Содержание

7 простых советов по тайм-менеджменту


В области времени нет миллионеров.

Глеб Архангельский


Пора отпусков уже началась. Как успеть сделать все дела до отпуска и отдыхать с чистой совестью? Сегодня расскажем о методиках управления временем – тайм-менеджменте.

• Кто заинтересован в тайм-менеджменте

• Простые советы по ежедневному планированию


• Что почитать о тайм-менеджменте


• Какие перспективы у тайм-менеджмента в будущем

Время — один самых ценных ресурсов человека. Раньше нехватка времени была привилегией царей и министров, с ускорением ритма жизни многие работающие люди вынуждены учиться тайм-менеджменту.


Кому нужен тайм-менеджмент

Тому, кто нацелен на эффективную деятельность и получение результата. Кто не может просто прийти на работу или учебу, «отсидеть» или «отбарабанить» свои 8 часов и уйти домой отдыхать, то есть, всем активным людям:
✔ руководителям и деловым людям, которые строят карьеру или свое дело
✔ фрилансерам
✔ специалистам, совмещающим проекты, несколько работ или работу с учебой
✔ родителям, которые воспитывают детей без бабушек и нянь
✔ студентам
✔ школьникам

Научиться управлять своим временем — это значит:
✔ не опаздывать на встречи,
✔ все успевать к дедлайну,
✔ не отвлекаться на социальные сети и кофе, пока не доделана задача,
✔ совмещать работу и жизнь.

Научиться личному тайм-менеджменту нужно не для того, чтобы делать много-много дел, а чтобы жизнь стала организованнее и оставалось больше времени на отдых.


Простые советы по тайм-менеджменту для начинающих

Секрет управления времени в правильном планировании и расставлении приоритетов.

  • Ваши главные помощники в управлении временем — это карандаш и блокнот, они помогают перенести задачи и дела из головы на бумагу и посмотреть на них со стороны. Структурировать дела на бумаге проще, чем в голове. И, конечно, блокнот помогает не забыть, что вам нужно сделать. Вместо бумаги вы можете использовать любые виды онлайн-планировщиков и заметок.
  • Планируйте и отчеркивайте. Напишите вечером список обязательных дел назавтра с примерным временем выполнения, распределите их по приоритетности, проведите жирную черту под ним. Список закрыт. Если завтра появится новое дело, в 99% случаев оно может подождать. Не кидайтесь на новую задачу сразу же, это навредит выполнению текущих.
  • Фиксируйте все, что делаете в течение дня. Если дело сделано, радостно зачеркните его. Если вы поговорили по телефону — тоже запишите в ваш блокнот с указанием, сколько времени вы потратили на разговор. Если вы работаете дома и отвлеклись от работы на приготовление обеда, внесите готовку в список сделанных дел. В конце недели вы сможете подсчитать временные затраты на разные виды деятельности. Вы ясно увидите, есть ли ненужные дела, которые воруют ваше время. Другая полезная сторона «тотальной фиксации»: если вам кажется, что вы ничего не сделали за сегодня, в списке зафиксированных дел обязательно найдутся полезные, за которые можно себя похвалить.
  • Исключайте многозадачность. Переключение с дела на дело, с проекта на проект требует времени и снижает ваш КПД, поэтому, если задач много, лучше их выполнять последовательно.
  • Не отвлекайтесь на соцсети и телефон. Используйте соцсети, почту и телефон только для работы/учебы, а не «зависания». Выключите звук у уведомлений на телефоне, а по возможности на период выполнения задачи отключите их вообще.
  • «Ешьте лягушку на завтрак». Звучит по-французски, а это известная техника тайм-менеджмента – делать самое неприятное дело с утра. При регулярном «поедании утренних лягушек» количество откладываемых дел резко сокращается, а настроение улучшается. Марк Твен: Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с вами уже не случится.
  • Напомни, пожалуйста, позже. Есть хороший способ избавиться от неприоритетных задач, которые поступают в течение дня: «Сейчас я не могу решить этот вопрос, но напомни мне об этом позже». Попробуйте говорить эту фразу окружающим, которые просят о чем-то в течение дня. Удивительно, но факт: большинство таких дел растворятся сами собой, потому что они не так важны и люди сами забудут о них.

Книги по управлению временем
Если вы решили серьезно изучить вопрос тайм-менеджмента, хотите улучшить свою производительность, найти время для законного отдыха, то познакомьтесь с нашей подборкой классических книг по управлению временем.








Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен, известный теоретик личной эффективности, разработал теорию GTD – «Getting things done». Главная идея системы – доводить до конца те дела, которые действительно важны, а остальное время посвящать любимым занятиям. Как утверждает Дэвид Аллен, система GTD может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании в зависимости от ее применения.


Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Одна из самых продаваемых и известных книг по управлению временем в России. Ее ценность в хорошем обобщении материала и мотивации в сочетании с российскими реалиями.



Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности». Подробное описание того, как «есть лягушек на завтрак». А что делать, если ваша «лягушка» – это целый «слон»? Тогда делите на небольшие «бифштексы».


Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Очень воодушевляющая книга, но и крайне спорная. Автора иногда называют шарлатаном, потому что не все биографические факты, которые он описывает в книге, кажутся реальными. Тем не менее, книга помогает расставить жизненные приоритеты и начать тратить время на достижение действительно важных для вас целей.


Дэн С. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Книга поможет бизнесменам и индивидуальным предпринимателям повысить эффективность бизнеса. Она учит определять цену собственного времени, избегать хроновампиров и говорить твердое «Нет» на те задачи, которые не нужно решать.


Книги предлагают методики повышения личной эффективности и иногда вступают в противоречие друг с другом, поэтому прежде, чем делать одну из них настольной книгой и руководством к действию, познакомьтесь с разными подходами к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент сейчас и в будущем

Нефть, золото, время – исчерпаемые ресурсы, а в будущем дела с ними будут обстоять еще хуже. У завтрашних специалистов ритм жизни станет еще быстрее, поэтому основам тайм-менеджмента необходимо учиться еще в школе.

Для школьников мы разработали тренинг «Управление временем», на котором можно получить много теории и еще больше практики по личному тайм-менеджменту. Как повысить эффективность в учебе? Как сократить время, потраченное на уроки? Как успевать учиться в школе, секциях и кружках и при этом полноценно отдыхать?

Экономьте время, чтобы иметь возможность потратить его на любимые дела и своих близких.

Автор: Ольга Биккулова, специалист ЦТР «Гуманитарные технологии»

Если вы хотите получать свежие статьи по вопросам карьеры, информацию о бесплатных событиях и акциях Центра, подпишитесь на нашу рассылку.

Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент и 8 принципов отношения ко времени

Как все успевать: эффективный тайм-менеджмент

«Ваше время ограничено, поэтому не тратьте его впустую, проживая чужую жизнь» – утверждал Стив Джобс. Часто мы сами не замечаем того, как делаем то, чего хотят другие люди – наши знакомые, друзья, родственники. Мы смотрим фильм по выбору друга, поступаем в университет по наставлению родителей, устраиваемся на работу по знакомству. Проходят годы, и осознание того, что время утекло безвозвратно и безрезультатно, не дает покоя. Потраченное время, конечно, не вернуть, но уже осознание того, что жизнь можно потратить на достижение своих целей и своих желаний, является первым шагом в сторону оптимизации.

Разумное использование времени, сокращение продолжительности выполнения задач повышает эффективность человека. Верно и обратное утверждение: повышая свою личную эффективность, мы экономим время. Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» выделяет проактивность в качестве первого шага к развитию личной эффективности. Быть проактивным значит, осознавать, что будет достигнуто и зачем, исходя из своих внутренних мотивов, принимать ответственность за себя и свою жизнь, а не искать причины происходящих событий в окружающих людях и обстоятельствах. Часто люди не задумываются над своими внутренними мотивами и подсознательно развиваются по законам подражания, то есть просто копируя и повторяя действия других. Осознать свои внутренние мотивы помогает взгляд на себя со стороны, на свои чувства, настроения, мысли, и на то, как используется время.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?

Тайм-менеджмент (или управление временем) — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, с акцентом на увеличение эффективности и продуктивности.

При упоминании термина «тайм-менеджмент» многие могут представить себе человека-робота, который каждую работу выполняет строго отведенное время, нигде не задерживается, никогда не опаздывает и спит определенное количество часов. А мы, люди, совсем не такие! Мы испытываем чувства, нам бывает сложно сосредоточиться, мы болеем и ленимся. Да, это так, какие-то временные периоды бывают более эффективными, а какие-то менее. Но почему же одни люди успевают больше, а другие меньше? Как успевать больше за 24 часа? Как найти золотую середину между следованием четким правилам тайм-менеджмента и жизненной удовлетворенностью? Инструменты управления временем помогают найти баланс между высокой рабочей эффективностью и внутренней гармонией.

Почему времени всегда не хватает?

Современный человек окружен такими технологическими возможностями, о которых и не мечталось еще 50 лет назад. Интернет позволяет найти почти любую информацию в кратчайшие сроки, магазины доставляют товары на дом, образование можно получить, не выходя из дома. Все это, казалось бы, экономит время, но современный человек ощущает нехватку времени намного больше, чем его предшественники. Почему? Известный факт: за последние 30 лет скорость жизни стремительно возросла, а объем информации обрушивается на современного человека нескончаемым потоком.

