Содержание

обзор современных методов и инструментов.


Содержание:


  1. С чего начать планирование времени?


  2. Основные методы тайм-менеджмента.


  3. Обзор инструментов планирования времени.


Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?


В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим  временем.


В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.


С чего же начать? Вот несколько простых шагов:


  • Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять. Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.


  • Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела-сложные или объемные по затратам времени. Главное не откладывать выполнение необходимого дела заменяя его менее важными, но более легкими действиями.


  • Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.


  • Следующий шаг — реализация,  конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.


  • Контроль — проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.


  • Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.


  • Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.


Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.


1. Метод АВС планирования.


Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.


Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.


Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.


Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, — приоритет С.


2. Матрица Эйзенхауэра.


Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.


Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.


А. Важные и срочные дела — те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.  


Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.


B. Важные, но не срочные — сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо  отложить на некоторое время.


Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.


C. Дела не важные, но срочные — то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.


Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.


D. Не важные и не срочные дела — те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.


Пример не важных и не срочных дел — просмотр новостей в интернете.


3. «Съесть лягушку».


Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».


Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое  готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими


Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.


Google Календарь 


«Google Календарь» бесплатный, интегрируется с gmail.


Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников.


Преимущество этого сервиса — совместное использование.


Покажите его  только избранным пользователям или сделайте общедоступным.


Работа с Календарём осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, также календарь поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами.


Напоминания о событиях отправляются по электронной почте и с помощью Push-уведомлений.


Портал Битрикс24


В своей работе мы используем именно его.


Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.


Оповещения  напомнят о важных и просроченных задачах .


В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.


Удобно использовать в  работе календарь событий.


Он позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц. На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно  сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.


В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму.


Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения.


К событию можно добавить напоминание и указать участников.


Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.


В дополнительных настройках добавляется подробное описание, цвет для отображения в календаре .


LeaderTask


LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.


Он не является онлайн сервисом и для  использования необходима установка на компьютере или телефоне.


Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и  корпоративного.


Он синхронизирует данные по сети , поэтому  необходимая информация будет под рукой, достаточно  подключиться к интернету.


Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать  функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .


LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи  и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.


Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.


Бумажный блокнот или планеры


Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по-старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.


На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.


Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода — главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.

Программа для планирования времени

Когда человек начинает интересоваться инструментами планирования времени — это точка невозврата. В хорошем смысле слова.

Вы наверняка уже попробовали бумажные планировщики. Ими приятно пользоваться, но у них есть недостатки.

Какие недостатки у бумажных средств планирования времени

Ежедневники не справляются с реально высоким потоком дел. Когда дел всего пара в день, то всё выглядит отлично. Как только дела начинают прибавлять в количестве, например, от 10 штук в день, то начинается хаос.

Все странички ежедневника покрываются слоем ваших исправлений. Если неподготовленный человек взглянет на расписание, он не сможет установить естественный порядок дел.

Где-то мелким почерком дописаны новые сведения, где-то нарисованы стрелочки, некоторые задания вычеркнуты, некоторые вставлены между строк.

Вторым недостатком «теплых ламповых» инструментов является их невосстановимость. Вы можете забыть их в такси, оставить в кафе, потерять на улице, залить кофе в конце концов. Самое опасное не в том, что ваши планы кто-то найдёт, а в том, что вы останетесь без планов.

Эти сложности наводят на простую мысль: приложения для планирования времени гораздо удобнее и защищённее от человеческих ошибок.

Что должны уметь программы для планирования времени

Базовые функции

Практически во всех приложениях присутствует стандартный набор функций для планирования.

  • Создание списков задач
  • Составление почасовых планов
  • Напоминания

Этот набор функционала считается базовым. Он подойдёт для планирования на начальном уровне. Такое планирование будет полезно тем, у кого обычно в дневном расписании не более 2-3 задач.

Дополнительные функции

Если ваше расписание более плотное, вам потребуются более технологичные и продвинутые инструменты.

В каких случаях вам потребуется больший набор функций программы:

  1. Вы ведёте 2 или более проекта на работе
  2. Вам поступает плотный поток поручений от начальства
  3. Вы курируете деятельность нескольких человек
  4. Вы ведёте личный проект
  5. Вы работаете с множеством клиентов по записи
  6. У вас есть большая задача в плане семьи (например, переезд в частный дом или открытие семейного бизнеса)

Какие дополнительные функции должны присутствовать в программах для управления личным и рабочим временем?

  • Разбиение задач на подзадачи
  • Объединение задач в проекты
  • Визуальное выделение заданий в списке

В чём подвох приложений для мобильных устройств

Если вы проводите рабочий день за компьютером, то вы знаете, насколько удобно планировать время на большом экране. Программы для планирования времени для Windows учитывают эту особенность. Рабочая область таких приложений состоит из нескольких панелей. Это позволяет видеть на одном экране всю требующуюся информацию.

Однако часто возникает ситуация, когда у вас нет доступа к компьютеру. Например, вы выехали в город или отправились в командировку. В этом случае вы устанавливаете программу для планирования времени на Android или другие платформы: iPhone, iPad.

Следует понимать, что программы для мобильных устройств часто обладают меньшим набором функций, чем программы для настольных компьютеров. Может так получиться, что в мобильной версии можно лишь просматривать расписание, но не редактировать его.

Эту особенность следует учитывать при поиске подходящего инструмента планирования.

Что мы рекомендуем

Рекомендуем использовать программу ЛидерТаск. Она предоставляет полный набор возможностей для планирования времени.

На иллюстрациях к статье показан интерфейс ЛидерТаска.

Скачайте ЛидерТаск на любое устройство:

Вам будет интересно

Планирование времени — как эффективно работать из дома

Открывая интернет-магазин и работая из собственной квартиры, многие предприниматели думают, что теперь могут сами планировать свой рабочий день. Казалось бы, красота: хочу — работаю, хочу — отдыхаю. Можно вообще рвануть в отпуск и продавать прямо из номера гостиницы на берегу океана. А на практике все превращается в бардак: вечное откладывание дел на потом, бесцельное хождение по дому и сон до полудня. Как результат — низкая эффективность работы. О том, как этого избежать и структурировать время правильно — наша новая статья.

Правило первое: железная дисциплина

Главный плюс работы на себя — это отсутствие назойливого начальника. Никто не стоит над душой, не забегает в офис каждые 5 минут с целью раздать бесценные указания и дать очередное задание. Но это же и большой минус. Если в случае с руководителем вся дисциплина идет извне, то когда работаешь из дома, этот фактор отсутствует полностью. На деле отсутствие начальника может привести к постоянному прокрастинированию.

Дело в том, что без мотивирующего пинка заставить себя работать довольно сложно. Такова уж человеческая натура. Единственный выход — воспитать в себе железную самодисциплину. Пока ее нет, отсутствует смысл идти дальше: расписывать для себя режим дня, ставить напоминалки на телефон и скачивать приложения для тайм-менеджмента. Вы просто проигнорируете сигналы о том, что пора бы и поработать.

Дисциплинировать себя любимого не так просто, как кажется на первый взгляд. Эволюция постаралась и сделала так, что наш организм старается сохранить энергию в любой ситуации, когда это возможно. Работа из дома — одна из них. Ваш мозг не понимает, зачем напрягаться, если можно пойти и попить чаю, а потом посмотреть очередной сериал.

В общем, единственный выход — усилие воли. Нужно просто взять себя в руки и заставить работать. Но задачу можно значительно облегчить при помощи нескольких способов:

  • записаться на тренинги. Есть масса профессиональных психологов, которые помогут вам с самодисциплиной. Посетите несколько таких занятий — индивидуальных или групповых. Там прямо на практике отрабатываются различные ситуации для поднятия дисциплины. Готовьтесь: будет очень некомфортно: придется выполнять неудобные и непривычные задания;
  • работать с партнером. Когда от вашей дисциплины зависите не только вы, но и посторонние люди, это сильно мотивирует. Уж если на 9:00 назначен созвон по скайпу с партнером — никуда от этого не денешься. Стимул не подводить человека сработает как нельзя лучше;
  • почитайте мотивирующую литературу: биографии успешных предпринимателей, книги по самоконтролю и саморазвитию;

  • найдите внешний мотиватор. Самое простое — попросить членов семьи напоминать вам о рабочих часах и времени отдыха. И, конечно, прислушиваться и делать, когда это напоминание получите.

Правило второе: разработайте режим дня

Первое, с чем сталкиваются бизнесмены, работающие из дома — отсутствие внятного и налаженного режима. “Буду работать когда захочу” — не более, чем заблуждение. Подводный камень в том, что это самое “захочу” не наступит никогда — проверено. Пока не начнет гореть дедлайн, многие к работе не приступят.

Именно поэтому структурирование времени работы и отдыха стоит на втором месте после дисциплины. Не стоит перегибать палку и разрабатывать многоуровневый режим дня с описанием перерывов в работе и прочими деталями процесса. Вполне достаточно определить рабочие часы в течение дня. Например, с 10 утра до 6 вечера — работа с перерывом на обед. Этого хватит. Главное — не давать себе поблажек и придерживаться установленного расписания.

