Содержание

Как организовать свое время и работать эффективнее

Этот текст написан в Сообществе, в нем сохранены авторский стиль и орфография.

Профиль автора

Умение управлять своим временем позволяет в разы повысить личную эффективность. Если вы пока не обладаете этим полезным навыком, его вполне можно приобрести.

Один из ценнейших навыков для любого руководителя — умение грамотно распределить время и максимально эффективно работать в условиях многозадачности. Как и любой другой навык, его можно развить и укрепить, что однозначно идет на пользу бизнесу и способствует личностному росту. Например, мы помогаем своим франчайзи правильно настроить тайм-менеджмент, чтобы всегда хватало времени на работу, семью и хобби и не приходилось вязнуть в болоте из нерешенных задач.

Конечно, наши рекомендации — это не тайна за семью печатями: обо всем этом можно прочитать в сотнях книг, узнать из множества курсов и вебинаров по теме тайм-менеджмента. Главное же новшество — это подход к управлению временем. Мы считаем, что эти методики и рецепты необходимо применять не от случая к случаю, а постоянно, и только тогда они дадут эффект.

Многозадачность: что с ней делать?

Начали с пункта «а», плавно перешли к пункту «б» и, наконец, остановились на пункте «я» — четко и последовательно. Хотелось бы, чтобы каждый рабочий день выглядел именно так. Однако в реальности нам очень часто приходится решать несколько задач одновременно, и неудивительно, что от этого страдают и качество работы, и моральный дух, и атмосфера внутри коллектива.

Так, руководители детских садов могут одновременно улаживать проблемы с поставками продуктов, проводить рабочие планерки с персоналом и отвечать на вопросы родителей. Как успеть сделать все в срок, учитывая специфику сферы? Как распределить свои силы, чтобы сделать все хорошо и при этом не выдохнуться раньше времени? Нам помогают простые, но эффективные инструменты.

Органайзер. Простой бумажный блокнот, приложение в телефоне или программа на компьютере — это надежные помощники для любого, кто живет в режиме многозадачности под девизом «Успеть все». Это удобно не только потому что наглядно: так можно распределять задачи по степени важности, составлять расписание, исходя из ваших приоритетов. В конечном счете привычка планировать и фокусироваться на самом главном делает вас более организованным, а вашу работу — намного эффективнее. Благодаря органайзеру вы сразу видите, на каком этапе находитесь, кто и за что сейчас отвечает и какие нужно ставить задачи перед командой в первую очередь.

Делегирование полномочий. Часто это гораздо целесообразнее, чем стараться делать все самим. Сотрудники вполне способны решать текущие вопросы и закрывать рутинные задачи, освобождая руководителю время для разработки стратегии и решения глобальных проблем. Роль главы компании, как мы ее понимаем, гораздо шире роли простого администратора: он еще и вдохновитель, и организатор творческого процесса. Но этого трудно добиться, если руководитель тратит время на текучку. Поэтому необходимо делегировать полномочия соответственно тем навыкам и способностям, которыми обладают члены команды.

Планерки. Регулярные встречи с коллективом не только дисциплинируют сотрудников, помогают вовремя выявить те или иные потребности в оборудовании, материалах, продуктах и так далее, но и настраивают команду на общую работу. Именно на планерках руководитель может объявить о стратегических планах, рассказать о планирующихся новшествах, узнать мнение сотрудников по тем или иным вопросам.

Правильная последовательность

Говоря о тайм-менеджменте, мы не имеем в виду, что теперь надо работать в режиме 24/7. Скорее, речь идет о возможности так распланировать время и распределить усилия, чтобы жизнь в целом стала более комфортной и насыщенной, а работа — максимально эффективной.

Вот один из примеров. Руководитель должен встретиться с родителями — потенциальными клиентами, которые хотели бы познакомиться с работой детского сада. Есть выбор, когда назначить эту встречу. Оптимальнее всего организовать такую экскурсию в первой половине дня, когда дети играют и занимаются с педагогами до обеда и сна. Решать деловые вопросы, такие как обсуждение контрактов с поставщиками или рекламные заказы, напротив, лучше во время тихого часа, когда у руководителя минимум других задач. Во второй половине дня удобнее контролировать работу персонала и общаться с родителями, которым комфортнее встречаться с директором после работы, чтобы обсудить те или иные нюансы, связанные с пребыванием ребенка в детском саду.

Таким образом, тайм-менеджмент вместе с планированием, использованием органайзера и делегированием полномочий — это действенная система, которая позволяет организовать рабочее и личное время наиболее рационально. Одно из ключевых условий успеха здесь, как показывает опыт, — регулярность. Необходимо не просто попробовать раз или два, а придерживаться этой системы постоянно, и тогда увидите, как вырастет эффективность вашей жизни во всех направлениях.

эффективные способы, способы и рекомендации

В последнее время психологи отмечают возросшее количество стрессов у населения. Немудрено, ведь в городах высокий темп жизни, и, стремясь везде успеть, человек получает неслабое перенапряжение. Поэтому всем важно уметь и знать, как организовать свое время с максимальной пользой для себя. По итогу это позволит не только все успевать, но и находить возможности для личных дел и отдыха. Такой навык нужен не только взрослым, но и детям. Ведь именно с малых лет эффективнее всего обучаться чему-то.

Зачем нужно умение организовывать время?

Некоторым людям кажется странным учиться планировать свое время. Кто-то считает это уделом зануд. Скорее всего каждому знаком такой тип личности, который везде и всегда опаздывает? Вряд ли он может вызывать приятные ощущения. Но грамотное планирование не только уберегает от опозданий, но и позволяет не жить с ощущением «опять день прошел впустую». Итак, преимущества организации времени:

  • Пропадет постоянная спешка.
  • Уходит рассеянность.
  • Появляется время для хобби и встреч с друзьями.
  • Нет ощущения, что дни идут «впустую».
  • Создание рабочих и выходных дней.
  • Отсутствие переработок.

Как видите, очевидно, знание, как эффективно организовать время, полезно каждому взрослому человеку. Основная польза в этом, что так человек спасается от нервного перенапряжения, волнения и последующего стресса. Иными словами, грамотно распределяя время, можно сохранить здоровье.

Способы организовать время

За долгое время существования нашлось множество способов организовывать свое время. Тут нет единственно верного вида, так как выбирать их нужно, исходя из индивидуальных особенностей психики. Например, для каждой категории существуют свои принципы тайм-менеджемента. Ясное дело, что организовать время школьника проще, нежели время работника на значимой должности.

Основы для планирования

Перво-наперво купите себе ежедневник. Каким он будет — решать вам. Некоторые люди предпочитают блокнот с разлиновкой по датам, другим удобнее по неделям деление, а третьим нужны чисто белые листы. В любом случае вам потребуется нечто, куда вы будете записывать свое расписание. Не стремитесь найти самый дорогой или дешевый вариант. Выберите то, что вам нравится. Главное чтобы, вам было удобно им пользоваться.

Вариант для продвинутых — электронные ежедневники. Существует масса разного рода программ, которые можно настраивать на свой вкус. Также у большинства из них есть синхронизация со смартфоном или планшетом.

Ключевой момент: ежедневник нужно всегда держать перед глазами и оперативно вносить в него изменения.

Перед началом работы

Если раньше вы не пробовали организовать свое время, то вам придется пройти через множество трудностей. Поэтому сразу запомните фразу «Лучшее — враг хорошего» и старайтесь не переживать. Когда человек чему-то учится, то у него не все сразу получается хорошо, и это нормальное явление.

Всегда нужно стремиться к идеалу, но на пути будет не все правильно получаться, и это нормально, так как организовать свое время не так просто, не зная, как это делать. Поэтому будьте настойчивы.

Определитесь с жизненной концепцией

В любом деле важно осознавать свои цели. Для этого в тайм-менеджементе (так называется отрасль науки по тому, как организовать свое время) принято выделать три вида целей. Это долгосрочные цели, среднесрочные цели и краткосрочные цели. В целом вся разница лишь в том, на каком этапе вы решаете их осуществить.

Поэтому важное правило — записывайте свои цели. Обязательно делайте это на бумаге. Только так вы сможете их выполнить. Зачем это нужно? Когда вы записываете цель, вы ее принимаете и материализуете. Когда вы видите список целей, то вы видите свой бизнес-план. Так вы отделяете зерна от плевел, второстепенное от главного. Ведь прежде, чем решать, как лучше организовать свое время, нужно определиться с тем, зачем вам это нужно.

Определяйте четкие сроки выполнения целей. Зачем это нужно? Размытые сроки — размытые цели, по итогу неосуществимое достижение. А четко ограничив себя временными рамками, вы берете на себя определенные обязательства.

Хитрость для составления плана целей

Для тех, кто только узнает, как организовать свое время, сложно отделять значимые цели от второстепенных. Особенно тяжело это дается в плане долгосрочных целей. Выполните простое упражнение: возьмите чистые листы бумаги и записывайте абсолютно все желания, от простых до невероятных. Все-все что только взбредет на ум. После отложите списки и вернитесь к ним спустя пару дней. После чего из написанного выпишите только то, что значимо для вас. Так вы получите свои список долгосрочных целей.

Особенность среднесрочных целей

Вам нужно иметь перед глазами план на три года или пять лет. Иными словами, нечто глобальное. Вам нужно разделить его на большое количество маленьких целей, разбитых по месячным блокам. Это маленькие шажочки в сторону своих больших достижений. Важно учитывать такие сферы, как здоровье, отдых, спорт, образование, развлечение.

Получившийся список всегда держите перед глазами, так как со временем вы можете вносить в него коррективы.

Как организовать свое время правильно

Купив ежедневник — заведите привычку писать в нем ежедневно. Возьмите за привычку составлять план на день накануне вечером. Такой подход позволит вам экономить по несколько часов. В чем преимущества такого подхода?

  • Очередность выполнения дел.
  • Составление маршрута передвижения.
  • Во сне подсознание лучше усваивает информацию.
  • Дневной план и долгосрочные цели позволяют вам ранжировать дела.
  • Дополнительная мотивация.
  • Наглядность активных и выполненных целей.

Иными словами, планирование каждого дня — полезная вещь. Оно же позволяет правильно расставить приоритеты. Это позволит сразу отмечать малоэффективные дела.

Учитывайте свои биологические циклы. Для каждого человека существуют индивидуальные периоды активности и ее спада. Поэтому логично свои дела планировать именно с их учетом. Например, трудозатратные дела с высокой концентрацией внимания нужно проводить в период активности. Это позволит эффективно работать.

Обязательно делите все цели по категориям. Так вам проще выделить микроцели внутри них и выполнять. Например, чем вы в основном занимаетесь за день? Предположим, что это работа, дом, уход за собой, свободное время и сон. Уже по этим категориям формируйте список целей.

Просить помощи? — Да!

Многим людям кажется странным перекладывать свои дела на других. На самом деле это нужно делать. Как бы вам не хотелось, ваше время и ваши личные возможности ограничены, поэтому смело делегируйте часть обязанностей. Определитесь с целями и задачами, найдите тех, кто это может выполнить, и делегируйте их. Обговорите контрольные точки и даты исполнения. Не забудьте по окончанию дела поощрить исполнителей.

Как организовать время ребенка и научить его этому

Современные родители отмечают: дети стали малоактивными. Дай им волю, будут сидеть у компьютера целыми днями. На самом деле сегодня можно встретить две диаметрально разные концепции поведения: совсем забить на детей, не дать им продохнуть от школы и секции. В этом деле важно сохранять золотую середину.

Как организовать время школьника, чтобы ему хватало его на учебу и хобби, секции, кружки и т.д.? Приучайте его уже с начальной школы планировать день. Обговорите со своим ребенком, какие у него могут быть дела. Например, школа, обед, приход домой, отдых, подготовка домашнего задания, помощь по дому и личное время. Не давите на него, только помогайте наводящими вопросами. Поначалу помогайте ребенку соблюдать план действий. Со временем он будет полностью самостоятельным в этом плане.

Парадоксально, но те дети, чей день максимально занят школой и кружками, лучше всего умеют распределять свое время. Дело в том, что они знают, сколько всего им нужно успеть, и поэтому стараются. Поначалу нужно четко контролировать походы ребенка туда или туда, но со временем у вас отпадет эта нужда.

Как организовать свободное время ребенка? — Помните, что родители — лучший пример для детей. Поэтому, если вы умеете планировать время, распоряжаться им и составлять эффективные списки целей, то ребенок без труда переймет эту систему от вас.

В любом случае, помните, что обучение эффективному тайм-менеджементу занимает много времени, так как это должно стать вашей привычкой. А для формирования привычки требуется очень много времени. Не отчаивайтесь, если у вас что-то не получается исполнить или вы забываете что-то вписать, все приходит с опытом.

Еще одна полезна хитрость — научитесь самоанализу. Так вы сможете определять, какие дела малоэффектинвны за день, а какие — эффективны.

Как организовать себя? 10 привычек, как использовать свое время эффективно.

Так много разных задач и планов, а в неделе всего 168 часов. Вы хотите быть продуктивным и в работе и в семейной жизни,  но у вас не хватает времени, чтобы успеть сделать все дела из вашего списка. Вам кажется, что вокруг вас царит беспорядок и хаос или просто слишком много планов и вы не знаете, где найти столько энергии и сил. Вам все это знакомо?

Вам следует понять, что  время – это не враг, а ваш друг. Вы столько можете сделать, если у вас есть цели и возможности. Главное – это правильно организовать себя и свое время. Это касается не только работы, но и других аспектов вашей жизни. Самодисциплина является ключом к успеху. Человек, который не может контролировать свою жизнь и быть дисциплинированным, не может добиться желаемых успехов.   Если вы ничего не можете добиться, это приводит к стрессам, снижению продуктивности и дезорганизации. Получается замкнутый круг!

Что такое самоорганизация?

Существует огромное количество синонимов к этому слову: дисциплина, саморазвитие, самоконтроль, мотивация и т.д. Когда есть мотивация, то организовать себя становиться легче. Например, если вы работаете и у вас есть много задач, то вы все равно выполните их рано или поздно. Все потому, что ваш начальник платить вам зарплату. Если вам нужно ехать на работу на 9 часов, то вы поедете и выполните те задачи, которые перед вами стоят.   А вот что, если вы и есть начальник? Бизнесмены, предприниматели, они просто обязаны быть организованными.   Вам следует помнить, что вы капитан корабля. Организованность поможет вам добиться успеха в вашем деле, выполнить в два раза больше дел, сэкономить время и деньги. 

Почему так сложно организовать себя? Какие ошибки вы допускаете? 

Причины

Рекомендации 

У вас нет четкого плана дня Важно знать что делать и зачем и тогда успех будет вам сопутствовать
Успехи достигаются и без планирования  Планирование быстрее помогает достигнуть цели.
Нет ограничений во времени Вы должны понимать, сколько времени понадобиться, чтобы выполнить ту или иную задачу и планировать свое время.
Нет приоритетов Выбирайте те вещи,  которые являются для вас самыми значимыми. 
Слишком много дел и мало времени Сделайте меньше, но лучше. Фокусируйтесь на одной задаче за раз.

Как вы уже заметили, самоорганизация очень важна. Конечно, все люди разные. Кто-то может организовать свое время быстро и легко, а кому-то сложно контролировать свою жизнь.  Но, на самом деле, никто не может управлять временем. Зато вы можете научиться эффективно его использовать. В этом вам может помочь всем известный тайм-менеджмент. Но также важно понимать, что тайм-менеджмент – это целая наука. Существует разные методы и техники, которые следует применять регулярно. 

Мы подготовили для вас основные рекомендации, как сохранить ваше время и стать более продуктивным. Эти 10 привычек помогут вам организовать себя и вашу жизнь. 

1. Планируйте свой день заблаговременно. 

Начинать новый день проще, когда у вас есть план. Вы знаете какие у вас задачи и сразу начинаете выполнять их одну за одной, не тратя время на то, чтобы вспоминать какие важные дела вас ждут сегодня.

2. Определите цели.
Это одна из основных вещей в планировании. Вы должны четко понимать, хотите ли вы достичь тех или иных целей или нет и в зависимости от этого уже привязывать свои действия к вашим целям. 

3. Главные приоритеты.
Вы хотите сделать все, но у вас просто не хватит времени на все встречи, проекты и т.д. Расставьте задачи по приоритету. Иначе вы будете постоянно ощущать стресс, раздражительность и ваша продуктивность снизиться. Поэтому так важно правильно расставить приоритеты.

4. Делегируйте.
Делегирование является одним из важнейших принципов продуктивности в работе. Не пытайтесь делать все в одиночку и позвольте другим выполнять некоторые задачи.

5. Записывайте вещи, которые вы должны сделать.
Вы можете использовать блокнот, календарь или другие средства календарно-сетевого планирования. Это поможет вам придерживаться плана и быстрее достигнуть выполнения своей цели.

6. Меньше отвлекайтесь!
Существует множество «поглотителей» нашего времени: социальные сети, телевидение, сообщения, пустые разговоры и т.д. Многие люди, когда просыпаются, сразу же проверяют свою почту, читают новости в социальной сети Facebook. Это все отнимает ваше драгоценные минуты и даже часы.

7. Перерывы.
Вы думаете, что так вы тратите свое время и можете успеть сделать больше? Это не так. Делайте небольшие перерывы. Это поможет вам отвлечься и восстановить силы. 

8. Скажите: «Нет».
Эта рекомендация касается таких вещей, как откладывание дел, перфекционизм, многозадачность, новые несрочные задания, которые внезапно появились и т.д.

9. Сроки.
Устанавливайте сроки для любой задачи.

10. Перепроверка.
Всегда, когда вы что-нибудь делайте, перепроверяйте все свои действия, иначе в будущем вам снова придется тратить время на одну и ту же работу.

Успешные люди умеют планировать свое время. Но за каждым их успехом стоит огромный труд и работа над собой. Чем вы хуже?  У них тоже есть 24 часа в сутках, как и у вас. Порой бывает очень сложно сконцентрироваться на работе или определенных задачах. Но нужно выработать в себе ежедневные полезные привычки, которые помогут вам добиться целей и стать более организованным. Если вы можете управлять задачами, то вы можете управлять действиями, а, следовательно, вы можете управлять своим временем. И, в конце концов, рационально используя время, вы можете управлять собственной жизнью!  

Фотографии лицензированы и загружены с сайта https://www.shutterstock.com 
Автор статьи: А. Ухолова

Как правильно организовать свое время

Очевидно, что каждому человеку в современном мире приходится учиться планировать свое время. А как лучше это сделать и для чего это нужно? Ведь с само организованными людьми всегда приятно общаться, они не опаздывают на встречи, не подводят в самый ответственный момент. И это относится не только к деловым людям, работающим в офисе, но и к обычным людям с которыми мы общаемся в повседневной жизни. Согласитесь неприятно, когда договорившись с человеком о встрече или о каком-то важном деле, он разочаровывает вас известием о том, что он не успевает или случайно забыл о договоренности. Таким образом, он подводит вас, не только отняв время, но и возможно в финансовом плане.

Время – это наш самый ценный, ограниченный и невосполнимый ресурс. Удивительно, но часто люди совершенно не умеют им правильно распоряжаться. И тратят его совершенно безграмотно. При этом жалуются, что они ничего не успевают. Так как же грамотно организовать свое время, чтобы успевать и поработать и отдохнуть?

Расставляем приоритеты

Для каждого человека в жизни очень важно научиться правильно, расставлять приоритеты. Тоесть определять и отбирать наиболее важное из ненужного.  Для планирования своего графика это неотъемлемый фактор. Например, для школьника главным приоритетом является хорошая успеваемость в школе и своевременное выполнение домашних заданий, а для молодой мамочки забота о правильном питании малыша, укреплении иммунитета и его развитии. Сначала всегда учитывайте более важные задачи, а затем второстепенные.

