Содержание

Блог МАЭР — Что должен уметь помощник руководителя


Ассистент в бизнесе решает множество организационных, управленческих и бизнес задач, а кроме этого еще и планирует рабочий график руководителя. 


И что же — это работа для избранных?


Конечно нет. Личным помощником может стать каждый, надо лишь обладать нужными знаниями и навыками. Какими именно, вы узнаете из статьи.


Все навыки объединены в три группы:


Так вам будет удобнее пробежаться по списку и понять, что уже есть, а какие качества нужно добавить.


Управленческие навыки


  • Формирование команды. Сюда может входить поиск, подбор и проведение собеседований с кандидатами. А также объединение сотрудников в группы под конкретный проект


  • Постановка задач и контроль. Необходимый управленческий навык, и он наверняка поможет вам в дальнейшем, когда будете продвигаться по служебной лестнице


  • Делегирование. Мало быть хорошим исполнителем, помощнику нужно еще и уметь передавать часть задач другим сотрудникам


Когда овладеете этими навыками, сможете смело претендовать на руководящую позицию. Вы к ней будете готовы на 100%.


Аналитические или цифровые навыки


  • Умение работать со всеми необходимыми программами и сервисами. И это не только Office, еще может понадобится 1С, программы учета времени, контроля задач и т.д. – набор программ может отличаться в зависимости от проекта. 


  • Умение работать с информацией: поиск, отбор, анализ и отсеивание лишнего


В результате вашей работы к руководителю должен поступать минимум информации – максимально полной и насыщенной.


Личностные навыки


  • Ответственность. Помощник, это как раз тот человек, про которого говорят: “Сказал — Сделал”


  • Инициативность. Таких людей называют “проактивные”. Их не нужно пинать и заставлять работать, они сами стараются быть на шаг впереди и заранее рассчитывают всю цепочку дальнейших действий


  • Коммуникабельность. Сложно представить угрюмого и нелюдимого помощника. Это “визитная карточка” руководителя, его связующая нить со всей остальной компанией и деловыми партнерами, поэтому помощнику нужно общаться со всеми и находить общий язык


  • Тайм-менеджмент. Причем не только для своей работы, а и для задач руководителя. Все должно исполняться точно в срок — это знак качества работы личного помощника.


Среди личностных качеств нет ничего сверхъестественного. Это необходимый набор, который должен быть у каждого специалиста, а не только у личного помощника.


У вас есть все эти качества? Тогда можете смело претендовать на должность личного помощника


А если их пока нет? 


Не думайте, что если нет полного “инструментария”, то вас не возьмут на работу. Возьмут — это должность востребована и на нее пока еще можно устроиться не имея богатого опыта. А большинство нужных навыков вы получите как раз в процессе работы. 


Должность личного помощника тем и хороша, что она “прокачивает” вас независимо от того, хотите вы этого или нет)). Причем одни навыки автоматически развивают другие. Например, делегирование сразу подтягивает контроль и т.д.


И главный плюс должности — она может стать трамплином для вашей будущей карьеры 


Многие руководители вышли как раз из личных помощников. У должности отличный потенциал и возможности для роста. Впрочем, это уже тема будущего материала, как раз в нем мы расскажем о вариантах развития карьеры личного помощника. А пока можете прочесть статью “Правила и принципы помощника руководителя: как ассистенту быстро освоиться на новой должности”.

Также может быть полезно

Семь и один принцип работы помощника руководителя

Автор: Koнcтaнтин Bиктopoвич Лaзapeв, действительный государственный советник РФ III класса, директор и пресс-секретарь Иpины Xaкaмaды.

 

Вспомните свой первый рабочий день на новом месте. С чего начать? За что взяться? Кто тут что делает? Как пробраться к начальству? О чем доложить? Как не помешать? Как, в конце концов, быстро стать эффективным и полезным? Должно пройти некоторое время, прежде чем станет более-менее понятно, что нужно руководителю стратегически, а что — в данный момент. При этом вам каждую минуту придется решать, как поступить: активно вмешиваться в процесс или пассивно контролировать его. Главное, чтобы был нужный руководителю результат; правильный результат.

В свое время мне дали совет-принцип, которым я часто пользуюсь на работе и не только. Если вы мучаетесь вопросами, делать или не делать, что делать, как делать, принцип такой: исходите из того, что вам необходимо прежде всего обеспечить комфорт руководителю. Комфорт не буквально физический, а в широком смысле полноценной подготовки любого мероприятия, обеспечения всех нужных материалов к нему, просчета всевозможных вариантов развития событий. При этом у вас автоматически выстроится последовательность действий.

В основу приведенных далее принципов положен мой 13-летний опыт сотрудничества с известным политиком и общественным деятелем Иpинoй Xaкaмaдoй. Они могут пригодиться как профессиональным помощникам или ассистентам руководителей, так и самим руководителям в качестве рекомендаций по организации деятельности своего аппарата. Они также помогут лучше понять мотивацию людей, работающих с вами. Вы узнаете, с чем им приходится сталкиваться и какой ценой с этим справляться.

 

Первый принцип: руководителю комфортно, если вам комфортно

Если вам некомфортно — действуйте.

 

Второй принцип: находитесь в режиме «онлайн» 24 часа в сутки

Конечно, все 24 часа работать не требуется, но очень важно, чтобы вы были морально к этому готовы.

У вас всегда должен быть включен мобильный телефон. На случай, если вы не сможете ответить, должна стоять переадресация на ваш автоответчик или на офис. На автоответчике должны быть записаны номера телефонов, куда можно перезвонить, или адрес электронной почты. Меня это однажды спасло.

Во время церемонии награждения Премией Муз-ТВ в спорткомплексе «Олимпийский», где было тысяч двадцать народу, я потерял свой мобильник. Он, видимо, вылетел из кармана пиджака в тот момент, когда я выходил из подъезда, чтобы встретить Ирину, и мне пришлось перепрыгнуть через какую-то конструкцию.

До ее приезда оставалась одна минута, а телефона нет. Водитель дозвониться не может, но главное — не может дозвониться редактор по VIP-гостям, курирующая выход Ирины на сцену. А выход через пять минут. Прямой эфир. Редактор догадалась набрать резервный номер, который был записан на автоответчике, дозвонилась до моей супруги, которая, моментально осознав все возможные последствия, скинула SMS с нужной информацией прямо на мобильный Ирины. Через пару минут Ирина была на сцене.

У вас дома должен быть полный офис: компьютер, Интернет, электронная почта (рабочая, корпоративная — хотя бы в удаленном доступе!), факс, принтер, ксерокс, сканер (удобнее и дешевле три в одном), все актуальные и неактуальные контакты, график. Это главное, что позволяет реализовывать принцип «включенности» круглые сутки.

Вы сможете по мере необходимости работать, находясь дома, в комфортных условиях и таким образом немного разгружать свой рабочий день. Тем более что сейчас все нужные функции умещаются в маленьком ноутбуке с мобильным Интернетом, который можно использовать даже в пробках. Что касается контактов — всю базу телефонов ваш руководитель носить с собой не будет, но связь с кем-то может потребоваться в любой момент. Часто за этим к вам как к помощнику и обращаются в так называемое нерабочее время.

Мне рассказывали, как один известный бизнесмен позвонил помощнику в четыре часа утра и попросил сделать что угодно, но разогнать собак, лающих перед его домом. На такой случай рекомендую заранее изучить все, что касается обеспечения личного пространства вашего руководителя, — от домашнего индекса до телефонов коммунальных служб. Просчитайте варианты: как вы доберетесь до руководителя в случае срочного вызова или кто из находящихся в более близком и доступном месте сможет прийти вам на помощь.

Этот принцип не означает, что вы должны работать без сна и отдыха. Не превращайтесь в машину: у вас есть личная жизнь и нужно добиться гармонии между нею и работой, даже если последняя не особенно к этому располагает.

Итак:

  1. Мобильный телефон всегда включен.
  2. Установлена переадресация звонков.
  3. Дома создан полноценный офис.
  4. Вы быстро реагируете на электронную почту — и личную, и корпоративную.
  5. У вас всегда при себе база контактов либо обеспечен быстрый доступ к ней.