Плюс удаленной работы в том, что рабочие часы можно установить в любое время. Если вы жаворонок и наиболее эффективно работаете в утренние часы — ставьте рабочее время с 8 утра до 5 вечера. Совам можно сдвинуть сроки на несколько часов вперед и трудиться, скажем, с 11:00 до 20:00.

В дальнейшем режим дня можно корректировать и дополнять подробностями. Например, включить в ежедневный распорядок время занятия спортом, чтение книг и саморазвитие, походы в кино и другие развлечения. И помните: не так важно наличие режима, как его неукоснительное соблюдение.

Правило третье: планирование

Планирование и режим дня — это не одно и то же. В режиме дня учтен только сам факт рабочего времени, без учета того, как оно будет использоваться. При планировании нужно разработать список конкретных дел на некоторое время вперед. Например, завтра в 10 утра сделать важный звонок, поработать с документами или сдать декларацию в налоговую. Это позволит не откладывать важные задачи на потом.

Как технически решить этот вопрос — дело ваше. Если удобно записывать задачи в ежедневнике или на листе бумаги — не вопрос. Предпочитаете мобильные приложения — замечательно, лишь бы это работало.

Виды планирования

Один из отцов основателей Соединенных Штатов Америки — Бенджамин Франклин — разработал свою систему планирования. Портрет этого человека помещен на стодолларовой купюре, как будто напоминая предпринимателям: время — деньги. Его система планирования называется пирамидой Франклина. Суть в том, что все задачи располагаются в пирамиде в зависимости от приоритетности:

  1. План на день. Это текущие рабочие вопросы, которые могут быть решены за одну рабочую смену.
  2. Краткосрочный план. Это задачи, требующие более детальной проработки и подготовки. Для интернет-магазина это может быть смена поставщика, расширение ассортимента продукции и так далее. Составляется на несколько месяцев.
  3. Долгосрочный план на год или несколько лет. Включает в себя стратегические задачи бизнеса.
  4. Генеральный план достижения цели. Это те вещи, которые помогают достичь главного: заработать миллиард долларов, стать лидером продаж в регионе.
  5. Глобальная цель. То, к чему вы стремитесь в своей жизни.
  6. Главные жизненные ценности.

Суть подхода в том, что вся пирамида должна быть подчинена высшей задаче. А она у каждого своя. Кто-то мечтает стать миллионером, а кто-то — жить на Багамских островах.

Правило четвертое: расставляйте приоритеты

Все рабочие вопросы имеют разную ценность. Есть более срочные дела, а есть те, которые могут и подождать. Еще один популярный эксперт в области менеджмента — Стивен Кови — предложил свою систему расстановки приоритетов. Согласно этой системе все задачи можно поделить на:

  • важные и срочные. Такие вопросы нужно решать в первую очередь, причем самостоятельно;
  • важные, но не срочные. Это основной блок задач, которому нужно посвятить большую часть времени. Именно решение важных несрочных задачи Кови считает локомотивом прогресса;
  • срочные, но не важные. Мелкие рабочие вопросы, которые нужно сделать здесь и сейчас. Например, заказать товар: вроде бы просто текущий момент, но если его вовремя не решить, последствия будут печальными;
  • не важные, не срочные. Строго говоря, их можно сделать когда угодно или вообще поручить кому-то другому. Например, вы давно хотели сделать ремонт в офисе. Это почти не влияет на рабочий процесс, если, конечно трубы не текут и плитка не отваливается.

Возвращаемся к планированию рабочего времени. Если вы будете ставить на первый план дела из второго и третьего блоков, то обязательно столкнетесь с проблемами в виде цейтнотов, проваленных сроков и невыполненных задач. Нужно сосредоточиться на первых двух и сделать их в первую очередь. А вопросы из последнего пункта можно вообще принести в жертву или отложить до лучших времен.

Правило пятое: режим — это вопрос привычки

Как говорят психологические исследования, если что-то делать 30 дней подряд, то это войдет в привычку, даже если сначала будет тяжело. Можно использовать этот прием и для выработки подходящего режима рабочего времени. Не стоит дожидаться того момента, когда все войдет в свое русло само собой: лучше потерпеть месяц, а потом наслаждаться результатом — все будет происходить как само собой разумеющееся.

Вот несколько полезных навыков, которые помогут эффективно распоряжаться рабочим временем:

  • вставать и ложиться в одно и то же время;
  • заниматься делами в рабочей обстановке: за рабочим столом, в кафе или другом месте;
  • выработать режим питания;
  • выделять время на отдых в течение рабочего дня;
  • соблюдать режим.

Правило шестое: вознаграждайте себя за проделанную работу

Оказывается, отдыхать тоже нужно уметь. Главный принцип здесь — релаксацию нужно устроить до того, как вы устали. Дело в том, что для снятия сильной усталости требуется гораздо больше времени. Прямо как болезнь, которую проще предупредить, чем потом лечить. Поэтому после выполнения очередной задачи вознаграждайте себя минуткой-другой отдыха.

Вообще, на режимных предприятиях советского образца есть правила внутреннего трудового распорядка. Они предусматривают несколько перерывов в течение рабочего дня. Такой же подход применяется и на производствах за рубежом. Поговаривают даже, что если немец перед звонком на перекур замахнулся молотком, то после звонка он не станет делать удар, а отложит инструмент в сторону и пойдет отдыхать. Война войной, а обед по расписанию, как гласит известная поговорка.

В общем, небольшие перерывы в работе сильно повышают эффективность труда. Паузу можно использовать для того, чтобы выпить чашку кофе, выйти на небольшую прогулку или съесть что-то вкусное. Это работает и на уровне психологии: выполнять задачу проще, если знать, что в конце вас ждет пусть и символическое, но все же вознаграждение. Но здесь опять же, никуда без самодисциплины. Уж если запланировали перерыв на 10:00, то до этого времени не давайте себе никаких поблажек. Сначала будет трудно, но потом тоже войдет в привычку.

Правило седьмое: сон всему голова

Плохо организованный сон сильно снижает эффективность работы. Ловушка состоит в том, что вам, в отличие от офисного работника, завтра рано не вставать. В эту засаду попало немало предпринимателей, работающих на дому. Смотреть телевизор или сидеть в интернете до 2 ночи — могут, умеют, практикуют. А наутро пожинают плоды в виде низкой работоспособности, рассеянного внимания и других прелестей бессонной ночи. Чтобы этого не произошло, достаточно придерживаться несложных правил:

  • ложиться и вставать в одно и то же время;
  • не думать в кровати о проблемах бизнеса;
  • после пробуждения не бросаться с места в карьер и приступать к работе, а дать себе время прийти в себя, спланировать день и наметить другие дела;
  • идти спать, даже если работа не закончена. Утро вечера мудренее, а все дела все равно не переделаешь.

Правило восьмое: устраивайте себе выходные и отпуска

Структурировать нужно не только рабочий день, но и неделю и даже календарный год. Устраивайте себе хотя бы один выходной в неделю, например, воскресенье. Выключайте телефон, не проверяйте почту и вообще думайте о работе по минимуму. А еще лучше провести время с пользой: побыть с семьей, посетить культурное мероприятие или просто прогуляться. Это позволит восстановить силы и с удвоенной энергией приступить к работе в понедельник.

Отдельная тема для разговора — отпуск. Не думайте, что за неделю дела в интернет-магазине встанут, сотрудники начнут халтурить и вы упустите выгодный контракт. Есть достаточный арсенал инструментов сделать так, чтобы этого не произошло. Например, делегировать полномочия, правильно распределять задачи или назначить временного заместителя.

Никто не будет спорить, что отпуск — это маленькая жизнь. Проведите его с максимальной пользой: съездите в туристическую поездку, устройте путешествие, словом, отдохните, как следует. Многие бизнес-идеи приходят как раз в те моменты, когда вы максимально отвлекаетесь от рутинных дел. Это позволяет встряхнуться и посмотреть на бизнес со стороны.

А мы желаем вам правильно распоряжаться своим временем, ведь время — это деньги. Удачи в бизнесе!

планирование и организация рабочего и личного времени. Как все распределить и успеть? Как правильно управлять своим временем?

Тайм-менеджмент

Многие люди все время жалуются на нехватку времени. Хочется успеть выполнить множество задач, но ничего не получается. От этого нарастает нервное напряжение, портятся отношения с близкими. Если ничего не предпринимать, время будет уходить, как песок. А дальше можно потерять все самое дорогое: работу, друзей, семью. Чтобы этого не случилось, нужно научиться распределять свой потенциал в плане выполнения различных дел правильным образом.

Что это такое?

Планирование времени – процесс очень специфический. Он заключается в контроле над временем, которое было потрачено индивидом на какую-либо деятельность. При этом сознательно включают в этот процесс эффективность. А значит, здесь используются такие методы, как постановка цели, мониторинг затрат и определение приоритетов. Управление временем – это искусство, которое необходимо для продвижения любого дела.

К данному фактору можно отнести такое понятие, как дефицит рабочего времени. Он возникает, когда неграмотно организуется деятельный процесс. Это влияет на качество и эффективность труда.

Чтобы избежать потерь, необходимо проводить исследование временных затрат, выделенных на реализацию каких-либо планов.

Проблемы со временем на работе возникают, если в сущности не решаются некоторые важные задачи.