Таким образом, для того, чтобы научиться расставлять приоритеты нужно определить свои главные цели и мечты, а уже исходя из этого, планировать свой ежедневный график. Разделите свои планы и задачи на краткосрочные и долгосрочные. Распределите их по своему графику, краткосрочные должны быть выполнены в течение нескольких дней или месяцев. Долгосрочные, необходимо рассредоточить по частям на протяжении года или полугода.

Планируйте

Для эффективного планирования своего времени воспользуйтесь составлением графика.Ведь очень часто бывает так, что очень сложно удержать все предстоящие задачи и важные встречи в голове. Тогда на помощь приходит составление плана на ближайший день, месяц или даже год. Грамотное планирование помогает разгружать свою память от лишней не нужной информации и дает возможность все успевать.

Записывайте всю необходимую информацию, старайтесь не держать ничего лишнего в голове. Пишите в свой график адреса, телефоны, необходимые пометки и замечания.

Помощники для грамотного планирования своего времени

В современном темпе больших городов люди все чаще пользуются электронными помощниками, создающими ваш рабочий график на ближайшее время. Самые популярные приложения, которые признаны очень удобными Todoist, GoogleCalendar, SolCalendar. Для активных молодых людей это очень подходящий вариант. Потому что есть возможность в любой момент, находясь в любой точке города, заглянуть в свой график или что-то в нем поменять, так чтобы эти изменения смогли увидеть остальные. Но, не для всех такой способ удобен. Потому что кому-то проще записать все свои встречи или предстоящие события по старинке, в блокнот.

Несколько лайфхаков как все успевать:

  • Никогда не откладывайте срочные дела на завтра. Если есть возможность выполнить их сегодня, сделайте их сразу, не отвлекаясь на что-то другое. Чем раньше, тем лучше, не затягивайте время, делайте прямо сейчас!
  • Начинайте готовиться к важным мероприятиям или встречам заранее. Готовясь заблаговременно у вас, есть возможность увидеть весь фронт работ предстоящей подготовки и сделать все без лишней спешки. Лучше потом постепенно доделать все оставшиеся дела, чем в последний момент обнаружить, что сделать нужно очень много, а времени осталось всего несколько часов.
  • Не берите лишнюю работу, которая едва вписывается в ваш привычный график. Например, вам предложили очень хорошую подработку с высокой оплатой, но к сожалению времени на ее выполнение у вас нет или приходится жертвовать часами, которые предназначены для отдыха или для того, чтобы побыть с семьей. Да конечно, дополнительный заработок это прекрасно, но не стоит жертвовать своим отдыхом. В итоге все равно выйдет так, что работа выполнена не качественно и здоровье подорвано.
  • Заведите ежедневник. Записывайте туда все предстоящие встречи и важные мероприятия. Это подходящий вариант даже для людей, которые не любят планировать и считают записи в блокноте скучным занятием. Такие записи служат своеобразным напоминанием о важных событиях. Подсмотрев в ежедневник, вы на подсознательном уровне начнете готовиться к предстоящим событиям, потому что видите сколько дней до него осталось. Ираспланируете свои ближайшие действия с учетом записей в ежедневнике.
  • Уважайте чужое время. Возможно, что уделяя вам, время и идя с вами на встречу, другой человек жертвует чем-то важным. Например, люди, работающие «на себя» обычно всегда очень ценят свое личное время, потому что каждый час у них на счету и любая свободная минутка – это возможность заработать деньги. Поэтому старайтесь всегда приходить к назначенному времени.
  • Старайтесь выполнять важные задачи в первой половине дня. Просыпаясь с утра, мы прибываем в хорошем настроении и кажется, что есть силы свернуть горы. Пока это состояние не сменилось усталостью и апатией нужно успеть сделать все главные дела, даже если они кажутся вам не выполнимыми и не очень приятными. Поверьте, с утра все дается намного легче, когда активность головного мозга находится на максимуме. Главное перед этим хорошенько выспаться.
  • Сохраняйте напоминалки на телефоне. Например, о предстоящем Дне Рождения или важной встрече. Ведь даже если сделать запись в ежедневнике, то это не гарантирует что, вы про нее не забудете. А сигнал на телефоне в любом случае известит вас о важном мероприятии или встрече.

Навыки планирования своего личного времени и соблюдение режима работы и отдыха, позволит вам стать более дисциплинированными и пунктуальными. А это очень полезные качества для современного человека.

Проводить свое время могут выбрать. Как правильно организовать свое время

Очевидно, что каждому человеку в современном мире приходится учиться планировать свое время. А как лучше это сделать и для чего это нужно? Ведь с само организованными людьми всегда приятно общаться, они не опаздывают на встречи, не подводят в самый ответственный момент. И это относится не только к деловым людям, работающим в офисе, но и к обычным людям с которыми мы общаемся в повседневной жизни. Согласитесь неприятно, когда договорившись с человеком о встрече или о каком-то важном деле, он разочаровывает вас известием о том, что он не успевает или случайно забыл о договоренности. Таким образом, он подводит вас, не только отняв время, но и возможно в финансовом плане.

Время – это наш самый ценный, ограниченный и невосполнимый ресурс. Удивительно, но часто люди совершенно не умеют им правильно распоряжаться. И тратят его совершенно безграмотно. При этом жалуются, что они ничего не успевают. Так как же грамотно организовать свое время, чтобы успевать и поработать и отдохнуть?

Расставляем приоритеты

Для каждого человека в жизни очень важно научиться правильно, расставлять приоритеты. Тоесть определять и отбирать наиболее важное из ненужного. Для планирования своего графика это неотъемлемый фактор. Например, для школьника главным приоритетом является хорошая успеваемость в школе и своевременное выполнение домашних заданий, а для молодой мамочки забота о правильном питании малыша, укреплении иммунитета и его развитии. Сначала всегда учитывайте более важные задачи, а затем второстепенные.

Таким образом, для того, чтобы научиться расставлять приоритеты нужно определить свои главные цели и мечты, а уже исходя из этого, планировать свой ежедневный график. Разделите свои планы и задачи на краткосрочные и долгосрочные. Распределите их по своему графику, краткосрочные должны быть выполнены в течение нескольких дней или месяцев. Долгосрочные, необходимо рассредоточить по частям на протяжении года или полугода.

Планируйте

Для эффективного планирования своего времени воспользуйтесь составлением графика.Ведь очень часто бывает так, что очень сложно удержать все предстоящие задачи и важные встречи в голове. Тогда на помощь приходит составление плана на ближайший день, месяц или даже год. Грамотное планирование помогает разгружать свою память от лишней не нужной информации и дает возможность все успевать.

Записывайте всю необходимую информацию, старайтесь не держать ничего лишнего в голове. Пишите в свой график адреса, телефоны, необходимые пометки и замечания.

Помощники для грамотного планирования своего времени

В современном темпе больших городов люди все чаще пользуются электронными помощниками, создающими ваш рабочий график на ближайшее время. Самые популярные приложения, которые признаны очень удобными Todoist, GoogleCalendar, SolCalendar. Для активных молодых людей это очень подходящий вариант. Потому что есть возможность в любой момент, находясь в любой точке города, заглянуть в свой график или что-то в нем поменять, так чтобы эти изменения смогли увидеть остальные. Но, не для всех такой способ удобен. Потому что кому-то проще записать все свои встречи или предстоящие события по старинке, в блокнот.

Несколько лайфхаков как все успевать:

Навыки планирования своего личного времени и соблюдение режима работы и отдыха, позволит вам стать более дисциплинированными и пунктуальными. А это очень полезные качества для современного человека.

Для многих людей проблема организации своего времени — одна из крупнейших в жизни. Часто, именно это мешает человеку развиваться, добиваться тех высот, которые столь желанны для него. Многие не раз задумывались: «Чем отличается успешный человек, от не слишком успешного?». Ответ прост, одно из таких отличий — умение самостоятельно организовать своё время, а так же уметь искать время для действительно важных дел. Однако, большинство людей, даже если пытаются начать грамотную организацию своего дня терпят неудачу, и всё из-за того, что не знают определённых принципов, которых в этом деле следует тщательно придерживаться.

7 советов, как правильно организовать своё время и все успевать

    В первую очередь следует выработать привычку записывать приблизительный план дел на ближайшее время и обязательно носить этот план с собой. Это позволит всегда помнить о своих обещаниях и уже запланированных делах. В любой момент такой человек, если его о чём то просят может заглянуть в своё расписание и выяснить, есть у него такая возможность или нет, что позволит избежать пустых обещаний. Такой блокнот не означает железного расписания по минутам, но это позволяет видеть, какие дела есть в будущем, всегда помнить о них и не устраивать себе настоящий аврал из невыполненных обещаний.

    Для того, что бы избежать пустой траты времени следует убрать, или хотя бы сократить до минимума пустые разговоры с ненужными людьми. Как часто приходится общаться из обычной вежливости, в режиме реальной нехватки времени? Даже если человек приятен в общении, всегда можно попросить перенести какой — то разговор, разумный человек поймёт, что у каждого могут быть дела и разговор пройдёт в другое, более удобное время и принесёт всем участникам неописуемое удовольствие, против того накапливающегося внутреннего раздражения, когда приходится общаться второпях, видя как утекает время для какого — то очень важного дела.

    Ещё одним прекрасным способом организации и экономии времени является устранение из жизни настоящих «пожирателей» времени, это относится к ненужным телепередачам и длительному просиживанию в интернете. Как часто люди тратят время за просмотром разнообразных ток — шоу просто ради того, что бы посмотреть телевизор? Что самое интересное — они не получают никакого удовольствия от просмотра! И ведь действительно, весьма сложно получить удовлетворение от просмотра передачи, где люди постоянно разговаривают на повышенных тонах, кричат друг на друга и ссорятся. Часто просмотр подобных передач вызван желанием отложить важные дела, найти причину их не делать. Да и просто просмотр подобных передач затягивает. Однако, если их исключить из своей жизни, то освободится огромное количество времени. Следует отметить, что даже если заменить их просмотр более приятными передачами, например о дикой природе, научно — познавательными программами, или просто по — настоящему приятными кинокартинами, то свободного времени станет больше, в человеке будет накапливаться гораздо меньшее количество стресса, а как известно, повышенное психологическое напряжение снижает работоспособность. То же самое касается и интернета. Как часто человек сидит в социальных сетях просто за просмотром ленты, наполненной достаточно примитивным контентом? Не происходит даже общения, человек просто смотрит примитивные картинки, которые видел уже скорее всего тысячи раз! И занимает это огромное количество времени.

    Ещё одним фактором управления своим временем является умение вовремя говорить нет! Не стоит всегда отвечать всем согласием, окружающие люди всегда найдут для других тысячи дел, на которые уйдёт бесконечная прорва времени. Если появляется чувство, что возможности ответить согласием на чужую просьбу, которая не является архиважной без ущерба для своих важных дел не существует, то следует сразу отказаться. Единственными направлениями, которые не терпят отлагательств являются здоровье и семья (если конечно это не очередное требование второй половинки отправиться по вещевым магазинам). В остальном необходимо следовать своим желаниям. Каждый человек проживает свою жизнь, и только он вправе распоряжаться своим мнением, отказываясь от того, что ему не нужно.

    Излишний перфекционизм — враг организации времени. Часто огромное количество времени тратится на совершенно ненужные цели, когда абсолютное совершенство не является необходимым, а на него тратят большую часть времени остальные важные дела так же останутся невыполненными.

    Ещё одним способом организации и высвобождения времени является освоение многозадачности. Это умение человека единовременно заниматься несколькими делами. Следует вспомнить исторический пример Юлия Цезаря, который по легенде мог делать до 3 дел одновременно (и ведь вполне успешный человек был). Не смотря на то, что наука часто опровергает многозадачность, всем известно, что по крайней мере, простые дела всегда можно совместить. Например можно одновременно готовить и слушать аудиокнигу, ехать в метро и изучать новости и тому подобное. Часто у женщин это умение более развито, наверняка многие мужчины наблюдали, как их жёны одновременно готовят и смотрят телевизор, говорят с подругой по телефону или делают ещё какое — то другое дело. Мужскому полу следует у них этому поучиться.

    Ну и наконец, основной навык — дисциплина! Именно она позволяет действительно успешным людям организовывать своё время. Можно сколько угодно планировать своё время, но многие слабые личности, когда придёт время исполнять что — либо просто откажутся от этого. К примеру, сколько людей предпочтёт в выходной не вставать в 9 утра по звону будильника, а поваляться в кровати? Или не выполнять данное заранее себе обещание? Сколько людей будут переносить дела на следующий раз? Следует немедленно отказаться от этой привычки. Дисциплинированность — основа грамотной организации своего времени. Без неё все прочие старания будут абсолютно бесполезными.

Соблюдая такие достаточно простые правила любой человек сможет организовать своё время. Это поможет выполнять большее количество запланированных дел, всегда оставаться успешным и не давать людям пустых обещаний. Естественно, всё это будет оказывать плодотворное влияние на жизнь человека и приблизит его к столь желанному успеху.

Как организовать себя и свое время

Если вы зашли прочитать статью с названием: как организовать себя
, то видимо вы чувствуете себя рассеянным, не успеваете сделать нужные дела во время, а так же чувствуете, что хотите поменять свою жизнь. Как часто бывает, вы начинаете новое дело, например, ежедневно ходить в спортзал и уже через 2 недели вы все бросаете. Если же вы начнете каждый день уделять по 1 минуте качанию пресса, то вам будет легче организовать себя, ведь 1 минута не так уж и много. Начните с малого, ознакомьтесь со списком необходимых шагов, что бы организовать себя
и выберете для себя наиболее подходящие шаги.

ШАГ №1 Всё на своем месте

1. Организуйте свое пространство. Где бы вы не находились дома или на работе, в спальне, кухне, в шкафу и письменном столе должен быть порядок и все должно быть организованно. Вы должны открыть ящик и видеть, что там лежит, и избавиться от вещей которые вы не использовали долгое время. Каждая папка должна быть подписана и содержать необходимые документы.

— Организованно это не значит что только опрятно. Цель организации всех вещей и предметов является быстрая возможность найти требуемый предмет. Тем не менее, организация вещей и предметов, так же может помочь содержать их в чистом и опрятном состоянии, обеспечивая быструю, логическую систему нахождения вещи, добавления и удаления вещи из «системы».

Пример: Документы могут быть сложены в аккуратные стопочки, но это не значит, что вы быстро найдете требуемый договор. А вот если вы разложите по папкам: договора, бухгалтерскую документацию и т.д., то найти договор будет куда удобнее. А если в папке, договора разложить по алфавиту или дате, то это займет у вас считанные минуты. Добавить новый договор так же не составит труда. Если вы организуете свое рабочее пространство, то вы сэкономите массу времени, которое можно пустить в нужное русло.

2. Кладите вещи и документы всегда на место. Если вы решили организовать себя, то вам придется и организовать пространство вокруг себя. Одно не возможно без другого. У каждой вещи должно быть свое место. Взяли вещь — использовали ее — положили на место. Кладите сразу, а не потом, позже и т.д.

Пример: Если ключи постоянно держать в одном и том же кармашке сумочки, то на их поиск вы затратите пару секунд, а вот если ваша сумка очень большая, имеет много карманов, забита разными мелочами, то поиск ключей может занять несколько минут. Экономия времени и своих нервов на лицо.

ШАГ №2 Используйте календарь, ежедневник или свой телефон

ШАГ 3 Делайте списки

1. Записывайте все, что вам необходимо. Все что вы должны помнить вы должны записать. Запись всегда лучше, чем память, ведь запись попадется вам на глаза, вы всегда напомните себе, таким образом, о требуемой задаче. Даже если у вас отличная память, никто не идеален. Не так уж и сложно сделать запись на бумаге. Записывайте телефонные номера, встречи, списки покупок, дни рождения и т.д. Храните записи там, где их всегда можно найти и обращайтесь к ним ежедневно. Не засоряйте свой мозг лишней информацией, пусть он лучше тратит энергию в другом направлении.

2. Ежедневный список дел должен быть реальным для выполнения. Если вы каждый день будете ставить себе невыполнимые задачи, то через пару дней вы забросите выполнять составление списка дел для самоорганизации. Опыт придет со временем. Возможно, сначала вам не будет хватать времени для выполнения всех намеченных дел или наоборот, времени будет даже слишком много. Просто заставьте себя делать ежедневный список задач в течение недели, и вы почувствуете уже по истечению этого срока, что успеваете сделать дел на порядок выше. А ваше внимание будет сконцентрировано на выполнение дел, а не на разгильдяйстве.

Делайте списки дел на неделю, на месяц и даже на год. Списки дел можно делать как в блокнотах, так и с помощью стикеров, которые можно прилепить в самые разнообразные и видные места.

ШАГ 4 Придерживайтесь графика

  1. Идите до конца. Нет никакого смысла создавать списки дел, если вы не сможете дисциплинировать себя, что бы выполнить все намеченные задачи. Есть несколько способов самодисциплины для выполнения списка дел. Прекратить тратить время на ерунду, такую например как социальные сети. Удалить или постараться игнорировать отвлекающие факторы.Если вас что-то держит в самом начале списка, то пересмотрите эту задачу. Так ли она важна? Срочно ли ее выполнение? Отложите эту задачу. Не стоит зацикливаться на одном деле слишком длительное время.
  2. Установите временные рамки. Установление временных рамок для выполнения задачи один из методов самоорганизации. Зная, что время, отведенное на выполнение задачи заканчивается, вы начнете поторапливать себя, тем самым постараетесь избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточится на выполнении задачи. Однако не спешите закончить работу над задачей если время закончилось, доведите задачу до конца и сделайте свою работу качественно. Во время спешки всегда можно «накосячить».
  3. Объедините одинаковые и похожие задачи. Например, сделать телефонные звони или сделать все покупки за одну поездку.

Пример: Счет за телефон приходит 1 числа, а коммунальные платежи 5 числа. Обе квитанции необходимо оплатить до 10 числа. Разумнее будет дождаться коммунальных платежей и оплатить квитанции одновременно, нежели тратить время на поездку, стояние в очереди и т.д. 2 раза.

ШАГ 5 Многозадачность

1. Старайтесь научиться выполнять несколько дел одновременно. Это очень эффективный способ самоорганизации. Если например одно дело не требует умственных затрат, а требует физической нагрузки, то вы можете продумывать другие задачи во время его выполнения. Например, вечером во время просмотра какого-либо видео или отчета, вы можете заняться спортом, например, бегать на беговой дорожке или позаниматься на велотренажере. Только не забывайте о том, что у некоторых людей многозадачность снижает возможность сосредоточиться на одной вещи за один раз. Если у вас плохое настроение, то подборка прикольных фото поможет вам его поднять.

ШАГ 6 Делегируйте

1. Делегируйте свои обязанности другим людям. Убедитесь что человек, которому вы поручили выполнение задачи справиться с ее решением. Помните, что иногда лучше 1 раз научить подчиненного правильному выполнению какой-либо работы и затем делегировать эту часть на него. Трудно организовать себя и свое время, если вы склонны к выполнению всей работы самостоятельно.

P.S. Организуйте себя и не забывайте подписываться на новые статьи, а так же вступайте в группу Блог Кати в контакте:http://vk.com/blogkaty

Анекдот для любителей юмора:)

— Записал свою жену на карате.
— Ну и?
— Научился пылесосить, готовить, а от стирки просто тащусь!

Продуктивная работа является залогом успеха в любой деятельности. Однако, многим сложно работать эффективно, так как они не владеют навыком организации своего времени. Большинство людей даже не знают наверняка, что они будут делать на ближайших выходных, хотя с нетерпением их ждут. Возможно, причина в том, что многие не знают, как организовать своё время и как работать эффективно. Читая эти строки, вы поймёте, как настроиться на продуктивную работу.