Вследствие этого у современного человека наряду с новыми возможностями, появляются новые соблазны. Мало кто засекает время, проведенное в Интернете или в переписке за мобильным телефоном. Время, проведенное онлайн, стремительно растет год от года, и, согласно последним исследованиям [Digital 2019 reports, 2019], около 6 часов своего времени люди проводят в Сети.

Также современный человек меньше двигается, а следовательно хуже себя чувствует и больше времени проводит в рассеянном состоянии, которое заметно уменьшает производительность труда.

Как контролировать свое время?

Человека на протяжении жизни окружает множество ресурсов. От того, насколько он их осознает и умело использует, зависит его счастье и самореализация. Можно выделить жизненные, внутренние и внешние ресурсы. Жизненные ресурсы – время и пространство. Внутренние ресурсы – знания, умения, качества, энергия. Внешние ресурсы – материальные ресурсы и людские.

Все эти ресурсы между собой взаимосвязаны. Поскольку в данной статье акцент делается на таком важном и невосполнимом ресурсе как время, мы рассмотрим именно взаимосвязь времени с каждым из ресурсов:

  • время – время;
  • время – пространство;
  • время – знания;
  • время – умения;
  • время – качества;
  • время – энергия;
  • время – материальные ресурсы;
  • время – людские ресурсы.

Давайте рассмотрим эти пары отношений отдельно.

Тип отношений «время-время»

Первый принцип отношения ко времени предполагает максимальную концентрацию в отведенное время. И здесь можно выделить две техники тайм-менеджмента:

  • техника pomodoro (она же «техника помидора») для краткосрочных задач;
  • техника timeboxing для долгосрочных задач.

Технику помидора предложил в 1980-х годах Франческо Чирилло. Название «помидор» она получила в честь кухонного таймера-помидора. В основе данной техники лежит следующая последовательность действий:

  1. Сформулируйте задачу и определите, сколько «помидоров» для ее выполнения потребуется. Один «помидор» – это 25 минут времени, засеченного на таймере.
  2. Сделайте один «помидор», то есть поработайте над задачей 25 минут. И дальше надо 5 минут отдохнуть. Очень важно во время отдыха не заниматься скрытой нагрузкой. Одна из рекомендаций – это посвятить перерыв пальчиковой гимнастике. Во время пальчиковой гимнастики формируются и закрепляются нейронные связи, которые только что были созданы во время выполнения «помидора».
  3. Повторите 3-4 «помидора», чередуя их с перерывами, а затем сделайте долгий перерыв.

Для долгосрочных задач действенной техникой является таймбоксинг (timeboxing). Эта техника пришла на смену списку задач (to-do-лист). Создание списка задач имеет ряд недостатков. Часто в этих списках нет четкой последовательности в зависимости от важности и срочности задачи. Таким образом, часто закрываются глаза на выполнение важных, но не срочных задач. В первую очередь выполняются более простые задачи, а сложные скапливаются тяжелым грузом. Также список задач не отражает необходимое время выполнения. Именно поэтому техника таймбоксинга предполагает включение списка дел в календарь. Это обеспечивает понимание, сколько времени будет затрачено на работу и в какой последовательности следует выполнять задачи. Это облегчает визуализацию временных промежутков, куда можно поместить очередную задачу.

Таймбоксинг также облегчает коммуникацию и сотрудничество между коллегами. Совместные календари показывают загруженность расписания каждого из участников, а также облегчают согласование встречи, ведь доступ к расписанию коллеги находится у вас перед глазами. Совместные календари (с сопутствующей опцией безопасности) – это норма современного корпоративного мира, и их используют такие передовые компании как Microsoft и Google.

Современные технологии управления временем включают в себя также различные мобильные приложения и гаджеты, позволяющие контролировать свой временной ресурс с помощью смартфона или компьютера.

Тип отношений «время-пространство»

Этому типу отношений соответствует принцип «работайте в продуктивном пространстве и минимизируйте перемещения». Пространство – это тот ресурс, который мало кем осознается. Внимание людей больше сосредоточено на отсутствии времени и денег. В то же время часто можно услышать фразы «Я не могу здесь сосредоточиться», «В этом месте я люблю работать», «Мне нужен свой угол». Переезжая в новое офисное помещение или в другую квартиру, нужно время, чтобы освоиться и подстроить пространство «под себя». В этот момент легко прочувствовать, насколько значима для людей грамотная организация места.

Уютное место может повышать производительность, но в то же время пространство может угнетать и сводить все результаты на «нет». Итак, какое же пространство нужно для повышения производительности? Благоприятное пространство соответствует следующим критериям:

  • Обеспечьте достаточное проникновение ествественного света в помещения. Согласно исследованиям лаборатории возобновляемых источников энергии [A Literature Review of the Effects of Natural Light on Building Occupants], естественный свет значительно увеличивает энергию, креативность и продуктивность. Работники способны на 15% дольше держать концентрацию на задаче в условиях естественного освещения по сравнению с искусственным.
  • Эргономичное рабочее место, где можно отрегулировать высоту монитора и сиденья, позволит чувствовать себя комфортно и долгое время не отвлекаться.
  • Осознанно используйте цвет в помещении. Насыщенные яркие цвета стимулируют, в то время как приглушенные цвета расслабляют и успокаивают.
  • Оживите офис комнатными растениями. Растения не только очищают воздух, но и способствуют увеличению производительности и концентрации.
  • Поддерживайте комфортную температуру в офисе (около 22-23⁰С). Исследования университета Корнелла [Cornell Chronicle] показали, что этот фактор позволяет уменьшить количество ошибок и увеличить объем выполненной работы.
  • Используйте ароматы для повышения производительности. Британская газета The Guardian сообщает, что аромат лимона уменьшает количество ошибок на 54%, жасмина – на 33%, лаванды – на 20%.

Человек не только проводит время в пространстве, но и перемещается в нем. На это также затрачивается достаточное количество времени: дорога на работу и обратно, командировки, покупки и другие выезды.

Итак, начнем со времени на дорогу. В 21 веке многие компании поддерживают идею, что работа – это выполнение определенных обязанностей, а не посещение определенного места. Какие профессии могут выполняться удаленно? Число их растет с каждым днем: блогеры, учителя, писатели, переводчики, программисты, тестировщики, маркетологи (и это далеко не полный список) – все они могут работать удаленно.

Время на покупки также отнимает много времени, но и возможностей для осуществления покупок из дома масса. Плюс онлайн-магазины не только дешевле, но и часто предлагают больший диапазон товаров или услуг.

Возьмите за правило, отправляясь в дорогу, размышлять, какие еще дела можно сделать в этом месте. И сделайте сразу несколько дел одновременно. Много времени тратится просто из-за лишних движений. Часто мы ходим из комнаты в комнату абсолютно бесцельно, в то время как можно было бы использовать те же самые перемещения для раскладывание вещей по местам.

Тип отношений «время-знание»

Здесь нам поможет принцип «углубляйте знания своей предметной области». Больше читайте и интересуйтесь направлением, в котором вы работаете. Расширение кругозора дает неоспоримое преимущество в оптимизации существующих процессов, а, следовательно, экономию времени.

Сейчас разработаны техники управления временем для разных сфер деятельности: в быту, на производстве, в бизнесе, в учебе.  Изучите самые популярные техники тайм-менеджмента, определите, что больше подходит именно вам, и приступайте к реализации конкретных шагов.

Тип отношений «время-умение»

В этом случае используем принцип «Развивайте свои умения». Конфуций очень четко выразил этот принцип в трехстишии:

Скажи мне и я забуду;

Покажи мне и я запомню;

Вовлеки меня и я пойму!

Конфуций

Умение – это способность выполнять ту или иную задачу. Совершенствование умений по реализации тех или иных задач позволяет сократить время их выполнения. Какие умения  сокращают ваше время? Умение работать в команде, умение мыслить критически и логически, умение быстро найти нужную информацию и проанализировать ее, умение выделить главное, умение набирать текст вслепую? Подумайте об этом.

Однажды девушка ехала в метро и к ней обратилась с вопросом пожилая женщина. Она спрашивала, как проехать до определенной станции метро. Девушка объяснила ей, что она села в нужный поезд и ей надо проехать всего одну станцию. Но женщина была очень напугана и уточняла у остальных пассажиров эту же информацию. Оказалось, что кто-то из ее родных заметил, что она ездит на дачу неоптимальным маршрутом, и подсказал новый маршрут, который был проще и занимал намного меньше времени. Это действительно был более короткий и простой путь, но навыки этой женщины не позволяли ей его освоить.

Рутина вносит организацию в нашу жизнь, но в то же время лишает нас гибкости. Поэтому пробуйте что-то новое каждый день. Сходите в новый магазин, поообщайтесь с новым человеком, посетите творческий мастер-класс или просто порисуйте неведущей рукой. Кстати, обогатить арсенал новых идей для повседневной жизни поможет наш курс «Нейробика».

Тип отношений «время-личные качества»

Возьмите на заметку еще один принцип: «будьте организованными, изобретательными, общительными». Личные качества человека также влияют на эффективность использования времени. Особенно важны такие качества как организованность, изобретательность и общительность.