  • Когда человек не знает четкого распорядка своего предстоящего рабочего дня.
  • Когда несвоевременно выполняется намеченная работа, а в результате идет накладка деятельных моментов друг на друга. При этом человек вынужден выполнять должностные обязанности дома. А это значит, что смещается время, которое было выделено на обеспечение бытовых нужд (стирка, уборка).
  • Происходит это в результате рассредоточения сил. Тогда определенные моменты остаются без должного внимания.
  • Неважные дела отвлекают от основной работы.
  • Человек постоянно спешит, поэтому очень устает.
  • Если сотрудник не соответствует занимаемой должности, то у него также возникают проблемы со временем.
  • Когда мотивация к полноценному труду отсутствует.
  • Индивид не может совместить свои потребности с возможностями.

Любому человеку ясно, что управлять временем нельзя, но его можно использовать эффективно.

Поэтому необходимо применять такую методику, как тайм-менеджмент. Данное название переводится, как управление временем.

А еще этот термин подразумевает собой учет, распределение и быстрое примерное проектирование всех временных ресурсов.

Когда живешь по принципу «успевай больше, а работай меньше», то жизнь становится насыщенной. Способность управлять временем можно развить.

Принципы

Когда человек стремится охватить все и сразу, при этом не утруждает себя планированием и не берет под контроль ситуацию, возникают проблемы со временем. Тогда ему кажется, что драгоценные часы уходят и тратятся впустую.

Поэтому необходимо принципиально подходить к процессу распределения сил и ресурсов, способствующих выполнению различных дел. Если все правильно распределить, то можно все успеть.

Планируйте свои действия

Безусловно, это важный момент. Начинать его необходимо с создания подходящей для этого обстановки. Если говорить о месте работы, то здесь следует прежде всего окружить себя приятными вещами и убрать с глаз все лишнее. Это касается как материальных, так и нематериальных моментов.

Над столом можно установить специальную доску на магнитах. Каждый день вы должны будете составлять план выполнения различных мероприятий, в котором все будет рассчитано по минутам.

И запомните, что данные мероприятия – это долгосрочное планирование. К нему необходимо привыкнуть. Сосредоточьтесь на работе, и она вам станет не в тягость.

То же самое можно сказать и об обязанностях по дому, которые вам предстоит выполнять каждый день. В этом случае стоит также составить определенный план. Поэтому создайте его и разместите при помощи магнита на холодильнике.

Например, вы вечером после работы задумали постирать грязные вещи. Современные люди используют специальные машины. Поэтому вам не нужно тратить время на саму стирку. В этом вопросе главное – не забыть выполнить задуманное, а именно: загрузить белье и включить устройство. А дальше оно само выполнит всю работу. А пока белье будет стираться в машинке, можно пришить оторвавшуюся пуговицу или почистить картошку.

Нужно планировать даже то, что вы будете есть на ужин. Блюда, которые очень долго готовить, лучше перенести на выходной день. В будние дни подойдут более простые рецепты.

Формулируйте желаемый результат

Чтобы выполнить данное условие, необходимо определиться с ключевыми направлениями деятельности. Например, попробуйте выбрать самые насущные задачи и включить их в первостепенный список.

Например, в только что наступившем месяце вы хотите перевыполнить план и улучшить показатели. Если вы менеджер по продажам, значит, вам необходимо создать цель, а именно: обзвонить с различными предложениями не только уже создавшуюся базу клиентов, но и привлечь к данному процессу еще большее количество лиц, заинтересованных в вашей деятельности.

Для этого вам необходимо обозначить примерную цифру доходности, которая, безусловно, повысится в результате проводимых мероприятий. Это будут ваша цель и одновременно ожидаемый результат.

Такие же примерно мероприятия можно провести, если вы хотите успеть выполнить в наступающем месяце определенные задачи, которые позволят облагородить ваш быт и реализовать цели личного характера, например, провести ремонт в квартире во время отпуска. Зачастую бывает так, что люди запланировали одно, а получилось совсем другое.

Поэтому и в этом вопросе необходимо поставить цель, обозначить результат и двигаться к этим факторам, несмотря на трудности. Они, скорее всего, не возникнут, если вы перед началом работ все правильно рассчитаете.

Первый пункт – это денежные затраты. Определитесь с ними. Затем распишите в подробностях все мероприятия, что предстоит выполнить, и визуализируйте результат. Для этого можно повесить на холодильник чертеж, на котором будут обозначены все выполненные работы.

Например, в первый день отпуска вы закажете все необходимые материалы, которые будут использоваться для отделки. Если для этого понадобится выделить больше времени, то выделите его.

Еще один день потребуется для того, чтобы получить заказ из строительного магазина. Все необходимые компоненты нужно проверить и определиться с их временным месторасположением. Этот вопрос также тщательно продумайте и определитесь с результатом проделанной работы.Следом распланируйте все свои действия по порядку. Например, после полной готовности к ремонту в плане завезенных материалов распишите каждый день в плане выполнения самих работ по дому.

И еще, обязательно оставьте 1-2 резервных дня на всякий случай.

Вдруг что-то пойдет не так, и одна из манипуляций займет времени немного больше, чем было задумано ранее. Например, вы почувствуете себя плохо, и вам потребуется на восстановление сил несколько дней.

Фиксируйте план действий

Данное мероприятие необходимо выполнять самым тщательным образом. Лучше всего это сделать на листе бумаги и разместить на самом видном месте.

И помните, что данные правила должны касаться как служебных обязанностей, так и обязанностей по дому. Тем, кто немного рассеян, нужно все действия расписывать по минутам. Чтобы вы не забывали о том, что ограничены во времени, ставьте «напоминалки» на телефон или будильник. Как только задание будет выполнено, вычеркните его из списка.

Важный момент: не планируйте организацию сразу очень большого количества дел. Выделяйте на их реализацию нужное время, иначе вы запутаетесь и ничего не успеете.

Расставляйте приоритеты

Этот важный момент необходимо выполнять с особой тщательностью, иначе вы затратите максимум энергии, устанете, потратите время, а цель так и не будет достигнута.

Поэтому сначала старайтесь выполнить самые важные задачи, которые будут отправной точкой. Неотложные и очень нужные мероприятия должны стать фаворитами первой половины дня.

Уже после обеда вы почувствуете удовлетворение от работы. Данный фактор снимет стресс и настроит на позитив.

Фокусируйтесь на главном

На работе этот вариант просто необходим. Кроме общего плана действий, составляйте еще один – дополнительный. В план-целеполагание вносите те пункты, которые вам необходимо выполнить «здесь и сейчас». А дальше пусть все дела по важности идут по убывающей.

Анализируйте свой опыт

Допустим, вы уже начали заниматься планированием, значит, уже в курсе, сколько времени уходит на ту или иную работу. Поэтому можете без труда определиться со временем, которое необходимо выделить на какое-либо конкретное мероприятие.

А если говорить об объединяющих моментах, то просто записывайте все негативные факторы, которые были связаны с выполнением той или иной задачи. Это необходимо делать для того, чтобы не наступить на одни и те же «грабли».

Планируйте отдых

Безусловно, если вы будете работать на пределе возможностей, то вы не получите того результата, что ожидали от мероприятия под названием «планирование времени». Все это произойдет по банальной причине. Просто ваш мозг – это так называемый компьютер. Если его функции будут непомерными, он просто даст сбой, а вы получите вместо эффективного труда стрессовую ситуацию.

Любой, даже очень занятой человек, должен выделять на свои личные нужды время.

Если нет возможности взять кратковременный отпуск на несколько дней, то попробуйте выделить выходной для похода в релаксирующий салон.

Благодаря этому действию вы отдохнете и приведете в порядок внешность.

Методы

Их большое количество, но самыми популярными считаются матрица Эйзенхауэра и так называемый ежедневник Стивена Кови. Рассмотрим их по порядку.

Первая – это матрица Эйзенхауэра, позволяющая использовать способы самоорганизации. Разработчик матрицы всегда был сильно занят, поэтому придумал матрицу, помогающую использовать время по максимуму. Данное изобретение выглядит, как 4 квадрата с основанием в виде двух осей. В каждый из них записываются мероприятия, которые предстоит выполнить. Так вырисовывается схема, на которой видно, какими делами необходимо заняться сначала, а какими – потом.

В отдел «А» всегда вписываются срочные дела, которые нужно выполнить в течение дня. Помните, что этот отдел должен быть почти всегда незаполненным. Если он будет заполняться часто, то это будет свидетельствовать о том, что вы неорганизованный человек.

Знайте: важные и срочные дела можно кому-нибудь перепоручить. Это выход из положения.

Отдел «В» состоит из не очень срочных, но очень важных дел. Дела, которые вписаны в этот раздел, всегда должны быть в максимальном приоритете. Считается, что если вы будете заниматься делами только из этого раздела, то достигнете больших успехов в своей деятельности.

Знайте: в теории срочность только вредит выполнению какого-либо дела. В этой системе находятся те дела, которые относят к категории «повседневные».

Раздел «С» предполагает внесение дел, которые могут отвлекать от основной деятельности. Они мешают человеку сосредоточиться. Это различные праздничные мероприятия, встречи с неважными людьми и тому подобное.