Планирование — основа эффективной работы

Правильное планирование — это основной шаг к достижению поставленных целей. Планировать нужно не только дни недели, но и месяцы, и даже годы. При таком подходе, планируя краткосрочные цели, вы ориентируетесь на достижение долгосрочных, и они будут выполняться как бы сами собой. Второй шаг — это действие. Крайне важно каждый день делать что-то, что будет приближать вас к поставленным целям. Велосипедист в гонке достигает финиша только в том случае, если крутит педали.

Многим людям тяжело организовывать своё время, особенно тем, у кого мало свободного времени. Если в силу определённых, важных ситуаций, вы не уверены в том, что сможете полностью придерживаться плана — планируйте только половину своего свободного времени. Пусть 50, а то и 30% целей — это будет программа минимум, которую вы обязательно выполните.

Самодисциплина и воля

Дисциплина — это способность делать то, что нужно, тогда, когда нужно. У людей свободных профессий (фрилансер) есть возможность эффективно организовать своё время, так как они не погружены в определённые временные рамки. Однако, чтобы это сделать, нужно обладать железной дисциплиной и силой воли. По сути, именно самодисциплина является мостиком между планированием и достижением целей. Важно уверенно пройти этот мостик, но многие сворачивают, особенно фрилансеры, ведь работа на дому даёт множество соблазнов.

Трудоголизм: хорошо ли это?

Нередко люди, которые хотят побыстрее достичь той или иной финансовой цели, начинают работать по 16 часов в сутки. При этом им кажется, что они постоянно в работе, и работают на пределе. Это далеко не всегда так, потому что по статистике, при работе от заката до рассвета значительно понижается эффективность. Происходит выгорание творческих и мыслительных способностей. Человеку не хватает времени на восстановление и полноценный отдых, эффективность работы падает, вместо того, чтобы расти. Наступает раздражение и апатия к жизни. Так как работать эффективно?

Повышение эффективности путём делегирования работы подсознанию

Лучше всего повышать эффективность путём планирования 6-7 часового рабочего дня. Но, в эти часы, с каждым днём, нужно стараться делать как можно больше. В этом может помочь простое, но эффективное упражнение перед сном, нацеленное на эффективную деятельность и успех в активные часы работы. Нужно просто перед сном написать задачи на предстоящий день, и представить, как эти задачи реализуются самым простым и комфортным для вас способом. Сила воображения и визуализации перед сном необыкновенным образом задействует подсознание, которое начинает работать даже во время сна. Чем красочней и реальней будут образы, тем проще и эффективнее вы будете работать. При серьёзном подходе к этому упражнению, уже на вторую неделю, работая по 6-7 часов в день, вы сможете делать больше, чем за 16 часов ранее.

Как организовать своё время, или Правильный подход к работе

Большинство людей делают множество работы одновременно, но практика показывает, что лучше концентрироваться на каком-то одном деле, а уже после его выполнения приступать к другому. Важно также эффективно организовывать задачи. Например, если нужно написать книгу, то лучше заранее определить часы для написания материала. Причём в планах на день писать не так: «Я немного попишу».
А так: «Я пишу книгу с 16:30 до 18:00, потом отвечаю на почту 30 минут и час отдыхаю».
Подсознание мгновенно сконцентрируется на полтора часа активной деятельности мозга, и таким образом, за это время будет написано больше, чем за весь вечер. Более того, в осознанные моменты отдыха организм будет максимально отдыхать, что невозможно при простом, малоэффективном просиживании за монитором.

Место работы

Не столь важно место работы, как его постоянство. И если для работы вам нужен только ноутбук, то местом эффективной работы вполне может быть обычное кресло. Его можно использовать и для других целей, но если вы работаете, то только сидя в нём. Это важно для эффективности, так как психика устроена таким образом, что именно постоянное место работы, желательно любимое и приятное для вас, будет являться своеобразным допингом к личной эффективности. Также полезно соблюдать режим: есть в одно и то же время, спать и работать. Такая организация своего времени позволит организму настроиться на конкретные режимы, что будет способствовать повышенной эффективности.

Жизнь на пределе или удовольствие от процесса?

Несомненно, в жизни и в организации времени должна быть ваша внутренняя удовлетворённость. И, если вы чувствуете, что дело, которым вы занимаетесь изо дня в день, даже если вы достигаете поставленных целей, не приносит вам удовольствия — пришло время остановиться и задуматься о своих целях. Возможно, то, к чему вы движетесь, не является тем, чего бы вам хотелось достичь в этой жизни, а чем-то навязанным извне (родителями, начальником, партнёром, социумом). В таком случае, стоит найти свои истинные желания и вписать социальные цели в свои или просто отказаться от выполнения ненужной вам деятельности.


Как стать организованным человеком? Известно, что с людьми, не владеющими данным навыком, опаздывающими на встречи, не умеющими расставляют приоритеты задач, справляться с ними, сложно сотрудничать и общаться. Они быстро устают, теряют контроль над собой, нервничают, что мешает им быть успешными и востребованными. Очевидно, что каждому современному человеку необходимо научиться организовывать свой день, жизнь, быт.

С чего начать?

Быть организованным сложно — с этим сразу надо смириться, иначе приступать к изучению этого вопроса не стоит, чтобы сразу не сломиться под гнетом непривычных обстоятельств. Самоконтроль подразумевает огромное желание человека уйти от текущего режима, а также изменение привычек. Что такое внутренняя собранность? Это своего рода воспитание — каждый, кто имеет детей, знает, как сложно их переучивать. Однако младшее поколение, немного сопротивляясь, все-таки поддается и переучивается. Причем срок такого перевоспитания занимает всего несколько недель, а то и дней.

Таким образом, начиная свой путь к самоорганизации и дальнейшей успешной жизни, следует отнестись к себе как к ребенку. Требовать от себя изменений, но не угнетать за первые промахи, радоваться каждому новому достижению или полезной привычке, а после гордиться собой.

Шаг первый — желания и цели

Как стать организованным человеком? Прежде всего, разберитесь с тем, что вы хотите. Можно написать на бумаге 100 желаний, любых, даже самых нестандартных. Далее на отдельном листе составьте критерии счастливой, по вашему мнению, жизни. На основании перечисленного легко будет выделить наиболее важные задачи — отталкиваясь от них, поставьте 5 основных целей на ближайшие 5 лет. Слишком много целей быстро заставят вас сдаться, равно как и кратчайшие сроки, поэтому следуйте за мечтами медленно, но уверенно.

Шаг второй — планируйте день

Считаете, что ежедневник необходим только деловым людям? Нет! Организованный человек тоже должен иметь его, поэтому приобретите удобный органайзер, записывайте туда все, что запланировали. Уточняйте не только рабочие и бытовые моменты, но и отдых с развлечениями.
Таким образом, вы будете следить, что успели сделать, видеть, что вовремя отдыхаете, а также понимать собственные ресурсы.

Шаг третий — выделяем главное

Организованность — это приоритет. Если вы понимаете важность определенного дела, оно будет выполнено в ближайшее время, а на неисполнение других, более мелких или незначительных поручений, возможно, даже не обратят внимания. Соответственно, в списке дел на день на первом месте должна стоять самая главная задача, а все остальное достигается по возможности.

Шаг четвертый — оценка собственной жизни

Заниматься самоорганизацией, не представляя, насколько вы удовлетворены своей жизнью, сложно, поэтому оцените удовлетворенность основными сферами — развитие, бизнес, здоровье, семья, друзья, отдых. Поставьте оценку каждому пункту, на основе результатов легко понять, в каком направлении следует приложить больше сил. Например:

  • хочешь работать и развиваться в бизнесе — больше трудись, учись, повышай квалификацию;
  • быть здоровым — правильно питайся, занимайся спортом;
  • важна семья — уделяй больше внимания и времени близким, они сами начнут тянуться и ценить каждое мгновение;
  • хочешь уютный дом — сделай ремонт, вовремя убирайся;
  • отдыхать — поставь копилку, откладывай деньги на путешествие.

Таким образом одновременно достигаются цели и повышается уровень удовлетворенности жизненными сферами.

Шаг пятый — финансовая отчетность

Организовать себя — значить научиться вести собственный капитал. Получая все виды дохода, записывайте их в графу поступления, а совершая покупки, фиксируйте потраченные суммы в расходах. В конце отчетного периода, то есть перед следующей зарплатой, вы сможете оценить траты и их необходимость. Выделите ненужные красных цветом — это то, без чего вы могли бы обойтись, а экономию направьте на накопление средств на крупную покупку или отдых.

Не умея тратить деньги, сложно создавать резервы. В условиях нестабильной экономики и частых сокращениях на работе денежный запас должен быть.

Правила личной организованности и самодисциплины хорошо известны людям, достигшим успеха в этой отрасли. Продолжительность процесса обучения самоорганизации может затянуться, поэтому важно воспользоваться несколькими советами, которые помогут вам стать более организованным и быть таковым на протяжении всего времени.

Всему свое место

Организованный человек всегда живет в порядке, поэтому, когда приучаете себя к организации, начните с малого — разложите документы вплоть до коммунальных платежей, проверьте, в каком состоянии ваши шкафы, посуда, у каждой ли вещи есть свое место. Следует собрать все ненужное и выбросить, а если другие члены семьи устроят очередной бардак или не будут беречь наведенный вами порядок, объясните им важность самоорганизации.
Сделав из родственников союзников, а не врагов, достичь успеха будет в десятки раз проще.

Дублируйте

Как стать собранной и организованной? Научитесь беречь свое время на восстановление документов. Зачастую они теряются, их надо копировать или проводить другие манипуляции. Имея несколько дубликатов в запасе, вы сэкономите время и продемонстрируете оперативность. Этот совет подходит как для рабочих моментов, так и для домашних.

Записывайте!

Организованный человек может устать, что-то забыть, поэтому доверьтесь бумаге. Запишите все, что считаете нужным, даже если кому-то это покажется забавным. Уж лучше заглянуть в стильный блокнотик, чем стоять в задумчивом виде, соображая, зачем вы пришли в тот или иной отдел.

Задумали — делайте!

Самодисциплина, к самодисциплине не удобно приучаться — когда организуешь свой день, приходится выходить из зоны комфорта. Однако это необходимо, иначе ничего не добиться, а любая цель станет невыполнимой. Будьте честными с собой, не позволяйте лени или отчаянию охватить вас. Расслабившись, вы нечего не добьетесь — отдохнете после того, как сделаете задуманное.

Высыпайтесь

Организовать себя человеку, страдающему хроническими недосыпами невозможно. Так легко добиться обратного эффекта, ухудшив состояние здоровья, поэтому старайтесь вовремя ложиться спать. Проводите своё время перед сном на улице, прогуливаясь на свежем воздухе. Так вы улучшите качество сна, а утром будете чувствовать прилив энергии.

Прочь самобичевание

Как организовать свое время чтобы все успевать? Для этого необходимо засечь, сколько времени занимает выполнение любой из задач. На основе полученных данных будет понятно, какие из поручений следует выполнить в первую очередь, а какие занимают больше времени. При этом не следует потом мучить себя вопросами «а мог ли я сделать это быстрее», «я же мог поступить так, чтобы выполнение задачи было более эффективным» и т. д.
Дело сделано, поэтому угнетать себя несостоятельностью бессмысленно. Любые виды сомнений являются противниками организации — так устроена психология человека.

Вывод

Быть организатором своей жизни — значит уметь концентрироваться на целях и гордиться собой. Внешняя обстановка, условия, окружение — все эти факторы не всегда удовлетворяют наши потребности. Как стать более организованным в таких ситуациях? Просто брать и делать! Вооружась вышеописанными рекомендациями, отбросив эмоции, начинать самоорганизоваться! Только так можно достичь желаемого вопреки условиям.

методы, правила и почему это важно. Перед началом работы

В последнее время психологи отмечают возросшее количество стрессов у населения. Немудрено, ведь в городах высокий темп жизни, и, стремясь везде успеть, человек получает неслабое перенапряжение. Поэтому всем важно уметь и знать, как организовать свое время с максимальной пользой для себя. По итогу это позволит не только все успевать, но и находить возможности для личных дел и отдыха. Такой навык нужен не только взрослым, но и детям. Ведь именно с малых лет эффективнее всего обучаться чему-то.

Зачем нужно умение организовывать время?

Некоторым людям кажется странным учиться планировать свое время. Кто-то считает это уделом зануд. Скорее всего каждому знаком такой тип личности, который везде и всегда опаздывает? Вряд ли он может вызывать приятные ощущения. Но грамотное планирование не только уберегает от опозданий, но и позволяет не жить с ощущением «опять день прошел впустую». Итак, преимущества организации времени:

  • Пропадет постоянная спешка.
  • Уходит рассеянность.
  • Появляется время для хобби и встреч с друзьями.
  • Нет ощущения, что дни идут «впустую».
  • Создание рабочих и выходных дней.
  • Отсутствие переработок.

Как видите, очевидно, знание, как эффективно организовать время, полезно каждому взрослому человеку. Основная польза в этом, что так человек спасается от нервного перенапряжения, волнения и последующего стресса. Иными словами, грамотно распределяя время, можно сохранить здоровье.

Способы организовать время

За долгое время существования нашлось множество способов организовывать свое время. Тут нет единственно верного вида, так как выбирать их нужно, исходя из индивидуальных особенностей психики. Например, для каждой категории существуют свои принципы тайм-менеджемента. Ясное дело, что организовать время школьника проще, нежели время работника на значимой должности.

Основы для планирования

Перво-наперво купите себе ежедневник. Каким он будет — решать вам. Некоторые люди предпочитают блокнот с разлиновкой по датам, другим удобнее по неделям деление, а третьим нужны чисто белые листы. В любом случае вам потребуется нечто, куда вы будете записывать свое расписание. Не стремитесь найти самый дорогой или дешевый вариант. Выберите то, что вам нравится. Главное чтобы, вам было удобно им пользоваться.

Вариант для продвинутых — электронные ежедневники. Существует масса разного рода программ, которые можно настраивать на свой вкус. Также у большинства из них есть синхронизация со смартфоном или планшетом.

Ключевой момент: ежедневник нужно всегда держать перед глазами и оперативно вносить в него изменения.

Перед началом работы

Если раньше вы не пробовали организовать свое время, то вам придется пройти через множество трудностей. Поэтому сразу запомните фразу «Лучшее — враг хорошего» и старайтесь не переживать. Когда человек чему-то учится, то у него не все сразу получается хорошо, и это нормальное явление.

Всегда нужно стремиться к идеалу, но на пути будет не все правильно получаться, и это нормально, так как организовать свое время не так просто, не зная, как это делать. Поэтому будьте настойчивы.

Определитесь с жизненной концепцией

В любом деле важно осознавать свои цели. Для этого в тайм-менеджементе (так называется отрасль науки по тому, как организовать свое время) принято выделать три вида целей. Это долгосрочные цели, среднесрочные цели и краткосрочные цели. В целом вся разница лишь в том, на каком этапе вы решаете их осуществить.

Поэтому важное правило — записывайте свои цели. Обязательно делайте это на бумаге. Только так вы сможете их выполнить. Зачем это нужно? Когда вы записываете цель, вы ее принимаете и материализуете. Когда вы видите список целей, то вы видите свой бизнес-план. Так вы отделяете зерна от плевел, второстепенное от главного. Ведь прежде, чем решать, как лучше организовать свое время, нужно определиться с тем, зачем вам это нужно.

Определяйте четкие сроки выполнения целей. Зачем это нужно? Размытые сроки — размытые цели, по итогу неосуществимое достижение. А четко ограничив себя временными рамками, вы берете на себя определенные обязательства.

Хитрость для составления плана целей

Для тех, кто только узнает, как организовать свое время, сложно отделять значимые цели от второстепенных. Особенно тяжело это дается в плане долгосрочных целей. Выполните простое упражнение: возьмите чистые листы бумаги и записывайте абсолютно все желания, от простых до невероятных. Все-все что только взбредет на ум. После отложите списки и вернитесь к ним спустя пару дней. После чего из написанного выпишите только то, что значимо для вас. Так вы получите свои список долгосрочных целей.

Особенность среднесрочных целей

Вам нужно иметь перед глазами план на три года или пять лет. Иными словами, нечто глобальное. Вам нужно разделить его на большое количество маленьких целей, разбитых по месячным блокам. Это маленькие шажочки в сторону своих больших достижений. Важно учитывать такие сферы, как здоровье, отдых, спорт, образование, развлечение.

Получившийся список всегда держите перед глазами, так как со временем вы можете вносить в него коррективы.

Как организовать свое время правильно?

Купив ежедневник — заведите привычку писать в нем ежедневно. Возьмите за привычку составлять план на день накануне вечером. Такой подход позволит вам экономить по несколько часов. В чем преимущества такого подхода?

  • Очередность выполнения дел.
  • Составление маршрута передвижения.
  • Во сне подсознание лучше усваивает информацию.
  • Дневной план и долгосрочные цели позволяют вам ранжировать дела.
  • Дополнительная мотивация.
  • Наглядность активных и выполненных целей.

Иными словами, планирование каждого дня — полезная вещь. Оно же позволяет правильно Это позволит сразу отмечать малоэффективные дела.

Учитывайте свои биологические циклы. Для каждого человека существуют индивидуальные периоды активности и ее спада. Поэтому логично свои дела планировать именно с их учетом. Например, трудозатратные дела с высокой концентрацией внимания нужно проводить в период активности. Это позволит эффективно работать.

Обязательно делите все цели по категориям. Так вам проще выделить микроцели внутри них и выполнять. Например, чем вы в основном занимаетесь за день? Предположим, что это работа, дом, уход за собой, свободное время и сон. Уже по этим категориям формируйте список целей.

Просить помощи? — Да!

Многим людям кажется странным перекладывать свои дела на других. На самом деле это нужно делать. Как бы вам не хотелось, ваше время и ваши личные возможности ограничены, поэтому смело делегируйте часть обязанностей. Определитесь с целями и задачами, найдите тех, кто это может выполнить, и делегируйте их. Обговорите контрольные точки и даты исполнения. Не забудьте по окончанию дела поощрить исполнителей.

Как организовать время ребенка и научить его этому?

Современные родители отмечают: дети стали малоактивными. Дай им волю, будут сидеть у компьютера целыми днями. На самом деле сегодня можно встретить две диаметрально разные концепции поведения: совсем забить на детей, не дать им продохнуть от школы и секции. В этом деле важно сохранять золотую середину.

Как организовать время школьника, чтобы ему хватало его на учебу и хобби, секции, кружки и т.д.? Приучайте его уже с начальной школы планировать день. Обговорите со своим ребенком, какие у него могут быть дела. Например, школа, обед, приход домой, отдых, подготовка домашнего задания, помощь по дому и личное время. Не давите на него, только помогайте наводящими вопросами. Поначалу помогайте ребенку соблюдать план действий. Со временем он будет полностью самостоятельным в этом плане.

Парадоксально, но те дети, чей день максимально занят школой и кружками, лучше всего умеют распределять свое время. Дело в том, что они знают, сколько всего им нужно успеть, и поэтому стараются. Поначалу нужно четко контролировать походы ребенка туда или туда, но со временем у вас отпадет эта нужда.

Как организовать свободное время ребенка? — Помните, что родители — лучший пример для детей. Поэтому, если вы умеете планировать время, распоряжаться им и составлять эффективные списки целей, то ребенок без труда переймет эту систему от вас.

В любом случае, помните, что обучение эффективному тайм-менеджементу занимает много времени, так как это должно стать вашей привычкой. А для формирования привычки требуется очень много времени. Не отчаивайтесь, если у вас что-то не получается исполнить или вы забываете что-то вписать, все приходит с опытом.

Еще одна полезна хитрость — научитесь самоанализу. Так вы сможете определять, какие дела малоэффектинвны за день, а какие — эффективны.