Развивая в себе такое качество как организованность, вопрос о нехватке времени решится сам собой. Организованность – это планирование дня, дисциплинированность в выполнении задач, соблюдение оптимального режима работы и отдыха. Если нет внутренней дисциплины, то люди либо оказываются в плену других – более сильных людей, выполняя их волю, либо в плену у самого себя, будучи не в силах преодолеть свою лень, апатию и негативные мысли.

Изобретательность – еще одно качество, экономящее огромное количество времени. Изобретательные люди могут придумать различные варианты использования имеющейся вещи или, наоборот, найти варианты, какие вещи можно использовать с одной и той же целью. К примеру, вы тратите огромное количество времени на поиск затерявшегося степлера, хотя можно скрепить документы скрепкой или уложить документы в прозрачный файл. Этот же прозрачный файл можно использовать не только для хранения бумаг, но и как многоразовую раскраску. Наибольший эффект достигается, если изобретательность проявляется на макроуровне. Так, большая производственная лакокрасочная компания может тратить много времени и средств для хранения и дистрибьюции своей продукции, а может практически отказаться от складов с непродающимися оттенками краски, отказаться от перемещения разной краски в разные регионы и автоматически изготовлять нужный оттенок краски в момент заказа.

Общительность – это качество, позволяющее налаживать контакты и сотрудничество с другими людьми. Целое больше суммы его частей, и, следовательно, сотрудничество с другими сразу дает увеличение производительности и экономию времени. К тому же при совместной работе зачастую достигается эффект синергии, многократно повышающий эффективность действий.

Тип отношений «время-энергия»

Соблюдайте принцип: «управляйте своей энергией». В своей книге «Жизнь на полной мощности» Джим Лоэр и Тони Шварц пишут о том, что большинство из нас гонятся за неправильным ресурсом – часами в дне, вместо того чтобы сосредоточиться на чем-то совершенно ином – нашей энергии. «Управляйте своей энергией, а не временем,» – советуют они.

Именно благодаря энергии можно быстро сконцентрироваться, а не бегать за очередной чашкой кофе; быстро запомнить важные моменты, а не перечитывать одну и ту же информацию несколько раз; взглянуть на ситуацию по-новому, а не идти в очередной раз по проторенному неэффективному пути.

Лоэр и Шварц выделяют 4 типа энергии:

  • Физическая энергия – насколько вы здоровы?
  • Эмоциональная энергия – насколько вы счастливы?
  • Умственная энергия – насколько хорошо вы можете сосредоточиться?
  • Духовная энергия – зачем вы это делаете, с какой целью?

Эти энергии стоят в определенной иерархической последовательности, где физическая энергия является основной базовой энергией. Восполнение энергии важно начинать именно с нее.

Наша энергия ограничена: ее хватает либо на потребление, либо на креатив и продуктивность. Второй путь более сложный, поэтому мало кто готов по нему идти, но в долгосрочной перспективе это дает неоспоримые плоды в экономии времени. Время проводится в саморазвитии, а не уходит на принятие решений о неограниченных покупках, уходе и избавлении от многочисленных вещей.

Тип отношений «Время-материальные ресурсы»

Очередной важный принцип: «создавайте больше, потребляйте меньше». Мы живем в эпоху потребления. Если возникает какая-то потребность, первая реакция – это купить. Не хватает полок для вещей, значит, надо купить шкаф. Не хватает времени на общение с детьми, значит, надо купить новые игрушки. Не хватает времени на приготовление пищи, значит, нужно купить новый кухонных агрегат. Но есть и другое решение!

Может, просто освободиться от давно ненужных вещей? Тогда заметно сократится время на уборку, поиск нужного предмета, да и просто перемещение по своей квартире станет быстрее и удобнее. Чем больше вещей, тем больше забот. В доме должно остаться только то, что действительно ценно. Да, речь идет об идее минимализма – об осознанном выборе всего того, что нас окружает.

Тип отношений «Время-люди»

И последний принцип, которому нужно следовать: «окружайте себя вдохновляющими людьми». Есть люди, которые нас опустошают, а есть те, кто заряжает нас своим позитивом, энергией, новыми идеями и мотивацией. Понятное дело, что нельзя общаться только с тем, кто симпатичен, и часто люди поставлены в ситуацию вынужденного общения. Но все же проанализируйте, с какими людьми вы общаетесь больше и можно ли изменить данное соотношение в пользу позитивно наполняющих людей.

Заключение

Итак, чтобы отныне использовать свой временной ресурс с максимальной пользой для себя, нужно всего-навсего следовать нескольким рекомендациями, а именно:

  • применять техники pomodoro и timeboxing;
  • работать в продуктивном пространстве;
  • углублять знания в своей предметной области;
  • развивать свои умения;
  • быть организованными, изобретательными, общительными;
  • управлять своей энергией;
  • создавать больше, а потреблять меньше;
  • окружать себя вдохновляющими людьми.

Эти рекомендации должны стать основой вашего отношения ко времени и принципами управления им, а научиться находить и организовывать свое время максимально эффективно вам поможет наша онлайн-программа «Лучшие техники тайм-менеджмента», где мы собрали разные принципы, методики, упражнения, техники и приемы, из которых состоят самые эффективные системы управления временем и которыми пользуются самые успешные люди по всему миру.

Ниже вы найдете ссылки на используемые в статье материалы и полезные статьи нашего блога:

Тайм-менеджмент: с чего начать и как начать

Часто попытки приобщиться к тайм-менеджменту заканчиваются полной неудачей.

Обычно это бывает так: человек читает какую-нибудь вдохновляющую книгу и добросовестно пытается следовать ее советам. А через несколько дней он понимает, что все эти замечательные советы почему-то абсолютно невозможно приспособить к его жизни. «Наверное, лично мне тайм-менеджмент не подходит» — думает он и возвращается к привычному для себя режиму.

У таких неудач, как правило, две причины. Во-первых, тайм-менеджмент — вещь сугубо индивидуальная. Чтобы он заработал, его нужно подогнать «под себя». Во-вторых, планирование, как и любой другой навык, требует привычки. Если человек никогда серьезно не занимался планированием своих дел, ему понадобится время, чтобы перестроить мышление.

В этой статье мы расскажем, с чего начать знакомство с тайм-менеджментом, чтобы в нем не разочароваться. Предлагаем читателям простую программу из четырех шагов, которая поможет получить основные навыки планирования и создать свою систему «управления временем».

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть три способа планирования дня: список дел, расписание и смешанный вариант. Вы можете поочередно попробовать все три эти способа: так вы поймете, что вам больше подходит.

1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Список дел на день: пример

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

Пример расписания на день

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-закаких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Пример расписания с буферами

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Смешанный вариант планирования: пример

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Заведите органайзер

Настало время перейти от листочков к более серьезному инструменту планирования — органайзеру.

Органайзеры бывают двух видов: бумажные и электронные.

Бумажный органайзер. Это вид органайзеров уже почти «вымер», но некоторые люди по привычке предпочитают использовать именно его. Также он будет полезен, если по какой-то причине у вас нет доступа к компьютеру или телефону.

Бумажный органайзер легко купить в канцелярских товарах или сделать самостоятельно, разметив для планирования блокнот или тетрадь.

Бумажный органайзер

Увы, у бумажного органайзера есть огромный недостаток: он не интерактивен. Он не умеет напоминать о событиях, сортировать задачи и работать с повторяющимися делами. Поэтому, если у вас есть возможность, лучше все-таки использовать электронный вариант.

Электронный органайзер. Чаще всего это специальная программа для компьютера, телефона или планшета. Однако сегодня стали популярны и онлайн-органайзеры, которыми можно пользоваться прямо в браузере при наличии интернета.

Электронный органайзер

Какой органайзер выбрать — зависит от ваших предпочтений и бюджета.

Сегодня есть множество вариантов, как полностью бесплатных (Exiland Assistant Free, Maxdone, почтовик Mozilla Thunderbird с дополнением Lightning), так и частично бесплатных (LeaderTask, Todoist). Также одним из самых популярных органайзеров до сих пор остается Microsoft Outlook, который входит в состав пакета Microsoft Office. Мы советуем для начала попробовать одну из этих программ.

У каждого из перечисленных органайзеров есть свои особенности, достоинства и недостатки, и чтобы выбрать подходящий для себя вариант, вам придется немного поэкспериментировать.

Когда вы разберетесь с возможностями органайзера и научитесь с ним работать, он станет вашим верным помощником на долгие годы. На этом, в принципе, можно и остановиться. Но если вам хочется большего — переходите к следующему этапу.

Шаг 3. Познакомьтесь с теорией

У нас появился опыт, и теперь мы знаем, какие проблемы хотим решить с помощью тайм-менеджмента. А это значит, что настала пора познакомиться с теорией.

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы узнать о тех огромных возможностях, которые предоставляет современный тайм-менеджмент. Во-первых, это уже готовые решения проблем, связанных с планированием. Во-вторых, это десятки всевозможных приемов, которые помогают работать быстрее и эффективнее.

Разумеется, ответы на некоторые вопросы можно найти и в интернете. Но даже в нашу цифровую эпоху информацию по-прежнему лучше черпать из хороших книг. Тем более что книг о тайм-менеджменте сегодня написано неимоверное количество.