 

Третий принцип: «Все включено»

Как правило, при приеме на работу с вами оговаривают, что рабочий день будет ненормированным и что вы можете быть задействованы и ночью, и в выходные. Например, начальник вдруг вызывает вас на бизнес-переговоры — и пропали ваши билеты в театр, купленные месяц назад. Лично я дважды попадал в ситуацию, когда нужно было улетать на работу в Москву прямо со свадьбы друга, будучи при этом его свидетелем. Везло только в одном: уезжать приходилось не прямо из ЗАГСа, а на второй день после регистрации брака.

Но самое запоминающееся — это когда под угрозой празднование Нового года. У меня такой случай был, когда в конце 1999 года Б.Н. Ельцин подал в отставку с поста президента России. В восемь вечера политики еще вовсю делали заявления, я готовил предложения к заявлению Ирины, а потом рассылал его по информагентствам, которым также было не до встречи Нового года. Едва успел доехать: на улицах и в метро уже никого не было, все сидели по домам.

Еще один случай, более трагический: 11 сентября 2001 года, когда произошли теракты в Америке, я находился на каком-то совещании по очередной попытке объединения демократов. Кто-то из них принес новость: «Началась война», после чего совещание без заминки продолжилось (многие из демократов считали друг друга сумасшедшими, и, возможно, поэтому на новость никто не обратил внимания). Я рванул в Думу, помощники собрались у телевизора, никто не верил своим глазам. Вечером я был приглашен на день рождения, но мне пришлось сидеть на информационных лентах.

Лучше, если при приеме на работу вы договоритесь с будущим руководителем о том, что ваше месячное вознаграждение не будет зависеть от интенсивности работы. Но если вы хотите, чтобы вас поскорей уволили, — уходите с работы в 18.00, а в пятницу — не позже 16.45, не отвечайте на звонки мобильного телефона и не перезванивайте, тем более в выходные.

У нас в штате была сотрудница, которая умело «продала» себя, представив на собеседовании толстенную папку с результатами своей предыдущей работы и даже фотографии с известными политиками. Но со временем она стала умалчивать о приглашениях прессы на эфиры, если они мешали ее личным планам на вечер. Повторюсь, что правильнее всего будет:

  1. Договориться «на берегу» об оплате вашей работы независимо от ее интенсивности.
  2. Когда пункт 1 будет выполнен, беречь нервы и не вести учет своего рабочего времени, а просто работать, жить и получать удовольствие.
  3. Когда работы мало, воспринимать это как возможность отдохнуть или как бонус в виде маленького отпуска. Будьте уверены, что ваш руководитель именно так это и воспринимает.
  4. В тех случаях, когда приходится выбирать между работой и личной жизнью, если хочется продолжать работать — выбирать работу.

 

Четвертый принцип: реагировать мгновенно

В органах власти и в крупных компаниях принято устанавливать сроки рассмотрения документов. Это приводит к тому, что бумага 29 дней лежит в столе, а на 30-й день исполнитель наконец берет ее в руки. Это в лучшем случае. Затем пишется проект ответа, который еще месяц согласовывается. На переговорах с крупными корпорациями мне так прямо и говорили: «Давайте уберем такой-то пункт договора и напишем вот так-то. Иначе мы это у себя будем месяц согласовывать».

В вашем случае это не пройдет. Руководителю нужен человек, реагирующий мгновенно. Не заставляйте его дергать вас вопросами: «Ну что, сделали?», «Ну как там мое поручение? Доложите, что происходит». Вы должны опередить его в этом, быстро выполнив все, что необходимо, учитывая срочность и приоритетность, и доложить о результатах.

Бывает и так: вы могли сделать дело сразу, но оставили на потом, решив: «Мелочь, успею!» А потом у вас в доме вдруг вырубается электричество или отключают Интернет, и вы не успеваете.

Поэтому:

  1. Выполняйте поручение сразу. Не дожидайтесь окончания отведенного времени.
  2. Помните о том, что вы — помощник руководителя, а не руководитель — ваш помощник. Сами следите за данными вам поручениями и своевременно докладывайте об их выполнении.

 

Пятый принцип: вы должны быть неравнодушны к тому, что происходит с вашим руководителем

Хотя обратная ситуация — полнейшее равнодушие — довольно типична. Вам дается поручение сделать нечто и к определенному сроку. Вы начинаете делать, сталкиваетесь с препятствием, откладываете выполнение, но не сообщаете об этом начальству.

Например, вам поручили сделать шенгенскую визу. Вы готовите документы в посольство, но оказывается, что в справке с места работы начальника указана маленькая зарплата. Вы обращаетесь в бухгалтерию, но бухгалтер отказывается написать в справке большую сумму. И вы подаете документы в посольство, не сообщив руководителю о том, что столкнулись с проблемой. Ему отказывают в визе. Вам все равно. Вы не взяли на себя ответственность, а ответить в результате можете своей головой. Но ведь ваша голова никому не нужна! Нужна виза. Вы вызываете справедливое раздражение начальства.

Если вы не можете решить вопрос своими силами — найдите того, кто вам поможет. Например, можно представить справку из банка о состоянии счета, и проблема будет решена. Не забывайте, что должность секретаря или помощника — это, помимо всего прочего, ступенька в вашей карьере. Как сейчас принято говорить: «Включайте мозг!»

Главное качество хорошего помощника — умение креативно мыслить. Например, вам нужны билеты на самолет. Их можно заказать по телефону. А можно подойти к делу творчески — найти и предложить различные варианты. Спросить, какие существуют тарифы, каким можно сделать маршрут, чтобы резко снизить цену, в какие сроки купить билет, чтобы цена не поднялась и бронь не слетела.

Вот пример случая, когда синергетический эффект возник на стыке креатива и чистой случайности. Я долго вынашивал идею о том, что для Ирины было бы очень неплохо поучаствовать в каком-то проекте с Аллой Пугачевой. Я знал, что Алла Борисовна приглашала Ирину на «Рождественские встречи», но Ирина отказалась петь, так как считала, что не имеет достаточных голосовых данных. В 2005 году Ирина выпустила книгу «Sex в большой политике» — о нравах, царящих в коридорах власти. Я предложил подарить эту книгу Алле Борисовне на день рождения.

В день рождения Пугачевой, 15 апреля, я приехал к Алле Борисовне, передал подарок с цветами и забыл об этом. Через полгода Ирину пригласили в программу «Субботний вечер с Максимом Галкиным», целый блок в которой был отведен под общение Максима и Ирины на тему вышедшей книги. Получилось 15 минут бесплатной рекламы книги по Первому каналу, в новогодней программе с большим рейтингом, в которой участвовали Алла Пугачева и Пьер Ришар.

Подведем итоги:

  1. Если вы столкнулись с проблемой, из-за которой никоим образом не можете выполнить поручение, — сообщите об этом руководителю. Но прежде все-таки перепробуйте все возможности.
  2. Попытайтесь решить задачу разными способами. Со временем вы должны добиться того, чтобы руководитель знал: раз вы обратились к нему, значит, уже использовали все возможности решить вопрос самостоятельно.
  3. Не бойтесь делать нестандартные вещи.

 

Шестой принцип: будьте профессиональны

Потратьте немного времени и усилий, чтобы быть готовыми к любой ситуации. Например, вы летите в командировку, вроде бы все в порядке. Но вы могли бы на всякий случай посмотреть, какие самолеты, кроме вашего, летят в нужный вам город. Вдруг так сложится, что вы попадете в пробку и опоздаете на рейс? Отменить поездку никак нельзя, так как у руководителя выступление, его ждут люди. Заглянув на сайт с расписанием самолетов, вы будете знать, что через пару часов из другого терминала летит следующий рейс. Так, потратив одну минуту, вы, в случае чего, спасете весь визит.