Мысли в голове напоминают пчел в улье. Их бесконечное множество. “Не забыть забрать ребенка из детского сада, сдать отчет к пятнице, сходить в спортзал, купить подарок шефу. О Боже! А когда я последний раз занималась сексом?…”

Как с таким бешеным ритмом успеть все, не изменяя при этом себе? Предлагаем 5 простых фишек, которые помогут организовать свой день и научиться кайфовать от каждой прожитой минуты.

Утро. Солнце щекочет глаза. Вы сладко потягиваетесь и думаете: ”
Хочу принять ванну, выпить чашечку кофе…” Расслабленно смотрите на часы но… Ту-ту! Прогудел ваш последний утренний экспресс. Вы проспали!

В жутком хаосе бегаете по квартире и собираете себя, детей, одежду, телефоны. “Смешались в кучу кони, люди…” Ну почему так всегда? Хочется встать пораньше, сделать зарядку, насладиться в тишине завтраком. Что я делаю не так?

Фишка №1

Утро задает настроение всему дню. Вы проснулись с улыбкой и искренней благодарностью и весь день все вокруг улыбается вам. Вы проспали, бурчите на погоду, страну, людей за окном


ждите такого же отношения к себе.

Первое и самое важное правило — благодарность. Вы проснулись и живы — скажите спасибо. Не заходите сразу после пробуждения в социальные сети, не смотрите новости, не читайте газет. Не расхаживайте часами в пижаме из одной комнаты в другую. Переоденьтесь в спортивную одежду, отпустите состояние сна. Сделайте зарядку или выполните простые асаны. Попробуйте утренние пробежки.

Примите контрастный душ.

Фишка №2

Покупаем еженедельник или творческий блокнот. Только обязательно девочковый. Что это значит? Вы должны получать эстетическое удовольствие уже от того, что держите его в руках. Верстка, цвет, бумага — все имеет значение.

Составляем детальный список повседневных задач. Помимо всего прочего, обязательно впишите время для своих радостей. Женщины склонны жертвовать своими удовольствиями. “Ой, начальник попросил помочь новой сотруднице — схожу в бассейн в другой раз.” Или “Боже, куча грязного белья. Отложу маникюр.”

Милые женщины, подождет ваша куча, и начальник, и, вообще, пусть весь мир подождет, пока вы занимаетесь собой! Поверьте, ничего страшного не случится, если вы уделите себе три-четыре часа в неделю.

Когда Ирина Хакамада была министром и ее день был максимально расписан, она все равно находила время посещать спортзал 2 раза в неделю. Отыскав самые тихие часы в рабочих буднях, Ирина оставляла сообщение о том, что у нее переговоры в городе или конференция, а сама шла заниматься спортом.

Фишка №3

У каждого человека существуют задачи, которые пылятся на дальней полке и ждут своего часа. Хотелось бы вовремя о них вспоминать. В этом случае вам поможет программа
Todoist
. Новое приложение, которое легко скачать и установить. Теперь, собираясь в командировку, вам не нужно думать, куда положить записную книжку или лихорадочно перелистывать ее, отыскивая нужную страничку.

Создавайте в приложении глобальные задачи и подгруппы к ним. Ставьте себе дедлайны и отмечайте приоритеты.

Это отличный помогатор для тех, кто не привык тратить время зря.

К тому же, он великолепно выполняет роль мотиватора. Похлеще мамы или вашего шефа следит за успехами, отображая все, что вы наколдовали в виде графика.

Фишка №4

Не менее важно научиться концентрироваться на том, что вы делаете именно в эту минуту. Многие из нас выполняют по 500 дел в час, не заканчивая при этом ни одного. Перескакивая с одной задачи на другую, вы теряете свою концентрацию и силы.

Гораздо больше можно успеть, если научиться заниматься чем-то одним. Отключите viber и skype, оповещения в социальных сетях и почте. Уберите любой посторонний фон: телевизор, музыку. Все звуковые эффекты, так или иначе, отвлекают, крадут ваше внимание.

Выберите одно задание из своего списка и определите, сколько времени вам потребуется на его выполнение. Если задача глобальная — разбейте ее на N количество дней и часов и четко следуйте графику, не отвлекаясь на другие дела. И если существуют приложения, которые мешают, то есть и те, что научат концентрироваться.

Forest
-приложение, которое поможет сфокусировать внимание на работе.

Как этим пользоваться? Вы заводите таймер (временной период от 30 до 120 минут) и ваш смартфон, а точнее программа в нем, начинает выращивать дерево. С маленького ростка до взрослого растения. Если вы отвлечетесь и захотите перейти на другую программу — вы убьете дерево. Вы можете вырастить целый лес и научиться концентрации, либо прослыть дровосеком и развивать свою рассеянность.

Приложение сохраняет как выращенные, так и убитые деревья. Это дает возможность проследить, меняется ли ваша ситуация со временем.

Фишка №5

Многие внешние факторы крадут ваше внимание и энергию. И для того чтобы уметь не только планировать свой день, но и с легкостью выполнять все задачи, балуйте себя духовными практиками. Занимаясь регулярно йогой или медитацией, вы успокаиваете мысли в вашей голове. Которые, как беспокойная мартышка, скачут с ветки на ветку. Чаще бывайте на природе и занимайтесь спортом.

Используя эти простые фишки вы сможете экономить и правильно распределять свое время. Сохранять энергию и замечать, сколько же чуда вокруг. Наслаждаться по утрам и ванной, и кофе, и даже какавой с чаем!

Ольга

специально для сайт

Вконтакте

Одноклассники

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные…

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати — выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность — тайм-менеджмент — делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время, и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждая из нас способна сделать свою жизнь лучше.

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем»
), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, характер, психика. Да и, прямо скажем, карьере на пользу «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота
для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать — тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня
. Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше, на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата
, удивительно банальных. Первый — если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент
это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель — вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент — целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей. Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни
.

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, преодоление психологических проблем, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них — синдром отдаления, «откладывания в дальний ящик»
).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука, что неудивительно — исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, вы можете изучить и протестировать их самостоятельно — тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным
.

Хотите научиться планировать день
и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел — мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть — нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка — «для легкости» делать сначала то, что проще и … ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем — назначайте важное и сложное первоочередным.

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и отдыхая от сложной работы.

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте — так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил — они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день — ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл — невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы — сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле — еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств — это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе — свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только рабочие дела, но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает.

Как правильно организовать свой рабочий день
Все мы хотим хорошо зарабатывать, любить свою работу, но в то же время иметь гибкий график и много свободного времени. Для этого стоит придерживаться нескольких рекомендаций и правильно планировать свой день.
1. Лучше меньше, да лучше Большинство людей обычно работает не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.
Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнее, а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.
Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2-3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.
Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем месте. Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.
Пока мы едем на машине или идем по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает решения проблем, которыми мы занимались до этого.
Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.
2. Не тратьте первые три часа впустую Первые три часа после того, как вы начали день, — самое ценное время для продуктивности.
Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробуждения. Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.
Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы воли. А в течение дня сила воли истощается, и мы испытываем усталость от принятия решений.
Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.
Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.
Запишите цели и планы на день, а также все, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.
Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки еще на несколько часов вернитесь к работе.
Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам:
Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
Используйте правило «90 — 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей задачей №1.
Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.
3. Ведите сбалансированный образ жизни Сбалансированная жизнь — это ключ к продуктивности.
То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.
Множество исследований подтверждает, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг — это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.
Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон — вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).
Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу. Он убежден, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыки.
4. Слушайте музыку на повторе Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает, что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, то обычно «растворяемся» в ней, а это не дает нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).
Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.
Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

В юности я часто попадала в одну и ту же неловкую ситуацию. Представьте: субботним вечером прогуливаемся мы с приятным молодым человеком, и всё вроде бы хорошо, но тут происходит ужасное…

Он берёт меня за руку и говорит: «Давай в следующий раз встретимся в четверг, часов в пять?» У меня начинается паника: ну как можно планировать какую-то несчастную прогулку аж на неделю вперёд?

Ведь в мире и так полным-полно фиксированных событий, которые от нас не зависят: графики учёбы и работы, расписание различных учреждений, время восходов и закатов, в конце концов! Да, вполне вероятно, что в четверг получится встретиться. Но возможно, что и нет. Может быть, к четвергу у меня появятся более важные дела, или просто захочется посидеть дома с книжкой, вместо того чтобы куда-то идти.

Юношей всё это порядком раздражало, а сама я начинала подозревать, что «со мной что-то не так». Мне пришлось ещё несколько лет (по большей части, безуспешно) бороться со своей «странностью», прежде чем выяснилось, что я — просто-напросто иррационал. С тех самых пор вопрос организации продуктивной жизни иррационала остаётся для меня неизменно актуальным. Частично я уже затрагивала эту тему в статье и сегодня хочу её продолжить.

Для начала давайте разберемся, кто такие иррационалы и кого можно отнести к этой прекрасной, но непростой категории.

Считается, что впервые типологию по шкале «рациональность-иррациональность» ввёл Карл Юнг. В настоящее время можно найти много разных определений этого термина, как в серьёзной психологической литературе, так и в многочисленных интернет-статьях. Здесь же я хочу привести объяснение, которое в своё время услышала от университетского преподавателя. Оно совсем не научное, но, на мой взгляд, очень простое и понятное.

Источник: Flickr.com

Иррационал — это тот, кто решил сделать в квартире уборку, пошёл в чулан за пылесосом, увидел, что там перегорела лампочка, поехал в магазин за новой, в итоге, вместо лампочки купил акварель и весь вечер рисовал.

Важно иметь в виду, что иррациональность — это психологическая характеристика, которая ни в коем случае не является синонимом неорганизованности или, тем более, нелогичного мышления. Утверждать, что все иррационалы — ленивые, вечно опаздывающие и безответственные люди с отсутствием логики, было бы в корне неверно.

Главная особенность иррационального мышления, важная с точки зрения тайм-менеджмента, — быстрое переключение внимания, которое, в свою очередь, обуславливает нестабильную производительность и, при отсутствии должного самоконтроля, создает проблемы с концентрацией.

Я вывела три простых принципа, которые помогают мне продуктивно организовывать свой рабочий день с учётом иррациональных особенностей.

1. Необходимое разнообразие

Иногда я сама попадаюсь в эту ловушку. Я представляю себе идеальный день, когда восемь часов кряду буду работать над каким-нибудь «великим делом». Чёрта с два. Анализ дней, посвящённых одному приоритету, показал, что фактически над «великим делом» я работаю примерно столько же, сколько и в обычные дни, когда помимо него я выполняю кучу других задач.

«Великое дело» занимает ровно столько времени, сколько мозг способен обрабатывать его на максимальной мощности. Попытки заставить себя работать на спаде мозговой активности выливаются в напрасно потраченное время и сомнительные результаты, которые, в итоге, всё равно придётся переделывать. (Примеры из серии «завтра сдавать диплом, а у меня конь не валялся» в расчёт не беру, поскольку считаю такие ситуации крайне нездоровыми и старательно отучаю себя от подобного).

Единственный случай, когда получается посвятить целый день одному делу, — это работа вовсе не над чем-то великим, а, наоборот, над достаточно нудной рутинной задачей, не требующей какого-то нестандартного подхода и творческих способностей. Вот здесь действительно можно «закусить удила» и целый день заниматься неприятной задачей, чтобы выполнить план на месяц вперёд и в ближайшее время о ней вообще не вспоминать.

Что касается любых других функций, требующих интеллектуальных усилий, — внутридневной потенциал иррационала ограничен и нестабилен.

Например, рационал может запланировать учить по одному экзаменационному билету в час и более-менее придерживаться этого графика. Иррационал же, с большой долей вероятности, выучит за первый час три билета, а потом ещё два часа будет думать о судьбах человечества, готовить кулинарный шедевр, болтать по телефону — в общем, заниматься чем угодно, кроме подготовки к экзамену. И причина вовсе не в лени или неорганизованности, просто так работает иррациональный мозг: он быстро включается в работу, быстро разгоняется и достигает пика производительности, но спустя какое-то время он точно так же быстро теряет интерес.

Знание и признание этой особенности — первый шаг на пути повышения продуктивности иррационала. Пока мы стараемся загнать себя в рамки «нормы», получается только хуже: мы теряем огромное количество времени в непродуктивных метаниях, терзаниях и прокрастинации.

Вместо этого нужно просто признать, что эффективно заниматься одним делом весь день не получится, и заранее запланировать себе разноплановые занятия
.

Вообще, разнообразие для иррационала имеет большое значение не только во внутредневном разрезе, но и в рамках всей жизни. Поскольку каждая крупица новой информации заставляет иррациональный мозг заново пересматривать картину миру, иррационалы, как правило, генерируют больше идей, имеют более широкий круг интересов и стремятся реализоваться в большем количестве областей (по сравнению с рационалами). Когда иррационал на протяжении длительного времени упирается только в одну сферу (что, казалось бы, «правильно»), он неизбежно сталкивается с чувством неудовлетворённости и нереализованности, поскольку другие области его интересов оказываются заброшенными.

2. Контроль над раздражителями

Именно потому, что фокус внимания иррационального мозга крайне подвижен, иррационалам важно соблюдать самодисциплину. Например, когда я пишу статьи, часто возникает необходимость проверить какой-нибудь факт — правильно ли я написала фамилию учёного, верно ли указала его должность и место работы, не переврала ли что-нибудь, пересказывая его теорию…

Так вот, как только я добираюсь до места, которое нуждается проверки, возникает очень сильное желание сделать это немедленно. И в такие моменты я практически в буквальном смысле бью себя по рукам. Ведь я знаю, что как только откроется браузер, моё внимание начнёт перескакивать с одной ссылки на другую. Нужную информацию я уточню за пятнадцать секунд, но тут же объявится ещё что-нибудь интересное. В результате, вместо того чтобы дописывать статью о самоорганизации, я два часа проведу, читая об устройстве какого-нибудь самолёта, например.

То же самое касается проверки электронной почты и социальных сетей. Особенно, когда ждёшь какое-нибудь «судьбоносное» сообщение, так трудно удержаться от нажатия кнопки «обновить». Вот только практика показывает, что судьбоносные письма никогда не появляются в тот момент, когда ты их очень ждёшь, зато приходит куча других сообщений, писем и рассылок, которые отъедают огромные куски драгоценного внимания. Есть обманчивое ощущение, что несколько минут за проверкой почты или соцсетей помогают нам немного разгрузить мозг, расслабиться и отвлечься, на самом деле это ведёт только к лишнему переутомлению и рассеиванию внимания, а также требует дополнительных усилий, чтобы вернуть себя в колею.

Кстати, произвольное внимание действительно поддаётся тренировке и со временем «прокачивается».

После того как я сознательно начала работать над этим и стала запрещать себе отвлекаться во время работы, моя концентрация на задачах в принципе улучшилась. Например, если теперь во время чтения книги (то есть во время отдыха, а не работы — это важно) меня посещает какая-то мысль, которую нужно срочно проверить в Интернете, я спокойно открываю браузер, читаю то, что нужно, и закрываю его. Раньше в подобной ситуации я могла бы перечитать весь Интернет.

Конечно, многое зависит от специфики деятельности. Я знаю, что есть работы, требующие постоянно быть онлайн и мгновенно отвечать на любое сообщение. Я сама несколько лет работала по такому принципу и успела оценить все аспекты. Самое поразительное — что подобные системы изначально позиционируются как высокопродуктивные, хотя на практике эффективность работников только снижается, когда их постоянно дёргают.

Исходя из своего опыта, могу сказать, что чаще всего с криками «пожар-пожар!» и «срочно-срочно!» прибегают именно те коллеги, которые сами не могут адекватно спланировать свою деятельность. В результате, рушится рабочий процесс всех людей, завязанных в проекте. А сколько раз было, когда к вам прибегали с криком «срочно-срочно!», вы всё бросали и принимались за спасение мира, а через полчаса, когда работа была в самом разгаре, вам вдруг сообщали, что «решили сделать всё по-другому»? Об этом очень хорошо написала Яна Франк в книге «Муза и Чудовище» . Что касается именно электронной почты, рекомендую почитать книгу Тима Ферриса про четырехчасовую рабочую неделю , в которой автор рассказывает, как проверять электронную почту буквально пару раз в неделю.

3. Гибкая организация дня

О своей неравномерной производительности я знала с самого детства. Во времена учёбы в школе, университете или полноценной рабочей недели наблюдалась всё время одна и та же закономерность.

Утро — время максимальной продуктивности и концентрации.

Будь то работа с цифрами и анализом данных, творческие задачи или запоминание нового материала — в это время всё удаётся лучше всего. После полудня начинается спад мозговой активности. В это время хорошо выполняются рутинные задачи, но каких-то выдающихся креативных решений в этот период лучше от себя не ждать. Второй пик мозговой активности начинается ближе к вечеру, примерно часа в три-четыре.

Кстати, совсем недавно я узнала, что мои биоритмы — никакие не особенные, а вполне стандартные для среднестатистического человека, просто далеко не все их так отчётливо замечают. Так вот, если бы мне было нужно придумать себе идеальный восьмичасовой рабочий день, моё расписание было бы следующим:

  • 8-12 работа,
  • 12-16 обед и продуктивный отдых (прогулки, спорт, чтение),
  • 16-20 работа.

Я не всегда живу по такому расписанию, в первую очередь, потому что необходимо координировать свою жизнь и работу с другими людьми. Тем не менее, если вдруг посреди дня у меня появится желание и возможность прогуляться, я сделаю это без зазрения совести, ведь это будет действительно оптимальным времяпрепровождением, которое только улучшит эффективность ближе к вечеру.

Может сложиться впечатление, что подстроиться под свою иррациональность (обеспечить разнообразие занятий, избавиться от отвлекающих раздражителей, совместить рабочие часы с периодами максимальной эффективности) могут только люди со свободным графиком. На самом деле, понимание того, как функционирует ваш мозг, может помочь даже в условиях стандартной офисной недели.

Работая в офисе, я всеми силами старалась начинать свой рабочий день как можно раньше. Таким образом, я увеличивала период максимальной эффективности на работе, и, разогнавшись с утра, было легче поддерживать заданный темп после обеда, когда мозговая активность естественным образом снижалась. Судя по всему, коллеги не замечали разницы в моей продуктивности, но для меня это было очевидно: насколько быстро мозг «летает», когда я прихожу на работу в 7-30, и с каким «скрипом» работает, когда я начинаю с 10-00.

Вообще, я не согласна с распространённым мнением, что для иррационала идеально быть свободным художником, который сам решает, когда ему вставать и ложиться, когда работать и отдыхать и т.д. Это не так, поверьте иррационалу.

Слишком много свободы в большинстве случаев — ничем не лучше её полного отсутствия. Чем больше в жизни неопределённости, тем больше вариантов развития событий придумывает наш мозг. Учитывая, что иррациональный мозг и без того находится в беспрерывном процессе генерации новых целей, желаний и планов, злоупотреблять этим опасно. Можно доиграться до того, что все идеи вступят в противоречие друг с другом, и мы окажемся в полном ступоре и «здравствуй, прокрастинация».

Попробуй выбрать из множества доступных вариантов тот, что будет оптимальным…

Гораздо более продуктивным я считаю формат комбинированной работы.

Это может быть стандартная офисная 40-часовая рабочая неделя, но с элементами гибкого графика. То есть, когда вам не обязательно приходить жёстко к 9 утра каждый день. При желании можно придти в 8 или 10 и уйти домой, соответственно, на час раньше или позже. Либо, когда во время аврала вы задерживаетесь, а во времена относительного затишья отгуливаете переработки и уходите пораньше.

Большим бонусом для иррационала будет возможность хотя бы иногда работать удалённо (из дома или, может быть, какого-нибудь милого европейского городка). Также, учитывая, что у каждого иррационала помимо работы есть ещё «драмкружок, кружок по фото, а мне ещё и петь охота…», лучше выбирать компании с эффективной организацией рабочих процессов и учётом рабочего времени. Работая круглыми сутками на износ, иррационал не только подорвёт здоровье (точно так же, как и рационал), но к тому же будет очень сильно опечален, что «кружок по фото» и все прочие пришлось бросить. Отсюда начинаются все страдания в стиле «а тем ли я занимаюсь?», «жизнь проходит…» и т.д.