В разделе «Д» находятся те дела, которыми не стоит заниматься, вообще. Они «съедают» драгоценное время. Это разговоры с подругами, ненужная переписка в соцсетях и многое другое.

При правильном применении матрицы вы научитесь не отвлекаться на пустяки и распределять свое время правильно.

Есть и другие методики, например, ежедневник Стивена Кови. Его применение учит расставлять приоритеты. Если воспользоваться советами автора, то можно приобрести навыки высокоэффективного человека. Из ежедневника вы узнаете, что означает термин «управлять временем» и как достигаются приоритетные цели. Для этого вам необходимо применить четырехэтажный метод планирования. Схема имеет форму треугольника. Его делим на 4 части и начиная с самого верха вписываем в каждую часть следующее:

  • планируйте ежедневно;
  • планируйте еженедельно;
  • ставьте цели;
  • определяйте ценности.

Так вы создадите свою личную пирамиду продуктивности. Теперь рассмотрим каждый пункт по отдельности.

  • Самый первый пункт содержит определение ценностей. Данные вещи имеют для нас самое большое значение. Из них состоит вся наша жизнь. Поэтому они находятся в самом основании пирамиды.
  • После этого пункта идет следующий. В него вписываются намеченные цели
  • Многие при планировании дел ставят знак равенства между всеми делами. Так делать нельзя. Если вы хотите выделить их наибольшее количество, то планируйте ваши дела еженедельно. Изготовьте так называемый еженедельный компас. Его главным вопросом должен стать вопрос о важных делах на этой неделе.
  • И вот самый верх продуктивности – это пункт «планируйте ежедневно». Здесь вы должны проверять свои намеченные ранее договоренности, составлять реалистичный список дел и расставлять приоритеты.

В заключение отмечаем, что нужно жить в соответствии со своими главными ценностями. Для этого необходимо их прояснить.

Поэтому выявите и определите свою роль в этой жизни. Может, этих ролей окажется намного больше? Ответьте сами себе на этот вопрос.

Далее, определитесь с личными обязательствами. Для этого разбейте цель на несколько частей.

Как научиться управлять временем?

Решить данную задачу поможет понимание, что в сутках всего 24 часа. Это время необходимо разделить определенным образом.

  • Рабочий день отнимает примерно 8 часов. Из них самыми эффективными считаются примерно 5 часов. Оставшееся время тратится обычно не на очень эффективную деятельность. Разговоры между сотрудниками, разговоры по телефону на отвлеченные темы и другое.
  • Обеденный перерыв длится 1 час.
  • Чтобы добраться на работу и обратно, некоторые тратят полчаса, а другие – целых 3 часа.
  • Когда человек возвращается домой, он приступает к реализации домашних дел. Они отнимают примерно 5 часов.

В результате нехитрых вычислений мы видим, что на сон у занятого человека остается очень мало времени.

При таком загруженном графике многие люди успевают тратить время на просмотр телевизора, прогулки, походы по магазинам и многое другое. Бесспорно, работать без расслабления мозговой деятельности и без отдыха не сможет ни один человек.

Без похода в магазин тоже не обойтись. Чтобы приготовить еду, нужно купить продукты. Все же есть такие дела, которые можно назвать «пустыми». Рассмотрим их по порядку.

  • Хождение по магазинам без денег. Такие походы приводят как к моральной усталости, так и к физической. Вы расстраиваетесь из-за нехватки денег и изрядно устаете. После таких нагрузок эффективная деятельность снижается.
  • Просмотр телевизионных программ, которые не несут никакой смысловой информации.
  • Переписка или другое общение в интернете. Зачастую это пустые разговоры.

Данный перечень значительно больше, чем перечисленные моменты. И многие без особой надобности и охоты теряют драгоценные часы, которые можно было бы использовать для других, более важных дел.

Тогда необходимо «браться за ум» и выработать технологию по распределению времени. Она должна заинтересовать всех без исключения. И даже женщин, сидящих в декретном отпуске, и домохозяек.

А теперь рассмотрим конкретные советы.

  • Заведите простой блокнот, где будут записаны все ваши ежедневные задачи по пунктам. Так вы сможете правильно организовать свою деятельность.
  • Можно воспользоваться методом нейролингвистического программирования. А именно: необходимо найти такой момент, который может вас настроить на работу. Упражнения такого рода подразумевают появление некоего «щелчка». Например, каждый раз, когда вы приступаете к своей работе, задействуйте одну и ту же любимую музыку. Со временем вы привыкните к ней так же, как и к работе. Определенная мелодия будет ассоциироваться с трудовой деятельностью.
  • Обязательно отдыхайте. Поверьте, если уставший человек вынужден выполнять работу, то эффективность от его действий значительно снижается.
  • Еще одна техника, которую придумали французы. Выполняйте трудные задачи с утра, а остальные после обеда.

Секреты

Эффективное использование времени можно взять под контроль. Для этого есть определенные хитрости.

  • Главная ошибка – планирование каждой минуты дня. Нужно учитывать непредвиденные обстоятельства. Поэтому оставляйте немного свободного времени. Это позволит выделить драгоценные минуты на решение внезапно возникших проблем.
  • Учитесь говорить «нет» тогда, когда вы считаете, что это нужно сделать. Иногда попадаются люди, которые свои проблемы стараются переложить на чужие плечи. Поэтому нужно уметь отказывать таким людям.
  • Планируйте свой отдых.

правила, советы, книги и программы

О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения. Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.


В виде вступления — наша статья с говорящим названием
«Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать


При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

Метод Айви Ли


Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.


Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

Метод оценок


Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Метод 1–3–5


Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

GTD — Getting Things Done


Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.


Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т.д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.

Техника Pomodoro


Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

Поедание лягушек


Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.

Метод салями


А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа 🙂 Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!

Метод 10 минут


Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.

Принцип 60/40


Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.

Энергетический список


Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.


Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить :)

Популярные инструменты для планирования времени


Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.


Wunderlist


У приложения понятный дизайн, в интерфейсе легко разобраться. Можно синхронизировать его с почтой и подключить совместно решение задач. А еще можно ставить напоминалки!


Todoist


Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.


Any.Do


В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.


Google Calendar


Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.


24me


Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.


Еще советуем изучить подборку
10 приложений для повышения продуктивности.

Какие книги о планировании рабочего времени почитать


«Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», Тимоти Феррисс


Название книги вызывает безудержное желание читать 🙂 Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.


«Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский


Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам 🙂 Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным компаниям («Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.


«Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк


Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.


«Принцип рычага. Как успевать больше за меньшее время, избавиться от рутины и создать свой идеальный образ жизни», Роб Мур


Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!

Принципы планирования рабочего времени успешных людей


И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

Итоги


Изложим итоги в виде тезисов. Итак:

  • Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
  • В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
  • Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
  • Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
  • Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.

Планирование времени как способ самоорганизации

Планирование времени как один из способов самоорганизации

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.Джим Рон

Если понаблюдать за разными людьми в течение хотя бы одного рабочего дня или недели, станет заметно, насколько важно планирование времени как способ самоорганизации. Имея в сутках те же 24 часа, кто-то успевает совмещать работу, учебу, спорт и личную жизнь, а кто-то даже с одной работой справляется неудовлетворительно. Одни строят карьеру, учат иностранный язык, получают второе высшее образование, а другие уже год не могут заставить себя заняться английским или начать бегать по утрам. Виновата всегда нехватка времени: даже если вы ничего не делаете, вам все равно его не хватает. Знакомо?

Давайте посмотрим правде в глаза: в нехватке времени виновато не количество часов в сутках, а человек, который не умеет правильно ими пользоваться или не хочет.

Что же именно мешает многим из нас успевать делать все задуманное? Как правило, это одна из двух основных проблем или обе сразу:

  1. Психологический фактор. Пассивность, уныние, лень, низкий уровень мотивации или страх провала – все это заставляет нас раз за разом откладывать важные дела и искать оправдания. Самое удобное оправдание – нехватка времени.
  2. Неорганизованность. Целеустремленный человек тоже может хронически не успевать. Виной тому неумение планировать и упорядочивать дела, а также оценивать ресурсы и возможности.

Почему важно планировать свое время

Почему важно планировать свое время

В первую очередь поймите главное: времени никогда не станет больше, в сутках всегда будет 24 часа, а в неделе – 7 суток. Если вам кажется, что сейчас вы слишком загружены, и чтобы подступиться к бесконечному списку несделанного, следует подождать более свободных дней, не обманывайте себя. И через месяц, и через год вы будете загружены точно так же, только другими делами, ведь жизнь не дает передышек, у нее всегда будет чем вас занять. Откажитесь от выжидающей тактики сразу, ваш единственный вариант – действие. Если вы не верите, что сможете совмещать работу, учебу и спорт, посмотрите на людей, которые это делают.

Главное отличие успешных людей от неуспевающих – грамотное планирование дня для максимального использования времени.

Люди, которые все успевают, не супермены. Они так же ограничены во времени и вынуждены спать по 6–8 часов в сутки, так же устают, так же имеют семьи, друзей, увлечения и т. д. Все, что их отличает от вас, – они точно знают, когда и что сделают, и сколько времени у них это займет. Дисциплинированный человек всегда имеет:

    #1

    Режим дня. Вовремя вставать, значит, вовремя ложиться. Многие нерационально расходуют ночное время, из-за чего страдает их организованность и продуктивность днем.