Например, еду однажды на своей машине по делам, до самолета еще пять часов. Погода снежная, мы договорились выехать заранее, с запасом. Регистрацию я оформил по Интернету, чтобы не терять времени на очереди в аэропорту. Слушаю радио, вещающее о пробках, и понимаю, что к Ирине я уже не успеваю. Разворачиваюсь в аэропорт. И снова все встало.

По радио сообщают, что впереди пробка 9 км, до самой кольцевой дороги. Получается, что и она не сможет проехать в аэропорт на машине. Я звоню Ирине и безапелляционно заявляю, что остается только один вариант — электропоезд «Аэроэкспресс». Бросаю машину, прыгаю в метро, звоню помощнице, прошу купить по Интернету два билета бизнес-класса на этот поезд и скинуть мне их на мобильник в электронном виде (чтобы опять же не стоять в очереди в кассу). Все успели, но минута в минуту!

Эта история — только один из множества примеров, но он показателен. Ведь самолет ждать не стал бы, а у нас была намечена напряженная программа в нескольких городах. Масштабы бедствия в случае, если бы мы опоздали, можете оценить сами: три массовых выступления в трех городах по 500 человек, купивших билеты, в каждом. Все это было бы отменено с большими убытками для организаторов и с имиджевыми потерями.

Все эти детали, которые помогли нам успеть (варианты проезда, как избежать очередей в аэропорту, как купить или зарегистрировать билет с помощью современных технологий и т.д.), нужно изучать и брать на вооружение, чтобы в экстренной ситуации вы могли бы легко ими оперировать.

Итак:

  1. Потратьте минуту — спасите проект!
  2. Окружите себя потоками информации.
  3. Иногда полезно представить, что вы руководите страной: это вас как следует испугает.

 

Седьмой принцип: важен результат, а не процесс

Если продолжать предыдущий пример, то для вас результатом является своевременная «доставка» руководителя на мероприятие в другой город. Каким образом разрабатывалась программа его визита, кто — вы или водитель — неверно рассчитал время на дорогу до аэропорта, — все эти мелочи никого волновать не будут. Разбирайтесь с собой и своей командой сами. У руководителей существует правило: если есть возможность, чтобы конфликт разруливали подчиненные, — они и будут разруливать.

Берите ответственность на себя. Не загружайте руководителя ненужными и ничего не значащими подробностями. Неважно, каким образом вам не удалось достичь нужного результата, важен результат — а его нет. А нужно, чтобы был. Если вы пресс-секретарь судьи, логично ваше желание стать судьей. Если вы помощник бизнесмена, скорее всего вы также хотите стать лидером в бизнесе. Ответственность — одно из главных качеств лидера.

 

Восьмой принцип: автономность

Разобравшись в процессе, в требованиях руководителя к вашей работе, в критериях эффективности и в оценках, вы становитесь все более и более самостоятельны. Вы сами знаете о своих обязанностях и сами инициируете и выполняете поручения. Если руководитель подает налоговую декларацию каждый год, то вы, не дожидаясь его поручения, в начале года начинаете сбор необходимой информации и бухгалтерских справок, готовите декларацию и сдаете ее. Вы понимаете, что сами должны заботиться о работоспособности его мобильного телефона, а значит, следить за балансом средств, и тому подобное.

Высший пилотаж — это когда вы можете самостоятельно и объективно оценивать себя. Вы знаете, где не доработали, где выкрутились, где нанесли ущерб, а где принесли бонус. Самостоятельно поддерживаете баланс: сами себя милуете, сами себя казните.

 

Только практические современные знания и навыки. Учитесь только тому, что вам интересно и нужно по абонементу, со скидкой.

Кто он, ассистент руководителя? Портрет профессии

Персональный ассистент — незаменимая профессия в 21 веке. Это человек, который прикреплен к руководителю и вполняет различного рода задачи: личные или бизнес-поручения.

В настоящее время все больше и больше курсов для помощников посвящены важных навыкам в работе ассистента. И это неспроста: ведь ассистент — своего рода «человек-орекстр». Он должен обладать высокоразвитой эмпатией, коммуникативными и управленческими навыками.

ПОРТРЕТ ПРОФЕССИИ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ

Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.

Однако с 2015 года в России действует профессиональный стандарт секретаря-помощника, в котором закреплены общие и самые распространенные функциональные обязанности для помощника.

Например,

Не стоит забывать, что профстандарт — это лишь обобщенный портрет профессии ассистента и помощника. Но это не значит, что в нем приведет исчерпывающий перечень функций.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

В настоящее время наша страна только приходит к пониманию необходимости профессии ассистента. Ведь руководитель не может взвалить на себя организационные и иные «рутинные» обязанности — некогда будет выполнять стратегические задачи.

Однако на рынке уже появилось деление ассистентов на типы. Предлагаю с ними разобраться:

  • Секретарь-помощник руководителя — правая рука руководителя. его обязанности закреплены в профстандарте секретаря помощника. Он занимается типичными функциями помощника, однако, зачастую также выполняет простые поручения руководителя. Основная его цель — осовободить руководителя от рутины.
  • Персональный ассистент — ассистент руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и уклоном на личные поручения.

Персональный ассистент прикреплен к конкретной персоне — руководителю. И выполняет как те задачи, которые связаны с типичными должностными обязанностями (документы, работа с посетителями, планирование графика шефа и др.), так и личные поручения.

Примеры личных поручений:

— организация Дня Рождения сына руководителя

— покупка подарка к Новому году жене руководителя

— покупка картины в особняк руководителя и т. д.

Личные ассистенты (они же персональные) необходимы как руководителям крупных компаний, так и медийным личностями (например, блогерам, политикам).

  • Бизнес-ассистент — ассистент руководителя с базовым пулом задач, а также большим объемом бизнес-поручений.

Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:

— курирование команд

— ведение проектов

— курирование интернет-агентств

— помощь в участии в профильных выставках

— развитие сотрудничества и партнерства и др.

Очень важно для бизнес-ассистента быть специалистом с развитыми кросс-функциональными навыками в области бизнес-процессов, маркетинга, управления проектами и др.

КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА

Поскольку ассистент — приближенное лицо к «императору», то он обязательно должен быть:

  • вовлеченным и активным. То есть, хотеть работать на пользу шефу и своей компании.

Постоянно думать «Что еще я могу предпринять на благо моей компании?»

Для руководителя большой стресс — менять ассистента. Поэтому очень ценится преданность.

  • хранить конфиденциальную информацию

Важно понимать, что на позиции помощника Вы владеете большим количеством конфиденциальной информации. Ее важно береть, хранить и не разглашать.

Сюда входит как грамотная устная, так и грамотная письменная речь.

Нужно безупречно знать правила хорошего тона, уметь завести и поддержать светскую беседу. 

  • ответственный

Мало принять решение, важно еще быть за него ответственным: то есть нести ответственность за последствия своих решений.

Список качеств ассистента можно продолжать бесконечно. Данному блоку посвящен целый модуль как на очных курсах помощника руководителя, так и в дистанционных.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.  

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

 


Личный помощник, референт руководителя – это правая рука своего руководителя. Такие специалисты призваны «разгрузить» босса, взяв на себя обязанности по планированию его рабочего дня, ведению деловой переписки, встрече посетителей, выполнению конфиденциальных поручений. Личные помощники организуют рабочие переговоры и совещания, ведут протоколы собраний, выполняют сами или заказывают устные и письменные переводы. В их компетенции – подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций, необходимых руководителю для принятия решений , для докладов и выступлений. Личные помощники организуют командировки своего руководителя, сопровождают его в деловых поездках, выполняют поручения начальства и курируют других сотрудников, исполняющих задания руководства. 

Прежде чем стать личным помощником руководителя, необходимо отработать не менее 3-х лет в должности секретаря. Необходимость присутствовать на переговорах наряду с первыми лицами компаний диктует и требования к внешнему виду кандидатов: деловой дресс-код и умение  выглядеть презентабельно. Личные помощники руководителей должны владеть компьютером, знать делопроизводство, иметь навыки ведения деловой переписки и опыт работы с большими объемами информации.