Другой вариант — это комбинирование двух (или более) работ. Например, 20 часов в неделю вы работаете в офисе, что обеспечивает вам предсказуемый доход и возможность закрыть, так сказать, базовые потребности. А в оставшееся время занимаетесь чем-нибудь творческим — пишете тексты, оформляете свадьбы, играете в театре, рисуете картины, работаете над диссертацией и т.д.

Для стопроцентного свободного художника, этот вариант будет успешен только при продвинутом уровне самоорганизации и дисциплины. И даже если вы обладаете этими выдающимися качествами, не мешает создавать себе подспорье. Назначайте встречи с клиентами, партнёрами или просто друзьями, записывайтесь на курсы или тренировки, которые проходят по чёткому расписанию, и т.д. — такие «рёбра жёсткости» помогут, с одной стороны, сохранить достаточно пространства для свободы и творчества, а с другой — не утонуть в море собственных гениальных идей.

Курс «Тайм-менеджмент, или Как эффективно организовать своё время»

Тайм-менеджмент — понятие, которое стало активно входить в нашу повседневную жизнь. Его часто трактуют как искусство управления временем. В такой трактовке кроется противоречие — ведь мы не можем управлять временем, мы можем управлять собой. Таким образом, мы можем лишь формировать способность обращаться со временем в соответствии с нашими представлениями и жизненными смыслами.

Курс «Тайм-менеджмент, или Как эффективно организовать свое время» — «путеводитель» для всех специалистов, которые решили не просто теоретически изучить способы тайм-менеджмента, но и сделать их частью своей повседневной жизни.

Управление временем — способность, которую многие начинают развивать лишь по необходимости. При этом в большинстве случаев оказывается, что довольно трудно избавиться от укоренившихся привычек и использовать новый стиль на сто процентов.

В результате изучения предложенных материалов, слушатели курса приобретут знания о психофизиологических и личностных качествах, которые влияют на те или иные особенности поведения, на навыки организации своей деятельности, на образ жизни в целом. Курс содержит большой объем практических заданий и упражнений, которые помогут перевести полученные теоретические знания в область практики, т.е. организовать свое время таким образом, чтобы успевать все и в намеченные сроки. Для демонстрации основных положений, изложенных в курсе, авторы используют примеры из практической деятельности учителей. Однако это не ограничивает возможности данного курса только педагогической аудиторией, т.к. представленные в курсе приемы анализа собственных стратегий поведения и организации временных ресурсов будут интересны и востребованы специалистами любого профиля.

Дистанционный

Курс входит в ШЦВ

Срок прохождения курса:

от 1 дня до 6 месяцев с момента оплаты.

Примечание: Курсы, полученные в рамках ШЦВ, доступны для прохождения только до окончания подписки, в которой они были выбраны.

20 советов по тайм-менеджменту, которые значительно повысят вашу продуктивность

Вы обычно пунктуальны или опаздываете? Вы заканчиваете дела в оговоренные сроки? Вы сдаете отчеты/работа вовремя? Вы можете выполнить то, что вы хотите сделать раньше сроков? Вы хороший тайм-менеджер?

Если вы ответили «нет» на любой из приведенных выше вопросов, это означает, что вы не управляете своим временем так, как вам хотелось бы. Вот 20 советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам лучше управлять временем:

1.Создайте ежедневный план

Планируйте свой день еще до того, как он начнется. Делайте это утром, а еще лучше вечером перед сном. План дает вам хорошее представление о том, как пройдет день. Таким образом, вы не будете застигнуты врасплох. Ваша задача на день — как можно лучше придерживаться плана.

Вот как создать список дел, который значительно повысит вашу продуктивность.

2. Установите лимит времени для каждой задачи

Четко уясните, что вам нужно закончить задачу X к 10:00, задачу Y к 15:00 и задачу Z к 17:30.Это не позволит вашей работе затягиваться и отнимать время, зарезервированное для других занятий.

3. Использование календаря

Наличие календаря — это самый важный шаг в управлении вашей повседневной деятельностью. Если вы используете Outlook или Lotus Notes, календарь входит в состав вашего почтового программного обеспечения.

Я использую его. Еще лучше, если вы сможете синхронизировать свой календарь с мобильным телефоном и другим оборудованием, которое вы используете, — таким образом вы сможете получить доступ к своему расписанию, где бы вы ни находились. Вот 10 лучших приложений-календарей, которые помогут вам не сбиться с пути .

Узнайте больше советов о том, как использовать календарь для лучшего управления временем, здесь: Как использовать календарь для создания времени и пространства

4. Используйте органайзер

Органайзер поможет вам быть в курсе всего, что происходит в вашей жизни. Это ваш центральный инструмент для организации информации, списков дел, проектов и других вещей.

Эти 15 лучших приложений и инструментов для управления временем помогут вам лучше организовать свое время. Выберите то, которое соответствует вашим потребностям.

5. Знайте свои сроки

Когда вам нужно закончить свои задачи? Четко отметьте крайние сроки в своем календаре и органайзере, чтобы знать, когда вам нужно их закончить.

Но убедитесь, что вы не совершаете эти 10 распространенных ошибок при установлении сроков.

6. Научитесь говорить «нет»

Не берите на себя больше, чем можете вынести. На отвлекающие факторы, которые появляются, когда вы занимаетесь другими делами, дайте твердое «нет». Или отложить на более поздний период.

У Лео Бабауты, основателя Zen Habits, есть отличные советы о том, как говорить «нет»: «Мягкое искусство говорить нет»

7. Стремитесь приходить раньше время или поздно.В большинстве случаев вы будете опаздывать. Однако, если вы стремитесь приходить пораньше, вы, скорее всего, успеете.

На встречи старайтесь приходить пораньше. Для ваших сроков, представить их раньше, чем требуется.

Узнайте из этих советов, как подготовиться к тому, чтобы приходить раньше, чем вовремя.

8. Временные рамки вашей деятельности

Это означает, что ваша работа ограничена X количеством времени. Почему тайм-боксинг полезен для вас? Вот 10 причин, по которым вам стоит начать тайм-боксинг.

Вы также можете узнать больше о том, как планировать время, здесь: Добивайтесь того, что имеет значение, планируя блоки времени 

9. Поставьте перед собой часы на видном месте

Иногда мы настолько поглощены своей работой, что теряем счет времени. Наличие огромных часов перед вами будет держать вас в курсе времени в данный момент.

10. Установите напоминания за 15 минут до

Большинство календарей имеют функцию напоминания. Если вам предстоит важная встреча, поставьте будильник за 15 минут до нее.

Вы можете узнать больше о том, как напоминания помогают вам запомнить все, в этой статье: Важность напоминаний (и как сделать напоминание, которое работает)

11. Сосредоточенность ничего не успеваешь? Если это так, сосредоточьтесь только на одной ключевой задаче за один раз. Многозадачность вредна для вас.

Закройте все неиспользуемые приложения. Закройте вкладки в браузере, которые отвлекают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на том, что вы делаете.Так вы будете эффективнее.

Генеральный директор Lifehack написал подробное руководство о том, как сосредоточиться, изучите советы: Как сосредоточиться и максимизировать свою производительность (Полное руководство)

12. Блокируйте отвлекающие факторы

Что вас отвлекает в работе? Мгновенные сообщения? Телефон звонит? СМС приходят?

Сейчас я почти не пользуюсь чатом. Единственный раз, когда я вхожу в систему, это когда я не собираюсь выполнять какую-либо работу. В противном случае это сильно отвлекает.

Когда я делаю важную работу, я также выключаю телефон.Звонки в это время записываются, и я связываюсь с ними позже, если это что-то важное. Это помогает мне лучше концентрироваться.

Дополнительные советы о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы добиться большего, см. в статье Как свести к минимуму отвлекающие факторы для достижения цели

13. Отслеживайте потраченное время

время. Например, вы можете установить простой таймер обратного отсчета, чтобы убедиться, что вы закончите задачу в течение определенного периода времени, скажем, 30 минут или 1 час.Нехватка времени может подтолкнуть вас к тому, чтобы оставаться сосредоточенным и работать более эффективно.

Здесь вы можете найти другие приложения для отслеживания времени и выбрать то, которое подходит именно вам.

14. Не суетитесь из-за несущественных деталей

Вы никогда не сделаете все именно так, как хотите. Попытка сделать это неэффективна.

Стремление быть совершенным приносит вам больше вреда, чем пользы. Узнайте здесь о том, как перфекционизм убивает вашу продуктивность и как избавиться от перфекционистского мышления.

15.Расставьте приоритеты

Поскольку вы не можете делать все подряд, научитесь расставлять приоритеты в важном и отбрасывать все остальное.

Применяйте принцип 80/20, который является ключевым принципом приоритизации. Вы также можете использовать эту технику, чтобы расставить приоритеты для всего, что у вас есть: Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

16. Делегировать

Если есть вещи, которые могут быть лучше выполнены другими, или вещи, которые не так важны , подумайте о делегировании. Это снимает нагрузку, и вы можете сосредоточиться на важных задачах.

Когда вы делегируете часть своей работы, вы освобождаете свое время и достигаете большего. Узнайте, как эффективно делегировать работу, из этого руководства: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных руководителей)

17. Группируйте похожие задачи вместе

Для связанных задач объединяйте их вместе.

Например, мою работу можно разделить на следующие основные группы:

  1. написание (статьи, моя будущая книга)
  2. коучинг
  3. разработка мастерской
  4. развитие бизнеса
  5. административный

Я объединяю все связанные задачи вместе, чтобы получить синергию.Если мне нужно сделать звонок, я выделяю временной интервал, чтобы сделать все мои звонки. Это действительно упрощает процесс.

18. Избавьтесь от пожирателей времени

Что отнимает ваше время от работы? Фейсбук? Твиттер? Проверка электронной почты? Перестаньте проверять их так часто.

Одна вещь, которую вы можете сделать, это затруднить их проверку – удалить их из быстрых ссылок/закладок вашего браузера и поместить их в труднодоступную папку закладок. Замените закладки браузера важными сайтами, связанными с работой.

Хотя вы, несомненно, будете проверять FB/Twitter, вы обнаружите, что частота ниже, чем раньше.

19. Отключайтесь, когда вам нужно

Причина номер один, почему дела переполняются, заключается в том, что вы не отключаетесь, когда нужно.

Не бойтесь перехватывать на встречах или проводить линию до отключения. В противном случае никогда не будет конца, и вы просто съедите время на потом.

20. Оставить буферное время в промежутке

Не упаковывайте все близко друг к другу.Оставьте 5-10 минут буферного времени между каждым заданием. Это поможет вам завершить предыдущую задачу и приступить к следующей.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

Автор фото: Unsplash через unsplash.com

Как управлять временем? | Лучшие университеты

Гостевой пост: Рэйчел Кэмпбелл

Взгляните на наши семь лучших советов по тайм-менеджменту

Приближаются экзамены, и вы должны подумать о том, как стать лучше в тайм-менеджменте и организовать свой день так, чтобы вы могли найти правильный баланс между домом, работой и университетской жизнью.Вы также должны попробовать съесть немного пищи для мозга — и нет, мы не имеем в виду чипсы и энергетические напитки!

Потратив время на расстановку приоритетов, вы можете дать себе наилучшие шансы не сбиться с пути и быть организованным во время экзаменационного периода, что, в свою очередь, может помочь снизить уровень стресса, который может быть разницей между успехом и неудачей в университете.

Взгляните на наши семь лучших советов по тайм-менеджменту , чтобы вы могли как можно лучше учиться в университете, а также находить моменты, чтобы расслабиться и даже заработать немного денег на стороне.

1) Что вы должны делать, чтобы эффективно управлять своим временем?

Первый этап улучшения вашего тайм-менеджмента состоит в том, чтобы перечислить абсолютно все, что вы должны сделать. Это может показаться очевидным, но, судя по опыту, большинство студентов склонны откладывать важные задачи на последний момент, что может повлиять на качество их работы и их общую оценку.

Включите в список любые сроки окончания университета, а также любые смены, в которые вы работаете, и отметьте, сколько времени каждый приоритет займет в вашем расписании.

2) Создайте график жизни

через GIPHY

Будь то планировщик в виде пин-ап, расписание или календарь на вашем телефоне, найдите органайзер, который вам подходит, и добавьте в него свой список приоритетов. Есть много приложений для тайм-менеджмента, которые могут помочь в этом. Кроме того, подумайте о том, когда вы наиболее бдительны, чтобы вы могли планировать свои учебные периоды в это время.

Найдите время для общения, но также убедитесь, что вы высыпаетесь. Большинству людей требуется от 7 до 8 часов сна каждую ночь, чтобы оставаться сосредоточенными и бодрыми во время учебы.

3) Будьте гибкими, но реалистичными

через GIPHY

Как правило, отводите около 8-10 часов в день на работу, учебу, общение и другие практические дела.

Будучи студентом дневного отделения, вы должны посвящать учебе в университете 35 часов в неделю, включая время, которое вы проводите на семинарах и лекциях. Если вы тратите только 15 часов в неделю на обучение под руководством репетитора, вам следует использовать дополнительные 20 часов для самостоятельного обучения.

Также важно помнить, что часто все занимает больше времени, чем ожидалось.Итак, выделите немного дополнительного времени на случай, если вы потратите на задачу больше времени, чем рассчитывали.

4) Дайте время на планирование, чтобы избежать повторения

через GIPHY

Выделение времени на изучение, планирование и обдумывание своей работы имеет решающее значение для эффективного управления временем. Дайте себе время обработать новую информацию и спланировать, как вы собираетесь ее использовать, так как это поможет вам избежать повторного чтения и повторения каких-либо исследований.

Один из способов эффективного планирования перед исследованием — составить список всего, что вы хотите узнать, чтобы вы могли делать пометки под каждым подзаголовком по мере продвижения.

5) Избегайте проволочек и отвлекающих факторов

через GIPHY

Один из способов избежать прокрастинации  – подумать о разных местах, где вы побывали во время учебы – где вы были больше всего сосредоточены? Где вы больше всего отвлекались? Есть ли что-то, что вы можете сделать, чтобы сделать учебу хоть немного приятной?

Помните, что то, что работает для одного человека, может не сработать для вас. Для некоторых обучение с друзьями может ограничить их продуктивность. Но для других обучение в группах может помочь повысить мотивацию и избежать прокрастинации.

6) Делайте упражнения, чтобы очистить голову между учебными занятиями

через GIPHY

Хотите верьте, хотите нет, но упражнения работают так же, как и сон. Это может сфокусировать ваше состояние ума, помогая вам очистить голову и повысить мощность мозга в перерывах между учебными занятиями. Если вы новичок в упражнениях, постарайтесь уложиться в 10-минутную пробежку то здесь, то там, постепенно увеличивая количество пробежок по мере продвижения.

7) Был ли ваш график эффективным?

через GIPHY

Постоянный просмотр и переоценка своего расписания может помочь вам понять, нужно ли вам вносить какие-либо изменения, чтобы помочь вам выполнить какие-либо университетские задания, а также иметь время, чтобы расслабиться и провести время с друзьями и семьей.

Рэйчел Кэмпбелл является творческим автором контента для Pure Student Living , поставщика высококачественного студенческого жилья, расположенного в нескольких местах по всему Лондону.

Хотите больше подобного контента? Зарегистрируйтесь для получения бесплатного членства на сайте  , чтобы получать регулярные обновления и личный канал контента.

(Главное изображение: Дэвид Вега (Flickr))

Как лучше организовать свою жизнь — Блог Clockify

Бьюсь об заклад, каждый может назвать по крайней мере 3 преимущества организованности спонтанно (мои: снижение стресса, повышение продуктивности, наличие времени на все).Тем не менее, не многие люди живут организованной жизнью — большинство просто не знает, как и с чего начать.

Как сказал популярный YouTube-блогер Лавендер, « быть организованным и продуктивным — значит не делать больше, а получать больше пользы от своего времени ».

В этой статье мы покажем вам преимущества лучшей организации вашей жизни. Затем мы рассмотрим навыки и привычки, которые вам необходимо развить, чтобы стать более организованными, как избавиться от хлама и упростить его, как всегда быть наготове и какие приложения помогут вам лучше организовать свою жизнь.

Преимущества лучшей организации жизни

Иметь достаточно времени для работы, семьи и друзей, тренировок и делать все, что хочется — если это кажется вам невыполнимой миссией, не переживайте. Ключ к тому, чтобы иметь все это, прост — лучшая организация. Как только вы научитесь лучше организовывать свою жизнь, у вас появится время на все, что вы захотите сделать. Но есть и другие преимущества правильной организации жизни.

Организованность поможет вам лучше управлять своим временем

Одной из важнейших черт организованных людей является то, что они знают что они должны делать и когда, плюс сколько времени им нужно для этого .
Если вы знаете, что вам нужно делать, но не уверены, сколько времени это займет у вас, вам следует сделать то, что делают организованные люди — отслеживать время, которое вы тратите на свои повседневные дела.
Таким образом, вы получите более четкое представление о том, как выглядит ваш день и нужно ли вам менять какие-то привычки.
Таким образом, возможность организовать свои задачи и действия поможет вам более эффективно управлять своим временем. Но, помимо поручений, организованные люди хорошо заботятся и о своем пространстве. Это означает избавиться от любого беспорядка и держать все на своем месте.Таким образом, организованность избавит вас от траты минут или часов на то, чтобы утром найти свой кошелек.

Организованность повысит вашу продуктивность

Как мы уже упоминали, когда вы организованы, вы лучше управляете своим временем и, таким образом, можете выполнять свои задачи и действия вовремя. Таким образом, организованность также повышает уровень вашей продуктивности.
Подумайте об этом: как организованный человек вы обладаете хорошими навыками тайм-менеджмента, которые позволяют планировать свой день или неделю.Через некоторое время (и практику) вы стремитесь достичь 90 245 еще 90 246, используя тот же ресурс (ваше время), что является сутью продуктивности. Например, если вы заметили, что вам нужно 30 минут вместо часа, чтобы закончить покупку продуктов, у вас осталось полчаса для выполнения другого быстрого поручения.
Таким образом, правильное управление своим временем идет рука об руку с повышением уровня вашей продуктивности, которые являются качествами организованных людей.

Организованность сделает вас более энергичным

Еще одним преимуществом лучшей организации жизни является прилив энергии.Как только вы научитесь правильно управлять своим временем, что повысит вашу продуктивность, вы почувствуете прилив энергии и силы.
Как вы понимаете, прилив энергии улучшит ваше настроение. Кроме того, когда вы наделены полномочиями, вы сможете более эффективно справляться со сложными задачами или действиями.

Теперь, когда мы увидели основные преимущества организованности, держим пари, вам не терпится узнать, как именно вы можете стать таким человеком.

Принципы лучшей организации жизни

Готовы ли вы освоить свои организаторские способности?
Если это так, держите поблизости ручку и бумагу, так как вы можете записать следующие советы, как лучше организовать свою жизнь:

  • развивать навыки для лучшей организации,
  • формировать хорошие (и реалистичные) привычки,
  • наводить порядок и упрощать,
  • быть готовым и
  • использовать правильные приложения.

Развитие навыков для лучшей организации

Наиболее важными навыками для хорошей организации являются управление временем и деньгами, а также хорошая и эффективная коммуникация.