    #2

    Распорядок дня. Чтобы что-то успеть, нужно хорошо знать, что именно нужно успеть, и как конкретно это сделать. Такую информацию нельзя хранить в голове, т. к. память ненадежна, и нельзя формировать по ходу дня, т. к. невозможно учесть все.

    #3

    Упорядоченный список дел. Список важных дел на день сам по себе ничего не дает. Нужно расположить эти дела в оптимальном порядке друг за другом и определить временной интервал для выполнения. Чем точнее и подробнее список, тем меньше времени вы тратите впустую.

5 советов по эффективному планированию времени

Тайм-менеджмент – очень популярное направление всевозможных курсов, тренингов и авторских методик по саморазвитию и повышению личной эффективности. Его востребованность хорошо показывает, насколько актуальна проблема самоорганизации для современного человека. Подходы к решению этой проблемы разнятся между собой, как правило, только в деталях. Основные же направления развития всегда одни и те же – это дисциплина и планирование. Простые принципы и правила правильного планирования времени из нашей подборки помогут вам освоить азы тайм-менеджмента без обучения на специализированных курсах.

Стройте планы на бумаге

Американские социологи провели интересный многолетний эксперимент с участием студентов колледжей. Среди учащихся был проведен опрос на тему планирования и организации времени, по результатам которого опрошенные были разделены на три группы (от самой малочисленной к самой обширной):

  1. Студенты, которые ведут органайзер или каким-либо другим способом записывают свои планы и цели.
  2. Студенты, которые ничего не записывают, но точно знают, чего хотят.
  3. Студенты, не знающие, чего они хотят, не строящие планов и не записывающие их на бумагу.

Спустя целых 10 лет социологи разыскали и повторно опросили участников эксперимента. По результатам опроса выяснилось, что самые низкие доходы имеет третья группа участников, доходы второй группы оказались выше в два-три раза, доходы первой группы – в десятки раз.

Простая привычка вести ежедневник может изменить вашу жизнь до неузнаваемости.

Однако к этому тоже следует подходить с умом:

  • составляя список дел, делите их по срочности: безотлагательные, средней срочности, несрочные;
  • разбивайте крупные задачи на составные части, иначе есть риск не успеть;
  • в первую очередь делайте самые трудные дела; когда сделано самое трудное, список дел уже не выглядит таким пугающим;
  • вычеркивайте дела из списка – видеть, как длинный список тает на глазах, – отличная мотивация;
  • не ограничивайтесь одним рабочим днем, составляйте планы на неделю, на месяц, на год и даже больше.

Стройте планы на бумаге

Чего я хочу и что я делаю

Лень и неуверенность в себе – коварные враги, их очень сложно победить именно потому, что они действуют окольными путями. Вы ведь никогда не скажете себе: «Мне лень и я боюсь провалиться, поэтому я отложу это дело». Вы скажете: «Я всего на минутку загляну в одноклассники» или «Я давно не звонил другу/подруге, только узнаю, как у него дела, и сразу обратно». Дьявол живет в мелочах: каждый раз, когда вы отвлекаетесь на внешне невинную мелочь, тратите несколько драгоценных минут. А когда возвращаетесь к делу, с ужасом обнаруживаете, что оно не стало привлекательнее ни на йоту, и тогда появляется новая мелочь, на которую так приятно отвлечься. Это забирает не только время, но и энергию, поэтому скоро вы обнаружите, что устали, так ничего и не сделав. Кстати, прекрасный повод отложить дело до завтра, не правда ли?

Даже в пустой комнате с железными стенами ленивый человек найдет, чем отвлечься от работы.

Если вы неуверенный в себе человек, и причина вашей лени – страх провала, вам помогут методы эффективного планирования личного времени. Контролировать себя вы можете самостоятельно. Для этого возьмите в привычку задавать себе два вопроса:

  1. Чего я хочу?
  2. Что я делаю?

Эта практика выявляет и наглядно демонстрирует все предательские ухищрения вашей лени: как только ответ на второй вопрос перестает соответствовать ответу на первый, пора бить тревогу.

Будьте педантичны

Будьте педантичны

Все сталкивались с сильным раздражением и даже гневом занятого человека, когда кто-то что-то переставил местами на его столе или навел небольшой беспорядок в его личных вещах. Таких людей обычно упрекают в том, что они делают из мухи слона и нервничают из-за ерунды. На самом же деле один из эффективных способов экономии времени – привычка держать личные вещи в идеальном порядке, и это совсем не ерунда.

Лучше один раз навести порядок в вещах, чем десять раз потратить время на поиск нужной вещи.

Убирая вещь со своего места, вы вынуждаете хозяина тратить время на ее поиск, сбиваться с рабочего ритма и испытывать раздражение по этому поводу. Неудивительно, что он в бешенстве, – вы воруете его время и нервы. Пусть это кажется мелочью неорганизованным людям, не стоит равняться на них. Держите вещи так, чтобы все нужное всегда было у вас под рукой, придавайте этому значение, это действительно важно.

Выработайте рабочий ритм

Человек, который дает волю лени, большую часть дня, недели или месяца работает очень медленно, затем обнаруживает, что не укладывается в сроки, и начинает работать неестественно быстро. Качество такой работы всегда страдает: в гонках со временем, в ажиотаже и стремлении не завалить сроки любой ценой исполнитель может недоглядеть и упустить очень многое. Кроме того, «завалы» вредны для здоровья – они чреваты как физическими нагрузками, так и нервным напряжением.

Очень часто нехватка времени возникает из-за того, что мы не спешили, когда времени было много.

Этого можно избежать, если выработать оптимальные техники планирования времени и подходящий ритм работы, при котором процесс не будет приводить к чрезмерной усталости и нервным перегрузкам, а результат будет готов к назначенному времени. Спокойная и планомерная работа позволит уделять больше внимания мелочам и положительно скажется на качестве, а самое главное – вы забудете про завалы навсегда.

Разгружайте себя

Разгружайте себя

Народная мудрость гласит: «хочешь сделать хорошо – сделай сам». Но если дел, которые нужно сделать хорошо, слишком много, у вас быстро возникнет дефицит времени, с которым не справится никакой тайм-менеджмент. В основе эффективного планирования времени лежит адекватная оценка возможностей. Лучше не пытаться использовать себя более чем на 100%, это сработает на короткой дистанции, но в перспективе сулит массу проблем.

Тайм-менеджмент учит не растягивать на неделю работу, на которую хватит одного дня, но он никогда не научит вас делать за день недельный объем работы.

Многие задачи можно делегировать коллегам и подчиненным. Возможно, многие из них компетентнее вас в определенных вопросах и быстрее справятся с поручением. Не исключено, что вы сможете выполнять больше дел первостепенной важности, если перепоручите менее важные дела другим людям. Ищите способы разгрузить свое время, не теряя в результате, – это тоже часть искусства грамотного управления временем.

Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.

Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты» Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.

В чём суть системы

Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена Getting Things Done на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.

С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и медитировать. Сделав это, ставьте в календаре галочку.

система управления задачамиПростая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

На доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.

  1. Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься спортом, убраться, ответить на письма.
  2. Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
  3. Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
  4. Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, посетить какую-то страну.

Ваш список может выглядеть примерно так:

Часто Сегодня Скоро Когда-нибудь
Тренировка Написать текст рассылки Обновить дизайн сайта Греция
Уборка Созвониться с Машей Сфотографироваться на паспорт Китай
Ответить на письма Забрать посылку на почте Новая Зеландия

Что нужно делать каждый день

  • Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
  • Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
  • Обязательные разовые дела, если они есть.
  • Оценивание себя в конце дня.

В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.

Что даёт такая система

Намерение

Каждый день начинается c намеренного определения целей. Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.

Направление

Любой может один раз добиться крутого результата. Но успех приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.

Возможность выбирать

Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии новых привычек, но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.

Контроль

С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.

Визуализация процесса

С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно написать статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.

В чём секрет успеха системы

В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.

система управления задачами

Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.

Стивен Гайз, блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты»

Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.

Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.

Почему важно оценивать себя

Это самый надёжный способ мотивации. Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».

Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.

Читайте также
🧐

7 преимуществ планирования рабочего времени

worktime

WorkTime — программа для мониторинга сотрудников

Единственный неинвазивный мониторинг сотрудников

Попробуй — это бесплатно!

Время летит незаметно. В нашем отвлеченном мире мы склонны недооценивать силу планирования и управления временем. Следовательно, плохое управление временем может негативно повлиять на баланс работы и личной жизни.С другой стороны, понимание ценности времени гарантирует успех во всех сферах жизни.

Планирование рабочего времени меняет жизнь

Исследования показывают, что правильный план рабочего времени имеет решающее значение. Это может изменить жизнь, и его последствия не менее полезны.

Согласно WorkTime, вот семь преимуществ наличия системы функционального планирования в вашей рабочей среде.

