Тайм менеджмент советы: 10 советов по тайм-менеджменту

Содержание

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

замедляемся,
ошибаемся,
стрессуем,
перестаем чувствовать жизнь,
начинаем забывать важные вещи,
разрушаем отношения с близкими,
становимся эмоционально нестабильными,
теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

Запланируйте задачу.
Поставьте таймер на 25 минут.
Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

18 советов по управлению временем — Lemarbet

Эффективная стратегия управления временем позволяет сбалансировать такие важные аспекты нашей жизни, как работа, отдых и семейные отношения. Это важно в первую очередь, потому что постоянное чувство нехватки времени может привести к накоплению стресса, что непременно скажется и на вас самих, и на ваших отношениях с окружающими.
Вы отличаетесь пунктуальностью или любите опаздывать? Часто ли вы успеваете закончить работу в оговоренное время? У вас хватает времени на отдых или вы постоянно спешите? Если ваш ответ «нет» хотя бы на один из перечисленных вопросов, это значит, что вы не управляете своим временем настолько эффективно, как могли бы.

Вот 18 советов по тайм-менеджменту, которые вы можете использовать, чтобы повысить свою производительность, все успевать и наконец-то найти время на отдых с семьей, друзьями или занятие любимым делом.

1. Подготовьтесь заранее

В некоторых книгах советуют начинать утро с составления списка дел на весь день. Идея отличная, однако еще лучше, если вы будете делать еще вечером, сразу после возвращения с работы. Таким образом, вы точно успеете это сделать, а во время сна мозг сможет обработать эти идеи в подсознании. Очень часто люди, которые так поступают, просыпаются утром с идеями и знаниями, которые относятся к запланированным на день делам.

Еще одно важное преимущество подготовки ежедневного списка дел по вечерам – вы просто будете спать спокойнее. Одной из основных причин бессонницы являются мысли, беспокойство и попытки не забыть все, что вам нужно сделать на следующий день. А так вы очистите свой ум и сможете позволить себе глубокий и спокойный сон.

2. Сформируйте график

Планирование времени уменьшает стресс и освобождает энергию, которая ранее растрачивалась впустую. Попробуйте спланировать свой день (Google Spreadsheets, Google Calendar и т. д.), а затем неделю и месяц – это даст вам большее чувство контроля и поможет повысить производительность на протяжении всего рабочего дня. Появление чувства ответственности за свою жизнь как минимум повышает личную самооценку.

Одна из самых больших ошибок, которую может допустить человек, которому не хватает времени, – начать свой рабочий день без ясного представления о том, что именно предстоит сделать.

3. Начните вставать рано

У вас будет больше времени, чтобы посидеть и подумать, как лучше выполнить ту или иную задачу. И в то время, пока остальные еще спят, вы сможете наслаждаться тишиной и спокойствием.

Если проанализировать биографии многих успешных людей, то можно увидеть, что почти все они имеют одну общую черту – привычку ложиться спать до 23 часов вечера и вставать рано утром. Большинство из них встает в 6 утра, и даже раньше, что позволяет им выделить достаточно времени для планирования следующего дня. Всего несколько минут размышлений перед тем, как приступить к решению очередной задачи, позволяет сэкономить немало времени в процессе ее выполнения.

4. Делайте перерывы

Постоянная работа истощает организм и негативно влияет на продуктивность. Кроме рабочих часов, у вас должны быть и запланированные перерывы, которые позволяли бы немного отдохнуть и восстановиться.

Хорошо работает техника Pomodoro – чередование времени, в котором один час включает 45 минут на работу и 15 минут на перерывы. Для этого можно использовать специальные программы, например Pomodoro Time для Mac OS или дополнение для браузера Google Chrome (Pomodoro Timer), которые выдают уведомление, когда наступает время для перерыва.

5. Устраните отвлекающие факторы

Сообщения по электронной почте, в скайпе, уведомления в социальных сетях – все это отвлекает ваше внимание и не дает сконцентрироваться на работе. Уверен, многие из вас замечали, что иногда на различную переписку уходит несколько часов в день, при том что особой необходимости в этом нет.

Вы не обязаны реагировать на них мгновенно, поэтому лучше отключить все уведомления и выделять отдельное время утром и вечером, чтобы отвечать на все поступившие в это время сообщения.

Известный дизайнер Артемий Лебедев в одном из интервью в ответ на вопрос, каким секретом продуктивности он может поделиться, сказал, что он просто принципиально не пользуется мессенджерами. Вместо этого в качестве единственного инструмента коммуникации выбрал электронную почту, входящие письма в которой обрабатывает раз в день.

6. Избавьтесь от ненужного

Возникает закономерный вопрос – что же является тем самым «ненужным»? Строго говоря, это все, что мешает вам в достижении конкретных целей. Если говорить о работе, это может быть общение в социальных сетях в рабочее время, лишние совещания, микроменеджмент задач, лишнее звено в цепочке утверждений и т. д.

Проще говоря, вам нужно нарисовать четкую границу между «надо» и «не нужно» в вашей жизни. Чем более четко вы определите, что относится к конкретному термину, тем больше вы обнаружите вещей, которые отнимают ваше время, не принося при этом какой-либо пользы.

7. Многозадачность – не для всех

Навык многозадачности – это талант, который есть далеко не у всех из нас. Если вы в состоянии работать в многозадачном режиме, отлично. Если это не так – лучше оставить попытки и перестать себя мучить.

Многие люди пытаются повысить собственную продуктивность, перейдя в режим многозадачности, хотя просто не могут работать в таком темпе. Это приводит к запуску сразу нескольких проектов, ни один из которых в итоге не будет доведен до конца, теряется концентрация, появляется раздражительность и разочарование в собственных возможностях. Вероятно, именно в вашем случае более правильным решением будет концентрация на чем-то одном.

8. Научитесь говорить «нет»

Многим из нас трудно отказать в просьбе даже знакомым, не говоря уж о родных людях. Но когда вас просят сделать что-то, на что у вас попросту нет времени, просто откажите – вежливо, но твердо. И не позволяйте себе испытывать чувство вины.

9. Составьте список задач (To-Do List)

Причем каждой из задач можно еще и определить время, которое предположительно будет затрачено на ее выполнение. Списки всегда полезны, однако понимание, сколько времени займет каждый из пунктов, существенно упрощает их сортировку по приоритетам. Если рабочий день подходит к концу, вы можете сосредоточиться на выполнении той работы, которую точно успеете завершить.

Очень удобно использовать для этих целей специальные сервисы, которые работают в облаке и имеют функцию синхронизации между устройствами. Благодаря этому вы не только избавитесь от бумажных записок (которые можно потерять), но и получите возможность доступа к информации с любого устройства, подключенного к Интернету. Пример такого сервиса – Wunderlist.com

10. Избегайте перфекционизма

Основной характеристикой перфекционизма является чрезмерное внимание к деталям и стремление сделать все идеально, важно это или нет, на самом деле. По отношению к работе это оборачивается постоянными срывами сроков и чрезмерным затягиванием времени, необходимого для получения результата.

Нужно выработать для себя рациональное отношение к работе. Нет ничего плохого в том, чтобы стремиться быть лучшим, однако очень непродуктивно пытаться быть самым лучшим. Важно научиться различать, где находится та самая тонкая грань, которая отделяет самокритичность и требовательность перфекционизма.

11. Определитесь с целями

Любое ваше действие должно быть направлено на достижение определенной цели, неважно, речь идет о краткосрочных планах или реализации долгосрочной стратегии. Трата времени на все остальное является потенциальным расточительством.

Если основной вашей целью является развитие бизнеса, ваши планы на день, неделю и месяц должны строиться согласно тому, что необходимо сделать для достижения роста и повышения доходов.

12. Расставьте приоритеты

Есть задачи, которые требуют максимального быстрого решения, другие же можно без проблем отложить. Расстановка приоритетов, исходя из важности и актуальности задач, позволяет избежать авралов и возможных проблем. Известный американский бизнес-консультант Стивен Кови рекомендует разделять список дел на 4 группы:

Важные и срочные. Задачи, которые должны быть выполнены обязательно и как можно быстрее.
Важные, но не срочные. Задачи, которые на первый взгляд могут показаться важными, но при детальном рассмотрении таковыми не являются. Можно поставить их на второе место.
Срочные, но не критичные. Чаще всего именно они отнимают больше всего времени, при этом почти не оказывая влияния на конечный результат. Если есть возможность, делегируйте их.
Не срочные и не важные. Дела, которым можно присвоить низкий приоритет и заняться ими в последнюю очередь, когда все остальное уже будет сделано.