А для начала мы советуем познакомиться с четырьмя из них:

1. Лотар Зайверт «Ваше время в ваших руках»
Книга появилась в начале 90-х и сегодня уже считается «классикой». Именно в ней впервые были описаны метод «Альпы», АБВ-анализ и другие популярные сегодня техники.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
Это самый первый российский бестселлер об «управлении временем». Из книги вы узнаете, что такое миссия и призвание, как ставить цели и расставлять приоритеты, как планировать задачи и где черпать мотивацию. Автор в доступной форме рассказывает об основах классического и современного тайм-менеджмента.

3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
В книге изложены основные принципы GTD — самой популярной сегодня системы тайм-менеджмента. Описанные техники помогают справляться с бесконечным потоком дел, не испытывая при этом стресса. Книга вышла еще в 2001 году, но до сих пор остается бестселлером во всем мире.

4. Максим Дорофеев «Джедайские техники»
Эта система впитала в себя все лучшее из GTD, однако рассчитана уже на нашу эпоху — эпоху интернета, гаджетов и тотального дефицита внимания. Книга расскажет о том, как экономить ресурсы мозга («мыслетопливо»), поддерживать высокую продуктивность и избегать прокрастинации.

Конечно, у других авторов тоже можно найти немало полезного. Но именно эти книги помогут вам сформировать наиболее полное представление о том, что представляет собой тайм-менеджмент сегодня.

После знакомства с теорией вы автоматически перейдете к следующему шагу, а именно:

Шаг 4. Создавайте свою систему тайм-менеджмента

Следующий этап — отобрать те приемы и техники, которые подходят для решения конкретно ваших задач. И здесь можно двигаться сразу по двум направлениям:

1. Проблемы и вопросы. Как бы далеко мы ни продвинулись, но проблемы и вопросы будут возникать перед нами всегда. Например:

  • Как расставлять приоритеты?
  • Как делегировать задачи?
  • Что делать с идеями?
  • Как бороться с отвлечениями? и т. д.

Каждый раз, когда мы находим ответы на такие вопросы, мы пополняем личный арсенал приемов тайм-менеджмента и повышаем свою эффективность.

2. Улучшение старых техник. Каждую сферу планирования можно совершенствовать фактически до бесконечности.

Например, в самом начале мы просто записываем свои идеи на листочек. Спустя какое-то время они перебираются в отдельный текстовый файл. Чуть позже — наши идеи превращаются в ментальную карту. А затем они переносятся в какой-нибудь Evernote и обрастают всевозможными тегами и перекрестными ссылками. Одним словом, нет предела совершенству.

Этот шаг может затянуться на долгие годы, а то и до конца жизни. Но в этом нет ничего плохого: чем больше мы «оттачиваем» свою систему тайм-менеджмента, тем больше пользы она нам приносит.

Заключение

Для прохождения этих четырех шагов нет какого-то определенного лимита времени. Все люди разные. Кому-то на это понадобится несколько лет, а кто-то уже неделю найдет оптимальную для себя систему тайм-менеджмента и будет использовать ее до конца жизни.

Не беспокойтесь, если сразу что-то не получается. Некоторые техники потребуется выполнить несколько раз, чтобы понять, как с ними работать.

Тем более что в тайм-менеджменте нет аксиом или какой-то единственной верной дороги. Не все книжные рекомендации стоит воплощать в жизнь и не все техники нужно выполнять строго «по канону».

Например, в книге рекомендуется для работы устанавливать таймер на 25 минут. Вы пробуете и понимаете, что вам этого мало — вы не успеваете погрузиться в задачу. Нет проблем: ставьте таймер на 30, 45 или 50 минут.

Делайте так, как вам удобнее: тайм-менеджмент — это не свод обрядов и ритуалов, а инструмент, который должен приносить вам пользу.

Поделиться:

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.


Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.



Метод помидора


Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.


В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.


Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.


Метод  лягушки


Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.


В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.


Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.



Метод слона


Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.


В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.


Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.


Метод швейцарского сыра


Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.


В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.


Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.



Метод резиновой уточки


Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.


В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.


Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову. 


Матрица Эйзенхауэра


Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.


В чем  суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

  • Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
  • Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.  
  • Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
  • Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.


Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.


Тратим время с пользой


Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

  • «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
  • «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
  • «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
  • «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
  • «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.  


А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

  • Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
  • TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
  • Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
  • Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
  • Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Теги

Тайм-менеджмент для учёбы

Абитуриенты и студенты, время от времени спрашивают в соцсетях Адукара, как не загнуться от нагрузки в школе или университете. Также часто приходит вопросы типа «как совмещать учёбу и хобби», «как выйти из состояния „не знаю, за что хвататься“». Кажется пора устроить путешествие по волшебному миру тайм-менеджмента. Расскажем о нескольких способах управления временем, которые помогут тебе планировать свой день с умом и всё успевать.

Тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования

5 советов по тайм-менеджменту

№ 1. Планируй

Обязательно записывай задачи в блокнот или органайзер на гаджете. Материализованные пункты плана — первый шаг к намеченной цели. Лучше готовить список дел с вечера, чтобы знать с чего начать следующий день. Ничто не мешает в течение дня его корректировать: добавлять внезапные надобности, более важные ставить в приоритет и переносить на завтра несрочные (главное — не злоупотреблять этим). Сложные задания лучше разбивать на части и реализовывать поэтапно. Не забывай вычёркивать выполненные задачи. Это даст тебе ощущение завершённости и прибавит энтузиазма.

№ 2. Расставляй приоритеты

Существует закон принудительной эффективности: на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Всегда присваивай всем задачам уровень важности и очерёдность. Для этого представь, что наихудшее может случиться, если не сделать что-то в срок. Например, если сегодня не выучишь одну тему по русскому языку, то завтра тебе придётся учить две. И не одну из них ты не освоишь как следует. В итоге на ЦТ ты потеряешь несколько баллов. Подобные задачи, получают статус важных и срочных. Они должны стоять в начале списка. Возьми за правило не переносить такие дела на завтра.

Важные, но несрочные дела выполняй следом. Если их забросить, то они со временем переходят в категорию срочных и становятся трудновыполнимыми. Чтобы такого не случилось, предусмотри для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи обычно занимают много времени. Попробуй максимально сократить их или даже перепоручить кому-нибудь. Например, сходить за тетрадками в магазин можно попросить маму.

Логично, что несрочные и неважные дела не принесут большой пользы. Чтобы они не «пожирали» твоё время, от них стоит оказаться или минимизировать. К примеру, просмотр сериалов, хоть и интересное дело, но не обязательное. Откладывай такие занятия до выходных. Заведи свой перечень никчёмных дел. Озаглавь его «Я больше никогда не буду этого делать» и следуй своим же правилам.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов

№ 3. Съешь лягушку

В следующий раз, когда расхочется делать что-либо срочное, но неприятное, вспомни притчу: если первым делом с утра ты должен съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это останется самым отвратным делом за весь день. Откладывая важное, ты создаёшь лишнее эмоциональное напряжение, которое мешает жить.

№ 4. Расчисти пространство

До 30% времени тратится на поиски нужной вещи в беспорядке. Корзина для мусора — замечательный инструмент управления временем. У продуктивных людей в зоне рабочего пространства всегда порядок.

№ 5. Соблюдай равновесие

Не паникуй, если накопилось задач больше, чем ты можешь выполнить. Сделай глубокий вдох и скажи себе: «Я могу только то, что могу». Учиться или работать до изнеможения — не вариант. Для продуктивности просто тайм-менеджмента мало. Следи за здоровьем и поддерживай хорошую физическую форму. Отводи необходимое тебе количество времени на отдых, развлечения, общение с семьёй и друзьями.

Эмоциональное напряжение — следствие невыполненных дел. Оно уменьшает производительность, приводит к утомлению и апатии

На первом месте в списке всегда должны быть ты и главные люди в твоей жизни — ради этого стоит поднапрячься и поработать над организацией своего драгоценного времени:

Для тех, кто хочет углубиться в эту тему, советуем почитать книги «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона или «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

Тайм-менеджмент для учёбы

21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 2)

21 лучшая техника тайм-менеджмента (часть 2)

Продолжаем изучать самые эффективные техники тайм-менеджмента. В этой статье вы узнаете, как найти дополнительные несколько часов в сутки, почему нужен список To-Don’t, как автоматизировать решения, чем вреден перфекционизм, почему нужно объединять сходные задачи и ещё 5 полезных методов управления временем.

12

Говорите «нет» чаще, чем «да»

Жить по принципу “всегда говори «да»” означает жить по принципу “забудь про свои цели”. Все просто: вы должны делать только то, что приближает вас к цели, а не делать все. Поскольку время – это ограниченный ресурс, от чего-то приходится отказываться.

Как же понять, на что соглашаться, а от чего отказываться, и как не пропустить уникальную возможность? Уоррен Баффет предложил правило, которое поможет вам установить границы и лучше принимать решения. Оно состоит из 2-х этапов:

  1. Запишите 25 ваших самых главных карьерных целей. А затем выберите из них 5 самых-самых важных. Вычеркните 20 неотмеченных и сосредоточьтесь на оставшихся 5. Это то, что действительно имеет значение.
  2. Скажите «нет» по умолчанию всему, что не способствует достижению ваших 5 лучших карьерных целей.

