часа.

Это значительно улучшит ваше управление временем и избавит вас от оправданий нехватки времени.

4. Регулярно вздремните в течение двадцати минут

Один из самых приятных способов улучшить свои навыки тайм-менеджмента — вздремнуть. Исследования показали, что короткий сон после обеда — во время одного из естественных ритмов человеческого тела — может помочь повысить продуктивность, креативность и даже эпизодическую память.

Исследования также показали, что короткий сон, который приходится на первую фазу сна и позволяет избежать фазы быстрого сна, может помочь «освежить» мозг.

Другой хороший способ вздремнуть — это полностью вздремнуть в 90-минутном цикле сна, который диктует циркадные ритмы, а не просыпаться в середине быстрого сна, который наверняка сделает вас вялым и раздражительным.

Короткий послеобеденный сон помогает улучшить трудовую этику и продуктивность. Это гарантирует, что вы сделаете больше и лучше работы в то время, которое у вас есть, что делает управление временем важным.

5. Группируйте задачи вместе в течение дня, чтобы оставаться в «потоке»

Группировка задач может быть чрезвычайно полезной задачей, когда речь идет о работе и улучшении вашего повседневного управления временем. Совместное планирование дня таким образом, чтобы группы задач были сгруппированы вместе, позволяет вашему мозгу оставаться в одной и той же зоне комфорта в течение более длительного периода времени, а не перескакивать с одной задачи на другую.

Это способствует пребыванию в «Потоке», состоянию радостной продуктивности, которое побуждает выполнять большую работу с присущим чувством блаженства и счастья, чего легко желать и с трудом завоевать.

К счастью, легче, чем когда-либо, попытаться вызвать это состояние «потока». Объединяя задачи вместе, вам будет проще управлять своим днем ​​и все успевать.

6. Планируйте дни напролет

Это несложно, но правильное планирование дня — необходимый инструмент для качественного управления временем.

Правильное планирование может быть болезненным, но точное знание того, куда вы идете и что делаете, может помочь максимально использовать ваше время.Планирование — это искусство дальновидного мышления: предвидеть все, что вам нужно сделать, и следить за тем, чтобы у вас было достаточно времени для этого.

Планирование дня наперед с помощью большого дневника или планировщика работы может быть чрезвычайно полезным с точки зрения управления временем, так как вы проверяете расписание общественного транспорта, погоду и любую информацию, которую вам нужно взять с собой на работу или на встречи.

Это может быть связано с крайним уровнем перфекционизма, но цель здесь не в совершенстве.Цель состоит в том, чтобы дать вам структуру и время, необходимые для того, чтобы наилучшим образом справиться со своим днем.

7.

Выясните, где именно вы тратите свое время, и работайте над его улучшением

Мы все виноваты в том, что тратим время попусту. Само по себе это не преступление, но это неприятная привычка, от которой вам следует отказаться, если вы хотите быть продуктивным и использовать тайм-менеджмент в полной мере.

Однако это не означает, что вы не должны расслабляться или расслабляться в течение всего рабочего дня — в конце концов, мы не перегруженные и безостановочные машины.Таким образом, в качестве компромисса между вашими реальными физическими потребностями и вашим лучшим психологическим «я» вам нужно выяснить, где именно вы проводите свое время в обычный день, и работать над улучшением этого.

Например, работайте над тем, чтобы сократить время на дорогу до работы, если это возможно, или используйте это время с большей эффективностью, например, для мозгового штурма идей; работайте над тем, чтобы сократить время физических тренировок до небольшого количества каждый день, вместо того, чтобы проводить марафонские тренировки в конце недели, которые тратят время впустую.

Оптимизация вашего времени делает вас более эффективными и облегчает выполнение всего, что вам нужно и что вы хотите делать в течение дня — это ключевой компонент успешного тайм-менеджмента.

8. Используйте свое «мертвое время» в своих интересах

«Мертвое время» — это концепция, рекламируемая в таких книгах, как «Будь превосходен во всем» Тони Шварца. Это способ заставить тайм-менеджмент работать на ваши цели.

«Мертвое время» — это время, когда мы просто ждем или ничего не делаем без реальной цели, и это может быть полезно, помогая нам делать небольшие кусочки больших проектов.

Если вам нужно пересмотреть альбом, возьмите его на свой mp3-плеер и слушайте песни в то время, когда вы застряли в кабинете стоматолога или на тихом перерыве на кофе.Запишите идеи для вашего следующего большого проекта, когда вы ждете в кинотеатре, чтобы посмотреть фильм.

Смысл использования мертвого времени в том, чтобы использовать эти случайные, бесполезные моменты в свою пользу. Это не значит, что свободное время само по себе является врагом — далеко не так. Использование мертвого времени позволит вам полностью погрузиться в заслуженное время отдыха, не опасаясь чувства вины или стыда, как будто есть что-то еще, над чем вам следует поработать.

Старайтесь максимально эффективно использовать свободное время, и ваши навыки тайм-менеджмента выйдут на совершенно новый уровень.

9. Никогда не пренебрегайте уходом за собой и своим психическим здоровьем.

Забота о себе — одно из самых недооцененных, но важных и центральных условий успешного тайм-менеджмента.

В современном рабочем мире ожидается, что вы всегда будете работать и быть доступным — будь то работа или многочисленные возможности социальных сетей. Но одна из самых важных вещей, которые вы можете делать каждый день, — это заботиться о себе и следить за тем, чтобы у вас был выкроен кусок времени для вас и только для вас.

Расслабление и баловство обладают восстанавливающими свойствами. Доказано, что медитация снижает уровень стресса, а короткий десятиминутный сеанс медитации позволяет повысить продуктивность и общее ощущение счастья.

Время, которое вы уделяете себе, позволяет вашему телу омолодиться и восстановить свое умственное, физическое и эмоциональное состояние, обеспечивающее максимальную продуктивность и эффективное управление временем. Короче говоря, не чувствуйте себя виноватым за то, что нашли время, чтобы расслабиться в парке с книгой.Ты ведешь себя с лучшей стороны.

10. Научитесь говорить «нет».

Одна из самых важных и в то же время пугающих вещей, которые вы можете сделать, — это сказать «нет» — нет проекту, обязательству или чьей-то просьбе.

Так просто сказать «нет» эгоистично — всегда есть еще одно требование, еще одна просьба, еще одно задание или проект, который вы могли бы взять на свою и без того перегруженную тарелку.

Тем не менее, эмоциональное выгорание представляет собой серьезную и ужасающую психологическую проблему, когда люди настолько переутомляются стрессом, что в конце концов начинают ненавидеть свою работу. Они могут даже испытывать физические симптомы, такие как физическое истощение. Выгорание — это растущая проблема на рабочем месте по всему миру, и ее необходимо остановить.

Просто скажи нет.

Никто из тех, кому действительно не все равно, не будет возражать, если вы вежливо отклоните их просьбу, сославшись на слишком загруженный график.

Забота о своем психическом здоровье является главным приоритетом. Поэтому, даже если в первый раз это кажется неловким, научитесь говорить «нет» проектам, которые вы не хотите иметь в своей жизни, и научитесь искусству упрощать свою рабочую жизнь.

Это ключ к тайм-менеджменту.

Final Words

Большинство людей думают, что у них не хватает времени. Но в большинстве случаев они просто не используют свой день по максимуму. Эти десять советов помогут вам значительно улучшить управление своим временем.

Недостаточно времени? Прочтите эти советы по тайм-менеджменту

Избранное фото: Aron Visuals через unsplash. com

Аналитик Trifecta® — Руководство для финансового аналитика мирового уровня

Как стать финансовым аналитиком мирового уровня

Вы хотите стать финансовым аналитиком мирового класса? Вы хотите изучить лучшие практики отрасли и выделиться из толпы? Если да, то это исчерпывающее руководство о том, как стать лучшим аналитиком, которым вы можете быть.Наш подход называется The Analyst Trifecta®.