Вот, например какие критерии при найме помощника  руководителя выдвигают на первый план компании, которые входят в 1000 американских компаний по рейтингу журнала «Форчун»:

На первом месте – лидерство и умение контролировать процессы. Все больше и больше от администратора требуется сила личного примера, умение убеждать, контролировать и направлять.

Второй необходимый навык – взаимоотношения с руководителем и решение проблем. Руководителям нужны помощники, которые не только выявляют проблемы, но и могут предложить их решения. Третье необходимое функциональное умение — управление различными проектами в рамках своих обязанностей.   Помощник руководителя должен уметь определить, кто будет участвовать в проекте, распределить обязанности, собрать команду, привлечь добровольцев, если нужно, и довести дело до конца. Для этого нужны организаторские способности.

Четвертое умение- формирование команды, которое тесно связанно с лидерством и решением проблем. Современным руководителям нужна не только «правая рука», но и голос. Помощник руководителя должен уметь выступать от имени своего руководителя. Как внутри компании, на презентациях, совещаниях, конференциях, так и за ее пределами.  Пятое умение — хорошее знание информационных технологий, и не только офисного пакета, но и разнообразных баз  данных и графических программ для подготовки презентаций. Он должен уметь устанавливать программы, архивировать документы, а также готовить контракты, пресс-релизы и другие материалы, хорошо ориентироваться в Интернет и сооциальных сетях, уметь проводить мониторинг репутационной информации о компании и руководителе в сетевых источниках.

В обязанности помощника руководителя может входить организация виртуальных конференций, теле- и видеоконференций, т.к.   многие  сотрудники компаний, особенно руководители, все больше времени проводят вне офиса и работают через электронную среду. 

 Один из главных предметов при обучении помощника руководителя – «Телефонное мастерство». Это необходимый навык  с точки зрения «передовой линии». На втором месте — «Деловой этикет» и « Психология общения с руководителем». В этой области бывают разные проблемы. Например, неконструктивная реакция на критику, неформальные и неудобные поручения. У помощника могут возникать вопросы «Как на это реагировать и чьи интересы ставить на первое место? Интересы руководителя, который дает задание, интересы компании, в которой ты работаешь, или свои собственные интересы?»

Как правило,  на этот курс приходят уже опытные секретари или офис-менеджеры, которые хотят вырасти в своей фирме или сменить место работы, перейдя в более крупную компанию. Для работы по этой специальности требуется высшее образование.

Цель обучения:

повышение квалификации секретарей и офис-менеджеров, которые переходят на более высокую карьерную позицию, в направлении развития навыков решения проблем руководителя, путем развития лидерских качеств и новых организационных и технологических умений, навыков вертикальных и горизонтальных коммуникаций, работы с информацией, как внутри компании , так и с внешними контрагентами и партнерами, навыков делового этикета и психологии общения

Кто такой, личный помощник руководителя?. InvestGo24

Личный помощник (ассистент) — востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат).

В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.

Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь читать мысли руководителя , уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют руководители к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей «правой руки». Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании.

Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. В их помощи нуждаются как топ-менеджеры мелких компаний, так и генеральные директора крупнейших холдингов. Профессионализм помощника в идеале должен позволить работодателю переложить на него существенную часть собственных обязанностей, не требующих личного участия.

Плюсы и минусы в работе помощника руководителя

     Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

  • тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
  • некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
  • возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

Должностная инструкция: помощник руководителя организации

Большая организация — большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья — презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям — специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.

  • Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
  • Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
  • Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
  • Помощник руководителя. Эта должность подразумевает такие же квалификационные требования, как к руководителю: полное высшее образование, опыт работы по специальности не менее 2 лет. Вероятно, потребуются и особые личностные характеристики претендента, а, возможно, и повышение квалификации.

Для чего необходима должностная инструкция?

Помощник руководителя, являясь должностным лицом, обязан действовать в рамках своих функциональных прав и в полном объеме выполнять предписанные функции. Впрочем, даже не являясь руководителем, сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности добросовестно и в срок.

В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения этих компетенций, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий. Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, должностная инструкция помощника руководителя организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.

Личный помощник руководителя

Должностная инструкция помощника составляется по образцу аналогичной инструкции для руководителя или его заместителя за исключением некоторых первоочередных функций стратегического планирования и управления. Вероятно, помощнику также не поручат приём и увольнение сотрудников, право распоряжения финансовыми средствами предприятия, выдачу доверенностей и иные компетенции, принадлежащие лично руководителю.

Впрочем, законодательство позволяет делегировать любые функции сотруднику, которому доверяют, при условии, что у него достаточно квалификации, знаний, опыта и авторитета для решения подобных вопросов. Важно лишь правильно оформить полномочия работника — приказом или доверенностью.

При этом должностная инструкция помощника руководителя предприятия должна отражать фактически выполняемые им работы.

Типовые разделы

Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации.

Должностная инструкция «Помощник руководителя», как и любая другая, должна включать следующие части:

  1. Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.
  2. Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.
  3. Права, предоставляемые работнику.
  4. Пределы ответственности за нарушения.
  5. Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
  6. Что должен знать сотрудник на данной позиции.
  7. Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.

Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.

Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Утверждено:

Директор (название организации)

подпись

(Ф.И.О.)

дата утверждения

Должностная инструкция «Помощник руководителя»

1. Основные условия

1.1. Профкатегория «Руководители».

1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.

1.3. Подчинение: непосредственно директору.

2. Функции

Помощник руководителя:

2.1. Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора.

2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями.

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

3. Полномочия

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

4. Ответственность

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

5. Квалификация

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

6. Должен знать

Действующее законодательство, Устав, Коллективный договор (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

7. Взаимодействие

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Согласовано:

Начальник отдела кадров

Подпись

(Ф.И.О.)

Юрисконсульт

Подпись

(Ф.И.О.)

Ознакомлен:

подпись

(Ф.И.О.)

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом — должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его функциональные обязанности будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому «помогают». Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция «Помощник руководителя» в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Помощник руководителя: особенности, преимущества и перспективы профессии | interra | школа современных профессий

Референт, маркетолог, менеджер – помощник руководителя является универсальным сотрудником, правой рукой начальника. В чем суть профессии, каковы обязанности и перспективы специалиста? Ответы на эти вопросы ищите в нашей статье.

Ответственность и пунктуальность, оперативность и предусмотрительность, стрессоустойчивость и многозадачность – должность помощника руководителя не требует каких-либо узкоспециализированных знаний. Главное в работе – личные качества. Несмотря на видимую простоту вакансии, рынок труда в интернете испытывает дефицит профессиональных кадров в этой сфере. Почему? Все дело в многочисленных обязанностях.

Как правило, основными функциями личного помощника являются:

  • Планирование рабочего расписания руководителя;
  • Организация командировок и бронирование мест на мероприятия;
  • Поиск информации и подготовка презентаций;
  • Работа с документами и ведение деловой переписки;
  • Подбор кадров и контроль работы сотрудников;
  • Личные поручения.

Помощник руководителя (картинка взята из открытых источников)

Помощник руководителя (картинка взята из открытых источников)

Что должен знать и уметь ассистент?

Полный круг обязанностей зависит от сферы деятельности компании, самого руководителя и компетенций исполнителя. Все чаще стандартные требования к помощнику модифицируются в специфические, и это гарантирует опытным соискателям преимущество. Работа в графических редакторах или опыт написания текстов – дополнительные навыки повышают шансы на получение желаемой должности, профессиональный статус и уровень дохода специалиста.

Несмотря на широкий спектр обязанностей, профессия не требует какого-либо обучения. Но некоторыми базовыми навыками специалист обладать все же должен. Среди них:

  • Владение офисными программами на уровне опытного пользователя;
  • Умение пользоваться электронной почтой и мессенджерами;
  • Грамотная устная и письменная речь.