13. Научитесь делегировать

Нельзя сделать всю работу самому, если ее объем постоянно увеличивается. Не стоит даже пытаться, иначе вместо ожидаемого результата вы получите только усталость, снижение мотивации и неуверенность в собственных силах. Если вы хотите расти, необходимо научиться делегировать свои обязательства другим людям.

Успех в малом бизнесе зависит от способности его владельца смотреть в будущее и заниматься его развитием, а не заниматься изо дня в день рутинными операциями. Собирайте команду талантливых и умных людей, а затем ищите возможности передать им ответственность за конкретные задачи.

14. Используйте календарь

Переход к ведению календаря является фундаментальным шагом к началу управления своим временем. Lotus Notes, Google Календарь или iCal в Mac OS – инструменты найдутся на любой вкус. Причем у последних двух решений есть одно большое преимущество – возможность синхронизации информации между десктопными и мобильными устройствами, а также хранение данных в облаке. Поэтому вы можете получить доступ к своему календарю с любого устройства, которое имеет доступ к Интернету.

15. Научитесь фокусироваться

О многозадачности я уже писал, и умение фокусироваться является обратной стороной этой же медали. В попытке сделать все и сразу вы можете взять на себя настолько много работы, что просто не успеете сделать ничего из запланированного. Чтобы избежать этого, сосредоточьтесь на одной ключевой задаче в один момент времени.

Закройте все приложения, которые не используете. Закройте все вкладки в браузере, которые отнимают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на работе – это поможет вам достичь наибольшей эффективности.

16. Делите большое целое на маленькие кусочки

Способность успешно воплощать в жизнь крупные проекты является одним из самых сложных навыков, которым человек может научиться. Понимание огромного объема предстоящей работы может угнетать морально и подавлять всякую волю к действию. Однако умные люди придумали решение и этой проблемы.

Просто разбивайте одну большую цель на маленькие задачи, множество этапов, прохождение каждого из которых приближает вас к решению общей цели. Это не только подарит вам ощущение спокойствия, но и позволит отслеживать прогресс и адекватно оценивать необходимые усилия.

17. Определите продуктивное время

Может быть, дело в биоритмах, а может, в простой привычке, но одни люди более продуктивны утром, а другие — во второй половине дня или даже ночью. Определите для себя момент, когда ваша продуктивность находится на подъеме, и в соответствии с этим формируйте свой график. Например, можно ставить на это время самые сложные задачи, которые требуют максимальной отдачи.

18. Здоровый сон важен

Чтобы продуктивно работать, ваш мозг нуждается в отдыхе. Сон по 5 часов в день хорош только в теории, а на практике такой ритм жизни будет медленно убивать наш организм. С учетом того, насколько снижается продуктивность от недосыпания, гораздо эффективнее спать по 8 часов в день, работая при этом на 30% лучше, чем пытаться «украсть» дополнительные два часа и потом весь день чувствовать себя как зомби.

И напоследок

Неважно, являетесь вы наемным работником, управляющим или владельцем собственного бизнеса, навыки тайм-менеджмента позволят вам получить больше свободного времени и сосредоточиться на наиболее важных задачах. Подготовка, организация и дисциплина дают возможность не только больше зарабатывать, но и больше отдыхать, что положительно сказывается на здоровье и отношениях в семье.

Время – самый ценный ресурс, особенно когда дело касается ведения бизнеса. Ни у кого из нас нет его больше, чем 24 часа в сутки. И выбор за вами – смириться с этим фактом или научиться им управлять, сфокусировавшись на достижении целей.

Как все успевать: 20 советов по тайм-менеджменту, которые будут полезны каждому

Вы пунктуальный человек? Вы делаете свои дела вовремя? У вас получается справляться с делами даже раньше дедлайна? Если ответ на эти вопросы звучит как «нет» – вы недостаточно хорошо управляете своим временем. Вот несколько простых советов о том, как это исправить.

♥ ПО ТЕМЕ: 30 самых знаменитых фейковых фото, в которые вы могли поверить.

Напишите план на день

Планируйте заранее – рано утром или, что ещё лучше, ночью перед сном. План даст вам наглядное понимание того, что надо сделать в конкретный день. Всё, что вам останется сделать – это придерживаться плана как можно точнее.

♥ ПО ТЕМЕ: 10 ошибок, из-за которых вы еще не добились успеха.

Задайте дедлайн для выполнения каждой задачи

Больше конкретики! Сделайте задачу А до 10 часов утра, задачу Б до обеда, задачу В — к концу рабочего дня. Расстановка дедлайнов поможет вам делать всё вовремя и не «отъедать» время у других задач.

♥ ПО ТЕМЕ: 25 полезных привычек, которые способны изменить образ жизни.

Пользуйтесь календарем

Календарь – фундаментальный шаг на пути к управлению своим временем. Если вы пользуетесь Microsoft Outlook или Lotus Notes, календарь будет частью вашей почты. Как вариант, возьмите Google Calendar и синхронизируйте его со своими мобильными гаджетами (смартфоном, планшетом и т.п.) — так вы сможете уточнять свои задачи в любом месте и в любое время.

♥ ПО ТЕМЕ: Что будет, если в течение 30 дней в качестве жидкости пить только воду.

Используйте органайзер

Он поможет вам видеть всё, что происходит в вашей жизни. Органайзер помогает разбираться с входящей информацией, списками задачи, проектами и тому подобным.

♥ ПО ТЕМЕ: Awesome Note 2 — заметки, напоминания и календарь — лучший органайзер для iOS.

Знайте свои дедлайны

Когда вам нужно сделать это дело? Выделяйте в календаре и органайзере свои дедлайны — и всегда будете в курсе того, когда надо сдать очередной проект.

♥ ПО ТЕМЕ: Почему у вас слишком мало друзей: 11 причин.

Научитесь говорить «Нет»

Не берите на себя больше, чем сможете сделать. Если на вас пытаются «повесить» что-то ещё, когда вы занимаетесь уже полученными заданиями, твердо скажите «нет» или, если так сказать нет возможности, хотя бы перенесите новую задачу на более поздний срок.

♥ ПО ТЕМЕ: Планка: как правильно делать, инструкции, примеры и методики — 10 лучших приложений для iPhone.

Старайтесь всё сделать раньше

Если вам надо сдать проект к определенному сроку, вы либо «сдадитесь» вовремя, либо не успеете. Но если вы решите, что хотите разобраться с проектом либо раньше, либо в срок, то решите эту задачу или раньше (что вообще отлично), или в срок (что тоже вполне себе замечательно). Так что приходите на встречи пораньше, а дедлайны переносите на более ранний срок.

♥ ПО ТЕМЕ: 10 лучших книг по психологии, способных изменить вашу жизнь.

Учитесь выполнять задачи за отведенное время

Например, написать отчет за 2 часа, потратить на покупки 1 час, и т.д.

Поставьте рядом с собой часы

Иногда мы так увлекаемся работой или любимым делом, что забываем о времени. Решение этой проблемы — приличного размера часы рядом с рабочим местом.

♥ ПО ТЕМЕ: Простая мотивационная фраза, которой необходимо начинать каждый день.

Устанавливайте напоминания за 15 минут до события

♥ ПО ТЕМЕ: 10 причин, которые мешают добиваться успеха.

Делайте что-то одно

Люди часто пытаются успеть всё и сразу – и в итоге не успевают ничего. Выберите одну, самую важную задачу, и занимайтесь только ей. Закройте все вкладки браузера и программы, которые не относятся к делу.

♥ ПО ТЕМЕ: Настоящие имена звезд — как на самом деле зовут Чака Норриса, Билла Клинтона, Элтона Джона и еще 50 знаменитостей.

Разберитесь с тем, что отвлекает вас от работы

Обычно это телефонные звонки, сообщения из мессенджеров и уведомления с любимых сайтов. Вы знаете, что делать – отключите всё это (да-да, и смартфон, и интернет) и занимайтесь только своей работой. Ничего страшного не произойдет – сотовые операторы присылают уведомления о пропущенном звонке и предлагают функцию автоответчика, а новости с медузы и сообщения ваших друзей подождут до вечера.

♥ ПО ТЕМЕ: Какого размера метеорит способен уничтожить человечество.

Поставьте таймер

Скачайте приложение – например, Egg Timer или любой Pomodoro-клиент (я пользуюсь Pomodoro Timer), задайте время, которое хотите работать (например, 50 минут) и запустите обратный отсчет. Когда придет время, таймер подаст звуковой сигнал. Отдохните 10-15 минут, а затем продолжайте.