Это руководство разбито на три основных раздела:

  1. Аналитика
  2. Презентация
  3. Навыки межличностного общения

Все три из них необходимы, чтобы подняться на вершину, и впредь будут называться The Analyst Trifecta®.

Это руководство поможет вам преуспеть в большинстве профессий на нашей карте карьеры. Ознакомьтесь с нашей картой карьеры, чтобы узнать, какая работа подходит вам лучше всего!

 

 

Аналитик Trifecta® Часть 1. Аналитика

Финансовый аналитик мирового уровня живет и дышит цифрами, расчетами и интерпретациями. Они знают, как преобразовать огромные объемы данных в простой и легко усваиваемый формат. Они уделяют непоколебимое внимание деталям и мечтают о цифрах.

Лучшие аналитики умеют собирать, систематизировать, анализировать и интерпретировать данные. Каждый из этих четырех шагов одинаково важен и формирует основу, на которой строится их карьера.

 

Сбор данных

Сбор данных является логическим первым шагом. Это может показаться простым, но важно знать, где искать информацию и как ее получить.Мы предоставили список источников финансовых данных Финансовые данныеГде найти данные для финансовых аналитиков — Bloomberg, CapitalIQ, PitchBook, EDGAR, SEDAR и другие источники финансовых данных для финансовых аналитиков онлайн на нашем веб-сайте, где финансовые аналитики обычно начинают свой поиск. Однако знание этих источников — это еще не все, что нужно для сбора данных. Наиболее важны конкретные отчеты и разделы этих отчетов. Например, базовый аналитик будет знать, как получить отчет компании 10-K от Bloomberg, но продвинутый аналитик будет точно знать, к каким примечаниям переходить и какие части MD&A (Обсуждение и анализ управления) предоставляют больше всего информации.

 

Организация данных

Организация данных в четкой структуре имеет решающее значение. Возможно, вы сорвали «джекпот» с большим массивом данных, но если он плохо организован, анализ, построенный на его основе, будет катастрофой для аудита. Уверенность в результатах будет снижена. Важно спланировать свое финансовое моделированиеЧто такое финансовое моделированиеФинансовое моделирование выполняется в Excel для прогнозирования финансовых показателей компании. Обзор того, что такое финансовое моделирование, как и зачем строить модель.с логической структурой и структурировать данные с долгосрочным представлением о том, как будет выглядеть конечный продукт. Это особенно важно в финансовом моделировании, где лучшие практики структурирования отделяют хороших аналитиков от великих. Ознакомьтесь с нашим полным руководством по финансовому моделированиюБесплатное руководство по финансовому моделированиюЭто руководство по финансовому моделированию содержит советы и лучшие практики Excel по предположениям, драйверам, прогнозированию, связыванию трех утверждений, анализу DCF и т. д., чтобы узнать больше.

 

Финансовый анализ

Анализ данных — это то, что мы обычно считаем основной работой аналитика — отсюда и название.На этом этапе пришло время приступить к расчету показателей и коэффициентов (например, мультипликатор EV/EBITDAEBITDAМультипликатор EBITDA – это финансовый коэффициент, который сравнивает стоимость предприятия компании с ее годовой EBITDA. Этот мультипликатор используется для определения стоимости компании и сравнения ее с стоимость других аналогичных предприятий. Мультипликатор EBITDA компании представляет собой нормализованное соотношение различий в структуре капитала), нормы прибыли (например, ROAReturn on Assets & ROA FormulaROA Formula. Рентабельность активов (ROA) – это тип рентабельности инвестиций. (ROI) показатель, который измеряет прибыльность бизнеса по отношению к его общим активам.), риски, приращение/разбавление и IRRВнутренняя норма доходности (IRR)Внутренняя норма доходности (IRR) — это ставка дисконтирования, при которой чистая приведенная стоимость (NPV) проекта равна нулю. Другими словами, это ожидаемая совокупная годовая норма прибыли, которая будет получена от проекта или инвестиции. Здесь пригодятся острые бухгалтерские и финансовые навыки, и многие аналитики пользуются возможностью продемонстрировать свои навыки, анализируя информацию в самый проницательный и интуитивный способ. Кроме того, именно здесь аналитик может начать оказывать непосредственное влияние на историю, рассказываемую с помощью данных, будь то подтверждение тезиса, поддержка программы клиента или установление «правды».

 

Интерпретация и рекомендации

Интерпретация — это то место, где финансовые аналитики мирового класса проявляют себя и демонстрируют свое мастерство в предоставлении рекомендаций. Здесь мы подходим к вопросу «ну и что?» часть анализа, и пришло время предложить некоторые конкретные действия. Хороший аналитик знает, что здесь нужно быть осторожным — это мост между тем, где заканчивается их работа, и к ней приступают руководители. Важно давать проницательные предложения, но, как правило, неразумно продвигать повестку дня или крайнюю точку зрения.С учетом сказанного, мы надеемся, что в долгосрочной перспективе возобладают объективные советы. Чтобы помочь вам достичь этого уровня, мы разработали обширную программу онлайн-обученияПросмотреть все курсы.

 

Аналитик Trifecta® Часть 2 – Презентация

Об этом говорят гораздо меньше, чем об аналитике, но все же это невероятно важно. Значительная часть работы аналитика заключается в создании привлекательных презентаций (например, брошюры по инвестиционно-банковским услугамКак составить брошюру по инвестиционно-банковским услугам.В этом руководстве вы узнаете, что включено, как составить брошюру IB, а также предоставит примеры слайдов), документы, заметки (например, зеленые листыЗеленый листЗеленый лист — это сводка ключевых атрибутов эмитента предлагаемой ценной бумаги, используемая отделом продаж. когда они запрашивают выражение заинтересованности) и другие формы внутреннего или внешнего общения. Крайне важно, чтобы эти документы были хорошо написаны, визуально привлекательны и убедительны.

Два основных аспекта общения, на которых мы будем основываться в этом руководстве, — письменное и визуальное общение.

 

Письменное общение

Навыки письменного общения могут сделать или сломать аналитика. Несмотря на то, что большая часть ваших усилий (с точки зрения времени) будет потрачена на количественный анализ, важнее всего выражение ваших выводов. Что представляет собой хорошее письменное общение для финансового аналитика мирового класса? Сильная письменная коммуникация сводится к структуре аналитиков, аргументам и аргументам. Важно выделить центральный аргумент и донести до него соответствующую вспомогательную информацию.Это требует практики, но есть умение писать убедительные деловые документы, которые аналитик должен развивать с течением времени. Взгляните на наши шаблоны для письма о намеренияхПисьмо о намерениях (LOI)Загрузите шаблон письма о намерениях (LOI) CFI. LOI описывает условия и соглашения по сделке до подписания окончательных документов. Основные моменты, которые обычно включаются в письмо о намерениях, включают: обзор и структуру сделки, сроки, комплексную проверку, конфиденциальность, эксклюзивность или шаблон таблицы условийЗагрузите наш пример шаблона таблицы условий.В перечне условий излагаются основные положения и условия инвестиционной возможности и необязательное соглашение для некоторых примеров хорошего письменного общения.

 

Визуализация данных

Визуальное представление данных лежит в основе хорошего финансового анализа. Важно создавать диаграммы и графики, которые упрощают понимание информации, дают четкие выводы и вызывают чувство уверенности. Это область, в которой CFI может помочь, поскольку мы разработали несколько курсов, которые шаг за шагом проведут вас через процесс создания красивых выходных данных Excel.Наши продвинутые курсы Excel и визуализации данных включают уроки по созданию различных типов диаграмм для презентационных книг, отчетов об исследованиях и других документов.