13

Воспользуйтесь преимуществом пустых промежутков времени

У нас есть много времени, которое мы тратим впустую: очереди, зал ожидания, небольшие перерывы в расписании, поездки в транспорте и пробки.

Если сложить все это, получится 1-3 часа в сутки. Согласитесь, такой резерв не должен пропадать зря. Отнеситесь к нему так же стратегически, как и к остальному времени в течение дня. Вы можете сделать очень много полезного в эти кусочки времени:

  • Читайте книги или статьи по вашей специальности;
  • Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами;
  • Составляйте планы на день/неделю/месяц;
  • Слушайте подкасты;
  • Учите слова иностранного языка;
  • Просто прогуляйтесь и отдохните.

14

Автоматизируйте принятие решений

Заставьте свой мозг принимать слишком много решений, и в конечном итоге сила воли будет истощена, вы почувствуете усталость. Что, конечно же, не замедлит сказаться на качестве этих решений.

Чтобы избежать умственного перенапряжения, автоматизируйте решения. Это позволит снизить когнитивную нагрузку и не полагаться исключительно на свою самодисциплину.

Под автоматизацией решения подразумевается то, что вы принимаете его однажды, а затем постоянно следуете установленному алгоритму, лишь изредка меняя его при необходимости. Ниже приведены примеры задач, которые можно автоматизировать:

  • Переводите деньги на сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату.
  • Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкаф по порядку.
  • Воспользуйтесь сервисами доставки еды.
  • Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовление пищи и покупку продуктов. Заранее составьте план питания на неделю.

15

Не переключайтесь

Преимущества многозадачности – корпоративный миф, который развивался с течением времени. Мозг предназначен для фокусировки на одной вещи за раз. Переключение между задачами может иметь разрушительное воздействие на нашу работу и производительность. Особенно это касается тех дел, которые требуют концентрации и вдумчивого подхода.
Воспитывайте в себе привычку фокусироваться на одной задаче за раз. Это значит также, что вы должны бороться с отвлекающими факторами, которые рассеивают ваше внимание.

Хорошим подспорьем в этом деле будет техника Помодоро. Она заключается в том, что вы должны избавиться от всех отвлечений, включить таймер на 25 минут и всецело посвятить это время одной-единственной задаче. Четверть часа – это оптимальное время концентрации внимания на одной задаче для нашего мозга. Этот бесплатный сервис имеет адаптированный под данную технику таймер.

16

Ешьте слона по кусочкам

У всех нас есть огромные задачи, от которых мы устаем, просто думая о количестве работы, необходимой для их выполнения. Мы прокрастинируем или же занимаемся всякой ерундой, чтобы не приступать к поеданию большого слона. Избежать подобной ситуации можно, поделив большие цели на маленькие задачи с реально достижимыми этапами.  Абсолютно любой долгосрочный проект можно разбить на кусочки, которые легко выполняются в течение часа.

Составьте план, выделите промежуточные цели, определите конкретные шаги, а также установите сроки выполнения каждой подзадачи. Этим простым алгоритмом вы мгновенно делаете из пугающей горы кучу щебенки, которую не так уж сложно постепенно перенести в другое место. Дальше просто запаситесь терпением и трудитесь. Ешьте слона по кусочкам.

17

Работа с календарем

Календарь дел – это дальнейшее, логическое развитие списка дел. В последнем вы записываете, что делать. В календаре вы отмечаете не только что, но и когда (а еще лучше и где) вы это сделаете.

Сделать что-то – это абстракция, ей не хватает времени и места. И календарь помогает превратить идею в реальность: поставив точную дату, вы с большей вероятностью сделаете это. Поэтому, как только у вас появилась новая задача, постарайтесь сразу же записать ее в календарь, иначе высока вероятность, что она будет кочевать из одного списка дел в другой.

Так же, как и рутинные дела, вы должны планировать форс-мажоры. Не загромождайте календарь, иначе потом будете оправдывать невыполненные дела непредвиденными обстоятельствами. Оставьте время для случайностей, которые постоянно возникают в нашей жизни. И если они все же не произойдут, что ж, у вас появится дополнительное время для себя.

18

Избавьтесь от перфекционизма

Легко быть пойманным в бесконечный цикл попыток сделать все идеально. Однако подобное стремление может привести к тому, что вы будете работать слишком медленно и пропустите все сроки.

Перфекционизм – это на самом деле страх, который заставляет копошиться в деталях. Вы просто оправдываете отсутствие реальных (пусть и несовершенных) результатов попытками достичь безупречности.

Ваша задача – делать вещи достаточно хорошо. Они должны работать, а не блестеть и сиять. Все остальное можно исправить в пути. По словам Марка Твена, «непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства.”

19

Сделайте себе список To-Don’t

В математике существует метод решения проблем, называемый инверсией. Вы начинаете с результатов и раскручиваете цепочку назад, чтобы вычислить исходные данные. Похожий принцип работает и в области тайм-менеджмента.

Предположим, вы хотите повысить производительность. Обычно при этом мы думаем о том, что помогает улучшить эффективность наших усилий. Однако инверсия позволяет взглянуть на проблему с другой стороны: а что же мешает этой цели? Что нужно не делать, чтобы успевать больше?

Задайтесь этим вопросом. Что мешает вам работать продуктивно? Какие привычки, обязательства или нездоровые желания?

А затем создайте список того, чего вы не должны делать – To-Don’t List.

Вот несколько примеров таких дел:

  • не заходить в соцсети, как только проснулся;
  • не назначать утренние встречи;
  • не пить кофе после обеда;
  • не говорить «да», если не уверен, что сделаешь это.
  • не соглашаться на встречи или звонки без четкой повестки дня или времени окончания.

Это может быть и что-то более конкретное, например, какими проектами вы не будете заниматься, чтобы не отбирать время у основного вида деятельности.

Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете сделать.

20

Пакетируйте похожие задачи

Основная идея этого метода управления временем состоит в том, чтобы собрать группу подобных действий и сделать их все одним махом. Вы можете эффективно работать над несколькими задачами, не теряя потока, если деятельность требует аналогичных установок.

Объединяйте похожие задачи и работайте над ними в одно время. Пакетная обработка уменьшает время запуска и замедления, улучшает фокусировку. Возьмите свой список дел на неделю и посмотрите, какие задачи можно было бы объединить.

Например, пакетировать можно такие дела:

  • Написать все посты для блога на неделю за один присест;
  • Ответить на все накопившиеся письма из email, сделать все необходимые звонки;
  • Закупиться необходимыми продуктами и вещами сразу на неделю;
  • Выполнить все бытовые задачи в один день.

Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над подобными задачами в течение заданного периода времени, используя технику Помодоро.

21

Выделяйте время для перезарядки

В современном высокотехнологичном мире легко попасть в ловушку пребывания на связи 24/7. Нам кажется, что мы что-то упускаем, не работая по выходным над сложным проектом. Мы обещаем себе отдохнуть по его завершению, однако там нас уже ждет новое Очень Важное Дело.

Наше тело и ум нуждаются в отдыхе, чтобы функционировать должным образом. Небольшие перерывы во время работы критически важны для поддержания мотивации, концентрации и высокой продуктивности. Если вы пробовали технику Помодоро, то наверняка заметили, что через несколько циклов уже начинает чувствоваться усталость, концентрация ухудшается, а результаты падают. Самое время сделать перерыв минут на 10-15 и отдохнуть. Лучше всего – активно, хотя бы просто пройтись.
Это же касается и более длительных промежутков времени. Отдыхайте хотя бы один день в неделю и несколько недель в год. Вы не потратите это время впустую. Вы сделаете себя более эффективным.

Резюме

Говорите «нет» тому, что не приближает вас к поставленным целям. Используйте периоды вынужденного безделья продуктивно – занимайтесь мелкими делами вроде изучения слов иностранного языка. Автоматизируйте принятие решений и работайте на автопилоте, чтобы сэкономить силу воли для важного. Будьте монозадачны. Разбивайте большие цели на маленькие. Заносите дела не в списки, а в календарь. Работайте не на «отлично», а на «очень хорошо». Сделайте себе список не-дел. Объединяйте сходные задачи в блоки и выполняйте их вместе. И обязательно давайте себе время для отдыха и перезарядки.

С чего начинается тайм-менеджмент: простые организационные стратегии для каждого

с чего начинается тайм-менеджмент

Умение управлять своим временем, быть организованным – ценнейший навык современного человека. Эту мысль мы постоянно отстаиваем в наших многочисленных публикациях, но сегодня будем говорить не об этом. В данной статье речь пойдёт о тех вещах и привычках, которые мешают использовать тайм-менеджмент большинству людей и превращают их в скептиков в отношении как теории, так и практики управления временем. Поэтому, если вы когда-либо начинали планировать свою занятость, но спустя какой-то период разочаровывались в методах и техниках и всё бросали – дочитайте эту статью до конца и попробуйте ещё раз. Собранный здесь комплекс простых советов и приёмов не заменит собой полноценную систему тайм-менеджмента, но сделает её внедрение в вашу жизнь более органичным и позволит сразу следовать общим для всех них рекомендациям.