♥ ПО ТЕМЕ: Лучшие приложения-таймеры для Mac.

Не зацикливайтесь на мелочах

Вы все равно не сможете сделать всё-всё-всё ровно так, как хотите. Доводить документ до идеального состояния, когда этого не требуется – пустая трата времени. Которого у всех нас, если подумать, не так уж много.

♥ ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.

Выставляйте приоритеты

Сделать всё невозможно, так что делайте выбор – что вы будете делать сейчас, а что позже или вообще никогда. Сделайте девизом своей жизни правило Парето («20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата»).

♥ ПО ТЕМЕ: Янни или Лорл? Это невероятно, но люди слышат это слово по-разному. Что слышите Вы?

Делегируйте

Если есть вещи, которые кто-то сделает лучше, чем вы – смело отдавайте работу этому человеку, а сами сосредоточьтесь на том, что умеете делать лучше всех.

Объединяйте задачи

Например, если вам надо позвонить, выделите в своем рабочем календаре время только на звонки – и обзванивайте сразу всех, с кем хотели хотели в этот день, чтобы потом не отвлекаться.

♥ ПО ТЕМЕ: Интересные факты со всего мира: 30 кратких удивительных историй, о которых вы могли не знать.

Разберитесь с поглотителями времени

Какие сайты ежедневно «пожирают» ваше драгоценное время? Определите источник проблемы – например, ВКонтакте, Facebook, Twitter и т.п. – и откажитесь от них в рабочее время (или хотя бы пореже заходите на них).

♥ ПО ТЕМЕ: Лайфхаки и необычные эффективные применения обычным вещам: ТОП-50.

Режьте, когда это нужно

Причина №1, по которой мы опаздываем что-то делать – мы не можем отказаться от чего-то, что обещали раньше, хотя сейчас у нас уже другие приоритеты. Отменяйте или сокращайте встречи – иначе вашим делам не будет ни конца, ни края.

♥ ПО ТЕМЕ: 30 самых знаменитых фейковых фото, в которые вы могли поверить.

Делайте перерыв между задачами

Хотя бы 5-10 минут – в конце концов, вы же не робот, и нуждаетесь в отдыхе и «переключении» с одного дела на другое.

Смотрите также:

20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100%

Система тайм-менеджмент была разработана специально для вечно спешащих, вечно занятых и несобранных людей, которые сами не в состоянии организовать свое время. Обычные методики данной системы содержат традиционные рекомендации для рационального применения, поэтому они оказались не очень эффективны.

Дело в том, что рациональность требует постоянного внимания, концентрации и вечной подпитки мотиваций. А это могут далеко не все. Поэтому данные советы касаются как раз таки иррационального тайм-менеджмента. Они не потребуют от вас особого напряга.

1. Напоминалка

Невозможно все запланированное удержать в голове, тем более, если не имеется секретаря. Возьмите за привычку записывать самое важное. Сейчас нет проблем со способами: бумага, телефон, планшет – выберете, что вам удобно.

2. Фиксация

Если ваша голова родила очередную гениальную идею – не пожалейте полминуты, зафиксируйте коротко основное.

3. Список

Составьте список мероприятий и дел, которые вы не можете терпеть делать. Так вы увидите, что на вас действует отрицательно и сможете обозначить зону риска для себя.

4. Нелюбимые дела

Бывают и неприятные дела, которые приходиться делать. Как быть? Раз такие дела портят вам настроение, вот и попробуйте делать их, когда у вас плохое настроение.

5. Играем в шпиона

Обязательно следим за перепадами настроения. Изменилось настроение – меняйте занятие! Иначе и в делах напортачите, и душевное состояние ухудшите.

6. Гибкий список

Важно составить список дел, на которые у вас вечно не хватает времени, или которые вам не очень приятны. Вдруг у вас случится «окошко», а список под рукой. Это удобно.

7. Гибкий график

Если вы не привыкли к жестким графикам, то гибкое расписание дел как раз таки поможет и запланированное сделать, и жизнь более комфортную наладить. А также нормально взаимодействовать с рациональными партнерами.

8. Корректировка планов

У иррациональных людей планы меняются, как направление ветра. И в субботу планы, которые писались на неделю с понедельника, кажутся безнадежно устаревшими. Поэтому находите 5-10 минут ежедневно на корректировку планов. Поверьте, так будет проще.

9. Конечные цели

Обычно, большая цель разбивается на маленькие каждодневные. Но это у рационалов. Для иррационалов важно сопоставлять соответствие ежедневных планов с конечной целью, чтобы последняя не размылась окончательно в потоке дел.

10. Сроки

Из многих ходов к цели, некоторые ходы могут быть неудачные. Не отчаивайтесь, делайте новые попытки и ставьте промежуточные сроки. Не бойтесь их постоянно менять, если в том есть необходимость.

11. Временные привязки

Не обязательно строго придерживаться временных рамок, отведенных вами для реализации целей. Оставляйте возможность для маневра.

12. Отдельный список

Отделите дела, которые вам неприятны, от любимых дел. Приятные дела делаете в хорошем настроении, неприятные – когда угодно.

13. Работоспособность

Каждый человек знает, либо может проконтролировать пики своей активности и наоборот, спад работоспособности. Да, для иррациональных людей это очень не просто. Но будет лучше, если вы будете это знать и в соответствии с этим планировать особо трудные или затяжные дела. Такой анализ и увеличит эффективность от работы и заберет меньше сил.

14. Тренировка памяти

Что делать, даже для иррационалов это жизненно необходимая задача. Поэтому, займитесь любыми тренингами памяти. Самый простой способ – писать от руки. Именно письмо рукой, а не клацанье по клавишам развивает отдел мозга, отвечающий за память. Только одно условие: делать это надо на постоянной основе.

15. Запоминание

В принципе, это продолжение п.14. Не желаете писать – рисуйте! Схемы – очень эффективный способ не только для запоминания, но и для планирования. Проявите творческий подход к работе – увидите, насколько будет интересней!

16. Прописывание этапов

Ставите большую цель – прекрасно! Разбейте ее на множество маленьких и пропишите каждый этап в отдельности.

17. Воодушевляемся!

Зарисовка конечного результата греет душу, не так ли? Так вот, генерируйте эту положительную энергию, и подпитывайтесь ею постоянно! Такая энергия накапливается.

18. Берите паузы

После первого пика работоспособности и энтузиазма – тормознитесь, возьмите паузу. Это хороший прием, особенно для сложных задач. Можно еще раз все хорошенько обдумать и откорректировать планы.

19. Будь готов!

Вы должны быть готовы к тому, что будете иметь дело с рациональными партнерами. Учтите, что вам придется проявлять где-то проявлять дипломатию, с кем-то идти на компромисс, ну и по возможности, быть «гибким».

20. Совет рационалам

Если вам приходится иметь дело с иррациональными партнерами, не пытайтесь их переделать – бесполезно. Отнеситесь к их недостаткам, как к «рабочим моментам», или попробуйте использовать эти недостатки в свою пользу.

Рассказать друзьям:

Подписаться на журнал:

Советы и инструменты по тайм менеджменту для желающих эффективно организовать свое время

Опубликовано: 2020-05-06 14:55:39

Фото с сайта: pexels.com

Мы живём в очень динамичное время, нам всем нужно непременно куда-то бежать, что-то делать, не раздумывая принимать важные решения, и совершать значимые поступки. Мы все заложники бешеного жизненного темпа — чтобы не потерять работу и уважением коллег, мы вынуждены успевать, словно Цезарь, делать несколько дел одновременно. По сути, это умение и есть эффективный тайм менеджмент. Ведь так важно правильно распределять своё время, расставлять приоритеты и достигать поставленных целей в намеченный срок. Но как быть тем, кто ещё не научился рационально использовать своё время, решать профессиональные задачи во время и всё успевать? Ответ прост – прочтите наши советы, усвойте нужное и станьте наконец хозяином собственного времени!

Совет первый: составляйте план работы на каждый день

Многим составление планов может показаться бесполезной тратой времени, но поверьте, это один из лучших инструментов эффективного тайм менеджмента. Грамотно и пошагово составленный план работы может стать отличным ориентиром на весь день. Вы можете уклоняться от него, но он все равно поможет вам сделать день более продуктивным. Лучшее время для составления плана работы — это раннее утро. Проснитесь, сварите себе вкусный кофе, возьмите лист бумаги и тезисно, по пунктам, распишите свой день. Начните с более важных задач, а закончите список делами и действиями, которые менее значимы и могут быть выполнены во второй половине дня. В первые дни эта, с первого взгляда, довольно простая техника тайм менеджмента может даваться вам с трудом, но со временем составление планов на день войдёт в привычку, без которой ваше утро будет казаться незавершенным.