Особенности должности

Нельзя не отметить преимущества профессии, главным из которых является опыт. Благодаря ему, не имеющая ограничений по полу и возрасту должность открывает двери в бизнес-сферу, дает возможность основать собственное дело или сделать шаг вверх по карьерной лестнице. К слову, четких границ карьера личного ассистента не имеет. Совершенствование на профессиональном поприще происходит посредством перехода из одной компании в другую – более престижную и перспективную.

Среди нюансов профессии можно выделить высокий уровень ответственности, а также насыщенный и ненормированный график – длительность рабочего дня ассистентов сводится к режиму 24/7. Именно столько времени он должен оставаться на связи, чтобы в нужный момент оказать помощь начальнику. Но чаще всего, конечно, руководители не звонят по ночам, поэтому сильно бояться такого графика, указанного в вакансии, не стоит. Кроме того, даже если такие неудобства и возникают, то все это с лихвой компенсирует вознаграждение помощника руководителя.

Если Вас заинтересовала профессия личного помощника, то поближе познакомиться с ней Вы можете на нашем бесплатном 7-ми дневном онлайн-курсе «Профессия: Личный помощник», пройдя который Вы получите необходимые для старта в этой сфере навыки. Подписка на курс возможна и в социальный сетях: ВК, Facebook.

5 основных качеств, необходимых помощнику менеджера | Work

Автор Chron Contributor Обновлено 08 июня 2021 г.

Помощник менеджера работает с главным менеджером и выполняет ряд надзорных функций. Должность требует лидерских качеств и хороших навыков работы с людьми, умения хорошо общаться, а также знаний и опыта для проявления инициативы. Помощник менеджера должен уделять большое внимание деталям и быть в состоянии эффективно выполнять указания непосредственного руководителя.

Навыки лидерства

Помощник менеджера — это руководящая роль, и поэтому вы должны быть готовы устранять проблемы на рабочем месте, разрешать споры между сотрудниками и клиентами и всегда поддерживать профессиональное поведение, согласно Indeed. Помощник менеджера обычно отвечает, когда менеджер недоступен, а это означает, что вы должны быть готовы выступать в качестве защитника сотрудников, которых вы сменили.

Способность следовать указаниям

Помощник менеджера обычно работает по указанию супервайзера и должен действовать в соответствии с указаниями старшего менеджера.У каждого менеджера свой стиль, и ваш начальник захочет, чтобы вы демонстрировали постоянство в работе. Это включает в себя выполнение конкретных указаний и возможность взять на себя все управленческие задачи по мере необходимости.

Ответственность за знания

Помощник менеджера должен быть знаком с тем, как работает бизнес, и хорошо разбираться в продуктах, услугах и процедурах компании. Это поможет вам взять на себя любую роль в любой момент и обеспечить бесперебойную работу, даже если кто-то заболел, оборудование сломалось или заказ задерживается.Вы также обязаны приходить на работу вовремя, профессионально представлять свою компанию и проявлять уважение к своим сотрудникам.

Общая симпатия

Сотрудник на уровне помощника начальника, который нравится сотрудникам, более эффективен, чем тот, кто его не любит. По словам Reliable Plant, навыки помощника менеджера должны включать в себя хорошие навыки общения и работы с людьми, способность управлять, не доминируя и не контролируя, и вы должны быть в состоянии мотивировать сотрудников на более высокий уровень производительности.Быть честным и беспристрастным в том, как вы управляете сотрудниками, также является ценным качеством.

Способность принимать решения

Помощникам руководителей часто приходится принимать как мелкие, так и важные решения на рабочем месте. Чтобы быть эффективным в этой роли, вы должны уметь быстро думать и действовать решительно. Цель хорошего помощника менеджера — уметь быстро оценить любую ситуацию, взвесить все «за» и «против» различных подходов и принять взвешенное и обоснованное решение, выгодное для всех сторон.

Описание работы помощника менеджера [обновлено для 2022 г.]

Чем занимается помощник менеджера?

Помощники менеджера обычно используются в офисах, розничной торговле или сфере общественного питания для управления персоналом, организации графиков, устранения неполадок оборудования и реагирования на жалобы или проблемы клиентов. Помощники менеджера помогают генеральному директору вносить изменения в рабочие процессы офиса, проводить оценку сотрудников, разрабатывать и внедрять политики магазина и планировать маркетинговые или рекламные мероприятия.Их роль заключается в повышении эффективности рабочего места и обеспечении удовлетворенности персонала, выступая в качестве посредника между руководителями высшего уровня и ролями начального уровня, которые работают непосредственно с клиентами. Они собирают отзывы сотрудников, менеджеров и клиентов, чтобы внести полезные коррективы в процедуры компании.

Навыки и квалификация помощника менеджера 

Поскольку помощники менеджеров отвечают за многие важные аспекты бизнеса, они должны обладать различными навыками и квалификацией, включая:

  • Прекрасная устная речь и способность четко и эффективно передавать важную информацию
  • Сильное лидерство и инициатива
  • Отличный делегат и посредник
  • Человек, способный обеспечить отличное обслуживание клиентов
  • Способность быстро принимать решения и решать проблемы
  • Отличный тайм-менеджмент
  • Ответственный, целеустремленный и организованный
  • Сильное внимание к деталям и способность работать в режиме многозадачности
  • Уверенный в себе, инициативный и готовый решать проблемы на рабочем месте
  • Отличные навыки слушания и способность получать указания от лиц, занимающих более высокие должности
  • Привлекателен для большинства и способен мотивировать других

Ожидания по зарплате помощника менеджера 

Средняя зарплата помощника менеджера составляет 12 долларов.69 в час. Эта заработная плата может варьироваться в зависимости от отрасли, географического местоположения и опыта помощника менеджера.

Требования к образованию и обучению помощника менеджера 

Диплом средней школы или GED необходим для того, чтобы получить работу в качестве помощника менеджера. На сегодняшнем рынке труда степень бакалавра или послесреднее образование настоятельно предпочтительнее, если не требуется некоторыми работодателями. Предлагаемые области обучения включают деловое администрирование и менеджмент.Большинство компаний проводят обучение новых сотрудников на рабочем месте. Продолжительность и объем обучения варьируются в зависимости от компании, так как некоторым может даже потребоваться специальная сертификация.

Требования к опыту помощника менеджера

Как правило, помощники менеджеров имеют несколько лет опыта работы в той области, в которой они руководят. Опыт обычно начинается с позиции начального уровня в выбранной отрасли, после чего следует череда повышений по службе.Предыдущий опыт руководящей работы настоятельно приветствуется. Помощник менеджера должен иметь руководящие роли в своем резюме, и он должен иметь практический опыт наблюдения за сотрудниками, давать указания и решать проблемы на рабочем месте. Помощники менеджера обладают сильными, всесторонними знаниями в выбранной ими отрасли, и им очень комфортно руководить другими. Например, по данным Бюро статистики труда США (BLS), большинство розничных компаний будут продвигать своего помощника менеджера по розничной торговле изнутри.Обычно этот человек имеет достаточный опыт работы в сфере розничной торговли и имеет степень бакалавра или какой-либо аттестат о высшем образовании.

Образцы должностных инструкций для аналогичных должностей 

Если вы не хотите нанимать помощника менеджера, вместо этого рассмотрите эти похожие вакансии:

Что нужно, чтобы стать отличным помощником управляющего магазином

Если вы ищете лучшие навыки, чтобы стать хорошим продавцом или помощником управляющего магазином, вы попали по адресу.Так много розничных продавцов продвигают продавцов или помощников менеджеров, чтобы они стали менеджерами магазинов, если они докажут, что могут взять на себя дополнительные обязанности.

Хороший продавец – это мостик между часто отсутствующим в торговом зале менеджером и работниками. Когда их обучают и вознаграждают за их коммуникативные навыки, в частности, продавцы на вес золота.

Возможно, поэтому LinkedIn сообщает, что зарплата помощника управляющего магазином колеблется от 31 до 65 тысяч долларов.Удивлены, узнав, что карьера в розничной торговле оплачивается? Там, где много вознаграждается, много и ожидается.