Станьте лучше в тайм-менеджменте

Организованные люди знают, как важно работать умнее, а не усерднее, поэтому управление временем имеет решающее значение. Всегда есть место для улучшения, поэтому вот несколько советов:

  • Ставить цели . Ваши цели должны быть SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными. Зачем ты это делаешь, оставаться организованным легче.
  • Расставить приоритеты . Разделите свои ежедневные задачи по степени их важности и выполняйте их в порядке их приоритетности: самые важные и срочные дела нужно выполнять в первую очередь.
  • Объединение похожих задач в пакет . Всякий раз, когда вы переключаетесь на задачу, отличную от той, которую вы выполняли, вашему мозгу требуется некоторое время, чтобы приспособиться к другому типу мышления и другой точке зрения. Когда вы объединяете похожие задачи, вы не теряете столько внимания.
  • Избегайте многозадачности . Сосредоточьтесь на одной задаче за раз, и вы будете намного эффективнее.
  • Перепроверьте время встреч и сроки . Просто поверь мне в этом.
  • Установите лимит времени для выполнения задачи . Имейте в виду, что количество времени, необходимое для выполнения задачи, — это количество времени, которое вы даете себе, что является сутью закона Паркинсона. Если вы дадите себе 2 недели, чтобы закончить это, это займет 2 недели. Если вы дадите себе 3 дня, это займет 3 дня.
  • Следите за своим временем . Это будет держать вас подотчетным и поможет вам лучше организовать свое время и избежать отвлекающих факторов.

💡 Хотите узнать больше о преимуществах учета рабочего времени? Эти две статьи объясняют это более подробно:

Научитесь эффективно общаться

Быть хорошим коммуникатором необходимо, если вы стремитесь к организованной жизни. Эффективная коммуникация состоит из:

  • Быть хорошим, заинтересованным слушателем
  • Стремиться как можно яснее донести свою точку зрения
  • Осознавать важность невербального общения (тон голоса, язык тела, мимика, жесты и т.)
  • Быть сосредоточенным на разговоре и сводить к минимуму отвлекающие факторы
  • Не перебивать человека, с которым вы разговариваете, и побуждать его говорить свободно
  • Если есть что-то неясное, сообщите об этом как можно скорее, чтобы избежать недоразумений
  • Быть настойчивым, но тактичный и уважительный
Научитесь лучше управлять своими финансами

Вы умеете распоряжаться своими деньгами? Это навык, которым должен обладать каждый, независимо от того, чем вы зарабатываете на жизнь или сколько денег у вас на банковском счету.Вот несколько советов, которые могут вам помочь:

  • Составьте месячный бюджет и заранее спланируйте, сколько денег вы собираетесь потратить на каждую категорию (счета, питание, транспорт, развлечения, сбережения и т. д.). Делайте все возможное, чтобы придерживаться этого плана.
  • Следите за своими счетами и датой их оплаты. Вы также можете автоматизировать оплату счетов.
  • Отслеживайте свои расходы . Посмотрите, куда уходят ваши деньги и есть ли расходы, которые вы можете минимизировать или полностью исключить.
  • Откладывайте процент с каждой зарплаты . По мнению некоторых экспертов, вы должны откладывать 20-30% своего ежемесячного дохода, но выяснить, что работает для вас. Также неплохо иметь отдельный сберегательный счет.
  • Не смотрите на свою кредитную карту как на бесплатные деньги . Погасите задолженность по кредитной карте как можно скорее и позаботьтесь о своем кредитном рейтинге.
  • Если у вас более одного долга, тот, у которого самая высокая процентная ставка, должен быть выплачен быстрее.

Выработайте хорошие (и реалистичные) привычки

Ключом к организованности является развитие хороших привычек, но эти хорошие привычки также должны быть реалистичными, иначе вы не будете следовать им.
Маловероятно, что вы вдруг начнете просыпаться в 5 утра (даже если вы предпочитаете ложиться спать в час ночи), читать в течение часа, а затем работать в течение 10 часов, особенно если вы более продуктивны от природы ночью и предпочитают слушать аудиокниги чтению.
Обязательно узнайте, что подходит вам, вашему образу жизни и вашим наклонностям; затем сделайте рутину вокруг этого.

Научитесь есть лягушку (сначала выполните самое сложное задание)

Моя мама говорила мне это, когда я был ребенком; она начала, как только подумала, что я достаточно взрослая, чтобы понять, что мне не придется буквально есть лягушек.
«Если вам нужно съесть лягушку, съешьте ее одним укусом, а затем продолжайте свой день. Чем больше ты будешь колебаться, тем труднее будет», — говорила она мне.
Если вам нужно сделать что-то тяжелое и/или важное, особенно если вы этого боитесь, сделайте это первым, в первые несколько часов рабочего дня.Это даст вам чувство выполненного долга и даст ветер в спину, чтобы помочь вам успешно продолжить свой день.

💡 Если вам интересна техника «Съешь лягушку», прочтите эту замечательную статью!

Живите здоровой(ой)

Вам нужно позаботиться о себе, чтобы нормально функционировать.
Ешьте питательную пищу, предпочтительно домашнюю, занимайтесь физической активностью не менее 3 раз в неделю и регулярно спите.
Быть здоровым не значит, что нельзя есть шоколад или выпить бокал вина; Делать здоровый выбор в 80% случаев совершенно нормально.Если вы начинаете чувствовать вину за то, что едите или не тренируетесь, и это сказывается на вашем психическом здоровье, это уже не здорово.
Забота о своем психическом здоровье — часть здорового образа жизни: практикуйте осознанность, проводите время с любимыми людьми, проводите время в одиночестве, занимайтесь своими хобби. Жизнь — это не только работа и производительность, и вы должны изо всех сил стараться найти хороший баланс между работой и личной жизнью и жить качественной жизнью.

Найдите время, чтобы расслабиться

Отдых так же важен, как и работа.
Так же, как и мышцы, ваш мозг изнашивается, и ему нужно время для нормального функционирования.
Вам не нужно работать 24/7, чтобы быть продуктивным. На самом деле, вы будете намного продуктивнее, если будете правильно отдыхать.
И не только это: если вы жертвуете сном, чтобы выполнить больше работы, знайте, что недостаток сна делает вас более склонным к серьезным заболеваниям, таким как диабет, высокое кровяное давление и сердечные заболевания, среди прочих.
Некоторые люди планируют свое время для отдыха заранее: если вы очень заняты, вам следует попробовать эту идею.

Делайте покупки осознанно

Нелегко сознательно делать покупки в обществе потребления, в котором мы живем. Нас постоянно бомбардируют все новые вещи, которые нам нужны, и должны быть у .
Тем не менее, мы все можем извлечь выгоду из осознанных покупок и отказа от чрезмерного потребительства. Ваш кошелек будет вам благодарен, планета Земля будет вам благодарна, даже будущее будет вам благодарно, когда придет время навести порядок в шкафу.
Прежде чем что-то купить, спросите себя: действительно ли я могу себе это позволить? Хотел бы я его по-прежнему, если бы его не было в продаже? Как часто я буду его использовать? Буду ли я пользоваться им через 5 лет? У меня уже есть что-то подобное?

Чистите каждый день понемногу

Я знаю, что уборка каждый день звучит ужасно, но выслушайте меня.Установите таймер на 15 или 20 минут и очистите столько, сколько сможете за это время. При желании вы можете продолжить уборку после срабатывания таймера, но это не обязательно. Вы можете сосредоточиться на другой комнате каждый день. Ваше пространство всегда будет выглядеть если не великолепно, то, по крайней мере, приемлемо, без особых усилий.
Что касается этого, убедитесь, что у всего, что у вас есть, есть свой дом, чтобы избавиться от беспорядка. Если вы всегда будете раскладывать все по своим местам после использования, ваше пространство будет чистым, и вам не придется беспокоиться о том, что вы опоздаете на работу, потому что вы не знаете, где ваши ключи от машины.

Наведите порядок и упростите

У вас не может быть ясного и организованного ума в захламленном и неорганизованном пространстве.
В своей книге « Магия уборки, изменяющая жизнь » Мари Кондо сказала: « Пространство, в котором мы живем, должно быть для человека, которым мы становимся сейчас, а не для человека, которым мы были в прошлом ».
Она добавляет: « Лучший способ выбрать, что оставить, а что выбросить, — это взять каждую вещь в руки и спросить: «Вызывает ли это радость? » Если да, оставьте себе.Если нет, избавьтесь от него ».
Этот принцип применим ко всему: не только к вашему физическому пространству, но и к вашему цифровому пространству, к тому, кем и чем вы себя окружаете.

Запишите все

Чтобы очистить свое мысленное пространство, записывайте вещи.
Если бы мне нужно было выбрать только один совет из этой статьи, я бы лично выбрал этот. Я записываю все, от дел и списков покупок до сроков и дней рождения. Каждая идея, которую я случайно получаю, и любая концепция, которую я нахожу интересной, также в конечном итоге записываются.Я не люблю держать что-то в голове, потому что 1) у меня не лучшая память и 2) осознание того, что я мог что-то забыть, вызывает у меня тревогу.
Письмо имеет много преимуществ: оно помогает мне очистить голову, лучше запоминать и экономит умственную энергию. Это также мешает мне чувствовать себя подавленным.
Очень трудно (можно утверждать, что почти невозможно) что-то забыть, если постоянно видишь это в ежедневнике, в календаре на телефоне и на стикере рядом с рабочим столом.

Наведите порядок в своем цифровом пространстве

Точно так же, как и физическое пространство, ваше цифровое пространство нужно время от времени наводить порядок.

  1. Просмотрите свою галерею и удалите размытые или случайно снятые фотографии, скриншоты, которые вам больше не нужны, фотографии, на которых вы выглядите плохо, или все, что вам не нужно сохранять.
  2. Просмотрите свои документы и посмотрите, какие из них вам больше не нужны. Если вы изначально назвали их как-то вроде «sjsksl» или «jmia
  3. Просмотрите свои социальные сети и отпишитесь от людей и страниц, которые вам больше не нужны или которые не приносят пользы в вашей жизни.
  4. Просмотрите свою электронную почту и максимально уменьшите количество входящих сообщений. Еще более важным является просмотр новостной рассылки, которую вы получаете, и отказ от подписки на те, которые вам больше не интересны.
  5. Просмотрите приложения на телефоне и удалите те, которые не используете.
  6. Удалите все файлы и папки на рабочем столе, которые вам не нужны.
Сократите свои списки дел

Вам не нужно 30 задач в вашем списке дел.
Если вы научитесь расставлять приоритеты, ваша жизнь станет значительно проще.

  1. Выберите до 3 дел, которые вам абсолютно необходимо сделать, и отметьте их как приоритетные.
  2. Затем напишите несколько вещей, которые вы можете сделать, когда закончите тройку лучших.
  3. Подумайте о том, чтобы делегировать некоторые из этих второстепенных задач.
  4. Сосредоточьтесь на том, чтобы сделать первые 3, и если вам удастся сделать и остальные, отлично! Но если вы этого не сделаете, ничего страшного, потому что вы выполнили самые важные задачи дня.

Еще одна техника, которую вы можете попробовать, немного необычна, но она работает для некоторых людей — записывайте и вычеркивайте задачу только после того, как вы ее выполнили. Это доставляет вам удовольствие от вычеркивания (и, следовательно, завершения) чего-то, мотивирует вас, но не добавляет стресса от едва затронутого списка дел.

Разбейте задачи на более мелкие

Знаете ли вы, что одной из основных причин прокрастинации является страх неудачи и чувство подавленности?
Большие задачи могут показаться пугающими.
Решите их, разбив их на части. Это сделает вас менее склонными к прокрастинации и с большей вероятностью останется организованным.
Уборка всего дома звучит сложно и утомительно, и вы, вероятно, не хотите этим заниматься (вполне понятно). Разбейте этот проект на более мелкие части, например, разделите задачи по комнатам. Уборка кухни кажется более выполнимой, чем уборка всего дома.
Шаг за шагом.
Мыть посуду звучит еще более достижимо. Это всего лишь пара тарелок и чашек.Ты можешь это сделать.

Будьте готовы

Как сказал Бенджамин Франклин: « Не сумев подготовиться, вы готовитесь провалить ». Думая на несколько шагов вперед, вы значительно улучшите свою будущую жизнь.

Планируйте заранее

Чтобы быть организованным, нужно всегда знать, что вам нужно делать и каков ваш следующий шаг. Потратив некоторое время на планирование дня, недели и месяца, вы сэкономите время, энергию и деньги.
Начните с обзора и анализа последних нескольких месяцев или даже прошлого года.Вы достигли своих целей? Если нет, то почему? Что вы можете сделать лучше? Есть ли что-то, что вам нужно изменить?
Примените то, что вы узнали из этого самоанализа, и составьте план игры.
Не ждите последней минуты, чтобы принять решение; как сказал Джон Ф. Кеннеди, « Время ремонтировать крышу — это когда светит солнце ».

Знай, что тебя отвлекает

Согласно этому исследованию, опубликованному в Harvard Business Review, только 26% людей часто бросают работу, выполнив все, что планировали.В этом виноваты отвлекающие факторы, с которыми мы сталкиваемся несколько раз в день.
Вы не можете предсказать и избежать их всех, но вы можете проявить инициативу и выяснить, что обычно вас отвлекает, чтобы избежать этого в будущем.
Чаще всего ваш рабочий процесс прерывается уведомлениями по телефону и общением с коллегами (или членами семьи, если вы работаете из дома). Музыка, которую вы слушаете во время работы, может отвлекать, поэтому лучше выбрать что-то без слов, а только инструментальное.
Существует метод под названием список отвлечений : всякий раз, когда появляется отвлекающая мысль, записывайте ее. Некоторые мысли (например, «о, мне нужно забрать этот пакет сегодня» ) заслуживают внимания, просто не в данный момент. Запишите их и возвращайтесь к работе. После того, как вы закончите, просмотрите список и посмотрите, есть ли что-то, о чем вам нужно позаботиться.
Еще одна важная вещь, которую следует учитывать, заключается в том, что ваш мозг не может оставаться сосредоточенным вечно — его продолжительность концентрации внимания составляет максимум 90 минут утром, а в течение дня она становится все короче и короче.Когда ваш ум устает, он блуждает и ищет отвлечение. Чтобы этого не произошло, делайте регулярные перерывы.

Не перегружайте свой график

Планирование — это здорово, но учтите, что не всегда все идет по плану. Если день, расписанный по минутам, хорошо выглядит в календаре Google, иногда жизнь случается. Вещи задерживаются, встречи затягиваются или может произойти что-то неожиданное.
Постарайтесь оставить в своем расписании место для возможных изменений планов и импровизации.

Делайте резервные копии всего важного

Я думаю, что большинство из нас на собственном горьком опыте поняли, насколько это важно. (Нет, мне не удалось восстановить ту статью, над которой я несколько недель работал в университете. Вот почему эта запись в моем блоге сохранена в двух разных местах.)
Если это важно для вас, сделайте резервную копию. Это убережет вас от стресса, если что-то пойдет не так, и когда я говорю много, я имею в виду много .

Используйте правильные приложения для организации своей жизни

Существует множество приложений, которые облегчат вам жизнь и помогут оставаться организованным.Вот мои рекомендации:

  1. Clockify
  2. Pumble
  3. Todoist
  4. Trello
  5. Календарь Google
  6. Cold Turkey
  7. LastPass
Clockify

Clockify — приложение для отслеживания времени. Отслеживание времени может помочь вам справиться с прокрастинацией, а также стать более эффективным: вы увидите, на что именно уходит ваше время и какие области вы можете улучшить.

Бесплатно | Доступно для Mac, Linux, Windows, Android, iOS, а также в качестве веб-расширения для Chrome, Firefox и Edge.

Отбойный молоток

Pumble — приложение для общения и совместной работы. Мы уже упоминали, что общение играет жизненно важную роль в вашем стремлении стать организованным человеком. Этот инструмент поможет вам связаться с вашими коллегами и убедиться, что ваши разговоры ясны и прозрачны, без каких-либо недоразумений.

Бесплатно | Доступно для Windows, Mac, Mac (M1), Linux, iOS, Android, веб-приложение

Тодоист

Todoist — приложение, позволяющее создавать списки дел.Вы можете разделить задачи на разные категории и пометить их цветом, а также установить уровень приоритета. Наиболее распространенными категориями являются «Работа» и «Личные», но вы также можете добавить «Список покупок», «Книги для чтения» и многое другое.

Бесплатно | Доступно для Mac, Windows, Linux, Android, iPhone, iPad, расширений для Chrome, Firefox, Edge и Safari, Apple Watch, Wear OS, надстройки Gmail, расширения Gmail и Outlook.

Трелло

Trello — отличное приложение, если вы являетесь поклонником метода Канбан.Он позволяет группировать задачи по категориям (обычно Делать, Делать и Готово ), чтобы у вас был четкий обзор всего, над чем вы работаете или планируете работать.

Бесплатно | Доступно для Интернета, macOS, Windows, iOS, Android.

Календарь Google

Календарь Google — это приложение-календарь, которое отлично подходит для отслеживания важных дат, событий и встреч. Вы также можете заблокировать время и установить напоминания.

Бесплатно | Доступно для iOS и Android, а также в Интернете.

Холодная индейка

Cold Turkey — приложение, которое поможет вам сосредоточиться. Установите продолжительность, запустите таймер, и он заблокирует все отвлекающие факторы. Вы не сможете получить к ним доступ, пока не истечет время.

Бесплатно, но мало функций; единовременная плата за профессиональную версию составляет 39 долларов США | Доступно для Windows

ЛастПасс

Есть два типа людей в мире: t̶h̶e̶̶ ̶o̶n̶e̶s̶ ̶t̶h̶a̶t̶s̶ ̶t̶h̶̶a̶t̶ ̶e̶n̶t̶a̶r̶t̶a̶n̶t̶e̶r̶t̶a̶̶̶n̶ ̶a̶n̶d̶ ̶t̶h̶̶e̶ ̶o̶n̶̶s̶ ̶t̶h̶a̶n̶e̶s̶ ̶t̶h̶a̶t̶ ̶o̶b̶s̶e̶r̶v̶̶̶ ̶o̶b̶s̶e̶r̶v̶̶̶ ̶o̶b̶s̶e̶r̶v̶e̶ ̶o̶b̶s̶e̶r̶v̶e̶ ̶o̶b̶s̶e̶̶r̶v̶e̶.Если вы относитесь ко второй группе, это приложение поможет вам сохранить все ваши пароли.

Бесплатно | Доступно для Mac, Windows, Linux и расширения для Chrome, Firefox, Safari, Opera и Edge

.

Заключение

Организация своей жизни может показаться долгим и сложным путешествием, но это вполне выполнимо. Ключевыми моментами являются выработка хороших привычек, расхламление, упрощение и подготовка. Есть также несколько навыков, которые вы должны развивать, например, управление временем и деньгами.Вам не нужно делать все это самостоятельно — есть множество приложений, которые сделают вашу жизнь проще.
Организованность поможет вам максимально эффективно использовать свое время и жить полной жизнью, потому что у вас будет время на все.

✉️ Есть ли у вас хитрости, которые помогают лучше организовать свою жизнь? Что вы думаете о советах, которые мы рассмотрели в этом блоге? Напишите нам по адресу [email protected], чтобы получить возможность быть представленными в этой или будущих статьях.

Я попробовал 4 метода списка дел.Вот что сработало.

Где ваша работа встречается с вашей жизнью. Смотрите больше от Ascend здесь.

Вы знаете этого склизкого зеленого призрака из Охотников за привидениями ? Тот, что плавает и ест все, что попадается на глаза?

Примерно это мне напоминает мой список дел. С каждым днем ​​он становится все больше и больше, и я отчаянно пытаюсь взять его под контроль. (У кого-нибудь завалялся лишний протонный пакет?)

Так было не всегда.Мой мозг изменился в течение первого года обучения в колледже. Внезапно я почувствовал, что не могу запоминать вещи так же хорошо, как раньше. Было так много всего, за чем нужно было следить: домашняя работа, стажировки, внеклассные занятия, куда я клал ключи от машины. Примерно в это же время я начал экспериментировать с различными планировщиками и списками дел.