 

Аналитик Trifecta® Часть 3 – Социальные навыки

Эта часть trifecta абсолютно критична, но часто менее всего обучается, развивается или фокусируется. Легко сосредоточиться на обучении финансовому моделированию, но этого недостаточно, чтобы выделиться. Области межличностных навыков, над которыми должен работать финансовый аналитик мирового класса, – это общение, политика и личный бренд.

 

Коммуникация

Устная коммуникация, вероятно, является наименее практикуемой и арендованной подгруппой коммуникации, но она очень важна для финансовых аналитиков. Чтобы подняться в рейтинге, вы должны быть в состоянии выстоять на телефонной конференции с клиентом или руководителем и эффективно излагать свои мысли. Хорошее общение требует уверенности, осведомленности и способности читать других людей. Если вы можете их прочитать, есть надежда скорректировать свой подход на основе невербальной обратной связи, которую они вам дают.

 

Политика

Политика может быть ругательным словом, и многие люди предпочитают не говорить о ней или делать вид, что ее не существует в их организации. Дело в том, что как только у вас есть два или более человека, работающих вместе, появляется потенциал для политики. Здесь предлагается не становиться высокополитическим человеком, а просто быть в курсе политики в вашей организации и иметь план управления политикой. Аналитики часто принимают решения, не принимая во внимание политические последствия, и это может иметь неприятные последствия.И наоборот, те, кто умеет ориентироваться в системе, кажется, поднимаются быстрее.

В конце дня убедитесь, что:

1) Вы понимаете политику своей организации.

2) Вы разрабатываете стратегию успешного управления политикой в ​​вашей организации.

3) Вы постоянно проверяете себя, чтобы оставаться на земле.

 

Личный бренд

Управление личным брендом может означать несколько вещей. По сути, это означает вести себя так, чтобы коллеги и клиенты уважали вас, получали удовольствие от работы с вами и считали вас успешным человеком.Легче сказать, чем сделать, поскольку для создания сильного личного бренда требуется принятие правильных решений на протяжении всей жизни. Достаточно одного плохого решения, чтобы уничтожить его.

Наши рекомендации по созданию лучшего личного бренда:

1) Всегда сохраняйте позитивный настрой.

2) Хорошо работать с товарищами по команде и не создавать драмы.

3) Всегда выполняйте свои обещания и действуйте с высочайшим уровнем добросовестности.

 

Дополнительные руководства и обучение финансовых аналитиков

Благодарим вас за чтение этого обзора The Analyst Trifecta®.Мы разработали еще несколько руководств, которые помогут вам стать финансовым аналитиком мирового класса. Среди наших самых популярных руководств:

  • Как получить работу аналитикаРуководство по становлению финансовым аналитикомКак стать финансовым аналитиком. Следуйте руководству CFI по нетворкингу, резюме, собеседованиям, навыкам финансового моделирования и многому другому. За эти годы мы помогли тысячам людей стать финансовыми аналитиками и точно знаем, что для этого нужно.
  • Как устроиться на работу в инвестиционно-банковской сфереКак устроиться на работу в инвестиционно-банковской сфере? В этом руководстве рассказывается, как получить работу в инвестиционно-банковской сфере с использованием трех основных приемов: налаживание контактов и резюме, подготовка к собеседованию и технические навыки
  • Финансовое моделирование РуководствоБесплатное руководство по финансовому моделированиюЭто руководство по финансовому моделированию содержит советы и лучшие практики Excel по предположениям, драйверам, прогнозированию, связыванию трех утверждений, анализу DCF и т. д.
  • финансовое моделирование в Excel.Наиболее важные навыки: бухгалтерский учет

  • Карта карьеры

Как организоваться, когда у вас мало времени

Если ты еще не понял, у меня есть что-то вроде организации. Я не только люблю заниматься хорошим организационным проектом, но также люблю говорить об организации и писать об организации, а также слышать, что другие люди говорят об организации. И много раз, когда я веду с людьми дискуссию об организации, они заканчивают тем, что говорят мне одно и то же:

.

«Я бы хотел навести порядок, но у меня мало времени.»

И о, я так тебя слышу. На расхламление и организацию всех наших вещей может уйти много времени. Но мы занятые люди. У нас могут быть рабочие обязанности, церковная или общественная деятельность, семейное время, спорт, уроки, хобби и, ну, жизнь! Итак, что мы делаем, когда хотим навести порядок, но не можем найти для этого достаточно времени в своем расписании?

Как организоваться, если у вас мало времени

Когда мы переживали особенно напряженный период в нашей жизни, и я чувствовал себя измотанным и неорганизованным, я начинал с того, что говорил себе одну простую вещь:

1.Посвятите 15 минут.

Независимо от того, насколько мы заняты, почти каждый из нас может найти способ выкроить 15 минут в своем расписании. Да, это может означать сокращение времени, проводимого в Facebook или Instagram. Это может означать просыпаться на несколько минут раньше или ложиться спать на несколько минут позже. Но я обнаружил, что если я могу выделить всего 15 минут организации каждый день , это действительно может иметь большое значение с течением времени.

2. Составьте список.

В первый день моего обязательства я использую свои 15 минут, чтобы составить план действий.Я беру лист бумаги и записываю список организационных задач, которые можно выполнить по дому примерно за 15 минут. Если работа займет больше 15 минут, я просто разобью ее на более мелкие части. Вот некоторые примеры этих 15-минутных заданий:

.

  • очистить ящик для мусора
  • просмотреть мою кухонную утварь
  • просмотреть мои контейнеры tupperware
  • отсортировать один ящик с одеждой
  • очистить один ящик для игрушек
  • отсортировать мои чистящие средства 9014 9062 приходится делать не один раз.Например, у нас в доме есть несколько ящиков для игрушек, поэтому я просто стараюсь браться за один в день, пока не переберу их все.

    Чтобы помочь вам начать работу со своим списком, я создал печатную форму с кучей идей + несколько пустых мест для добавления ваших собственных элементов. Вы можете скачать его ниже.

    (Нажмите здесь, чтобы загрузить бесплатные распечатанные задачи по организации!)

    3. Установите таймер.

    Каждый день я выбираю один пункт из своего списка для решения. Я устанавливаю таймер на своем телефоне на 15 минут и обязуюсь в течение этого времени сосредоточиться только на своем организационном проекте.Если 15 минут истекли, а я не закончил работу, я решаю, есть ли у меня несколько дополнительных минут, чтобы закончить ее, или мне нужно закончить ее на следующий день. (Я всегда поражаюсь тому, как часто у меня есть несколько дополнительных минут, чтобы закончить задачу — иногда самая большая битва — преодолеть этот умственный блок и приступить к работе!)

    4. Безжалостно очистить.

    Когда я выполняю свои 15-минутные организационные задания, я стараюсь очищать как можно больше. Если я нахожу сломанные, испачканные или изношенные вещи, я их выбрасываю.Если это что-то, чем я больше не пользуюсь, но оно в хорошем состоянии, я стараюсь его пожертвовать. (Хранение ящика для пожертвований в неприметном месте в нашем доме помогает мне лучше справляться с этой задачей. Затем, когда он наполняется, я просто бросаю его в ближайший центр пожертвований.)

    Я знаю, что иногда тяжело расставаться с вещами, особенно с теми, которые еще в рабочем состоянии. Но я обнаружил, что чем больше я очищаю и избавляюсь от беспорядка, тем легче содержать свое пространство в порядке.Если я просто складываю все, что у меня есть, в более красивые коробки, я не организую; Я просто переставляю свой беспорядок. И когда это происходит, вещи снова становятся беспорядочными и неорганизованными, поэтому я стал БЕСПОЛОВИННЫМ чистильщиком!!! 🙂

    5. Найди место для всего.