Совет второй, но не менее важный: Научитесь расставлять приоритеты

Ещё один очень важный и значимый инструмент тайм менеджмента – это умение правильно расставлять приоритеты. В начале каждого рабочего дня старайтесь адекватно и объективно оценить объём работы и количество дел, которые должны быть выполнены до конца дня. Расставляйте приоритеты перед выполнением любой работы на основании её значимости, важности, сроков сдачи, количества времени, необходимого для её завершения и т.д. Сначала выполняйте важные задачи, но которые требуют меньше временных затрат. Тогда к середине рабочего дня вам будет казаться, что вы сделали уже очень много важных дел. Этот приём тайм менеджмента отлично повышает боевой дух и мотивирует на дальнейшие победы и свершения.

Совет третий: Откажитесь от бесполезных действий, которые забирают ваше время

Пожалуй, наиболее эффективный, но довольно сложный инструмент тайм менеджмента – это отказ от вредных привычек, частого мониторинга социальных сетей и проверки почты. Перестаньте бегать курить или к кофейному аппарату каждые 15-20 минут. Эти пятиминутки безобидны только на первый взгляд, на самом деле, в день на эти привычки уходит до полутора часов вашего рабочего времени, а на проверку почты и социальных сетей ещё больше. Чтобы начать эффективно управлять своим временем, вы должны удалить из закладок в браузере все социальные сети, сохранённые пароли от почты и ссылки на новостные ленты. Замените их на полезные ссылки, связанные с вашим родом деятельности. Вскоре вы обнаружите, что проверяете социальные сети и почту гораздо реже, нежели раньше. А это, в свою очередь, поможет увеличить эффективность работы!

Совет четвёртый: Научитесь говорить «нет»

Если вы хотите по-настоящему эффективно и рационально управлять своим временем, то вам нужно научится говорить «нет». Речь не идёт о том, чтобы отказываться от своих основных обязанностей или не выполнять поручения начальства. Но вы должны чётко уяснить для себя, что вы не обязаны выполнять любую работу, которую на вас вешают и которая, зачастую, не входит в ваши прямые обязанности. Так же вы не должны выполнять работу за своих коллег, даже если вам очень хочется кому-то помочь. Постарайтесь, спокойно, без нервов, объяснить руководству, почему вы не можете делать всё, что они вам поручают, в связи с текущими обязательствами. Иначе, если вы вовремя не научитесь говорить «нет», окружающие смогут сесть вам на шею, и тогда придётся засиживаться в офисе до позднего вечера, работать из дома в выходные, и мчаться в офис по первому зову.

Совет пятый, но очень важный: не держите всё в голове

Где и кем бы вы ни работали, есть один очень важный, универсальный инструмент тайм менеджмента, без которого нельзя обойтись – это записи. У вас под рукой всегда должен быть блокнот, ежедневник, лист бумаги, молескин для заметок или органайзер в смартфоне. Фиксировать данные, телефонные номера, записывать идеи или делать заметки — это очень важно. Так как удержать в голове терабайты информации, которые мы слышим, узнаем, пропускаем через себя каждый день, просто невозможно. Если вы хотите вовремя приходить на встречи, не забывать совершать важные звонки и сдавать проекты в срок – отмечайте и записывайте всё, что считаете нужным! Поверьте, это самый простой и эффективный инструмент, который позволит вам держать всё под контролем и максимально эффективно управлять своим временем.

Совет шестой, и не менее эффективный: научитесь подводить итоги

Каждый день, каждую неделю и каждый месяц старайтесь подводить итоги своей работы. По истечению выбранного вами для анализа отрезка времени, снова берите в руки лист бумаги, ручку и перечисляйте все задачи, которые удалось выполнить в срок. Затем ниже перечислите дела, которые вызвали у вас затруднения, а ещё ниже отметьте те, что выполнить пока не удалось. Эта техника тайм менеджмента позволяет правильно оценить и понять, насколько точно вы распределяете свое время, на что стоит обратить особое внимание. Она показывает, насколько правильно и быстро вы движетесь к поставленной цели. А также очень мотивирует на дальнейшие свершения и делает вас лучше и сильнее в собственных глазах.

Совет седьмой – заключительный: работайте в правильное время

Напоследок мы поделимся с вами ещё одним хорошим инструментом эффективного тайм менеджмента — умением работать в правильное время. Для того, чтобы овладеть данной техникой в полной мере, вам нужно будет несколько дней понаблюдать за своим организмом. Каждый из нас с лёгкостью, сможет определить собственные биоритмы, в том числе и часы, на которые приходится пик активности. Именно в это время возможно работать с максимальной эффективностью. Таким образом вам удастся успеть решить множество задач за достаточно короткий промежуток времени. Мы все разные, кто-то более продуктивен в первой половине дня, кто-то во второй, а кто-то и вовсе поздней ночью. Ваша задача понять в какое время вы можете быть более активный и работать с максимальной продуктивностью, и исходя из этого постараться выбрать себе работу по душе.

10 советов по тайм-менеджменту для сотрудников агентства | Публикации

Юлия Карпова, руководитель агентского направления Calltouch, приготовила для читателей AdIndex шпаргалку, которая поможет следить за списком задач, составлять резюме встреч, правильно исправлять свои ошибки и не срывать сроки заказов

Задачи

1. Используйте ежедневник

Проблема:

В большом потоке задач есть риск забыть что-то важное и
поссориться с клиентом.

Решение:

Сразу записывайте все дела, как только они появились. Мой
ежедневник с «почерком врача», кажется, уже стал легендой. Я визуал-кинестетик
и уже давно фиксирую задачи именно таким образом.

Ведение ежедневника позволяет сразу увидеть и систематизировать
все запланированные задачи. Кроме того, когда пишешь от руки, подключаются
несколько органов чувств — так проще запомнить информацию.

2. Расставляйте приоритеты

Проблема:

Часто срочные задачи поступают одновременно. В таких случаях
можно перегореть или запутаться.

Решение:

Выстраивайте задачи по приоритетам и срочности.

Если вы руководитель, то постарайтесь распределить их между
исполнителями, развести во времени — например, договориться о более свободных
дедлайнах. Когда один и тот же клиент ставит несколько задач одновременно, вы
можете вместе определить порядок их выполнения. Если же клиенты разные, то
остается только подключать разных исполнителей — каждый клиент считает себя (и
должен быть) единственным и неповторимым, и он не будет ждать в очереди.

При необходимости включайтесь в работу сами. Иногда быстрее
выполнить короткую задачу самостоятельно, чем делегировать ее кому-то еще.

Встречи

3. Напоминайте себе о предстоящих
встречах

Проблема:

Бывает так, что высокая нагрузка делает нас рассеянными. Пару
раз со мной случались нелепые ситуации: я готовилась к встрече, сама напоминала
о ней всем участникам, но в назначенное время из-за текущих дел элементарно
забывала вызвать себе такси.

Решение:

Используйте календарь Outlook (или другой), чтобы фиксировать
личные встречи. Ставьте напоминание о событиях за час до того, как они
произошли. Так у вас будет время доехать до места.

Сейчас у меня от 10 встреч в неделю, нет никакой возможности
запомнить их все. Я оставила в ежедневнике только задачи, которые не связаны с
обсуждением в офлайне. Встречи вношу в календарь, причем обязательно с
указанием места. Просматривайте календарь один раз в неделю, и точно ничего не
забудете.

Помимо календаря, я также начала использовать будильник на
телефоне, который звонит за час до встречи. В названии будильника всегда
указываю адрес.

4. Подводите итоги встреч

Проблема:

Если встреча прошла, но никто не зафиксировал договоренности,
то в следующий раз придется потратить время на то, чтобы вспомнить результаты
прошлого обсуждения.

Решение:

Обязательно подводите итоги встречи в тот же день, когда она
состоялась. В крайнем случае — утром следующего дня. У меня не всегда
получается написать резюме встречи сразу, но гораздо эффективнее делать это «по
свежим следам», чтобы ничего не забыть.

Пропишите задачи со сроками выполнения и ответственными, в том
числе и те, за которые отвечаете вы. Подобное подведение итогов помогает
контролировать большие проекты и ничего не забывать.

Рабочий день

5. Определяйте первое дело

Проблема:

С чего начать рабочий день? С того, что важнее всего.

Решение:

В начале дня просматривайте план задач в ежедневнике,
проверяйте электронную почту и дополнения/корректировки списка дел. Это
позволит точно знать, что все важное и срочное укладывается по времени.