Что может и чего не может тайм-менеджмент

Все мы разочаровываемся, когда что-то идёт не так, как мы планировали и представляли себе. Если разобраться в природе этих чувств, то одной из возможных их причин могут быть завышенные изначально ожидания, нереалистичные оценки результатов. Так часто бывает у многих начинающих практиковать тайм-менеджмент. Прочитав пару книг, дополнив их просмотром нескольких лекций, они получают необходимый базис знаний, но проверку жестокой реальностью не проходят.

Причин может быть несколько. Не стоит забывать, что фрилансер и офисный работник, даже используя одну и ту же методику управления временем, должны подходить к этому вопросу по-разному. У людей других профессий всё обстоит ещё иначе: например, у врачей и учителей рабочий день не нормирован и загрузка в разные дни может отличаться. В таких случаях настройки гибкости полностью ложатся на ваши плечи. От многих факторов зависит то, каких результатов вы сможете достичь, но то, что они будут – несомненно.

Такая категоричность небезосновательна. Тайм-менеджмент можно сравнить с упаковкой чемодана. Кто-то вмещает в него 3 костюма, 5 рубашек и 2 пары обуви, аккуратно всё раскладывая, а  кто-то небрежно бросает 2 костюма, пару обуви и 3 рубашки. При этом его ёмкость одинакова в обоих случаях. То же самое и с управлением временем: оно даёт возможность грамотно управлять содержанием, но не увеличивает само время.

Исходя из этого, первое, что стоит для себя отметить: рецепт не означает готовое блюдо. Построение индивидуальной системы управления временем – ваша работа, имеющиеся знания, приёмы и методики – лишь кирпичи, из которых вы делаете кладку. Самого стройматериала много, но не весь он подходит для создания устойчивой конструкции по вашему проекту. Поэтому, не бойтесь экспериментировать и подбирать то, что максимально подходит вам. Книги Б. Трейси и Дж. Моргенстерн являются классикой литературы по тайм-менеджменту, но применимо ли абсолютно всё, что в них написано?

Нет. Управляя своим временем, вы не сэкономите 15 минут, которые обычно тратите на поход в магазин за хлебом. Но сэкономите то же время, если заглянете в холодильник и напишете список покупок, тем самым добавив туда ещё и молоко, которое закончилось, и за которым пришлось бы идти второй раз.

Тайм-менеджмент не научит вас избегать ожидания встреч и других ловушек времени, опаздывающих партнёров, не пронесёт по воздуху над пробкой. Но покажет, как учитывать эти факторы и использовать их с пользой для себя. И делать это можно достаточно просто.

С чего начинается управление временем?

На самом деле всё сложное – просто. Отложите в сторону горы бизнес литературы, обучающей строить громоздкие механизмы распределения рабочего времени. К ним вы сможете вернуться уже ощутив позитивные перемены, дать старт которым можно прямо сейчас, если придерживаться нескольких правил.

  1. Тайм-менеджмент неразделим с необходимостью вести списки дел. Чтобы делать это максимально эффективно – записывайте всё в одном месте. Это может быть программа для смартфона или ноутбука, или же более привычный ежедневник/бумажный планировщик, но не может быть всё сразу. Начиная пользоваться сразу несколькими инструментами, вы только усложняете себе жизнь и рискуете уже к концу первого дня запутаться в своих записях.
  2. Используйте таймеры и напоминания. Приступив к какому-либо занятию, порой так увлекаешься, что напрочь забываешь обо всём остальном. Это не плохое качество, но уметь переключать внимание нужно. И самый простой способ – использовать таймеры и специальные электронные органайзеры (или же банальный будильник).
  3. Применяйте стикеры. В деловой ежедневник не всегда есть возможность записать большой список покупок. Поэтому используйте стикер для его расширения. Кроме того, если вам нужно не забыть о чем-то важном, его можно приклеить в стратегически правильном месте, где он точно попадётся вам на глаза. К примеру, если вам нужно не забыть с утра поставить стирку, наклейте в ванной на зеркало напоминание для себя. Проснувшись с утра, вы пойдёте туда первым делом и точно его увидите.
  4. Заведите себе правило готовиться ко всему заранее. Собирайте портфель, сумку для тренировки, папку на работу вечером, отнесите в машину упакованные для командировки вещи накануне. Просмотрите календарь с записями дней рождений и других важных событий в начале месяца, подготовьте открытки и подарки заранее, чтобы не думать об этом в последний момент, когда могут навалиться другие дела.
  5. Учитесь порядку. Не в плане чистоты в доме (хотя здесь тоже ничего плохого нет, даже наоборот), а в том отношении, что вы всегда должны знать, где какие вещи у вас находятся. Кладите ключи, кошелёк, телефон, сумку в строго отведённых для этого местах. Если вы так никогда не делали, сначала будет немного трудно себя приучить, но в будущем вы убедитесь насколько это полезная привычка.
  6. Всегда носите часы и анализируйте свои затраты времени. Нельзя контролировать то, что нельзя измерить, поэтому обращайте внимание на время почаще. Это приучит вас реально оценивать затраты на разные виды деятельности и поспособствует тому, что ваши списки дел станут более конкретными и точными в определении временных рамок.
  7. Избегайте многозадачности. Последнее время появилось много работ, показывающих её выгоды, но для человека неорганизованного и незнакомого с большинством постулатов (которые даже с учётом этого не гарантируют высоких результатов) – она может оказаться непосильной ношей. Делайте одно дело за один раз, и всё будет хорошо. Опробовать другие техники вы сможете, когда добьётесь прогресса.
  8. Скажите «нет» прокрастинации. Мы уже писали о некоторых приёмах борьбы с ней, здесь укажем лишь на один аспект, который приводит к потере времени. Никогда не прерывайтесь. Сели делать домашнее задание, писать отчёт или статью для блога – сосредоточьтесь только на нём. Не думайте о том, что предстоит сделать что-то ещё, не отвлекайтесь на другие занятия, работайте строго отведённое на это действие время.
  9. Разрабатывайте запасной план. Наше время не всегда зависит только от нас. Партнёр может опоздать на встречу, вы можете застрять в пробке, дело может требовать для своего решения усилий не только от вас. Постарайтесь предусмотреть такие случаи и занять образовавшийся вакуум другими полезными делами. Например, начните разбираться с почтой или сделайте пару звонков, высвободив тем самым время, отведённое на них в вашем списке позже.
  10. Не переоценивайте свои силы. Несомненно, то, что вам удалось сэкономить 30 минут в день, научившись управлять своим временем, является отличным результатом. Но планировать на него ещё какие-то дела стоит осторожно. Лучше посвятите это отдыху и саморазвитию.

Отзывы и комментарии

Если у вас есть собственные стратегии управления временем, или же вы хотите обсудить описанные в этой статье – оставьте комментарий ниже.

25 советов по организации рабочего времени 2020

Когда дело доходит до максимальной продуктивности и эффективности на работе, правильное управление временем просто необходимо. Тайм-менеджмент — это навык, которым должен обладать почти каждый сотрудник. Но развиваться может быть непросто. Так что же такое тайм-менеджмент? И почему это так важно для сотрудников? Давай выясним.

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем — это практика продуктивного и эффективного распределения вашего времени на задачи.Часто управление временем включает в себя планирование ваших повседневных дел и осознанный контроль над своим временем по мере их выполнения. Некоторые общие темы для эффективного управления временем включают четкие цели, приоритеты и ожидания.

Вы можете применить практику тайм-менеджмента к любой сфере своей жизни, включая профессиональное и личное время. Но в профессиональных сферах отточенное управление временем — один из важнейших навыков, которые сотрудники должны развивать.

Почему так важен тайм-менеджмент?

Практика управления временем на рабочем месте важна, потому что она может помочь вам уложиться в сроки и продуктивно работать.Тайм-менеджмент также может улучшить ваше психическое здоровье. Вы будете меньше нервничать, зная, как распределять время на каждую задачу. Снижение стресса на работе поможет вам добиться лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Плохие навыки управления временем могут привести к позднему назначению, низкому качеству работы и более высокому стрессу. Вы можете чувствовать себя менее уравновешенным в своей работе и в результате испытывать выгорание. Выгорание может задушить ваше творчество и оставить вас разочарованным и злым из-за ваших заданий или работодателя.

Применяя практические навыки управления временем, вы можете не просто произвести впечатление на своего начальника и коллег. Вы можете стать неотъемлемым членом своей команды, доказав, что вы надежный, продуктивный и эффективный сотрудник. Имея это в виду, давайте рассмотрим 25 лучших советов по управлению рабочим временем.

1. Создайте список ежедневных задач

Начинайте каждый день со списка задач, которые вы надеетесь выполнить. Как только вы приступите к работе, запишите свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты.Когда вы закончите эти задачи, отметьте их из списка. Наслаждайтесь чувством выполненного долга, которое вы получаете с каждой проверкой, и сохраняйте импульс!

2. Расставьте приоритеты для ваших задач

Составить список задач — это одно. Но вы также должны знать, как расставить приоритеты для этих задач. В первую очередь расставьте приоритеты в самых насущных задачах. Эти задачи могут быть выполнены раньше или требуют больше времени для выполнения. Если задача кажется слишком большой, разбейте ее на более мелкие, чтобы сделать ее более реалистичной. После этого вы можете организовать свои задачи в зависимости от важности, срока выполнения или отправителя.