    Я обнаружил, что когда у каждого предмета есть свой «дом», куда можно вернуться, у меня гораздо больше шансов сохранить все в порядке. Если у меня возникают проблемы с поиском места для чего-либо, это обычно означает, что я не провел чистку так безжалостно, как должен был (см. № 4!) или мне нужно проявить больше творчества в том, как я использую свое пространство.

    (Если вы живете в маленьком пространстве, я точно знаю, что вы чувствуете! Мы жили в маленьком таунхаусе 7 лет, и я научился делать очень творческим в ограниченном пространстве, которое у меня было. Вы можете посмотреть мои советы для маленьких космической организации в этой должности.)

    Но что, если мне нужно больше контейнеров или ящиков?!

    Много раз, когда я выполняю свои 15-минутные занятия по организации, я обнаруживаю, что мне нужна какая-то корзина или контейнер для хранения, чтобы помочь собрать предметы, которые я пытаюсь организовать.Когда это происходит, я сначала пытаюсь осмотреть свой дом, чтобы увидеть, есть ли у меня подходящие контейнеры. (Часто я это делаю, потому что я немного помешан на контейнерах для хранения! 😉) Они не должны быть причудливыми или красивыми. Я использовал коробки для обуви или коробки Amazon. Я даже отрезал дно у коробок с хлопьями, чтобы в них можно было поместить мелкие предметы. (Иногда я заворачиваю их в оберточную бумагу, если действительно хочу, чтобы они выглядели мило.)

    Но организованность не равносильна трате кучи денег на красивые мусорные баки. (Помните, мы не хотим просто переставлять наш беспорядок!) Если и только если я искал в своем доме повсюду и использовал свой творческий мозг настолько, насколько мог, и все еще не получил нужного контейнера, тогда я сделаю пометку в моем ежедневнике или на моем телефоне, чтобы забрать мусорное ведро в магазине.Но в большинстве случаев я могу использовать то, что у меня уже есть, и, держу пари, вы тоже можете!

    (Я собрал этот шкаф для ванной, используя только те предметы, которые у меня были под рукой — общая стоимость 0 долларов!!)

    Итак, вы готовы принять 15-минутное испытание?! Если организация — это действительно та область, в которой вы хотите разобраться в этом году, я рекомендую вам распечатать мой список выше, добавить некоторые из ваших собственных идей и выделить 15 минут организации в день. (Бонусные баллы, если вы сможете убедить мужа и детей присоединиться к веселью! Я не гнушаюсь взяточничества.Просто говорю’. 😉 )

    Я знаю может показаться, что 15 минут – это не так много времени для выполнения некоторых из этих сложных задач, но я всегда поражаюсь тому, как много я успеваю, когда я последовательна и делаю маленькие шаги каждый божий день. И если я смогу это сделать, я обещаю, что и вы сможете!!

    Ищете дополнительные советы и рекомендации по организации? Эти сообщения могут помочь:

    Как организовать каждое пространство в вашем доме

    Как организоваться, когда вы чувствуете себя перегруженным

    Как навести порядок, если вы живете в маленьком доме

    Как организоваться, не тратя много денег

    Удачной организации!

    Восстановите 10 часов в неделю с помощью этих советов по тайм-менеджменту

    «За каждую минуту, потраченную на организацию, начисляется час.” – Бенджамин Франклин

    Бывают дни, когда кажется, что даже если вы были заняты весь день, вы оглядываетесь назад и спрашиваете себя: «Что я на самом деле сделал сегодня?»

    Вам знакомо чувство, когда вы отправляете счет клиенту и выключите компьютер на день? Это противоположно этому.

    Конечно, у вас есть миллион проектов, которые вы сейчас завершаете, и еще тысячу вы должны начать, но такое ощущение, что вы топчетесь на месте и никуда не двигаетесь.

    Скорее всего, это потому, что ваши навыки тайм-менеджмента немного не в порядке.

    Когда мы формируем привычки, которые сжигают наше время, может показаться, что мы бесконечно заняты, но не невероятно эффективны. Что бы вы сделали с дополнительными пятью или десятью часами в неделю? Взлететь пораньше в пятницу на длинные выходные? Выкроить целый дополнительный день для экспериментальных проектов, которые заставят вас увлечься своим путем?

    Десять дополнительных часов могут омолодить вашу художественную практику и жизнь и сохранить продуктивность в другие дни.Важно уделить немного времени себе. Итак, как вы можете убедиться, что вы все сделали, избежать ловушки занятости и восстановить несколько дополнительных часов?

    Вот пять вещей, которые вы должны делать, чтобы восстановить эти дополнительные часы в неделю.

    Работать, чтобы делать дела, а не быть занятыми

    Не все задачи одинаковы. То, что вы заняты, не означает, что вы движетесь к своим целям.

    Если вы обнаружите, что работаете бесконечно, возможно, вы тратите слишком много времени на мелкие или второстепенные задачи.

    На самом деле наш мозг обманом заставляет нас расставлять приоритеты по более мелким и менее важным задачам на ежедневной основе. Исследование, опубликованное в феврале в Journal of Consumer Research, показало, что «люди могут предпочесть выполнение срочных задач с коротким окном выполнения вместо важных задач с большими результатами».

    Мы запрограммированы на то, чтобы получать больше удовольствия от небольших задач, даже если это означает, что мы снижаем приоритетность задач, которые продвинут нас вперед, потому что более крупные задачи задерживают наше удовлетворение.

    Начать день с выполнения множества небольших задач несложно, но именно так поступает большинство из нас. Мы будем отвечать на электронные письма, отвечать на сообщения в социальных сетях, оплачивать счета и т. д. Быть занятым легко. Быть эффективным сложнее.

    Спросите себя утром: какие задачи у меня есть сегодня, которые повлияют на мои более крупные цели?

    Затем убедитесь, что вы уделяете достаточно времени этим задачам. Не переусердствуйте и не откладывайте дела под видом того, что вы уже многого добились.На самом деле, сначала сосредоточьтесь на более крупной задаче, когда у вас хватит мозгов для этого, а затем отложите мелкие дела на потом, когда ваша энергия иссякнет.

    Будьте организованы, чтобы не тратить время на то, чтобы приступить к работе

    Сколько часов вы потратили впустую, копаясь в файлах на своем рабочем столе, чтобы найти изображения, которые вы должны отправить клиенту? Или найти последнюю версию вашего резюме? Как быстро вы сможете узнать, сколько стоит картина осени 2016 года?

    Когда вы тратите время на поиск информации и файлов, вы используете время, которое можно было бы использовать для чего-то более продуктивного или просто для отдыха.

    Если вы всегда в пути, может показаться, что организация вещей — это главное убийство. Тем не менее, систематизация ваших изображений, показов и продаж сэкономит вам часы, которые потребуются для того, чтобы разместить их в нужном месте с первого раза. Использование такой платформы, как Artwork Archive, позволяет вам легко и эффективно управлять всеми деталями ваших работ в динамической базе данных, где вы можете отслеживать свои работы и профессионально представлять себя в Интернете и в реальном мире.

    Вспомните, когда вы в последний раз бросали ключи, когда в спешке пришли домой и не потратили лишних две секунды, чтобы повесить их на крючок для ключей.Сколько времени вы потратили впустую в поисках ключей? Вероятно, больше, чем вы рассчитывали на то, чтобы выйти за дверь.

    Перепрограммируйте свои автоматические привычки

    Маленькие привычки могут занимать большую часть нашего времени. Вы когда-нибудь по рассеянности открывали свой компьютер и автоматически начинали вводить Facebook в браузере? У нас есть. Как насчет того, чтобы поднять трубку телефона, когда ваш разум блуждает только для того, чтобы на пять минут погрузиться в прокрутку Instagram.