Для начала дня это отличная привычка, позволяющая настроиться
на рабочий лад. Но вот вечером о планах на завтра лучше не думать — мысли о
задачах мешают полноценному отдыху.

6. Делайте перерывы в работе

Проблема:

Вы можете переутомиться, когда выполняете длительную задачу.
Когда глаз замылен, вы рискуете допустить досадную ошибку.

Решение:

Во время длительной или однообразной работы полезно совершать
перерывы на две-три минуты. Постарайтесь делать так каждые полчаса-час. В это
время можно проверить личные сообщения или посмотреть на полученную по
мессенджеру смешную картинку. Кратковременное переключение внимания позволяет
сделать дальнейшую работу более продуктивной.

Но есть разница между перерывами и прокрастинацией. Одно не
должно перетекать в другое. Важно выполнять задачи в срок, а не откладывать
решение на неопределенное время.

Форс-мажоры

7. Сообщайте о срыве дедлайнов

Проблема:

Если вы часто срываете сроки работы и не предупреждаете
клиента, то может зайти речь о смене подрядчика.

Решение:

Лучше никогда не допускать срывов сроков — клиенты тяжело
переживают и помнят каждый подобный случай.

Если же такое произошло, то объяснитесь с клиентом и принесите
извинения. Необходимо назвать новые сроки и рассказать, что вы собираетесь
предпринять, чтобы ситуация не повторилась. Помните, что писать письма или
звонить заказчику нужно строго до наступления дедлайна.

Чаще всего в рекламных агентствах подобные ситуации случаются
тогда, когда один менеджер ведет несколько клиентов одновременно. Старайтесь
систематизировать свою работу и максимально автоматизировать все рутинные
процессы. Для этого на рынке существует множество сервисов.

8. Старайтесь закладывать время на непредвиденные
обстоятельства

Проблема:

Часто несогласованные изменения и недоработки коллектива могут
вызвать негатив со стороны клиента. Исправление возникших ситуаций могут внести
сбой в вашем расписании, поэтому ниже я приведу готовый план для решения
конфликтных ситуаций.

Решение:

Взять небольшой (максимум 30 минут) тайм-аут, чтобы выяснить
подробности той или иной ситуации. Объяснить все клиенту и назвать сроки
исправления (желательно максимально сжатые).

Если негатив сохраняется после исправления ситуации, предложить
заказчику компенсацию. Например, это может быть бесплатный аудит, отчет или
подобная услуга, которую агентство обычно оказывает за дополнительную
плату.

Но лучше не попадать в подобные ситуации и заранее заложить в
сроки время на исправление любых ЧП.

9. Автоматизируйте рутину

Проблема:

Постоянное выполнение рутинных операций, будь то сведение данных из разных
систем, проверка показателей или ручное управление рекламными кампаниями,
приводит к большим потерям времени.

Решение:

Многие процессы можно автоматизировать и сэкономить кучу времени и
внутренних ресурсов. Например, если говорить об управлении рекламными
кампаниями в «Яндекс.Директе» и Google Ads, то для увеличения количества любых
типов лидов или для снижения их стоимости можно почти не прилагать усилий, ведь
есть сервисы, которые позволяют управлять рекламными размещениями по сделанным
однократно настройкам.

В то время, когда я работала в агентстве, подобных инструментов не было, и
очень жаль, потому что это сильно облегчило бы выполнение показателей KPI в
каждом месяце, а также сократило количество ежедневных и еженедельных рутинных
операций до минимума.

Если бы сейчас я занималась ведением рекламных кампаний, попробовала бы
такой инструмент автоматизации как минимум на части аккаунта (к слову, обычно
так и делают).

10. Стройте красивые отчеты автоматически

Проблема:

Мало получить классный результат при ведении рекламных кампаний — этот
результат нужно еще и достойно презентовать клиенту в красивой и понятной
форме. Зачастую на составление таких отчетов о выполненной работе уходит
столько же времени, сколько на выполнение самих работ.

Решение:

Существуют сервисы, которые позволяют строить красивые отчеты в
автоматическом режиме.

Когда я работала аккаунт-менеджером в рекламном агентстве, я каждый месяц
делала для своих клиентов аналитические отчеты, которые включали перечень
работ, статистику, планы и предложения на следующий месяц. Эти отчеты я делала
вместе со своей группой и очень четко помню, что ставить людям задачи в такие
дни было бесполезно — они были полностью поглощены сбором статистики. Если бы
тогда можно было один раз настроить шаблон и выгружать красивый отчет каждый
месяц, не нужно было бы тратить столько времени на работу, которой
прогрессивным маркетологам заниматься не к лицу.

Найдите свой вариант тайм-менеджмента

Названные выше советы оптимизируют рабочее время. Лучше включать их в свой
график постепенно. В противном случае на фоне резких изменений может возникнуть
лишний стресс.

Нужно испробовать все методики планирования и подобрать наиболее подходящую
под ваш личный ритм и образ жизни. Эффективность зависит и от выполнения
основных правил тайм-менеджмента — вы должны четко понимать, зачем он вам нужен
и какие преимущества от него вы получите.

Не забывайте, что даже при самом напряженном рабочем графике всегда
необходимо оставлять время на отдых. По-настоящему отличных результатов в
работе можно достичь, будучи лишь в ресурсном состоянии. Не стоит пренебрегать
личной жизнью и свободным временем — если вам приходится брать работу домой и
возвращаться к задачам на выходных, это значит, что в тайм-менеджменте вы все
же не преуспели и вам стоит пересмотреть свое расписание.

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название The Analyst Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точное M, , возможное , , R , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

Важные и срочные: Выполняйте эти задачи сразу.
Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не удосужились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно сложнее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им также сложнее приспособить задачу к своему рабочему дню.

4. Делайте перерыв между задачами

При выполнении большого количества задач без перерыва труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте заранее

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать — что нужно сделать в ТОЧНЫЙ ДЕНЬ. Сделайте привычкой в конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете заранее, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI «Финансовый аналитик по моделированию и оценке» (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они видят нас, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он раскрывает

лидерских качеств — список высших качеств эффективного лидера

Что такое лидерские качества?

Лидерские качества относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров. Лидерство относится к способности отдельного человека или организации руководить отдельными лицами, группами или организациями. Корпоративная структура. Корпоративная структура — это организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли к достижению целей и задач. Он играет важную роль в управлении, поскольку помогает максимизировать эффективность Экономия объема Экономия объема — это экономическая концепция, которая относится к снижению общих затрат на производство, когда ряд продуктов производится вместе, а не по отдельности. и достигать стратегических и организационных целей Корпоративная стратегия Корпоративная стратегия фокусируется на том, как управлять ресурсами, рисками и доходностью в компании, а не на поиске конкурентных преимуществ в бизнес-стратегии.Лидеры помогают мотивировать других, дают рекомендации, укрепляют моральный дух, улучшают рабочую среду и инициируют действия.

Список эффективных лидерских качеств

Распространенное заблуждение состоит в том, что люди от природы одарены лидерскими качествами. Правда в том, что лидерские качества, как и другие навыки, можно приобрести со временем и практикой. Ниже приведены семь качеств эффективного лидера:

1. Эффективные коммуникаторы

Лидеры — отличные коммуникаторы, способные ясно и кратко объяснять проблемы и решения.Лидеры знают, когда говорить, а когда слушать. Кроме того, лидеры могут общаться на разных уровнях: один на один, по телефону, электронной почте и т. Д.

2. Подотчетность и ответственность

Лидеры берут на себя ответственность и берут на себя ответственность за любые ошибки. Лидеры поддерживают и поощряют индивидуальность, соблюдая при этом организационную структуру, правила и политику, которым необходимо следовать.

3. Мыслители, ориентированные на долгосрочную перспективу

Лидеры — провидцы.Об этом свидетельствует способность лидера планировать будущее с помощью конкретных и измеримых целей. Они понимают необходимость постоянных изменений и готовы пробовать новые подходы для решения проблем или улучшения процессов.

4. Целеустремленность

Лидеры самомотивированы и способны продолжать идти и достигать целей, несмотря на неудачи. Кроме того, хорошие лидеры изо всех сил стараются превзойти, а не просто оправдать ожидания.

5.Уверенный

Практически все хорошие лидеры разделяют лидерские качества уверенности. Они умеют принимать непростые решения и руководят властью. Уверенные в себе лидеры могут успокаивать и вдохновлять других, устанавливать открытое общение и поощрять командную работу.