Вот семь основных навыков помощника управляющего магазином

1. Внимание к деталям. Ваша способность правильно излагать факты является ключом к поддержке руководства. Это может быть память о дне рождения коллеги, лицо лояльного клиента, а также специальные заказы и проблемы с обслуживанием. Вы должны обладать квалификацией, чтобы иметь возможность фильтровать потребности вашего босса и доводить до его внимания важные детали, а также заниматься более мелкими вещами, которые часто заполняют его тарелку.

2. Способность принимать решения . Хороший продавец обладает хорошими навыками решения проблем, поэтому он может обдумать варианты, а затем передать их менеджеру. Если есть жалобы или опасения клиентов, хороший продавец предложит менеджеру два варианта вместо того, чтобы спрашивать: «Что вы хотите, чтобы я сделал?» Вы поддерживаете руководство, а не просто передаете им проблему за проблемой, ожидая, что они все исправят. Поймите, какие обязанности вам даны, и выполняйте их.С другой стороны, помогите менеджеру выбрать наилучшую альтернативу решениям, над которыми вы не имеете полномочий.

3. Способность приостановить собственное эго . Поймите, что термин «помощник» означает, что вы подчинены. Обязательно будут моменты, когда босс захочет, чтобы вы сделали что-то, чего вы предпочли бы не делать. Извините, это позиция. Я всегда говорил своим помощникам: «Ваша работа — сделать так, чтобы я хорошо выглядел». Когда вы делаете это и поддерживаете менеджера или владельца, вы показываете, что являетесь командным игроком и имеете право на дополнительные обязанности и возможность однажды открыть свой собственный магазин.

4. Возможность соединения с клиентом . Лучшие продавцы общаются с покупателями, потому что умеют их читать. Помощник менеджера, который может читать положение тела и тон голоса и соответствующим образом приспосабливаться, будет бесценным. Вы, как помощник, также должны уметь моделировать наилучший процесс продаж, чтобы не только помогать покупателям, но и превращать их в покупателей ваших товаров. В некотором смысле помощник менеджера должен быть лучшим продавцом в торговом зале.

5. Возможность быть второй парой глаз… и ушей . У менеджера магазина должен быть еще один человек, который может изучить что-то вроде проблемы с производительностью сотрудника, жалобы клиента или проблемы с запасами, но не сплетничать. Вы в торговом зале , но вы больше, чем просто продавец. Ваши навыки продавца в розничном магазине означают, что вы можете использовать информацию, которую видите и слышите, выявлять тенденции, ухудшающие качество обслуживания клиентов, а затем искать способы их исправить — либо самостоятельно, либо с вашим менеджером.

6. Возможность продажи. Многие продавцы-консультанты получили повышение, потому что доказали, что являются хорошими продавцами-консультантами. Как помощник менеджера, вы по-прежнему будете хотеть общаться со своими клиентами и моделировать исключительное обслуживание клиентов. Вы должны быть в состоянии помочь клиентам и сделать продажу благодаря вашим навыкам и опыту межличностного общения.

7. Подружись с бегуном. Когда я занимался бегом в старшей школе, мы считали неоценимым иметь напарника, который подбадривал нас, бежал вместе с нами и продолжал подталкивать нас делать все возможное.Ваша главная цель в качестве продавца — быть напарником менеджера; быть кем-то, с кем они могут составить план, кем-то, кто поощряет их, и кем, кому они могут доверять, чтобы поддержать их в любое время.

Как команда, вы и ваш менеджер магазина должны быть в состоянии достичь и перевыполнить ежемесячные планы продаж, управлять запасами и рабочей силой, идти в ногу с последними тенденциями мерчандайзинга и делать все это с улыбкой, работая в обычном магазине. розничный магазин.

Чего вам следует избегать в качестве помощника менеджера? Превышение своей роли; вы здесь, чтобы помочь менеджеру, а не быть менеджером.

Поскольку вы, вероятно, мечтаете стать менеджером магазина, прочтите этот пост…

7 основных навыков, необходимых каждому менеджеру розничной торговли для достижения успеха

В сумме

На хорошего помощника менеджера по розничной торговле может оказываться большое давление, чтобы увеличить продажи, потому что он, как правило, ближе к команде, чем владелец магазина или менеджер. Но лучший способ увеличить продажи — работать в команде.

Помощник менеджера по розничной торговле должен быть лидером команды, чтобы получить максимальную отдачу от других сотрудников, особенно когда менеджер не работает, но также должен быть командным игроком, поддерживая менеджера и не оспаривая каждое его решение.

Узнайте, как преуспеть в этих обязанностях, и вы превратитесь из хорошего помощника в отличного менеджера.

Чтобы узнать, как стать отличным помощником, отличным продавцом или менеджером по розничным продажам, ознакомьтесь с программой SalesRX, посвященной моей программе обучения розничным онлайн-продажам. Это как можно ближе к тому, что я лично обучаю вас конкурировать с интернет-магазинами.

Полное руководство: как стать помощником менеджера

Если вы прирожденный лидер, полны энтузиазма, трудолюбивы и амбициозны, то роль

помощника менеджера может стать вашим призванием.Если у вас есть планы подняться по управленческой лестнице, то это отличное место для начала.

Вы узнаете все, что вам нужно знать о том, как управлять командой, не принимая на себя всю ответственность, связанную с должностью генерального менеджера. Конечно, вы не можете просто занять позицию помощника менеджера, вам нужно будет очень много работать, чтобы получить ее — прочитайте это руководство, чтобы узнать, как стать помощником менеджера.

Несмотря на то, что эта роль требует долгих часов работы, вы можете выполнять множество обязанностей и задач, на которые, как вам кажется, вы не подписывались, помощь в управлении командой и наблюдение за тем, как команда растет и добивается успеха, является отличной наградой за всю тяжелую работу. ты вставляешь.

Что такое помощник менеджера?

  • Описание работы

    Помощник менеджера — это управленческая роль низшего среднего звена, подчиняющаяся генеральному директору. В этой роли вы будете поддерживать менеджера всеми возможными способами, удерживать форт, когда менеджер отсутствует, и делать сотрудников счастливыми, помогая им, когда им нужна поддержка.

    Вы можете работать в любой отрасли на этой должности, выбирайте сами.Будь то розничная торговля, ресторан, тематический парк или тренажерный зал. Вы можете найти помощников менеджера во всех отраслях.

  • Часы работы

    Скорее всего, вы будете работать полную 40-часовую неделю, с понедельника по пятницу и, возможно, в выходные и по вечерам, в зависимости от отрасли и компании, в которой вы будете работать; например, если вы работаете в магазине или ресторане, вам придется работать в часы их работы, в том числе в праздничные дни.

    Звучит утомительно? В качестве помощника менеджера вы должны быть готовы потратить часы не только на то, чтобы проявить себя в этой роли, но и на то, чтобы всегда быть рядом, чтобы помочь своей команде. Они будут обращаться к вам за советом, помощью и решением проблем, когда бы они ни возникали.

  • Основные обязанности

    Итак, каковы будут ваши основные обязанности?

    Вот список задач, которые от вас ожидаются:

    • Помощник генерального директора
    • Оценка эффективности работы персонала
    • Обработка жалоб клиентов
    • Распределение работы между членами команды
    • Помощь в наборе, обучении, продвижении по службе и оценке эффективности
    • Мотивация сотрудников
    • Проведение групповых собраний

Основные квалификации помощника менеджера

Какая квалификация вам нужна, чтобы получить работу помощника менеджера?

Желательны

GCSE’s A*-C или эквивалент.Вам не обязательно нужен уровень A или степень, но любая дополнительная квалификация только выделит вас больше и даст вам преимущество. Некоторые компании могут предлагать схемы обучения менеджменту, где вы можете пройти обучение на рабочем месте. Некоторые квалификации, которые вы могли бы рассмотреть:

Важные навыки помощника менеджера

Есть определенные навыки, которыми вы должны обладать, чтобы стать успешным помощником менеджера.