1. Это расслабляет

Планирование рабочего времени может значительно снизить уровень стресса.Вы обнаружите, что с хорошей системой планирования вы более расслаблены и вдохновлены, чтобы не сбиться с пути и выполнять проекты в порядке приоритета. Ежедневная работа со списком дел позволит вам быть в курсе предстоящих сроков и у вас будет достаточно времени для их выполнения.
Таким образом, работа не должна накапливаться, и с лишним временем вы можете эффективно выполнять задачи и браться за новые. В последнее время технологии помогли упростить отслеживание рабочего времени. Такие инструменты, как программное обеспечение для отслеживания рабочего времени WorkTime, обеспечивают надлежащий анализ в реальном времени.Это позволяет вам увидеть, есть ли у вас слишком много или недостаточно времени для ваших задач.

Технологии тоже помогают. Например, программа учета рабочего времени может записывать ваш рабочий процесс в целом и показывать вам реальную картину того, как вы проводите свое время. Это очень важно для здоровья и продуктивности бизнеса в целом.

2. Расслабляет других

Организация рабочего времени может сыграть важную роль в уменьшении стресса и напряжения на рабочем месте для людей, которыми вы себя окружаете.Здоровая рабочая среда означает лучший подход к работе. В том смысле, что когда у ваших сотрудников или коллег есть объем вашего графика, они понимают, когда вы заняты, они будут уважать это. Соответственно, они будут мотивированы следовать их примеру, работать лучше и приносить продуктивные результаты.

3. Повышает концентрацию внимания

Теперь вы можете сосредоточиться на выполнении задач, а не на организации.
Когда вы знаете, что все ваши задачи были запланированы с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени, вам не нужно запоминать все и не нужно беспокоиться обо всех мелких деталях повседневной деятельности.Вы можете положиться на свой план работы. И в результате ваш ум будет заряжен энергией, и, сосредоточив внимание на текущей задаче, вы обязательно достигнете оптимальной производительности.

4. Дает ясность

Как мы уже отмечали, планирование всех ваших задач дает вам более четкое представление о том, что делать, когда и насколько срочно. Другими словами, приоритезация задач дает вам больше ясности в ваших действиях.
Планирование рабочего времени также проясняет ваши ключевые цели, помогает копнуть глубже и определить, чего вы действительно хотите достичь.Точно так же вы идете по пути к достижению того, что важно для вас и вашего бизнеса.
Проще говоря, это поможет вам ответить на вопросы о вашем бизнесе, кто, что, почему, как и когда.

5. Обеспечивает надежное прогнозирование бюджетов

При эффективном планировании правильное планирование может помочь предсказать, сколько времени или денег потребуется для завершения проекта. Использование программного обеспечения для учета рабочего времени также позволяет вам понять, как сбалансировать рабочую нагрузку в разных отделах, минимизировать промахи и подготовиться к «неожиданностям», которые неизбежно произойдут.

6. Повышает продуктивность

Чем больше повышается ваше внимание, тем больше результатов вы достигаете во время работы. Также, отмечая свои задачи как «ВЫПОЛНЕННЫЕ», вы цените себя, и ваш мозг фактически признает еще один успех. Ваше настроение улучшается, и вы более чем счастливы приступить к следующему заданию. Когда вы придерживаетесь рабочего графика, становится легче достичь ваших целей и задач в кратчайшие сроки.

7. Идеальный баланс между работой и личной жизнью

Чаще всего мы посвящаем работе большую часть своей жизни.Если времени на отдых мало или нет, это может нанести психологический и физический урон нам и нашим отношениям вне работы. Хотя очень важно много работать, чтобы обеспечить свое будущее, будьте осторожны, не позволяйте ему мешать вашим отношениям. Необходимость соблюдать баланс важна, и достойный план рабочего времени может быть лучшим решением.
Когда у вас все под контролем на профессиональном уровне, ваше настроение автоматически улучшается, ваша энергия возрождается, и у вас появляется достаточно времени для общественной жизни.

Контролируйте своих сотрудников с помощью WorkTime!

«Мгновенное повышение производительности! Превосходно!»

.

Планировщик встреч — Найдите лучшее время в часовых поясах

;

Войти

  • Главная
    • Главная страница
    • Информационный бюллетень
    • О нас
    • Связаться с нами
    • Карта сайта
    • Наши статьи
    • Учетная запись / Настройки
  • Мировые часы
    • Основные мировые часы
    • Мировые часы
    • Персональные мировые часы
    • Поиск мирового времени
    • Время UTC
  • Часовые пояса
    • Домашние часовые пояса
    • Конвертер часовых поясов
    • Международный планировщик встреч
    • Диктор времени событий
    • Карта часовых поясов
    • Время Аббревиатуры зон
    • Переход на летнее время
    • Изменения во всем мире
    • Разница во времени
    • Новости часовых поясов
  • Календарь
    • Календари Домой
    • Календарь 2020
    • Календарь 2021
    • Ежемесячный календарь
    • Календарь для печати (PDF)
    • Добавьте свой календарь накануне nts
    • Calendar Creator
    • Advanced Calendar Creator
    • Праздники по всему миру
    • Этот день в истории
    • Месяцы года
    • Дни недели
    • О високосных годах
  • Погода
    • По всему миру
    • Местная погода
    • Почасовой график
    • 2-недельный прогноз
    • Прошлая неделя
    • Климат
  • Солнце и Луна
    • Домой Солнца и Луны
    • Калькулятор Солнца
    • Калькулятор Луны
    • Фазы Луны
    • Ночное небо
    • Метеорные дожди
    • Дневная и ночная карта
    • Карта мира с лунным светом
    • Затмения
    • Прямые трансляции
    • Сезоны
  • Таймеры
    • Таймеры Home
    • Секундомер
    • Таймер
    • Обратный отсчет до любой даты
    • Обратный отсчет до Рождества
    • Обратный отсчет до Нового года
  • Калькуляторы
      90 008 Калькуляторы Домой
    • Калькулятор даты до даты (продолжительность)
    • Деловая дата до даты (исключая holid

.

Роль планирования в управлении временем

Тайм-менеджмент играет важную роль в корпорациях и помогает сотрудникам вовремя выполнять задания. Делать правильные вещи в нужное время называется тайм-менеджментом.

Для человека важно ценить время, поскольку потерянное время никогда не вернется, независимо от того, сколько денег вы потратите. Человека, который не дает результатов вовремя, никто не ценит и никогда не воспринимает всерьез на рабочем месте.

Планирование играет ключевую роль в эффективном управлении временем.Человек должен спланировать свой день заранее, чтобы максимально использовать время . Нет смысла работать только ради работы. Планирование дает человеку чувство направления в организации и мотивирует его выполнять задания вовремя.

Спланируйте, как вы хотите двигаться вперед. Это важно для человека, чтобы установить цель и цель для себя и работать в направлении достижения такого же. Подробное планирование предлагает вам шаги к достижению ваших целей на рабочем месте в определенные сроки.

Планирование помогает человеку понять, что ему нужно сделать срочно, а что можно сделать чуть позже. Чтобы лучше планировать дела, сотрудники должны подготовить план задач, в котором он может записывать задачи в соответствии с временными интервалами, назначенными для каждого действия. На первое место должны выходить высокоприоритетные виды деятельности, за которыми следуют те, которые не требуют немедленного внимания. Планирование помогает выполнять срочные и критические задачи с опережением срока. Спланируйте, как должен выглядеть ваш день. Выработайте привычку пользоваться органайзером.Это помогает вам лучше планировать дела. Вы также можете использовать для этого настольный календарь. Люди, придерживающиеся планового подхода, заканчивают работу вовремя по сравнению с теми, кто просто принимает все, что попадает в их руки.

Вот как в идеале должен выглядеть план задач:

Дата —

Сутки —

9 утра — день начинается.

9.15 — 10 AM — Отвечайте на срочные электронные письма.

10.00 — 12.00 — Работа над предложением клиента А, подготовка отчетов и необходимых данных.(Срочно) .Также работа над сравнительным анализом конкурентов. (Срочно)

12 часов дня — 12:30 вечера — Сядьте и обсудите с членами команды нерешенные вопросы (к концу дня необходимо очистить всю незавершенную работу).

12.30 — 13.30 — Перерыв на обед (пообщайтесь с коллегами).

13.30 — 13.40 — Позвоните супруге.

1,40 — 15:00 — Работа над предложением клиента Б (еще есть два дня).

15:00 — 16:00 — Посидите с начальником для согласований и других важных вопросов.

16:00 — 17:00 — Позвоните существующим и потенциальным клиентам.

17:00 — 17:15 — Проверить личную почту.

17.15 — 18.00 — Сопоставьте отчеты и отправьте их начальнику.

18:00 — 18:15 — Организация рабочего места.

Конец дня

Придерживайтесь своего графика . Если вы выделили пятнадцать минут на проверку личной электронной почты, убедитесь, что вы не делаете это, скажем, в течение часа.Человек должен стремиться трудно закончить задачи в соответствии с временным интервалом, выделенным для каждого вида деятельности; однако изменения, внесенные в последнюю минуту, нельзя игнорировать.

В некотором роде планирование также помогает предсказать ваше положение через пять лет . Спланируйте, как и в какое время вы достигнете определенного положения. Планирование упрощает жизнь и помогает реализовать мечты в кратчайшие сроки.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)


Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

.

Как составить план управления временем на рабочую неделю

Спросите любого успешного человека, как он успевает так много сделать, и он скажет вам, что главное — это эффективное управление временем. Как говорит Нил Патель, проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) заключается в том, что они слишком разрываются, занимаясь слишком многими делами одновременно. Улучшение происходит, когда люди сосредотачиваются на меньшем количестве более важных вещей.