6. Ориентация на людей

Лидеры обычно ориентированы на людей и работают в команде. Они способны развивать командную культуру, вовлекать других в процесс принятия решений и проявлять заботу о каждом члене команды.Ориентируясь на людей, лидеры могут вдохновлять и мотивировать других. Заставляя каждого человека чувствовать себя важным и жизненно важным для успеха команды, они обеспечивают максимальные усилия от каждого члена команды.

7. Эмоциональная устойчивость

Лидеры хорошо контролируют и регулируют свое поведение и способны переносить разочарование и стресс. Лидеры могут справляться с изменениями в окружающей среде, не испытывая сильной эмоциональной реакции.

Черты плохого лидера

Ниже перечислены черты, которые обычно проявляют плохие лидеры:

Слишком властный
Боязнь перемен
Нежелание или неспособность эффективно общаться
Отклонение от идей, кроме своих собственных
Отсутствие сочувствия
Непоследовательность
Склонность обвинять других, а не брать на себя ответственность
Нерешительность

Тесты на лидерские качества Личностные качества

Для определения вашей личности, сильных и сильных сторон есть несколько тестов. черты.Эти тесты включают следующее:

Индикатор типа Майерса Бриггса — один из наиболее уважаемых и широко используемых инструментов оценки типа личности. Индикатор типа Майерс-Бриггс можно использовать в качестве руководства для определения сильных и слабых сторон, а также того, как вы воспринимаете и обрабатываете информацию. Фактически, более 80% компаний из списка Fortune 100 полагаются на такие тесты, как Myers Briggs, для создания эффективной и здоровой организации.

Другие ресурсы

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по лидерским качествам.Чтобы продолжать учиться и продвигаться по карьерной лестнице, ознакомьтесь со следующими бесплатными ресурсами CFI:

Межличностные навыки Межличностные навыки Межличностные навыки — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами.
Персональный бренд Он раскрывает
The Analyst Trifecta GuideThe Analyst Trifecta® GuideИнтерфейсное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового уровня.Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, получивший название «Аналитик Trifecta®», состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения
Финансовая карта карьеры

Обнаружение своего смысла цели на работе и в жизни

Обнаружение цели на работе

Нравится ли вам работа или не часто сводится к тому, насколько хорошо ваша работа.Эти должностные инструкции были составлены на основе наиболее распространенных списков навыков, требований, образования, опыта и прочего, подтверждающего ваше понимание цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое понимание цели могут измениться. Следовательно, если вы хотите иметь баланс между этими тремя, вы не должны бояться смены карьеры или изменения самой себя. Фактически, вы должны их искать. Узнайте больше о поиске своей цели на https://senseofpurpose.org

Важность чувства цели

Целеустремленность жизненно важна для благополучия.Не менее важно иметь целеустремленность в своей роли на работе. Вы должны постоянно искать и находить цель в своей карьере по мере изменения обстоятельств. Вам не нужно увольняться с нынешнего работодателя, чтобы оставаться на связи. Тем не менее, иногда вам может потребоваться кардинальное изменение.

Например, если вы обнаружите, что думаете: «В моей трудовой жизни должно быть что-то большее, чем просто сидеть здесь, зарабатывая деньги и фактически не оказывая влияния». Возможно, вы боитесь идти в офис в понедельник утром, а может быть, вы просто переросли свою роль и вам до слез скучно в своей кабинке.Все это признаки того, что вам нужно найти новую цель в своей карьере.

Правильный образ мышления

Когда у вас есть целеустремленность на работе, вы чувствуете энтузиазм, новаторский и целеустремленный. Ваш внешний вид сосредоточен на обслуживании организации. Кроме того, ваша профессиональная цель находится в равновесии с вашей личной целью. Если вы так думаете, значит, у вас целеустремленное мышление. Однако, если вы сосредоточены на продвижении по карьерной лестнице и уделяете первоочередное внимание увеличению своей зарплаты, должности, размера команды, власти или сферы контроля, у вас карьерный настрой.Наконец, если вы выполняете свои обязанности в обмен на вознаграждение, руководство по вознаграждению и заработной плате для рабочих мест в сфере корпоративных финансов, инвестиционного банкинга, исследования капитала, FP&A, бухгалтерского учета, коммерческого банковского дела, выпускников FMVA и многого другого, то у вас есть рабочее мышление.

Тратить слишком много времени только на карьеру или рабочее мышление разрушительно. Вы определенно недовольны своей карьерой, если вы тратите более 50% своего времени либо на карьеру, либо на рабочее мышление. Поэтому вам следует искать новую роль или, может быть, даже новую компанию, которая даст вам новое чувство цели.Избегайте самоуспокоенности, потому что только сосредоточение внимания на работе или профессиональном мировоззрении может навредить вашей репутации, вашей вероятности продвижения по службе и долгосрочным перспективам.

В поисках цели

Скука на работе

Вы испытываете недостаток приверженности или чувствуете себя недостаточно используемым на работе? Есть много признаков того, что вам может быть скучно на работе.

Вам может быть скучно на вашей нынешней должности, когда:

Вы выполняете частные задачи на работе
Вы чувствуете себя недостаточно сложным
Вы притворяетесь занятым
Вы чувствуете усталость и отсутствие интереса на работе
Вы находите свою работу бессмысленно
Вы могли бы выполнять свои задачи быстрее, чем на самом деле

Вы можете бояться сменить работу только потому, что вам могут снизить зарплату, даже если вы мало или совсем не заинтересованы в своей текущей работе или работодателе.

Найдите свою цель

Жизнь коротка. Вы заслуживаете карьеры, в которой у вас есть целеустремленность. Но вы не можете оставлять это на усмотрение работодателя или своей команды. Вы сами определяете и воплощаете в жизнь свою цель в работе.

Основные способы найти цель в работе включают:

Знайте, что вас мотивирует
Проанализируйте свои личные цели и найдите компанию, которая их поддерживает
Узнайте, как вы можете помочь улучшить свою компанию
Назначьте персональные показатели эффективности, которые действительно имеет значение для вас
Наставник, коуч и помощь другим

Дополнительные ресурсы

Спасибо за то, что прочитали обсуждение CFI о чувстве цели.CFI — ведущий поставщик ресурсов по вопросам карьеры Мы собрали самые важные ресурсы для карьерного роста для любой работы в сфере корпоративных финансов. От подготовки к собеседованию до резюме и должностных инструкций — мы поможем вам найти работу своей мечты. Изучите руководства, шаблоны и широкий спектр бесплатных ресурсов и инструментов для финансовых аналитиков. Чтобы продолжить обучение и продвинуться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы:

Soft Skills at Work
Руководства по собеседованию Интервью Ознакомьтесь с руководствами CFI по собеседованию с наиболее распространенными вопросами и лучшими ответами на любую должность в сфере корпоративных финансов.Вопросы и ответы на собеседование по финансам, бухгалтерскому учету, инвестиционному банкингу, исследованиям капитала, коммерческому банковскому делу, FP&A и т. Д.! Бесплатные руководства и практика для успешного прохождения собеседования
Навыки лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров. Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении.
Лучшие сертификаты по финансамВерхние сертификаты по финансамСписок лучших финансовых сертификатов.Получите обзор лучших финансовых сертификатов для профессионалов со всего мира, работающих в финансовой отрасли.
5 гарантированных способов быть счастливыми на работе
7 вопросов, на которые нужно ответить, чтобы составить свой личный годовой план
Возьмите БЕСПЛАТНО Building Your Personal Онлайн-курс по годовому плану «Как правильно работать с людьми»

Лидерство на собственном примере — 6 методов и стратегий лидерства

Что такое лидерство на собственном примере?

Лидерство — это процесс, в котором человек влияет на поведение и отношения других людей.Подавать пример помогает другим людям увидеть, что их ждет впереди, и быстро действовать, чтобы противостоять любым вызовам на этом пути. Если группу возглавляет человек с плохими лидерскими качествами, группа будет часто сталкиваться с конфликтами, поскольку каждый человек хочет действовать по-своему.

Загрузите наше руководство «Как подавать пример»

Загрузите наше 6-шаговое руководство по подаче примера и узнайте, как вдохновлять и мотивировать людей делать все возможное.