Есть несколько различных методов расстановки приоритетов, которые вы можете применить к своему списку дел. Один из них — метод ABCDE:

  • Задачи самые важные задачи.
  • Задачи B — менее важные задачи.
  • Задачи C — это задачи без последствий: они хороши, но не обязательны.
  • Задачи D — это задачи для делегирования.
  • Задачи E — это задачи, которые вы можете устранить.

Другие методы включают метод 80/20 и четыре D (делегировать, удалить, отложить или выполнить).Поиск подходящего для вас метода поможет вам лучше организовать свой список и подготовиться к своему дню.

3. Выполняйте самые важные дела утром

После того, как вы создали свой список, погрузитесь в самую важную задачу. Чем раньше вы начнете над этим работать, тем быстрее вы сможете это проверить. Если у вас есть большая задача, которая может занять целый день, разбейте ее на более мелкие задачи. Выполнение этих более мелких задач поможет вам чувствовать себя более успешным в течение дня.

4. Следите за своим временем

Отслеживание времени — лучший способ научиться управлять своим временем.Оцените, сколько времени вам потребуется, чтобы выполнить задачу. Затем отслеживайте время, которое вы тратите на эту задачу, и сравните его со своим расчетным временем. Отслеживание своего времени может помочь вам лучше осознавать поток в течение рабочего дня. А с правильным решением для управления временем вы можете отслеживать время для каждой задачи и вести журнал всего времени, которое вы потратили на проект. Вы даже можете найти инструмент, который поможет вам создавать и просматривать отчеты о вашем времени на основе проекта, задачи или команды.

5. Минимизируйте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы — враг любого, кто пытается управлять своим временем.Найдите способы как можно больше не отвлекаться. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне или рабочем компьютере. Слушайте любимую музыку, чтобы заглушить шумную офисную болтовню. А если нужно, отключитесь от сети, чтобы избегать таких вещей, как социальные сети, новости или электронные письма.

6. Избегайте многозадачности

Многочисленные исследования показали, что многозадачность перегружает мозг. Вместо того, чтобы делать больше сразу, многозадачность может иметь противоположный эффект. Многозадачники более склонны к ошибкам, им требуется больше времени для завершения проектов и меньше внимания.Мозг может сосредоточиться только на одной или двух вещах одновременно. Переключение между задачами только дезориентирует мозг, поэтому по возможности избегайте этого.

7. Используйте приложения и инструменты для управления временем

Помимо отслеживания вашего времени с помощью решения для отслеживания времени, другие приложения и инструменты для управления временем могут помочь вам отслеживать или систематизировать список дел. Такие приложения, как Freedom, могут помочь вам блокировать сайты, которые могут вас отвлекать. Между тем инструменты управления проектами, такие как Asana, Airtable и Trello, могут помочь вам организовать, расставить приоритеты и визуализировать ваши задачи.Вы даже можете синхронизировать эти приложения со своим решением для отслеживания времени, чтобы улучшить видимость задач и отслеживать время в проектах.

8. Еженедельно проводите аудит своего времени

Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, лучший способ сделать это — контролировать свое время. Каждую неделю записывайте, сколько времени вы хотите потратить на проект. Выполняя задания, отслеживайте время, пока не выполните их. К концу недели у вас будет запись, в которой вы сможете сравнить фактическое время, потраченное на вас, и предполагаемое время.Используйте это, чтобы внести коррективы в свои планы управления временем. Продолжайте просматривать свои результаты неделя за неделей, чтобы увидеть тенденции и постепенные улучшения.

9. Составьте повестку дня встреч

Некоторые встречи являются продуктивными, а некоторые можно было провести по электронной почте. Чтобы избежать последнего, составляйте повестку дня для любых встреч, которые вы проводите. Определите цель встречи и поделитесь своими заметками с командой до начала встречи. Любая подготовительная работа, которую вы сделаете заранее, поможет вам провести встречу без проблем. А если вы закончите раньше, каждый будет признателен, если у вас есть время вернуться к своему графику.

10. Не ждите вдохновения, чтобы начать работать

Работать без вдохновения и мотивации может быть сложно. Однако вдохновение может прийти только с действием. А если вы не вдохновлены или не мотивированы, иногда вам нужно приступить к работе. Начать сейчас. Вдохновение и мотивация последуют.

11. Запланируйте перерывы

Перерывы помогают нам сосредоточиться. Мозг лучше всего работает, когда переключается между моментами интенсивной фокусировки и расфокусировкой.Добавляя перерывы в свое расписание, вы можете быть уверены, что отключаетесь в оптимальное время. Используйте перерывы, чтобы выпить, перекусить, пообщаться с коллегами или прогуляться. Ваш мозг будет благодарен за перерыв.

12. Вести список задач резервного копирования

Когда вы находитесь в потоке, нет ничего, что могло бы испортить вам настроение так, как ожидание. Может быть, вы ждете ответа от товарища по команде. Или вы ждете встречи с врачом. Чего бы вы ни ждали, используйте эти моменты для решения более мелких задач.Узнавайте о пропущенных звонках или отвечайте на электронные письма. Вы даже можете воспользоваться моментом, чтобы расслабиться и перевести дух.

13. Организуйте свой рабочий стол, список задач, почтовый ящик и т. Д.

Организованное физическое и цифровое пространство поможет вам не отвлекаться. Организация также избавит вас от лишних хлопот в поисках старых писем, заметок или ручки в вашем беспорядке. Когда дело доходит до организации ваших писем, используйте папки или ярлыки для группировки писем проекта. Для вашего стола или физического пространства держите на столе минимум предметов.Организация и эффективность идут рука об руку.

14. Используйте свой календарь

Используйте свой календарь, чтобы отслеживать проекты, сроки выполнения и то, что вы надеетесь достичь в течение недели. Если вы используете цифровой календарь, вы можете настраивать напоминания, создавать расписания, устанавливать временные блоки и создавать повторяющиеся события. Вы также можете поделиться своим календарем со своей командой, чтобы они знали, когда вы доступны.

15. Если чувствуете, что застряли, переходите вперед

Пытаетесь подобрать правильные слова, код или данные? Если можете, переходите к более простой задаче.Перфекционизм и погружение в мелочи могут только замедлить вас.

16. Сообщите свою рабочую нагрузку своей команде

После того, как вы составили список дел на утро, потратьте несколько минут на то, чтобы сообщить о своей повестке дня своей команде. Коммуникация жизненно важна для хорошего бизнеса. Кроме того, это может помочь вам управлять своим временем — и помочь вашей команде управлять своим временем. Понимание того, когда вы будете доступны и над чем работаете, может помочь вашим товарищам по команде управлять своим расписанием и когда им нужно ваше время.

17. Делегируйте несущественные задачи, если можете

При создании списка дел вы можете делегировать низкоприоритетные задачи товарищам по команде. Если вся ваша команда разделяет свою рабочую нагрузку, может быть легче передать низкоприоритетные задачи товарищам по команде с более легкой рабочей нагрузкой в ​​этот день.

18. Проверяйте электронную почту один раз в день

Вместо того, чтобы сразу отвечать на все электронные письма, посвятите часть дня тому, чтобы отвечать на все письма сразу. Некоторые люди могут предпочесть отвечать на все электронные письма утром.Другие могут предпочесть проверять свою электронную почту во время обеда. Что бы вы ни предпочли, отключение уведомлений по электронной почте и проверка почтового ящика только один раз может освободить много времени на работе. Но не забудьте сообщить о расписании электронной почты своей команде, на случай, если им понадобится срочно связаться с вами.

19. Научитесь говорить «нет»

Умение говорить «нет» поможет вам избежать чрезмерной рабочей нагрузки или запросов в последнюю минуту. Это поможет вам взять на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и поможет установить границы с другими.Это может дать вам чувство расширения возможностей. Без этих границ вы можете быть более склонны к выгоранию и плохому управлению временем.

20. Сгруппируйте похожие задачи вместе

Когда вы думаете о своем ежедневном расписании, подумайте о том, чтобы сгруппировать похожие задачи вместе. В конце концов, некоторые задачи требуют одинакового мышления. Например, вы можете отвечать на все свои электронные письма или звонки или обновлять свой календарь предстоящими или повторяющимися событиями в одном временном блоке. Сгруппируйте эти небольшие задачи, чтобы сэкономить много времени и избежать переутомления.

21. Найдите состояние потока

Ваше «состояние потока» — это ваша способность «попасть в зону» и быть вовлеченным мысленно. Обычно ваше состояние потока находится в промежутке между скукой и тревогой. Работайте над распознаванием, когда вы находите свое состояние потока, и попробуйте воспроизвести эту среду, когда вам нужно приступить к делу.

22. Сосредоточьтесь на балансе между работой и личной жизнью

Время, которое вы проводите вне офиса, может повлиять на вашу работу в офисе. Вот почему так важен баланс между работой и личной жизнью.Если вы боретесь с управлением временем, возможно, стрессы в других сферах вашей жизни влияют на вашу работоспособность. Улучшение баланса между работой и личной жизнью может означать, что вам нужно больше спать и заниматься физическими упражнениями, найти хобби или проводить больше времени с семьей.