К сожалению, мне так и не удалось полностью освоить понятие «производительность», по крайней мере, в целостной форме. Существует много способов оставаться организованным, и за многие годы я перепробовал большинство из них: ведение списка дел в блокнотах, ежедневниках, бумажных планировщиках, телефонных приложениях и сотнях цветных приложений. закодированный стикер, приклеенный к моему столу.

Ничего не застряло… пока.

В этом году я решил, что хватит. Я прошерстил архивы HBR в поисках лучших методов составления списков дел и пообещал попробовать четыре моих фаворита.

В течение четырех дней я пробовал четыре разные стратегии. Каждое утро я собирался выполнить 12 задач, которые требовали одинакового количества усилий, времени и внимания, и восемь из которых было важно для меня выполнить к 17:00. Количество совещаний, которые я провел между понедельником и четвергом, немного различалось (я отметил, что это могло быть фактором).В конце каждого дня я измерял свою общую продуктивность и уровень стресса.

Понедельник: Нет списка, только календарь.

Как человек, которого часто преследует их список дел, идея порвать его в клочья звучала потрясающе, поэтому, когда я наткнулся на статью, в которой мне советуют сделать именно это, я был в восторге. «Перестаньте составлять списки дел», — пишет автор Дэниел Марковиц. «Они просто настраивают вас на неудачу и разочарование».

Его идея проста. Вместо того, чтобы полагаться на стикеры или приложения для повышения производительности, используйте свой цифровой календарь, чтобы организовать свое время.Для каждой задачи, которую вы должны выполнить, оцените, сколько времени это займет, и запланируйте этот период заранее. Марковиц утверждает, что этот метод помогает вам лучше расставить приоритеты в своей работе, дает вам встроенные сроки и не позволяет вам расставлять приоритеты для сверхлегких задач.

Я попробовал. Напоследок в пятницу я в последний раз просмотрел свой список и запланировал все задачи, которые хотел выполнить в понедельник. Я оставил несколько свободных мест на обед, просматривая электронные письма и любые задания в последнюю минуту, которые могут появиться.

Заполнение моего календаря заранее дало мне реальное чувство контроля над своим временем. Но по ходу выходных я начал паниковать. Как тревожный человек, «Воскресные страшилки» настигли меня в субботу около 14:00. Я обнаружил, что постоянно открываю Outlook, чтобы посмотреть, что у меня появилось. Каждая задача, казалось, смотрела на меня через экран, шепча «скоро».

Когда наступило утро понедельника, мне удалось собраться. Когда прозвучал первый звук *динь*, уведомляющий меня о том, что это моя задача, я был готов к работе.Мне не нужно было напрягать мозг, чтобы сообразить, какое задание взять на себя (огромное облегчение, особенно в понедельник утром), и я выполнил его за 10 минут до конца. Заблокированное время в моем календаре также уменьшило любое давление, которое я обычно чувствовал, отвечая на электронные письма или выполняя многозадачность. Тем не менее, мне пришлось переместить некоторые вещи из-за изменений в расписании в последнюю минуту.

Моя наименее любимая часть этого метода: невозможность отметить выполненную задачу. Отметка задач буквально высвобождает дофамин в нашем мозгу, нейротрансмиттер, который заставляет нас чувствовать себя легкими и счастливыми — и ВАУ, как я скучал по этому чувству.

Поставленные задачи: 12
Выполненные задачи: 8

Плюсы :

  • Пределы нерешительности
  • Подходит для планирования баланса между работой и личной жизнью
  • Держит вас в курсе дела

Минусы :

  • Страшно смотреть на
  • Задачи могут быть переупорядочены при изменении расписания
  • Не отмечать завершенные задачи (или дофамин)

Этот метод подходит для… людей, которые любят структуру, не боятся загруженности календаря или любят планировать заранее.

Сделал бы я это снова? Как бы мне ни нравилась идея измельчения моего списка дел, если бы я попробовал этот метод снова, я бы подошел к нему немного по-другому. Каждое утро я вел письменный список дел и планировал пункты из него в своем календаре. Таким образом, я получаю как структуру задач, ограничивающих время, так и удовлетворение от их вычеркивания.

Вторник: Держите рабочий список, но делайте в нем только «одну вещь».

Наш мозг начинает перегружаться, как только у нас появляется больше семи вещей на выбор.Для меня это повторяющаяся проблема. Иногда мой список дел настолько длинный, что я полностью закрываюсь. Вместо того, чтобы определиться с задачей, которую нужно решить, я смотрю вдаль и думаю о нерабочих мыслях. (Если инопланетяне существуют, почему они до сих пор не связались с нами?)

Тактика, которую я опробовал во вторник, которую я называю методом «сделай что-то одно», предположительно поможет мне преодолеть эту проблему. Эта стратегия описана в статье Питера Бергмана «Ваш список дел на самом деле слишком длинный». Основная концепция такова: держите свой список дел, но используйте его только в качестве справочного материала, а не чего-то, что можно отработать.Каждый раз, когда вы хотите взяться за какое-то задание, запишите его на стикере и приклейте на видное место. Затем скройте свой полный список и сосредоточьтесь. Как только вы закончите выбранную задачу, вычеркните ее из своего списка и начните снова.

Идея здесь в том, что, выбирая одну задачу за раз, вы с большей вероятностью будете ее выполнять, а не вяло прыгать от задачи к задаче (или просто смотреть в никуда).

Приходите во вторник, я выбрал свою первую задачу: исследовать идеи для нашей предстоящей презентации.Я записал его, спрятал список дел и приклеил стикер к стене перед собой, чтобы он оставался на виду. Каждый раз, когда мои мысли начинали блуждать, я возвращал взгляд к записке. Это немного напомнило мне медитацию: когда ваш разум начинает дрейфовать, вы возвращаетесь к ощущению своего дыхания, входящего и выходящего, и снова фокусируетесь на настоящем моменте. Думайте о стикере как о «моем дыхании» в этом сценарии. Его физическое присутствие помогло мне сконцентрироваться на текущей работе.

Лучшая часть? После выполнения каждого задания я имел удовольствие отрывать стикер от стены и вычеркивать его из своего списка.Двойной дофамин!

Поставленные задачи: 12
Выполненные задачи: 11

Плюсы:

  • Пределы нерешительности
  • Результаты в высоком фокусе
  • Высокая скорость выполнения задач
  • ДВОЙНОЙ ДОФАМИН

Минусы:

  • Трудно вписаться в задачи, связанные с собраниями

Этот метод хорош для… мечтателей, многозадачных людей или людей, которые легко отвлекаются.

Сделал бы я это снова? Абсолютно. По сравнению с тактикой календаря, мне было труднее ориентироваться во времени на встречах и избегать перерывов. Но этот метод оказался более полезным, чем предыдущий, по крайней мере, для таких людей, как я, у которых проблемы с концентрацией внимания. Спустя всего один день я стала более уверенной в своем выборе, более продуктивной, и хотя я посетила больше совещаний, чем в понедельник, я смогла сделать больше и приступить к задачам, которые откладывала.

Среда: Используйте цифровой диспетчер задач.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы относитесь к этому сценарию, потому что это происходит со мной все время: я буду случайно пролистывать магазин приложений на своем телефоне, когда увижу новое блестящее приложение диспетчера задач. Я загружаю его с большими надеждами, думая, что это поможет мне наладить свою жизнь. И это так! На день… пока я не забуду, что он существует, и больше никогда его не открою.

Тем не менее, в среду казалось правильным дать цифровым менеджерам задач шанс.В конце концов, электронные списки дел при правильном использовании обладают довольно привлекательным внешним видом. Модные позволяют планировать задачи, синхронизировать их с электронной почтой и создавать несколько списков одновременно.

Для этого эксперимента я решил использовать приложение под названием Todoist. Когда вы гуглите «лучшие цифровые менеджеры задач», Todoist появляется одним из первых. Но все мы знаем, что поисковые системы не знают всего, поэтому я еще немного покопался, чтобы убедиться, что делаю правильный выбор. По данным The Muse и LifeHack.орг, я был.

В Todoist было все, что я искал в цифровом планировщике: сортировка проектов (что позволяет вам организовывать задачи в разные группы), планирование задач (чтобы вы могли выполнять долгосрочное планирование) и повторяющиеся задачи (отлично подходит для вещей, которые у вас есть). делать каждый день). Многие другие приложения, такие как Trello и Asana, имеют аналогичные функции, но я смог протестировать их бесплатно с помощью Todoist.

Чтобы оптимизировать свой опыт, я использовал все уникальные инструменты, которые может предложить Todoist, и это окупилось.

Сначала я ввел в приложение все задачи, которые только мог придумать. Затем я использовал функцию сортировки проектов, чтобы организовать их по группам: социальные сети, статьи, видео и т. д. Функция цветового кодирования позволила мне присвоить значение каждой задаче и расставить приоритеты в моих самых неотложных проектах. Я спросил себя: «Что я на самом деле собираюсь сделать сегодня?» Если я не планировал делать это, я использовал функцию планирования, чтобы назначить более поздний срок выполнения.

Наконец-то я настроил повторяющиеся задачи.Было облегчением знать, что мне больше никогда не придется их планировать — приложение сделает это за меня. (Хотя вы можете сделать что-то подобное на большинстве цифровых календарей.)

Стратегическое размышление о том, что я смогу сделать в заданные сроки, позволило мне обойти мою обычную нерешительность и сопровождающее ее беспокойство. Вместо того, чтобы смотреть на список из 30 задач, которые я потенциально мог бы выполнить в течение следующих пяти часов, я сузил его до 12 лучших, что было намного легче понять.Приложение также позволяло мне перетаскивать задачи вверх и вниз и переупорядочивать их по приоритету в течение дня.

Поставленные задачи: 12
Выполненные задачи: 11

Pro:

  • Отлично подходит для организации множества задач (включая краткосрочные и долгосрочные)
  • Планирование повторяющихся задач освобождает мозг
  • Спасает деревья

Минусы:

  • Трудно отследить выполняемые задачи
  • Меньше дофамина

Этот метод подходит для… технарей, людей, которые любят пользоваться своими телефонами и которым нужно организовать МНОГО задач, или которые работают над различными проектами.

Сделал бы я это снова?  Мне очень понравились уникальные функции цифрового приложения. Но уследить за всем, что я сделал, было сложнее — как только ты выполняешь задачу, она исчезает в эфире. (Платная версия Todoist решает эту проблему.) Нажатие галочки на экране также доставляло меньше удовольствия, чем вычеркивание задачи из моего бумажного списка — фактор, который, по-видимому, очень важен для меня. Наконец, цифровое приложение может показаться гламурной версией цифрового календаря: проще в использовании и визуально приятнее.Но, в конце концов, он предлагает аналогичные инструменты. В общем, я все еще предпочитаю бумажный список цифровому.

Восхождение

Еженедельный информационный бюллетень, чтобы помочь молодым специалистам найти свое место в мире труда и реализовать свои личные и карьерные цели.

Четверг: Составьте три списка.

В четверг я немного сошел с ума.Я составил ТРИ списка дел.

В своей статье «Укрощение грандиозного списка дел» исполнительный коуч Эллисон Римм пишет, что одного списка дел недостаточно для управления нашей очень сложной жизнью. «Наши списки забиты срочными приоритетами, которые мы должны сделать немедленно, важными задачами, о которых мы боимся забыть, потому что у них нет конкретной даты выполнения, и базовыми задачами, которые мы добавляем в список, потому что нам приятно что-то вычеркивать, — объясняет она.

По сути, в нашем списке дел больше задач, чем мы можем себе представить.Когда это происходит, мы попадаем в бесконечный цикл выполнения самых простых и самых срочных дел и не можем закончить самые важные. Вместо того, чтобы работать с одним длинным списком, Римм предлагает вести три. Список № 1 предназначен для важных несрочных задач (то есть вещей, которые вам нужно сделать в конечном итоге, но не сегодня). Список № 2 предназначен для задач, которые вам нужно выполнить сегодня. Список № 3 предназначен для задач, которые всегда были в вашем списке дел, но которые вы никогда не сделаете.

Когда у вас будут все три списка, начните со списка №2.Запланируйте задачи, которые нужно выполнить сегодня, в своем календаре (аналогично тому, что я делал в понедельник). Затем возьмите список № 1 и запланируйте эти задачи на будущие даты. Планируя свои задачи по приоритету, вы признаете, что ваше время — ценный и ограниченный ресурс. Вы с большей вероятностью завершите значимую работу и выбросите работу, которая на самом деле не нужна.

Писательский список №3 был, безусловно, лучшей частью этой тактики. Приятно признать: «Я никогда этого не сделаю.«Планирование долгосрочных задач доставляло мне такое же чувство удовлетворения, и я стал меньше беспокоиться о том, чтобы забыть о них.

Составление списка № 2 было намного сложнее. Будь то две дополнительные встречи в моем календаре или тарелка успокаивающего чили, которую я съел на обед, эта тактика не давала мне поддержки в течение дня, как некоторые другие методы. Мне нужна дополнительная мотивационная поддержка, чтобы справиться с краткосрочными задачами, и этот подход, похоже, лучше подходит для долгосрочных задач.

Поставленные задачи: 12
Выполненные задачи: 8

Pro:

  • Наводит порядок
  • Сокращает ваш список
  • Снимает тревогу по поводу будущих проектов

Контр:

  • Все планирование может стать непосильным
  • Не помогло мотивировать меня в данный момент
  • Легко потерять физические списки (если вы выберете этот метод)

Этот метод хорош для…  людей, у которых есть конкурирующие приоритеты, которые любят вычеркивать из своего списка простые пункты (слишком много) или которым не нужна большая поддержка, чтобы оставаться сосредоточенным.

Сделал бы я это снова? Лично я не стал бы использовать этот метод в долгосрочной перспективе. Мне нравится записывать свои списки на бумаге, и уследить за всеми тремя было сложно. Однако есть один гениальный аспект этого метода: список №3. Просмотрите свой список дел прямо сейчас и составьте список всех задач, которые вы, вероятно, никогда не выполните. Вы не пожалеете об этом.

Каков мой вердикт?

Метод «делай одно дело» позволил мне почувствовать себя более продуктивным и контролирующим, чем другие.Но это было действительно лучше всего для выполнения моих самых неотложных задач. Двигаясь вперед, я собираюсь объединить его с Todoist, моим цифровым менеджером задач, который лучше подходит для планирования важных задач, которые должны быть выполнены в будущем.

Признаюсь: мой вердикт полностью основан на моих собственных предпочтениях, сильных сторонах и недостатках. Ни один метод на самом деле не лучше другого — то, что работает для вас, будет зависеть от ваших собственных причуд, привычек и того, чего вы пытаетесь достичь. Так что экспериментируйте! И не забудьте оставить свободное место в календаре, чтобы расслабиться.(Выгорание реально.)

Помните: если вы не закончите все в своем списке дел сегодня, всегда есть завтра, или послезавтра, или послезавтра.

Какой метод списка дел вам нравится больше всего? Напишите нам в Твиттере @HBRAscend!

10 советов по эффективному управлению временем

Тайм-менеджмент | Мегги Нахабедян | Время чтения минут

Время летит всегда. Это делает время переменной, которую трудно контролировать и контролировать.И как только время ускользнуло, вы никогда не вернете его. Для компаний потерянное время равносильно потере долларов.

В деловой среде, где сотрудники и квалифицированные специалисты нанимаются на основе их вклада и производительности в установленное время, самое время обучить их навыкам тайм-менеджмента. Почему? Они не только будут лучше следить за временем, но и получат возможность отслеживать свой прогресс в проектах и ​​внести свой вклад в успех компании.

Осознание времени приведет к самосовершенствованию и достижению цели.Это верно как в вашей работе, так и в личной жизни. Какой лучший способ эффективно управлять временем? Применение этих 10 советов — хорошее начало.

1. Проверка времени

Точно знайте, как вы проводите свое время. В офисе вы должны знать задачи, которые крадут ваше время. Тогда вы можете что-то с этим сделать. Например, вы можете потратить час на электронную почту вместо завершения важных проектов. Точное знание того, на что уходит ваше время, может помочь вам принять решение о делегировании задач или покупке программного обеспечения для ускорения некоторых низкоуровневых процессов.

2. Установите ограничение по времени

Установка ограничения по времени для задачи может быть интересной. На самом деле, это может быть похоже на игру. Некоторые компании фактически делят сотрудников на группы, и та группа, которая первой завершает проект или задачу, получает вознаграждение. Вы можете применить этот принцип к любой задаче. Установите определенный срок, например, час или два. Затем постарайтесь закончить задание за отведенное время и почувствуйте волнение, когда будете это делать.

3. Используйте программные средства для управления временем

Технологии более сложны в управлении временем.Различные приложения даже помогают отслеживать время сотрудников, чтобы вы могли следить за их входами и выходами. Интернет предлагает множество приложений и инструментов, и некоторые из них полезны для управления бизнесом, особенно для мониторинга и оценки повседневных процессов. Для многих приложений расширенные функции платных версий также могут дать вам дополнительный контроль и лучший пользовательский интерфейс.

4. Имейте список дел

Наличие списка всегда экономит время. Если у вас есть список, вам никогда не придется задаваться вопросом, что на повестке дня или что делать дальше.На самом деле, список позволяет вам сосредоточиться и мотивировать вас, сосредоточиться на ощущении сладкого удовлетворения каждый раз, когда вы отмечаете задачу в своем списке. Списки также позволяют вам видеть и отслеживать ваш прогресс. Даже если вы окружены отвлекающими факторами, ваш список будет держать вас на правильном пути.

5. Планируйте наперед

Планирование наперед — важная часть тайм-менеджмента. В идеале вы должны планировать заранее на неделю или, по крайней мере, накануне. Когда вы точно знаете, что нужно сделать в течение дня или недели, вы будете оставаться организованным и сосредоточенным.Вы можете разбивать задачи по дням, чтобы заранее увидеть, сколько времени потребуется для завершения проекта. Даже если вы потратите всего несколько минут на предварительное планирование, вы сможете изменить свой рабочий процесс.

6. Начните с самых важных дел

Выполняйте самые важные дела утром. Все эти стрессовые задачи, большая часть вашей работы, самые сложные задачи — выполняйте их утром. Причина проста. У вас больше всего энергии по утрам, поэтому вы сможете решать задачи эффективно и грамотно.Кроме того, чувство выполненного долга за то, что самые важные дела были выполнены в первую очередь, сделает остаток дня намного лучше.

7. Делегирование и аутсорсинг

Вы не можете делать все сами, так что немного расслабьтесь и делегируйте. Может быть, вам пора обучить кого-то выполнять некоторые простые процессы на вашей работе или в офисе. Это освобождает вас, чтобы сосредоточиться на более крупных проектах или более сложных задачах. Вы даже можете поручить работу опытному фрилансеру и сэкономить деньги.

8. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Если вы решили выполнить задачу, доведите ее до конца – закончите. Старайтесь не делать половинчатую работу, то есть отказываться от текущей задачи и полностью заниматься чем-то другим. Одним из примеров полуработы является написание отчета, а затем внезапная проверка электронной почты без всякой причины и написание ответов. Это не только плохой тайм-менеджмент, но и плохая концентрация. Вы потеряете свой импульс. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и избегайте этих ловушек.

9.Внесите некоторые изменения в свое расписание

Если вы чувствуете себя более энергичным в определенное время дня, измените свое расписание, чтобы учесть это. Максимально используйте свое время. Некоторые люди более энергичны по утрам, а некоторые — ночные совы. Когда вы выберете наилучшее для вас расписание, вы сможете сделать больше.

10. Избегайте совершенства

Как говорится, не позволяйте лучшему быть врагом хорошего. Избегайте чрезмерного анализа всего, что вы делаете. Однако это не значит быть небрежным.Делай все возможное – всегда. Но совершенство может тянуть вас вниз, так что не думайте об этом. После того, как вы выполнили задачу и приложили к ней все усилия, вы должны двигаться дальше.