Одна из обязанностей лидера — вдохновлять других делать все возможное для блага организации.Чтобы добиться этого, лидер должен показать им путь, участвуя в процессе — подавая пример. Например, генеральный директор CEOCEOA, сокращенно от «Главный исполнительный директор», является высокопоставленным лицом в компании или организации. Генеральный директор отвечает за общий успех организации и за принятие управленческих решений на высшем уровне. Чтение описания должности может предотвратить ненужные траты. Фиксированные и переменные затраты. Стоимость — это то, что можно классифицировать по-разному в зависимости от ее характера.Одним из наиболее популярных методов является классификация по сотрудникам для увеличения доходов бизнеса. Доход от продаж. Доход от продаж — это доход, полученный компанией от продажи товаров или оказания услуг. В бухгалтерском учете используются термины «продажи» и. Однако, если генеральный директор часто меняет офисную мебель, сотрудники не будут воспринимать его всерьез и будут продолжать тратить деньги. Но если генеральный директор прекращает ненужные траты в своем офисе и работает над максимизацией доходов, сотрудники часто последуют его примеру.

Шесть способов лидерства на примере

Лидеры используют следующие способы, чтобы подавать пример и вдохновлять своих последователей:

# 1 Слушайте команду

Иногда лидер может быть слишком занят, давая указания и управляя команда, так что они забывают слушать других лидеров и даже своих последователей. Хороший руководитель должен понимать, что он не знает всего и что он может научиться чему-то новому у самого младшего сотрудника. Кроме того, большинство организаций нанимают персонал на основе их знаний и опыта в конкретных областях, и лидер должен научиться взаимодействовать и слушать всех сотрудников.Например, если менеджер является экспертом в области инвестиций, ему может потребоваться кто-то из отдела бухгалтерского учета или маркетинга, чтобы проконсультировать их по некоторым вопросам.

# 2 Соблюдайте цепочку подчинения

Организации внедряют организационную структуру, чтобы каждый человек в компании знал, кому подчиняться, если в конкретном отделе возникают проблемы. Если лидер не соблюдает эти цепочки подчинения, в организации возникнет беспорядок, а сотрудники будут деморализованы.Кроме того, если руководитель не соблюдает цепочку подчинения, сотрудникам будет трудно отчитываться перед своим начальством, и это вызовет дисгармонию среди сотрудников.

# 3 Запачкайте руки

Хотя лидеры должны давать указания, они должны хорошо знать свое дело и участвовать в реальной работе. Например, лидер может подавать пример, сопровождая команду маркетологов в поездке на места для популяризации продукции компании. Лидер должен продвигать клиентов так же, как маркетологи, и это поднимет общий моральный дух команды.Руководитель не только разовьет новые навыки и знания, но и укрепит доверие у сотрудников. Участие в реальной торговле дает лидеру представление о проблемах, с которыми сталкиваются специалисты по маркетингу, и помогает найти способы облегчить их работу.

# 4 Достигайте обещанных результатов

Хорошие лидеры должны приносить реальные результаты, а не просто давать обещания каждый раз. Они должны работать над достижением ощутимых результатов и меньше сосредотачиваться на прошлых достижениях, с которыми они не могли сравниться впоследствии.Лидеры могут достичь этого, изучив искусство делегирования, когда они могут разбивать большие задачи на более мелкие управляемые задачи, которые могут быть назначены одному или нескольким сотрудникам. Затем они могут проверить, была ли работа выполнена в соответствии с требуемыми стандартами. Делегирование обязанностей помогает достичь результатов в короткие сроки, вовлекая всех.

# 5 Быстрое разрешение конфликтов

Конфликты часто возникают в организациях между сотрудниками, лидерами против лидеров или лидерами против сотрудников.От того, насколько быстро разрешаются конфликты, зависит, насколько компетентен лидер. Хороший руководитель должен выступать в роли арбитра при возникновении конфликта, чтобы не дать разногласиям затормозить проекты внутри компании. Сотрудники должны видеть, что у их лидера есть сердце и разум, чтобы принимать вызовы, чтобы не разрушить организацию.

# 6 Цени людей

Оценка вклада других людей в организацию помогает укрепить отношения между лидером и последователями.Лидер должен демонстрировать хорошие коммуникативные навыки и умение слушать, чтобы ни один сотрудник не чувствовал себя хуже других людей в организации. Кроме того, руководитель должен быть честным, справедливым и открытым для дискуссий, касающихся благополучия сотрудника. Оценка вклада сотрудников в организацию повышает способность лидера осмысленно взаимодействовать с людьми.

Важность лидерства на примере

Ниже приведены преимущества лидерства на примере:

Организационная сплоченность

Когда руководители компании хорошо справляются с работой, показывая пример, персонал покажет больше приверженности достижению целей организации.Они откажутся от менталитета «я» и примут менталитет «мы» и объединят усилия, чтобы обеспечить достижение периодических целей. Когда лидер подает пример, это показывает сотрудникам, что их начальники не просто сидят и смотрят, как они строят для них бизнес, но они также пачкают свои руки.

Уважение и доверие

Лидер, ведущий своим примером, позиционирует себя как заслуживающий доверия человек, заслуживающий уважения и доверия со стороны старших и младших руководителей. Персонал рассматривает лидера как человека, который понимает их тяжелое положение, а не как человека, который только дает инструкции.Они ценят то, что делает лидер, и работают над тем, чтобы помочь лидеру в достижении целей организации.

Trendsetters

Действия лидера служат негласным стандартом того, что подходит для организации, а что нет. Персонал наблюдает за поведением своего лидера и использует его в качестве ориентира при принятии решения о том, как себя преподнести. Например, если руководитель любит работать до поздней ночи, сотрудники также будут стараться работать до поздней ночи, чтобы их не сочли неадекватными.Точно так же, если руководитель предпочитает носить костюмы в будние дни и повседневную одежду в субботу, сотрудники будут копировать образ жизни лидера и одеваться аналогичным образом.

Другие ресурсы

Благодарим вас за то, что вы прочитали руководство CFI по подаче личного примера. Чтобы узнать больше, см. Следующие бесплатные ресурсы CFI:

Сетевое взаимодействие и построение взаимоотношений внутри компании Сетевое взаимодействие и построение взаимоотношений (часть 1) Эта статья является частью серии полезных советов, которые помогут вам добиться успеха в сетевом взаимодействии внутри вашей компании.Нетворкинг играет важную роль в нашей профессиональной жизни, начиная с поиска работы, заканчивая присоединением и работой в компании, и, наконец, продвижением по карьерной лестнице.
Навыки межличностного общения Навыки межличностного общения Навыки межличностного общения — это навыки, необходимые для эффективного общения, взаимодействия и работы с отдельными людьми и группами.
The Analyst Trifecta GuideThe Analyst Trifecta® Guide Полное руководство о том, как стать финансовым аналитиком мирового уровня. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс под названием «Аналитик Trifecta®» состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения
Финансовая карьера Карта

11 советов по управлению временем, которые действительно работают

Вы чувствуете необходимость быть более организованным и / или более продуктивным? Вы проводите день в безумной активности, а затем задаетесь вопросом, почему вы не достигли многого? Тогда эти советы по тайм-менеджменту для вас — они помогут вам повысить продуктивность и сохранять хладнокровие и собранность.

1. Осознайте, что тайм-менеджмент — это миф

Это первое, что вам нужно понять о тайм-менеджменте: независимо от того, насколько мы организованы, в сутках всегда только 24 часа. Время не меняется. Все, что мы на самом деле можем управлять, — это мы сами и то, что мы делаем со временем, которое у нас есть. Цените это. Усвоите это. И как можно скорее переходите к следующему совету.

2. Узнайте, на что вы тратите время

Многие из нас становятся жертвами расточителей времени, которые крадут время, которое мы могли бы использовать гораздо более продуктивно.Какие у вас временные бандиты? Вы проводите слишком много времени в Интернете, читаете электронную почту, отправляете сообщения в Facebook, отправляете текстовые сообщения или совершаете личные звонки?

В опросе, проведенном salary.com, 89 процентов респондентов признались, что каждый день тратят время на работу:

31 процент отходов примерно 30 минут в день
31 процент отходов примерно один час в день
16 процентов отходов примерно два часа в день
6 процентов отходов примерно три часа в день
2 процента отходов примерно четыре часа в день
2 процента отходов пять и более часов в день

Вы расточитель времени? Отслеживание повседневной активности помогает сформировать точную картину того, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности, что является первым шагом к эффективному управлению временем.

3. Создание целей управления временем

Помните, что управление временем на самом деле направлено на изменение вашего поведения, а не на изменение времени. Хорошее место для начала — это избавиться от личных трат времени. Например, в течение одной недели поставьте себе цель не отвечать на личные телефонные звонки или отвечать на текстовые сообщения, не связанные с работой, во время работы.