Может быть, вы уже пытались спланировать свое время раньше и не смогли его придерживаться. Или вы всегда говорите: «У меня просто нет времени.

У успешных людей, похоже, нет этой проблемы.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего. Посмотреть на себя.

Попробуйте Hubstaff Tasks

work smarter with Hubstaff Tasks

Разница между очень успешными людьми и всеми остальными

Возьмем, к примеру, Уоррена Баффета. У него есть по большей части ясный календарь. Тони Роббинс ежегодно общается с тысячами людей и до сих пор регулярно запускает новые компании.С другой стороны, Илон Маск и Билл Гейтс известны как продуктивные люди, которые планируют практически каждую минуту своего дня.

Разница между этими людьми и остальными из нас в том, что они открыли эффективную стратегию управления временем и последовательно ее применяют. Видите ли, без стратегии время одолеет вас.

В этом посте мы рассмотрим, как спланировать свою неделю и снизить стресс на основе проверенных стратегий управления временем, которые используют успешные люди.

Обзор разработки личного плана управления временем

      1. Поймите важные невидимые факторы, которые препятствуют усилиям по управлению временем, и избегайте их
      2. Поймите, как правильно спланировать и спланировать свою неделю
      3. Попытайтесь осознанность, чтобы лучше управлять стресс от управления временем
      4. Используйте проверенные методы управления временем и изучайте новые
      5. Придумывайте свои собственные планы, основанные на том, что работает для вас

Невидимые факторы работают против вас

Невидимые факторы работают против вашей производительности и способность максимально использовать свое время.Выявление того, что вас сдерживает, может только помочь в вашей подготовке и планировании.

Хотя здесь могут иметь место несколько факторов, вот некоторые общие.

Усталость от принятия решений

Исследования показывают, , что принятие решений требует энергии и может утомить человека.

Часто люди принимают решения в течение большей части дня и в конечном итоге утомляются умственно. Другими словами, им не хватает умственной энергии, чтобы вкладываться в хорошо продуманные процессы и решения.Это объясняет, почему, казалось бы, рациональные люди могут злиться на коллег или семью или вкладывать средства в нездоровую пищу, вместо того чтобы делать выбор в пользу более здоровой пищи.

Ошибка планирования

Если вы управляли проектами, вы можете заметить тенденцию недооценивать время, необходимое для завершения проекта. Вместо того, чтобы признать свою вину, вы обвиняете в отложенном запуске из-за задержек со стороны других сторон, больничных и так далее.

Илон Маск известен тем, что устанавливает нереалистичные временные рамки, которые часто откладываются.

Закон Паркинсона

Британский писатель и историк Сирил Норткот Паркинсон заметил , что за время его работы в Управлении по делам колоний Великобритании количество сотрудников увеличивалось на 5% каждый год, несмотря на то, что приходилось иметь дело с меньшим количеством документов. Его открытия легли в основу его известной книги Закон Паркинсона: В поисках прогресса , а затем были объединены в то, что теперь известно как Закон Паркинсона. Согласно закону Паркинсона задача расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее выполнения.

Паркинсон также обнаружил, что простая задача будет усложняться, чтобы заполнить отведенное на нее время. Это укрепляет ошибочное мнение о том, что вам нужно работать больше, а не умнее или эффективнее.

Вы, вероятно, испытали это в какой-то момент: предложение или задание должны были быть выполнены в определенный день, но вы дошли до него всего за несколько часов до крайнего срока.

Как преодолеть эти трудности и стать более продуктивным?

Эффективное управление временем означает планирование рабочей недели.Это снизит утомляемость принятия решений, устранит ошибки в планировании и ограничит время и ресурсы, выделяемые на каждый проект.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Планируйте свою рабочую неделю, чтобы снизить утомляемость от принятия решений, устранить ошибки планирования и расставить приоритеты по времени и ресурсам, выделяемым на каждый проект. Click To Tweet

Создайте свою неделю

Как составьте план

Самыми крупными империями в шестнадцатом веке были Испания и Португалия. Их навигаторы поняли, что для безопасного перехода из одного порта в другой им нужен способ передачи знаний о маршрутах, географии и потенциальных опасностях.Ответ состоял в том, чтобы создать карту, к которой мог бы обращаться их флот. В 1527 году португальский картограф Диого Рибейро создал Padròn Real , одну из первых научных карт мира.

Точно так же нам нужна карта, чтобы добраться до желаемых пунктов назначения — карта, которая эффективно решает задачи, расширяет списки дел, приглашения в последнюю минуту, будущие обязательства, работу, семью, здоровье и т. Д. Карта должен позволить вам ориентироваться во времени.

Так как же построить свою собственную карту?

Вот шаги, которые необходимо предпринять для эффективного плана управления временем:

1.Запишите:

      • Что для вас самое важное; другими словами, ваши ценности и убеждения?
      • Что вдохновляет, мотивирует и дает надежду каждый день?
      • Чем вы хотите заниматься в ближайшие 5-10 лет?

Ответы будут служить вашим компасом при составлении карты.

      • Затем вытащите календарь и отметьте важные вехи, которые вам необходимо выполнить в течение следующего года.
      • Теперь разбейте действия, необходимые для достижения ваших вех, на еженедельном, а затем на ежедневном уровне.

2. Запланируйте время каждую пятницу или в выходные дни, чтобы спланировать предстоящую неделю. Это также должно быть временем для размышлений о том, что для вас наиболее важно.

3. При планировании держите под рукой блокнот или приложение, чтобы вы могли записывать задачи, задания, задачи, идеи и т. Д.

4. Сгруппируйте похожие элементы вместе.Например, продукты для покупок и товары для дня рождения можно сгруппировать вместе, чтобы, когда появилось время, вы могли заняться обоими товарами одновременно.

5. Выделите время для выполнения рутинных операций. Это может быть время с членами семьи, увлечение хобби, спортом и т. Д. Инвестируйте в них, поскольку они помогают освежить и омолодить ваш разум и тело.

6. Составьте удобный контрольный список для общих вопросов, которые вам нужно решить утром. Это может быть выбор того, что приготовить на завтрак, какую рабочую одежду надеть и т. Д.Используйте контрольный список, чтобы избежать необходимости продумывать эти процедуры.

7. Подумайте о своем дне. В конце каждого дня уделите немного времени размышлениям о том, что вам нравится делать. Это поможет вам почувствовать себя более счастливым, более благодарным и более удовлетворенным.

Что планировать

У Илона Маска и Билла Гейтса есть интересный метод планирования своего времени в 5-минутных интервалах. Вы можете использовать их подход или любой другой, чтобы распланировать время для различных проектов.

Важно проявлять инициативу.Реактивный подход просто смотрит вперед к следующему действию; проактивный подход смотрит на всю картину и стремится к балансу и прогрессу в важных областях.

Чтобы быть активным, спланируйте идеальную неделю. Об этом говорит Майкл Хаятт. Он включает в себя создание простой электронной таблицы, в которой перечислены темы в верхней строке, а области фокусировки — в крайнем левом столбце.

Ваш идеальный план на неделю может быть примерно таким, как показано ниже.

personal board HS Tasks

Программное обеспечение, указанное выше, называется Hubstaff Tasks, оно идеально подходит для личного управления проектами и планирования вашего времени.Доска Канбан позволяет создавать любые столбцы, которые вы хотите, и вы можете прикреплять карточки с названиями, цветами и ярлыками.

Это бесплатно для команд до пяти человек, поэтому вы можете бесплатно использовать его для личного управления временем.

Когда планировать

Когда лучше планировать?

Не ждите начала нового года. Нет лучшего времени для проактивного подхода, чем сегодня, поэтому начните прямо сейчас.

Не используйте разные календари для разных целей. Используйте только один, так как все мероприятия и встречи — часть вашей жизни, и вам будет проще отслеживать вашу продуктивность.

Выделяйте время каждую неделю, чтобы спланировать неделю вперед. Во время этих занятий подумайте о прошедшей неделе, а затем спланируйте следующую неделю на основе:

      • Ваш идеальный план на неделю
      • Цели, которые вы хотите достичь — вспомните аналогию с камнями, галькой и песком
      • Ваши обязательства или запланированные встречи, например планы поездок и т. Д.
      • Мероприятия, которые омолодят вас

Отслеживание времени

Одна из проблем, с которыми вы столкнетесь, — это оценить, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности.

Если вы хотите узнать, как проводить аудит времени, прочтите об этом здесь .

Составление плана вашей недели дает вам общее представление о ваших следующих семи днях. Это позволяет вам расставлять приоритеты и переориентировать ваши задачи, не становясь жертвой других факторов. Если вас не устраивают ограничения календаря, возможно, вам может помочь такой инструмент, как Week Plan .

Карта также дает вам более точное представление о времени, которое вы потратили на различные виды деятельности, но только если вы отслеживаете с помощью приложения для отслеживания времени , такого как Hubstaff .

Настройте карту

После завершения процесса сопоставления и отслеживания вы сможете решить, что для вас наиболее важно.