Эффективное управление временем в конечном счете является результатом правильного отношения и приверженности своим целям. Программные инструменты могут помочь вам в управлении временем, и существует множество календарей и устройств для отслеживания времени, которые помогут вам эффективно управлять временем.

Какие бы советы или инструменты вы ни использовали, используйте свое время с умом, но также находите время для отдыха и релаксации, чтобы вы были счастливы и мотивированы на протяжении всей жизни.

Какие советы и приемы вы используете, чтобы лучше управлять своим временем или своей командой?

Вы хотите более эффективно управлять своим временем, чтобы выполнять работу? Ознакомьтесь с советами по повышению производительности при работе из дома.


Мэгги — писательница, менеджер по социальным сетям и контент-маркетингу, работающая в AMGtime. Она интересовалась маркетингом и менеджментом с юных лет и хочет поделиться своими творческими идеями и необычным подходом к маркетингу с другими.Мэгги глубоко убеждена, что маркетинг — это все и важная часть нашей жизни. Она регулярно предлагает концепции о том, как продвигать продукты, услуги и мероприятия, как управлять временем, сотрудниками и многим другим.

9 профессиональных советов от настоящих менеджеров HubSpot

Управление временем — одна из самых сложных частей работы менеджера.

Независимо от того, управляете ли вы командой, активом компании или и тем, и другим, трудно найти баланс между собственной производительностью и потребностями вашей команды.

Нахождение этого баланса во многом связано с расстановкой приоритетов.У вас есть время, чтобы сделать себя доступным, чтобы помочь вашей команде сегодня? Или вам нужно запереться в конференц-зале и работать над большим проектом? Если возникнет что-то срочное, что можно перенести в первую очередь? Все дело в том, чтобы оставаться на вершине своих краткосрочных и долгосрочных целей.

Но это легче сказать, чем сделать. Как эффективные менеджеры управляют своим временем? Вот несколько лучших советов от замечательных менеджеров HubSpot.

Как великие менеджеры организуют свое время

1) У них есть система для электронной почты.

Мы все знаем, что электронная почта может отнимать много времени, но это также один из лучших способов для других, включая членов вашей команды, связаться с вами с вопросами и информацией. Менеджеру особенно важно быть в курсе того, что приходит в ваш почтовый ящик, и эффективно расставлять приоритеты.

Разные системы работают для разных людей, но суть в том, что она должна быть у вас.

«Раньше самой большой проблемой для меня была электронная почта, — признается Натали Келли, вице-президент HubSpot по маркетингу локализации.«Но я радикально упростил свою папку «Входящие» до такой степени, что у меня есть только три папки: 1) «Требуется действие» 2) «Читать позже» 3) Справочник. Все входящие перемещаются в одну из этих папок, и у меня настроены фильтры, автоматически направлять определенные сообщения в нужную папку, чтобы я могла прочитать их, когда у меня будет время», — говорит она.

Еще один способ упорядочить папку «Входящие» — использовать метод Андреаса Клингера для Gmail. Это мой личный фаворит для определения приоритетов электронной почты и получения (и поддержания) нулевой папки «Входящие».Узнайте, как это настроить, здесь.

Аманда Сибли, менеджер по формированию спроса в HubSpot, предлагает выделить определенное время для электронной почты — и попробовать , а не  посмотреть на это в промежутке, особенно если у вас много собственной работы, которую нужно сделать в этот день. «Я стараюсь заниматься час утром и час вечером», — говорит она.

Наконец, есть несколько отличных инструментов для работы с электронной почтой, которые помогут упростить работу с электронной почтой. Boomerang для Gmail — это любимое приложение Мелиссы Миллер, которая руководит отделом маркетинговых операций HubSpot.Это плагин Gmail, который позволяет вам архивировать электронные письма, которые позже появятся в вашем почтовом ящике как непрочитанные сообщения, среди прочего. Миллер использует его, чтобы убедиться, что она отслеживает электронные письма, требующие ответа в течение определенного периода времени.

Если вы не нашли подходящую систему, самое время ее найти. Вот 11 инструментов для упорядочивания входящих, которые стоит попробовать, а также четыре решения, которые помогут вам избавиться от «почтовых ящиков», в зависимости от вашей индивидуальности.

2) Они блокируют время, чтобы сделать дерьмо.

В HubSpot мы называем это время «время GSD»: Get S*** Done. Менеджеры часто оказываются вовлеченными во множество разных направлений одновременно, и может быть почти невозможно найти время для работы над собственными проектами, если вы не выделяете время для этого.

Директор по маркетингу HubSpot Дебби Фарез буквально выделяет в своем календаре периоды времени, которые она помечает как «GSD», чтобы люди знали, что в это время нельзя ничего планировать.

Наш вице-президент по маркетингу Меган Андерсон делает то же самое.«Я хочу, чтобы моя команда чувствовала себя комфортно, бронируя у меня все, что им нужно. В результате любое незабронированное место в моем календаре, как правило, заполняется довольно быстро. Чтобы иметь время для себя, я обязательно «бронирую» себя».

Келли считает, что работа из дома в некоторые дни помогает ей лучше сосредоточиться, когда это необходимо. «Когда я работаю в офисе, мои дни буквально забиты встречами, — говорит она. «Когда я работаю из дома, мои дни гораздо более продуктивны. В эти дни я обычно провожу видеовстречи или тусовки с нашими офисами в других часовых поясах.»

Другой метод? Физически отгородитесь от отвлекающих факторов. «Я всегда хочу быть доступным для своей команды, когда я им нужен, в любое время дня, поэтому я стараюсь много находиться за своим столом», — говорит Сибли. «Но если есть что-то, что я должен сделать за день — например, презентация из-за нашего директора по маркетингу, — тогда я отключаю электронную почту и закрываюсь в комнате на час или около того, пока не закончу».

Ключ, объясняет Сибли, в том, чтобы быть прозрачным. «Будьте откровенны со своей командой, если вам нужно быть начеку», — говорит она.«Это повышает уровень понимания и облегчает полную концентрацию на том, что нужно сделать».

3) Они бронируют один на один частями.

Вот быстрый лайфхак: в то время как вы бронируете время GSD в своем календаре, бронируйте индивидуальные встречи один за другим. Это поможет вам придерживаться графика и не нарушит другие части вашего дня.

«Я провожу все встречи один на один по вторникам и четвергам, — говорит Фарезе. «Таким образом, ни один день не занят ими полностью, и, с другой стороны, они не распределяются полностью по всей неделе.»

4) Они находят время для работы, когда другие этого не делают.

Для некоторых менеджеров лучший способ заблокировать время GSD — сделать это, когда другие не работают. Это именно то, что делает Натаниэль Эберле, директор по связям с общественностью и бренду HubSpot: в загруженные дни он использует раннее утро и вечер, чтобы написать письмо, получить кучу электронных писем или заняться критическим обдумыванием и планированием.

«Независимо от того, жаворонок ты или сова, выкрой время, чтобы сесть и поработать, пока весь остальной мир спит», — предлагает он.«Или, если вы больше в среднем бодрствуете, размещение блоков в календаре — это надежный способ выкроить это время. Просто отключите Интернет и переведите телефон в режим полета».

Келли думает так же. «Некоторые люди думают, что по вечерам нужно отключаться от работы, но на самом деле меня это больше напрягает», — говорит она. «Обычно я просматриваю электронную почту и социальные сети по вечерам и планирую день вперед».

5) Они эффективно перераспределяют приоритеты в течение дня.

Когда вы работаете менеджером, каждый день особенный, и это делает его интересным. Но необходимость перераспределения приоритетов по мере возникновения – это характер работы. Самые эффективные менеджеры способны определить, какие задачи нужно выполнить немедленно, а какие могут подождать, и как долго.

Итак, как эффективно проводить сортировку? Джинни Соски, отвечающая за контент-стратегию маркетингового блога HubSpot, любит думать об этой матрице:

.

Изображение предоставлено: Mind Tools

«Вещи, на которых я должен сосредоточиться, находятся в верхней половине: важные цели и важные действия», — говорит Соски.«Я стараюсь свести к минимуму время, которое трачу на задачи низкой важности и несрочности».

Чтобы не сбиться с пути, она пытается распределить пункты своего списка дел по каждой из этих корзин в начале дня. Когда что-то случается, вместо того, чтобы броситься с головой в их устранение, она использует эту матрицу, чтобы оценить, насколько быстро ей нужно реагировать.

Эмма Снайдер, которая ведет блог о продажах в HubSpot, подчеркивает необходимость ставить людей, которые подчиняются вам, на первое место, когда это возможно. «Я никогда не хочу быть препятствием для моей команды, чтобы что-то сделать», — говорит она.«Я не хочу, чтобы им приходилось говорить, что они ждут от меня указаний или правок. Я стараюсь реагировать, когда что-то происходит».

Вот где баланс потребностей вашей команды и ваших собственных становится сложной задачей. «Знайте, каковы ваши цели, — предлагает Сибли. «Спросите себя в определенный момент времени: готовы ли вы на 100 % помочь своей команде? Или, например, вам также нужно быть готовым к редактированию? Планируйте свои дни соответственно тому, что вы должны сделать в этот день».

6) Они находят время для физических упражнений.

Люди слишком часто ставят бизнес на первое место — даже выше семьи, друзей и особенно здоровья. Но вы не делаете одолжений ни себе, ни своей команде, ослабляя свое здоровье. Когда вы прекращаете заниматься спортом, вы подвергаете риску свое физическое и психическое здоровье. Потеряв и то, и другое, ваша производительность и эффективность как менеджера могут легко упасть.

«Почти каждое утро я начинаю очень рано — примерно в 4:30 — с тренировки, — говорит Келли. «Это мой совет № 1, как сбалансировать день, хотя его трудно вписать.В те дни, когда я не тренируюсь, день просто не такой продуктивный, несмотря ни на что».

Bonnici имеет аналогичный подход, за исключением того, что он блокирует с 12:00 до 13:00. каждый день на пробежку, плавание или встречу с другом. «Мне нужно это сделать», — говорит Бонничи. «Если я этого не делаю, я гораздо менее эффективен в течение остального дня».

7) Они делают встречи сосредоточенными на действиях.

Нет ничего более разочаровывающего, чем непродуктивная встреча. Мы все могли бы использовать меньше неэффективных совещаний и больше времени, которое мы можем потратить, знаете ли, на реальную работу.Как менеджер, вы часто будете проводить эти собрания, и вы должны убедиться, что все, о чем вы говорите, имеет цель.

Райан Бонничи, директор по маркетингу HubSpot в Азиатско-Тихоокеанском регионе и Японии, предлагает заранее подготовить программу встречи и разослать ее участникам. «Мне не нравится проводить встречи, не зная заранее контекста, повестки дня того, что мы обсуждаем, и так далее», — говорит он. «Таким образом, мы все сможем максимально эффективно использовать свое время».

Келли предлагает подготовиться к собраниям, создав простую таблицу из трех столбцов в Документе Google или другом шаблоне.

«Когда начнется собрание, в левой колонке запишите тему», — говорит она. «В середине запишите основные вопросы для обсуждения. В правой колонке добавьте действия. Это гарантирует, что никогда не будет обсуждения без четкого действия». Когда собрание закончится, вы можете отправить заметки о собрании по электронной почте.

Прочтите эту запись в блоге, чтобы получить дополнительные советы по проведению эффективных совещаний (и только эффективных совещаний).

8) Они практикуют благодарность.

Думаете, это случайное добавление в список? Оказывается, ведение журнала благодарностей повышает продуктивность, согласно ряду академических исследований, проведенных в Гарварде, Йельском университете, Стэнфорде, Калифорнийском университете в Беркли и Колумбии.

Вот как это работает: Если вы записываете, за что вы благодарны, счастье увеличивается. Счастье повышает продуктивность. Таким образом, практика благодарности — один из самых недооцененных инструментов повышения продуктивности.

«Хотите верьте, хотите нет, но я действительно считаю, что благодарность делает день более сбалансированным», — говорит Келли. «Мне нравится использовать приложение Postagram для iPhone. Я использую его, чтобы сделать быстрое фото, написать кому-нибудь быстрое благодарственное письмо, а затем он получит настоящую физическую открытку. В мире, где все цифровое, это помогает сделать сообщение так же важно, как спасибо, действительно выделяются.»

9) Они используют инструменты повышения производительности.

У каждого человека и команды есть свой стиль, но каждая команда должна использовать какой-то инструмент управления проектами. Например, команда блоггеров HubSpot использует Trello, который позволяет перетаскивать элементы списка дел, выделять их цветом и манипулировать ими так, как это невозможно во многих других инструментах.

Вот лишь несколько отличных инструментов для личных и командных задач. Вы можете найти гораздо больше, прочитав этот список лучших приложений для списка дел и эту запись в блоге об инструментах управления проектами.

Google Диск

Google Drive — это простой, но очень мощный инструмент для менеджеров. Андерсон говорит, что она в значительной степени полагается на это — во всем — от заметок во время ваших личных встреч до отслеживания целей и таблиц бюджета. Лучшая часть? Вы можете получить к нему доступ на любом устройстве. (Вот несколько советов по работе с Google Диском, которые помогут вам начать работу.)

Асана

Asana — это инструмент Bonnici для повышения личной и командной производительности. Это удобное приложение, созданное соучредителем Facebook Дастином Московицем, которое позволяет создавать задачи, назначать их членам команды, устанавливать сроки выполнения, добавлять заметки, прикреплять файлы, создавать внутренние контрольные списки и общаться с другими через комментарии.

Bonnici использует его для всего: от управления проектами до индивидуальных задач. «Он сохраняет все в контексте проекта или группы задач», — говорит он. «Сравните это с расстановкой приоритетов на основе случайных электронных писем, которые могут быть неорганизованными и трудными для отслеживания и сортировки».

ClickUp

ClickUp — это универсальная платформа для повышения производительности, которая помогает вам управлять проектами, отслеживать цели, создавать списки дел и задач, а также беспрепятственно сотрудничать с вашей командой — и все это в одном месте.

С помощью ClickUp вы можете управлять временем своей команды с помощью функций отслеживания времени, общаться с коллегами с помощью функции чата в приложении, проверять и комментировать изображения, а также создавать отчеты и информационные панели для заинтересованных сторон.

Слабый

Наконец, большинство менеджеров считают, что командам полезно использовать внутреннюю службу обмена сообщениями, такую ​​как Slack или HipChat. «Как команда, мы используем Slack, чтобы поддерживать связь между офисами по всему миру, сокращать количество электронных писем и поддерживать синхронизацию», — говорит Андерсон.

Slack имеет особенно простую и гибкую платформу, которая работает на самых разных устройствах. Кроме того, он имеет широкие возможности поиска и управления загруженными файлами, что делает его предпочтительным выбором для многих команд.

Какие советы вы можете дать менеджеру по управлению своим временем?

Стратегии организации своего времени и записи

Вот уже 16 лет я обучаю юристов бизнесу.Я предполагаю (это ненаучно), что более 85% моих клиентов либо испытывали трудности, либо могли бы извлечь выгоду из значительных улучшений в управлении своей практикой. И это адвокаты на всех этапах своей карьеры, даже ветераны.

Две основные области, в которых я определил проблемы с управлением практикой, — это организация/управление временем и ведение документации. В этой статье мы стремимся предоставить вам стратегии для преодоления этих проблем и повышения эффективности в этих областях.

Честно говоря, в любой момент у вас много дел.Способность расставлять приоритеты и организовывать свое время имеет решающее значение для вашего успеха в качестве юриста. Вот несколько предложений, которые мои клиенты сочли бесценными.

Организация дня/недели

Еженедельная сводка: начиная с конца недели

  • Перед тем, как уйти из офиса, или в связи с текущими делами, пройдитесь из офиса в гостиную в пятницу и загляните в будущее на следующей неделе.
  • Возьмите последнюю часть дня и запишите ее в свой календарь как (подведение итогов).Загляните на следующую неделю и расставьте приоритеты для своих задач, включая работу с клиентами, BD и маркетинг, управление и администрирование.
  • Начните с задач «Офигеть — должно быть выполнено», затем «Должно быть выполнено» и, наконец, «Хочется сделать». Составить список. Если вы думаете, что это пустая трата времени, просто представьте, что вы идете в свой офис в понедельник утром, зная, что у вас есть план. Наслаждайтесь выходными и проводите время с теми, кто вам дорог.
  • Наступает понедельник. Просмотрите свои электронные письма и сравните их со своим планом.Вам нужно заново расставить приоритеты? Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть список, который вы составили в прошлую пятницу.
  • Заново ознакомьтесь со своими главными приоритетами.
  • Настройте свою неделю на успех!

Ежедневная установка:

  • Как отмечалось выше, зарезервируйте время в своем календаре для ежедневной «настройки». Начинайте каждый день с намерения.
  • Убедитесь, что вы или ваши сотрудники не записываетесь на прием в это время.
  • Просмотр электронной почты и телефонных сообщений.
  • Внесите необходимые изменения в список дел на день.

В течение дня:

  • Не отвлекайтесь и сосредоточьтесь на текущей задаче.
  • Управляйте электронной почтой и телефонными сообщениями, проверяя их 3 раза в день — не позволяйте им управлять вами!
  • Меняйте приоритеты в списке дел по мере необходимости и в течение дня.

Подведение итогов:

  • Как отмечалось выше, сделайте это приоритетом. Записывайте его в свой календарь ежедневно — без исключений! Если только здание не горит.
  • Как у вас дела со списком?
  • Просмотр электронной почты и телефонных сообщений.
  • Что ты пропустил? Что остается в приоритете?
  • Обзор. Ты позади? Как это повлияет на завтра и на оставшуюся неделю? Вам нужно сделать быстрый телефонный звонок или отправить электронное письмо клиенту, чтобы сообщить ему, что вы позади? Отвечайте только на приоритетные электронные письма, даже если это просто означает подтверждение получения электронного письма и заявление о том, что вы свяжетесь с ним завтра. Сделайте эти срочные звонки.
  • Скорректируйте свой список и запланируйте день на завтра. Возьмите за привычку делать это каждый вечер перед выходом из офиса.

Опять же, может показаться, что вы тратите много времени только на то, чтобы оставаться организованным и сосредоточенным. Время, которое вы потратите на организацию, вернется к вам сторицей. Когда это войдет в привычку, вы заметите чувство большего контроля и легкости, меньшего стресса и более высокой продуктивности.

Регистрация

Хорошо, давайте посмотрим на вашу любимую задачу, ведение записей.Это просто. Даже если просто не всегда легко, это работает! Просто спросите моих клиентов.

Ведение документации, безусловно, является одной из самых острых проблем, с которыми сталкиваются мои клиенты в своей повседневной практике управления. Если вы находитесь в положении, когда вам необходимо учитывать и записывать потраченное время, приведенные ниже советы будут особенно важны для вас. Убедитесь, что вы правильно ведете учет всего потраченного времени.

Вместо того, чтобы ждать до конца дня или, что еще хуже, несколько дней спустя, чтобы проверить свое время в файле, возьмите за привычку записывать свое оплачиваемое время по ходу работы.Не полагайтесь на память. На протяжении многих лет я не могу сказать вам, сколько оплачиваемых часов я помог своим клиентам найти, следуя этому очень простому подходу. У меня были клиенты, которые ждали до конца дня, конца недели и, что еще хуже, конца месяца, чтобы позаботиться о своей регистрации и выставлении счетов. Как вы думаете, что прошло?

Это просто! Всегда используйте таймер при выполнении любой задачи. Когда вы делаете перерыв или выполняете задачу, запишите время, которое вы провели прямо в этот момент! Не ждите конца рабочего дня.Вы не можете всегда полагаться на память для учета вашего времени. Просмотрите отправленные и удаленные электронные письма в конце дня. Я уверен, что вы найдете больше времени, потраченного на общение с вашими клиентами.