4. Внедрение плана управления временем

Считайте это продолжением третьего совета по тайм-менеджменту.Цель состоит в том, чтобы со временем изменить свое поведение, чтобы достичь любой общей цели, которую вы перед собой поставили, например, повысить свою продуктивность или снизить уровень стресса. Поэтому вам нужно не только ставить конкретные цели, но и отслеживать их с течением времени, чтобы увидеть, достигаете ли вы их.

5. Используйте инструменты управления временем

Будь то планировщик, программное обеспечение или приложение для телефона, первый шаг к физическому управлению своим временем — это узнать, куда оно идет сейчас, и спланировать, как вы собираетесь проводить свое время в будущем.Например, программное обеспечение, такое как Outlook, позволяет легко планировать события и может быть настроено так, чтобы напоминать вам о событиях заранее, что упрощает управление временем.

6. Безжалостно расставляйте приоритеты

Вы должны начинать каждый день с занятия, расставляя приоритеты задач на этот день и устанавливая контрольный показатель производительности. Если у вас есть 20 задач на день, сколько из них вам действительно нужно выполнить?

7. Научитесь делегировать и / или передавать на аутсорсинг

Делегирование — одна из самых сложных вещей для многих владельцев бизнеса, но независимо от того, насколько мал ваш бизнес, вам не нужно быть представителем одного человека — вам нужно позволить другим людям нести часть бремени. .Делегирование делится задачами, которые лучше передать кому-то другому, чтобы вы могли максимально использовать имеющееся у вас время.

8. Установите распорядки и придерживайтесь их как можно больше

В то время как кризисы будут возникать, вы будете гораздо более продуктивны, если будете большую часть времени следовать распорядку. Для большинства людей создание распорядка и следование ему позволяет сразу приступить к повседневным задачам, а не тратить время на то, чтобы приступить к работе.

9. Выработайте привычку устанавливать временные рамки для задач

Например, чтение и ответ на электронную почту могут занять весь день, если вы позволите.Вместо этого установите для этой задачи ограничение в один час в день и придерживайтесь его. (Самый простой способ сделать это — выделить для этой задачи твердый отрезок времени, а не отвечать на электронную почту по запросу.)

10. Убедитесь, что ваши системы организованы

Вы тратите много времени на поиск файлов на своем компьютере? Найдите время, чтобы организовать систему управления файлами. Ваша файловая система тормозит вас? Повторите его, чтобы он был организован до такой степени, что вы могли быстро получить то, что вам нужно.

11. Не трать время на ожидание

От встреч с клиентами до визитов к стоматологу — невозможно избежать ожидания кого-то или чего-то. Но вам не нужно просто сидеть и вертеть пальцами. Технологии позволяют легко работать, где бы вы ни находились; ваш планшет или смартфон поможет вам оставаться на связи. Вы можете читать отчет, проверять электронную таблицу или планировать свою следующую маркетинговую кампанию.

Бонусный совет: ваше время принадлежит вам

И вот самый важный совет по тайм-менеджменту.Вы можете контролировать и выполнять то, что хотите, — как только вы разберетесь с мифом об управлении временем и возьмете свое время под контроль.

32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время.Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты — все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть та же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает у вас время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени — использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track — самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. С этими данными вы легко сможете найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.

Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое время не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете задачи в одну из 4 групп:

Выполнение: задачи, которые являются важными и срочными.
Отложить: важные, но несрочные задачи.
Делегат: Срочные, но не важные задачи.
Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.

Совет № 3: Составьте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.

Совет №4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром.»

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.

Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.

Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получается только из 20% его исходных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент отслеживания времени, так как это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.

Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.

Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это — разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.

Советы и уловки по тайм-менеджменту

Мы все время от времени можем использовать небольшой импульс.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите смещения объема работ: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли выделять больше времени на эти задачи в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.

Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовлетворение в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.

Совет №11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого крайнего срока, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.

Совет №12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

Советы по управлению временем | Центр академических навыков

Пройдите тест и посмотрите, насколько хорошо вы планируете!

Советы, как правильно распоряжаться своим временем, чтобы вы могли получить максимум удовольствия от Дартмутского опыта:

Держите все в перспективе. Вы умны — и есть много инструментов и стратегий, чтобы максимально использовать то, что у вас есть.
Определите долгосрочные и краткосрочные цели и построите свой график вокруг них.
Ежемесячно проверяйте и пересматривайте свои жизненные цели и не забудьте ежедневно включать прогресс в их достижении.
Будьте уверены в себе и в своем суждении о приоритетах и придерживайтесь их, несмотря ни на что.
Напрягайте себя и будьте настойчивы, особенно когда вы знаете, что у вас все хорошо.
Не сожалей о своих неудачах, а вместо этого попытайся учиться на них.
Напомните себе: «На важные дела всегда достаточно времени». Если это важно, у вас должно быть время для этого.
Попробуйте использовать время ожидания для просмотра заметок или выполнения практических задач.
Изучите и практикуйте определенные стратегии чтения. Они помогут вам лучше понимать, изучать и запоминать.
Держите при себе бумагу или календарь, чтобы записывать дела, которые вам нужно сделать, или делать пометки про себя.
Разместите дома или в офисе напоминания о своих целях.
Поддерживайте и составляйте список конкретных дел, которые нужно делать каждый день, устанавливайте свои приоритеты и выполняйте самые важные из них как можно скорее в течение дня. Кратко оцените свой прогресс в конце дня.
Загляните в свой месяц вперед и постарайтесь предвидеть, что произойдет, чтобы лучше распланировать свое время.
Будьте уверены и устанавливайте для себя сроки, когда это возможно.
Попытайтесь вознаградить себя, когда вы делаете дела так, как планировали, особенно важные.
Когда вы ловите себя на откладывании дела на потом, спросите себя: «Чего я избегаю?»
Начните с самых сложных частей проекта, тогда либо худшее будет сделано, либо вы обнаружите, что вам не нужно выполнять все остальные мелкие задачи.
Поймайте себя, когда вы вовлечены в непродуктивные проекты, и остановитесь, как только сможете.
Сосредоточьтесь на чем-то одном.
При необходимости обратитесь за советом.

По материалам A. Lakein. Как контролировать свое время и свою жизнь

Тайм менеджмент советы: 10 советов по тайм-менеджменту | Журнал «Журналист»

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Что такое тайм-менеджмент

Читайте также

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Читайте также

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Читайте также

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

18 советов по управлению временем — Lemarbet

1. Подготовьтесь заранее

2. Сформируйте график

3. Начните вставать рано

4. Делайте перерывы

5. Устраните отвлекающие факторы

6. Избавьтесь от ненужного

7. Многозадачность – не для всех

8. Научитесь говорить «нет»

9. Составьте список задач (To-Do List)

10. Избегайте перфекционизма

11. Определитесь с целями

12. Расставьте приоритеты

13. Научитесь делегировать

14. Используйте календарь

15. Научитесь фокусироваться

16. Делите большое целое на маленькие кусочки

17. Определите продуктивное время

18. Здоровый сон важен

И напоследок

Как все успевать: 20 советов по тайм-менеджменту, которые будут полезны каждому

Напишите план на день

Задайте дедлайн для выполнения каждой задачи

Пользуйтесь календарем

Используйте органайзер

Знайте свои дедлайны

Научитесь говорить «Нет»

Старайтесь всё сделать раньше

Учитесь выполнять задачи за отведенное время

Поставьте рядом с собой часы

Устанавливайте напоминания за 15 минут до события

Делайте что-то одно

Разберитесь с тем, что отвлекает вас от работы

Поставьте таймер

Не зацикливайтесь на мелочах

Выставляйте приоритеты

Делегируйте

Объединяйте задачи

Разберитесь с поглотителями времени

Режьте, когда это нужно

Делайте перерыв между задачами

20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100%

1. Напоминалка

2. Фиксация

3. Список

4. Нелюбимые дела

5. Играем в шпиона

6. Гибкий список

7. Гибкий график

8. Корректировка планов

9. Конечные цели

10. Сроки

11. Временные привязки

12. Отдельный список

13. Работоспособность

14. Тренировка памяти

15. Запоминание

16. Прописывание этапов

17. Воодушевляемся!

18. Берите паузы

19. Будь готов!

20. Совет рационалам

Советы и инструменты по тайм менеджменту для желающих эффективно организовать свое время

Совет первый: составляйте план работы на каждый день

Совет второй, но не менее важный: Научитесь расставлять приоритеты

Совет третий: Откажитесь от бесполезных действий, которые забирают ваше время

Совет четвёртый: Научитесь говорить «нет»

Совет пятый, но очень важный: не держите всё в голове

Совет шестой, и не менее эффективный: научитесь подводить итоги

Совет седьмой – заключительный: работайте в правильное время