У вас есть все необходимое? Вам понадобятся следующие навыки:

  • Лидерские качества
  • Организаторские способности
  • Доступный
  • Навыки обслуживания клиентов
  • Навыки принятия решений
  • Ответственный
  • Многозадачность
  • Тайм-менеджмент

Какая зарплата у помощника менеджера?

Сколько ты возьмешь домой?

Конечно, ваша зарплата будет зависеть от того, в какой части страны вы находитесь, и от размера компании, в которой вы работаете.Помощник менеджера обычно зарабатывает от 17 000 до 30 000 фунтов стерлингов. Не плохо, верно?

Как стать помощником менеджера

Итак, теперь вы знаете немного больше о роли работы, как вы собираетесь получить работу?

Если у вас нет управленческой квалификации, не паникуйте — ваша целеустремленность и трудолюбие в качестве сотрудника могут привлечь к вам внимание, и вас могут повысить (после нескольких лет опыта) до должности помощника менеджера.Опыт часто значит больше, чем квалификация, особенно если вы проявляете интерес к прогрессу и всегда стремитесь узнавать новое и повышать свою производительность.

Как развивать карьеру помощника менеджера

Вы получили задание, но что дальше?

После того, как вы зарекомендовали себя и приобрели ценный опыт в качестве помощника менеджера, следующим шагом для вас будет подняться по карьерной лестнице, чтобы стать менеджером.

Или вы могли бы посмотреть, что еще есть — как насчет перехода в другую компанию — возможно, управлять большей командой людей или, если вы хотите изменить ситуацию, вы даже можете перейти в совершенно другую отрасль.Как только у вас появится опыт, работодатели с большей вероятностью рассмотрят вас на работу.

Сделайте решительный шаг; вы никогда не знаете, какие возможности могут быть там для вас. Это может быть карьера, которую вы всегда искали.

Карьерные возможности

  • Вы можете найти лучшие вакансии менеджера по продажам в таких брендах, как Greggs, The Gym Group, Be at One, Nando’s и многих других.

Что делает помощник менеджера: описание работы и обязанности

Некоторые из навыков, которые мы нашли в резюме помощника менеджера, включали «бумажная работа», «коммуникация» и «обслуживание клиентов».» Мы подробно описали наиболее важные обязанности помощника менеджера ниже.

  • Коммуникативные навыки можно считать самой важной чертой личности помощника менеджера. убедительно» Помощники менеджера могут использовать коммуникативные навыки в следующем примере, который мы взяли из резюме: «Гарантированное общение между фронт-офисом и клиническим персоналом относительно графика приема пациентов.
  • Еще одна черта, важная для выполнения обязанностей помощника менеджера, — это лидерские качества. Согласно резюме помощника менеджера, «высшее руководство должно быть в состоянии успешно руководить организацией, координируя политику, людей и ресурсы». Вот пример того, как помощники менеджера могут использовать лидерские качества: «Контролировал предотвращение убытков и операционные программы для минимизации рисков и просматривал отчеты с командой высшего руководства. »
  • Помощники менеджера также известны своими управленческими навыками, которые могут иметь решающее значение при выполнении своих обязанностей.Пример того, почему этот навык важен, показан во фрагменте, который мы нашли в резюме помощника менеджера: «Высшие руководители должны формировать и направлять деятельность организации». test: «Управление операциями, включая управление товарами, организацию рекламных акций, предотвращение убытков и повышение прибыли».
  • Обязанности помощника менеджера иногда требуют «навыков решения проблем». Обязанности, которые зависят от этих навыков, показаны в этой выдержке из резюме: «Высшее руководство должно выявлять и решать проблемы в организации». В этом примере резюме показано, как этот навык используется помощниками менеджеров: «Координация деятельности фронт-офиса и решение проблем.»
  • В описании помощника менеджера вы можете обнаружить, что одним из навыков, которые могут быть полезны для работы, являются «навыки управления временем». в одно и то же время, как правило, под своим руководством, чтобы убедиться, что их работа выполнена и что они достигают своих целей». Этот навык может быть полезен в следующем сценарии: «Выполняли ежедневный подсчет циклов и помогали в еженедельных расчетах заработной платы, чтобы сотрудники получали оплату, как ожидалось. и вовремя.»
  • См. полный список навыков помощника менеджера.

    Прежде чем стать помощником менеджера, 41,5% получили степень бакалавра. Когда дело доходит до получения степени магистра, 3,5% помощников менеджера пошли на дополнительное образование. Если вы хотите продолжить эту карьеру, возможно, вы сможете добиться успеха, имея высшее образование. На самом деле, некоторые помощники менеджеров имеют высшее образование. Но примерно каждый пятый помощник менеджера вообще не посещал колледж.

    Те помощники менеджеров, которые учатся в колледже, как правило, получают дипломы в области бизнеса или общего образования. Менее распространенные степени для помощников менеджеров включают степени психологии или степени уголовного правосудия.

    Когда вы будете готовы стать помощником менеджера, вам следует изучить компании, которые обычно нанимают помощников менеджера. Согласно резюме помощников менеджеров, которые мы просмотрели, помощников менеджеров больше всего нанимают Domino’s Pizza, Sonic Drive-In и Arby’s.В настоящее время в Domino’s Pizza открыто 5 382 вакансии помощника менеджера, 2 654 в Sonic Drive-In и 1 186 в Arby’s.

    Если вас интересуют компании, в которых ассистенты менеджеров зарабатывают больше всего, вам следует подать заявку на вакансии в California Resources, Paul, Weiss, Rifkind, Wharton & Garrison и Global Partners LP. Мы обнаружили, что в California Resources средняя зарплата помощника менеджера составляет 107 076 долларов. В то время как в Paul, Weiss, Rifkind, Wharton & Garrison помощники менеджера зарабатывают примерно 104 591 доллар.А в Global Partners LP средняя зарплата составляет 99 598 долларов.

    Подробнее о зарплатах помощников менеджеров в США.

    Если вы получили образование в 100 лучших учебных заведениях США, возможно, вы захотите взглянуть на Enterprise Holdings, Walmart и Abercrombie & Fitch. Эти три компании наняли значительное количество помощников менеджеров из этих учреждений.

    Отрасли, в которых помощники менеджеров выполняют больше всего функций, — это розничная торговля и гостиничный бизнес.Но самая высокая годовая зарплата помощника менеджера приходится на финансовую отрасль и составляет в среднем 52 093 доллара. В обрабатывающей промышленности они зарабатывают 47 321 доллар, а в розничной торговле в среднем около 40 256 долларов. В заключение, помощники менеджеров, работающие в финансовой сфере, получают на 35,7% больше, чем помощники менеджеров в индустрии гостеприимства.

    Образец должностной инструкции помощника менеджера

     

    Этот шаблон описания вакансии помощника менеджера оптимизирован для публикации на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий.Вы можете изменить этот шаблон, включив в него обязанности и ответственность, связанные с управлением розничным магазином.

    В обязанности помощника менеджера входит:

    • Помощь менеджеру в организации, планировании и реализации стратегии
    • Координация работы розничного магазина
    • Обеспечение выполнения графиков и задач магазина сотрудниками
    Нанимаете помощника менеджера?

    Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы опубликовать эту вакансию и нанимать лучше и быстрее.

    Попробуйте!

    Краткая информация о вакансии

    Мы ищем ответственного помощника менеджера, который поможет организовать и управлять нашими розничными магазинами и при необходимости заменит менеджера магазина. Ваша работа будет очень важна для обеспечения того, чтобы команда продаж достигла своих целей эффективности и удовлетворенности клиентов.

    В обязанности помощника менеджера

    входит найм и обучение продавцов, контроль запасов и заказ товаров в зависимости от спроса. Вы также будете исследовать продукты конкурентов и анализировать поведение потребителей, чтобы убедиться, что наш магазин соответствует ожиданиям клиентов и превосходит их.

    Наш идеальный кандидат должен иметь навыки менеджера по розничной торговле с острым деловым мышлением. Вы также должны уметь организовывать и решать проблемы. Навыки межличностного общения и посредничества также будут очень полезны, поскольку вы часто будете выступать в качестве связующего звена между менеджерами, сотрудниками и клиентами.