    Избавьтесь от своих автоматических привычек, чтобы вернуть себе время. Вы приучили себя к определенному поведению и вознаграждению. Один из способов перепрограммировать себя от этих привычек — отслеживать время, которое вы проводите на таких сайтах, как Facebook или Instagram, и обращать внимание на то, сколько времени вы тратите на праздное поведение по сравнению с активным поведением.

    Имея перед собой эту информацию с помощью программного обеспечения для отслеживания времени, такого как RescueTime, Toggl или Timely, вы можете получить полное представление о том, где вы проводите свое время в Интернете и как быстро эти быстрые проверки Twitter или перерывы видео собак на Facebook взять вверх.

    Если вы не можете избавиться от привычки самостоятельно, вам, возможно, придется на некоторое время отказаться от нее, пока вы не перезагрузите свои зудящие пальцы.

    Блокировка веб-сайта, который вы навязчиво или регулярно посещаете, может помочь вам лучше узнать о своих бессознательных привычках. Когда отвлекающие факторы маячат в наших карманах и находятся всего в нескольких нажатиях клавиш, иногда лучше вообще не давать себе возможности отвлечься.

    С помощью плагина, такого как Blocksite, вы можете ввести название веб-сайта или фразу, которую хотите заблокировать.Вы также можете перенаправить сайт на что-то более продуктивное. Итак, если вы хотите тратить меньше времени на просмотр своей ленты в Facebook, но больше времени на изучение новых художественных грантов, вы можете перенаправить все поиски в Facebook на свой любимый сайт с призывом к участию.

     

    Планируйте, но не переусердствуйте

    Самое замечательное в записи своих целей то, что вы можете составить план действий.

    Просмотрите свой список дел утром, чтобы проверить свои цели.Записывая эти небольшие задачи на бумагу, вы сможете целенаправленно атаковать свой день. Не теряйте времени на размышления о том, с чего начать.

    Ранее мы говорили о том, что нужно начинать день с больших задач. Почему? Вы добьетесь прогресса в этом более крупном и важном проекте до того, как ваша энергия или энтузиазм иссякнут. Отслеживайте свой прогресс, отмечайте задачи как выполненные и получайте обзор предстоящего расписания показов в функции планирования Artwork Archive.

    Но не включайте в свой график так много дел, чтобы не загнать себя в состояние бездействия.Будьте реалистичны в своих сроках и в том, сколько вы можете сделать за день, не перегорая. Затем вознаградите себя за свои достижения, сделав перерыв или отключившись на весь день. Вы будете наиболее продуктивны, если определите время для работы и время для отдыха и ухода за собой.

    В общем, наши тело и разум функционируют лучше всего, когда мы вырабатываем ритмы для активности и отдыха. Это относится к еде, сну и творчеству. Ваш график не должен быть роботизированным, но важна последовательность, чтобы установить границы между продуктивностью и отдыхом.

     

    Знайте, когда закончите

    Перфекционизм — одна из тех черт характера, которые люди часто пытаются замаскировать под силу. Однако перфекционизм может снизить вашу продуктивность и навредить вашему творческому росту.

    Помните: лучше закончить хороший проект, чем бесконечно зацикливаться на деталях «идеального» — и никогда не закончить его.

    В основе перфекционизма лежит страх. Боязнь провала. Страх быть отвергнутым. Страх не соответствовать ожиданиям других.

    Этот страх может калечить, особенно в творческой сфере, которая требует от нас постоянного творчества и полной самоотдачи. Трудно добиться прогресса и быть продуктивным, когда вы исходите из места неуверенности в себе, беспокойства или беспокойства о неудаче.

    Примите мышление роста вместо того, чтобы исходить из места перфекционизма. Изложите вещи в мире, и если это не идеально, примите ваши отзывы или то, что вы узнали, и примените это к следующему проекту.

     

    Попробуйте Artwork Archive бесплатно, чтобы быть организованным как художник.

    Затем каждое утро ставьте перед собой цель поддерживать деловую сторону вашего творчества в актуальном состоянии.

    Бен Франклин каждое утро тоже начинал с вопроса: «Что хорошего я сделаю сегодня?» Каждое утро спрашивайте себя, что хорошего вы можете сделать для своей художественной карьеры и для достижения своих целей.

    Просмотрите свои запасы, расписание и продажи и узнайте, каких клиентов вам нужно догнать, какие счета-фактуры еще нужно отправить, какие бизнес-расходы нужно зарегистрировать, в какую галерею вам нужно отправить работу и куда вам нужно собирай свои кусочки.Затем легко распечатывайте предварительно отформатированные отчеты в формате PDF, инвентарные списки и отслеживайте свои цели, просматривая свои бизнес-идеи.

    Остаток дня можно провести в правильном настроении для творчества.

     

    Попробуйте сегодня и узнайте, как Artwork Archive может повысить вашу продуктивность, сэкономить время и расширить ваш художественный бизнес.

    Тайм-менеджмент — это больше, чем лайфхаки

    Расползание проекта, срыв сроков и список дел, который, кажется, становится все длиннее с каждым днем ​​— все это слишком распространено как в жизни, так и на работе.В преддверии новогоднего сезона многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на том, что важно». Подобные цели развития действительно важны для карьерного успеха. Не смотрите дальше крупномасштабных опросов, которые регулярно находят навыки тайм-менеджмента среди наиболее желаемых навыков рабочей силы, но в то же время среди самых редких навыков для поиска.

    Итак, как нам стать лучшими тайм-менеджерами? Конечно, недостатка в советах нет — книги и блоги, лайфхаки и приложения, созданные для улучшения управления временем с помощью набора готовых к применению инструментов.Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что какими бы эффективными ни были эти инструменты, они вряд ли будут работать. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, включающие тайм-менеджмент , предшествуют эффективности любого инструмента или приложения. Например, мог ли кто-нибудь серьезно ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет.Точно так же использование приложения для планирования без необходимых навыков тайм-менеджмента вряд ли приведет к положительным результатам в тайм-менеджменте.

    К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и адаптирует время человека к изменяющимся условиям окружающей среды. Три особых навыка отделяют успех от неудачи в тайм-менеджменте:

    • Осведомленность : реалистично думайте о своем времени, понимая, что это ограниченный ресурс.
    • Договоренность : разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
    • Адаптация : контроль за использованием времени во время выполнения действий, включая адаптацию к перерывам или изменение приоритетов.

    Из этих трех навыков организация, вероятно, является наиболее знакомой, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием. Однако не существует такого же широкого признания навыков осознания и адаптации.Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Есть ли что-то более сложное для людей? И, некоторые реже, чем другие?

    Измерение навыков тайм-менеджмента

    Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более чем 1200 человек, принявших участие в 30-минутном микромоделировании, предназначенном для объективной оценки навыков тайм-менеджмента. Участникам была предоставлена ​​роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы, дополненной электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных дисков и т. д.Проблемы, с которыми им приходилось сталкиваться, включали в себя разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

    Доказательства выявили несколько убедительных фактов.

    Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности тайм-менеджмента. Таким образом, только улучшение расписания и планирования (т. е. навыков аранжировки) игнорирует две трети навыков, необходимых для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так разочаровывает пробовать новый инструмент, а потом чувствовать, что мы никогда не двигали иглу к тому, чтобы стать отличными тайм-менеджерами.

    Во-вторых, люди больше всего боролись с навыками осознания и адаптации, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем за навыки аранжировки. Эти данные свидетельствуют о том, что осознание и адаптация являются не только более редкими навыками, но и более трудными для естественного развития без прямого вмешательства. Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали прокрастинации, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

    В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе, проведенном после моделирования, спросили, как респонденты относятся к многозадачности. Данные показали, что их предпочтения в отношении многозадачности (то, что ученые называют «полихроничностью») на самом деле не были связаны с навыками тайм-менеджмента. То, насколько хорошо или плохо люди распоряжались своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то большое внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает приемы тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

    В-четвертых, было совершенно ясно, что люди не совсем точны в самооценке своих навыков тайм-менеджмента. Например, менее 1% самооценки людей совпадали с их объективными оценками навыков. Более того, на самооценку приходится лишь около 2% различий в реальных навыках тайм-менеджмента. Эти результаты перекликаются с предыдущей работой о недостаточном самосознании людей в отношении своих компетенций и о том, как это препятствует изменениям и развитию лидерства.

    Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

    Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы стать лучшими тайм-менеджерами? Для этого сначала нужно выяснить , где сфокусироваться. Единственный правильный способ ответить на этот вопрос — более глубокое погружение в ваш текущий уровень навыков. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы активизировать свои усилия по улучшению.

    Повысьте самооценку своих навыков тайм-менеджмента. Этого можно достичь с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения отзывов от других, таких как коллеги или начальник, или установления базового уровня поведения, по которому оцениваются улучшения.

    Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с тайм-менеджментом, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете столкнуться с трудностями, поскольку ваши усилия по изменению идут вразрез с существующими привычками. Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую отдачу от усилий по самосовершенствованию.

    Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые вам нужно улучшить. Хотя это звучит очевидно, ключевым моментом здесь является избегание самосовершенствования «на дюйм в глубину, но на милю в ширину», когда усилия слишком распыляются на слишком много потребностей. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных навыках, а затем переходя к следующему.

    Существует ряд тактик, основанных на фактических данных, для улучшения навыков тайм-менеджмента. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем.Простое применение этих тактик не является конечной целью.

    Развитие навыков осознания. Эффективность отличается от результативности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность — в том, чтобы делать что-то быстро. Оба критичны. Стремление к эффективности ради самой себя контрпродуктивно.

    • Найдите время максимальной производительности. Разбейте свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от самого продуктивного до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
    • Относитесь к своему времени как к деньгам.  Создайте бюджет времени, подробно описывающий, как вы тратите свое время в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («должен сделать») и дискреционное («хочу сделать»).
    • Попробуйте увеличить время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
    • Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло на самом деле.
    • Возьмите «перспективу будущего». Подумайте о том, как задачи, которые вы выполняете сейчас, помогут или навредят вам в будущем (например, как сегодняшние проектные задачи повлияют на задачи на следующей неделе?).
    • Избегайте «ошибки необратимых затрат». Если вы считаете, что, возможно, тратите слишком много времени на какое-либо действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет завершение или невыполнение задания и т. д.)

    Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто имеют более крутые кривые обучения и более непредсказуемые временные затраты. Развитие навыков аранжировки заключается не в том, чтобы организовать свою работу, чтобы лучше контролировать свою жизнь, а в том, чтобы взять ее под контроль, а затем структурировать свою работу вокруг нее.

    • Расставьте приоритеты в деятельности и обязательствах. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
    • Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность — связанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия.Задачи, которые срочные и важные, должны выполняться в первую очередь.
    • Используйте приложение календаря. Записывайте сроки выполнения задач и встреч — и делайте это сразу же, как только они запланированы или запрошены. Записи с метками или цветовыми кодами (например, работа, школа, жизнь и т. д.).
    • Расписание защищенного времени.  Назначайте встречи с самим собой в календаре, чтобы не отвлекаться на самые важные проекты.
    • Уменьшить ошибки недооценки. При формировании планов попросите нейтральную сторону дать отзыв о ваших прогнозируемых потребностях во времени.
    • Попробуйте ворота половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, поставьте менее сложную версию цели.

    Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые естественным образом связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом. Задача состоит в том, чтобы справляться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь и не отвлекаясь.

    • Попробуйте «сложить по привычке». Свяжите свое поведение по управлению временем с привычками, которые у вас уже есть (например, отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь за ужин).
    • Используйте короткие импульсы усилий. Когда задачи кажутся непосильными, прилагайте максимум усилий в течение 15–30 минут, чтобы избежать прокрастинации.
    • Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что при использовании этих инструментов польза должна превышать затраты.Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
    • Не будьте «скрягой напоминаний». Напоминания должны содержать подробные пояснения или описания, а не одно-два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. д.
    • Разработайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о наилучшем/худшем сценарии, когда будете обрисовывать возможные результаты своих планов.
    • Стремитесь сократить количество пожирателей времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критические часы работы.

    В это время личного самоанализа, почему улучшение управления временем остается такой настойчивой, вечной целью для многих из нас? Ирония в том, что нам нужно стать лучшими тайм-менеджерами наших собственных усилий, чтобы улучшить управление временем — расставить приоритеты в наших усилиях по развитию. Этот путь начинается с того, что мы отказываемся от заманчивых быстрых решений и вместо этого оцениваем и развиваем наши основные навыки управления временем до того, как очередное новогоднее решение достигнет своего роспуска.

    12 советов по тайм-менеджменту для достижения успеха, как эффективно управлять временем

    Вы когда-нибудь останавливались, чтобы подумать о том, насколько больше вы могли бы сделать, если бы у вас было всего несколько часов в сутках? Не кажется ли вам, что если бы у вас было больше времени, вы могли бы достигать большего каждый день и достигать больших целей еще раньше?

    Правда в том, что больше времени ни у кого не бывает – и оно никому не нужно.Просто нужно уметь управлять своим временем. Подумайте о таких великих новаторах, как Ричард Брэнсон, Билл Гейтс или Арианна Хаффингтон — у этих людей нет доступа к запасу дополнительных часов. У них такое же количество минут в день, как и у вас, но они, кажется, делают гораздо больше. Как это возможно?

    Вы могли бы справедливо отметить, что в распоряжении этих людей есть множество дополнительных ресурсов, но так было не всегда. Многие из ведущих новаторов мира начинали с того же количества ресурсов, что и у вас сейчас.Это потому, что достижение ваших целей зависит от того, насколько изобретательными вы можете быть с советами по управлению временем, которые вам доступны.

    Самый ограниченный ресурс, который у нас есть, это время. Но когда вы научитесь управлять своим временем, вы не только достигнете большего, но и разовьете большее чувство удовлетворения в своей жизни.

    Лучшие советы по тайм-менеджменту

    Освоение этих основных советов по тайм-менеджменту поможет вам более эффективно выполнять повседневные задачи и восстановить время, которое вы, возможно, не осознавали, что пропустили.

    1. Используйте метод быстрого планирования

    Метод быстрого планирования Тони Роббинса (RPM) — это больше, чем просто эффективная система управления временем — это совершенно новый способ мышления. Это мощный способ определить, что для вас наиболее важно, и выделить шаги, которые необходимо предпринять для достижения этой цели. RPM просит вас определить, чего вы хотите, определить, почему вы этого хотите, а затем перечислить шаги, необходимые для достижения цели.Связывая ваши задачи с вашими конечными целями, RPM помогает вам максимизировать ваше чувство удовлетворения, помогая вам достичь результатов, которых вы действительно хотите.

    Когда вы определяете, чего хотите, и имеете в виду четкую цель, вы можете сосредоточиться на этой цели, чтобы энергия текла к ней. Затем пришло время придумать конкретные цели или показатели того, как вы будете измерять свои результаты. Например, не делайте своей целью «Я хочу получить повышение на работе». Вместо этого задайте себе конкретные параметры, которые помогут вам достичь цели.Например: «Я хочу управлять четырьмя сотрудниками и получать 10-процентную прибавку к зарплате к третьему кварталу года» — это гораздо более конкретная цель, и ее гораздо легче разбить на этапы, необходимые для ее достижения.

    Планирование

    RPM позволяет вам отказаться от списка дел и предлагает вам создать план действий. Ваш план заставляет вас сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, как эффективно управлять своим временем, а не на вычеркивании пунктов из списка.