В зависимости от затраченного времени и того, что вам удалось сделать, вы можете настроить свой план управления временем на предстоящую неделю.

Другие факторы, в которые стоит инвестировать и выделить время для

Теперь, когда у вас есть дорожная карта на неделю, другие занятия могут продвинуть вас дальше в вашем пути эффективного управления временем и продуктивности.Найдите время для следующего.

Медитация

Преимущества для здоровья и психологии медитации уже широко известны, но исследование показывает, что она также может повысить продуктивность и сосредоточенность.

Кроме того, медитация:

Вот простой способ начать работу:

1. Загрузите приложение Headspace .

2. Используйте его, чтобы медитировать утром первым делом.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и делать заметки о своем прогрессе в управлении временем и общей производительности в течение следующих нескольких месяцев.

Практикуйте благодарность

Практика признательности или благодарности может повысить продуктивность, помогая вам сосредоточиться на положительных моментах, что делает вас более счастливым.

Психолог Роберт Эммонс, автор книги Спасибо! Как новая наука благодарности может сделать вас счастливее , провела исследования, чтобы доказать эту связь.

Другие исследования показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Так как же сделать так, чтобы благодарность стала повседневной?

Самый простой способ — вести список вещей, за которые вы благодарны. Другой — выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы спросить себя, за что вы благодарны. Перечислите пять вещей, людей или ситуаций.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы перечислить пять вещей, людей или ситуаций, за которые вы благодарны. Благодарность повышает продуктивность и счастье. Click To Tweet

По мере того, как вы приобретете привычку, вы также повысите свою продуктивность.

Мозговой дамп всех ваших дел

По мере прохождения недели будут появляться новые дела. Однако проблема с этими незакрепленными предметами, остающимися в нашем мозгу, заключается в том, что они увеличивают утомляемость от принятия решений. Они похожи на неиспользуемые компьютерные программы, которые используют оперативную память вашего компьютера, замедляя общую скорость и функции.

Освободите немного оперативной памяти, выгрузив список дел в приложение или на бумагу. Такие инструменты, как Evernote , Todoist и Nozbe , могут помочь в этом.

Тони Роббинс идет дальше, используя процесс , который он называет фрагментированием . Он перечисляет все свои дела, а затем группирует похожие. Затем он берется за каждый кусок.

Почему это продуктивнее?

Потому что это требует меньше умственной энергии и времени, чем прыжки от одного предмета к другому, а затем обратно.

Убери свой беспорядок

Незавершенные задачи похожи на беспорядок, валяющийся на вашем столе или дома. Беспорядок отрицательно влияет на нашу способность концентрировать внимание и обрабатывать информацию. Иметь это так же плохо, как пытаться выполнять несколько задач одновременно.

Согласно исследованию , проведенному учеными из Принстонского университета, множественные стимулы в нашем поле зрения конкурируют за внимание в нашем мозгу и снижают нашу способность обработки.

Психический беспорядок — тоже плохо. Джун Саруватари, автор книги Behind the Clutter , говорит, что даже откладывание заметок о встречах, которые необходимо просмотреть, не поможет, если задача остается у вас в голове до конца дня или пока вы ее не выполните.

Итак, перенесите отложенные задачи в список дел, как тот, о котором мы говорили выше.

Управляйте своей энергией, а не временем

Обратите внимание, как часто ваш мозг блуждает, когда вы делаете несколько несвязанных вещей?

Как вы можете сосредоточить внимание и повысить продуктивность своих дней?

Секрет заключается в том, чтобы управлять вашей энергией и не столько вашим временем . Другими словами, разбивайте свои рабочие дни на темы, исходя из категорий работы, которые требуют от вас продвижения целей.

Например, в понедельник вы можете заниматься собраниями и административными задачами. Вторники будут посвящены развитию бизнеса и маркетинговым задачам. Среда предназначена для работы с клиентами, четверг — для назначения встреч и успеха клиентов.

Суть этого упражнения — регулярно продвигать самые большие задачи вперед. В противном случае вы будете повсюду и не сможете сосредоточиться.

Джек Дорси, генеральный директор и соучредитель Twitter, клянется, что этот процесс поможет ему оставаться организованным.Посмотрите его интервью с Techonomy ниже:

Используйте административные задачи для заполнения пустых временных интервалов

Мы рассмотрели опасность закона Паркинсона ранее. Но что делать, когда в вашем календаре есть свободные места?

Возникнет соблазн выделить дополнительное время на работу, связанную с работой. Вместо этого выделите время на менее требовательные задачи, такие как обработка ваших учетных записей, обновление изображений в блоге, администрирование и т. Д.

Используйте принцип разбиения на части, чтобы организовать свои задачи на основе связанных групп и времени, которое требуется для их выполнения.Сочетание рабочих действий с административными задачами, как позволяет ваш календарь, сделает вас более продуктивным, даст вашему мозгу отдохнуть и не даст вам отстать.

Импульс является ключевым

Первый закон движения Ньютона гласит: :

«Тело в состоянии покоя будет оставаться в покое, а тело в движении будет оставаться в движении, если на него не будет действовать внешняя сила».

Этот закон может применяться, если вы настроились на продуктивный день. Если вы продуктивны в первые несколько часов дня, то, скорее всего, останетесь продуктивными и в остальное время.

Профессор Тереза ​​Амабиле из Гарвардского университета изучила дневниковые записи сотрудников семи компаний и обнаружила, что Progress Principle оказывает большое влияние на продуктивность человека. Она обнаружила, что у людей появляется мотивация, если они добиваются прогресса в осмысленной работе. Чем больше они испытывают это чувство прогресса, тем больше у них шансов быть творчески продуктивными в долгосрочной перспективе. Это основа для термина, который она ввела в принцип «принцип прогресса».

Удалите отвлекающие факторы из своего почтового ящика

Электронная почта — важный рабочий инструмент, но сама по себе не имеет большого значения. Использование нулевого почтового ящика и других приемов управления электронной почтой может временно удовлетворить, но что произойдет, когда почтовый ящик снова начнет заполняться?

Исследование показывает, что люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты.

Люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты. Вот как провести это время более продуктивно.Click To Tweet

Лучший способ избавиться от отвлекающих факторов в почтовом ящике — это сначала указать электронному письму определенное время в календаре. Не начинайте день с электронной почты, потому что тем самым вы строите день вокруг потребностей других людей.

Используйте кнопки удаления или архивирования, чтобы удалить все сообщения, которые могут вас отвлечь. В остальном действуйте немедленно, если проблему удастся решить в течение следующих 2 минут; в противном случае отметьте это и вернитесь к нему, когда сможете.

Делегируйте и не бойтесь сказать «нет»

Мы уже знаем, что важно минимизировать усталость от принятия решений.Но как фрилансер или владелец бизнеса вы часто принимаете решения о повседневных задачах наряду со стратегическими решениями. Итак, как вы можете сосредоточиться на более стратегических решениях и уменьшить количество повседневных решений, которые вам нужно принимать?

В какой-то момент вам нужно будет делегировать полномочия, чтобы вас не перегружали незначительные решения, которые вам нужно принять.

Чтобы делегировать полномочия эффективно, знайте, каковы ваши приоритеты на год и как это повлияет на деятельность в ближайшие недели.Как только вы определитесь со своими приоритетами, вы можете использовать принцип Парето или правило 80/20, чтобы делегировать решения, которые снизят вашу стратегическую направленность.

Эффективное делегирование требует практики, и очень важно знать, какие задачи можно делегировать. Сюда могут входить:

      • Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
      • Задачи с четко определенными процедурами и конечными результатами
      • Административные задачи, требующие небольших специальных знаний или опыта

Тот же принцип также помогает отказываться от вещей, которые могут отвлечь вас от ваших приоритетов.

Загрузите наш пакет для управления командой

Управляйте работой и командами лучше с помощью нашего контрольного списка адаптации, опроса сотрудников и многого другого. Все бесплатно в нашем пакете управления командой.

Скачать бесплатно

Делайте перерывы

Подумайте об этом:

      • Исследования показали, что умеренные физические упражнения могут повысить продуктивность и творческие способности на два часа после этого.
      • Исследования также показывают, что те, кто поддается отвлечению раз в час, добиваются большего успеха, чем те, кто просто продолжает заниматься без перерыва.

Итак, как можно делать перерывы, чтобы сосредоточиться и повысить производительность труда?

      • Используйте технику управления временем Pomodoro для работы в спринтах: другими словами, работайте усердно с глубоким вниманием в течение коротких периодов времени.
      • Делайте перерывы для восстановления. Между каждым спринтом восстанавливайтесь и освежайте свою энергию и сосредоточьтесь, делая перерыв.

Составьте свои планы

Теперь, когда у вас есть стратегии управления временем, шаги и инструменты, которые помогут составить карту вашей недели и снизить стресс, вам нужно проявить инициативу.

Может показаться, что это много работы, но выделите время для себя и начните процесс. Составьте свою идеальную неделю, а затем создайте карту недели. Отслеживайте время на занятиях, а затем корректируйте планы на основе имеющихся данных.

Возврат, который вы испытаете на этом вложении времени, сдвинет иглу с ваших целей и общего счастья.

Этот пост был опубликован в марте 2018 года и обновлен в сентябре 2019 года.

.