    В конечном счете, обязанности помощника управляющего заключаются в том, чтобы наши магазины работали эффективно, а наши клиенты оставались довольными.

    Обязанности

    • Помощь менеджеру розничного магазина в планировании и реализации стратегий по привлечению клиентов
    • Координация ежедневных операций по обслуживанию клиентов (например,грамм. процессы продаж, заказы и платежи)
    • Отслеживание выполнения еженедельных, ежемесячных, квартальных и годовых задач
    • Мониторинг и поддержание запасов в магазине
    • Оценка производительности сотрудников и определение потребностей в найме и обучении
    • Контролировать и мотивировать сотрудников для достижения наилучших результатов
    • Обучение и поддержка новых и существующих торговых партнеров
    • Мониторинг операционных расходов, бюджетов и ресурсов розничной торговли
    • Предложить программы и методы обучения продажам
    • Общение с клиентами и оценка их потребностей
    • Анализ поведения потребителей и корректировка позиционирования продукта
    • Обработка жалоб от клиентов
    • Исследуйте новые продукты и используйте информацию для обновления товаров в магазине
    • Создание отчетов, анализ и интерпретация розничных данных, таких как доходы, расходы и конкуренция
    • Проводить регулярные проверки, чтобы убедиться, что магазин функционирует и выглядит презентабельно
    • Убедитесь, что все сотрудники придерживаются политики и руководящих принципов компании
    • Выступать в роли представителя нашего магазина и подавать пример нашим сотрудникам

    Требования

    • Подтвержденный опыт работы помощником менеджера по розничной торговле или аналогичной должности
    • Опыт работы с процессами найма и оценки эффективности
    • Знание принципов финансов и обслуживания клиентов
    • Хорошие математические навыки с возможностью создавать и анализировать отчеты, электронные таблицы и статистику продаж
    • Опытный пользователь MS Office (в частности, MS Excel)
    • Лидерские и организаторские способности
    • Межличностные и коммуникативные навыки
    • Отношение к решению проблем
    • Возможность работать посменно
    • бакалавр/бакалавр делового администрирования или в соответствующей области; MSc/MA плюс

    Часто задаваемые вопросы

    Что делает помощник менеджера?

    Помощник менеджера — это мост, соединяющий высшее руководство с сотрудниками.Они обеспечивают операционное превосходство, выполняя управленческие задачи, такие как планирование, ведение запасов и оценка производительности сотрудников.

    Каковы обязанности и ответственность помощника менеджера?

    Помощники менеджера часто отвечают за повседневные деловые операции. Они проверяют графики сотрудников и гарантируют, что новые сотрудники понимают свои роли и обязанности. Помощники менеджера обрабатывают телефонные звонки по жалобам и вопросам о заказах или дальнейшей эскалации в отношении услуг или продуктов.

    Что делает хорошего помощника менеджера?

    Позиция помощника менеджера требует сильного лидерства и навыков работы с людьми, а также проявления инициативы, когда это необходимо. Они также должны уметь спокойно общаться в стрессовых ситуациях и давать указания своим подчиненным.

    С кем работает помощник менеджера?

    Помощник менеджера работает с ведущим менеджером, чтобы координировать операции, реализовывать стратегию организации и следить за тем, чтобы сотрудники придерживались графика.

    Шаблон описания работы лучшего помощника менеджера

    общие операции на уровне смены, опыт гостей, эффективность продаж и совершенство бренда в магазине. Они также несут ответственность за помощь в росте годовых продаж и прибыли магазина. Ежегодные общие собрания гарантируют, что внешний вид магазина, а также работа каждого члена команды соответствуют стандартам компании. Ежегодные общие собрания несут ответственность за постоянное обучение и привлечение сообщества, а также за информирование гостей обо всех продуктах и ​​услугах.

    Основные функции:

    Общие:

    • Понимает и передает видение, миссию и ценности компании.

    • Отвечает за поддержание высокого качества работы магазина.

    • Точно и своевременно реагирует на указания и обеспечивает такое же соблюдение со стороны команды магазина.

    • Отмечает и вознаграждает выдающуюся работу сотрудников магазина.

    • Демонстрирует эффективное лидерское поведение и постоянно совершенствует лидерские навыки.

    • Другие обязанности, назначенные генеральным директором.

    Служба поддержки клиентов:

    • Стремится к максимальному обслуживанию гостей в соответствии с ключевыми показателями эффективности, включая опросы, магазины, аудиты и скорость обслуживания.

    • Обеспечивает наличие в магазине адекватного количества смен в любое время, придерживаясь при этом графика и норм труда.

    • Поддерживает обучение руководителей смен и членов группы для успешного решения проблем обслуживания и вмешательства в случае необходимости.

    • Мотивирует и наставляет членов команды по предоставлению гостям предложений по продуктам и информации.

    • Просвещает и вовлекает сообщество и информирует гостей обо всех продуктах и ​​услугах.

    Операции:

    • Соблюдает и знает все политики и процедуры компании.

    • Поддерживает безупречные стандарты в отношении обслуживания магазина, управления и расходных материалов.

    • Способность заказывать расходные материалы своевременно и с минимальными затратами.

    • Предоставляет регулярную обратную связь по результатам работы членам группы и руководителям смен. Поддерживает и работает с GM / DM / HR по дисциплинарным мерам.

    • Руководит сменами и управляет ими, выполняя функции управляющего магазином. Направляет членов команды по мере необходимости для удовлетворения потребностей бизнеса и работает с GM над необходимыми кадровыми решениями.

    • Общается четко, лаконично и точно для обеспечения эффективной работы смены и работы магазина в целом.

    • Соблюдает все процедуры и политики безопасности пищевых продуктов, обращения с наличностью, операционных процедур и следит за тем, чтобы члены команды соблюдали их.

    Основные навыки:

    • Устойчивость и способность к адаптации: реагирует на изменения, двусмысленность и неопределенность открыто и уверенно; ведет быстро и эффективно.

    • Демонстрирует ответственность: берет на себя ответственность за свою работу/действия: выполняет взятые на себя обязательства с чувством безотлагательности.

    • Эффективно общается.

    • Разрабатывает стратегии и добивается результатов.

    • Служит и вдохновляет других: вдохновляет других на успех; награждает и отмечает отличные результаты.

    • Развивает талант.

    Требования:

    • Возраст должен быть не менее 18 лет.
    • Должен быть в состоянии работать не менее 24 часов в неделю; должны быть в состоянии работать переменные смены (открытие, смена в середине дня и закрытие) от недели к неделе.
    • Требуется выпускник средней школы или соответствующий опыт работы в отрасли.
    • Навыки работы с компьютером, включая некоторое программное обеспечение Microsoft, и навыки регистрации.
    • Должен иметь доступ к надежному транспорту.
    • Способность пройти проверку биографических данных
      Управление рестораном, общественное питание, торговля на улице и/или опыт розничной торговли на открытом воздухе обязателен!

    Условия работы:

    Рабочая среда:

    Эта работа предполагает частое воздействие высоких температур и сильного холода. частый контакт/погружение рук в воду и санитарные растворы; а также контакт с продуктами, молочными продуктами и частыми аллергенами, такими как орехи, цитрусовые, арахисовое масло и т. д.

    Физические требования:

    Физические требования, описанные здесь, представляют те, которые должны быть выполнены работником для успешного выполнения основных функций этой работы:

    При выполнении обязанностей на этой работе сотрудник регулярно требуется говорить, слышать и стоять. От сотрудника часто требуется дотягиваться, наклоняться, наклоняться, черпать, наливать, переносить, толкать и поднимать предметы весом до 40 фунтов. Есть существенные повторяющиеся движения запястий, кистей и пальцев.Должен уметь маневрировать в холодильных и морозильных камерах.

    Эта должностная инструкция не предназначена для охвата или содержания исчерпывающего перечня видов деятельности, обязанностей или ответственности, которые требуются от работника для этой работы. Обязанности, ответственность и действия могут быть изменены в любое время с уведомлением или без него.