    2.Практика разбивания

    Ищете лучшие советы по тайм-менеджменту? Чувствуете себя перегруженным слишком большим количеством задач? Практикуйте дробление. Разделение на фрагменты — это процесс группировки информации в управляемые фрагменты, чтобы вы могли использовать их для эффективного достижения желаемого результата без стресса. Эти три шага помогут вам переосмыслить свой подход к решению задач:

    • Запишите свои идеи в письменном виде – это называется запечатлеть.Задокументируйте каждую задачу, которую необходимо выполнить, а также каждую цель, а также ситуации и идеи, требующие вашего внимания. Запишите все это; Вы можете отсеять вещи и отсортировать их позже. Делайте это всю неделю.
    • Ищите общие темы между вашими задачами. Разделите предметы по разным сферам вашей жизни, таким как фитнес, семья и деньги.
    • Наконец, решите, какие задачи и действия являются наиболее важными в каждом блоке или категории, исходя из срочности и настроек.Конечным результатом является генеральный план с приоритетными подкатегориями, который поддерживает актуальность и сбалансированность всех сфер вашей жизни.

    Вы устранили бесконечный список дел в пользу создания фрагментов задач, которые напрямую связаны с желаемыми результатами.Это изменение фокуса приводит к значительным, значимым изменениям в вашей жизни и позволяет вам естественным образом включить некоторые из этих советов по тайм-менеджменту в свою обычную рутину.

     

    3. Сосредоточьте свою энергию

    Баланс между работой и личной жизнью важен, но важно и ваше время. Сосредоточив внимание на том, что для вас наиболее важно, вместо того, чтобы уступать тому, что, по вашему мнению, от вас ожидают, вы высвободите больше времени для работы над тем, что действительно ценно для вашей жизни. Временные цели разделены на четыре зоны производительности и выполнения, которые помогут вам решить, на чем вам нужно сосредоточить свою энергию, чтобы лучше всего знать, как управлять своим временем.  

    Зона 1: Самое важное в жизни . Вы хотите работать в этой зоне, когда это возможно. В Зоне 1 вы тратите время на то, что приносит вам удовлетворение, и работаете над достижением своих целей. В идеале вы могли бы проводить здесь 100% своего времени, но на самом деле у вас будут другие требования к вашему времени. Стремитесь проводить не менее 65% своего времени в Зоне 1, чтобы создавать полноценные отношения и находить смысл в своей работе.

    Зона 2: Вещи в жизни, которые нельзя запланировать на .Вы можете планировать столько времени только до того, как произойдет что-то неожиданное. Если у вас есть проблемы в семье или на работе, ваш поезд опаздывает или вы получили травму, проводите здесь не более 20% своего времени.

    Зона 3: Когда вы испытываете стресс, вы проводите здесь время . Временами жизнь может быть напряженной, независимо от того, в каком прекрасном состоянии вы находитесь. Когда вы чувствуете, что вас втягивают в напряженную работу или поручения, которые мог бы выполнить кто-то другой, взгляните на ситуацию объективно. Эта задача повышает ценность вашей жизни? Если эти задачи не приближают вас к вашим целям и не создают для вас дополнительную ценность, сделайте все возможное, чтобы избежать их в будущем.Вы не хотите проводить здесь более 10% своего времени.

    Зона 4: При истощении вы работаете в Зоне 4 . Каждому нужно время, чтобы восстановить связь с самим собой. Это важный способ снять стресс и расслабиться, но только на короткий период времени. Слишком частый выход из других зон приведет к потере импульса, и оттуда вы потеряете контроль над своими целями и начнете чувствовать себя неудовлетворенными. Делайте перерывы, когда это абсолютно необходимо, но не проводите в этой зоне более 5% своего времени.

    4. Используйте N.E.T. время

    То, чем вы питаете свой разум ежедневно, формирует то, как вы воспринимаете жизнь. Но слишком многие люди считают, что у них «нет времени» на то, чтобы дать своему разуму ту информацию, которая может помочь им добиться реальных, конкретных результатов и осуществить свои мечты. Используя свой N.E.T. время — то есть ваше время без дополнительного времени — вы можете превратить моменты «времени простоя» в моменты продуктивности, которые помогут вам узнать, как управлять своим временем.

    Каждый день все на планете выполняют задачи, которые занимают наше тело, но не наш разум. Вместо того, чтобы «отключаться» и растрачивать эти драгоценные минуты на просмотр телевизора или позволять своему разуму блуждать во время поездки на работу, что, если бы вы использовали это время, чтобы подпитывать свой разум? Послушайте подкаст по дороге на работу и с работы или набросайте несколько идей для вашего последнего проекта, пока вы сидите в комнате ожидания. Собирая вместе минуты здесь и там, вы можете потратить часы, которые вы можете посвятить своим целям.

    Если вы стремитесь максимально эффективно использовать свое время и осуществлять свои мечты, почему бы не заполнить N.Инопланетянин время с лучшей информацией, лучшим вдохновением, лучшим доступным коучингом, разработанным специально для ускорения ваших результатов за очень короткое время? Начиная со своего самого первого блокбастера Personal Power System, Тони Роббинс разрабатывал продукты специально для использования возможностей N.E.T. время превратить эти ранее «упущенные впустую» моменты в короткие, но важные уроки личных достижений. Содержимое разделено на удобные, доступные «фрагменты» советов по тайм-менеджменту для работы и личной жизни, которые каждый может прослушать, усвоить и принять меры примерно за 25 минут или меньше.Лучше всего то, что эти уроки займут у вас лишнего времени в день.

    5. Избавьтесь от времени

    Как часто вы начинаете свой день с чувством радости от всего, что вы планируете сделать, только чтобы почувствовать, что вы почти ничего не сделали? В этом разница между занятостью и продуктивностью — и это большая разница.Занятые люди чувствуют, что им не хватает времени, чтобы все успеть. Люди, которые следуют советам по тайм-менеджменту, имеют готовую стратегию для выполнения того, что им нужно, и даже больше. Они делают это, устраняя общий отстой времени.

    Отстой времени — это вещи, которые в данный момент кажутся «всего лишь секундой», но накапливаются в течение дня. Прекратите ненужные встречи и не тратьте слишком много времени на социальные сети. Ограничьте количество проверок электронной почты до трех-четырех раз в день.Делегируйте все, что можете, если можете. Есть ли задача, которую сотрудник мог бы выполнить вместо вас? Назначьте это им и дайте им шанс проявить себя. Ваше время лучше потратить на то, что можете сделать только вы.

    6. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

    Чтобы избавиться от ненужного времени, нужно свести к минимуму отвлекающие факторы в течение дня.Закройте дверь своего офиса и устанавливайте только определенные «открытые часы», когда сотрудникам или коллегам рекомендуется заходить, чтобы поговорить. Поставьте телефон на беззвучный режим и спрячьте его подальше от глаз, если только вы не нуждаетесь в нем или не ждете звонка. Продвиньте проверку своей электронной почты еще дальше, выбрав точного времени проверки и ответа — и придерживайтесь этого. Многим из нас эти советы по тайм-менеджменту кажутся почти невыполнимыми, но они окажут самое большое влияние.

    Еще один способ свести к минимуму отвлекающие факторы — использовать силу рутины для исключения неважных решений.Разложите одежду накануне вечером, чтобы не тратить время на поиски пары носков. Планируйте приемы пищи на неделю и готовьте их заранее. Езжайте по тому же маршруту на работу, чтобы не думать об этом. Это позволяет вашему мозгу сосредоточиться на том, что важно.