23. Практика избавления от вредных привычек

Психологи считают, что освоение новой привычки может занять от 21 до 66 дней. Отказ от привычек может занять столько же времени. Плохие привычки могут включать в себя просмотр социальных сетей или ответы на социальные сообщения или звонки на работе.Это может помешать вам улучшить свои навыки управления временем. Постарайтесь определить свои вредные привычки и постарайтесь избегать их или отучиться от них. Создайте строгий график и придерживайтесь его, и эти привычки могут исчезнуть раньше, чем вы об этом узнаете.

24. Составьте еще один список дел на завтра

Хотите, чтобы ваши задачи были максимально активными? Используйте конец рабочего дня, чтобы составить список дел на завтра. Когда вы придете на следующий день, у вас будет несколько дополнительных минут в расписании, которые можно посвятить работе.

25. Обратитесь к наставнику за дополнительными советами

Найдите наставника по тайм-менеджменту, который поможет вам еще больше развить свои навыки. Наставники могут помочь вам установить цели, привлечь к ответственности и научить новым способам работы. Если кто-то в вашем офисе преуспевает в управлении временем, подумайте о том, чтобы попросить у него совета или наставить вас в вашем путешествии.

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий того, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации.Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

.

10 советов по управлению временем на работе

Мы все испытали трудности, связанные с управлением временем на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и приходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас есть встречи до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую.Наконец, вы уходите с последней встречи и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом. У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуй три.

Хорошая новость в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по организации рабочего времени, которые помогут вам начать работу

1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.

Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время. Попробуйте старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность. В этом аудите вам поможет:

  • Определите, сколько вы реально можете сделать за день.
  • Определите отстойное время.
  • Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими максимальной концентрации и творчества.

2. Создайте ежедневный график и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Этот шаг абсолютно необходим для обучения тому, как управлять временем на работе.Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Прежде чем уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

Если вы все изложите на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перекладывая дела, которые проходят через ваш мозг. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список утром. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

Узнать больше

3. Разумно расставляйте приоритеты.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе.Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре самых важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как неотложные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей.Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, которые можно найти в книге Стивена Кови Первые дела прежде всего . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих идей важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Вот более подробный взгляд на каждый из этих квадрантов:

  • Важно и срочно: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их немедленно.
  • Важно, но не срочно: Эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
  • Срочно, но не важно: Это срочно, но неважно. Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
  • Срочно и неважно: Эти действия имеют мало, если вообще имеют значение, и должны быть устранены в максимально возможной степени.

Вот какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

5.Избегайте желания выполнять несколько задач одновременно.

Это один из простейших советов по управлению временем на работе, но, возможно, и один из самых сложных для выполнения. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь. Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но при попытке сделать это вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не позволяйте себе перегружать себя списком дел, растянутым на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Назначьте временные рамки задачам.

Часть создания вашего расписания должна включать в себя установку ограничений по времени для задач, а не просто работать, пока они не будут выполнены. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора поможет вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более длительный перерыв после выполнения четырех.Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени. Используйте свой журнал времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Когда у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

Пример тайм-бокса (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

7. Добавьте буферы.

Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего расписания. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть. Сделайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это.И если вы беретесь за проект, который, очевидно, ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы. Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может оказаться трудным для освоения навыком, оно может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованы.

Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас по всему столу разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена. Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, насколько сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны.Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными. Ключ к управлению личным временем — это проактивное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

Делайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт, в кратчайшие сроки.

.

Советы по управлению временем для студентов

Навыки и дисциплины управления временем, которые вы развиваете в студенческие годы, могут помочь вам на всю оставшуюся жизнь.
Сделайте что-нибудь сегодня, за что ваше будущее будет вам благодарно.

Вот несколько советов, которые помогут вам развить хорошие навыки управления временем.

student A. Формирование хороших учебных привычек

1. Занимайтесь каждый день в одно и то же время, чтобы это стало привычкой.

2.Запланируйте еженедельные обзоры.

3. Выделите блоки учебного времени (около 45 минут каждый).

4. Оставьте место для учебы только для учебы и не отвлекайтесь.

5. Запишите задания в каждом классе, включая СРОЧНУЮ ДАТУ, а затем отметьте пункты по мере их выполнения.

6. Воспользуйтесь преимуществами открытых «временных окон».

  • Используйте время, которое вы проводите в ожидании, прогулках, верховой езде и т. Д.чтобы просмотреть то, что вы узнали.
  • Непосредственно перед уроком быстро просмотрите свои записи или чтения, относящиеся к этому классу.

B. Правильное планирование для достижения максимальной производительности calendar

1. Установите календарь на учебный год, чтобы получить полную картину своего семестра — не включайте слишком много деталей на этом этапе.

2. Составьте график фиксированных обязательств. Выделите время для бумаг, проектов, чтений, встреч, запланированных экзаменов, праздников, перерывов, презентаций и т. Д.

  • Выделить время для планового отдыха, занятий спортом, клубных занятий и т. Д.
  • Укажите важные даты в вашей общественной и семейной жизни.
  • Оставьте свободное время для себя, чтобы у вас была гибкость.

3. Составьте еженедельное расписание. Раз в неделю выделяйте время на более подробном уровне для важных обязательств и сроков, которые вам необходимо выполнить. Запланируйте встречи с собой, чтобы поработать над второстепенными вопросами.

4.Составьте ежедневный список дел. В конце каждого дня организуйте и запланируйте свой следующий день. Включите распорядок дня, дела и время учебы.

C. Следуйте своему плану plan

1. Не позволяйте давлению сверстников или стремлению к краткосрочному удовлетворению диктовать то, что вы считаете важным.

2. Сосредоточьтесь на целях, которые вы поставили перед собой, и следуйте своим истинным главным приоритетам.

3. Согласуйте свои приоритеты со своими долгосрочными ценностями и целями.

D. Установите приоритеты: всегда есть чем заняться, чем у вас есть время для priorities

1. Помните, что действия, которые вы предпринимаете сегодня, посеют семена вашего долгосрочного успеха или неудачи.

2. Подумайте о возможных действиях, которые вы можете предпринять сегодня, которые будут способствовать вашему успеху.

а. Просмотрите каждое действие, которое вы придумали, и спросите себя: «Что может произойти, если я сделаю это главным приоритетом?»

г.Спросите себя: «Что может произойти, если я не сделаю это главным приоритетом?»

г. Запишите полученные ответы и разберитесь, задав себе еще три вопроса. Balance priorities

1. Насколько хорошее или плохое — лучшее и худшее, что может случиться?

2. Какова вероятность того, что произойдет лучшее и худшее?

3. Сколько времени и энергии мне нужно будет вложить?

E.Преодолеть промедление date

Без свидания вы будете откладывать дела на потом. Всякий раз, когда вы получаете задание, установите цель, когда вы собираетесь его начать, чтобы вы могли закончить без паники в последнюю минуту.

1. После того, как вам будет назначен срок выполнения задания, отсчитайте в обратном порядке от срока выполнения, чтобы установить дату начала. Примите во внимание время, которое вы потратите на другие вещи, например на общественное мероприятие

.

Стратегий тайм-менеджмента — советы и техники тайм-менеджмента для всех

7 Good Study Habits that Help Students Succeed in College

Есть ли секрет хороших результатов в колледже? Ответ положительный! Выработка хороших учебных навыков — один из ключей к успеху в колледже. Однако развить хорошие учебные привычки непросто. Это требует большого усердия и силы воли. Но это то, в чем вы можете преуспеть. Ниже приведены некоторые исследования […]

How to Improve Work Efficiency When Telecommuting

Люди часто принимают продуктивность за эффективность и наоборот.Но есть разница, и баланс между ними в повседневной работе имеет решающее значение. Если вы раньше сомневались в эффективности своей работы, это может быть как раз подходящим местом для вас. Эффективность, позволяющая продуктивно работать — ключевая концепция […]

How to Stay Focused at Work When Working From Home

Пандемия Covid-19 изменила характер работы и трудовой политики. Чтобы контролировать и уменьшить распространение вируса, правительства приняли меры изоляции. Это означало, что большинству людей приходилось работать из дома.К сожалению, многие не могут сосредоточиться на работе, особенно когда они работают удаленно. Большинство людей знакомы с высокой производительностью […]

Tracking Legal Hours: Why Your Law Firm Should Do It (And 5 Best Apps To Try)

Утомляет ли ваша юридическая фирма отслеживание рабочих часов? Возможно. Многие юридические фирмы вручную отслеживают свое рабочее время. Когда это делается вручную, сложно отслеживать свое время и правильно рассчитывать оплачиваемые часы. Тем временем другие отрасли открыли для себя ценность программного обеспечения для учета рабочего времени. Это помогает им отслеживать производительность и оценивать свои […]

30-Day Challenge Ideas to Boost Your Productivity after the Pandemic

Что вы делаете, когда попадаете в беспрецедентные времена? Вы приспосабливаетесь и используете ситуацию наилучшим образом.Сейчас вы, вероятно, проводите намного больше времени в помещении и вдали от других. Возможно, это лучшая возможность для самосовершенствования. Старт своей жизни — это 30-дневный вызов. Выберите […]

.