    7.Работа с тренером по результатам

     

    Чувствуете, что вам нужна дополнительная помощь в освоении советов по тайм-менеджменту? Даже самые успешные люди в мире не делают это в одиночку; они опираются на других для поддержки. Позвольте профессионалу помочь вам изменить ваши приоритеты и расписание. Работа с тренером по результатам — это самый эффективный способ отточить то, чего вы действительно хотите, разработать план достижения ваших целей и следовать графику. Профессиональный тренер возьмет на себя ответственность за достижение конечной цели и поможет вам освоить эти полезные советы по тайм-менеджменту на этом пути.Запланируйте бесплатную тренировку с тренером сегодня и начните работать над достижением поистине экстраординарной жизни.

    Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

    Возьмите под свой контроль и составьте план управления своей жизнью, а не только своим временем.Узнайте, как управлять своим временем, не жертвуя своей радостью и страстью, в этом бесплатном учебном курсе из трех частей.

    3 совета по тайм-менеджменту, которые улучшат ваше здоровье и продуктивность

    Тайм-менеджмент может быть сложным. То, что срочно в вашей жизни, и то, что важно для вашей жизни, часто очень разные вещи.

    Это особенно верно в отношении вашего здоровья, где важные вопросы почти никогда не кажутся неотложными, даже если ваша жизнь в конечном счете висит на волоске.

    • Нет, идти в спортзал сегодня не срочно, но важно для вашего здоровья в долгосрочной перспективе.
    • Нет, сегодня ты не умрешь от стресса, но если ты не справишься с этим в ближайшее время, то можешь.
    • Нет, прямо сейчас для того, чтобы остаться в живых, не обязательно есть настоящую, необработанную пищу, но она снизит риск заболеть раком и другими заболеваниями.

    Мы можем что-нибудь сделать? Если у всех нас есть 24 часа в сутках, как мы можем использовать их более эффективно?

    И самое главное, как мы можем управлять своим временем, чтобы жить здоровее и счастливее, делать то, что, как мы знаем, важно, и при этом выполнять срочные обязанности?

    Я борюсь с этим ответом так же, как и вы, но по моему опыту есть три совета по управлению временем, которые действительно работают в реальной жизни и помогут вам улучшить свое здоровье и продуктивность.

    1. Устранить полуработу любой ценой.

    В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество. Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то сделать. Редко когда мы полностью поглощены поставленной задачей.

    Я называю это разделение вашего времени и энергии «полуработой».

    Вот несколько примеров полуработы…

    • Вы начинаете писать отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины или открыть Facebook или Twitter.
    • Вы пробуете новый режим тренировки. Два дня спустя вы читаете о другой «новой» фитнес-программе и пробуете ее немного. Вы не делаете больших успехов ни в одной из программ и начинаете искать что-то лучшее.
    • Когда вы разговариваете по телефону с кем-то, ваши мысли блуждают по электронной почте.

    Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку полуработы, результат всегда один и тот же: вы никогда полностью не погружаетесь в задачу, вы редко беретесь за задачу в течение длительного периода времени, и это вам потребуется в два раза больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше.

    Половина работы — это причина, по которой в последний день перед отпуском (когда вы действительно сосредоточены) вы можете сделать больше, чем за предыдущие 2 недели (когда вы постоянно отвлекаетесь).

    Как и большинство людей, я постоянно сталкиваюсь с этой проблемой, и лучший способ, который я нашел для ее преодоления, — выделить значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное.

    Я выбираю одно упражнение и сосредоточиваюсь на нем на протяжении всей тренировки. (т.е. «Сегодня только для приседаний.Все остальное дополнительно.»)

    Я выкраиваю несколько часов (или даже целый рабочий день), чтобы глубоко погрузиться в важный проект. Я оставлю свой телефон в другой комнате и отключу электронную почту, Facebook и Twitter.

    Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы выполняете лишь половину работы.

    Насколько большего вы могли бы достичь, если бы выполняли работу, которую вам нужно было делать, так, как вам нужно, и избавлялись от полуработы, полублуждания, которыми мы заполняем большую часть наших дней?

    2.Сначала сделайте самое важное.

    Беспорядок и хаос имеют тенденцию увеличиваться в течение дня. В то же время решения и выбор, которые вы принимаете в течение дня, истощают вашу силу воли. В конце дня у вас меньше шансов принять правильное решение, чем в начале.

    Я обнаружил, что та же тенденция сохраняется и в моих тренировках. По ходу тренировки у меня остается все меньше и меньше силы воли для выполнения подходов, повторений и выполнения сложных упражнений.

    По всем этим причинам я делаю все возможное, чтобы убедиться, что если есть что-то важное, что мне нужно сделать, я сделаю это первым.

    Если мне нужно написать важную статью, я беру стакан воды и начинаю печатать, как только просыпаюсь. Если есть тяжелое упражнение, которое мне нужно сделать, то я делаю его в начале каждой тренировки.

    Если вы сначала сделаете самое важное, то у вас не будет дня, когда вы не сделаете что-то важное. Следуя этой простой стратегии, вы, как правило, проведете продуктивный день, даже если все пойдет не по плану.Если вы действительно делаете самое важное каждый день в первую очередь, это единственный совет, который вам когда-либо понадобится.

    3. Уменьшите объем, но придерживайтесь расписания.

    Ранее я уже писал о важности соблюдения расписания, а не дедлайна. Бывают случаи, когда сроки имеют смысл, но я убежден, что когда дело доходит до выполнения важной работы в долгосрочной перспективе, гораздо эффективнее следовать графику.

    Когда дело доходит до рутинной работы изо дня в день, легче сказать, чем сделать, следовать расписанию.Спросите любого, кто планирует тренироваться каждый понедельник, среду и пятницу, и они скажут вам, как трудно на самом деле придерживаться своего графика каждый раз без сбоев.

    Чтобы противодействовать возникающим незапланированным отвлекающим факторам и преодолевать тенденцию сбиваться с пути, я немного изменил свой подход к своему расписанию. Моя цель — поставить на первое место график, а не масштаб, что противоположно тому, как мы обычно приближаемся к нашим целям.

    Например, предположим, что вы проснулись сегодня с намерением пробежать сегодня днем ​​3 мили.В течение дня ваш график сошел с ума, и время начало ускользать от вас. Теперь у вас есть только 20 минут на тренировку.

    На данный момент у вас есть два варианта.

    Во-первых, сказать: «У меня сегодня нет времени на тренировку» и потратить то немногое время, которое у вас осталось, на что-то другое. Это то, что я обычно делал в прошлом.

    Второй вариант — уменьшить объем, но придерживаться расписания. Вместо того, чтобы пробежать 3 мили, вы пробегаете 1 милю или делаете пять спринтов или 30 прыжков с места.Но вы придерживаетесь графика и тренируетесь несмотря ни на что. Я добился гораздо большего долгосрочного успеха, используя этот подход, чем первый.

    На ежедневной основе эффект пяти спринтов не так уж значителен, особенно если вы планировали пробежать 3 мили. Но кумулятивный эффект от постоянного соблюдения графика огромен. Какими бы ни были обстоятельства и какой бы малой ни была тренировка, вы знаете, что справитесь с сегодняшней задачей. Вот так маленькие цели становятся привычками на всю жизнь.

    Закончите что-нибудь сегодня, даже если масштаб меньше, чем вы ожидали.

    советов по тайм-менеджменту, которые действительно работают

    Существуют тысячи приложений для управления временем и гаджетов для повышения производительности. Вы найдете больше календарей, напоминаний и списков задач, чем вы знаете, что делать. Но по моему опыту, самые эффективные и практичные советы по тайм-менеджменту просты.

    Когда дело доходит до здоровой и продуктивной жизни, я стараюсь сосредоточиться на трех советах по управлению временем…

    1. Избавьтесь от полуработы и глубоко сосредоточьтесь.
    2. Делайте самое важное в первую очередь.
    3. Придерживайтесь своего графика и вырабатывайте привычку, независимо от того, насколько малы ваши достижения.

    Как вам удалось лучше управлять своим временем и добиться большего на работе, дома или в тренажерном зале?

    .